Page 1

SLA Sammenslutningen af Lokalarkiver Årsberetning 2015/16 Sammenslutningen af Lokalarkiver 67. ordinære generalforsamling Lørdag den 8. oktober 2016 kl. 14.30 Hotel Park Viaduktvej 28, Middelfart

Grimmerhus, CLAY Keramikmuseum Fotograf ukendt 1


2


Indholdsfortegnelse

Indkaldelse og dagsorden for generalforsamling Sammenslutningen af Lokalarkiver

4

Forretningsorden for generalforsamlingen

5

Styrelsens beretning

6

Økonomi 2015 ledelsespåtegning, Sammenslutningen af Lokalarkiver

31

2015 attest, kritiske revisorer

31

2015 driftsregnskab, Sammenslutningen af Lokalarkiver

32

2015 status, Sammenslutningen af Lokalarkiver

33

2015 specifikation, SLA Forlag

34

2016 kontingentsatser, Sammenslutningen af Lokalarkiver

34

2015 driftsregnskab, Arkibas ApS

35

2015 status, Arkibas ApS

36

2016 strategi- & arbejdsplan

37

Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver

42

Bilag 1 til vedtægter for SLA

50

Bilag 2 til vedtægter for SLA

51

3


Sammenslutningen af Lokalarkiver 2016 ordinær generalforsamling Den 66. ordinære generalforsamling i Sammenslutningen af Lokalarkiver afholdes lørdag den 8. oktober 2016 kl. 14.30 med registrering fra kl. 14.00 på Hotel Park, Viaduktvej 28, i Middelfart. Dagsorden: 1) Valg af dirigent 2) Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingens afholdelse 3) Forelæggelse og godkendelse af beretning 4) Forelæggelse og godkendelse af regnskab 5) Indkomne forslag, herunder forslag til vedtægtsændringer 6) Budget for det kommende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent 7) Valg. På valg er: Til styrelsen: Jytte Raun, Dalum-Hjallese Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj Som suppleanter: Birthe Storm, Møn, 1. suppleant Kurt Risskov Sørensen, Kerteminde, 2. suppleant Ekstern revision: revisionsKONTORET Fredericia-Vejle v /registreret revisor Kasper Toftegaard Winkler Som kritisk revisor: Karin Suhr Rasmussen Som revisorsuppleant: Hanne Skriver, Saxild-Nølev 8) Eventuelt Forslag, der ønskes behandlet under dagsordenens punkt 5, skal være SLA’s sekretariat i hænde senest fredag den 9. september 2016.

4


Forretningsorden for SLA generalforsamling

1) Dirigenten skal lede møder upartisk og nøje overvåge, at almindelige regler for mødedeltagelse og afstemning overholdes. Dirigenten afgør, i hvilken rækkefølge forslag sættes til afstemning. 2) Dirigenten skal konstatere generalforsamlingens lovlige indvarsling. 3) Dirigenten skal foranstalte udpegning af protokolfører og stemmetællere. 4) Ændringsforslag til allerede fremsatte forslag skal afleveres skriftligt til dirigenten. 5) En kandidat, der ikke deltager i generalforsamlingen, kan kun vælges, såfremt der foreligger skriftlig accept fra den pågældende. 6) Valg og afstemninger afgøres ved almindelig stemmeflerhed, medmindre andet er foreskrevet i vedtægterne. Skriftlig afstemning skal foretages, når det forlanges af dirigenten. Ved personvalg, hvor der er opstillet flere kandidater, end der skal vælges, foregår valget altid som skriftlig afstemning. 7) Der skal føres protokol over generalforsamlingens beslutninger. Denne skal godkendes af dirigenten og formanden ved disses underskrifter.

5


Styrelsens beretning 2015/16

1) Styrelsen På SLA’s generalforsamling den 3. oktober 2015 blev Jørgen Thomsen, Odense, Bent Vedsted Rønne, Haderslev, Else Gade Gyldenkærne, Sydøstdanmark, og Lis Vestergaard, LANA i Nordjylland, genvalgt til styrelsen. Som afløser for 1. suppleanten, Erik Mouritzen, Stevns, der ikke ønskede genvalg, valgtes Birthe Storm, Møn. Kurt Risskov Sørensen, Kerteminde fortsatte som 2. suppleant. Erik Korr Johansen, Galten, valgtes som ny kritisk revisor efter Inger Sørensen, Vamdrup. Som revisorsuppleant valgtes Hanne Skriver, Saxild-Nølev. Registreret revisor Erik Krab Koed ved K2 Revision, der er fusioneret med RevisionsKONTORET Fredericia-Vejle, genvalgtes som revisor. Registreret revisor Kasper Toftegaard Winkler afløser Erik Krab Koed, der er gået på pension. Styrelsen konstituerede sig på det efterfølgende konstituerende bestyrelsesmøde med Jørgen Thomsen som formand, Bent Vedsted Rønne som næstformand og Jytte Raun som kasserer. De pågældende har samtidig udgjort SLA’s forretningsudvalg. I skrivende stund (august 2016) har styrelsen afholdt fem styrelsesmøder siden sidste årsmøde excl. ovennævnte konstituerende møde. Forretningsudvalget har afholdt et møde. Hastesager er blevet drøftet og besluttet via e-mailkorrespondance.

2. Økonomi SLA´s driftsregnskab for 2015 udviser et overskud på kr. 8.879,00. I driftsregnskabet figurerer en udgiftspost på kr. 12.450,00 benævnt: Regulering ARVE. Det skyldes, at beløbet i 2014-regnskabet fejlagtigt var indtægtsført på grund af en misforståelse om, at alle de afsatte kursusmidler fra ARVE var opbrugt. Det har derfor været nødvendigt at udgiftsføre beløbet i 2015-regnskabet, hvilket betyder, at årets resultat er blevet kr. 12.450,00 mindre end forudsat. Derimod 6


var overskuddet i 2014 regnskabet på kr. 76.260,00 altså kr. 12.450,00 større, end det skulle have været. Fejlen er nu rettet, og ARVE havde ved udgangen af 2015 stadig kr. 6.417,00 tilbage til kurser. På siderne 32-34 vises en specifikation af SLA´s regnskab for 2015. Revisorens regnskab er opstillet efter bestemte regnskabsprincipper, som vi synes ikke er så overskuelige, som vi kunne ønske. Derfor har vi selv udarbejdet en specifikation, som gør det lettere at se, hvordan pengene er anvendt. Vi gør opmærksom på, at tallene selvfølgelig er de samme som i revisorens regnskab blot opstillet på en anden måde. Revisorens regnskab er fremlagt ved generalforsamlingen, og alle er naturligvis velkomne til at orientere sig også i denne udgave af regnskabet for 2015. Den 2.8.2016 meddelte Rigsarkivet, at SLA var tildelt kr. 750.000,00 i tilskud fra Puljen til udgivelse af historiske skrifter m.v. (en del af tipsmidlerne) for perioden 1. april 2016 – 31. marts 2017. Det er kr. 4.000,00 mindre end i sidste tilskudsperiode eller en beskæring på en halv procent. Hele puljen, som Rigsarkivet fordeler, blev fra politisk side beskåret med 2%.

3. Arkivpolitisk arbejde I de foregående år har indførelsen af den såkaldte Copydan-aftale omkring tilgængeliggørelse af fotografiske billeder i databaser været et hovedpunkt i styrelsens beretning. Pr. 20.2.2015 blev Arkibasarkiver, der publicerer billeder på Arkiv.dk, automatisk omfattet af aftalen. I oktober 2015 blev der derfor lavet en opgørelse, som viste, at arkiverne tilsammen havde publiceret godt 1,2 mill. billeder på sitet, og da vi skrev regninger til Arkibasarkiverne i vinter, blev der derfor tilføjet en post for det antal billeder, arkivet/arkiverne havde publiceret. Det var alt sammen, som vi løbende havde orienteret om, ikke mindst i artikler i OmSLAget gennem de mange år, forhandlingerne har været i gang. Lokal- og stadsarkiverne på Arkiv.dk kom således til at være de første, som gjorde brug af den møjsommeligt frembragte aftale, og da selve aftalen ikke var blevet skrevet under, udvekslede Copydan og SLA/ODA/Arkibas mails, som bekræftede vores 7


tilslutning til aftalegrundlaget og herunder de takster, som var forudset. Den midlertidige aftale for 2015 forlængedes i foråret 2016 til også at omfatte 2016, såfremt den samlede aftale endnu ikke var skrevet under, og det betyder, at der også på næste års regning vil blive taget udgangspunkt i en opgørelse fra ca. 1. oktober (2016). Vi har fået én principiel indsigelse fra et medlemsarkiv mod aftalen og priserne, og efter en orientering om baggrunden – og med henvisning til tidligere orientering i OmSLAget og årsberetningerne – tog det pågældende arkiv orienteringen til efterretning. Det er selvfølgelig glædeligt, at forståelsen for værdien af den nye tilgængeliggørelsesaftale er så stor, og arkiverne har også mere direkte vist, at de har forstået budskabet: Siden 1. oktober 2015 er antallet af tilgængeliggjorte billeder på Arkiv.dk vokset med tæt ved 300.000, og vi forventer helt klart at passere det runde tal inden årsmødet. Denne glædelige aktivitet er udfoldet i en tid, hvor arkiverne har vidst, at de skulle betale for oplægningen, og når de alligevel har valgt at lægge billederne op, er det givetvis, fordi de har vurderet, at interessen for materialet er så stor, at det spiller en enorm rolle at få materialet digitaliseret og lagt ud. Besøgstallet og sidevisningstallet for Arkiv.dk, som er omtalt i afsnit 4 i denne beretning, viser da også, at den vurdering er arkiverne bestemt ikke alene om. Aldrig før har lokal- og stadsarkivernes materiale været ”udsat” for så stor opmærksomhed. Hvor er det flot! Fra indeværende foreningsår er der også andet og mere at berette om Copydanaftalen. På et par møder på Det Kongelige Bibliotek i august 2016 er der blevet klarhed over  at Det Kongelige Bibliotek, som har Danmarks største billedsamling, vil tilslutte sig aftalen  at den samlede aftale vil blive underskrevet i efteråret 2016 og for dem, der nu tilslutter sig den, vil den få gyldighed fra 1.1.2017  og at SLA og ODA gennem SLA’s sekretariat kommer til at stå for administrationen af aftalen på kulturarvsinstitutionernes vegne (vi har meget ønsket dette for at bidrage til at sikre, at administrationsomkostningerne bliver så 8


