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ComDoc: Sistema de seguimiento documental GRUPO: UNIDAD3 - COMDOC 4 Integrantes: García, Juan Pablo Jaramillo, Liliana Mayorga, Viviana Muñoz, Andrea Alejandra Vega, Ada Mabel 16 de junio de 2014


INTRODUCCIÓN ComDoc es un sistema Web de seguimiento electrónico de documentación concebido para registrar y brindar todos los detalles importantes de la administración de los documentos, como expedientes, notas, resoluciones, memorándums, legajos, o actuaciones de una organización. Se adapta la Decreto 1883/91, con el que se reglamentaron los procedimientos administrativos, y su particularidad radica en que asigna a cada documento iniciado un número único que servirá a lo largo de toda su trayectoria. El Sistema fue desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanzas Publicas de la Nación y cedido al SIU (Sistema de información universitaria) para su distribución entre las universidades nacionales. Se trata de un producto que funciona sobre herramientas de software libre, siguiendo una arquitectura en capas. El Sistema ComDoc es una aplicación Web cuyo propósito general es encargarse del registro y seguimiento de expedientes y demás documentación sea su origen de áreas internas, organismos externos y/o particulares. Surgido de necesidad de organizar la documentación circulante dentro de un organismo y considerando las practicas típicas presentes en la administración pública. Su función principal es facilitar y agilizar la labora administrativa, permitiendo el registro y permanente seguimiento de la documentación. Soluciona la administración de la documentación, brindando información de la ubicación, composición, relaciones, responsables y estado de la documentación existente y circulante dentro de la organización.

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CARACTERISTICAS DEL COMDOC COMDOC (Comunicaciones Documentales) es el nombre compartido por 3 productos: COMDOC1, COMDOC2 Y COMDOC3. COMDOC 1 Es un sistema que permite comunicar, almacenar, recuperar y distribuir documentos electrónicos. Sistema registral, con numeración secuencial creciente sin huecos, robusta y con log completo de operaciones (quién, cuándo, etc.) Tiene firma electrónica además de firma digital con certificado. Permite inicialar electrónicamente los borradores (sello escalera), dar de alta un documento por mandato de otro usuario, listar documentos relacionados, agregar "AVANCES" (tipo "post-it") como mecanismo de ayuda de gestión. Interfaz automática con COMDOC 2: cuando se genera un documento electrónico y se lo incluye en un expediente o carpeta esto se refleja automáticamente en la lista de documentos del expediente en COMDOC 2. Administra una matriz de permisos de acceso y operación por usuario, por tipo y clasificación de documento y por área. Tiene búsqueda por todos los campos y/o por texto (full text search). Los documentos pueden escribirse en el "cuerpo" con un editor muy sencillo, o "tomarse" desde un procesador de textos, o anexarse (estilo e-mail), incluso como imagen escaneada con o sin OCR. Accesible vía Internet y vía líneas punto a punto (p.ej., junto con SIDIF), con seguridad SSL y VPN (certificados disponibles). Se utiliza en el Ministerio de Economía y Producción desde el año 1999. Su uso es obligatorio. También se utiliza en el Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios desde el año 2003. COMDOC 2: Sistema de registro y seguimiento físico de carpetas que contienen documentos en papel. El sistema emite carátulas y remitos, usa códigos de barras, permite clasificación por palabra clave mediante tesauros específicos de cada área, soporta "motivo del pase", "pase interno a empleado responsable". Conserva la numeración de origen del expediente otorgada por el organismo donde se generó. Soporta toda la funcionalidad detectada para el manejo administrativo de la documentación y el control de gestión, incluso estadías promedio por área, histograma de tiempos de resolución, etc. Permite búsquedas por una cantidad muy amplia de criterios. Tiene granularidad fina en la matriz de permisos de acceso y operación por usuario, por área y por tipo de documento. El sistema es accesible por Internet y por líneas punto a punto bajo seguridad SSL y VPN (certificados disponibles). Posee, además, una interfaz a archivo accesible por Internet para consulta pública de ubicación de expedientes, log detallado de operaciones y una interfaz automática para inclusión de documento electrónico del sistema COMDOC 1. Se utiliza en el Ministerio de Economía y Producción desde el año 2002. Su uso es obligatorio. Se utiliza en el Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios y en algunas Universidades nacionales desde el año 2003. Se utiliza en el Ministerio del Interior desde 2004. COMDOC 3: Ya está en etapa avanzada de desarrollo COMDOC 3, que integra totalmente los documentos con las carpetas con soporte de memos electrónicos y de documentos en papel, de carpetas formadas exclusivamente por documentos electrónicos y de carpetas mixtas (electrónicas y de papel). Consiste en la integración total de las versiones 1 y 2 de COMDOC.

