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OFICINAS

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Te n d e n c i a s e n l o s e s p a c i o s d e t r a b a j o .

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Mercado Inmobiliario de Oficinas Julio 2013: Tendencias en los espacios de trabajo.

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Editorial. Nuevas tendencias en los espacios de trabajo. Hoy en el mundo hay una reformulación del ideal de lo que deben ser los espacios de trabajo; de la mano de los start-ups digitales llegó una nueva concepción de los lugares o estaciones de trabajo, la flexibilidad de los espacios y horarios que dejan atrás las oficinas de puertas cerradas. El WiFi ha revolucionado el trabajo de escritorio como nunca antes. No es raro encontrar oficinas no ya de espacio abierto solamente, sino las que incorporan salas recreativas o de juegos. Clases de yoga y masajes han hecho su aparición en el mundo corporativo para estimular el bienestar laboral. Cocinas y refrigerios compiten con los servidores en estos nuevos formatos, la idea de que uno pasa más tiempo en la oficina que en su hogar ha generado estos cambios. Esto también se refleja en las ubicaciones físicas de las oficinas que han migrado del centro a la periferia y del concreto a los Green buildings. Para compartir estas nuevas tendencias hemos realizado interesantes entrevistas que desarrollan este tema y las principales consideraciones a la hora de mudarse. Presentamos un newsletter con nuevos vientos en oficinas, para no dejarlo pasar.

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Nota. Cambia la forma de concebir el ambiente de trabajo. Hoy asistimos a cambios radicales en el modo de concebir los ambientes de trabajo. El espacio se adapta al cambio y se hace flexible. El típico cubículo da paso a planos de trabajo compartido, paneles más bajos o inexistentes y áreas de relax y esparcimiento. Las salas de reuniones están equipadas con modernas tecnologías que permiten conectarse con el resto del mundo en forma instantánea. Los espacios de archivo se reducen, ya que mucha información es almacenada en medios digitales. La oficina se hace más cálida, contempla distintas actividades a lo largo del día y busca que su gente se sienta “como en casa”. Al programa de necesidades básico, se agregan otros usos menos característicos de la oficina tradicional, como gimnasios, vestuarios, áreas gastronómicas, estudios de audio y video, bibliotecas. El trabajo en equipo se extiende a todas las áreas de actividad. Para dar soporte a esta interacción, surgen nuevas plataformas colaborativas basadas en Internet. >>

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La experiencia laboral cambia, se potencia en el encuentro espontáneo y el intercambio con personas de otros equipos fuera de una sala de reuniones convencional. Este nuevo paradigma es sin dudas disruptivo e implica una concepción en donde lo que prevalece es la capacidad de compartir, de colaborar y de construir un conocimiento en forma colectiva. Conocimiento que se encuentre disponible y accesible, sin trabas, para todos los integrantes de la comunidad laboral. Ejes del cambio

Podemos ver que existen cinco tendencias externas que están redefiniendo la forma en la que entendemos el trabajo y la oficina como su ámbito de desarrollo: Demografía, Tecnología, Globalización, Cultura y Sustentabilidad. Demografía En las urbes colapsadas de hoy, viajar de un lugar a otro en ciertos horarios es prácticamente imposible. Cuando trasladarse a la oficina demande horas, un cambio radical en la forma en la que trabajamos será imprescindible. El trabajo virtual será un hecho en la vida de la mayoría de las personas y los límites entre su vida profesional, familiar y social se irán desdibujando. El trabajo se realizará cada vez más en “terceros lugares “entre la casa y la oficina. Un nuevo set de espacios en estaciones de transporte, bares, hoteles, bibliotecas, clubes y oficinas satélites, estará disponible. La oficina, tal como la concebimos hoy, se irá reduciendo para convertirse en el lugar destinado al trabajo colaborativo, la interacción y la coordinación con el equipo. Tecnología Más allá de lo innovadoras o no que sean las compañías, lo cierto es que las personas han adoptado las ventajas que la tecnología les ofrece, y las usan para su propia comodidad y conveniencia. Nuevos equipos, desde tablets hasta teléfonos inteligentes, nos permiten hacer uso de todo el poder de la informática. En los próximos años, el acceso a los datos será instantáneo y prácticamente infinito. Entonces no se tratará ya de tener la información, sino de saber qué hacer con ella, para pasar de la economía de la información a la economía del conocimiento.