lave som muligt – for arkivernes vedkommende er de nærmest ikke-eksisterende, da antal publicerede billeder pr. arkiv kan udtrækkes af vort registreringssystem maskinelt). Fra næste år vil der dermed formentlig ligge mindst 2 millioner billeder på nettet, dækket af denne aftale, og vi er dermed godt på vej til de 4 millioner billeder, som vil udløse den første prisnedsættelse for de efterfølgende billeder. For fire år siden underskrev ODA og SLA en samarbejdsaftale. Den betyder blandt andet, at vi kan gøre brug af hinandens uddannelses- og seminaraktiviteter til medlemspriser, således at ODA-medlemmer kan deltage i SLA-arrangementer til SLA’s egne medlemspriser og omvendt. Denne del af samarbejdsaftalen er for længst implementeret. Hertil kommer, at ODA-arkiverne nu er optaget i den fælles arkivvejviser på SLA’s hjemmeside i erkendelse af, at brugerne primært har brug for at kende adresser på så mange arkiver som muligt, ikke om de er medlemmer af den ene eller den anden organisation på området. Samarbejdet med ODA er siden udstrakt til også at omfatte udgivelsen af tidsskriftet Journalen (se senere, også sammen med DLF), og fra 2016 leverer vi fra SLA’s side også bogføringsassistance til ODA i forbindelse med denne organisations regnskab. Denne særlige side af samarbejdet afregnes efter en aftalt timepris, og der er i SLA’s styrelse tilfredshed med, at samarbejdet også ad denne vej har kunnet styrkes. I marts 2016 sendte SLA et notat til ODA med punkter, vi syntes var værd at overveje for at få tygget samarbejdsforholdene grundigt igennem, og der afholdes inden SLA’s årsmøde et møde med repræsentanter for ODA’s bestyrelse, hvor de to organisationer vil få lejlighed til at drøfte spørgsmålene om yderligere samarbejdsmuligheder eller en eventuel sammenlægning nærmere. Vi håber selvfølgelig, at der kommer resultater ud af en sådan aktivitet, men vi har ikke på forhånd lagt os fast på et bestemt resultat. Meget taler selvfølgelig for at til-

9


stræbe en sammenslutning af de to organisationer, men det er alt andet lige meget vigtigt, at grundlaget for noget sådant også er noget, som alle kan se sig selv i. I juni måned 2016 besluttede regeringen at nedsætte et arkivudvalg, som skal afdække, hvilke konsekvenser digitaliseringen af den offentlige forvaltning har for arkivlovgivningen. Dette udvalgs kommissorium er dermed indskrænket i forhold til det, den tidligere regering påtænkte i forsommeren 2015, hvor den talte om behovet for nedsættelsen af en arkivkommission, som ikke på forhånd var begrænset til at tage udgangspunkt i digitaliseringen af den offentlige forvaltning. Desværre har regeringen (eller Kulturministeriet) besluttet alene at invitere ODA (som repræsenterer de fleste kommunale arkiver) med i dette udvalg, hvad vi selvfølgelig fra SLA’s side er utilfredse med og vil søge at få ændret. Under alle omstændigheder er det trist, at regeringen ikke benytter lejligheden til at få hele arkivområdet set efter i sømmene, for ikke mindst digitaliseringen i den private sektor er jo vildtvoksende, så der ville også være rigeligt med gode grunde til at tage dette område med i drøftelserne forud for en arkivlovsrevision. Der er ingen tvivl om, at denne sag også vil kræve noget offentlighedsarbejde fra SLA’s side – hvad der selvfølgelig kræver nogle arbejdsmæssige ressourcer. Styrelsens arbejde i det forløbne år har i øvrigt ligesom tidligere først og fremmest fundet sted inden for rammerne af den vedtagne strategi- og arbejdsplan, som løbende opdateres på vores hjemmeside, www.danskearkiver.dk. Efter hvert årsmøde begynder styrelsen i det nye foreningsår med en tilpasning af arbejdsplanen inden for strategiplanens ramme. Og hvis vi hører gode forslag til tilføjelser eller ønsker om ændringer i strategi- og arbejdsplan, har vi ikke noget højere ønske end at inkorporere dette i planerne og i det/de kommende års arbejde. Medlemmerne er i øvrigt som noget helt selvfølgeligt velkomne til at tage punkter fra strategi- og arbejdsplanen op i diskussionen på årsmødet.

10


Samarbejdet med Rigsarkivet er udfoldet på flere måder. Som det er forudsat i arkivloven, er lokalarkiverne og dermed også SLA repræsenteret i Privatarkivudvalget og i forskellige undergrupper under dette. SLA’s repræsentation i udvalget er uændret: Arkivleder Birgitte Herreborg Thomsen fra arkivet i Tønder er sammen med Jørgen Thomsen de to repræsentanter for SLA. Privatarkivudvalgets arbejde er struktureret i fireårsperioder. En beretning for perioden 2012-2015 blev afleveret til Kulturministeriet omkring 1.3.2016 og følger i stort omfang, hvad vi tidligere har orienteret om, jfr. f.eks. sidste årsberetning. Foråret og sommeren har ikke budt på aktivitet i udvalget bortset fra en udpegning/genudpegning af medlemmer for den kommende fireårsperiode, så reelt mangler der endnu en stillingtagen fra Kulturministeriet til den indsendte rapport. Rapporten behandler bl.a. de digitale udfordringer på privatarkivområdet og ønsket om fælles løsninger og fælles uddannelsesaktiviteter. Netop derfor er det ekstra skuffende, at Kulturministeriet ikke har taget privatarkivområdet med i tankerne omkring det nyligt nedsatte arkivudvalg, jfr. ovenfor. I lighed med ODA har SLA gennem KL været repræsenteret i det såkaldte Kudvalg, der er et samarbejdsforum med Statens Arkiver på det kommunale arkivområde. Dette felt har kun direkte betydning for nogle få af SLA’s medlemsarkiver, nemlig de egentlige kommunearkiver. Rigsarkivaren afholder i tillæg hertil hvert år et informations- og debatmøde, hvortil han inviterer alle kommunearkivernes ledere. Endelig kan der her være grund til at nævne, at Rigsarkivet, ODA, Københavns Stadsarkiv og SLA alle har sagt ja til at intensivere de tidligere drøftelser, der på sigt kan føre til en fælles online adgang til forskellige danske arkivdatabaser – eller noget, der er endnu mere revolutionerende. Ligesom Rigsarkivet, ODA og SLA barsler med fælles planer om i 2017 at arrangere de første ”Danske Arkivdage”. Når der foreligger afgørende nyt, vil arkiverne selvfølgelig blive grundigere orienteret gennem OmSLAget.

11


4. Arkibas ApS Antallet af Arkibasbrugere er vokset støt de seneste år. I skrivende stund har vi 568 arkiver med på Arkibas. Det er en stigning med 19 arkiver i forhold til samme tid sidste år. De nye arkiver er primært ordinære arkiver, som kommer ind under en eksisterende kommunelicens, og i det forgangne arkivår har vi sågar tegnet hele to nye kommunelicenser, men vi tegner også i stigende grad enkeltlicenser til ekstraordinære arkiver. Langt hovedparten af vores brugere er ordinære arkiver, men 28 af arkiverne er ekstraordinære arkiver i form af museer, specialarkiver og virksomheder. Lad os først se på lidt tal for Arkibas og Arkiv.dk. Lige nu har vi 530.873 journaler og 3.375.881 registreringer i Arkibas. Heraf vises 2.278.630 registreringer på Arkiv.dk. I 2015 og 2016 er Arkibasdatabasen i gennemsnit vokset med omkring 25.000 registreringer om måneden, så brugerne af Arkibas er flittige med at taste nyt ind. Brugerne af Arkiv.dk er tilsyneladende også glade for muligheden for at se på arkivernes materiale. I hvert fald har Arkiv.dk pr. 2.9.2016 haft besøg af 1.479.531 unikke brugere, som har set 40.616.773 sider, siden vi gik i luften med sitet i februar 2015. En af årsagerne til, at Arkiv.dk er blevet så populær og er kommet ud til så mange mennesker, er bl.a. den store presseomtale, som siden har fået – specielt i forbindelse med lanceringen. Men pressens interesse for siden har holdt ved, og vi har fået fornyet omtale i 2016, uden at vi målrettet har opsøgt det. I 2016 har Arkiv.dk været omtalt på Bolius’ hjemmeside, hvor artiklen fra lanceringen blev bragt i en opdateret version og kom ud i deres ugentlige nyhedsbrev. Artiklen fra Bolius blev herefter bragt i et boligtillæg i Politiken og i Ekstra Bladets online avis, hvilket gav et synligt udsving i besøgstallet, som på en enkelt dag i marts nåede helt op på 52.926 mod normalt omkring 5-6.000. I juni måned var der også bud efter os fra P1 Eftermiddag i forbindelse med den internationale arkivdag. I 2015 oplevede vi et par episoder, hvor det ikke var muligt at tilgå nye registreringer og gemme nyt indhold, hvilket skyldtes, at backuppen ophobede logdata. 12


