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San S


Documento elaborado por Balance & Estilo: Mely Aguiñada Bernal Lilian Alejandra Ávalos Avilés CIndy Yamileth Diaz Magaña Oscar Moisés Elías Méndez Andrea Marcela Mancía Aguilar Edgardo Antonio Guerrero Mártir Alejandra Saraí Melara Chávez Sara Lorena Peña Tejada Evelyn Patricia Rivera Beltrán Luz de María Suncín Vásquez Elaborado en El Salvador, San Salvador, 2013


Índice CONTENIDO DESCRIPCIÓN GENERAL DE ACISAM

PÁGINA 1

1. Áreas de trabajo en las que se desarrolla ACISAM................................... 1.1 Comunicaciones....................................................................................... 1.2 Educación psicosocial......................................................................... 1.3 Desarrollo local..................................................................................... 2. Organigrama de ACISAM........................................................................

2 2 2 3 4

3. Orden jerárquico de las autoridades y eventos que requieren de su asistencia...................................................................................................

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4. Tipos de eventos.......................................................................................

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PROTOCOLO EMPRESARIAL 1. Organización General Protocolaria........................................................ 2. La indumentaria para acontecimientos importantes........................... 3. Redacción de la lista de invitados, su ordenación y numeración........... 4.Colocación de los comensales en la mesa........................................... 5. Aspectos generales a tomar en cuenta en la organización de eventos....................................................................................................... 5.1 Procedimientos para realizar el evento............................................ 5.2 Normas en los salones......................................................................... 5.3 Elementos ambientales....................................................................... 5.4 Ordenación de precedencias........................................................... 5.5 Consejos para la organización de todo acto..................................

7 10 11 11 11 12 14 14 15 16

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y ACTOS PROTOCOLARIOS 1. Tipo de organización y montaje de eventos externos.......................... 1.1 Cierres de proyectos........................................................................... 1.1.1 Elementos ambientales y simbólicos.......................................... 1.1.2 Elementos protocolarios............................................................... 1.1.3 Esquema........................................................................................

18 18 18 18 20

1.2 Lanzamiento de productos................................................................ 1.2.1 Elementos ambientales y simbólicos......................................... 1.2.2 Elementos técnicos......................................................................

20 20 21


1.2.3 Elementos protocolarios............................................................... 1.2.4 Ceremonial.................................................................................... 1.2.5 Esquema........................................................................................

21 22 24

1.3 Desayunos informativos........................................................................ 1.3.1 Elementos ambientales y simbólicos.......................................... 1.3.2 Elementos técnicos....................................................................... 1.3.3 Elementos protocolarios............................................................... 1.3.4 Ceremonial.................................................................................... 1.3.5 Esquema........................................................................................

25 25 25 25 26 28

1.4 Cine Fórum............................................................................................ 1.4.1 Elementos ambientales y simbólicos.......................................... 1.4.2 Elementos técnicos....................................................................... 1.4.3 Elementos protocolarios............................................................... 1.4.4 Ceremonial.................................................................................... 1.4.5 Esquema........................................................................................

29 29 29 29 31 32

1.5 Firma de convenios............................................................................... 1.5.1 Elementos ambientales y simbólicos.......................................... 1.5.2 Elementos técnicos....................................................................... 1.5.3 Elementos protocolarios............................................................... 1.5.4 Ceremonial.................................................................................... 1.5.5 Esquema........................................................................................

33 33 33 33 34 36

2. Tipo de organización y montaje de eventos internos............................ 2.1 Visitas oficiales....................................................................................... 2.1.1 Elementos ambientales y simbólicos.......................................... 2.1.2 Elementos técnicos...................................................................... 2.1.3 Elementos protocolarios.............................................................. 2.1.4 Atención a las visitas.................................................................... 2.1.5 Esquema....................................................................................... 2.1.6 Programa.......................................................................................

37 37 37 37 37 38 38 39

2.2 Reuniones de personal......................................................................... 2.2.1 Elementos ambientales y simbólicos.......................................... 2.2.2 Elementos técnicos...................................................................... 2.2.3 Elementos protocolarios.............................................................. 2.2.4 Esquema........................................................................................ 2.2.5 Programa.......................................................................................

39 40 40 40 40 41

ANEXOS................................................................................................................

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DESARROLLO GENERAL DE ACISAM


1. Áreas de trabajo que desarrolla ACISAM

1.1 Comunicaciones

Bajo el enfoque de Comunicación Participativa Desde 1995 ACISAM implementa un proceso participativo desde el enfoque de educación popular que consiste en promover el acceso a medios de comunicación participativos para la transformación social de los sectores más excluidos de El Salvador. Democratizar la comunicación es una apuesta de ACISAM, para lograrlo se implementa el acceso a dos medios de comunicación en las comunidades: Sonidos Locales y Video Comunitario. Los Sonidos Locales son pequeñas radios locales de “circuito cerrado” que funcionan como cualquier radio pero su forma de difusión es por medio de bocinas que se ubican en puntos estratégicos de la comunidad para tener mayor cobertura. Estos sonidos locales pertenecen a la comunidad y son manejos por los jóvenes. El video comunitario se desarrolla capacitando a grupos de jóvenes de la comunidad en lo técnico y conceptual para que puedan producir materiales audiovisuales desde una mirada comunitaria, siendo las mismas personas las protagonistas en todo el proceso de producción, desde la idea hasta el video final. Estos videos comunitarios son presentados en un lugar público de la comunidad para generar la discusión y reflexión de su propia realidad. La Comunicación Participativa promueve en las personas la capacidad de verse, escucharse y auto reflexionar lo que hace que se adquieran nuevas formas de presentarse ante los otros, convertirse en símbolos de la autoestima comunitaria, al mismo tiempo que personalmente se desarrollan habilidades y destrezas cognitivas, emocionales y sociales.

1.2 Educación Psicosocial

Formación en temas de Salud Mental Para maestros y maestras, promotores de Organismos y Programas de formación de agentes de la salud mental y en trabajo infanto-juvenil. Se proporciona a instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales, psicólogos/as, encargados/as de programas, miembros de juntas directivas, etc. En temáticas como: Desarrollo de la niñez y la adolescencia, factores de riesgo y factores protectores, la violencia y sus diferentes manifestaciones, problemáticas en el área de la sexualidad, propuestas de intervención psicosocial, etc.

