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FUNCIÓN FRECUENCIA Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el número de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA devuelve una matriz. Sintaxis FRECUENCIA

(datos;

grupos) Datos es una matriz de o una

referencia

a

un

conjunto de valores cuyas frecuencias desea contar. Si

datos

no

contiene

ningún FRECUENCIA

valor, devuelve

una matriz de ceros. Grupos es una matriz de o una referencia a intervalos dentro de los cuales se desean agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve el número de elementos contenido en datos. Observaciones 

FRECUENCIA se introduce como una fórmula matricial después de seleccionar un rango de celdas adyacentes en las que se desea que aparezca el resultado de la distribución.

La función FRECUENCIA pasa por alto celdas en blanco y texto.

Las fórmulas que devuelven matrices deben introducirse como fórmulas matriciales.


Ejemplo 

supongamos que en una hoja de cálculo se muestra la lista de los resultados de un examen: 79, 85, 78, 85, 83, 81, 95, 88 y 97

Que se introducen en las celdas A39:A47, respectivamente. La columna datos podría contener esos resultados.

La columna grupos podría ser otra columna de intervalos que agrupe los resultados.

En este ejemplo, las celdas correspondientes a grupos serían C42:C44 y podrían contener los Valores 70, 79, 89 Y 100

Cuando FRECUENCIA se introduce como matriz, se cuentan el número de resultados correspondientes a las letras de grado de los rangos 0-70, 70-79, 80 - 89 Y 90-100. En este ejemplo

se supone que todos los resultados son números enteros.

NOTAS

LIMITES FRECUENCIA

2

5

3

6

7

5

7 2 3 6 7 6 8 La función que nos va a aparecer es: =FRECUENCIA (C18:C26; D18:D19) ******* Aunque debemos tener precaución...

1


Debemos reflexionar del siguiente modo: Si debo separar los elementos de una muestra teniendo en cuenta los límites que me proporcionan, obviamente, tendré siempre un Grupo más que el número de límites propuestos... Con lo cual... debemos seleccionar 3 celdas necesariamente, puesto que tenemos 2 límites (el 5 y el 7) Entonces deberíamos seleccionar esas 3 celdas (por ejemplo propongo F18, F19 y F20), es decir el rango F18:F20 Una vez seleccionado dicho rango, nos disponemos a ir introduciendo la Fórmula señalada: =FRECUENCIA (C18:C26; D18:D19) y ANTES DE HACER NADA MÁS... ¡¡¡¡ MANTENGO PULSADAS LAS TECLAS Ctrl y Shift y pulso ENTER Obtendremos un 3 en la celda F18, un 5 en la celda F19 y un 1 en la celda F20. Es decir, 3 alumnos sacaron menos de cinco, 5 alumnos tenían entre un 5 y un 7, y sólo uno sacó más de 7.

FUNCIÓN PORCENTAJE Esto es muy útil para la remarcación de precios, calcular impuestos, y ese tipo de cosas. Porcentaje Fácil La forma más fácil de aplicar porcentajes en Excel es multiplicando el numero por el porcentaje dividido por cien. Es decir si yo tengo un valor A1, y quiero obtener el 20 por ciento de ese valor, la formula seria así: =A1*20/100


Se puede hacerlo más simple, dado que 20/100 siempre dará 0.20. Por lo tanto pueden abreviar la fórmula y escribir solo: =A1*0.20

Esto funciona para todos los porcentajes. Siempre multiplicar el valor por el porcentaje dividido cien. Veamos algunos ejemplos. 15%--->=A1*0.15 50%--->=A1*0.50 80%--->=A1*0.80 150% --> =A1*1.80

Calcular el porcentaje del total En esta vez voy a exponer cómo calcular el porcentaje del total de ventas mensual respecto a la venta total anual utilizando una fórmula. Considera los siguientes datos, donde se muestran las ventas mensuales y el total del año:


Obtener el porcentaje del total en Excel Utilizaremos la tercera columna para calcular el porcentaje del total de cada mes respecto al total anual utilizando la siguiente fórmula:

Observa cómo el divisor es la celda B14 que corresponde al total anual pero he colocado el símbolo “$” de manera que sea una referencia absoluta para todos los meses y que no se modifique al copiar la fórmula. Al oprimir la tecla Entrar obtengo el resultado:


Para dar formato de porcentaje a la celda oprimiré el comando Estilo porcentual que se encuentra en el grupo Número de la ficha Inicio:

Eso convertirá el valor en estilo porcentual pero de un solo dígito. Ahora dentro del mismo grupo Número haré dos veces clic en el comando Aumentar decimales:

Después de estos cambios de formato el valor de la celda quedará de la siguiente manera: Y finalmente hemos obtenido hasta el porcentaje del último año

FUNCIÓN BUSCARV Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, nuestra tabla de promedios debería estar organizada de la siguiente manera: NOMBRE

PROMEDIO FINAL

Alejandra Tello

7

Alexandra Sánchez

8


Ana Solís

9

Andrés Manzano

4

Ángela Santiana

8

Cinthya Astudillo

6

Cristian Cruz

9

Daniela Márquez

10

Gabriela Salazar

8

Gonzalo Masa quizá

7

Javier Castillo

8

Jessenia Rodríguez

9

Johana Jarrin

4

Jhon Pérez

6

Juan Quinapanta

10

Katherine Romero

8

Lisbeth Altamirano

7

Margarita Núñez

6

Miguel Miranda

9

Nathalya Cruz

6

Sintaxis de la función BUSCARV La función BUSCARV tiene 4 argumentos:


Valor buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor buscado.

