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ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. 1. El archivo: concepto y finalidad. 1.1. La función del archivo en la empresa. Cuando utilizamos la palabra archivo podemos referirnos a los siguientes conceptos: ➢ Al conjunto ordenado de documentos. ➢ Al lugar donde se clasifican, se ordenan y se guardan los documentos. ➢ A la institución, organismo o departamento que se encarga de conservar los documentos de interés. Razón de ser la labor de archivo. ● Gracias al archivo se pueden recuperar y consultar documentos con información de vital importancia. ● La labor de archivo debe adaptarse en todo momento a las características de la empresa y configurarse como un instrumento de servicio para todos sus departamentos. ● La empresa puede necesitar esta información para tomar decisiones o los documentos pueden servir como elemento probatorio al defender un hecho.

Objetivos de la labor de archivo. ● Los documentos deben de ser guardados y conservados correctamente. Con ello se debe evitar que se pierda o extravíe la información contenida. ● Cualquier archivo debe garantizar la fácil y rápida localización, de todos los documentos guardados en él. ● Mediante la labor de archivo la empresa puede controlar la información que entra y sale de la misma.

● La ley obliga a mantener determinada documentación surgida de la actividad empresarial y establece un periodo de conservación de seis años desde su elaboración. Las diez grandes reglas del archivo. 1. Los documentos de un archivo deben ordenarse de forma que cualquier persona, pueda encontrar cualquier documento en el menor tiempo posible. 2. El registro del archivo sirve para dejar constancia de cualquier entrada o salida de documentación del mismo. En el momento de la salida de un archivo es aconsejable dejar


algún testigo de la posición ocupada del documento. 3. No es aconsejable acumular mucha documentación sin archivar, ya que así es más fácil que esta se extravíe e incluso se puede llegar a buscar un documento que aún no está archivado. 4. Un archivo en el que se guarde todos los documentos surgidos de una actividad empresarial es poco operativo. Hay que seleccionar lo relevante y evitar acumulaciones. 5. Cuando al clasificar la documentación decidimos abrir un expediente nuevo, es necesario asegurarse de que dicho expediente no ha sido abierto anteriormente. 6. Es recomendable utilizar señales visuales para identificar la documentación para su rápida localización, por ejemplo etiquetas de colores, separadores… 7. Es clave eliminar los documentos que no son útiles ya que el archivo es una herramienta que debe contener información útil cuando esta deja de serlo debe ser destruida. 8. El archivo debe procurar que los documentos estén seguros y no sufran modificaciones ni daños durante su custodia. 9. Es conveniente agrupar ciertos documentos para evitar la pérdida de información. En documentos de respuesta, es bueno adjuntar una copia al documento y también es útil colocar la documentación más reciente al principio del conjunto de documentos. 10. Es recomendable colocar la documentación en el archivo de manera que quede visible para buscarlo posteriormente. Una forma es doblar los documentos. ¿Sabías que…? Si Archivo de Indias declarado Patrimonio de la Humanidad en 1987 es un edificio situado en Sevilla donde se conservan documentos relativos a la administración de las colonias españolas tras el descubrimiento de América. Gracias a estos documentos en la actualidad se sigue encontrando información relacionada con la sociedad, la política, la economía o la forma de pensar de los primeros colonizadores de América.

2. Tipos de archivos empresariales. Algunos de los factores determinantes para el establecimiento de distintos tipos de archivo son la frecuencia de uso de la documentación y el soporte utilizado para contener el documento o la localización física del archivo.

2.1. Tipos de archivos según la frecuencia de uso de la documentación.


Existen tres tipos: ➢ Activos: también suelen denominarse archivos de oficina o archivos de gestión. ➢ Semiactivos: también pueden recibir el nombre de archivos centrales. ➢ Inactivos: también nombrados como archivos pasivos, archivos históricos o archivos definitivos.