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ACISAM también capacita e interviene en supervisión psicológica con grupos, con el objetivo de mejorar su clima emocional, lo cual redunda en un mejor desempeño de cara a la actividad (tarea) que realizan. Procesos Psicoculturales Se han utilizado distintos medios culturales, como murales, teatro, títeres, etc., para que niños/as, jóvenes y personas adultas produzcan creaciones artísticas que les permiten reflexionar sobre temáticas propias de ellos/as como identidad, violencia, proyectos de vida y visibilizar sus angustias y sueños para sus comunidades, propiciando discusión sobre lo mismo. Atención Clínica Psicológica ACISAM ofrece atención clínica psicológica a nivel individual, familiar y grupal. Se cuenta con una clínica en las oficinas centrales y ocasionalmente, se realiza la atención en las distintas comunidades donde se desarrolla trabajo. Con jóvenes Forma a jóvenes en temas relacionados con la psicología social comunitaria y, en particular, afines con su etapa de vida. Se han desarrollado temas como: liderazgo transformador, relaciones humanas, construcción de identidades genéricas, proyecto de vida, conflictos y transformación de conflictos, fortalecimiento de habilidades psicosociales, etc.

1.3 Desarrollo Local

Se apoya procesos de planificación participativa, diagnósticos participativos, organización, coordinación y fortalecimiento de redes e incidencia política para mejorar las condiciones subjetivas y objetivas de vida. En el apoyo de la construcción social de micro-regiones ACISAM se centra el fortalecimiento de la subjetividad de personas y grupos (en particular de jóvenes) con el objeto de promover el protagonismo en procesos de desarrollo. La apuesta principal desde el ámbito de desarrollo local es la construcción y el fortalecimiento de alianzas interinstitucionales a fin de lograr la confluencia de múltiples capacidades para el desarrollo de las comunidades de un territorio determinado. Un ejemplo de éstas alianzas es la constitución del Consorcio Cihuatán, integrado por 9 instituciones que trabajan en los municipios de Suchitoto, Aguilares, Paisnal, Guazapa, Tonacatepeque, Nejapa y Apopa. La estrategia de desarrollo busca la movilización de recursos en el territorio mediante la confluencia de varias iniciativas y aprovechamiento de las potencialidades existentes en el mismo. Se promueven e impulsan iniciativas de capacitación técnicas para la instalación de iniciativas económicas juveniles y comunitarias en ambientación con instancias de capacitación en la región y organizaciones del Consorcio Cihuatán. 3


Además se promueven otras iniciativas que contribuyan a la capacitación y empleo juvenil mediante su inserción laboral. Formación Académica y Capacitación Técnica-Vocacional. Se propician otras oportunidades de capacitación a través de la gestión de becas y coordinación con instancias de capacitación técnica – vocacional. Se acompañan a los/as estudiantes en el desarrollo de su proyecto de vida. 2. Organigrama integrado de ACISAM

El organigrama integrado es un nuevo sistema de organización en las instituciones que integran los departamentos de la empresa en torno a los objetivos fijados y establecidos por una dirección general.

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3. Orden jerárquico de las autoridades y eventos que requieren su asistencia •

Director Ejecutivo:

Msc. Raúl Durán, es la máxima autoridad de la organización, supervisa el desarrollo de todos los proyectos que impulsan las diferentes áreas que componen ACISAM. Tipo de eventos a los que debe asistir (Internos- externos) ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■

Visitas oficiales Cierres de proyectos Conferencias de prensa Publicaciones de libros Desayunos informativos Festivales de video comunitario Asambleas generales Reuniones mensuales con todo el personal que conforma ACISAM

En caso de que el director ejecutivo no pueda asistir, lo sustituirá el Coordinador de Área de Comunicaciones. •

Coordinador de área de Comunicaciones

Lic. Noé Valladares, supervisa y asesora a los coordinadores de cada proyecto que compone el área de comunicaciones. Tipo de eventos a los que debe asistir (Internos- externos) ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■ ■■

Visitas oficiales Conferencias de prensa Publicaciones de libros Desayunos informativos Festivales de video comunitario Asambleas generales Reuniones mensuales con todo el personal que conforma ACISAM

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PROTOCOLO EMPRESARIAL


1. Organización General Protocolaria • Relación de autoridades y jerarquías La relación de jerarquías y autoridades deben estar establecidas por orden de precedencia de antemano y con anterioridad a cada acto, teniendo un excesivo cuidado en mantenerla constantemente actualizada. El orden de esta relación será la siguiente: a) Autoridades b) Altos cargos y jerarquía relacionados con el acto c) Empresas colaboradoras d) Universidades e) Entidades culturales f) Prensa, radio, televisión y agencias informativas g) Invitados especiales h) Invitados en general • Lista de invitados ■■ Se sacará de la relación de autoridades, personalidades, invitados especiales y jerarquías, etc., a los que respectivamente se añadirá la invitación colectiva quemas convenga. ■■ Sólo se invitará a las autoridades, personalidades y jerarquías que se crea o estime más oportuno, de acuerdo con el carácter del acto y de acuerdo a la relevancia que se quiera o se puede dar. ■■ Además de las autoridades, deben invitarse a todas aquellas personas que tengan relación directa con el carácter del acto. ■■ En todo acto que se tenga interés en que se haga público o se deba proyectar al exterior, hay que invitar a la prensa, radio, televisión y agencias informativas. • Invitaciones ■■ La norma general es invitar por medio de oficios o carta, a las autoridades de más categoría y con saludas a los de igual o menor categoría o precedencia. ■■ A las demás personas se les puede invitar por medio de Saludas o invitación impresa. ■■ Es correcto y protocolario adjuntar al Saluda un programa o una invitación impresa, donde al revés se establezca el detalle del acto a desarrollar. En este caso la redacción de los Saludas y escritos pueden variar de acuerdo con esta circunstancia. 7


Modelo de invitaci贸n oficial por medio de carta

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Modelo de Invitaci贸n por medio de Saluda

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2. La indumentaria para acontecimientos importantes Las prendas recomendadas y usuales en la etiqueta civil son las siguientes: 1. El chaqué, es una prenda de etiqueta para la mañana y tarde hasta las siete. Es una especie de levita, con faldones separados por delante, de color negro o gris, el pantalón es de tejido especial gris con rayas negras. Su complemento es el sombrero de copa gris o negro, guantes, camisa blanca, corbata gris, zapatos y calcetines negros. 2. El Smoking, es una prenda de media etiqueta, para últimas horas de la tarde y noche. Es una americana especial, con detalles variables según la época, que puede ser de varios colores aunque el negro es el más usado. Su complemento es la camisa negra, corbatín de lazo del color del traje, guantes blancos o gris, chaleco o fajín, zapatos y calcetines negros. 3. El frac, es la vestidura de gran gala. Por delante llega hasta la cintura y por detrás tiene dos faldones. Es de color negro o azul-negro y se complementa con el sombrero de copa, guantes blancos o grises, camisa blanca, cuello duro de pajarita, con corbatín y chalecos negros o blancos. El uso de las prendas de etiqueta no dependerá de las personas que asisten a los actos empresariales. Por el contrario depende de los organizadores o anfitrión del acto. Para decidir la clase de indumentaria que deben llevar los asistentes de los actos: • Según la naturaleza de cada uno de los actos • La hora en que se celebren • Según el relieve que los organizadores quieran darle al evento Esto se hace saber en la invitación o carta de invitación, en la parte inferior de ésta, que acompaña al Saluda, y se pondrá una expresión ya convenida. Las expresiones más usuales que se recomiendan son las siguientes: • “Se ruega etiqueta” o “Etiqueta suplicada”, que significa que se le pide al invitado se vista de etiqueta sencilla (Chaqué, smoking), aunque no con carácter obligatorio. • “Chaqué o uniforme”, expresión que indica que el invitado debe vestir obligatoriamente tales prendas. • “Rigurosa etiqueta”, o simplemente “Etiqueta”, que también tiene carácter obligatorio. • “Frac o uniforme”, expresión también de signo obligatorio. Es una atención que debe tenerse para con los organizadores, por parte de las personalidades e invitados a los actos, el asistir a los eventos vistiendo el indumento que se indica en la invitación. 10


