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TUTORIAL GOOGLE DRIVE 2016


Tutorial Google Drive 2016

ÍNDICE 1. QUÉ ES GOOGLE DRIVE ......................................................................................... 4 2. CÓMO ME REGISTRO EN GOOGLE DRIVE .............................................................. 4 3. DOS MANERAS DE TRABAJAR CON DRIVE: ONLINE Y EN NUESTRO ORDENADOR. .. 5 4. ENTRAR EN GOOGLE DRIVE .................................................................................. 7 5. PÁGINA DE INICIO ................................................................................................ 8 6. BARRA LATERAL IZQUIERDA: NUEVO, MI UNIDAD, COMPARTIDO CONMIGO, GOOGLE FOTOS, RECIENTE, DESTACADO, PAPELERA. ............................................. 10 7. BARRA DE BÚSQUEDAS EN DRIVE Y ACCESOS A OTRAS APLICACIONES ................ 11 7.1. Usuario ............................................................................................................ 12 7.2. Aplicaciones .................................................................................................... 12 7.3. Notificaciones ................................................................................................. 13 7.4. Perfil ............................................................................................................... 13 8. MI UNIDAD ......................................................................................................... 13 8.1. Carpeta nueva ................................................................................................. 13 8.2. Subir archivos y Subir carpetas ......................................................................... 14 8.3. Documentos de Google .................................................................................... 15 8.4. Hojas de cálculo de Google .............................................................................. 15 8.5. Presentaciones de Google ................................................................................ 16 8.6. Formularios de Google ..................................................................................... 16 8.7. Dibujos de Google ............................................................................................ 17 8.8. Google My Maps.............................................................................................. 18 9. TRABAJANDO CON ARCHIVOS Y CARPETAS ........................................................ 18 9.1. Obtener enlace ............................................................................................... 19 9.2. Compartir ....................................................................................................... 19 9.3. Vista previa ..................................................................................................... 22 9.4. Eliminar .......................................................................................................... 24 9.5. Abrir con.......................................................................................................... 25 9.6. Mover a ......................................................................................................... 25 9.7. Destacar / Quitar estrella ................................................................................ 25 Luz Cuartielles

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9.8. Cambiar color ................................................................................................. 26 9.9. Cambiar nombre ............................................................................................. 26 9.10. Visualizar detalles ......................................................................................... 26 9.11. Administrar versiones ................................................................................... 27 9.12. Hacer una copia ............................................................................................. 27 9.13. Descargar....................................................................................................... 27 9.14. Cambiar a lista / Cambiar a cuadrícula............................................................ 27 9.15. Ordenar ......................................................................................................... 28 9.16. Visualizar detalles .......................................................................................... 28 9.17. Configuración ................................................................................................ 28 10. EMBEBER ARCHIVOS DE DRIVE EN NUESTRO BLOG O WEB ................................ 30

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1. QUÉ ES GOOGLE DRIVE

Es un servicio que nos permite guardar archivos en Internet de forma gratuita, así como crear nuevos documentos, y editar y compartir tanto los que hayamos creado como los que teníamos y hayamos subido. 4

Google Drive nos ofrece un espacio para administrar todos los archivos, incluidos los de Google Docs, hojas de cálculo, presentaciones, etc., creados con el propio Drive. También nos permite modificar archivos y disponer siempre de la última versión, además de compartir los documentos con quien queramos y decidir si queremos que otras personas puedan o no modificarlos. Para ir a Google Drive: - Escribimos la dirección: drive.google.com/ o buscando en el navegador Google drive. - Desde Google+, Picasa, Blogger, Gmail, u otra aplicación de Google pinchamos en el icono Aplicaciones ( derecha.