2.2. Tipos de archivos según su localización física. Según la localización física de la instalaciones podemos diferenciar diferentes gestiones del archivo. Tipo de gestión

Descripción Ventajas Inconvenientes ● La empresa ● Ahorro en ● Sistema poco que gestiones espacios y útil si sus archivos recursos. queremos de esta forma ● Mayor control localizar un guarda toda documento de sobre la su forma rápida. información. documentació ● Gestión ● Reducción de n en un burocrática y las mismo lugar. rígida que posibilidades ● Este sistema puede llegar a de extravío. Gestión centralizada establece un ser poco ● Localización de archivo responsable operativa. permanente de archivo, de los que se documentos. encarga de clasificar y ordenar la información así como de guardarla y custodiarla. ● Cada ● Rápido departamento acceso a los tiene su documentos. propio ● Reducción de archivo, costes Gestión donde se derivados del descentralizada de guarda y mantenimient archivo. almacena la o de grandes documentació instalaciones n surgida del de archivo. desarrollo de sus actividades. ● Los archivos ● Mayor control Gestión mixta de activos y sobre la


archivo.

semiactivos están descentraliza dos en los diferentes departamento s empresariales y existe un único archivo inactivo centralizado.

documentació n. ● Mayor operatividad en el desarrollo de las funciones diarias gracias al desarrollo de un sistema descentraliza do.

2.3. Tipos de archivos según el soporte utilizado. Aunque cada vez hay más empresas que aplican procesos de digitalización a sus archivos físicos, la mayoría de ellas mantienen archivos en formato papel y en formato digital.

3. Sistemas de clasificación de documentos. Todos los archivos deben tener establecido un criterio de ordenación de los documentos que se incluyen en ellos. Este criterio funciona como una “llave” que nos permite entender la colocación de la documentación y acceder a cualquier documento e forma rápida. Los sistemas que todo sistema de clasificación debe tener son: ➢ Debe ser fácil de comprender. ➢ Debe ser sencillo de aplicar. ➢ No deber ser ambiguo. ➢ Ha de permitir futuras ampliaciones. ➢ Tiene que posibilitar la localización rápida y eficiente de documentos.

3.1. Sistema alfabético. Este sistema clasifica los documentos según el orden establecido por el alfabeto. Cada documento tiene una palabra clave sobre la cual se establece la ordenación de modo ascendente o descendente. Claves y consejos para la ordenación alfabética. 1. En muchas ocasiones se utilizan nombres de personas como palabra clave, y sobre esta se establece el orden alfabético de un conjunto de documentos. Para evitar confusiones es necesario tener en cuenta:


➔ Los nombres de personas se ordenan por primer apellido, si hay coincidencia se utiliza el segundo y si vuelve a haber coincidencia, el nombre. ➔ Los nombres y los apellidos compuestos funcionan como un solo nombre o apellido. ➔ Las preposiciones, artículos o prefijos no cuenta como palabra clave. Las partículas que preceden nombres o apellidos de otras lenguas sí se tienen en cuenta como parte de dicho nombre o apellido. 2. Al igual que el caso de nombres de personas, cuando ordenamos alfabéticamente denominaciones sociales de empresas hay que respetar unos pasos: ➔ La palabra clave será la primera de la denominación social. ➔ Los artículos y preposiciones que forman parte de la denominación no se tienen en cuenta para determinar la palabra clave. ➔ Si la denominación sociales está formada por nombre y apellidos de una persona, se ordenará según las directrices marcadas para estos. ➔ Cuando una denominación social incluya un número, se ordenará como si se hubiese escrito con letras.

3.2. Sistema numérico. Este sistema ordena los documentos del archivo según un número natural determinado y siguiendo un orden ascendente o descendente. Dicho número puede guardar o no relación con el contenido del documento. Es un sistema muy útil para archivar documentos que contienen una identificación numérica con importancia en los mismos. Las principales ventajas de este sistema son que se evitan duplicidades, se pueden archivar sin ningún tipo de problemas un número ilimitado de documentos y si un docto se extravía es fácil de localizar su falta. Como principales inconvenientes el sistema de ordenación numérica dificulta intercalar documentos.

3.3. El sistema cronológico. Este sistema ordenado y archiva los documentos en función de una determinada fecha relacionada con ellos. Dicha fecha puede ser el momento de su elaboración, de su emisión, de la entrada del archivo, de la compraventa o del vencimiento de la deuda, por ejemplo. Entre las ventajas de este sistema están su sencillez y la rapidez en la localización de documentos.