3. Redacción de la lista de invitados, su ordenación y numeración

• Al organizar una comida (Desayuno, almuerzo o cena, incluso cóctel), se comienza con la confección de la lista de los posibles invitados, quienes serán escogidos en función del motivo de la misma. • Realizar un análisis cuidadoso, para conocer los posibles problemas que pudiera presentar. • Preparar una segunda lista de invitados de recambio, para rellenar los huecos en caso que no asista alguno de los invitados originalmente. • Enviar las invitaciones y recibir respuestas ya sea por medios electrónicos o por teléfono. • Realizar un previo plano de la mesa con la colocación de los invitados, antes de enviar las invitaciones. Si el plano muestra problemas delicados, solucionarlos a tiempo, modificando la lista de invitados. 4. Colocación de los comensales en la mesa Se recomienda dos sistemas dependiendo de la naturaleza del acto, estos sistemas son: •

El Sistema del Reloj.

Válido para las comidas donde asistan señoras, y para las comidas de señoras o caballeros solos, pero en este caso únicamente cuando la primera presidencia tenga un rango muy superior a la segunda presidencia •

El Sistema Cartesiano.

Válido para las comidas de señoras o caballeros solos. Para las comidas con señoras solamente es válido si presiden dos personas del mismo sexo. 5. Aspectos protocolarios generales a tomar en cuenta en la organización de eventos 1. El motivo del evento. Cuál es la razón por la que se organiza 2. Objetivo. ¿cuál es el objetivo del evento? Qué pretende la empresa con el acto. 3. El público al que se dirige. Definir el perfil del público al que va dirigido. 4. Características singulares del acto. Modelo, duración, rigor protocolario, tipo de facilidades. Atenciones, etc.

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5. Número de personas invitadas. Es determinante para tomar decisiones en los siguientes puntos. 6. Tipo de reunión. Sobre la base de los objetivos del evento se decide que prototipo de evento se realizará. 1. 2. 3. 4.

5.1 Procedimientos para realizar un evento Definir el salón acorde a la reunión Determinar los medios audiovisuales a utilizar Acordar el tipo de comida a ofrecer (si los invitados lo requieren.) Diseñar el tipo de montaje adecuado (tomando en cuenta, el orden de precedencia y la presidencia que rige para ordenar las personalidades). Las mismas organizadas bajo la “ley de derecha”.

Ley de derecha en actos: Este principio nos indica que el sitio de honor es el que se coloca a la derecha de la persona con más alta jerarquía en cualquier acto o evento. La ley se adapta de igual manera a símbolos y banderas. 5. 6. 7. 8.

Determinar si se requiere espacio para abrigos y maletines Asignar espacio a la prensa (Si está invitada) Uso de material de apoyo Servicio Personal (si se desea se puede contratar profesionales)

Relación de posibles profesionales: • • • • •

Azafatas Asesores de protocolo Traductores Técnicos de imagen y sonido Camareros y auxiliares

9. Menú (si se ofrece comida o banquete). Pensar alimentos y bebidas que se pueden servir durante la actividad. Tomar en cuenta el horario y la duración del mismo. Nota: Al momento de definir el menú, se necesita comprobar si algún invitado es intolerante a alimentos específicos, alergias, dietas especiales por motivos de salud y cultura. 10. Recursos. Recursos materiales para la decoración, instalación y desenvolvimiento del evento.

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Materiales: • • • • • • • • • • •

Sillas limpias y en buenas condiciones Mesas limpias y en buenas condiciones Manteles limpios, planchados y sin huecos Servilletas limpias, planchadas y sin huecos Ceniceros limpios Cristalería limpia y brillada Jarras para servir agua Jarras para servir leche y café Utensilios de servir (hieleras y pinzas) Decoración, flores, ambientes, y escenarios Equipos auxiliares (Proyector, pantalla, pizarrón, micrófonos, pedestales, equipos de transmisión, mesa, banderas) • Suministro de papelería 11. Serie de actividades previo al acto: serie de puntos por realizar dos horas antes del evento. • • • • • • • • • • • • • • •

Supervisar limpieza del salón, baños, mobiliario y equipos. Encender aire acondicionado Verificar audio Tarjetas de ordenación Agua Documentación o material de apoyo Personal preparado una hora antes de iniciar el evento Recibir personalidades y acompañarlas al salón y posteriormente a la mesa de honor. Colocación de manteles Colocación de banderas (si el acto lo requiere) Decoración general La señalización (indicadores que ayudan a los invitados colocarse en las mesas) Aromatización de la sala Iluminación del salón Verificar el tipo de menú.

12. Serie de actividades durante el acto. Serie de puntos por realizar durante el acto. • • • • • •

Supervisar el desarrollo del acto en general Entregar documentación sobre la hora indicada Durante el descanso reponer el agua en el salón Desmontar los utensilios Prepararse para despedir a los invitados Acompañarlos hasta la salida

13. Tiempo. Optimizar el tiempo del evento 14. Costo. Trabajar en base al presupuesto previsto 15. Evaluación del evento. Habiendo reportes de sucesos importantes ocurridos durante el evento, determinando si se cumplieron los objetivos, si se creó una buena impresión en los invitados. 13


5.2 Normas en los salones

Respetar las siguientes normativas: • Se establece estrictamente prohibido fumar, comer y beber cuando se esté realizando el montaje o desmontaje del evento. • No se permite la colocación de carteles y pancartas en las paredes o en el suelo. • No está permitido pegar o clavar carteles o calcomanías en los muebles de madera y mesas presidenciales. Los tipos mesas presidenciales que deberán ser utilizadas: Rectangular

Ovalada

• Cuidar que los materiales externos que han entrado al salón no dañe las instalaciones. • Visualizar que los cables del equipo técnico no interfieran en la buena gestión del acto. • En los desmontajes no permitir que el salón queden desperdicio de comidas ni basura. • No dejar ocultos los extintores ni pulsadores de alarma. • La circulación del personal durante el evento debe limitarse exclusivamente a su área de trabajo.

