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TALLER UNIDAD 1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

LILIANA MARÍA CANO ARROYAVE

Tutor LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA CIDBA – VIRTUAL GESTIÓN DOCUMENTAL ARMENIA 2012


TALLER UNIDAD 1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

LILIANA MARÍA CANO ARROYAVE

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTA DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA CIDBA – VIRTUAL GESTIÓN DOCUMENTAL ARMENIA 2012

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CONTENIDO

pág. INTRODUCCIÓN

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1. OBJETIVOS

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1.1 OBJETIVO GENERAL

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1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

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2. TALLER UNIDAD 1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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3. CONCLUSIONES

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CIFERGRAFIA

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INTRODUCCIÓN

La Gestión Documental ejerce un papel fundamental en el manejo de la información, mediante el desarrollo de este taller se pretende asimilar la importancia de la misma, aplicando los conceptos adquiridos a través de las diferentes lecturas que comprende la Unidad No. 1 de la asignatura Gestión Documental en la resolución de los cuestionamientos planteados.

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1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL Adquirir los conocimientos básicos sobre la Gestión documental y su importancia en el manejo de la Información (documentos físicos y digitales)

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS -

Conocer el significado, creación, objetivos, aspectos y pasos de la Gestión Documental.

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Identificar la normatividad vigente aplicable a la Gestión Documental.

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2. TALLER UNIDAD 1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras fuentes, realice lo siguiente:

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental. R/ El origen de la gestión de documentos se remonta hacia 1930 cuando Estados Unidos se ve en la necesidad de crear el Sistema Archivístico Nacional como consecuencia de los efectos de la industrialización en el crecimiento apresurado de las empresas, medios de producción y de la sociedad en general, los cuales a raíz de la gran demanda de labores y como una necesidad más creada por la industrialización, las personas se ven abocadas a dejar evidencias documentadas de sus labores y actuaciones….Todo esto hizo que la organización de los documentos resultara crucial, no solo vinculada a su custodia, sino en la etapa que resulta necesario para la actividad de las organizaciones tenerlos disponibles para la toma de decisiones. En el caso de Europa, antes de la revolución Francesa, los documentos de la administración eran de acceso restringido y todos eran considerados válidos para la gestión en términos de valor probatorio y jurídico por la inalterabilidad de las instituciones al pasar el tiempo. Posterior a la revolución industrial, surgen movimientos liberales que llevan a las entidades que funcionaban antes de la revolución, a ser modificadas y por ende considerar sus soportes documentales de carácter histórico. A medida que pasa el tiempo, los documentos con valor histórico van perdiendo protagonismo por el mismo crecimiento de la industria y formas de producción de las personas, lo que origina un incremento en la producción de documentos administrativos. En lo que respecta al ciclo vital del documento, Estados Unidos define un ciclo vital similar al de los seres vivos, es decir: creación del documento, mantenimiento y uso y expurgo. Cabe anotar que los archivos no mueren, puesto que, de acuerdo a su valor probatorio, este es conservado en otro medio por aportar a la cultura, la investigación o a la historia. En Colombia, en 1997, durante su asistencia a un acto cultural programado por el Archivo General de la Nación–AGN, el alcalde mayor de Bogotá, Antanas Mockus Sivickas, fue enterado por personal de dicha entidad acerca del mal estado en que se encontraban los archivos públicos y el atraso de la gestión documental en el Distrito Capital. De inmediato, el alcalde delegó a dos asesores que se dieron a la