Og samtidig oplevede vi i perioder lange svartider på systemet. Disse hændelser fik os til at kigge os om efter en ny hostingudbyder, hvor vi ville kunne få adgang til en bedre backup og mere plads på serverne. Dette blev fundet hos Wannafind i Skanderborg, så midt i marts 2016 flyttede vi Arkibas5-serverne til det nye hostingfirma. Flytningen fandt sted en fredag formiddag, og Arkibas måtte derfor lukkes, imens programmer og data blev flyttet. Flytningen blev klaret på 2½ time, hvorimod Arkiv.dk ikke var påvirket af flytningen. Et andet problem, som vi oplevede i 2015, var indekseringsproblemer, hvor registreringer ikke blev søgbare efter endt registrering. Dette problem blev løst ved at opdatere indekseringsprogrammet til nyeste version, samtidig med at der blev fundet nogle småfejl ved indekseringsmekanismen, som vi fik rettet. Vi har ikke oplevet problemer siden. 2015 blev også året, hvor vi lukkede og slukkede for de gamle Arkibas4-servere. 1. oktober 2015 var det definitivt slut med at kigge på det gode gamle velkendte Arkibas4-design. Et andet stykke arbejde, som vi kastede os over sidst i 2015, var konvertering af data fra andre systemer til Arkibas. Vi havde fået henvendelse fra et par arkiver, som gerne ville med på Arkibas, og som tidligere havde benyttet et andet system. Disse arkivers data fik vi fint konverteret i begyndelsen af 2016, og forude venter nu nye arkiver og nye systemer, som skal konverteres til Arkibas i løbet af efteråret 2016. Det er i denne forbindelse ikke mindst interessant, at vi har givet tilbud på at konvertere data fra en række arkiver, som tidligere har brugt billedregistrerings- og visningssystemet Danske Billeder. Sidst på året 2015 påbegyndte vi en ny udviklingsrunde, hvor vi bl.a. skulle arbejde med muligheden for at få vist statistik om Arkibas og Arkiv.dk og muligheden for at trække data ud af Arkibas i XML-format. Statistikdelen blev vi færdige med de i første dage af januar, og vi åbnede derfor 2016 med at lancere muligheden for at trække statistik ud om eget arkiv, lige i tide til at dataene

13


kunne benyttes til indberetningen af den årlige kulturstatistik. Det blev nu muligt at se, hvor mange gange arkivets registreringer var blevet vist på Arkiv.dk, og samtidig blev det muligt at se nærmere på, hvor mange journaler og registreringer arkivets medarbejdere havde produceret i løbet af et år. Det blev også muligt at holde øje med, hvor mange billeder arkivet har offentliggjort på Arkiv.dk, og hvor meget plads på serveren arkivet bruger til opbevaring af billeder og andre filer. På forsiden af Arkibas valgte vi at vise en oversigt over arkivets og alle arkivers mest populære registrering på Arkiv.dk. I løbet af foråret blev der i perioder arbejdet med at færdiggøre muligheden for at trække data ud i XML-format, og i maj påbegyndte vi endnu en ny udviklingsrunde, hvor vi primært fokuserede på at styrke sikkerheden ved Arkibas, at udvikle ny funktionalitet, som vil give nye muligheder både i Arkibas og på Arkiv.dk, og at optimere og udføre vedligehold af systemet med henblik på at forbedre systemets ydeevne og komme de sidste problemer med langsom drift til livs. I forhold til sikkerhed har vi bl.a. udstyret Arkibas og Arkiv.dk med et SSLcertifikat, som krypterer dataoverførslen mellem siden og brugeren, og vi har indført minimumskrav til kodeord, så disse fremadrettet mindst skal indeholde otte tegn, store og små bogstaver samt tal. Ny funktionalitet omfatter bl.a. muligheden for at se film og høre lyd på Arkiv.dk, mulighed for at fusionere fotografer, mulighed for at kopiere en registrering til et nyt nummer og mulighed for at ændre publiceringsstatus automatisk på et valgt tidspunkt. Vi har også ændret og forbedret taggingfunktionen, og alle tags kan nu ses på Arkiv.dk. Den nye taggingfunktion er vi dog ikke helt i mål med, den mangler lidt justeringer for at fungere efter hensigten. Dette planlægger vi at arbejde videre med i en ny udviklingsrunde til oktober 2016.

14


Disse udviklingsrunder i 2015 og 2016 er udelukkende finansieret af Arkibas og SLA. Vi har dog mange nye og spændende ideer til videreudvikling af Arkibas og Arkiv.dk, og derfor har vi i foråret 2016 også arbejdet med en ny ansøgning om finansiering til A.P. Møller Fonden. Denne forventer vi at sende af sted inden årsmødet. Sidst på året 2015 besluttede Arkibasbestyrelsen at udfase de gamle enkeltlicenser og overflytte arkiver på denne licenstype til vores andre licenstyper, og samtidig var der i bestyrelsen et ønske om at forenkle den eksisterende licensstruktur. Det betyder, at vi også har valgt at udfase institutions- og landsorganisationslicensen, som kun ganske få arkiver var tilknyttet. I stedet har vi introduceret en helt ny enkeltlicens. Fremover har vi derfor nu kun tre licenstyper, som er følgende: Kommunelicensen, som kan tegnes af arkiver, der kan optages i SLA som ordinært arkiv. Er arkivet ikke medlem af SLA, vil der ud over licensen blive faktureret et associeringsgebyr. En enkeltlicens for arkiver, som kan optages i SLA som ekstraordinært medlem. Og endelig en virksomhedslicens naturligvis forbeholdt virksomheder. Alle priser og licensvilkår vil i løbet af efteråret blive lagt på SLA’s hjemmeside, hvor vi vil introducere et menupunkt om Arkibas. I løbet af foråret 2016 har vi også arbejdet på at få udarbejdet kontrakter og databehandleraftaler for Arkibas. Disse er vi nu lige ved at være klar med, og de vil blive udsendt i løbet af efteråret. I sensommeren 2015 begyndte vi at drøfte mulighederne for at hjælpe arkiverne i gang med at udarbejde undervisningsmateriale til de lokale folkeskoler og gymnasier og evt. også åbne for at stille undervisningsmateriale til rådighed for skolerne på Arkiv.dk. Vi indledte et samarbejde med SkoletjenesteNetværk og HistorieLab i Jelling om dette projekt og afholdt i første omgang et seminar i Jelling i marts 2016.

15


Her var omkring 100 arkivmedarbejdere samlet for at høre om forskellige arkivers erfaring med historieformidling til folkeskoler. Samarbejdet fortsætter i efteråret nu også med hjælp fra Frivillighedsakademiet, hvor vi arrangerer fire workshops rundt omkring i landet, hvor arkiverne kan komme og få hjælp og vejledning til at komme i gang med arbejdet. SLA’s hjemmesideprojekt til arkiverne kører også videre, og SLA’s styrelse har netop besluttet at forlænge den periode, hvor styrelsen vil garantere at drifte systemet. Oprindeligt var systemet garanteret en driftsperiode indtil udgangen af 2017, men denne periode er altså nu blevet forlænget med yderligere tre år fra den senest indkomne bestilling på systemet, som er fra august 2016. Det betyder, at så længe der er interesse for at benytte hjemmesidesystemet, og nye arkiver vælger at bestille det, så garanterer vi altid minimum tre års drift. Pt. har vi 74 arkiver, samvirker mv., som benytter sig af systemet. I maj blev der afholdt generalforsamling i Arkibas, og ved denne lejlighed var der genvalg til samtlige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Bestyrelsen består således af formand Jørgen Thomsen fra Odense, næstformand Karin Conradsen fra Vejle, Birgitte Thomsen fra Tønder, Jens Birk Kristoffersen fra Hvidebæk, Karsten Madsen fra Ansager og suppleanterne Kirsten Williams fra Beder-Malling og Inger Marie Skovager fra Gørlev.

5) Publikationsvirksomhed og medlemsinformation - OmSLAget og Journalen SLA’s medlemsblad, OmSLAget, udkommer for tiden med fire numre pr. årgang, typisk med 24-28 sider i A4-format, men sidetallet vil også i den kommende årgang kunne variere lidt. Det redigeres af et redaktionsudvalg. OmSLAget har eksisteret siden 1990’erne, men vi forsøger til stadighed at udvikle det og forsyne det med et blandet indhold, som skulle ramme bredt i arkivverdenen. Én serie artikler – nemlig arkivportrætterne – er et fast indholdspunkt, og her veksler vi efter aftale med ODA mellem at skildre SLA- og ODA16


arkiver, men sådan at der er ét portræt i hvert nummer af bladet. Artiklerne i denne serie skrives for tiden af cand.mag. John Thrane, Odense. OmSLAget giver efter styrelsens opfattelse en rigtig god ramme for meddelelser til vore medlemmer og for at udbrede kendskabet til, hvad der foregår i arkivverdenen. Heldigvis kommer der også jævnlige bidrag fra medlemmerne, og vi håber derfor fra styrelsens side, at bladet kan tjene som et godt indspark i det lokale arkivarbejde. Vi kan kun opfordre medlemmerne til at bruge bladets muligheder for at komme i kontakt med andre i størst muligt omfang. Mellemrummene på tre måneder mellem udgivelsen af de enkelte numre af OmSLAget og brevportoens himmelflugt har i de forløbne år gjort, at vi fra tid til anden også udsender nyhedsbreve fra sekretariatet på mail. Vi nåede i det foregående foreningsår i mål med mailudsendelser, således at alle vore medlemsarkiver kan kontaktes pr. mail. Kombinationen af nyhedsbreve pr. mail samt artikler i OmSLAget tilfredsstiller i hvert fald styrelsens ønsker om kommunikation til medlemmerne, og vi håber naturligvis, at denne vurdering deles af medlemmerne selv. Der arbejdes til stadighed med indholdet i OmSLAget – og med layoutet, idet der er enighed om, at der bør være flest mulige historiske billeder og ikke nødvendigvis så mange helt aktuelle billeder, selv om glæden ved at se sig selv på billeder jo ligger dybt i vor tid! Tidsskriftet Journalen udgives som tidligere i samarbejde med Dansk Lokalhistorisk Forening, men fra 2015-årgangen også sammen med ODA. Samarbejdet forløber helt uden problemer, og SLA’s styrelse er glad for sammen med vore søsterorganisationer at kunne tilbyde et blad med vægt på artikler inden for lokal- og kulturhistorie. Det er inden for sit emnefelt tænkt som inspiration for vore egne og DLF’s og ODA’s medlemmer, og samtidig får arkiver og foreninger mulighed for at få deres publikationer anmeldt i det årlige anmeldernummer. Hvis de da ellers husker at sende dem til Journalen! Der gøres løbende forsøg

