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U N IV E R S ID A D F E R M IN T O R O

V IC E R E C T O R A D O

A C A D E M IC O

F A C U L T A D D E IN G E N IE R IA

E S C U E L A D E T E L E C O M U N IC A C IO N E S

P L A N E A C IO N Y S U P E R V IS IO N

IN T E G R A N T E

L IZ A R D O

G A LLA R D O

G E S T IO N E M P R E S A R IA L

P R O FE S O R A

B A R B A R A V A S Q U E Z

S A IA B


P L A N E A C IO N Y S U P E R V IS IO N

Q u e e s p la n e a c ió n .-

P la n e a c ió n

e s d e c id ir o

i d e n t if ic a r lo s o b je t iv o s

que

s e

van

a

a lc a n z a r e n

u n

t ie m p o d e t e r m in a d o p a r a lo g r a r u n f in e n e s p e c if ic o , lu e g o d e e s t o lo s ig u i e n t e e s c o m o a lc a n z a r lo s , E n

e s e n c ia , la p a la b r a p la n e a c ió n s e f o r m u la r u n p la n

o

u n p a t r ó n in t e g r a n d o p r e d e t e r m in a n d o d e la s f u t u r a s a c t iv id a d e s , e s t o r e q u i e r e la f a c u lt a d d e p r e v e r , d e v is u a liz a r , d e l p r o p ó s it o d e v e r h a c ia d e la n t e .

L a Im p o rta n c ia d e la p la n e a c ió n :

La

p la n e a c ió n

es

im p o r t a n t e

por

que

p r o p ic ia

el

d e s a r r o llo

de

la

e m p re s a ,

r e d u c e a l m á x im o lo s r ie s g o s y m a x im iz a e l a p r o v e c h a m i e n t o d e lo s r e c u r s o s y t ie m p o .

" P la n e a r e s

f u n c ió n

d e l a d m in is t r a d o r , a u n q u e

e l c a r á c t e r y la

a m p lit u d

de

la

p la n e a c i ó n v a r í a n c o n s u a u t o r id a d y c o n la n a t u r a le z a d e la s p o lí t ic a s y p la n e s d e lin e a d o s p o r s u s u p e r io r " .

P e te r D ru c k e r p ro p o n e q u e e l d e s e m p e ñ o d e u n g e re n te s e a ju z g a d o m e d ia n te e l d o b le c r it e r io d e la e f ic a c ia - la h a b il id a d p a r a h a c e r la s c o s a s " c o r r e c t a s " - y la

e f ic ie n c i a

-

la

h a b ilid a d

c r it e r io s , D r u c k e r s u g ie r e m á s a lt o de

g ra d o

de

m e ta s . E s to s

p la n e a c i ó n :

p a ra

q u e ; la

e f ic ie n c ia

dos

p o s ib le

c r it e r io s

e s t a b le c e r

la s

h a c e r la s

"c o rre c ta m e n te "

e f e c t iv id a d p o d rá

t ie n e n

m e ta s

un

es

m ás

com pensar un a

p a r a le lo

` c orre c ta s "

con

y

.

D e

e sto s

dos

que

ni el

im p o r t a n t e , y a

lo s

s e l e c c ió n

dos

después

e rró n e a

a s p e c to s

e le g ir

lo s

de

la

m e d io s

" c o r r e c t o s " p a r a a lc a n z a r d ic h a s m e t a s . A m b o s a s p e c t o s d e la p la n e a c ió n s o n v it a le s p a r a e l p r o c e s o a d m in is t r a t iv o .

E n

e l c u a d ro

s i g u ie n t e ,

se

e s q u e m a t iz a

com o

es

e l p ro c e s o

d e

P la n e a c ió n

in c lu y e n d o lo s t r e s n iv e le s d e la s o r g a n iz a c io n e s :

T ip o s d e P la n ta c ió n

T ip o A lc a n c e

N iv e l e s

de O b je t iv o

p la n t a c ió n E la b o r a c ió n L a rg o

p a ra I n s t it u c io n a l

de l

m apa

e v a lu a c ió n .

a m b ie n t a l

D e b i lid a d e s ,

E s t r a t é g ic a

p la z o

o p o r t u n id a d e s ,

f o r t a le z a s

y

a m e n a z a s . I n c e r t id u m b r e . C o n v e r s ió n

e

i n t e r p r e t a c ió n

de

M e d ia n o I n t e r m e d io

T á c t ic a

e s t r a t e g ia s e n p la n e s c o n c r e t o s e n

p la z o e l n iv e l d e p a r t a m e n t a l. S u b d iv is ió n C o r t o p la z o

O p e r a c io n a l

O p e r a c io n a l

cada

de

p la n e s

d e p a rta m e n to

t á c t ic o s en

de

p la n e s

o p e r a c io n a le s p a r a c a d a t a r e a .