3.4. El sistema geográfico.


Entre las ventajas de este sistema se encuentra su flexibilidad ya que permite intercalar subdivisiones.

3.5. El sistema temático. Este sistema agrupa los documentos por temas o asuntos: necesita otro sistema de ordenación posterior para los documentos contenidos en cada uno de los grupos. Las principales ventajas de este sistema son su rapidez y la flexibilidad para intercalar documentos. IMPORTANTE. Cualquier archivo, independientemente del sistema de clasificación de documentos que utilice, debe tener una persona responsable de él. Esta persona debe conocer la ubicación de todos los archivos, el sistema de clasificación utilizado, las normas de uso y clasificación de los documentos, las normas de conservación de los mismos y las pautas para que salgan del archivo.

3.6. Sistemas mixtos: el sistema alfanumérico. Es el sistema más conocido y utilizado, surge de combinar el sistema alfabético y el sistema numérico. En él se utilizan tanto las letras como los números para componer una palabra clave sobre la cual archivar. La combinación de números y letras en la composición de la palabra clave puede hacerse utilizando letras y después números.

4. Archivo de documentos en formato papel. Es el sistema tradicional de conservación de información que se ha utilizado durante siglos y que sigue siendo uno de los más extendidos en el ámbito empresarial. El formato papel genera ciertos problemas al archivar documentos: ➢ Cuando el volumen de documentos guardados es grande el espacio ocupado por el archivo se incrementa. ➢ La localización de un documento concreto resulta un poco más compleja. ➢ El archivo de todos los documentos escritos, enviados y recibidos es casi imposible.

4.1. Entrada de la documentación en el archivo. Antes de proceder al archivo se debe confirmar que los documentos no están siendo utilizados en ese momento por ninguna persona o departamento de la empresa. El sistema de archivo está a disposición del funcionamiento normal de la empresa y la


actividad diaria no puede verse entorpecida por un excesivo celo en la guardia y custodia de documentos. La labor de archivo debe realizarse de forma periódica evitando acumular excesiva documentación sin archivar. 1. Hay que determinar el valor de los documentos susceptibles de archivo para el presente o futuro de la empresa clasificándolo en dos grupos: ◆ Documentos que no necesiten ser conservados. ◆ Documentos con valor legal u operativo. 2. Con aquellos documentos que por su importancia se consideren necesarios se realizarán las copias de seguridad, fotocopias o digitalizaciones que el responsable del archivo considere. Así se evita la pérdida de la documentación. 3. Posteriormente se procederá a referenciar los documentos que forman parte del archivo para hacer que este sea lo más operativo posible y se facilite el acceso a la información. 4. Después se prearchivarán los documentos que vayan a ser archivados. El prearchivo supone la ordenación de la documentación en el mismo orden que tendrá una vez archivada. Finalmente, se procederá al archivo definitivo de los documentos.

4.2. Conservación y utilización de la documentación. La documentación debe ser conservada hasta que ya no sea útil para la empresa, pero existen unos plazos mínimos legales para estos documentos: Los libros de matrícula, contables y de visitas, así como la correspondencia, documentación y justificantes relacionados con la actividad empresarial deberán conservarse durante al menos seis años. La documentación jusificativa de la propiedad de bienes y la relacionada con la constitución de una sociedad deberán conservarse indefinidamente. Al utilizar la información de un archivo escrito hay que respetar una serie de normas: 1. Es necesario dejar constancia de la entrada o salida de cualquier documento en un registro auxiliar de entradas y salidas. 2. Cuando se vaya a utilizar un documento, es consejable sacar del archivo el expediente completo. 3. Se recomienda proceder a la devolución de la documentación del archivo lo antes posible.

4.3 Purga y destrucción de documentos. La destrucción de documentación debe desarrollarse con frecuencia y utilizando métodos que eviten que acceda a ella personal no autorizado.


Con la destrucción de documentos se evita una acumulación innecesaria de los mismos y se aumenta la operatividad del archivo. Para destruir la documentación suele utilizarse equipos especializados en dicha labor, como máquinas destructoras de documentación que convierten los documentos en finas tiras de papel.