17


på at få øget arkivernes opmærksomhed på dette punkt – også hos ODA-arkiverne som de sidst tilkomne. Der er i beretningsåret i lighed med de seneste år publiceret to almindelige numre med artikler på 36 sider pr. nummer samt et lidt større anmeldernummer. Arkivar Johnny Wøllekær, Odense Stadsarkiv, er som tidligere redaktør for Journalen, og han støttes af en redaktionsgruppe med repræsentanter både for DLF, ODA og SLA. Denne gruppe mødes én gang årligt, hvilket har vist sig at være tilstrækkeligt. Da DLF udsender væsentligt flere eksemplarer af tidsskriftet end SLA og ODA, er oplaget så stort, omkring 1.750 stk., at det ikke ligger lige for at overgå til publicering af tidsskriftet på nettet. Heldigvis.

6) Kredsmøde Den 30. april 2016 var vi 72 deltagere samlede til forårets kredsmøde i fælleslokalet på Andkærhus i Vejle. Deltagerantallet var det største til et kredsmøde i mange år. Mødet er åbent for alle arkivmedarbejdere, og det kræver ikke (trods betegnelsen ’kredsmøde’), at man er særlig udpeget af en kreds eller et arkivsamvirke. Mødet er en kærkommen lejlighed til statusopdateringer i de løbende sager, som vi i SLA’s styrelse arbejder med, og til orientering om, hvad der ellers sker af tiltag rundt omkring. Foruden en opdatering omkring kulturinstitutionernes billedaftale med Copydan blev der på kredsmødet redegjort for de fantastisk store besøgstal på Arkiv.dk. Vi når et meget større publikum end tidligere. Vi hørte ligeledes om planerne for nogle kommende funktioner og udvidelser i Arkiv.dk og for vores bagved liggende registreringsprogram Arkibas. For licenspengene kan vi klare noget af det, men større ændringer kræver hjælp udefra. På kredsmødet skete også den officielle åbning af SLA’s to nye netleksika: ArkiWiki (den gule håndbog i netudgave) og ArkibasWiki (vejledning til Arkibas 18


i netudgave). Begge dele har længe været savnet, idet tiden er løbet fra de tidligere trykte og udsendte vejledninger, og begge dele er primært resultatet af, at vi midlertidigt ansatte Else Gade Gyldenkærne til at lave to leksika (i alt tre måneders arbejde). Traditionelt er der også et fagligt / historisk foredrag i forbindelse med kredsmødet, og her havde vi denne gang fået Charlotte Appel til at berette om skolehistorie i Danmark og arbejdet med fembinds værket ”Dansk Skolehistorie”; et værk der i foråret 2016 blev kåret til Årets Historiske Bog i 2015. Dette spændende foredrag gav ikke blot en opsamling om skolens udvikling fra middelalderen og til i dag, men det gav os også indsigt i udfordringerne med at få et ensartet og nytænkt bogværk, når et forfatterteam på 12 personer skal arbejde sammen og samlet få beskrevet hele perioden.

7) Udvalg Medlemmer Siden styrelsens beretning ved generalforsamlingen i 2015 er der optaget syv ordinære medlemmer i SLA. I én kommune er fire arkiver udmeldte af foreningen, da man ønskede at samle de fire medlemskaber i ét, fordi der var ansat en kommunal arkivar. SLA’s praksis er imidlertid, belært af dårlige erfaringer, at et medlemskab dækker et lokalt arkiv med egen adresse og indsamlingsområde. Fokus er rettet på arkivet som enhed og dets drift – ikke om arkivet har fælles ledelse med naboarkivet. Organisatoriske tiltag har ingen indflydelse på et medlemskab af SLA – se bilag 2 til SLA’s vedtægter, minimumskrav, på side 50. I skrivende stund har vi 516 ordinære medlemmer – det største antal nogen sinde. To kulturelle institutioner er i perioden blevet ekstraordinære medlemmer af SLA, hvor den ene er overgået fra et ordinært medlemskab. Syv institutioner er udtrådt, herunder de tidligere landsarkiver i forbindelse med Rigsarkivets omlægning af virksomheden. I alt har SLA 36 ekstraordinære medlemmer.

19


Vi konkluderer fortsat, at den stigende interesse for slægtsforskning og Arkiv.dk ser ud til at styrke lysten til at være medlem af SLA. Samtidig har udvalget for medlemsoptagelse ved en undersøgelse kunnet konstatere, at knap 100 lokalarkiver ikke er organiseret i det nationale fællesskab, og at tiden er moden til at igangsætte opsøgende virksomhed. I et tæt samarbejde med områdernes overordnede arkivorganisationer er det derfor hensigten at optage kontakt og tilbyde nye medlemmer et gratis modulkursus, planlagt og gennemført af SLA. Initiativet er programsat til at starte i 4. kvartal d.å. Læs OmSLAget nr. 3, 2016. Udvalget for medlemsoptagelse består af Bent Vedsted Rønne (formand), Haderslev, og Hanne Hauge, SLA’s sekretariat.

Redaktionsudvalget Udvalget står for redaktionen af OmSLAget, se punkt 5. Publikationsvirksomhed og medlemsinformation side 16-17. Redaktionsudvalget består af Jørgen Thomsen (formand), Odense, Bent Vedsted Rønne, Haderslev, Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev, og Hanne Hauge, SLA’s sekretariat.

Uddannelsesudvalget Uddannelsesudvalgets opgaver er  at planlægge og gennemføre SLA’s modulopbyggede arkivuddannelse,  at rådgive kredse, arkivsamvirker og kommuner i at afholde arkivuddannelse lokalt efter SLA’s principper og retningslinjer,  at planlægge og gennemføre to kursusrækker ved SLA’s årsmøder og  at videreudvikle uddannelsesmulighederne såvel arkivfagligt som inden for de tekniske færdigheder.

20


Arkivuddannelse Arkivuddannelsen er en vigtig brik i SLA’s tilbud til medlemmerne og har til formål at øge fagligheden hos arkivernes medarbejdere. Modulkurserne er fra i år lagt i faste rammer, der skal sikre, at alle moduler tilbydes i alle landsdele i en fast rækkefølge. Dermed er det let at planlægge uddannelsen af nye medarbejdere. Se kursusplanen på hjemmesiden eller i OmSLAget nr. 1/2016. Det nyudviklede modul 0-kursus, der er en introduktion til arkivarbejdet især for bestyrelsesmedlemmer og nye medarbejdere, har vist sig at være en succes. Siden opstart af kurset i efteråret 2014 har 266 kursister deltaget på landsplan. For den samlede arkivuddannelse faldt antallet af kursusdage i beretningsåret 2015-16 til 652 dage mod 869 sidste år. Måske skyldes faldet lokalarkivernes store engagement i Arkibas5, eller måske er behovet bare ikke så stort, som det har været. Gennem årene har vi afholdt 6.064 kursusdage på arkivuddannelsen, svarende til 3.032 gennemførte modulkurser, så på mange arkiver sidder der medarbejdere, der allerede har gennemført uddannelsen. Der arbejdes stadig på at opfylde et ønske om videregående kurser; en slags overbygning til arkivuddannelsen til de arkivmedarbejdere, der ønsker mere viden. Overbygningen har fået arbejdstitlen Modul XL. Uddannelsesudvalget søger input og ønsker til kursernes indhold fra medlemmerne. Inspirationsseminaret (ERFA-dag) i maj måned skulle have fokuseret på dette emne, men måtte desværre aflyses på grund af manglende tilmeldinger, og udviklingen af det nye modul har derfor ligget i dvale hen over sommeren. Så hvis arkiverne ønsker dette overbygningsmodul, så er det med at komme ud af busken med gode ideer og ønsker, så vil udvalget gøre, hvad vi kan for at lave et kursus, der tilgodeser dem. Årsmødekurser Udvalgets største opgave er planlægning og afvikling af årsmødekurserne. Også her tager vi meget gerne imod tips om gode emner. Temaet i 2016 er netop resultatet af en opfordring fra et medlem.