5.3 Elementos ambientales

Los elementos ambientales deben seleccionarse de acuerdo a las características del salón y del tipo de evento y también el escenario que se quiera proyectar durante la celebración del acto. Los elementos que se deben tomar en cuenta: Elementos de imagen corporativa 1. 2. 3. 4. 5.

Logotipo Estandarte Símbolos Acrílicos Banner

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Elementos decorativos 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Plantas ornamentales Iluminación Música Escenografías Tapices Arreglos florales 5.4 Ordenación de precedencias

El puesto de honor en la presidencia Esta posición le corresponde al presidente de la asociación, como anfitrión que es, la presidencia de todos los actos ya sean internos o externos y queda a su juicio cederla o no. En caso que el presidente no se encuentre se deberá seguir el orden jerárquico de las autoridades y eventos. El anfitrión tiene la libertad a alguna persona el puesto de “Invitado de Honor” y este deberá ser ubicado a la derecha del anfitrión. Ordenamiento de Precedencia Para ordenar personas se toma al igual que las banderas la llamada “ley de la derecha”. Los actos serán presididos por la autoridad que organiza. El anfitrión: Es el personaje principal del acto, ocupa el puesto de honor, indicador de puestos en la mesa, el que invita, recibe, preside, despide, agradece, dirige y organiza el acto. El invitado de honor es a quien se le dedica el acto.

Este mismo patrón se tomará en cuenta al tomar fotografías oficiales, siendo la primera fila la de mayor precedencia.

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5.5 Consejos para la organización de todo acto

• Si la reunión fuese muy larga o muy formal, es conveniente disponer de un servicio de cafetería u ofrecer algún aperitivo, para reponer energías y no hacer de la reunión algo tan pesado. • Tiempo: Las reuniones suelen tener una duración perfilada de antemano. Hay que medir muy bien el tiempo y evitar las reuniones largas, que van más allá del tiempo establecido. • Hay que hacer distinción entre reuniones informales/ internas de las reuniones más formales externas. • En las reuniones internas el ambiente suele ser más relajado, incluso en el tema del vestuario. Se trata con personas conocidas y cercanas generalmente unidas por algún tipo de vínculo: compañeros de trabajo, compañeros de departamento, etc. En estas no son prescindibles las precedencias y tratamientos. Aunque si se respetan las reglas básicas de cortesía. • Por otra parte en reuniones externas, en muchos casos se suele tratar con personas desconocidas, en estos casos las formalidades se deben ver reflejadas en aspectos como el vestuario, tratamiento más respetuoso, la ubicación correcta de cada participante según su cargo o puesto. • Respeto, educación y sentido común son las claves del éxito en cualquier ámbito. • Ceremonial: cuando se va a dar la palabra a diferentes personas para que den un discurso en algún acto, deben presentarse como mínimo tres personas para hacerlo. El orden debe ser de menor a mayor, es decir, desde la persona que posee menor rango a la de mayor rango. Con esto debemos aclarar que en un ceremonial al mencionar a las personas implicadas en el evento debe hacerse mediante su cargo o tratamiento seguido de su nombre. Si en el caso alguno de los implicados no tuviese grado académico no debe mencionársele a ninguno por respeto a la persona que no lo tiene. • Estandartes y banderas: hay que tomar en cuenta la ley de la derecha ya anteriormente descrita y no hay que olvidar que los estandartes y banderas NUNCA se mezclan. Si se desean colocar al mismo lado en el montaje deben, al menos, estar separadas con una distancia prudencial. • La puntualidad es esencial en cualquier tipo de acto. • Los buenos gestos hablan por sí solos. • Las presentaciones son la primera impresión ante la otra persona.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y ACTOS PROTOCOLARIOS


1. Tipo de organización y montaje de eventos externos

Según la delimitación de eventos tenemos: visitas oficiales, cierres de proyectos, conferencia de prensa, publicaciones de libro, desayunos informativos, y festivales de videos comunitarios.

1.1 Cierre de eventos

En los cierres de proyectos de ACISAM se acostumbra a realizarlo con montaje tipo coctel. El montaje de estos eventos varía en función del número de invitados y requerimiento de los asistentes. Tratar de montar un bar desde donde servir las bebidas y montar mesas redondas para las comidas. El objetivo de realizar un coctel es compartir con un grupo de personas (donadores, miembros de ACISAM, asociados, medios de comunicación o entes públicos) por algún acontecimiento especial como aniversario, para fomentar las relaciones públicas de la asociación como un acto de gratitud a los asociados y donadores más que para un acto informativo. Su duración es de aproximadamente dos horas, entre las 19 y 21 horas. Se estima la posibilidad de tener algunas sillas y mesas para personas que lo requieran por su edad o salud.

1.1.1 Elementos Ambientales y simbólicos

• Por el tipo de evento, sólo de ser necesario se colocará un atril para ofrecer algunas palabras del anfitrión, el Director Ejecutivo de ACISAM. • El atril llevará en la parte delantera el logotipo de ACISAM. No se exigen intervenciones ni tampoco himnos. • No habrá una mesa principal puesto que los invitados estarán de pie; por lo tanto, no se definirá el orden de precedencia.

1.1.2 Elementos protocolarios

Vestimenta Debido a que este tipo de evento se realiza por la noche, la vestimenta debe ser de noche ya sea al aire libre o en sitios cerrados. Para las mujeres, el traje consta de dos piezas: blazer y falda o abrigo y vestido, siendo el largo máximo hasta media distancia entre la rodilla y el tobillo. Los zapatos, de tacón medio o alto (incluso plano), combinados con el bolso, pequeño de metal, carey o tela con pedrería. 18


Para los hombres, traje formal de noche pero no de gala, el tipo de traje dependerá del gusto de cada caballero. En estos montajes tener presente: • Colocar mesas de apoyo altas según la cantidad de invitados y tamaño del salón. • Instalación de audiovisuales. • Mantelería base • Colocar mesas de buffet (excepto se trate de un evento con pase de bandejas). • Cristalería limpia y preparada. • Anticipada prueba de sonido • Revisión y limpieza del salón minutos antes del evento. Colores: • La decoración del entorno deberá contener los colores del logotipo de ACISAM, ya que no se presentará ningún tipo de material de información, los colores de la institución deben estar presentes en el evento y ser vistos con armonía. Salones: • Los cocteles podrán realizarse en salones de hoteles o restaurantes puesto que se llevan a cabo para ocasiones especiales. Servicio En los eventos coctel, se elegirá entre dos tipos de servicio: 1. Servicio por camareros: ellos serán los encargados de ir circulando entre los invitados ofreciendo en bandejas los canapés y las bebidas. 2. Servicio buffet: colocar 2 mesas principales, una mesa para colocar toda la comida, tanto dulce como salado y en la otra se dispone toda la bebida así como la cristalería, la vajilla y las servilletas. Además, suele colocarse una mesa de descarte en la que se depositan copas y otros elementos usados.