VENTAJAS 3


Las ventajas del sistema COMDOC en todas sus formas son evidentes, pudiéndose citar, entre otras: - Velocidad en la tramitación, al reducirse a cero el tiempo de traslado de documentación entre las distintas áreas. - Registro automático y fehaciente de cada uno de los avances de un trámite. - Matriz de permisos: No todos los usuarios están autorizados para hacer lo mismo. Esto permite mantener un adecuado nivel de reserva en las tramitaciones, y evita errores del tipo de que un funcionario tome intervención en un trámite para el cual no está habilitado. Cada memo o nota que inicia o se agrega a una actuación o expediente, tiene identificado de manera exacta a su emisor, y ha podido ser emitida a partir de la verificación de su identidad mediante la clave respectiva y de su cotejo con la respectiva autorización a emitir la comunicación. - Simplificación en las formalidades: dado el hecho de que cualquier agregado o avance que se realiza en el expediente o la actuación, automáticamente pasa a formar parte de los mismos, no es necesario registrar nuevamente sus datos esenciales. A modo de ejemplo, la autorización para la compra de un bien, que en el expediente tradicional se expresa mediante una nota en la que se describen nuevamente las características de dicho bien, su precio, otros antecedentes de la compra, y la personería del firmante, en el expediente electrónico pueden quedar reducidos a la palabra “Autorizado”, ya que el correlato con el resto de los elementos están garantizados por el sistema. - Fecha cierta de cada una de las instancias del trámite, y la posibilidad consecuente de realizar auditorías de tiempos de gestión incurridos por cada área o responsable. - Cuando se trata de expedientes en papel, se puede efectuar el seguimiento físico de los mismos, facilitado por la impresión de códigos de barra conteniendo sus datos esenciales, lo que permite su registración exacta al ingresar o egresar de las mesas de entrada de las distintas áreas, que cuentan con lectores ópticos de códigos de barras. - Se ofrece la posibilidad de detectar expedientes cuyo número identificatorio se desconoce, a través de un funcional número de criterios de búsqueda, tales como fecha de alta o de vencimiento, procedencia, título, texto, causante, motivo de archivo o desarchivo, tesauro, etapa, depositario, responsable primario, carpetas iniciadas, remitos, etc. - El sistema promueve la creación de la CUDAP (Clave Única de la Administración Pública), que consiste en la generación de una única fuente de asignación de números para los expedientes emitidos en el ámbito de la Administración Pública. Esto, al momento en que el COMDOC tuviese la posibilidad de funcionar en todas las áreas administrativas, habrá de facilitar la identificación de expedientes.

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CIRCUITO DE USO Cada usuario ingresa al circuito y puede hacer una serie de procesos, como ser: -Crear un documento (Nota, Memo, etc.) -Puede registrar, o recibir, o transferir documentaci贸n -Completar datos, ver resumen y avances de la documentaci贸n -Ver listado de etapas -Actualizar depositario -Buscar expedientes, o documentos, listados, etc., e imprimir cualquier documentaci贸n -Archivar y desactivar

USUARIO A

USUARIO C

USUARIO B

SISTEMA COMDOC

USUARIO D

GESTION DE EXPEDIENTES USUARIO E

DOCUMENTACION ELECTRONICA

USUARIO F

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TIPOS DE DOCUMENTACION El tipo de documentación que puede manearse en el ComDoc se puede agrupar en dos grandes grupos: Electrónico y papel. -Los documentos electrónicos son los documentos que en su contenido, está escrito el texto sustantivo completo y a los que se les puede agregar archivos anexos, ya sean generados por procesadores de texto o imágenes escaneadas, mientras que los documentos papel son meras representaciones de documentos hechos fuera del sistema, en los cuales se le agrega una identificación (CUDAP), un título, un extracto de lo que se trata y algunas referencias adicionales. Los documentos electrónicos poseen también CUDAP y título. El sistema clasifica en documentos (D) y carpetas (C), la diferencia entre uno y otro es que los documentos son indivisibles, pueden formar parte de carpetas, ser agregados a ellas y no pueden contener otros documentos, ni carpetas; las carpetas pueden ser contenedoras de otros documentos y otras carpetas. -Ejemplos de documentos: Dictámenes, notas. -Ejemplos de carpetas: Expedientes, proyectos, actuaciones de pago, trámites internos. -Ejemplo de documentos electrónicos: Circulares, notas, memos. Ejemplos de números de documentos y carpetas en el sistema. El formato siempre será en forma de CUDAP -MEMO-SIU:0000234/2008 -NOTA-SIU:0000149/2010 -EXP-SIU:000055/2012 Asimismo los documentos electrónicos se pueden clasificar en: -Clasificación general: El contenido de un documento general puede ser leído por todos los usuarios del mismo organismo que se conecten al sistema siempre que cuenten con los suficientes permisos para la naturaleza de dicho documento. -Clasificación de trabajo: El contenido de un documento de trabajo solo puede ser visto por los usuarios del área de origen, por el área de destino, por las áreas/usuarios a las que se les haya dado copia y que además cuenten con suficientes permisos para la naturaleza del documento. Cuando nos referimos a la naturaleza del documento, no referimos a ese atributo que poseen los documentos y los usuarios en las que podrán visualizar más o menos documentos Ejemplo: los usuarios que tengan permisos para ver documentos tipo A podrán ver los documentos tipo B, C, D. Los usuarios que tengan permisos tipo C podrán ver documentos tipo D, pero no A, ni B.