21


Det tager lang tid at planlægge kurser og skaffe oplægsholdere, så arbejdet begynder kort tid efter et årsmøde er slut, og vi forsøger at have alle aftaler i hus inden sommerferien. Men selv om alle oplægsholdere er taget i ed i god tid, er der altid en risiko for afbud med kort varsel, så programmet vil altid være med forbehold. Se udsendt kursusbeskrivelse og læs artikel i OmSLAget nr. 3, 2016. Arkibas kurser og forskellige kurser i tekniske færdigheder I Arkibasregi arrangerer vi en vifte af forskellige kurser. Naturligvis kurser i Arkibas, men derudover har vi de seneste år også afholdt kurser i billedscanning og i hjemmesideprogrammet WordPress. I foråret 2015 var der fortsat godt gang i Arkibaskurserne efter konverteringen til Arkibas5 i november 2014. I løbet af foråret havde vi gradvist neddroslet opgraderingskurserne, som skulle sætte rutinerede Arkibas4-brugere i stand til hurtigt at overgå til brugen af Arkibas5, og i efteråret 2015 besluttede vi helt at udfase disse kurser, da vi vurderede, at behovet for dem ikke længere var til stede. Så i september og oktober 2015 afholdt vi de sidste to opgraderingskurser, og i stedet introducerede vi i november et nyt kursus til administratorer, hvor hele administratordelen af Arkibas skulle gennemgås. Herudover blev der afholdt ét kursus i billedscanning og ét i WordPress. I alt blev det til 11 kurser i Vejle med deltagelse af 101 kursister i efteråret 2015. I foråret 2016 valgte vi at udbyde fire undervisningsgange med vores nye administratorkursus, men det viste sig dog hurtigt, at der tilsyneladende ikke var interesse for dette kursus, da vi måtte aflyse tre af kurserne og blot afholde et kursus med kun fem deltagere. Hvorvidt den manglende interesse skyldes, at Arkibas5 er så let og intuitivt at bruge, at der ganske enkelt ikke er behov for et sådant kursus, eller om det skyldes, at arkiverne blot ikke er opmærksomme på de mange muligheder, der ligger i administrationsdelen af Arkibas5, må indtil videre stå hen i det uvisse.

22


Forårets kursussæson var generelt lidt sløv. Ud af de 16 kurser, som vi havde udbudt, måtte vi aflyse seks kurser (fire Arkibaskurser, et billedscanningskursus og et WordPress-kursus) på grund af for få eller ingen tilmeldte, og de kurser, som vi afholdt, havde vi svært ved at fylde op. Så på de 10 kurser, som blev afholdt i foråret 2016 i Vejle, havde vi kun 77 kursister. Vi afholder også decentrale kurser i samarbejde med arkivsamvirker, kredse og sammenslutninger rundt omkring i landet. I efteråret 2015 afholdt vi 10 decentrale grundkurser i Arkibas, og i foråret 2016 blev det til otte decentrale kurser – seks Arkibaskurser og to WordPress-kurser. Generelt ser det ud til, at interessen/behovet for kurser er dalende. På billedscanning- og WordPressfronten skyldes det måske, at folk nu er så fortrolige med at scanne billeder og lave hjemmesider, at behovet for disse kurser er ved at forsvinde, og på Arkibasfronten skyldes det måske, at Arkibas5 er så relativt let at benytte, også for nybegyndere, at kurser slet ikke er nødvendige. Det bliver spændende at se, hvordan ArkibasWiki, som blev lanceret sidst i april 2016, med vejledninger til Arkibas, vil påvirke behovet for Arkibaskurser i fremtiden. Heldigvis kommer vi da ind imellem på nye ideer til kurser, og derfor lancerer vi i efteråret 2016 tre nye kurser. To kurser i digitalisering af henholdsvis lyd og film og et kursus i brugen af primært Facebook, men også introduktion til andre sociale medier. Vi håber at se rigtig mange kursister til disse nye tilbud. Skulle der sidde nogle ude på arkiverne med gode ideer til nye kursustyper, så hører vi altid gerne fra jer. Store som små ønsker modtages med glæde. Decentrale og centrale planlagte modulkurser samt centrale Arkibas og andre tekniske kurser annonceres i OmSLAget samt på SLA’s hjemmeside: danskearkiver.dk. Uddannelsesudvalget består af Else Gade Gyldenkærne (formand), Doris Frederiksen, Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, Eva Schmidt, Odder, Henning Sørensen, Dragør, Birgitte Thomsen, Tønder, og fra sekretariatet Dorthe Søborg 23


Skriver og Hanne Hauge.

Indsamlingsgruppen Indsamlingsgruppens opgave er at sætte fokus på lokalarkivernes indsamling af arkivalier. Gruppen bidrager med seminarer, ideer, vejledninger, artikler o.lign. initiativer, der kan ruste arkiverne i indsamlingsarbejdet. I beretningsåret har gruppen afholdt ét møde og har desuden stået bag afviklingen af to seminarer, begge om digital indsamling på lokalarkiverne. Det første blev afholdt i Historiens Hus i Odense i marts 2016 og tiltrak over 50 deltagere, mens det andet bliver afholdt på Kulturstationen i Skørping i september 2016. På seminarerne blev/bliver der sat fokus på de udfordringer, lokalarkiverne står overfor, når det, der afleveres på arkiverne, ikke længere er papir, men digitalt. Indtryk og erfaringer fra det første seminar blev trykt i en artikel i OmSLAget 2 i 2016. Her blev der bl.a. peget på, at der er udbredt usikkerhed blandt lokalarkiverne om, hvad man må påtage sig i forhold til lovgivningen, når det drejer sig om modtagelse og opbevaring af digitale arkivalier. Indsamlingsgruppen består af Jens Åge S. Petersen (formand), Odense, Ruth Jensen, Faaborg, Erik Korr Johansen, Galten, Eva Schmidt, Odder, og Lis Vestergaard, LANA.

Materialeudvalget

Materialeudvalget opererer gennem SLA Forlag, som er den enhed under SLA, der er momsregistret, og hvor vi således kan købe og sælge varer. SLA Forlag har reelt tre udfordringer: 1) Høje transportomkostninger, 2) Løbende prisstigninger ved leverandørerne og 3) Stigende træk på budgettet.

24


SLA Forlag betaler forsendelsen fra leverandør til sekretariat, hvorfor høje transportomkostninger søges mindsket ved at opfordre arkiverne til at købe direkte ved leverandørerne, således at transporten kun afregnes én gang. Det gør så også, at løbende prisstigninger ved leverandøren afholdes af arkivet, som faktureres direkte. Beslutningen i styrelsen er kun at justere SLA’s prisliste én gang om året. Hovedleverandør af syrefri produkter er Museumstjenesten ved Viborg, som er førende på markedet, og som også leverer direkte til arkiverne. Syrefri arkivæsker i A4 og foliostørrelse kan dog også købes ved kontorservicefirmaet Lyreco, der leverer til en billigere pris, men i en dårligere kvalitet. Arkivernes indkøb af kontorartikler m.m. foregår sjældent via SLA. Arkiverne benytter sig af lokale tilbud i supermarkedet eller af SLA’s indkøbsaftale med Lyreco, hvor varer leveres omkostningsfrit og direkte fra-dag-til-dag, når bestillingen er højere end en bagatelgrænse på 200 kr. Endvidere er nogle arkiver bundet af kommunale indkøbsaftaler med udvalgte firmaer Salg af SLA CMS hjemmesidesystemet og af Microsoft produkter – se www.danskearkiver.dk, og nærmere orientering om SLA’s butiksaktiviteter læs artikel i OmSLAget nr. 3, 2016. SLA har en post i bestyrelsen for Den Erhvervsdrivende Fond Museumstjenesten – i daglig tale Museumstjenesten. Hvervet varetages af SLA’s formand for materialeudvalget, Niels Løgager Nielsen. Museumstjenesten er - som navnet siger - hovedsagelig knyttet til museumsområdet og er i mindre grad fokuseret på arkivområdet, hvilket bevirker, at bestyrelsesmøderne og generalforsamlingen ofte lægger sig i forlængelse af museernes årsmøder m.v. Eksempelvis lægges den årlige generalforsamling på Vartov i København og varer typisk 20 minutter. I fuld forståelse med Museumstjenestens daglige leder, Allan Risbo, nøjes Niels Løgager Nielsen med at få tilsendt

25


referat og dokumenter til underskrift. SLA har ingen udgifter i forbindelse med posten. Materialeudvalget består af Niels Løgager Nielsen (formand), Åby-Åbyhøj, og Hanne Hauge, SLA.

Arkivernes Dag Arkivernes Dag har sin rod i et fælles nordisk samarbejde om et fælles tema som baggrund for lokale arkivers udstillinger og særarrangementer. Den officielle dag i Danmark er den anden lørdag i november. Det nordiske samarbejde har de seneste år sovet tornerosesøvn, hvilket også var tilfældet i 2015. Emnet for arkivernes aktivitet var således frit, og plakaten, som SLA fremstillede til formålet og fremsendte til arkiverne på opfordring, var neutral. Statistikken over antal besøgende og antal deltagende arkiver de seneste fire år ser således ud: Antal deltagende arkiver

Antal besøgende

Antal besøgende i gennemsnit

2015

118 arkiver

4.334 gæster

36 gæster

2014

134 arkiver

7.305 gæster

54 gæster

2013

163 arkiver

6.344 gæster

38 gæster

2012

103 arkiver

3.742 gæster

36 gæster

og vi må konstatere, at antallet af besøgende faldt betydeligt i forhold til år 2013 og 2014 til trods for, at interessen for slægtsforskning og lokalhistorie er stigende. Vi ved også, at arkiverne det seneste 1½ år har haft fuld fokus på andre opgaver, især Arkibas5 og Arkiv.dk. Udvalget for Arkivernes Dag besluttede derfor dette forår at formulere et fælles SLA-tema, som medlemmerne kan tage håndfast fat om på baggrund af lettilgængelige historier, billeder og arkivalier, og som naturligt vil trække besøgende til arkiverne. Emnet er ”sport og idræt – en sund sjæl i et sundt legeme”, som i dette OL-år også er højaktuelt. Plakaten, 26


der er udviklet til formålet, er derfor i sportens og idrættens tegn. Sædvanlige forslag til lokal korrespondance og tips til pressen er opdateret og ligger på SLA’s hjemmeside. Arkivernes handlingsplan over for SLA – læs OmSLAget nr. 3, 2016. Udvalget for Arkivernes Dag består af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, i nært samarbejde med Hanne Hauge, SLA.