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1.1.3 Esquema

1.2 Lanzamiento de productos

ACISAM realiza diferentes proyectos sociales en pro de la superación y mejoramiento de las comunidades, por medio de la propia participación de las personas dentro de dichas comunidades. Para esto, periódicamente hacen lanzamientos de libros que ayudan tanto en el desarrollo psicológico como intelectual de las personas, y para ello se debe tener un orden para realizar dichos lanzamientos.

1.2.1 Elementos ambientales y simbólicos

• Se colocará un banner que contenga la información general de la ONG ACISAM y su logotipo, además de una imagen muestra del libro. • De utilizar presentación, deberá ir siempre el logotipo en una de las esquinas de las láminas o video; solo de considerar necesario un tipo de presentación audiovisual para el lanzamiento. • En el pódium debe ir colocado el logotipo de la empresa. 20


• Los acrílicos que identifiquen a las autoridades de la mesa de honor deberán estar debidamente ubicados según el orden de precedencia. ��� La mesa deberá estar debidamente cubierta por un mantel y un cubre mantel que combine, de preferencia de colores sobrios. • Detrás de la mesa de honor debe estar el logotipo de ACISAM, marca necesaria es indiscutible. • De considerar necesario en decoración se puede elegir un adorno de flores que estará ubicado frente a la mesa de honor.

1.2.2 Elementos técnicos

• Equipo audiovisual completo (pantalla, cañón reproductor, bocinas, computadora) • La ventilación adecuada. • Iluminación acorde al evento, a la hora del día que se haga el lanzamiento y el salón que se utilice. • Micrófono debidamente preparado y colocado en el pódium. • A considerar, si los discursos de las autoridades se darán desde la mesa de honor tener debidamente colocados y en funcionamiento los micrófonos de las autoridades.

1.2.3 Elementos protocolarios

- La mesa principal irá conformada de la siguiente manera:

• Director ejecutivo de ACISAM • Coordinador del área de comunicaciones • Coordinador operativo

- El resto de invitados se colocaran según la importancia de cargo que poseen. Vestimenta: • Para este tipo de evento de carácter muy importante para la ONG como es un lanzamiento de libro, la etiqueta es de carácter obligatorio mostrando el orden y la seriedad de los proyectos con los que trabaja la ACISAM. Colores: • El material que se presente deberá contener los colores del logotipo de ACISAM, para la existencia de la unidad visual, si es que se necesita materia audio visual. • Si hay una muestra de libros aparte de la que se esté presentando en la mesa de honor, una mesa aparte se puede tener esta con decoración y mantel acorde a los colores de ACISAM. 21


Estos montajes requieren de gran esfuerzo por lo complejo de las instalaciones y aprovechamientos del espacio. Exige un eficiente trabajo de atención y colaboración con la prensa, sobre todo con las cámaras. Salones • Los lanzamientos de libro podrán realizarse en instalaciones de ACISAM, hoteles o salones particulares, recordando siempre que la comodidad tanto de los invitados de honor como de los invitados en general, es lo principal. Servicios • Recordar que el vaso con agua de la mesa de honor se sirva en el momento adecuado y que un edecán este siempre pendiente de lo que ellos puedan necesitar. • Es importante colocar una mesa extra para colocar jarras con jugo, agua, café y algún refrigero ligero para los invitados. Acrílicos El modelo de los acrílicos a utilizar es el siguiente:

1.2.4 Ceremonial El ceremonial a utilizar en estos eventos tendrá la estructura siguiente: 1. SALUDO (MC) Buenas noches, sean todos bienvenidos. Es un verdadero placer para ACISAM presentar el lanzamiento del libro “Promoviendo valores desde adentro” para el pueblo salvadoreño.

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(MC) En esta oportunidad la mesa de honor será precedida por las siguientes autoridades: - Director ejecutivo de ACISAM - Coordinador del área de comunicaciones - Coordinador operativo. 2. MC: daremos inicio a este lanzamiento de libro con las palabras del director de ACISAM Palabras del Director de ACISAM 3. MC: a continuación damos la palabra al director del área de comunicaciones de ACISAM quien nos comentara cuales son los objetivos planteados con este nuevo libro. Palabras del director del área de comunicaciones de ACISAM 4. MC: A continuación cedo el micrófono al coordinador operativo quien nos hablara acerca de cómo se llegó a concebir este nuevo libro. Coordinator operativo 5. CONFERENCIA DE PRENSA (MC) A continuación, damos inicio a la conferencia de prensa. (MC) Comenzamos con la primera intervención de los medios de comunicación, a cargo de Edgar Guerrero de TCS Noticias, Canal 2. (MC) A continuación, la segunda intervención por parte de Oscar Méndez del Noticiero Hechos, Canal 12. (MC) Damos paso a la última intervención a cargo de Lilian Ávalos, del noticiero Teleprensa, Canal 33. 6. CONCLUSIÓN (MC) De esta forma, damos por finalizado el lanzamiento del nuevo libro “promoviendo valores desde adentro”, un libro que cambiara tu concepto de ser social. En nombre de ACISAM se agradece a los invitados de honor, al distinguido público y a la prensa por su asistencia. 7. INVITACIÓN A DEGUSTACIÓN (MC) Invitamos a la mesa de honor, invitados especiales, distinguido público y a la prensa a degustar de un refrigerio. Buenas noches. El ceremonial está diseñado para tener en cuenta una rueda de prensa, este punto del ceremonial no es indispensable puede utilizarse o no según las necesidades del evento. 23


1.2.5 Esquema

Azul: invitados especiales en orden de importancia Gris oscuro: público en general Gris: prensa. El diseño del montaje está tiene como prioridad la comodidad de los invitados y la debida distribución de cada uno de los elemento d tal modo que armonicen. En estos montajes tener presente: • Colocar mesa principal rectangular • Agregar a la mesa principal copas y botellas con agua sin sello. • Señalización de la ubicación de los medios dentro del salón. • Montaje de audiovisuales • Colocación de sillas • Colocación de mesa para refrigerios (Elemento obligatorio). • Prueba de sonido horas antes del evento. • Limpieza del salón minutos antes del acto.

