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TAREA 1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

LINA MARÍA PERDOMO CUENCA

Trabajo presentado a la asignatura: Gestión Documental I

Docente: Luz Marina Arias González

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA Santiago de Cali, Mayo 7 de 2012


INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. La gestión documental es la manera planificada de administrar un documento en una empresa determinada en sus diferentes etapas desde la creación, almacenamiento, mantenimiento, uso y eliminación de este.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.  Documento es el soporte o medio donde se consigna cierta información para darla a conocer, los soportes pueden ser en papel, fotografías, cartografías, etc.  Documento de Archivo: es aquel soporte donde se encuentra consignada información que ha sido producida por una persona o entidad debido a las funciones que en esta se realizan y que tiene importancia legal, jurídica, administrativa, científica, histórica lo cual hace que se deba conservar.

3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Es la ley 594 del 14 de julio del 2000, aprobada por el congreso de la República de Colombia. En esta se especifica que la “Nación podrá trasladar a los archivos municipales, departamentales o nacionales una gran cantidad de documentos que no prestan ningún servicio informativo y congestionan de papeles inútiles las distintas oficinas gubernamentales. Con esta Ley General de Archivos, esos papeles inútiles se transforman en documentos valiosísimos, al alcance de cualquier persona que desee consultarlos. Estando debidamente catalogados, analizados y disponibles en bases de datos”.


4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Hace referencia a la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. “Señalan los procesos archivísticos basados en el concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención documental, la reglamentación de los documentos contables, notariales y además obliga hacer los inventarios documentales”.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. Según el AGN se los objetivos a tener en cuenta son:  Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.  Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.  Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería.  Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.


 Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de

retención

recuperación,

documental,

organización,

preservación,

conservación,

transferencias de

la

primarias,

información

y

disposición final de los documentos.  Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.  Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental. Se deben considerar aspectos:  Administrativos: aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y la eficiencia de la administración.  Económicos: análisis de tipo económico como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de recursos destinados para la gestión documental.  Archivísticos: conceptos bases para la gestión como lo es el concepto de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden. Se convierte en un documento esencial en la gestión documental porque permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de: gestión, central e histórico de las entidades. Estas se componen de las siguientes etapas:  Primera etapa: investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.  Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada.  Tercera etapa: Elaboración y presentación de la tabla de retención documental para su aprobación.  Cuarta etapa. Aplicación.


 Quinta etapa: seguimiento y actualización de la tabla de retención documental.

8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. El implementar un sistema de Gestión documental es importante para las empresas, por que les brinda la tranquilidad de saber como administrar sus documentos, de manera planificada en cada paso o etapa de circulación del documento, entre las ventajas esta el mayor aprovechamiento de los documentos como soporte a muchas actividades de la empresa y la reducción y aprovechamiento de costos y espacio físico. 9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que

“Para que el Programa de

Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” NORMA

EXPLICACIÓN Considerada

norma

de

normas

porque de ella parten todas las 1. Constitución Política de Colombia

disposiciones decretos Aplicables

en a

para áreas todos

crear

nuevos

especificas. los

campos,

cobijando así a la parte de archivos. 2. Ley 80 de 1989 por el cual se crea el archivo general de la Describe puntualmente cuales son las nación, se establece el sistema funciones del archivo general de la nacional de archivos y se dictan nación. otras disposiciones.


BIBLIOGRAFÍA 

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Aspectos generales de un programa de

gestión

documental.

Disponible

On

line:

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233 

GOÑI, Ivis C. Algunas Reflexiones sobre el Concepto de Información y sus implicaciones para el desarrollo de las ciencias de la información. En: Revista ACIMED, 2000; 8(3): 201-7. La habana (Cuba). Disponible On Line: pdf http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol8_3_00/aci05300.htm

HOYOS DE ESTRADA, Gloria Lucía. Fundamentos de Ciencias de la Información. Armenia: Universidad del Quindío, 1994, 97p.


Introducción a la gestión Documental