SLA’s hjemmeside og Wiki-projekt Udvalget har to arbejdsopgaver, nemlig udvikling af SLA’s hjemmeside og udvikling af Råd og vejledning. I juni 2015 blev der udarbejdet en ny handlingsplan for udviklingen af Råd og vejledning og af hjemmesiden. Råd og vejledning skulle erstattes af en wikipedia for lokalarkiverne. Dette arbejde er afsluttet i indeværende beretningsår og er omtalt mere udførligt andetsteds. På mødet blev der også lavet en handlingsplan for nyt layout og skift af hjemmeside. Det er ikke faldet på plads i indeværende år, men det er hensigten, at der skal arbejdes med dette projekt i det kommende år. Udvalget har en fast kerne, hvis medlemmer ses her nedenunder. Derudover konsulteres og bruges løbende andre kræfter i arbejdet, og her skal først og fremmest fremhæves Else Gade Gyldenkærne fra SLA´s styrelse samt Henning Sørensen fra Dragør Lokalarkiv. Wiki-projekt I efteråret og vinteren 2015/2016 blev et nyt projekt sat i søen: Et online opslagsværk med al den information, man som arkiv har brug for. Samtidig var der behov for en manual til den nye udgave af Arkibas, og de to behov blev løst med ArkiWiki og ArkibasWiki. Der blev afsat tre måneders løn til planlægning, artikelskrivning og teknisk udførelse, og begge projekter var klar til præsentation på SLA’s kredsmøde i april. 27


ArkiWiki indeholder emner om arkivdrift, registrering, bevaring, lovgivning og meget andet, og kan findes på adressen arkiwiki.dk. Manualen til Arkibas gennemgår arbejdsgangen inden for alle de forskellige registreringstyper og giver også gode tips til at gøre arbejdet lettere. Den kan ses på adressen arkibaswiki.dk. Det er tanken, at begge wiki’er skal være i konstant udvikling. Der vil derfor blive afsat tid og penge til at holde siderne ajour med aktuelle artikler. Medlemmer af udvalget: Jens Åge S. Petersen (formand), Odense, Else Gade Gyldenkærne, Bent Vedsted Rønne, Haderslev, Tove Pettersson, Haderslev, Dorthe Skriver, Arkibas, og Hanne Hauge, SLA’s sekretariat. Jens Willumsen fra Nr. Lyndelse Lokalarkiv, som har været med i udvalgets arbejde fra starten, udtrådte i 2015.

8) SLA’s andre repræsentationer Landsforeningen til bevaring af Foto og Film SLA har en fast post i Landsforeningen til bevaring af Foto og Film. Hvervet varetages af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj, der også er foreningens kasserer. Møderne foregår som oftest i København, og funktionen belaster ikke SLA's økonomi. Udpeget for SLA er Niels Løgager Nielsen. Åby-Åbyhøj.

Brugerrådet ved Rigsarkivet i Viborg SLA har en fast post i Brugerrådet ved Rigsarkivet i Viborg. Hvervet varetages af Niels Løgager Nielsen, Åby-Åbyhøj. Der afholdes typisk to møder om året, hvor der orienteres om "Rigets almindelige tilstand", og hvor evt. kritikpunkter drøftes.

28


Udpeget for SLA er Niels Løgager Nielsen. Åby-Åbyhøj.

SLA er desuden repræsenteret i:  Dansk Historisk Fællesråd ved Leif Juul Pedersen, Skanderborg  K-udvalget (et samarbejdsorgan mellem Statens Arkiver, Kommunernes Landsforening og de kommunale arkiver) ved Jørgen Thomsen, Odense Stadsarkiv  Kildeindtastningsprojektet ved Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev  ArkivalierOnlines Brugerråd ved Svend-Erik Christiansen, Brabrand-Årslev

9. Sekretariat SLA har fire medarbejdere, hvoraf to er fuldtidsansatte, Hanne Hauge og Dorthe Søborg Skriver. Hanne Hauge er som sekretariatsfuldmægtig den, som medlemmerne oftest vil møde ved henvendelser, der ikke vedrører Arkibas. Hun deltager bl.a. i styrelsens og forretningsudvalgets møder, er stærkt involveret i tilrettelæggelsen af kurser og årsmøde og varetager desuden en bred vifte af sekretariatsforretninger, jfr. i øvrigt ovenfor. Dorthe Søborg Skriver er fra 2013 direktør for det anpartsselskab, som Arkibas drives gennem. Hun er medlemmerne bekendt gennem talrige Arkibas-kurser, ligesom hun har forestået udviklingen af SLA’s CMS hjemmesidesystem, beregnet på mindre arkiver uden egen hjemmeside, eller som har et uaktuelt produkt på dette område. Siden sin ansættelse har hun også fungeret som projektleder på Arkibas-udviklingsprojektet, og hun er også den, der tager imod forespørgsler omkring driften af Arkibas på sekretariatet.

29


Herudover har Mette Holm fra efteråret 2015 været deltidsansat bogholder med ca. 8 timer pr. uge. Hun sørger for den løbende bogføring, således at der altid er ajourførte økonomirapporter til rådighed på styrelsesmøder og forretningsudvalgsmøder og bestyrelsesmøder i Arkibas. Mette står nu også for bogføringen af ODA’s regnskab, jfr. den indgåede aftale herom. Fra 1.9.2015 beskæftiger SLA også kontorassistent Berit Brorly på sekretariatet med 32 timer pr. uge. Hendes primære opgave er bl.a. at ajourføre den elektroniske arkivvejviser samt at forestå faktureringer. Hun har desuden bistået i forbindelse med de mange kursusaktiviteter (også for Arkibas ApS) og varetaget bestillinger og forsendelser af butiksprodukter. Endelig har hun stået for indsamlingen af de mange oplysninger til kulturstatistikken, som Rigsarkivet på vegne af Kulturministeriet har udbedt sig. I snart 10 år har sekretariatet haft til huse i Andkærhus i Vejles sydlige udkant, tæt ved motorvejsnettet og centralt placeret i landet, set i relation til SLA’s medlemskreds. Efter en intern omflytning i huset har vi fra sommeren 2010 haft bedre lokaler end hidtil til sekretariatets drift og Arkibas-selskabet, og da der samtidig er gode parkeringsmuligheder og i øvrigt gode vilkår for afholdelse af kurser og møder, finder styrelsen lejemålet passende. En nylig undersøgelse af markedet viste, at huslejen er sammenlignelig med andre tilsvarende lejemål i området. Styrelsen vil ved afslutningen af den skriftlige beretning og i lighed med tidligere gerne rette en varm tak til alle sekretariatets medarbejdere for en koncentreret og helhjertet indsats i det forløbne år!

Styrelsen Sammenslutningen af Lokalarkiver

30


1 31


33


Sammenslutningen af Lokalarkiver Kontingentsatser 2016 Kontingentsatserne for 2016 steg 2% efter to år med en ekstraordinær stigning på 5%. Kontingentsatserne for 2016 ser således ud: Op til 5.000 indbyggere 1.209 kr.

40-50.000 indbyggere

7.243 kr.

5-10.000 indbyggere

1.977 kr.

50-60.000 indbyggere

8.561 kr.

10-15.000 indbyggere

2.636 kr.

60-70.000 indbyggere

9.997 kr.

15-20.000 indbyggere

3.296 kr.

70-80.000 indbyggere

11.195 kr.

20-30.000 indbyggere

4.610 kr.

80-90.000 indbyggere

12.510 kr.

30-40.000 indbyggere

5.928 kr.

Over 90.000 indbyggere 13.169 kr.

34


35


36


2016 strategi- og arbejdsplan Sammenslutningen af Lokalarkiver SLA skal arbejde for:  en lovgivning, der kan sikre, at arbejdet med den lokale, arkivalske (analoge og digitale) del af kulturarven får sin berettigede plads i det samlede nationale arkivlandskab og på længere sigt i en bred lov om kulturarven  en økonomisk anerkendelse af lokal- og stadsarkivernes arbejde i form af en permanent plads på finansloven  oprettelse af et kommune- eller stadsarkiv inden for hver af de nye kommuner  at sikre det bredest mulige samarbejde mellem lokal- og stadsarkiver - blandt andet lokalt gennem arkivsamvirker og regionalt gennem kredse (til dels i de gamle amtsområder, til dels i større geografiske områder)  at sikre det bredest mulige samarbejde (evt. gennem en sammenslutning) med Organisationen Danske Arkiver (ODA), herunder også ved fælles opgaveløsninger  at styrke den brede rekruttering af både ansatte og frivillige til arbejdet på lokal- og stadsarkiverne  en struktureret indsamlingspolitik for alle typer af materiale, herunder også IT-arkivalier, samt kendskab til hensigtsmæssige udvælgelseskriterier for bevaring og kassation  bedst mulig sikring af det indsamlede materiale, blandt andet gennem forbedrede lokale- og magasinforhold, bedre kendskab til konservering og øget digitalisering af samlinger  en fortsat udbredelse og løbende udvikling af registreringssystemet Arkibas og Arkiv.dk  en styrket indsats for tilgængeliggørelse, forskning og formidling af materiale i lokal- og stadsarkivernes samlinger 37