) y elegimos Drive. Este icono aparece en la parte superior

2. CÓMO ME REGISTRO EN GOOGLE DRIVE. Para tener acceso a Drive es necesario tener abierta una cuenta Google. Para ello tenemos que entrar en https://accounts.google.com/SignUp?hl=es o poner en un buscador: crear cuenta en Google. También podríamos hacerlo entrando en www.gmail.com y haciendo un clic en CREAR UNA CUENTA. Nos saldrá una pantalla como esta:

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Google tiene que verificar la cuenta, así que nos pedirá un número de teléfono móvil (nos mandarán un código) o una cuenta de correo que ya tengamos (nos enviarán un enlace para verificar la cuenta). Una vez creada la cuenta en Google ya tenemos acceso a Gmail y a Google Drive, entre otros servicios.

3. DOS MANERAS DE TRABAJAR CON DRIVE: ONLINE Y EN NUESTRO ORDENADOR. La opción online es la que veremos a lo largo del tutorial, puesto que en local es como otra carpeta que tengamos.

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En nuestro ordenador (local): Google Drive nos ofrece la opción de instalar una aplicación que nos creará una carpeta en nuestro ordenador llamada Google Drive, y que se sincronizará automáticamente con la que tenemos en la nube, de manera que, cuando añadamos, modifiquemos o eliminemos un archivo o documento en nuestro ordenador todos los cambios se reflejen en la carpeta que tenemos en Internet. 6

La instalación de Google Drive en local nos permite arrastrando o mediante “copia y pega” subir todo lo que queramos a la carpeta de Drive que está en la nube de manera rápida, ya que una vez que esté dentro veremos cómo empieza a sincronizarse con la web, subiendo todo lo que queramos guardar allí. Una vez que esté todo subido podremos entrar desde cualquier ordenador, tableta o móvil. Tenemos que tener claro que todos los cambios que hagamos en la carpeta instalada en el ordenador se verán reflejados en la que tenemos en la nube. También que podemos trabajar con todo lo que tengamos en el ordenador aunque no estemos conectados a Internet, y en cuanto nos conectemos automáticamente se sincronizará todo. Y al revés: si subimos a Drive un archivo o carpeta desde otro ordenador o dispositivo, cuando encendamos el equipo en el que tenemos instalado Drive en local veremos la descarga de dicho archivo o carpeta. Instalación de Drive. Instalar Drive es sencillo. Lo primero es descargarlo, y para ello tenemos dos opciones: -

vamos a la rueda de configuración que aparece en el lado derecho y pinchamos en Descargar Drive.

-

en la parte inferior izquierda aparece “Obtener Drive para PC”.

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Se nos abrirá una ventana nueva en el navegador:

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Sólo tenemos que descargar el archivo, y ejecutar. Durante el proceso de instalación nos dará la opción de Iniciar sesión, lo que nos permitirá subir y sincronizar todo lo que tengamos en la carpeta del ordenador con la que hay en Internet. La carpeta Google Drive se instala por defecto en el escritorio. En la barra de tareas inferior nos aparecerá el icono de Drive, de manera que, cuando pasemos el ratón por encima nos dirá si está todo sincronizado o lo está haciendo en ese momento. Podemos ver que, tal y como vamos trabajando, Drive va sincronizando y subiendo a Internet los cambios.

4. ENTRAR EN GOOGLE DRIVE. Una vez entremos en Google podemos acceder a Drive desde el icono . Si queremos entrar directamente a Drive, http://drive.google.com. Nos pedirá correo y contraseña, y después hacemos clic en Iniciar sesión.

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5. PÁGINA DE INICIO

Una vez estamos en nuestra página de inicio podemos empezar a usar Drive.

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Un apunte: tal vez nos salga Google Drive en inglés. Para cambiar el idioma vamos a la rueda y pulsamos en configuración:

Nos aparecerá una pantalla donde podremos cambiar el idioma.

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Entramos en “Cambiar la configuración de idioma”. Se nos abrirá una ventana nueva donde podremos cambiarlo.

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6. BARRA LATERAL IZQUIERDA: NUEVO, MI UNIDAD, COMPARTIDO CONMIGO, GOOGLE FOTOS, RECIENTE, DESTACADO, PAPELERA.

