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CAPÍTULO I EL PROBLEMA Descripción del Área de investigación:

El área objeto de estudio está ubicada dentro del Instituto de Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar (Inviobras Bolívar), se trata de la Coordinación de Telemática, el cuál estás adscrito a la Presidencia de la institución.

Descripción de Inviobras Bolívar: Inviobras Bolívar, es un instituto gubernamental dedicado a la administración y ejecución de obras de vialidad, infraestructura y vivienda, con el objeto principal de lograr la satisfacción de las necesidades de sus clientes, en especial las demandas del poder popular organizado, para la mayor suma de felicidad posible, en términos de rapidez, eficiencia y calidad, el mejoramiento continuo de sus procesos, en el uso efectivo de sus recursos y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios aplicables, para construir un estado Bolívar cada día mejor con integración y progreso.

Reseña Histórica de Inviobras Bolívar:

El 22 de junio de 1993 fue creado, mediante decreto publicado en gaceta extraordinaria, el Instituto de la Vivienda del Estado Bolívar (InviBolívar). Para entonces el objetivo principal de este organismo era “estudiar y administrar la política de vivienda de interés social, de conformidad con el plan de desarrollo del estado y las políticas nacionales que formule el Ejecutivo Nacional, así como la ejecución de obras para el equipamiento y consolidación de barrios”.


Para diciembre del año 2002 el Consejo Legislativo del Estado Bolívar sancionó la Ley de Reforma del Instituto de la Vivienda del Estado Bolívar (InviBolívar), y se crea el Instituto de Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar (Inviobras Bolívar) para ejecutar todas las obras públicas en la entidad incluyendo la construcción de desarrollos urbanos, infraestructura de servicios, obras civiles menores y también las labores de construcción, conservación y reparación de edificaciones, redes viales y demás desarrollos que el Ejecutivo Regional considere convenientes para el bienestar de la comunidad.

El instituto tiene como domicilio la localidad de Ciudad Guayana, Municipio Caroní del Estado Bolívar, sin perjuicio de que se puedan establecer oficinas y dependencias que se consideren necesarias en cualquier otro lugar del Estado. El patrimonio del instituto fue conformado por los bienes, créditos y acciones de las hoy extintas Dirección de Obras Públicas del Estado Bolívar y la Dirección de Mantenimiento de la Gobernación. Actualmente, la institución cuenta con una fuerza laboral que emplea de manera directa a 261 personas (231 empleados y 30 obreros) aproximadamente. Así mismo, posee oficinas en Ciudad Bolívar, Upata y un almacén en San Félix.

Misión y Visión de Inviobras Bolívar:

Misión: Instituto que planifica, ejecuta y administra obras de infraestructura con calidad, oportunidad y eficiencia; mejorando así la calidad de vida de los habitantes del estado Bolívar.

Visión: Ser Instituto rector que sirva de marco de referencia en la administración y ejecución de proyectos de infraestructura, cumpliendo estándares de calidad reconocidos nacional e internacionalmente.


Organigrama:

Figura 01: Estructura organizativa de Inviobras BolĂ­var. Fuente: intranet Inviobras BolĂ­var.


Coordinación de telemática.

Misión: Proveer y administrar servicios Informáticos que satisfagan las necesidades Tecnológicas de los usuarios del Instituto, cumpliendo los estandares de calidad con el propósito de apoyar a los usuarios de manera eficiente en los procesos tanto administrativos como operativos.

Objetivo de la Coordinacion de departamento: Planificar, Desarrollar, Administrar y Mantener la Infraestructura Tecnológica del Instituto.

Objetivos específicos: Planificar, administrar, ejecutar y controlar eficientemente los servicios informáticos. Planificar, Diseñar, Desarrollar, Implantar y Mantener los Sistemas de Información que sirven de apoyo a los procesos medulares y de Dirección del Instituto. Planificar, Administrar, controlar y Mantener Proyectos de Adecuación Tecnólogica.

Acciones: Planificar, Ejecutar y Controlar los planes de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de computacion e impresoras. Mantener la interconexion de las sedes.


CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad todas las organizaciones, cualquiera que sea el tamaño o actividad, deben competir en un entorno global, disponer necesariamente de la tecnología y herramientas de comunicación de la información más moderna y saber aplicarla de forma eficaz y rentable.

Por otra parte, con el acelerado avance tecnológico y las nuevas tendencias de compartir la información, el mundo global ha sentido la necesidad de comunicar todos sus recursos dentro y fuera de sus organizaciones, haciendo imperioso el uso de una gran herramienta tecnológica, especialmente la llamada red de comunicación, la cual trae consigo grandes cambios en el desarrollo de todos los ámbitos de la humanidad, haciendo que la distancia deje de ser un obstáculo para realizar sus actividades.

Desde el punto de vista organizacional, la efectividad en el manejo de la información es sin lugar a dudas un factor decisivo en el desempeño de estas, por tanto, debe contar con la plataforma tecnológica estratégica integrada que respalde la ejecución de sus procesos en forma metodizada y eficaz de manera que brinde a nivel decisorio la información necesaria para mejorar la toma de dediciones y obtener así una ventaja competitiva al respecto.

Un complemento significativo para una mejor entrega de los servicios de información es la implementación de mecanismos acorde para proporcionar la atención a determinados usuarios que así lo requieran. Por tanto, para cualquier organización

será importante reevaluar como se llevan actualmente los

procedimientos y tareas. Además, es importante conocer cómo pueden influir estos


servicios en el comportamiento organizacional así como también, cuando enriquecen el capital intelectual y el aprendizaje organizacional.

Aunado a esto el perfeccionamiento de los procedimientos contribuye a mejorar la toma de decisiones esencial para el trabajo de información, con ello es posible saber si se apoyan de forma veraz los objetivos de la organización y que acertada es la información que se le suministra. Pudiendo a través de estos el nivel de satisfacción, utilidad y relevancia, lo cual permite a su vez diseñar indicadores de gestión.

Esto sólo es posible empleando las Tecnologías de Información y las

comunicaciones, entre las que se pueden mencionar específicamente las tecnologías Web, los sistemas de información Web, entre otras.

Las Tecnologías de Información y las comunicaciones evidencian cambios en las organizaciones creando nuevas necesidades, estas nuevas necesidades crean dos vertientes como lo son: los nuevos modos de trabajar y los nuevos trabajadores, por consiguiente

los

nuevos

modos

de

trabajar

suponen

nuevas

estructuras

organizacionales, los nuevos trabajadores necesitan nuevas formas de ejecutar su trabajo. Esto evidentemente en el marco de lo que se conoce como nueva sociedad de la información y esta sociedad de información se convierte a través de la experiencia aplicada en la sociedad del conocimiento.

El nuevo paradigma descrito anteriormente, caracterizado por unos factores de autonomía, información

y presión económica muy visibles introduce como

imperativo de carácter estratégico la necesidad de revisar la concepción actual de interactuar con los usuarios/cliente y modificar las estructuras de las organizaciones de manera que,

a través de la incorporación de la gestión de sistema bajo la

plataforma Web, de tal manera que, se incremente el valor añadido los usuarios/clientes en los nuevos servicios.

que se ofrece a


En Venezuela, se han dado pasos importantes específicamente en el sector público a través de legislaciones que permiten el acceso y el uso del internet como política prioritaria para el desarrollo, cultural, económico, y social, por lo que, los órganos de la administración pública deben incluir en los planes sectoriales que realicen, así como en el desarrollo de sus actividades el uso del internet para facilitar el trámite de los asuntos de sus respectivas competencias.

La simplificación de los trámites administrativos tiene por finalidad racionalizar y optimizar las tramitaciones que realizan las personas ante la administración pública a los fines de mejorar su eficiencia, eficacia, pertinencia, utilidad, para así lograr una mayor celeridad y funcionalidad de las mismas, esto a fin de reducir los costos operativos, ahorros presupuestarios, cubrir insuficiencias de carácter fiscal y mejorar las relaciones de la administración pública con las personas. Es decir, todos los organismos y entes deben elaborar planes de simplificación de trámites administrativos, los cuales cooperen a suprimir trámites innecesarios, así como, simplificar y mejorar los trámites realmente inútiles.

