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PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN INTERNA PARA EMPRESAS FAMILIARES CON RESISTENCIA AL CAMBIO


INTRODUCCIÓN Este protocolo presenta una guía de acciones comunicativas aplicables para la totalidad de las compañías o áreas específicas donde se han detectado dificultades de funcionamiento en términos de comunicación. El presente documento ofrece una orientación para crear la estructura organizacional, entender sus procesos y establecer las normas que la rigen. Aportando además las bases para hacer seguimiento y control a cada acción efectuada. Las problemáticas que alteran el buen funcionamiento de una empresa familiar en todos sus procesos, son fáciles de identificar y pueden tener soluciones a corto plazo si se les da el manejo adecuado. Planear estrategias efectivas que en el mejor de los casos eviten el conflicto interno de las organizaciones familiares y mejoren su clima laboral, resultan clave para la consecución de resultados positivos.


ESTRUCTURACIÓN DE L A

ORGANIZACIÓN

01.

Identificar cuáles son los departamentos y cargos necesarios: Al tener una empresa familiar, los miembros aspiran a dirigir importantes áreas o tener cargos decisivos, es importante que para ello se hagan consensos para la adecuada implementación de un organigrama que beneficie a la empresa en el que primen los intereses corporativos sobre los personales. No se trata de una cuestión de egos, sino de elegir a la persona idónea para cada cargo.

02.

Establecer los roles de los directivos: Antes de la distribución de funciones a los trabajadores de la empresa, deben quedar claras las reglas y ocupaciones que cumplirá cada directivo, pues tienen a su cargo el manejo general de la organización. Es indispensable que el proceso de selección de los directivos se haga alineado con los perfiles requeridos para cada área. No se debe favorecer a personas solo por el grado de consanguinidad que tengan con los dueños de la empresa, sobre todo si hay personal externo a la familia, que puede estar mejor calificado para desempeñar determinadas funciones.

03.

Distribución de cargos y funciones a los trabajadores: A cada trabajador se le deben asignar cargos específicos, con el objetivo de tener responsables para cada área de trabajo. Al momento de la contratación el trabajador debe tener claras cuáles serán sus obligaciones y las acciones laborales por las que debe responder, para evitar desórdenes, confusiones y conflictos que afecten los procesos de la empresa.


04.

Establecer el conducto regular y la línea de mando: Los trabajadores deben tener claro a quién van a acudir cuando necesiten presentar una petición, queja o reclamo. Es importante comunicar cuáles son los procedimientos y canales a los que se pueden remitir ante cualquier necesidad y comunicarles que habrá sanciones si no siguen las líneas establecidas. La ausencia de conductos regulares puede desencadenar en conflictos dentro de la empresa, pues el desconocimiento de la autoridad inmediata puede ocasionar que un jefe tome decisiones que le corresponden a otra cabeza de área, desautorizándolo, lo que puede terminar en hostilidades y rivalidades, que claramente afectarán el clima organizacional y por ende el buen funcionamiento de los procesos administrativos y operativos de la empresa.

05.

Divulgar el modelo estratégico:

Tanto trabajadores como directivos están en la obligación de conocer plenamente cuáles son los objetivos y el reglamento interno de la empresa, sus valores, misión y visión. para ello se debe tener en cuenta la socialización verbal de esta información en espacios oportunos como reuniones entre directivos y trabajadores, además de su visibilización en los lugares más transitados de la compañía.

ESTRUCTURACIÓN DE LA

ORGANIZACIÓN


S U P E R A C I Ó N

D E

CONFLICTOS INTERNOS Y RESISTENCIA AL CAMBIO

01.

Reuniones periódicas para discusión de propuestas: La imposición de cambios radicales en la empresa puede generar conflictos entre los directivos y los trabajadores, por esta razón es importante reunirse periódicamente según sea la necesidad, para exponer las nuevas ideas y lograr consensos, de ser aceptadas las propuestas, presentar informes sobre la implementación y los resultados que se están consiguiendo.

02.

Comunicación de las decisiones a los trabajadores: La implementación de cualquier cambio debe tener una fase pedagógica, en la que se explique cuáles son las directrices de la nueva medida y por qué es importante para la empresa, de manera que los trabajadores no lo vean como caprichos e imposiciones de los directivos sino como acciones necesarias para el beneficio y crecimiento común.

03.

Creación de estrategias para implementar los cambios: La actitud de los trabajadores es clave para el éxito o el fracaso de una nueva política en la empresa. Si se quiere lograr una interiorización y apoyo colectivo en los cambios propuestos, es necesario involucrar a los trabajadores, ellos deben sentir que su participación es el factor que genera la transformación y que permitirá el desarrollo de la empresa.


04.

Evaluación de los procesos: Es necesario delegarle a una persona, o grupo de personas, el seguimiento y control de cada nueva acción que se implemente en la empresa. Antes de la implementación deben plantearse los indicadores de las proyecciones y metas, de manera que se puedan evaluar y medir los resultados.

05.