NUEVO: Si hacemos clic nos sale: 10

Al cliquear encima de cualquiera de las opciones creamos o hacemos lo que nos ofrece: - Crear carpeta: creamos una carpeta nueva. - Subir archivos: subimos archivos a Drive. - Subir carpeta: subimos carpetas enteras a Drive. - Crear distintos tipos de documentos de Google: texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, etc. Todo esto lo veremos en el punto 8.

Mi unidad : es donde están todas las carpetas y archivos que tenemos alojados en Drive. Podemos abrir las carpetas haciendo doble clic encima.

Compartido conmigo : vemos todas las carpetas y archivos que otras personas han compartido con nosotros, así como quién la ha compartido y en qué fecha.

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Google Fotos : podemos crear una carpeta con fotos y vídeos para compartirlas o no con nuestros contactos, o mostrarlas si queremos en Google+. Reciente : aquí vemos los últimos archivos que hayamos abierto, junto con la fecha y el propietario del archivo. Destacado : aparecen las carpetas y documentos que hayamos marcado como importantes cliqueando con el botón derecho y marcando “Destacar”. Papelera : donde está todo lo que hayamos eliminado hasta que decidamos borrarlo definitivamente.

7. BARRA DE BÚSQUEDAS EN DRIVE Y ACCESOS A OTRAS APLICACIONES

Como bien pone en el cajetín, la barra nos sirve para buscar dentro de Drive. Si pulsamos en la flecha que aparece al final de la barra tenemos más opciones:

-

Tipo de archivo: carpetas, audio, fotos, documentos, hojas de cálculo, PDFs, etc.

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-

Fecha de modificación: podemos filtrar desde el día de hoy hasta poner un intervalo personalizado.

-

Nombre del elemento: parte o el nombre entero del documento.

-

Contiene las palabras: palabras que estén en el archivo.

-

Propietario: si somos nosotros o no, o la persona concreta.

-

Compartido: con quién lo hemos compartido

-

Archivos ubicados: dónde está el archivo

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Además nos aparecen cuatro botones: 7.1. Usuario

Es nuestro nombre de usuario. Anteriormente nos llevaba a Google+ (plus).

7.2. Aplicaciones Pulsando en Aplicaciones nos da la opción de ir directamente a: - Mi cuenta - Búsqueda en Google - Google Maps - YouTube - Google Play - Gmail - Drive - Calendar - Google+ - Traductor - Fotos, etc… Si pulsamos en Más nos salen más aplicaciones todavía.

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7.3. Notificaciones

Nos salen las notificaciones de Google. 7.4. Perfil

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Aquí tenemos el acceso a nuestro perfil personal en Google y a nuestra cuenta. Si pulsamos sobre mi cuenta nos lleva a una página donde podemos editar y modificar nuestra información personal, revisar la configuración de seguridad, cambiar la contraseña, las preferencias de nuestra cuenta, etc. Y al final nos aparece la opción de añadir otra cuenta y de cerrar la sesión, algo muy importante cuando hemos accedido con un ordenador que usan más personas, ya que si no la cerramos cualquiera puede acceder a ella.

8. MI UNIDAD

Al principio de la barra tenemos el icono de Drive junto con su nombre. Si pulsamos encima nos lleva a la página de inicio de Drive. Al lado aparece Mi unidad, junto con un desplegable que es el mismo que si hacemos clic en NUEVO, el botón de la barra lateral izquierda. Ahora vamos a ver un poco más detenidamente estas opciones que nos ofrece Drive.

8.1. Carpeta nueva Al pulsar encima nos sale esto:

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Le ponemos nombre, le damos a Crear y listo.

8.2. Subir archivos

y Subir carpetas 14

Para subir archivos y carpetas simplemente tenemos que hacer clic y se nos abrirá una ventana para que busquemos el archivo o carpeta, lo seleccionamos y le damos a “Abrir” o a “Aceptar”. Se nos abrirá otra ventana en la parte inferior donde nos mostrará el progreso de subida.

Otra forma de subir archivos o carpetas a Drive es arrastrando al navegador lo que queramos subir.