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Globalización La tendencia hacia el gerenciamiento remoto no se restringe solamente a las grandes empresas multinacionales. Tener todos los departamentos de la empresa en una única locación física ya no es la única forma de proveer servicios. Los modelos de offshoring (deslocalización de servicios) y outsourcing (tercerización de servicios) han permitido a muchas empresas cambiar sus procesos organizacionales, para reducir costos e incrementar la productividad. Hoy, los centros donde la producción y los servicios son más convenientes, pueden estar tan conectados con las otras áreas de la empresa como si estuvieran solo un piso más abajo. Cultura Otro impacto en los espacios de trabajo está dado por los cambios sociales en cuanto a la diversidad de edad, sexo y niveles de educación que conviven bajo un mismo techo. La mayoría de las personas que hoy tiene menos de 25 años, ha venido utilizando en sus casas muchas de la tecnologías disponibles: Facebook, Twitter, Skype, Youtube. Pero cuando llegan a su trabajo descubren que las comunicaciones están prácticamente restringidas al uso del e-mail, que las redes sociales están bloqueadas y que los foros de discusión están confinados a la cafetería. Por otra parte, palabras tan cotidianas como crisis, downsizing, fusión, recorte de gastos y tercerización, han roto el viejo paradigma de “trabajo para toda la vida”. Esto se refleja en la actitud de los empleados hacia la empresa, donde la lealtad a la organización da paso a la posibilidad de manejar un plan de carrera propio e independiente de la corporación. El trabajo, entonces, necesitará ser flexible, móvil, virtual, autosuficiente, basado en la confianza y orientado a resultados. Captar, motivar y retener a los talentos, es una de las claves que será necesario profundizar para acceder al éxito en los negocios del nuevo siglo. Sustentabilidad y RSE La tendencia green ha llegado para quedarse. La gente en general tiene cada vez mayor conciencia medioambiental y las empresas se han hecho eco de esta demanda, incorporando políticas activas en cuanto a la responsabilidad social empresaria que les compete en este aspecto. En los espacios de trabajo, esta tendencia implica la utilización de materiales reciclables, reducción en el consumo de agua, energía y papel, aprovechamiento de la luz solar y la ventilación natural y clasificación de residuos.

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Ayer y hoy. Características de la nueva oficina. Espacios multifuncionales

El espacio de la oficina es costoso y en muchos casos escaso. La posibilidad de albergar distintos usos en distintas horas del día en un mismo ambiente, es un atributo muy apreciado por las organizaciones de hoy. Espacios que pueden funcionar como despachos privados o salas de reuniones, cafeterías que faciliten reuniones informales, circulaciones amplias donde estacionarse para intercambiar unas palabras sin entorpecer la circulación, salas de reuniones con mobiliario componible que les permitan transformarse en áreas de capacitación, comedores que puedan funcionar como salón de eventos, son unos pocos ejemplos de lo que significa este tipo de ambiente mutante conocido como “oficina flexible”. Espacios no jerárquicos Escritorios vacíos y falta de lugares de reunión, conviven en una perfecta foto del actual estado en la mayoría de oficinas. Cuanto más alto el cargo, más grande es el despacho y más horas se encuentra vacío. >>

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No se trata necesariamente de reducir espacios, pero sí de redistribuirlos. En los nuevos espacios de trabajo, las jerarquías se diluyen en espacios más abiertos y transparentes. De esta manera se posibilita la creación de puestos dedicados, posiciones para estadías cortas y estadías largas, zonas de silencio donde hacer trabajo de concentración, cabinas telefónicas para llamadas privadas, salas de reuniones formales, áreas de reuniones informales, sectores de descanso, de brainstorming, de juego, por solo nombrar algunas de las tantas posibilidades. Estimulantes y creativos Para las organizaciones que invierten en edificios que responden a las nuevas reglas, un punto importante es promover, a través del espacio físico, el trabajo creativo y colaborativo de las personas. Algunas empresas se han arriesgado más allá introduciendo zonas como bares, salas de relax, salas de siesta y áreas de juego, para crear un ambiente más amigable y divertido. En estos lugares, la gente se siente mucho más relajada, lo que favorece la comunicación y el intercambio de ideas, creando una cultura de colaboración e innovación.