Dentro de este contexto se ubican las Gobernaciones, Alcaldías e Institutos Autónomos; entes públicos que a raíz de los cambios socioeconómicos que se han desarrollado en los últimos años en Venezuela, han modificado radicalmente el estilo de trabajo, esto a consecuencia de las nuevas políticas administrativas y tecnológicas que el gobierno nacional, las gobernaciones y entes autónomos han implementado para obtener de estas instituciones al mayor alcance posible para beneficio de la sociedad.

El Instituto de la Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar, INVIOBRAS BOLIVAR, es uno de estos institutos autónomos, en el cual se han venido incrementando en los últimos tiempos su volumen de solicitudes o requisiciones de servicios de parte de los usuarios, lo cual trae como consecuencia, en primer lugar, molestias por parte de estos, al ver que no son satisfecha

sus


solicitudes, por una parte por no saber el status de la misma, lo que genera demora en el tramite solicitado. En segundo el lugar el personal que labora en los distintos departamentos ve con preocupación que parte de su tiempo transcurre revisando las solicitudes o requisiciones realizadas, así como también atendiendo a las personas que deciden acudir en busca de información.

Queda claro que este incremento de solicitudes o requisiciones a través de trámites de cualquier índole se debe a los cambios en la política de la institución en relación a este tema, y en consecuencia los sistemas administrativos manuales que se tienen retrasan cada proceso, el Instituto de la Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar, INVIOBRASBOLIVAR a pesar de ser un instituto autónomo y certificado por la ISO 9001 aun tiene carencias de un sistema adecuado que le permita de una manera rápida, segura, confiable e histórica el manejo de información por todas las desventajas que el actual sistema presenta.

Debido a esta situación se hace necesario para el Instituto de la Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar, INVIOBRASBOLIVAR emprender proyectos que incorporen las tecnologías emergentes de tal manera que optimicen los procesos para que le ayuden

a solventar parte de la problemática que presenta. Las

herramientas con las cuales debe utilizar se encuentran los Chat, los foros, intranet y extranet disponibles a través de una aplicación web que permitan la interacción con los usuarios y los clientes.

La situación plantada permite identificar los siguientes indicadores:

El uso de las herramientas tecnológicas por parte del grupo gerencial de InviobrasBolivar. Participación de las diferentes gerencias, coordinaciones y departamentos en los procesos de solicitudes o requisiciones.


Fallas en el funcionamiento de las comunicaciones que permitan

la vialidad,

perspectiva y buena marcha en los procedimientos de solicitudes o requisiciones. Deficiente control en el cumplimiento de los requisitos que demandan las solicitudes o requisiciones

La situación planteada genera necesidad de realizar una investigación orientada en el Análisis

del proceso

de solicitudes o requisiciones, para dar

respuesta a la investigación planteada, es pertinente plantear las siguientes interrogantes:

¿De qué manera es posible optimizar los trámites para agilizar la elaboración de solicitudes o requisiciones en el Instituto de la Vivienda, Obras y Servicios del Estado Bolívar, INVIOBRASBOLIVAR?

¿Cuál es la situación en la que se encuentran involucradas las diferentes unidades donde se llevan a cabo de trámites de solicitudes de requisiciones?

¿Existen sistemas de información adecuados que garanticen el buen funcionamiento de información y comunicación entre las unidades que componen el Instituto?

¿Son suficientes las herramientas y aplicaciones tecnológicas de comunicación existentes en InviobrasBolivar?

Objetivos de la investigación

Objetivo General Implementar una aplicación

Web para la Elaboración de solicitudes de

requisiciones en el Instituto de la Vivienda, Obras y Servicios del estado Bolívar.


Objetivos Específicos -

Diagnosticar el uso de las herramientas tecnológicas interactivas de comunicación por parte del grupo gerencial de las distintas coordinaciones y departamentos de Inviobrasbolivar.