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8.3. Documentos de Google Si elegimos la opción Documento tendremos una ventana con un procesador de textos. En la parte superior tiene una barra de herramientas que nos permitirá muchas opciones: dar formato, insertar una tabla, imagen, dibujo, ecuación, etc. Para ponerle un nombre al documento lo escribimos en el recuadro donde pone Documento sin título y lo renombramos.

Tal y como vamos trabajando Google Drive guarda todas las modificaciones que hagamos, sin decirle nada. Una vez guardado el documento nos aparece dentro de la carpeta donde estábamos en Drive. Si queremos seguir editándolo es tan fácil como hacer un doble clic encima. También podemos compartirlo, permitiendo la edición por parte de varios usuarios. Si queremos una copia en el ordenador o descargar el documento, hacemos clic en Archivo y pinchamos en Descargar como. Entonces podemos elegir en qué formato queremos descargarlo: HTML, RTF, Word, Open Office, PDF, texto sin formato y Epub. Seleccionamos un tipo de archivo y descargamos. También podemos hacerlo sin abrir el documento, simplemente seleccionando hacemos clic con el botón derecho y elegimos la acción Descargar. Si lo hacemos así no nos da la opción de elegir, lo descarga en Word de manera automática.

8.4. Hojas de cálculo de Google Como el procesador de textos pero en hoja de cálculo. Podemos añadir fórmulas, enlaces, dibujos e imágenes y gráficos para mostrar los datos de varias maneras. Permite también trabajar sin conexión. También podemos descargar la hoja como Excel, en formato de Open Document, PDF, valores separados por comas o por tabuladores y página web.

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8.5. Presentaciones de Google Cuando queremos hacer una presentación nos sale una ventana como ésta:

A partir de aquí empezamos a trabajar. Podemos añadir y combinar muchos elementos: temas, imágenes, transiciones, fondos, etc.

8.6. Formularios de Google Esta herramienta nos permite crear formularios online y luego mandarlos o colgarlos en una web o blog. Después podemos exportar los datos.

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8.7. Dibujos de Google

Para crear, compartir y editar dibujos, diagramas, gráficos, etc. También nos permite cargar una imagen.

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8.8. Google My Maps Sirve para crear mapas personalizados, buscar lugares y etiquetarlos, poner marcas de posición, etc. Luego podemos publicarlo en un blog o web. 18

9. TRABAJANDO CON ARCHIVOS Y CARPETAS Volviendo a la página de inicio, vemos que en la parte superior derecha aparecen varias opciones, que variará un poco si hacemos clic encima de un archivo o de una carpeta:

La captura de arriba corresponde a la barra que aparecerá al seleccionar un archivo. Si es una carpeta lo que hemos seleccionado no aparecerá el icono un archivo.

, que sirve para ver

Si pulsamos encima de los tres puntos aún aparecen más opciones, que no serán exactamente las mismas para archivo que para carpeta. Aquí voy a ponerlas todas.

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9.1. Obtener enlace

(para archivo y carpeta).

Sirve para que otros usuarios accedan a nuestro archivo o carpeta mediante un enlace. Sólo tenemos que hacer un “copia y pega” del enlace que nos da y enviárselo. Si pulsamos en “Configuración para compartir” nos saldrá la opción que veremos en el siguiente apartado.

9.2. Compartir

(para archivo y carpeta)

Nos aparece el menú para compartir. Esta es una de las formas para compartir un archivo o carpeta, pero también podemos hacerlo pinchando con el botón derecho sobre el elemento que queremos. Lo primero que Drive nos dice es que pongamos con quién queremos compartir el archivo y qué va a poder hacer esa persona que tenga acceso: puede editar o ver.

Si pulsamos en Avanzada nos sale la configuración de uso compartido:

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Aparece el enlace, quién tiene acceso en ese momento y el cajetín para invitar a quien queramos y qué puede hacer con ese archivo y carpeta. Es como juntar la opción anterior y esta, salen las dos cosas. Otra cosa que podemos hacer es cambiar el permiso de privacidad dándole a Cambiar… Sale esta ventana, con las siguientes opciones:

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Opción

Definición

¿Tenemos que iniciar sesión en Google?

