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Excel 2007 Avanzado Ricardo PĂŠrez Arauz


Contenido      

Texto en columnas Validaci贸n de datos Quitar Duplicados Consolidar Datos Administrador de escenarios Edici贸n multiusuario


Texto en columnas  



Es posible dividir una columna en varias columnas usando criterios de ancho fijo o delimitados por caracteres. Ejemplo de aplicaci贸n: Por error usted escribi贸 el nombre y apellido de sus 5000 clientes en una misma columna y su jefe le pide un reporte donde ordene a los clientes pode apellidos. Como hacerlo:   

Seleccione la columna que desea dividir En la pesta帽a datos seleccione el bot贸n texto en columnas ubicado en el bloque herramientas de datos. Siga las instrucciones en el archivo


Validaci贸n de datos 





Validar implica configurar celdas para que solo acepten ciertos valores basados en criterios previamente definidos. Ejemplo de aplicaci贸n: Se requiere de un archivo en Excel donde un determinado rango de celdas acepte valores si y solo si otras celdas cumplen con determinado criterio. Tambi茅n se puede validar para que celdas acepten valores en base al contenido de la misma, por ejemplo: solo n煤meros, solo fechas, solo horas, solo texto, lista. Etc.


Validación de datos 

Como hacerlo:    

Pestaña datos Bloque herramientas de datos Botón validación de datos Opción validación de datos


Validaci贸n de datos 

Ejercicios    

Una celda solo debe aceptar valores positivos Una celda solo debe aceptar Letras entre al A y La Z may煤sculas Una celda solo puede aceptar valores si la celda superior a ella tiene un valor diferente de 0 Una celda solo acepta fecha comprendidas entre el 01 de enero del 2009 y la fecha actual.


ValidaciĂłn de datos 

Opciones adicionales   

Mensaje de entrada Mensaje de error CĂ­rculos de datos no vĂĄlidos


Quitar duplicados  



Permite eliminar datos duplicados en una o varias columnas previamente seleccionadas. Ejemplo de aplicación: supóngase tiene almacenada en una hoja de Excel, el historial de pagos efectuados por sus clientes en un mes determinado. Supóngase que sus clientes pudieron en ese mismo mes realizar más de un pago. Quitar duplicados le permitirá eliminar datos redundantes y tener solamente un registro por cliente sin importar la cantidad de veces que se halla repetido. Ojo: La información redundante se eliminará


Quitar duplicados 

Como hacerlo:   

Pesta帽a datos Seleccione el rango sobre el cual quiere quitar duplicados De clic sobre el bot贸n quitar duplicados seguir las instrucciones


Consolidar datos 



Consolidar implica enlazar datos de ubicaciones distintas y aplicarles una fórmula tales como promedio, suma, mayor, menor, etc y obtener el resultado en una hoja o archivo diferente al cual se le llama maestro. (Hoja Maestra, archivo maestro). Ejemplo de Aplicación: El responsable de sucursales debe entregar un informe consolidado de todas las sucursales. La información de cada una de las 3 sucursales se encuentra distribuida 3 archivos distintos. El informe se presentará en un nuevo archivo (Archivo Maestro) el cual estará vinculado a los 3 archivos mediante la herramienta consolidación de datos.


Consolidar datos 

Como hacerlo:      

Cree el Archivo Maestro, Desde el botón de office del archivo maestro, abra los archivos que contiene la fuente de datos. En el Archivo Maestro seleccione la pestaña datos y en el bloque herramientas de datos seleccione el botón consolidar. Seleccione la función apropiada Especifique las referencias Clic en el botón aceptar


Consolidar 

Práctica: 



Haciendo uso de los archivos sucursal1, sucursal2 y sucursal3 cree un archivo maestro que en una celda contenga las ganancias o pérdidas totales de la empresa y que además muestre un gráfico que de barras asociado a los totales de cada una de las 3 sucursales. Como punto adicional asegúrese que si el total es negativo a la par aparezca una celda que diga pérdida de lo contrario deberá decir ganancia. Ejercicio aplicado a su trabajo


Administrador de escenarios 



Implica probar diferentes valores para una o varias fórmulas. Al conjunto de valores que son fuente de información para una celda que contiene una fórmula se les llama escenario. Ejemplo de aplicación: El encargado de elaborar un presupuesto puede presentar a su jefe varias propuestas de presupuesto sin necesidad de incurrir en varios archivos. Bastaría solamente crear varios escenarios que alteren con ciertos valores algunos de los rugros para luego analizar el comportamiento de las celdas que contienen formulas basadas en eso rugros.


Administrador de escenarios 

Como hacerlo: Considere la siguiente imagen:


Administrar escenarios 

Práctica: 

 

Cree una proyección que haga uso de tres escenarios aplicados a la siguiente fórmula: Comisión= (cantidad de unidades vendidas * 350) * 0.1 Los escenarios deberán llamarse. Optimista, pesimista y realista y sus correspondientes valores son: 100, 20, 50 Tome en cuenta que el único valor cambiante es la cantidad de unidades.


Edición multiusuario 



Capacidad de que varios usuarios editen de forma simultanea un archivo de excel ubicado en una capeta compartida. Ejemplo de aplicación: Supóngase le solicitan a los jefes de tiendas que entreguen un reporte de ventas del mes de julio, a pesar que son 10 los jefes de tienda, la información debe presentarse al gerente en un mismo archivo de Excel. Quien tomará la iniciativa de recopilar la información de los 10 jefes de tienda y agruparla en un solo archivo?

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