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tarea de levantar un prediagnóstico, que efectivamente evidenció en el Distrito el estado de abandono de casi toda la documentación, la falta de edificios con las condiciones mínimas para el almacenamiento y el servicio de los documentos, la carencia de un archivo general e histórico, la poca profesionalización existente del personal a cargo del manejo directo de los archivos y el volumen gigantesco de documentos por salvar de su destrucción o arbitraria eliminación. La importancia que fue adquiriendo la información en la actividad pública y privada provocó en Colombia hechos tan significativos desde el punto de vista académico, gremial y económico como la creación de carreras para entrenar profesionalmente a los administradores de la documentación, a los ingenieros especializados en sistemas de información y a los historiadores e investigadores en diferentes disciplinas, que paulatinamente fueron incorporando el trabajo en archivo para desentrañar problemas no explicados aun de la historia del país. La falta de reglamentación hasta los años noventa estuvo relacionada con esta situación, cuya principal consecuencia fue la destrucción de la documentación y hasta de archivos institucionales completos. La profesionalización de los oficios de historiador y archivista, entre otros, es consecuencia directa de la problemática del complejo manejo de la información tanto por las ciencias sociales como por la gestión pública. Adicionalmente, pesaba sobre la ciudad un pasado trágico: los incendios de los edificios donde reposaban sus documentos públicos. El de 1786 destruyó casi toda la memoria colonial y el del 20 de mayo de 1900 acabó casi toda la del siglo XIX cuando las Galerías Arrubla, ubicadas donde hoy está el Palacio Liévano, sede de la Alcaldía Mayor, fueron destruidas por las llamas. A finales de 1997 se formuló el documento Programa Centro de Transparencia y Memoria –CMT de Santa Fe de Bogotá: diagnóstico de los archivos del nivel central , elaborado por una firma comercial especializada con el objetivo de establecer los parámetros para diseñar, construir y poner en funcionamiento el CMT, cuya primera etapa fue la elaboración de un primer diagnóstico técnico de los archivos de la administración central del Distrito en temas como organización, áreas ocupadas, infraestructura física y tecnología existente para su manejo, aspectos normativos y procedimentales, y disponibilidad de talento humano asignado a tales labores. El estudio incluyó unas primeras recomendaciones sobre la administración de documentos, de acuerdo con las normas legales existentes, así como las condiciones físicas, ambientales y de seguridad para los depósitos y los servicios documentales y tecnológicos que debían observarse en el diseño arquitectónico del archivo histórico o general (CMT) del distrito.

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2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. R/ Son las directrices técnicas y prácticas que se usan para la correcta aplicación de los procesos en el ciclo vital de los documentos (producción – recepción – conservación y eliminación), lo cual permite asegurar el control y la recuperación de información física o digital.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. R/ Documento: Es la evidencia física o digital que da testimonio del trabajo realizado por una institución o persona. Documento de archivo: Es la información que debe ser conservada por lo que representa, ya sea por su carácter científico, cultural, histórico o administrativo entre otras.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? R/ El Archivo General de la Nación es un establecimiento público, hace parte del Gobierno de Colombia y se encarga de promocionar la conservación y consulta del patrimonio histórico y cultural del País y ponerlo al servicio de toda la comunidad, fue creado a través de la Ley 80 de 1989 por el Congreso de la República. Se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá D.C (Capital de Colombia.

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? R/ Es el grupo de entidades archivísticas públicas o privadas del País, que se unen para establecer las directrices que se deben aplicar en la organización, conservación y manejo de los archivos, cuidado del patrimonio histórico y cultural y servicios y productos ofrecidos al usuario en materia de consulta de documentos e información. El Archivo General de la Nación es la Institución encargada de orientar y coordinar el buen funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos.

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6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? R/ La Ley 594 del 2000

7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? R/ Trata sobre el deber que tienen todas las entidades públicas de elaborar un programa de gestión de documentos donde se apliquen los principios y procesos de archivísticos utilizando nuevas tecnologías y soportes en el ciclo vital de los documentos. Así mismo, menciona la clasificación de los archivos (archivos de gestión, Archivo central y archivo histórico) y que comprende. Por último, destaca la obligatoriedad de la Tablas de Retención Documental y el inventario documental.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. -

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“Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procura la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soporte y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centro de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.” 9


9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? -

“Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.

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Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o reglamentario.

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Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.

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Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.

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Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura”

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Son 14 y se discriminan así: 1. Producción documental 2. Recepción de documentos 3. Aplicación de Tablas de Retención Documental 4. Foliación 5. Sistema de ordenación 6. Inventario 7. Anexo 8. Instrumentos de consulta 9. Aplicación de tablas de valoración Documental 10. Servicios Archivísticos 11. Almacenamiento y conservación 12. Sistema integrado de conservación 13. Directrices para la disposición final de los documentos 14. Elementos a considerar en el diseño de una encuesta de entrevista para la conceptualización de un PDG en una Entidad.

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11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprende. “Las tablas de Retención es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo en cada fase de archivo Las Tablas de Retención son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.” Las etapas que comprenden son las siguientes: “Primera etapa: documentales.