 en fortsat indsats for at styrke arkivlederes og arkivmedarbejderes uddannelse og derigennem af arkivernes faglige kompetence  en fortsat kvalitetssikring af arkiverne, bl.a. gennem fastsatte minimumskrav

 at der i størst muligt omfang hentes inspiration gennem samarbejde med andre institutioner og organisationer inden for kulturarvsområdet, herunder også med Rigsarkivet og med andre af de kulturbevarende institutioner i Privatarkivudvalget, gennem ABM-samarbejde generelt og gennem samarbejde på internationalt (nordisk) plan. Endelig skal SLA som medlemsorganisation fremme disse mål gennem kurser, seminarer, medlemsinformation, publikationer, fælles indkøbsordninger, (deltagelse i) fælleskampagner og projekter samt informationsvirksomhed, rettet mod Kulturministeriet, de politiske partier, Kommunernes Landsforening, beslægtede organisationer og over for offentligheden bredt. Arbejdsplan 2016 SLA skal i indeværende foreningsår inden for de foreliggende økonomiske og arbejdsmæssige ressourcer arbejde for virkeliggørelsen af ovennævnte målsætninger, bl.a. ved:  synliggørelse af SLA som den brede arkivorganisation og i samarbejde med ODA af lokal- og stadsarkiverne generelt ved kontakt til Folketingets kulturordførere, Kulturministeriet og Kommunernes Landsforening  mindst to besøg på medlemsarkiver af kulturordførere eller kulturminister pr. år  særskilt arbejde for at øge det årlige tilskud til SLA’s virksomhed i almindelighed og herunder også til regionalt konsulentarbejde (til dels som erstatning for de midler, som tidligere bevilgedes af visse amter som tilskud til kredsenes og konsulenternes arbejde)  udsendelse af nyhedsbreve til medlemmerne pr. mail efter behov 38


 udgivelse af OmSLAget med mindst fire numre pr. årgang i størst muligt samarbejde med ODA  udsendelse af ét nummer af OmSLAget hvert år til medlemmerne af Folketingets Kulturudvalg, til medlemmerne af de kommunale kulturudvalg og til relevante personer i kommunernes kulturadministration  udgivelse af Journalen i samarbejde med Dansk Lokalhistorisk Forening og ODA med mindst tre numre pr. årgang  udsendelse af mindst fire pressemeddelelser pr. år med relevante emner fra lokal- og stadsarkivernes verden (herunder nyt fra Arkibas og evt. eksempler på "den gode historie" fra enkelte arkiver – andre eksempler: Arkivernes Dag, kulturstatistik, årsmøde)  rådgivning til arkiver i kommuner, hvor der lokalt ønskes oprettet arkivsamvirker  deltagelse i relevante udvalg og arbejdsgrupper, f.eks. omkring udnyttelse af lokalarkivernes samlinger af film og billeder og omkring samarbejdsprojekter som Arkivernes Dag  afholdelse af et til to seminarer med emner inden for indsamlingsområdet  forberedelse og afholdelse af årsmøde  forberedelse og afholdelse af kredsmøde  forberedelse af en fællesnordisk konference om indsamling, registrering og formidling af materiale fra arkivernes samlinger  gennem uddannelsesudvalget til stadighed at sørge for ajourføring af arkivuddannelsens enkelte elementer  udbud af arkivuddannelsen med mindst ét kursus i hvert modul hvert år og med en geografisk spredning i udbuddet. Derudover tilbydes assistance til kredse, arkivsamvirker og kommuner, der ønsker selv at afholde modulkurser

39


 udbud af Arkibaskurser både centralt og decentralt med en tilstræbt geografisk spredning i udbuddet (i samarbejde med kredse, arkivsamvirker og kommuner, der ønsker noget sådant)  udbud af digitaliseringskurser med en tilstræbt geografisk spredning i udbuddet (i samarbejde med kredse, arkivsamvirker og kommuner, der ønsker noget sådant)  i samarbejde med Rigsarkivet at udbrede kendskabet til værktøjer til brug ved indsamling af private elektroniske arkivalier, herunder også at uddanne egne instruktører til arbejdet  årlig opgørelse af det antal kursusdeltagerdage, som SLA forestår, både inden for arkivuddannelsen og inden for Arkibas-området, og som SLA yder tilskud til i kredse og arkivsamvirker  indsamling af oplysninger til udarbejdelse af årlig kulturstatistik i samarbejde med ODA til Kulturministeriet med vægt på en høj svarprocent  deltagelse i nordisk samarbejde om Arkivernes Dag og udarbejdelse af materialer til brug for medlemsarkivernes deltagelse i markeringen af dagen samt koordination i samme forbindelse  udvikling af sekretariatet som rådgivnings- og serviceplatform for medlemsarkiverne bl.a. gennem videreuddannelse af medarbejderne  udbredelse af kendskabet til gode forsikringsforhold for arkiverne  udvikling af SLA's hjemmeside  udarbejdelse af en let tilgængelig vejledning om ophavsret til billeder og film, ikke mindst i forbindelse med tilgængeliggørelsen af disse materialetyper på internettet  forhandlinger vedr. ophavsret til materiale, som arkiverne ønsker at tilgængeliggøre på internettet  formidling af tilbud om konservatorbesøg i medlemsarkiverne

40


 udbredelse af kendskabet til licensordningerne for Arkibas og dermed af mulighederne for at blive tilsluttet ordningerne  udvikling af en lokal løsning til erstatning for Mini-Arkibas i tilknytning til Arkiv.dk og udvikling af et bestillings- og magasinmodul til Arkibas samt en kildeviser til Arkiv.dk. Seneste Ìndringer august 2016

41


Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver

§ 1 Navn Foreningens navn er Sammenslutningen af Lokalarkiver, herefter kaldet SLA. § 2 Formål Stk. 1 SLA’s formål er at understøtte medlemmernes bestræbelser for at indsamle, bevare, forske i og formidle den arkivalske kulturarv, såvel af privat som offentlig oprindelse. Stk. 2 SLA skal arbejde for at styrke arkivernes kulturpolitiske placering samt fremme arkivernes fortsatte faglige udvikling og kompetence. Stk. 3 SLA arbejder for, at der i hver kommune findes et offentligt arkiv i arkivlovens forstand. Stk. 4 SLA arbejder for, at der i hver kommune findes et arkivsamvirke, for så vidt der findes mere end ét lokalarkiv i kommunen. Stk. 5 Formålet søges bl.a. opnået ved: 1) at repræsentere medlemmerne i arkivpolitiske spørgsmål samt over for myndigheder i alle principielle og praktiske spørgsmål 2) at samarbejde med andre organisationer og institutioner med beslægtede arbejds- og interesseområder, herunder det statslige arkivvæsen og udenlandske organisationer

42


3) at videreudvikle arkiver som aktive institutioner i samfundet, påvirke den politiske debat og fremme arkivernes interesser i forhold til offentlige myndigheder 4) at udvikle fælles registreringssystemer samt arrangere fælles faglige kurser og konferencer 5) at drive SLA Forlag og gennem ejerskab af Arkibas ApS at tilvejebringe et fælles edb-baseret registreringssystem. § 3 Medlemmer Stk. 1 Som ordinære medlemmer optages offentligt tilgængelige arkiver og samlinger med arkivalsk og andet dokumentationsmateriale vedrørende et specifikt geografisk område, og som opfylder de i bilag 1 opstillede minimumskrav til arkivdrift. Stk. 2. Som ekstraordinære medlemmer kan optages andre typer arkiver, institutioner og samlinger, der arbejder med indsamling og formidling af materiale af historisk interesse. Ekstraordinære medlemmer betaler klasse 1-kontingent (jfr. bilag 2) og har samme rettigheder og adgang til de tjenesteydelser, organisationen leverer, som de ordinære medlemmer. Ekstraordinære medlemmer har ikke stemmeret. Stk. 3 Ansøgning om såvel ordinært som ekstraordinært medlemskab behandles af SLA’s styrelse efter samråd med relevante parter (kredse og/eller arkivsamvirker). Afgørelser vedrørende medlemsoptagelser kan indankes til generalforsamlingens afgørelse. Stk. 4 Udmeldelse finder sted skriftligt til SLA’s formand med to måneders varsel til regnskabsårets udgang. 43


Stk. 5 Et medlem, som handler til skade for SLA, kan efter beslutning i styrelsen og efter forudgående skriftlig begrundelse og advarsel ekskluderes. Eksklusionen kan, med opsættende virkning, inden 30 dage ankes til afgørelse på den førstkommende generalforsamling. Stk. 6 Et medlem, der ikke opfylder minimumskravene til arkivdrift, kan efter beslutning i styrelsen og efter forudgående skriftlig begrundelse og advarsel ekskluderes med virkning fra følgende regnskabsår. Stk. 7 Medlemmer, der trods påkrav ikke betaler forfaldent kontingent, slettes som medlem uden videre fra det pågældende regnskabsårs udløb. Eksklusion eller slettelse på grund af kontingentrestance fritager ikke for kontingentforpligtelse i det regnskabsår, i hvilket eksklusionen finder sted. § 4 Organisation og regnskab Stk. 1 SLA ledes af en styrelse på syv personer, som vælges for to år ad gangen. Heraf vælges de fire i ulige år, de tre i lige år. Der vælges to suppleanter, en 1. suppleant og en 2. suppleant, som begge er på valg hvert år. Suppleanterne kan inviteres til at deltage i styrelsesmøder uden stemmeret. SKA’s formand deltager i SLA’s styrelsesmøder. Stk. 2 Styrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer. Styrelsen nedsætter et forretningsudvalg bestående af de tre nævnte styrelsesmedlemmer. Styrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Der føres referat over styrelsens møder. Stk. 3 SLA’s medlemmer kan danne kredse, typisk inden for et af de tidligere amter eller de nuværende regioner. 44