Espacio para la retroalimentación:

No solo los directivos tienen la responsabilidad de evaluar, discutir y determinar la eficacia de los cambios que se están implementando para contrarrestar las debilidades de la organización. Los trabajadores pueden ver el panorama completo de la situación de la empresa y viven la organización desde adentro, por lo que podrían identificar de manera más sencilla falencias y sus posibles soluciones, por esto deben abrirse espacios para que ellos expresen dichas opiniones y propuestas, que seguramente representarán un aporte valioso para la organización.

S U P E R A C I Ó N

D E

CONFLICTOS INTERNOS Y RESISTENCIA AL CAMBIO


A C C I O N E S

D E

COMUNICACIÓN PA R A M E J O R A R E L

CLIMA LABORAL

01.

Establecer límites de confianza entre directivos y trabajadores: Está bien mantener una buena relación entre directivos y trabajadores, lo que no se debe permitir es el abuso de confianza, ni las faltas de respeto. Deben establecerse límites en las relaciones que se cumplan de manera bidireccional. Por otra parte, no se puede permitir que un directivo, aprovechándose de la estrecha relación que tiene con el trabajador, lo sobrecargue de trabajo o le pida que realice funciones extras de manera frecuente, pues esto llevará a un desequilibrio laboral, o por el contrario que solo por la relación de confianza con un trabajador se privilegie por encima de los otros trabajadores.

02.

Enaltecer al trabajador como persona: Es importante recordarles a los trabajadores su importancia para la empresa, resaltar sus cualidades; enaltecerlos y reconocer el valor que tienen dentro de la organización, los llamados positivos para felicitarlos por sus logros también son válidos.


A C C I O N E S

D E

COMUNICACIÓN PA R A M E J O R A R E L

CLIMA LABORAL

03.

Propiciar las buenas relaciones entre los trabajadores:

No se trata de que los trabajadores de la empresa superen la etapa de compañeros y se conviertan en amigos, pero sí se debe propender por la buena relación entre ellos, evitar las malas relaciones y los enfrentamientos por medio del diálogo, el respeto y el seguimiento de conductos regulares para la resolución de conflictos. Las integraciones y actividades para el conocimiento mutuo, son una buena herramienta para estrechar relaciones, que se verán reflejadas en la armonía de la organización, apoyo mutuo y unidad entre los trabajadores.

04. No crear diferencias: privilegiar solo a determinados trabajadores con beneficios económicos o laborales sin razón, genera envidias y malos entendidos. Los trabajadores deben ganar una cantidad de dinero acorde a sus funciones, y comisiones si es el estilo de trabajo de la empresa, pero no deben haber remuneraciones o beneficios injustificados. Las condiciones laborales también deben ser iguales para todos, a excepción de casos especiales como enfermedades o impedimentos ineludibles, como licencias legales, situaciones de incapacidad o discapacidad.

05. Mantener los espacios limpios y ordenados: Los trabajadores rinden más y aprecian más su lugar de trabajo cuando están en espacios óptimos para la realización de sus funciones, donde se sienten a gusto y que favorecen los puntos de esparcimiento y pausas activas. Entre las acciones de bienestar laboral se debe incluir la adecuación correcta de las áreas de trabajo.


RECOMENDACIONES

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03

04

En la medida de lo posible, mantener los asuntos familiares lejos de la empresa, especialmente fuera del alcance de los trabajadores. No es recomendable que ellos comenten o se involucren en temas personales de los directivos.

Mantener siempre un trato respetuoso y profesional entre los miembros de la familia que participan en las decisiones importantes de la compañía.

Es necesario que cada miembro de la familia sea consciente que las decisiones que toma no lo afectan únicamente a él. Hay un negocio y patrimonio común que todos deben proteger por igual.

Valorar cada idea y propuesta de los directivos minimizará los choques y rivalidades. Es importante reconocer lo valiosa que puede ser la presencia de cada miembro en la toma decisiones, esto incrementará el orgullo y sentido de pertenencia, y hará más proactivo y productivo el trabajo.


RECOMENDACIONES

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07

Es necesario aplicar las sanciones correspondientes en caso de faltas, sin tener en cuenta quién las comete, independientemente del cargo que desempeñe, cada persona debe hacerse responsable de sus actos. Para que no se generen enfrentamientos, lo recomendable es tener establecido por el conducto regular y el reglamento interno, de modo que no haya anomalías o dudas sobre la justicia de los procedimientos.

La comunicación entre miembros de una familia es normalmente cercana y de confianza, pero se debe tener un lenguaje institucional y profesional dentro de la empresa, esto minimiza las posibilidades de bromas desagradables o términos que entorpezcan el trabajo.

Hay temas que no pueden ser tratados con toda la familia fuera de la empresa, por lo que también se deben establecer cláusulas de confidencialidad para los asuntos que se tratan en reserva.


Autores: Estefania Ayala Quiceno AngĂŠlica Orcasitas Marulanda Vivian Martinez ArgĂźelles Lina Vasquez Arciniegas


Protocolo de comunicación interna para las empresas familiares, estudio de caso planificadora Yemapan, elaborado como producto final del proyecto de grado para optar por el título de especialistas en comunicación estratégica de la Universidad Sergio Arboleda Agradecimientos:


Protocolo de comunicación