AYER División Oficinas | Centro: 4114-1000 | Zona Norte: 4719-9000

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Entrevista. Algunas claves para una mudanza corporativa exitosa. Víctor Feingold, Presidente Ejecutivo de Contract, empresa líder en arquitectura corporativa, detalla cuáles son las claves que se deben tener en cuenta cuando se piensa en la relocalización de oficinas.

L.J.R.: ¿Cuántos metros cuadrados se necesitan? V.F.: Hay que tener en cuenta que cada planta de oficinas tiene distintos rendimientos de acuerdo a su geometría, cantidad de columnas, modulación, instalaciones y perímetro de ventana, entre otras variables. En definitiva, cada metro cuadrado puede ser mucho más rendidor en una alternativa que en otra, sin sacrificar comodidad. Cualquier profesional especialista en el tema podrá estimar, con el programa de necesidades y de acuerdo a los ratios usuales, el metraje teórico de la nueva oficina para enfocar la búsqueda inmobiliaria. El nuevo espacio de trabajo debería ser útil por varios años, de manera que no olvide incorporar la variable de crecimiento a la estimación de superficie. >>

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L.J.R.: ¿A dónde mudarse? V.F.: Es muy sencillo realizar una matriz de evaluación incorporando los criterios importantes de la compañía a la hora de decidir la locación. Las variables más usuales son: la ubicación de los clientes, el lugar de vivienda de los empleados, la ubicación de los proveedores, servicios con que cuenta la zona, medios de transporte, etc. En cuanto al edificio, es importante ponderar la cantidad de estacionamientos, la seguridad de la zona y la imagen que aportará a la empresa.

L.J.R.: ¿Cuánto cuesta mudar una empresa? Víctor Feingold: Está comprobado que una exhaustiva planificación estratégica, desde el momento de la búsqueda del nuevo inmueble hasta la mudanza final (incluyendo el proyecto arquitectónico, la obra y el equipamiento) permite hacer una evaluación certera y evita la aparición de gastos inesperados. De esta forma se pueden tomar las mejores decisiones tempranamente, optimizando los recursos, reduciendo gastos innecesarios y minimizando los imponderables. >>

Evolución: Costo de equipamiento Según índice de Contract

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Se supone una planta de 700 m2 con las siguientes condiciones de entrega: TIPO 1: Estándar básico - Tabiques divisores simples en placa de roca de yeso; con aislación liviana. - Tabique de frentes vidriados, en cristal float de 10 mm con perfilería de aluminio. - Puertas placa simples, enchapadas en melamina. - Alfombra en rollo. - Pisos flotantes, en terminación melamínica. - Cableado estructurado Cat 5 e (AMP) , con terminación de periscopio ( Puesto operativo Tipo:1Voz+1Datos+2 de 220 volt Normal+2 de 220 volt a Estabilizar). - Equipamiento operativo de paneles divisores y tapas de apoyo ergonométricas. TIPO 2: Estándar Superior - Tabiques divisores simples en placa de roca de yeso; con aislación pesada. - Tabique de frentes vidriados, en sistema modular (mod. Quadra) con perfilería de aluminio y cristales laminados (3+ 3 mm). - Puertas placa simples, enchapadas en madera. - Alfombra en baldosas modulares (600x 600 mm) Mod. Interface Floor. - Pisos flotantes, en terminación melamínica. Alto transito. - Cableado estructurado Cat 6 XL (AMP) , con terminación de periscopio ( Puesto operativo Tipo:1Voz +1Datos +2 de 220 volt Normal +2 de 220 volt a Estabilizar) - Equipamiento operativo, tipo “bench-bancadas” y panel “privacy” de separación frontal. TIPO 3: Alta Gama - Tabiques divisores doble placa de roca de yeso; con aislación pesada. - Tabique de frentes vidriados, en sistema modular (mod. Interwall) con perfileria de aluminio y cristales laminados (doble vidriado). - Puertas placa simples, enchapadas en madera o terminación de pintura gofrada. - Alfombra en baldosas modulares (600x 600 mm ó 900 x 900 mm) Mod. Interface Floor. Modelo No direccional. - Pisos flotantes tipo “ingenieril”, con terminación de madera. Alto transito. - Cableado estructurado Cat 6 XL (Systimax) , con terminación de caja de piso ( Puesto operativo Tipo:1Voz por IP +1 UTP X +2 de 220 volt Normal +2 de 220 volt a Estabilizar). - Equipamiento operativo, tipo ”bench-bancadas” con accesorios de guardado y patas de armado.