N i v e l i n s ti t u c i o n a l

E n

e s te

n iv e l

s e

r e a l iz a

la

lla m a d a

P la n e a c ió n

E s t r a t é g ic a ,

por

que

lo s

lin e a m ie n t o s s o n d is e ñ a d o s y a s u m id o s p o r l o s d ir ig e n t e s o a lt o s m a n d o s d e l a o r g a n iz a c ió n , e n fre n ta r

la

am enazas

p a ra

to d a

la

o r g a n iz a c ió n .

in c e r t id u m b r e

y

que

o p o r t u n id a d e s

y

se

P or

g e n e ra

d is e ñ a n d o

e n

e llo , el

c u m p le n

a m b ie n t e ,

e s t r a t e g ia s

p a ra

ta re a

de

d e t e r m in a n d o

con

la

la s

e n fre n ta r e s to s

dos

a n t e r io r e s .

La

p r o y e c c ió n

e m p re s a ,

se

debe

r e a liz a r

d is e ñ a n d o

una

a

la r g o

M is i ó n

p la z o ,

y

( A c t u a l) ,

se

d ebe

V is ió n

to m a r

a

(fu tu ro )

to d a

y

la

M eta s

( P r o y e c c io n e s ) . B á s ic a m e n t e n o s o lo s e p r e o c u p a p o r a n t ic ip a r s e a l f u t u r o , s in o p o r v is u a l iz a r im p l ic a c io n e s f u t u r a s e n d e c is io n e s a c t u a le s . E s t á p r o y e c t a d a a l lo g r o

de

lo s

o b je t iv o s

in s t it u c io n a le s

de

la

e m p re s a ,

y

t ie n e

com o

f in a lid a d

b á s ic a e l e s t a b le c im i e n t o d e g u í a s g e n e r a le s d e a c c ió n d e la m is m a .

N iv e l in te rm e d io

E s te

n iv e l a s im ila

la s

p re s io n e s

e

i n f lu e n c ia s

a m b ie n t a le s

g e n e ra d a s

por

la

in c e r t id u m b r e e n e l n iv e l in s t it u c io n a l. E s u n a r e la c ió n e n t r e t a r e a s p o r h a c e r y e l t ie m p o d is p o n ib le p a r a h a c e r la s . E l p r o p ó s it o d e la s d e c is io n e s e n e s t e n iv e l, d e b e s e r lim it a d o , c o n p la z o s m á s c o r t o s , á r e a s m e n o s a m p lia s . L a s d e c is io n e s im p lic a d a s

a b a rc a n

p a rte s

de

la

e m p re s a : s u

a m p lit u d

es

d e p a r t a m e n t a l. S e

c o n c e p to

de

to m a

o r ie n t a h a c ia r e s u lt a d o s s a t is f a c t o r io s .

E n

e s te

n iv e l, la

s is t e m á t ic a

de

P la n e a c i ó n

d e c is io n e s

T á c t ic a

que

to m a

in c lu y e n

un

d e lib e r a d a

p r o p ó s it o s m a s l im it a d o s , p la z o s

y

m ás

c o r t o s , á r e a s m e n o s a m p lia s y n iv e le s m e d io s e n la je r a r q u í a .

N iv e l o p e ra tiv o

Los

d e t a lle s

o p e r a c io n e s

del

p la n

c o r r ie n t e s

a

p la z o

m e d io

in m e d ia t a s , e s

no

son

n e c e s a r io

s u f ic ie n t e s d e t a lla r a ú n

p a ra

lo g r a r

m ás

e s te

la s

p la n ;

e s t o e s p o s ib le a t r a v é s d e lo s p la n e s a c o r t o p la z o .

L o s p la n e s a m enos

y

c o rto

p la z o

c o n t ie n e n

f in a n c ia m ie n t o

s on

d e t a l le s

p a ra

su

y

u s u a lm e n t e

p la n e s a

c a le n d a r io s

r e a l iz a c ió n .

A s í,

d e l t ip o

e l p la n

d e s a r r o l la r s e de

de

en

p re s u p u e s to

p r o d u c c ió n

y

un o

año

o

p la n

d e

e l p la n

d e

d is t r ib u c ió n i n c lu ir á n c u o t a s d e v e n t a , p r e s u p u e s t o d e d is t r ib u c ió n y p r o n ó s t ic o e s t im a d o d e v e n t a s .