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1.3 Desayunos informativos

1.3.1 Elementos Ambientales y simbólicos

• Se colocará un banner que contenga la información del evento y se vea el logotipo de la ONG y del proyecto que se esté realizando. • En la presentación que se haga, deberá ir siempre el logotipo en una de las esquinas de las láminas o videos. • En el pódium debe ir colocado el logotipo de la empresa.

1.3.2 Elementos técnicos

1. Equipo audiovisual completo (Pantalla, cañón reproductor, bocinas, computadora) 2. Ventilación adecuada 3. Iluminación

1.3.3 Elementos protocolarios

Precedencia - La mesa principal siempre irá conformada de la siguiente manera: • • • •

Director ejecutivo de ACISAM Coordinador operativo Director de Grupo de video A01 Crew Director de Grupo de video TVCMIL

- El resto de invitados se colocarán según la importancia de cargo que posean. Vestimenta Para este tipo de evento, por ser en la mañana, no se exige de una vestimenta de protocolo riguroso, pero sí debe ser formal. Colores: - El material que se presente deberá contener los colores del logotipo del proyecto, para que exista una unidad visual: material impreso o CD, presentación y banner. - En cuanto a la mesa, los manteles deberán ser de colores claros y sobre estos se puede colocar algún adorno discreto. Salones - Los desayunos podrán realizarse en las instalaciones de la ONG, en restaurantes, hoteles o salones particulares, siempre y cuando se propicie un ambiente en el que los invitados se sientan cómodos.

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Servicio • Si se realiza en un restaurante u hotel, los meseros no deben de estar permanentemente en el salón donde se lleva acabo el desayuno, ya que se tratan asuntos importantes y privados. • Es importante colocar una mesa extra para colocar jarras con jugo, agua, café y, si se desea, frutas en trozos. • Debe servirse un menú ligero y que permita a los invitados comer cómodamente: un desayuno Continental o Americano son las mejores opciones. • Es conveniente que durante el transcurso de la reunión haya siempre agua, especialmente para los expositores. Acrílicos El modelo de acrílicos es el siguiente:

1.3.4 Ceremonial El ceremonial a utilizar en estos eventos tendrá la estructura siguiente: CEREMONIAL DE DESAYUNO INFORMATIVO PARA MUESTRA 2014 1. MC: Palabras de Bienvenida. Muy buenos días tengan todos y todas, representantes de organizaciones e instituciones, es un agrado poder contar con su presencia, el objetivo de este desayuno es informar que EVM-ACISAM impulsa la segunda muestra de video comunitario, a desarrollarse del 20 al 24 de enero del año 2014.

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En el marco del proyecto: “Facilitar el acceso a nuevas tecnología en video participativo a jóvenes de Nicaragua y El Salvador que propicien su encuentro y participación para fortalecer la integración centroamericana”. “Construir un cine propio es una actividad imprescindible, es parte de la lucha por un futuro digno” 2. MC: Daremos inicio a este desayuno informativo con las palabras del Director de ACISAM Raúl Duran. Palabras del Director de ACISAM Raúl Durán MC: “Este es un cine pobre, pero no por eso es un pobre cine” 3. MC: A continuación damos la palabra a la (Nombre y cargo) quien nos comenta cuál es el objetivo del programa PASIRCA II. Palabras 4. MC: Presentamos un video que recopila la experiencia de la primera muestra de video comunitario desarrollada en agosto de 2012, y recoge información sobre la continuación de este proceso que da como resultado la segunda muestra de video comunitario 2014. VIDEO MUESTRA MC: “La verdadera comunicación es aquella que se recrea día a día, que se acerca, motiva, compromete y moviliza a la gente, que permite creer en las personas y crear un futuro para todos” 5. MC: A continuación cedo el micrófono al coordinador operativo Jaime Perla quien hablará sobre el objetivo que busca esta segunda muestra de video comunitario 2014. Palabras de Coordinador: Jaime Perla - Proyección de fotografías de los grupos durante filmación durante el discurso del coordinador operativo. 6. MC: Ahora doy el espacio a la compañera Celestina Baires del grupo de video “TVCMIL” y al compañero Darwin del grupo de video “A0 1 CREW” quienes compartirán su experiencia. Palabras de Celestina Baires y Darwin 7. MC: A continuación abrimos un espacio de preguntas y comentarios. Intervenciones

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8. MC: Finalmente agradecemos a los representantes de las diferentes organizaciones e instituciones que se han hecho presente esta mañana. Asimismo agradecemos a los medios de comunicación que nos acompañaron, informarles que en la carpeta que se les entregó está la información de la Muestra de Video Comunitario.

1.3.5 Esquema

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1.4 Cine Fórum

EVM-ACISAM es el encargado de llevar las capacitaciones y los recursos necesarios para que los jóvenes puedan realizar los videos comunitarios, que luego son mostrados en cine fórum con la finalidad de mostrar la realidad de comunidades y poder ser agentes de cambios, ya que el enfoque de cada video es desde lo que vive cada uno de los habitantes de las comunidades. Los eventos y montajes de cine fórum, para mostrar al público muestras de los videos comunitarios actualmente se llevan a cabo en un periodo de 4 días, en diferentes salas de cine, una vez al año.

1.4.1 Elementos Ambientales y simbólicos

• Se colocará un banner en la entrada de la sala de cine, donde esté expuesto el logotipo de la ONG, la descripción y finalidad del evento, que en este caso es el cine fórum, cine comunitario. • Los videos, en su presentación inicial, deberán mostrar el logo de la ONG.

1.4.2 Elementos técnicos

• Equipo audiovisual (pantalla y los videos comunitarios elegidos para poder ser transmitidos debidamente editados) • Ventilación adecuada (será una sala de cine llena, la debida ventilación podrá garantizar la comodidad de todos los invitados) • De no contar con salas de cine tener en cuenta, cañón proyector con alta capacidad • Bocinas, con capacidad suficiente para ser escuchado en el salón. • Pantalla de suficiente tamaño para transmitir los videos.