Stk. 4 SLA’s medlemmer kan indgå i arkivsamvirker inden for den kommune, de har hjemsted i. Det står arkiverne og arkivsamvirkerne frit for at organisere sig i kredse eller netværk, der kan varetage organisering af kursusvirksomhed og andet af fælles interesse i et defineret område. Stk. 5 Stads- og kommunearkiver, som er offentlige arkiver efter arkivloven, herefter kaldet § 7 arkiver, danner, udover at være ordinære medlemmer af SLA, Sammenslutningen af Kommunearkiver, SKA, hvis virke udøves i henhold til vedtægter, der vedtages af SKA selv og godkendes af SLA. SLA’s formand deltager i SKA’s bestyrelsesmøder. Stk. 6 SLA udarbejder årlige arbejdsplaner. Stk. 7 SLA tegnes af formanden sammen med kassereren eller af formanden og to styrelsesmedlemmer i forening. Ved optagelse af lån eller lignende større økonomiske dispositioner, kræves dog underskrift af samtlige styrelsesmedlemmer. Stk. 8 SLA’s regnskab revideres af en generalforsamlingsvalgt, offentligt godkendt revisor. Desuden revideres regnskabet af to kritiske revisorer, der også vælges på generalforsamlingen. Disse vælges for to år, således at en afgår hvert år. Der vælges en revisorsuppleant hvert år. Stk. 9 SLA’s medlemmer betaler et kontingent. I disse vedtægters bilag 2 fastlægges sammenhængen mellem indbyggertal, kontingentklasse og stemmeantal. Størrelsen af kontingentet fastsættes på generalforsamlingen efter forslag fra styrelsen.

45


Stk. 10 SLA’s regnskab føres af SLA’s sekretariat efter nærmere aftale med den af styrelsen valgte kasserer. Stk. 11 Regnskabsåret er kalenderåret. Stk. 12 SLA hæfter kun med sin formue. § 5 Generalforsamling Stk. 1 Generalforsamlingen er SLA’s højeste myndighed, jf. dog § 5 stk. 8. Bilag 2 til vedtægterne definerer, hvor mange stemmer det enkelte medlem har på generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling holdes hvert år i september/oktober. Stk. 2 Generalforsamlinger skal indkaldes med mindst seks ugers varsel ved skriftlig meddelelse (pr. brev eller mail) til medlemmerne, ledsaget af dagsorden. Til den ordinære generalforsamling skal styrelsens beretning, revideret regnskab og styrelsens eventuelle kandidatforslag til valg udsendes til medlemmerne pr. brev, så det er dem i hænde senest fire uger før generalforsamlingens afholdelse. Stk. 3 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter: 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Valg af dirigent Godkendelse af forretningsorden for generalforsamlingens afholdelse Forelæggelse og godkendelse af beretning Forelæggelse og godkendelse af regnskab Indkomne forslag Budget for det kommende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent 46


7) Valg  Tre, henholdsvis fire styrelsesmedlemmer og to suppleanter  En offentligt godkendt revisor  En af to kritiske revisorer  En revisorsuppleant 8) Eventuelt Stk. 4 Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, herunder forslag til vedtægtsændringer, skal være formanden i hænde senest fire uger forinden og udsendes til medlemmerne senest tre uger før den berammede dato for generalforsamlingens afholdelse. Stk. 5 Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af styrelsen. Ekstraordinær generalforsamling kan desuden indkaldes, såfremt en femtedel af de ordinære medlemmer begærer dette, ledsaget af motiveret dagsorden. Styrelsen skal herefter foranstalte den ekstraordinære generalforsamling afholdt senest syv uger efter begæringens modtagelse. Stk. 6 Ændringer i vedtægterne kan vedtages på generalforsamlingen med almindeligt stemmeflertal, når mindst halvdelen af stemmerne er repræsenteret, eller når 2/3 af de fremmødte stemmer, stemmer herfor. Stk. 7 Valgbare er personer, der er tilknyttet et ordinært medlem og fungerer som aktiv medarbejder, leder eller bestyrelsesmedlem. Stk. 8 Afgørelser, dog ikke valg jf. § 5, stk. 3, truffet på generalforsamlingen, skal sendes til urafstemning, såfremt 1/4 af de fremmødte stemmer begærer det. Begæringen skal fremsættes inden generalforsamlingens afslutning, og afstemningen skal være afsluttet inden otte uger efter begæringens fremsættelse.

47


§9 Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. § 6 Kredsmødet Stk. 1 Mindst en gang årligt indkalder styrelsen repræsentanter for sammenslutningens kredse og arkivsamvirker til møde. Herudover kan repræsentanter for de enkelte medlemsarkiver deltage. På disse møder forelægges og drøftes væsentlige spørgsmål vedrørende sammenslutningens arbejde og organisation. Stk. 2 Kredsmødet kan vedtage henstillinger og anbefalinger til styrelsen. Stk. 3 Kredsmødet kan nedsætte udvalg til at behandle særlige spørgsmål. SLA’s styrelse skal udpege mindst én repræsentant til hvert udvalg. Ved nedsættelse af udvalg skal disse gives et kommissorium. § 7 Udvalg Stk. 1 Styrelsen kan nedsætte udvalg til behandling af særlige sagsområder. Udvalgene beskikkes normalt for et kalenderår af gangen, og udvalgenes kommissorium og forretningsorden fastsættes af styrelsen. § 8 Sekretariat Stk. 1 Sammenslutningens daglige arbejde udføres af sammenslutningens sekretariat. Forretningsudvalget foretager ansættelse og afskedigelse af sekretariatets medarbejdere og fastsætter arbejdsfordelingen mellem medarbejderne, idet det endelige regnskabsmæssige ansvar dog påhviler styrelsen/kasseren.

48


Stk. 2 Formanden fører tilsyn med sekretariatet og drager omsorg for, at de af generalforsamlingen eller styrelsen trufne beslutninger bringes til udførelse. § 9 Opløsning Stk. 1. SLA kan opløses ved vedtagelse på to på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst seks og højst otte ugers mellemrum. På den første af disse kræves det, at 2/3 af de fremmødte stemmer herfor. På den anden kræves blot almindeligt flertal af de fremmødte stemmer. Ved opløsning skal generalforsamlingen tage beslutning om anvendelse og anbringelse af SLA’s midler og arkiv. Således vedtaget den 6. oktober 2012 til ikrafttræden fra dato.

49


Bilag 1 til Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver Minimumskravene til arkivdrift:  At arkivet indsamler arkivalier m.v. i sit specifikke lokalområde. Det tilstræbes, at arkiver kun har sammenfaldende dækningsområder efter gensidig aftale mellem arkiverne.  At arkivets samlingers forbliven i offentlig eje garanteres.  At der er offentlig adgang til arkivet i en månedlig, bekendtgjort åbningstid.  At brug af samlingerne sker under opsyn, således at gældende tilgængelighedsregler og lovgivning overholdes.  At arkivet sørger for en god arkivmæssig opbevaring samt en forsvarlig journalisering og registrering af materialet.  At det af vedtægter eller arbejdsgrundlag klart fremgår, hvem der har ansvaret for arkivets drift.  At arkivet årligt indberetter statistiske oplysninger   At personer, der tiltræder som arkivleder efter 1. januar 2007, inden for en periode på fire år gennemgår en af SLA godkendt grunduddannelse. Generalforsamlingen den 13. september 2003 vedtog endvidere følgende:  Det anbefales arkiverne, at de holder åbent mindst en gang hver uge.

50


Bilag 2 til Vedtægter for Sammenslutningen af Lokalarkiver Beregning af kontingent til SLA er baseret på indbyggertallet i medlemsarkivets definerede dækningsområde. På baggrund af indbyggertallet indplaceres hvert medlemsarkiv i én af 12 kontingentklasser. Et medlemsarkivs stemmeantal er baseret på den kontingentklasse, medlemsarkivet er indplaceret i. Kontingent-

Antal indbyggere i dæk-

Antal stemmer pr.

klasse

ningsområde

medlemsarkiv

Klasse 1

Op til 5.000 indbyggere

1 stemme

Klasse 2

5.-10.000 indbyggere

1 stemme

Klasse 3

10.-15.000 indbyggere

2 stemmer

Klasse 4

15.-20.000 indbyggere

2 stemmer

Klasse 5

20.-30.000 indbyggere

3 stemmer

Klasse 6

30.- 40.000 indbyggere

3 stemmer

Klasse 7

40.-50.000 indbyggere

4 stemmer

Klasse 8

50.-60.000 indbyggere

4 stemmer

Klasse 9

60.-70.000 indbyggere

5 stemmer

Klasse 10

70.-80.000 indbyggere

5 stemmer

Klasse 11

80.-90.000 indbyggere

6 stemmer

Klasse 12

Over 90.000 indbyggere

6 stemmer

Beregningsgrundlaget (indbyggertallet i et medlemsarkivs dækningsområde) baseres på oplysninger fra Danmarks Statistik. Som grundlag for opkrævning af kontingent og fastsættelse af stemmetal i 2007 anvendes indbyggertallet, jfr. Danmarks Statistik pr. 1. januar 2007. Herefter ajourføres beregningsgrundlaget hvert andet år. 51


Hotel Park Viaduktvej 28 – Middelfart Tlf.: 6343 6363 – e-mail: park@millinghotels.dk

52

Årsberetning 2015/16 - Sammenslutningen af Lokalarkiver  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you