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L.J.R.: ¿Cuánto tiempo demanda una mudanza corporativa? V.F.: La logística de la mudanza tiene muchas variables a considerar: fecha de finalización de la obra, traslados, conectividad, empaque, etc. Se deduce entonces que sería muy inconveniente y hasta a veces inviable, estar cambiando el día de la mudanza. Es pues fundamental el track record en el cumplimiento de plazos que tenga la compañía a la que se contrate para llevar adelante este proceso, ya que las multas en los contratos, por más altas que sean, no aseguran el cumplimiento de los plazos. A la hora de planificar el cronograma, no olvide los tiempos que suele demandar la firma de los contratos tanto de locación, como los de obra y servicios profesionales. L.J.R.: ¿Cómo hacer coincidir el diseño del espacio en función del uso que se da del mismo? V.F.: No asigné metros cuadrados de acuerdo a las jerarquías sino a su real necesidad. Un mando alto, quien supuestamente tendrá un despacho con más espacio, ocupará muy poco esos metros asignados, ya que la mayor parte del día lo ocupa en reuniones dentro y fuera de la oficina o viajando. Incrementé la cantidad y tipo de espacios destinados al trabajo colaborativo y a la interacción entre los empleados. Espacios multifuncionales, cómodos, estimulantes y atractivos que generen un buen ambiente de trabajo, aumenten la productividad, el sentido de pertenencia y fomenten la creatividad. Por eso, es necesario un análisis muy cauteloso del tipo de actividad que va a desarrollarse, el flujo de trabajo, la imagen corporativa y el perfil de los colaboradores para definir la forma óptima en que se va a modelar el ambiente de trabajo. L.J.R.: Comunicación eficiente V.F.: Como todo gran cambio, la mudanza de una organización es un proceso de alto impacto y alta sensibilidad para el equipo de trabajo. El desafío es lograr un traslado exitoso sin que se vean perjudicados la productividad y el clima interno de la compañía. Programe una comunicación eficiente del proyecto que haga foco en las razones y beneficios del cambio, las características del nuevo espacio y la nueva zona, y anticipe los momentos clave del proceso e involucre a los líderes naturales en el proceso. >>

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De esta manera logrará minimizar ansiedades, reducir los conflictos internos y generar una corriente positiva que favorezca el proceso de cambio. L.J.R.: La comunicación en manos de expertos V.F.: Una vez diseñada y construida la nueva oficina llega el momento del traslado. Esta instancia es mucho más que el simple hecho físico de llevar bultos de un lugar a otro. Implica diseñar un plan en etapas que evite que la compañía pierda operatividad, coordinando rigurosamente el guardado de documentación, el traslado de equipamiento y la puesta en funcionamiento de servidores y equipos técnicos.

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Directorio Luis José Ramos, Presidente Diego J. Cazes, Director General Maximiliano Kunath, Gerente de Operaciones División Oficinas Mariana Stange División Industrias Ricardo Costa Chiappe Pablo Vivot División Locales Miguel Grehan Juan Cruz Beccar Varela División Residencial Sucursal Recoleta, Dina Crusizio Sucursal Lomas de San Isidro, Harry Marples Sucursal Acassuso, Juan Pablo Figueroa Alcorta Sucursal Nordelta , Soledad Ramos División Emprendimientos Gustavo Fernandez División Campos Juan José Madero (h) División Hoteles Noel Verger División Tasaciones Eduardo Pereira LABS Facundo Hidalgo Pablo Benegas

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