Investigación preliminar sobre la institución y fuentes

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada. Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. Cuarta etapa: Aplicación. Quinta etapa: Documental”

Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención

12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. R/ La Gestión documental es necesaria para una persona o para una empresa porque le permite conservar para el futuro los documentos producto de su gestión en el medio y que le servirán más adelante como memoria y prueba de las acciones emprendidas o decisiones tomadas ante determinada situación, ya que tiene que ver desde la producción hasta la destinación final del documento y por lo tanto, tiene en cuenta todo su historial.

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Ventajas de la Gestión Documental En Infraestructura, se reducen los espacios físicos utilizados para guardar información y documentos Ahorro Tiempo y personal dedicado a las tareas de gestión de archivos

Facilidad para buscar información por diferentes conceptos (apellidos y nombres, número de cédula, etc.) Disponibilidad

Ubicación rápida y oportuna de cualquier documento requerido Variedad de métodos de clasificación y organización de documentos Mejora la atención a los usuarios

Control de acceso de los documentos Seguridad Implementación de políticas de protección de datos e información en general 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. Norma/enunciado Explicación Artículo 8. “Es obligación del Estado y El estado debe legislar sobre la de las personas proteger las riquezas protección de nuestro patrimonio culturales y naturales de la Nación”. cultural y natural, y nosotros seremos los encargados que hacer que este patrimonio perdure y siga vigente. Artículo 20. “Se garantiza a toda Cuando se crea un medio masivo de persona la libertad de expresar y comunicación, la libertad de expresión, difundir su pensamiento y de pensamiento y de opinión deben ser opiniones, la de informar y recibir los pilares fundamentales. Implicando 12


información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”. Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”.

Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”. Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

esto que la tarea de informar tiene su responsabilidad social en la calidad de la información; la cual debe ser cierta e imparcial

El estado nos garantiza la libertad de asistir a las diferentes modalidades de formación que existen, tanto a la academia pública como a la privada, lo mismo que somos libres de elegir que profesión (especialidad) pretendemos tener. Mediante la educación permanente y la enseñanza en sus diversas modalidades el estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura, procurando siempre la identidad nacional

Es decir: tenemos derecho a hojear todos los documentos públicos; sin embargo existirán algunos casos en los cuales su acceso será restringido, ya sea por su naturaleza o por que la información que allí consagrada lo amerite.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. La Constitución Política de Colombia, dispone en su artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

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La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”. La Declaración Universal de Derechos Humanos (1948), estableció: “Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.” Esta norma de la Declaración Universal de Derechos Humanos, incluyó el derecho a la honra, que está reconocido en la Constitución Política de Colombia en el artículo 21”

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3. CONCLUSIONES

La Gestión Documental fue creada como respuesta a la necesidad de salvaguardar el patrimonio histórico y cultural de un País, así mismo, como mecanismo para que las personas y las empresas tengan un historial donde se evidencien las acciones realizadas en un determinado momento. La importancia de la Gestión Documental radica no sólo en el manejo de la información, sino, además, en la toma de decisiones y resolución de situaciones, pues es la memoria de acontecimientos pasados. Existe legislación que reglamenta su creación, implementación y procedimientos y que a su vez es mandatoria a nivel Nacional.

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CIBERGRAFÍA

Documento http://es.wikipedia.org/wiki/Documento Glosario http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264 GESTIÓN DOCUMENTAL, Luis David Fernández Valderrama http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf. http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/revistas/credencial/octubre1998/10601.ht m GESTION DOCUMENTAL http://archivosadminterm-aai.blogspot.com/2010/05/gestion-documental-seentiende-por.html Archivo General de la Nación (Colombia) http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_General_de_la_Naci%C3%B3n_(Colombia) Sistema General de archivo http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Refere ncia4.pdf ACUERDO No. 039 (Octubre 31 de 2002) http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2019 Derecho Intimidad Personal, Familiar y Habeas Data: Artículo 15 http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/ "La Gestión de Documentos: modelos y características". Autor: Nelson Javier

Pulido Daza (Colombia). Fecha: Abril 2011. Editorial: Biblioteca Básica de Documentación. Páginas: 94. Formato: eBook PDF. www.documentalistas.org http://es.scribd.com/doc/52477040/Gestion-de-Documentos Gestión documental en Bogotá 1997-2003 http://www.bogota.gov.co/archivo/libreria/php/decide.php?patron=01.010101

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Taller 1 Gestión Documental