1.4.3 Elementos protocolarios

Precedencia - La mesa principal estará conformada de la siguiente forma: • • • •

Directivo ejecutivo de ACISAM Coordinador operativo Director de grupo de video A01 Crew Director de grupo de video TVCMIL

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- El orden para tomar asientos en la mesa de honor por ser de 4 personas los más importantes al centro y se retomara de derecha a izquierda. - Los invitados especiales se colocarán según el orden de importancia y los estudiantes invitados a quienes se les transmitirán los videos serán ordenados por orden de llegada de institución Vestimenta: Para este tipo de evento, un cine fórum, la vestimenta protocolaria no es rigurosa, los estudiantes con sus uniformes de institución y la mesa de honor vestidos de manera casual. Colores: - El banner y la los logos que se presenten en los videos deberán tener una misma unidad, para representar de huna manera eficiente la ONG. Salones - Los cines fórum podrán realizarse en salas de cine, puesto que los videos comunitarios se utilizaran para servir de inspiración a los jóvenes estudiantes, sobre cómo cambiar las comunidades donde viven. - De no contar con una sala de cine, se necesitara de un lugar espacioso con capacidad de al menos 250 Personas, y todos los recursos necesarios. Acrílicos El modelo del acrílico se mantendrá para todo evento de la siguiente forma:

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1.4.4 Ceremonial

El ceremonial a utilizar en estos eventos tendrá la estructura siguiente: CEREMONIAL DE CINE FORUM 1. MC: Palabras de Bienvenida. Muy buenos días tengan todos y todas, representantes de organizaciones e instituciones, es un agrado poder contar con su presencia, el objetivo de este cine fórum es mostrar como las capacitaciones y el equipo técnico que se les proporciona por parte de EVMACISAM a los jóvenes puede convertirse en agente de cambio para sus comunidades. En el marco del proyecto “Facilitar el acceso a nuevas tecnología en video participativo a jóvenes de Nicaragua y El Salvador que propicien su encuentro y participación para fortalecer la integración centroamericana”. “El cine participativo es parte de la vida de todos nosotros, es algo que hemos vivido, es algo que toca nuestro sentidos” 2. MC: Daremos inicio de los videos que nos comparten esta mañana los jóvenes que participan de los proyectos. Vista de videos 3. MC: A continuación damos la palabra a al director ejecutivo de ACISAM Raúl Duran quien nos comenta cuál es el objetivo del programa. Palabras 4. MC: A continuación cedo el micrófono al coordinador operativo Jaime Perla quien hablara sobre cuál ha sido el seguimiento y desarrollo de estos proyectos. Palabras de Coordinador: Jaime Perla 5. MC: Ahora doy el espacio a la compañera Celestina Baires del grupo de video “TVCMIL” y al compañero Darwin del grupo de video “A0 1 CREW” quienes compartirán su experiencia. Palabras de Celestina Baires y Darwin 6. MC: A continuación abrimos un espacio de preguntas y comentarios. Intervenciones 7. MC: Finalmente agradecemos a los representantes de las diferentes organizaciones e instituciones que se han hecho presente esta mañana.

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Este ceremonial es básico, se puede utilizar, las intervenciones de las palabras son de personas que conocen el proyecto a profundidad, pero los discursos dispondrán de 3 a 5 minutos; las preguntas y comentarios pueden estar entre 15 a 30 minutos según disponga el caso. 1.4.5 Esquema

1. La pantalla de cine donde se proyectarán los videos. 2. La mesa de honor, la cual se dispondrá de ella solo en el momento en que termine la película, se pase al momento de hablar sobre el proyecto visto y responder interrogantes de los invitados. 3. Esto sería el orden de los asientos: • En amarillo estarán reservados para invitados de honor y los invitados especiales. • En celeste estarán sentados el resto de los invitados que en su mayoría son estudiantes y estos se ordenarán según vayan entrando hasta ocupar el último asiente de las filas del frente.

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1.5 Firmas de convenio

1.5.1 Elementos Ambientales y simbólicos

• Se colocará un banner que contenga la información del evento y se vea el logotipo de la ONG y de la institución con la que se hará el convenio • Si hace uso de recursos audiovisuales deberá ir siempre el logotipo en una de las esquinas de las láminas o videos. • En el pódium debe ir colocado el logotipo de la organización.

1.5.2 Elementos técnicos

1. Equipo audiovisual completo (Pantalla, cañón reproductor, bocinas, computadora) 2. Ventilación adecuada 3. Iluminación

1.5.3 Elementos protocolarios

Precedencia - La mesa principal puede estar conformada con un mínimo de 3 personas y un máximo de 7, la persona que debe estar presente por obligación en este tipo de acto es: • Director ejecutivo de ACISAM - El resto de invitados se colocarán según la importancia de cargo que posean. Vestimenta Para este tipo de evento, se exige una vestimenta formal, los colores y trajes deberán ir sujetos a la hora en que se lleve a cabo dicha firma. Colores: - El material que se presente deberá contener los colores del logotipo del proyecto, para que exista una unidad visual: material impreso o CD, presentación y banner. - En cuanto a la mesa, los manteles deberán ser de colores claros y sobre estos se puede colocar algún adorno discreto. Salones - Las firmas de convenio podrán realizarse en las instalaciones de la ONG, hoteles o salones particulares, siempre y cuando se propicie un ambiente en el que los invitados se sientan cómodos.

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Servicio • Si se realiza en un hotel o lugar que cuente con meseros, éstos no deben de estar permanentemente en el salón donde se lleva acabo el acto, ya que se tratan asuntos importantes y privados, por lo tanto la organización deberá asignar a personas que estén a cargo del protocolo para las necesidades que se presenten durante el acto. • Es importante colocar una mesa extra para colocar las bebidas y degustaciones. • Los bocadillos deben ser ligeros pero variados y acordes a la formalidad del acto. • Es conveniente que durante el transcurso de la reunión haya siempre agua, especialmente para los expositores. Acrílicos El modelo de acrílicos es el siguiente:

1.5.4 Ceremonial El ceremonial a utilizar en estos eventos tendrá la estructura siguiente: CEREMONIAL DE FIRMA DE CONVENIO 1. MC: Palabras de Bienvenida. (MC) Señoras y señores, amigos todos, muy buenas noches. Reciban la más cordial bienvenida a la ceremonia de Firma de Convenio entre (nombre de las dos organizaciones) (MC) En esta oportunidad la mesa de honor que presidirá el acto la conforman: (Listado con trato, cargo y nombre) Además contamos con la presencia de invitados muy especiales, ubicados dentro de nuestro distinguido público. 34


2. HIMNO NACIONAL (MC) Enseguida entonaremos las notas del Himno Nacional de El Salvador. 3. PALABRAS DE (TRATO, CARGO Y NOMBRE) LA TERCERA PERSONA MÁS IMPORTANTE DEL EVENTO (MC) A continuación (Trato, cargo y nombre) nos dirigirá algunas palabras. 4. PALABRAS DE (TRATO, CARGO Y NOMBRE) LA SEGUNDA PERSONA MÁS IMPORTANTE DEL EVENTO (MC) También, (Trato, cargo y nombre) nos brindará sus palabras. 5. PALABRAS DE (TRATO, CARGO Y NOMBRE) LA PRIMERA PERSONA MÁS IMPORTANTE DEL EVENTO (MC) De igual manera, (Trato, cargo y nombre), nos ofrecerá unas palabras. 6. LECTURA DEL DOCUMENTO DEL CONVENIO (MC) Con las palabras de (Trato, cargo y nombre) damos paso a la firma del convenio entre ambas instituciones, que quedará sujeto bajo los siguientes acuerdos: Lectura de los acuerdos 7. FIRMA DEL CONVENIO (MC) A continuación, se procederá a la firma del convenio a cargo de (Trato, cargo y nombre) 8. CONCLUSIÓN (MC) De esta forma, damos por finalizada la firma oficial del convenio entre (nombre de las organizaciones), en nombre de ambas instituciones agradecemos su participación. 9. INVITACIÓN A DEGUSTACIÓN (MC) Invitamos a la mesa de honor y al público a degustar de un refrigerio preparado para ustedes. Buenas noches y muchas gracias.