-

Analizar la situación actual en la cual se encuentran involucrados las diferentes gerencias, coordinaciones y departamentos, donde se llevan a cabo los procesos administrativos de trámites de solicitudes de requisiciones.

-

Diseñar la propuesta de los prototipos adecuados que determinen establecer la vialidad, factibilidad y buen funcionamiento de la aplicación web basado en herramientas interactivas de comunicación.

-

Desarrollar el uso de la aplicación web basado en herramientas interactivas de comunicación en Inviobrasbolivar.


Análisis Situacional (Matriz FODA) Fortalezas

Oportunidades

Se cuenta con una Ampliación plataforma

plataforma

tecnológica de red.

tecnología

Debilidades

la Dificultades

Dar

Personal

automatizado

capacitado.

cada solicitud.

para Virus electrónicos

mejorar la calidad Acciones de de la información.

Equipos en buen información. funcionamiento.

Amenazas

inconscientes

de

los usuarios.

seguimiento Trabajadores poco Condiciones de la de motivados.

naturaleza. Posibles falla en el

Normalización de Ofrecer respuestas

suministro

procesos con las a cada solicitud de

eléctrico.

normas ISO 9001

Cambio de Gestión

Disposición

forma oportuna.

que

por las venideras

brinda el personal

elecciones

para

Gobernador

apoyar

el

proyecto.

Tabla 01: Matriz F.O,D.A Fuente: Autor.

a


Justificación de la Investigación

El crecimiento en el manejo y gestión de la información trae consigo una gran demanda en el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, en tal sentido, es importante que las organizaciones se percaten de ello. Desde el punto de vista social representa un proyecto cuyo beneficiario final lo constituyen las personas que suelen periódicamente obtener información sobre algún trámite de solicitud de requisiciones, o en su defecto poder realizarlo. Así mismo para el colectivo del instituto que pueda contar con un medio para acceder a la información requerida para realizar sus labores con mayor eficiencia y eficacia.

Por su parte desde la perspectiva metodológica, ya que para su desarrollo se hará uso de estrategias que implican no solo el empleo de técnicas para la recolección de datos en el contexto señalado, sino que, presenta la posibilidad de adecuar una metodología específica para la propuesta del modelo en cuestión, esto es, el producto final aporta herramientas metodológicas que incorporan elementos nuevos los cuales servirán como material consultivo a las instituciones públicas como privadas. Desde el punto de vista teórico, la investigación aportara una serie de referencias bibliográficas basada en autores que de una u otra están a la vanguardia en lo que se refiere a las tecnologías y las comunicaciones.

Finalmente, desde el punto de vista práctico, la investigación planteada permitirá aplicar nuevas herramientas y estrategias que se pondrán en marca en el campo de la administración pública, logrando de esta manera un mejor desenvolvimiento y dominio en el desarrollo de las actividades, y por consiguiente, le proporciona a Inviobrasbolivar un control satisfactorio de todos los recursos inmersos en el mismo y que sin duda alguna permitirá la optimización del tiempo y su vez cumplir con las expectativas de los usuarios.


Por lo expuesto anteriormente el Instituto de la Vivienda, Obras y Servicios del estado Bolívar, en aras de mejorar el servicio que presta considera que requiere de un estudio y una propuesta para diseñar una aplicación web que facilite tanto a las personas que realizan las solicitudes de requisiciones y al mismo tiempo le permita a todas las gerencias, coordinaciones y departamentos agilizar todas las solicitudes o requisiciones correspondientes a las necesidades de cada usuario satisfaciendo las necesidades de este nuevo servicio.

Por tanto, el objetivo general que en el trabajo se plantea, dará respuesta a estos inconvenientes, pues además de aligerar las soluciones a los requerimientos, permitirá un control adecuado, así como también, una sistematización a las actividades logísticas y al registro histórico de la institución; elementos estos importantes para el desarrollo de actividades futuras con aportes significativos a los fines de la institución. Finalmente, desde el punto de vista personal, este trabajo va a demostrar si los conocimientos recibidos en el instituto fueron aprehendidos adecuadamente, para asegurar en el futuro un excelente desarrollo profesional en el área de la ingeniería en informática.


Capitulo I