Cualquier usuario puede acceder al archivo o carpeta en Internet a través de los resultados de búsqueda o la dirección web.

No

Cualquier usuario con enlace

Cualquier usuario al que se proporcione el enlace al archivo o carpeta podrá acceder al mismo.

No

Ciertos usuarios

Sólo nosotros podemos acceder al archivo o carpeta hasta que lo compartamos con alguien. Esta es la opción que aparece por defecto.

Público en la Web

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(para editar o comentar)

Si hemos seleccionado cualquiera de las dos primeras opciones tenemos que hacer clic en el desplegable para elegir qué permisos les damos a los usuarios, ver o editar. Una vez hecho le damos a Guardar. Cuando le damos a guardar o a cancelar si no hacemos ningún cambio, volvemos a la pantalla anterior, y vemos que al final nos dice con quién queremos compartir el documento o la carpeta, y los permisos que le damos: editar o ver. Simplemente tenemos que añadir su correo electrónico. Si tenemos el contacto en la libreta de direcciones ponemos su nombre y se agrega. Una vez puestos los nombres debajo hay un cajetín que viene marcado por defecto. Lo que hace es mandar un correo a la persona diciéndole que se ha compartido con ella un archivo o carpeta. También podemos añadir un mensaje pulsando sobre la opción. En cuanto le damos a “Enviar” está hecho.

Otra opción que aparece en la parte inferior es:

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“Evitar que los editores cambien el acceso y añadan a nuevos usuarios” Si lo dejamos desmarcado y la persona con la que compartimos el archivo tiene permiso de edición pueden añadir y quitar usuarios y cambiar la visibilidad de un elemento, aunque sólo el propietario podrá eliminar el documento. 22

Cuando hemos compartido o nos han compartido una carpeta, una forma rápida de ver quiénes estamos dentro es poner el ratón sobre el icono que sale al lado del nombre:

Nos aparecerá un listado que nos dice quién es el propietario, quién puede editar y quién ver.

9.3. Vista previa

(para archivo)

Este icono sólo aparece al seleccionar un archivo, no una carpeta. Al pulsarlo vemos una vista previa de dicho archivo. En la parte superior nos aparecen una serie de opciones:

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-

Nombre del documento que estamos viendo.

-

Abrir con: distintos tipos de aplicaciones que pueden mostrar el archivo.

-

Imprimir.

-

Descargar el archivo.

-

Compartir.

-

Mover a: para cambiar la ubicación del archivo.

-

Destacar: le pone una estrella, es una forma de que podamos destacar un archivo o carpeta.

-

Cambiar nombre.

-

Informar de uso inadecuado: cuando pulsamos sobre esta opción se nos redirige a un formulario de notificación donde podemos denunciar un archivo por varias razones.

-

Ampliar.

-

Detalles: aparece información sobre el archivo (tipo de archivo, cuándo fue creado, si está o no compartido y si damos permiso de descarga.

-

Ventana externa: vemos el documento en una ventana nueva.

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Aunque parece lo mismo vemos que en la vista de “ventana externa” aparecen más opciones, una muy interesante es “Insertar elemento”, lo veremos en el punto 10.

9.4. Eliminar

(para archivo y carpeta)

Manda a la papelera lo que hayamos seleccionado. No se borrará definitivamente hasta que lo eliminemos nosotros. En la papelera podemos eliminar los documentos que queramos o todos a la vez dándole a “Vaciar la papelera”.

Al pulsar en los tres puntos que aparecen detrás de la papelera nos aparece otro menú que vamos a ver a continuación. Dicho menú tendrá alguna opción más si lo seleccionado es una carpeta, así que voy a explicar todas las opciones.

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9.5. Abrir con

(para archivo y carpeta)

Nos pregunta con qué programa queremos abrir el documento que tengamos seleccionado. El primero es Google Docs, pero podemos añadir más aplicaciones para abrirlos.