5. Archivo informático de datos. En lo concerniente al tratamiento informático de información es necesario diferenciar entre: ◆ Archivo informático de documentos: Mediante un ordenador, una empresa es capaz de guardar múltiples tipos de documentación en carpetas y archivos. ◆ Sistemas de gestión de datos: Gracias a su uso, una empresa es capaz de establecer relaciones entre los distintos datos que posee y obtener información válida para tomar decisiones.

5.1. Archivo informático de documentos. Un archivo de documentos en soporte informático está formado por un conjunto de documentos elaborados o recibidos en formato electrónico que son ordenados, clasificados y conservados para su posterior consulta. Presenta la siguiente organización: ➢ Todo archivo informático tiene una ruta y nombre identificativo. ➢ Al organizar y ordenar los archivos se suelen utilizar carpetas o directorios. ➢ Las carpetas o directorios tienen información sobre la fecha en la que se creó el archivo, se modificó o se consultó por última vez. ➢ El sistema de carpetas y directorios sigue una ordenación jerárquica en forma de árbol.

5.2. Sistemas de gestión de datos. Un sistema de gestión de datos es un programa informático capaz de gestionar el acceso, consulta y eliminación de los datos alojados y organizados en una base de datos. Estas son sus ventajas: ➢ Organización flexible de la información. ➢ Distintos niveles de restricciones establecidos para acceder a los datos en función del perfil del usuario.


➢ Cualquier modificación se actualiza con carácter general. ➢ La consulta simultáneamente de datos por parte de varios usuarios es posible. ➢ La repetición de datos en un sistema se reduce notablemente. ➢ La realización de copias de seguridad de los datos y de la información permite un mejor uso.

6. Soportes y materiales de archivo. La labor de archivo busca como último fin la conservación y localización de cualquier documentación independientemente de su formato.

6.1. Materiales para el archivo de documentación escrita. ➢ Carpetas simples. ➢ Carpetas clasificadoras. ➢ Carpetas colgantes. ➢ Carpetas archivadoras A- Z. ➢ Cajas de archivo. ➢ Estanterías. ➢ Armarios de carpetas suspendidas. ➢ Armarios de seguridad. CLAVES Y CONSEJOS. Para archivar es importante aplicar la regla de las tres erres; reducir, reutilizar y reciclar. ● Es importante reducir el uso de materiales de archivo a lo estrictamente necesario para su correcto funcionamiento. ● Se aconseja reutilizar al máximo todos los materiales posibles. ● Se aconseja reciclar papel. Para ello se pueden colocar papeleras de reciclaje en las oficinas.

6.2. Soportes para el archivo informático de datos. El ordenador es la herramienta indispensable. Algunos de los periféricos que se conectan al ordenador y aumentan sus prestaciones son:


➢ Fax: transmite información escrita a través de la red telefónica. ➢ Impresora: permite plasmar en papel el contenido de un documento. ➢ Módem: posibilita la transición de datos entre distintos equipos a través de internet. ➢ Escáner: permite digitalizar documentos escritos. ➢ Equipos multifunción: Aúnan muchas de las funciones realizadas por los sistemas anteriormente explicados.

7. La protección de la información: la LOPD. Las empresas a la vez que desarrollan una gestión del archivo también deben proteger los documentos archivados. Estas son sus medidas de protección:   Para documentos escritos.

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Para documentos electrónicos.

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Crear un procedimiento claro de uso y manipulación de la documentación. Establecer un sistema de archivo protegido para documentación sensible con llaves, cámaras, cajas de seguridad etc. Elaborar un plan de actuación ante accidentes, incendios e inundaciones. Nombrar un responsable de seguridad para el archivo físico de documentos escritos. Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella documentación cuyo conocimiento externo pudiera ocasionar perjuicios para la empresa o a terceras personas. Exigir secreto y confidencialidad a sus propios trabajadores. Deberá realizar copias de seguridad. Establecerá accesos restringidos a los equipos informáticos, según niveles de usuario mediante contraseñas individuales. Algunos archivos pueden establecerse como “solo lectura” para así evitar modificaciones. Instalará en cada equipo informático antivirus y un firewall que evite accesos externos al equipo. Para el correo electrónico se pueden establecer programas de cifrados y encriptación que eviten la intrusión y lectura por parte de usuarios externos.

Prueba isuu  

Este documento es para probar esta plataforma en nuestro blog.

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