Page 15

Tenant & Partner Informationen är framtagen av Tenant & Partner som sedan 1989 arbetar med ekonomiska och juridiska frågor kring fastigheter och kommersiella lokaler. Bolaget finns representerat både i Stockholm och Göteborg, men verksamheten sträcker sig över hela landet. För mer information, kontakta affärsområdesansvarig för flyttprojektledning, Anna Lundberg, anna.lundberg@tenantandpartner.com

vad kostar en flytt? Givetvis kan en kontorsflytt innebära att man packar kartonger själva och anlitar en flyttfirma för att flytta från kontor A till B. Oftast tillkommer det dock lite mer på agendan som kanske kräver upphandling och /eller projektledning? Vad kostar vad? Här ger Anna Lundberg på Tenant & Partner några nyckeltal och råd på vägen.

28

En av de viktigaste drivkrafterna bakom en organisations flytt är att uppnå en bättre totalekonomi. Men för att få bästa ekonomiska utfall krävs det att du gör din hemläxa lika grundligt som inför alla större investeringar. I bästa fall är beslutet om en lokalförändring baserat på en grundlig analys, inte bara ett försök att minska kostnaderna genom att hitta billigare lokaler. En bra anpassad lokal innebär istället en bättre intjäningsförmåga för företaget. I värsta fall är ett beslut om flytt en konsekvens av förhastade beslut eller dålig framförhållning. Då handlar det ofta om glömda uppsägningar, att tiden rinner ut eller att någon i ledningen påpassligt råkat komma över läckra lokaler i närheten av dennes bostad. Förhastade och oövervägda beslut kan ofta leda till att de från början så "billiga" lokalerna blir både dyra och undermåliga. Det absolut viktigaste i en flyttprocess är att börja i god tid!

• •

• • •

hela vägen ligger priset på 100 000 kr per medarbetare. Nya möbler kostar mellan 30 000 och 50 000 kronor per arbetsplats och innefattar oftast mer än 50 procent av projektomslutningen. Tänk dock på att det finns begagnade alternativ som kan passa er verksamhet väl så bra. Arbetsplatserna står för cirka halva inredningsbudgeten när man köper nytt. Kostnaden för att alla dragningar och installationer ska vara klara i den nya lokalen börjar på cirka 2 000 kr per arbetsplats. Tänk på att det är oerhört viktigt att allt är förberett innan ni flyttar in. Se också upp med vad som står i hyreskontraktet, vem som ska stå för vad. Kostnaden för säkerhetslösningar är cirka 1 000-5 000 kr per medarbetare, beroende på hur omfattande lösningar som behövs. Oftast handlar det bl a om larm, in- och utpassering, kodsystem, men en del verksamheter kräver även säkerhetssystem inne i lokalen pga sekretess och annan känslig information. Det tillkommer i stort sett alltid någon kostnad för hyresgästanpassningar och olika arvoden. En inredningsarkitekt står för cirka 10-25 procent av den totala projektomslutningen. En projektledare står för cirka 15-25 procent av den totala projektomslutningen.

bild: glimåkra, www.glimakra.com

Tips! •

Ta hjälp - de kostnader som hamnar sist i kedjan (och fortfarande är påverkbara) tenderar annars att få stryka på foten.

Blanda inte ihop projektkostnader och löpande driftskostnader.

Undvik att under projektets gång försöka dela kostnader mellan olika kostnadsställen internt.

Gör realistiska bedömningar om kostnader, ta hjälp vid behov.

Besluta tidigt hur mycket intern tid som får gå åt till flyttprojektet. Produktionsbortfallet kan bli okontrollerbart stort.

Hantera den löpande projektbudgeten i stort men ha tidigt en klar bild över uppdelning mellan investeringar och kostnader.

Om man väljer att göra mycket "special" i inredningen blir kostnaderna svårare att styra och arvodet för inredningsarkitekten större. Dessutom har det man köper inget andrahandsvärde.

nyckeltal

Det är självklart omöjligt att säga exakt vad en flytt kostar eftersom förutsättningarna skiljer sig åt från projekt till projekt. Men man kan prata om ett antal nyckeltal: • En flytt där man endast anlitar en flyttfirma och ingen annan löpande konsulthjälp kostar cirka 2 500 kr per arbetsplats. • Behöver man dessutom hjälp med installationer och dylikt i den nya lokalen får man räkna med ett minimum på 10 000 kr per arbetsplats. • Väljer man att anlita en konsult vad kostar en flytt?

lämpliga löpande investeringar

I samband med en flytt är det också lämpligt att göra en del löpande investeringar. Varför inte skaffa effektivare möbler eller titta på miljöanpassade lösningar? Det kan även vara läge att investera i nyare, modernare AV-inredning och utrustning, bättre och effektivare belysning, ett konferensoch rumsbokningssystem, inpasseringssystem, nya säkerhetsskåp/arkivfunktioner och andra verksamhetsanpassningar.

lokalGUiden nr 10 2011 www.lokalguiden.se

Dela hellre upp projektkostnader procentuellt och följ upp i efterhand. Eventuellt kan ett fåtal större poster särbehandlas.

Behandla den interna tiden som vilken projektkostnad som helst. Detta är extra viktigt när man jämför olika konsultkostnader.

Linnégatan 2 475 kvm Moderna lokaler invid Humlegårdsparken! Mycket ljusa effektiva lokaler med blandad planlösning och stora öppna ytor. Tillträde omgående. För mer information 08-665 68 80 www.newoffice.se

AnnonsLokalGuiden_192x124.indd 1

2011-11-01 15.45

2011-nr10