L a o rg a n iz a c ió n :

E s

la

p a rte

de

la

a d m in is t r a c ió n

que

supone

el

e s t a b le c im ie n t o

d e

un a

e s t r u c t u r a in t e n c io n a d a d e lo s p a p e le s q u e lo s in d iv id u o s d e b e r á n d e s e m p e ñ a r en

una

e m p re s a .

La

e s tru c tu ra

es

in t e n c io n a d a

en

e l s e n t id o

de

que

deb e

g a r a n t iz a r la a s ig n a c ió n d e t o d a s la s t a r e a s n e c e s a r ia s p a r a lo s c u m p lim ie n t o s d e la s m e t a s , a s ig n a c ió n p a r a r e a liz a r e s a s t a r e a s .

q u e d e b e h a c e rs e

a l a s p e r s o n a s m e jo r c a p a c it a d a s


E l p r o p ó s it o d e e n to rn o

u n a e s t r u c t u r a o r g a n iz a c io n a l e s c o n t r ib u ir a la c r e a c ió n d e u n

f a v o r a b le

p a ra

el

desem peño

hum ano.

S e

tra ta

e n to n c e s

de l

in s t r u m e n t o a d m in is t r a t iv o , y n o d e u n f in e n s í m is m o . A u n q u e e n la e s t r u c t u r a deben

d e f in ir s e

la s t a r e a s p o r r e a liz a r , lo s p a p e le s d e b e n

d is e ñ a r s e

to m a n d o

e n c u e n t a la s c a p a c id a d e s y m o t iv a c io n e s d e l p e r s o n a l d is p o n ib l e .

E n e s t e s e n t id o la o r g a n iz a c ió n c o n s is t e e n :

L a id e n t if ic a c ió n y c la s if ic a c ió n d e la s a c t iv id a d e s r e q u e r id a s .

La

a g r u p a c ió n

de

la s

a c t iv id a d e s

n e c e s a r ia s

p a ra

e l c u m p l im ie n t o

de

lo s

o b je t iv o s .

L a a s ig n a c i ó n d e c a d a g r u p o d e a c t iv id a d e s a u n a d m in is t r a d o r d o t a d o d e l a

a u t o r id a d n e c e s a r ia p a r a s u p e r v is a r lo .

La

e s t ip u la c i ó n

o r g a n iz a c io n a l)

y

de

c o o r d in a c ió n

v e r t ic a l

(e n tre

h o r iz o n t a l ( e n

la s

o f ic in a s

un

m is m o

g e n e r a le s ,

o

una

s im ila r

d iv is ió n

n iv e l y

u n

d e p a r t a m e n t o , p o r e je m p lo ) e n la e s tr u c t u r a o r g a n iz a c io n a l.

U na

e s tru c tu ra

c u a le s

ta re a s

o r g a n iz a c io n a l d e b e y

q u ie n

s e rá

d is e ñ a r s e

r e s p o n s a b le

d e

p a ra

qué

d e t e r m in a r q u ie n

r e s u lt a d o s ; p a r a

r e a liz a r á

e l im in a r lo s

o b s t á c u lo s a l d e s e m p e ñ o q u e r e s u lt a n d e la c o n f u s ió n e in c e r t id u m b r e r e s p e c t o d e la

a s ig n a c ió n

de

a c t iv id a d e s , y p a r a t e n d e r r e d e s d e

to m a d e

d e c is io n e s y

c o m u n ic a c ió n q u e r e s p o n d a n y s ir v a n d e a p o y o a lo s o b je t iv o s e m p r e s a r ia le s .

P a ra

la

m a y o ría

de

lo s

a d m in is t r a d o r e s

e l t é r m in o

O r g a n iz a c ió n

im p l ic a

un a

e s t r u c t u r a d e f u n c io n e s o p u e s t o s in t e n c io n a l y f o r m a liz a d a .

E s tru c tu ra c u m p lir

a

in t e n c io n a l la s

de

p e rs o n a s

f u n c io n e s

deben

s ig n if ic a

d is e ñ a r s e

qu e

la s

f u n c io n e s

in t e n c io n a lm e n t e

p a ra

qu e

se

p id e

g a r a n t iz a r

la

r e a liz a c ió n d e l a s a c t iv id a d e s r e q u e r id a s y la a d e c u a d a c o r r e s p o n d e n c ia e n t r e é s t a s a f in d e q u e lo s in d iv id u o s p u e d a n t r a b a ja r f lu id a , e f ic a z y e f ic ie n t e m e n t e e n g ru p o s .