Indicador columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se


recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados Ejemplo de la función BUSCARV Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de promedios de personas seguimos los siguientes pasos: 1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar. 2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera: =BUSCARV( 3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función: =BUSCARV(E1, 4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:

=BUSCARV(E1,A2:B11, 5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el promedio de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Promedio es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2, 6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que

deseo

hacer

una

búsqueda

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

exacta

del

nombre.


Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el promedio de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

FUNCIÓN CONTAR.SI La función CONTAR.SI en Excel nos da la oportunidad de contar el número de celdas de un rango que cumplan con un criterio establecido. Solamente cuando el valor de dichas celdas cumple la condición es considerada dentro de la cuenta. SINTAXIS =CONTAR.SI(rango;criterio) Rango: Es el rango dentro del cual desea contar las celdas, es decir contiene los valores que se desean contar. Criterio: La condición que determinará las celdas que serán contadas. Puede ser un número o una expresión que indicará la condición a cumplir, por ejemplo: 55, “>26”, “VERDE”. El criterio no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas. La función CONTAR.SI solamente permite especificar una sola condición.


EJEMPLO DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI Tengo una lista de artículos y cada uno tiene asociado su color. Ahora necesito contar el total de artículos que son de color azul y para ello utilizaré la siguiente fórmula: =CONTAR.SI(B2:B11, "azul") Al aplicar esta fórmula a los datos de la columna B obtengo la cuenta correcta:

Puedes observar que el segundo argumento de la función CONTAR.SI está todo en minúsculas mientras que las celdas de la columna B tienen la primera letra en mayúsculas, sin embargo el valor “Azul” es considerado dentro de la cuenta por lo que comprobamos que la condición no es sensible a mayúsculas y minúsculas. Recuerda que la función CONTAR.SI nos permitirá contar el número de celdas dentro de un rango que cumplan con el criterio que se haya especificado en el segundo argumento de la función.


LA FUNCIÓN SUMAR.SI La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación. Sintaxis de la función SUMAR.SI La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.

Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.

Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.

Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que. Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.


EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el número 5.

Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado. Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva fórmula.

VENTAS DE UN VENDEDOR Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango


donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico. Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.

La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas. Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas de un mes específico. Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5:


La función “REDONDEAR” en Excel La función redondear en Excel nos ayuda a redondear un número a una cantidad

de

decimales

especificados.

La

cantidad

de

decimales

especificados puede ser un número positivo, negativo o cero. Sintaxis: La función redondear tiene dos argumentos obligatorios:

Número (obligatorio): el número que va a ser redondeado.

Núm_decimales (obligatorio): la cantidad de decimales a la que se desea redondear.

Ejemplos: En la celda a1 tengo el valor 16.475 y utilizaré la función redondear con diferentes valores para el segundo argumento de manera que podamos observar la diferencia.


Cuando el segundo argumento de la función redondear es mayor a cero entonces el número se redondea a la cantidad de decimales especificada. Si colocamos un cero como segundo argumento, entonces se redondeará hacia el número entero más próximo. Por el contrario, si especificamos un número negativo, entonces la función redondear hace el redondeo hacia la izquierda del separador decimal. Ahora observa el valor 2.3928 siendo redondeado a una, dos y tres posiciones decimales.

Debes recordar que la función redondear hace siempre un redondeo hacia arriba a partir del número 5, de lo contrario el redondeo ser realizará hacia abajo. Considera los siguientes ejemplos: Redondear (4.845,2) = 4.85 Redondear (4.844,2) = 4.84 La función “EXTRAE” en Excel La función extrae en Excel nos ayuda a extraer caracteres que pertenecen a una cadena de texto. Lo único que debemos proporcionar es el número de caracteres que deseamos extraer y su punto de inicio dentro de la cadena de texto. Sintaxis: La función extrae tiene 3 argumentos:


Texto (obligatorio): la cadena de texto original de donde deseamos extraer los caracteres.

Posición_inicial (obligatorio): el número de la posición que ocupa el primer carácter que deseamos extraer. El primer carácter del texto tiene siempre la posición número 1.

Núm_de_caracteres (obligatorio): el número de caracteres que se van a extraer del texto a partir de la posición inicial.

Ejemplo: Para probar la función extrae en Excel realizaremos un ejemplo muy sencillo pero ilustrativo en el cual extraeré la palabra “archivo 5” del contenido de la celda a1.

1. En la celda b1 comenzamos introduciendo la fórmula: =extrae( 2. Ya que el primer argumento de la función es la cadena de texto, haré clic sobre la celda a1 para obtener la referencia de celda:


=extrae(a1, 3. El segundo argumento de la función es la posición inicial de la palabra “archivo 5” dentro de la cadena de texto de la celda a1. Esta posición es la número 4. =extrae(a1,4 4. El último argumento es el número de caracteres que deseo extraer que son 9. Es importante considerar el espacio en blanco como un carácter y de esta manera tengo la fórmula final: =extrae(a1,4,9) De esta manera la función extrae nos da el resultado esperado:

Como sacar el mínimo y el máximo 1.-ubicamos en una celda donde vayamos a sacar el maximo o el minimo 2.- Escribimos el signo igual y buscamos el MAX o el MIN Ejemplo : =MAX( =MIN( 3.-Seleccionamos las celdas que vayamos a sacar el mínimo o el máximo =MAX(D13:T32 =MIN(D13:T32 4.-Cerramos los paréntesis y enter. =MIN(D13:T32) =MAX(D13:T32) 5.-Asi podemos observar el resulatado



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