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FORMULÁRIOS Organização, sistemas e métodos Lucas Oliveira, André Luiz, Gabriel Espírito


Conceito:  É um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações. Importância:  Propicia a padronização nas comunicações internas, visto que é considerado um elemento fundamental para a eficiência comunicacional das organizações;  Permite o armazenamento de dados e informações e sua posterior recuperação e uso;  Fornece condições de controle aos processos e fluxos organizacionais;  Auxilia na execução de atividades e tarefas, principalmente quando há novos funcionários.


Definição 

Formulário é um instrumento do processo administrativo constituído de: 

   

Palavras e números  Dados fixos – impressos no próprio formulário  Dados variáveis – preenchidos posteriormente Espaços ou campos Linhas Colunas Formato


Técnica de Elaboração de Formulário O formulário é o veículo de transmissão, recebimento e preservação das informações necessárias para cobrir um fluxo de trabalho, desde o inicio até a conclusão..


Tipos de Formulários:  Formulários Planos/Jatos: são confeccionados em papel, de acordo com os padrões internacionais da International Organization for Standartization (ISO) ou de acordo com os padrões nacionais da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). São destinados, principalmente, ao registro de dados analíticos e, geralmente, são produzidos pelo sistema off-set ou tipográfico. A diferença básica entre ambos é a forma de apresentação, ou seja, o seu aspecto físico: 

Planos: normalmente são apresentados em folhas soltas e/ou em blocos (Requisição de Material); Jatos: são apresentados em jogos individuais, presos e devidamente carbonados (passagem aérea).


 Tipos de Formulários:  Formulários Contínuos: são confeccionados em papel, e obedecem aos padrões internacionais estabelecidos para a utilização em equipamentos de impressão computadorizados.  Formulários Eletrônicos: são aqueles que guardam os padrões dos formulários anteriormente apresentados em ambiente eletrônico, digital.  Fichas: são confeccionadas em papel de maior gramatura (cartão ou cartolina), obedecem aos mesmos padrões dos formulários e são, geralmente, destinadas ao registro de dados sintéticos.


Requisitos para Elaborar Formulários: 

Layout/Desenho  

 

  

Prover espaços suficientes; Manter distâncias convenientes para o preenchimento (seja manual ou automatizado); Seqüência racional/lógica de preenchimento; Dispor de títulos legíveis e claros, referente ao conteúdo que deve ser preenchido; Realçar os elementos principais, obrigatórios, opcionais etc.; Aparência ‘clean’; Fonte, tamanho da fonte, nitidez da fonte, cor da fonte etc.


Requisitos para Elaborar Formulários: 

Controle Lógico 

 

Elaborar em uma seqüência lógica, relacionado ao desenvolvimento dos fluxos que compõem determinado processo (do geral para o específico); Elaborar o formulário a partir das questões essenciais, propiciando equilíbrio ao conteúdo do que deverá ser preenchido, nem mais, nem menos; Evitar repetição de preenchimento; Elaborar o formulário de forma que seja identificado, posteriormente, quem preencheu, quando preencheu, qual é o setor responsável etc. Elaborar o formulário de forma que seja usado por todos os funcionários da organização, quando àquela determinada atividade/tarefa for desenvolvida.


 Etapas para Elaborar Formulários:  Levantamento de análise das necessidades do setor, do funcionário, da atividade/tarefa;  Pensar no nome do formulário (real, caso exista algo similar e qual é o melhor nome para identificá-lo posteriormente;  Analisar e definir qual(is) é(são) o(s) objetivo(s) do formulário;  Analisar se será um único formulário ou se será uma seqüência de formulários;  Analisar o nível dos funcionários que irão utilizar o formulário;  Analisar o consumo do formulário: diário, mensal, anual, sazonal;  Analisar o controle e avaliação: quem controla, quem avalia;


 Etapas para Elaborar Formulários:  Elaboração do formulário (layout/desenho e do conteúdo de forma lógica);  Formato, tipo do papel, vias, carbonagem, arquivamento etc.

 Analisar o custo/benefício do formulário;  Analisar o resultado final e aperfeiçoar quantas vezes forem necessárias;  Submeter o formulário em uma aplicação piloto para detectar possíveis falhas no preenchimento e controle;  Reelaborar o formulário a partir da detecção de falhas e submetê-lo novamente a nova aplicação piloto até que não haja mais detecção de falha.


 Etapas para Elaborar o Conteúdo dos Formulários:  Inclusão de todos os tópicos necessários;  Exclusão de todos os tópicos desnecessários;  Uso de termos coerentes com o jargão da organização;  Restringir o uso de abreviações e siglas;  Uso de títulos lógicos que reflitam claramente o que se pretende;  Observar a questão da numeração, paginação etc. que deve ser padrão em todos os formulários da organização;  Informações de identificação: data, nome, assinatura etc.


Modelo Formulรกrios


Modelo Formulรกrios


Como elaborar ? 1º Levantamento das Necessidades

Consiste em estudar a finalidade do formulário, analisar a justificativa de sua criação, identificando as suas características básicas (formato, nº de vias, etc..);

2º Análise do Formulário É importante elaborar o fluxograma do formulário desde a sua emissão até o arquivamento, com vistas a criticar o levantamento efetuado;


3º Planejamento da Solução Desenvolvimento do novo formulário, dando atenção ao lay-out. Convém preparar um novo fluxograma, instrução de preenchimento e especificação para impressão (principalmente se vai haver mudança de rotina);

Combinação

Padronização

Simplificação

Crítica a Solução

Eliminação


4º Teste de Avaliação Para novos impressos, deve ser efetuado um teste de validação, com um prazo determinado, com vistas a verificar se a solução adotada é de fato a melhor ou se ainda é necessária alguma alteração; 5º Implantação Definitiva Encaminhamento do formulário para a gráfica elaborar a sua impressão.


Características básicas.  Características

físicas do papel (formato, gramatura, cor e tipo);  Texto;  Disposição

gráfica.

• • • • • •

Tipo de Papel Forma de Preenchimento; Destino do Formulário; Número de vias; Forma de Arquivamento; Cor do papel; Redação do Texto.


REDAÇÃO DO TEXTO Inclusão de todos os tópicos;  Exclusão dos tópicos desnecessários;  Definição clara dos termos;  Eliminação do uso de abreviações;  Adoção de título curto;  Margem de Arquivamento;  Numeração do formulário; 

Numeração individual de controle.


Uso do logo tipo Todos os documentos devem ter o logotipo  Se uso interno - só é necessário a marca;  Se uso externo - é necessário o logotipo completo  deve-se analisar a necessidade da colocação de endereço, telefone, nº do CGC. Ex. Nota Fiscal. 


Recomendações Deixar margem para arquivamento .

Testar o formulário. Avaliar os custos antecipadamente. Usar campos definidos para respostas.

Destacar as informações mais usadas.

Analisar a rotina do formulário. Evitar linhas pontilhadas ou tracejadas.

Utilizar sempre o logotipo da empresa. Redigir de forma clara preocupandode com quem responde; Usar cores adequadamente. Avaliar o tipo de papel a ser usado.


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