O rg a n iz a c ió n fo rm al e in fo rm al

O rg a n iz a c ió n f u n c io n e s

en

o r g a n iz a c ió n

fo rm a l: una

com o

se

e n t ie n d e ,

e m p re s a

en

g e n e r a l,

f o r m a lm e n t e

" f o r m a l" n o

s ig n if ic a

la

e s tru c tu ra

o r g a n iz a d a . que

c o n te n g a

P e ro nada

in t e n c io n a l d e

d e s c r ib ir

a

un a

in h e r e n t e m e n t e

in f le x ib le o in d e b id a m e n t e lim it a n t e .

L a o r g a n iz a c ió n f o r m a l d e b e s e r f le x ib le . D e b e d a r lu g a r a

la

d is c r e c io n a li d a d ,

la v e n t a jo s a u t i liz a c ió n d e l t a le n t o c r e a t iv o y e l r e c o n o c im i e n t o d e lo s g u s t o s y c a p a c id a d e s in d iv i d u a le s e n la s o r g a n iz a c io n e s m á s f o r m a le s . N o o b s t a n t e , e n u n a s it u a c ió n

g r u p a l lo s e s f u e r z o s in d iv id u a l e s d e b e n

c a n a l iz a r s e h a c ia m e t a s

g r u p a le s y o r g a n iz a c io n a le s .

O r g a n i z a c i ó n i n f o r m a l: s e g ú n C h e s t e r B a r n a r d la o r g a n iz a c ió n

in f o r m a l e s e l

c o n ju n t o d e a c t iv id a d e s p e r s o n a le s s i n u n p r o p ó s it o c o m ú n c o n s c ie n t e , a u n q u e


f a v o r a b le s a r e s u lt a d o s c o m u n e s . K e it h D a v is d e s c r ib ió la o r g a n iz a c i ó n in f o r m a l c o m o u n a re d d e p o r la

r e la c i o n e s p e r s o n a le s y s o c ia l e s n o

o r g a n iz a c i ó n

fo rm a l p e ro

que

s u rg e

e s t a b le c i d a n i r e q u e r id a

e s p o n tá n e a m e n te

de

la

a s o c ia c ió n

e n t r e s í d e la s p e r s o n a s .

D e

e s te

m odo

son

o r g a n iz a c io n e s in f o r m a le s ( r e la c io n e s q u e

no

a p a re c e n

e n

u n o r g a n ig r a m a )

La

o r g a n iz a c ió n

in f o r m a l d a

c ie r t a

c o h e s ió n

a

la

o r g a n iz a c ió n

fo rm a l y

hac e

m á s r á p id a la c o m u n ic a c ió n . C r e a e n lo s m i e m b r o s d e u n a o r g a n iz a c i ó n f o r m a l u n s e n t id o d e p e r t e n e n c ia , c a t e g o r í a , r e s p e t o p o r s í m is m o s y s a t is f a c c ió n .

M uchos

a d m in is t r a d o r e s

hacen

un

uso

d e lib e r a d o

de

la s

o r g a n iz a c io n e s

in f o r m a le s c o m o c a n a le s d e c o m u n ic a c ió n y v í a s p a r a in f lu ir e n la m o r a l d e lo s e m p le a d o s .

O rg a n ig ra m a :

E l

o r g a n ig r a m a

es

la

r e p r e s e n t a c ió n

g r á f ic a

a s p e c t o s d e la o r g a n iz a c ió n , y a q u e s ó lo in d ic a

que

m u e s tra

d e t e r m in a d o s

la f o r m a e n q u e s e r e la c io n a n

lo s d is t in t o s d e p a r t a m e n t o s p o r m e d io d e lí n e a s d e a u t o r id a d .

L a d e s c r ip c ió n d e c a r g o s c o m p le m e n t a la f a lt a d e in f o r m a c ió n , y a q u e p e r m it e p r e c is a r e l c o n t e n id o y la s r e la c io n e s d e l a s d is t in t a s p o s ic i o n e s d e f in id a s e n e l o r g a n ig r a m a . E s

una

d e s c r i p c ió n

e s c r it a

de

la s

r e la c io n e s

de

a u t o r id a d

y

lo s

p r in c ip a l e s d e b e r e s d e l c a r g o y s u s r e q u is it o s , e t c .