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1.5.5 Esquema

Mesa de honor Banner ACISAM

P贸dium Invitados especiales 10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

P煤blico general

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2. Tipo de organización y montaje de eventos internos Según la delimitación de eventos se tienen: asambleas generales, reuniones mensuales con trabajadores, reunión de áreas de comunicación.

2.1 Visitas oficiales

La organización de estos actos dependerá de su naturaleza y la importancia que ésta requiere, el número de personas que se desean reunir e incluso de la publicidad que se le quiera dar. Dependiendo de la cantidad de asistentes será asignado el salón o lugar para el evento. Estas son precedidas por el Director Ejecutivo, y se dan cuando los cooperantes de los proyectos vienen al país a verificar los planes de trabajos establecidos y la administración de los fondos. Las visitas oficiales, se realizan en la sede central de ACISAM, excepto cuando los cooperantes soliciten visitar el territorio donde se va a ejecutar el proyecto. Requerimientos indispensables para visitas oficiales en la sede.

2.1.1 Elementos ambientales y simbólicos:

1. Estandarte del logo de ACISAM, en la oficina del Director Ejecutivo 2. Banner Oficial de ACISAM

2.1.2 Elementos técnicos

4. Equipo audiovisual completo (Pantalla, cañón reproductor, bocinas, computadora) 5. Ventilación adecuada 6. Iluminación

2.1.3 Elementos protocolarios

Vestuario adecuado. El chaqué, que es prenda de etiqueta para la mañana y tarde hasta las siete. Es una especie de levita, con faldones separados por delante, de color negro o gris marengo, y con el pantalón de tejido especial, gris con rayas negras. Su complemento es el sombrero de copa gris o negro, guantes, grises, camisa blanca, corbata gris, zapatos y calcetines negros.

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2.1.4 Atención a las visitas

• Recibe la visita en primera instancia la recepcionista quien da paso a la oficina del Director Ejecutivo de ACISAM. • Invitar u ofrecer un café, té o agua. Debe servirse en vajilla color blanco, sin tapetes. • Proporcionar lectura, periódicos o revistas corporativas para el intervalo de tiempo de espera. • Si la visita está previamente en agenda no se debe hacer esperar más de cinco minutos. En caso que surja un imprevisto se debe notificar a la persona para que este pueda determinar si espera o no. • El Departamento de Recepción debe estar informado con la agenda de visitas día por día. • En algunos casos se procederá a efectuar recorrido por las instalaciones interesadas de la visita. Es importante tener un plano de la empresa con el itinerario a seguir durante el recorrido. • En caso de visita extranjera se deberá tomar en cuenta guías interpretes para traducción. • Al concluir la visita se debe despedir cortésmente y acompañarle hasta la puerta.

2.1.5 Esquema

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En estos montajes tener presente: • Presidencia de honor. • Valorar si es oportuno colocar un arreglo floral o dejar vacío ese lugar. • Ordenar la mesa principal según precedencia. • Instalación de audiovisuales. • Situar las sillas acorde al modelo de montaje. • Ubicar las mensas con mantel y muletón. • Colocar libreta y lápiz con logo de ACISAM, copa y botellas con agua sin sello en todos los montajes. Ordenar las banderas según ley de la derecha • Hacer pruebas de sonido antes del evento • Revisión y limpieza minutos antes del inicio del evento 1. 2. 3. 4.

2.1.6 Programa Bienvenida (Director Ejecutivo) Análisis de coyuntura nacional e internacional (Director Ejecutivo 10 minutos) Exposiciones de coordinadores de proyecto Proyección de Película para su posterior análisis relacionado a los temas de trabajo de ACISAM 2.2 Reunión de personal

Estos montajes deben organizarse de forma eficaz pues por medio de estas se pretende alcanzar objetivos empresariales. Las reuniones de personal de ACISAM se dan el último día hábil de cada mes, este tipo de eventos lo precede el Director Ejecutivo, Raúl Duran. Y su principal objetivo es informar sobre los avances de proyectos que se han logrado en el mes y las dificultades encontradas. Suelen participar alrededor de 15 personas, por lo tanto debe colocarse una mesa rectangular, con sistema de precedencia inglesa y para la colocación de invitados, sistema de reloj.

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2.2.1 Elementos ambientales y simbólicos

1. Estandarte del logo de ACISAM 2. Banners distintivos de cada proyecto vigente

2.2.2 Elementos técnicos

1. Equipo audiovisual completo (Pantalla, cañón reproductor, bocinas, computadora) 2. Ventilación adecuada 3. Iluminación

2.2.3 Elementos protocolarios

1. Vestimenta Semi Formal, vestuario cotidiano de trabajo. 2. Contratar servicio de cafetería, por la extensión de la reunión (8 am a 12 MD)

2.2.4 Esquema

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El personal se debe sentar por áreas: • • Atención Psicosocial • Comunicaciones • Desarrollo Local Requerimientos indispensables para las reuniones de personal de ACISAM.

2.2.5 Programa

1. Bienvenida (Director Ejecutivo) 2. Presentación con coordinador del proyecto a financiar 3. Presentación del plan de trabajo durante la ejecución del proyecto y el financiamiento 4. Entrega de insumos para informes por parte del cooperante al coordinador del proyecto 5. Palabras de agradecimiento del Director Ejecutivo 6. Despedida. NOTA: Posterior a la visita se retiran el Director ejecutivo y el Cooperante a un almuerzo exclusivo en algún restaurante. En estos montajes tener presente: • Colocación de mesas rectangulares con mantelería base. • Colocación de sillas según número del personal. • Situar mesa de coffee break mantener agua y café. • Limpieza del salón minutos antes de iniciar el evento.

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ANEXOS


Ejemplo de montaje de mesa de honor

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Ejemplo de montaje de desayunos informativos

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Ejemplo de montaje de reuni贸n con j贸venes participantes del Proyecto Escuela de Video Mesoamericano 2010 - 2012

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Ejemplo de montaje de reuni贸n con j贸venes participantes del Proyecto Escuela de Video Mesoamericano

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Ejemplo de fotografĂ­a oficial

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Ejemplo de montaje de Cine F贸rum

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Manual de protocolo ACISAM