9.6. Mover a

(para archivo y carpeta)

Abre una ventana donde se ven todas las carpetas que tenemos en nuestra unidad para que le digamos dónde queremos mover nuestro archivo, documento o carpeta seleccionado. Otra forma de hacerlo es, en la página principal, arrastrar lo que queramos mover hasta la carpeta de destino.

También nos ofrece la posibilidad de crear una nueva carpeta pulsando el icono que aparece en la esquina inferior izquierda.

9.7. Destacar

/

Quitar estrella (para archivo y carpeta)

Para poner o quitar una estrella amarilla que destaque el archivo o carpeta.

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9.8. Cambiar color (para carpeta)

Nos permite cambiar el color del icono que nos indica que es una carpeta. 26

9.9. Cambiar nombre (para archivo y carpeta)

Para cambiar el nombre del archivo o carpeta.

9.10. Visualizar detalles (para archivo y carpeta)

Al lado derecho nos aparece una pantalla con dos pestañas: Detalles y Actividad. En la primera aparece el nombre del archivo o carpeta, qué tipo es, dónde está ubicado, la fecha de creación, la última vez que se abrió y cuándo se modificó su contenido. En Actividad aparece un registro de modificaciones, elementos añadidos y elementos modificados.

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9.11. Administrar versiones (para archivo)

Sirve para ver versiones anteriores del documento. Esto nos puede servir para recuperar una versión anterior del archivo, simplemente la seleccionamos y pulsamos en Descargar. Drive guarda las de los últimos 30 días o las últimas 100 revisiones.

9.12. Hacer una copia (para archivo)

Nos crea una copia del archivo que seleccionemos.

9.13. Descargar (para archivo y carpeta)

Descarga lo seleccionado en el ordenador.

9.14. Vista de lista / Vista de cuadrícula Cambia el formato de vista de los documentos y carpetas, de manera que podemos verlo como mosaico o como listado.

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9.15. Ordenar

Nos da varias opciones para ordenar: -

Última modificación Última modificación mía Últimos abiertos por mí Nombre

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9.16. Visualizar detalles

Al pulsar aparece un listado con todos los cambios que hemos hecho en Google Drive.

9.17. Configuración Aparecen cuatro opciones: -

Configuración: hay dos opciones:

o General: información sobre el espacio de almacenamiento, el idioma, etc. Aquí da la opción de convertir los archivos a formato Google Docs. Si subimos un documento en Word no podremos editarlo desde la nube, simplemente estará allí guardado. Para hacer cambios en él tendremos que bajarlo, hacer las modificaciones pertinentes y volver a subirlo de nuevo. Además hay que tener en cuenta que nos tocará borrar el original, ya que aunque lo descarguemos siempre queda una copia en Drive. Si, por el contrario, lo convertimos o lo hacemos directamente en Google Docs podremos modificarlo online, nosotros o cualquier persona con quien compartamos el archivo. Y una vez acabado podemos elegir en qué formato descargarlo. Otro aspecto a tener en cuenta: si convertimos un documento de Word que contenga tablas, pies de página, imágenes, etc., puede que al abrirlo no esté exactamente igual y tengamos que modificarlo para que quede como nosotros queramos.

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o Administrar aplicaciones: aquí sabemos qué aplicaciones tenemos conectadas con nuestro Drive. En las aplicaciones que hayamos conectado nosotros podemos desconectarlas.

-

Descargar Drive: nos lleva a la página para descargar Drive e instalarlo en nuestro ordenador.

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-

Combinaciones de teclas: aparecen combinaciones de teclas para realizar acciones que hacemos habitualmente con los menús y el ratón.

-

Ayuda: ayuda de Google Drive.

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10. EMBEBER ARCHIVOS DE DRIVE EN NUESTRO BLOG O WEB Insertar archivos que tenemos en drive en nuestro blog o web sin necesidad de aplicaciones externas es muy fácil. Desde la vista previa del archivo pulsamos en “ventana externa” puntos:

, y se nos abre en una pestaña del navegador. Pulsamos encima de los tres

Entonces elegimos la opción de Insertar elemento. Aparecerá el código HTML que simplemente tendremos que copiar y pegar en nuestro blog o web.

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