E le m e n t o s a r e p r e s e n t a r :

P o s ic ió n a c u e rd o u n id a d

o con

carg o : a lg ú n

o r g á n ic a

r e c t á n g u lo , d o n d e je r a r q u í a

re p re s e n ta

c r it e r io

de

el

c o n ju n to

de

a c t iv id a d e s

d e p a r t a m e n t a liz a c ió n

o

p e rs o n a .

se

c o lo c a

la

se

re p re s e n ta

d e n o m in a c i ó n

d e l je f e . L o s o r g a n is m o s n o

y

que

s e

a g ru p a d a s a s ig n a n

g r á f ic a m e n t e

d e l d e p a rta m e n to

l in e a le s , " s t a f f " o

de

d e

a

un a

m e d ia n t e

u n

y /o

n o m b re

y

a s e s o r a m ie n t o , s e

r e p r e s e n t a n f u e r a d e la p ir á m id e je r á r q u ic a .

R e la c io n e s m e d ia n t e

e n tre

lí n e a s

carg o s:

c o n t in u a s

m u e s tra

que

un en

la la s

r e la c ió n d is t in t a s

d e

a u t o r id a d

p o s ic io n e s ,

y

la

je r á r q u ic a a u t o r id a d

f u n c io n a l o " s t a f f " m e d ia n t e u n a lí n e a d e tr a z o p a r t id o .

Q u é e s la s u p e rv is ió n ?

M e jo r a la v id a p r o f e s io n a l d e la s p e r s o n a s e n r e la c ió n c o n s u s f u n c io n e s e n lo s c o n te x to s

in s t it u c io n a le s .

L a s u p e r v is ió n c o m o e l c o a c h in g s o n f o r m a s d e a s e s o r a m ie n t o a l s e r v ic io d e l a s e g u r id a d y e l d e s a r r o l lo d e la c a lid a d d e la c o m u n ic a c ió n y la c o o p e r a c i ó n e n c o n te x to s

Los

p r o f e s io n a le s

p r o f e s io n a le s .

de

e s ta

m o d a lid a d

de

a s e s o r a m ie n t o

t r a b a ja n

com o


c o n s u lt o r e s

in d e p e n d ie n t e s

y

a p l ic a n

c o m o u n a p r o f e s ió n a u t ó n o m a y f o r m a c ió n , s is t e m a s d e

e l

c o n c e p to

m o d e rn o

de

s u p e r v is ió n

e s t a n d a r iz a d a ; c o n la g a r a n t í a d e p r o c e s o s d e

c o n tr o l d e

c a lid a d

basad os en

la

a c t iv i d a d

p r o f e s io n a l

d e p e r s o n a s q u e a n im a n d e b a t e s c ie n t í f ic o s y c ó d ig o s é t ic o s e n t o d a E u r o p a .

L a s u p e r v is ió n e s u n a

m o d a l id a d d e

a s e s o r a m ie n t o , a y u d a y a p o y o

d ir ig id a

a

p r o f e s io n a le s e n a c t iv o .

E l e je r c ic io p r o f e s io n a l e n d is t in t o s á m b it o s , o f r e c e a lo s p r o f e s io n a l e s l a p o s ib i lid a d o La

d e o b t e n e r s a t is f a c c io n e s , d e s a r r o ll a r s u c r e a t iv id a d , s e r a u t ó n o m o

c re c e r

p r o f e s io n a lm e n t e

s u p e r v is ió n ,

en

c o m u n ic a t iv o s ; e n g ru p o

o

en

e q u ip o

ta n to

que

a d q u ir ie n d o p ro c e s o

nuevas

basado

en

c o m p e t e n c ia s .

e s t r a t e g ia s

lo s d if e r e n t e s f o r m a t o s e n q u e s e d e s a r r o l la de

t r a b a jo -

p re te n d e

f a c i lit a r la

y

m é to d o s

- in d iv i d u a l, e n

c o n s e c u c ió n

d e

d is t in t o s

o b je t iv o s .

S u p e r v is ó n

es

t é r m in o s

y

t ie m p o

de

◎ S u p e r v is ió n s is t e m a s

e s p a c io

de

es

p ro c e s o

c o m u n ic a c ió n

en

el q ue

lo s

p r o f e s io n a le s

in n o v a c ió n

o r ie n t a d o de

lo s

a

la

q ue

y

c o o p e r a c ió n fo rm a n

p a rte

p ie n s a n

e n

m e jo r a .

p a ra lo s

o p t im iz a r

lo s

p r o f e s io n a le s .

◎ E n s u p e r v is ió n t e n e m o s e l r e t o d e a p o r t a r y p r o p o n e r m e jo r a s q u e in c id a n e n la

c a lid a d

de

lo s

s e r v ic io s

y

lo s

◎ E l s u p e r v is o r , c o n s u c a p a c it a c ió n y c o m p e t e n c ia s , a c t ú a c o m o

p ro d u c to s .

f a c ilit a d o r .


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