MENU OPERATIVO – MENU DE OPCIONES 6


El menú de opciones presenta 2 niveles bien definidos, según los permisos para las áreas y de usuarios: 1º NIVEL

2º NIVEL

º Registrar o recibir papeles º Completar datos º Iniciar carpeta º Crear documento papel º Almacenar documento º Transferir º Notificar transferencia manual º Actualizar depositario º Archivar/desarchivar º Ver resumen º Recibir documentación º Buscar º Búsqueda simple º Listado º Administrar tesauro º Administrar lista de etapas º Ver borradores º Cambiar contraseña º Salir del sistema

º Cambiar responsable local º Asignar/prorrogar vencimiento º Transferir º Notificar transferencia manual º Actualizar depositario º Agregar contenidos º Desglosar contenidos º Incluir en carpeta º Iniciar carpeta º Cambiar estado º Archivar/desarchivar º Imprimir

MODULOS En cada módulo del ComDoc se describirán e ilustraran todas las funciones del sistema incluidas en el perfil indicado. Los módulos se detallan a continuación: 1. Documentos en papel básico – (DPB): Este módulo está orientado a usuarios finales. Incluirá las funciones de traspaso de trámites entre áreas, búsquedas, aceptación, creación de notas, etc. 2. Documentos en papel avanzado – (DPA): Este módulo está orientado a usuarios clave y al personal de mesa y entradas. Incluirá, además de las funcionalidades del módulo DPB, las funciones de alta de tipo de trámite, alta de expedientes, notas, actuaciones, caratulación e impresión, palabras clave, búsqueda avanzada, etc. 3. Documento electrónico básico – (DEB): Este módulo está orientado a todos los usuarios finales. Incluirá las funciones de creación y recepción de documentos electrónicos. 4. Gestión (G): Este módulo está orientado a supervisores; incluirá la confección de consultas, listados y reportes por área, por organismo, por fechas, etc. 5. Administración del Sistema: Este módulo está orientado a los administradores que integran el centro de administración del sistema (CAS).

MODULO DPA – EJEMPLO: 7


INICIAR EXPEDIENTE

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1- Presionando sobre la flecha se elige la opción previamente cargada a pedido de la dependencia. 2- Se consigna código de responsable local (entiéndase el de mesa de entradas que esta iniciando el expediente/documentación en el caso de mesa de entradas del rectorado será el Ej.: 21@unpa. 3- Se consigna la caratula del expediente/documento es decir “Causante” y “Asunto”. 4- Se consigna el “causante” 5- Si no desea completar este campo se deberá consignar “-“ 6- Se consigna la fecha del vencimiento de un plazo (Ej.: Se concede una vista, se suspenden los plazos por diez (10) días y debemos reservar el expediente, entonces impondremos la fecha que el plazo vence y así podemos sacar el expediente reservado. * si no se pone nada el Sistema impone en forma predeterminada un día. 7- Se consigna la cantidad de días en que se debe cumplir la tramitación del expediente y el sistema calcula automáticamente el día que vencerá. Cuando consultamos el expediente veremos que el sistema calculo los días y los consigno en el lugar correspondiente a “Vencimiento”; sino por defecto el sistema pone un día. 8- Esto facilita la búsqueda, no es obligatorio. Se deberán registrar palabras clave (Ej.: Designaciones, Contratos, Sumarios, Nota, etc.), cuando se consigna esta palabra en el proceso de búsqueda el sistema suministra todos los expedientes que hayan sido registrados bajo esas palabras. 9- Se utiliza si deseo agregar algún expediente o anexo a la carpeta que estoy creando. Si así lo decido presiono agregar y allí consigo el número.

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Bibliografía

ð Gustavo A. Donoso. Departamento de ingeniería informátioca y ciencias de la computación: facultad

de

ingeniería

universidad

de

Concepción.

Página

web:

http://www.inf.udec.cl/~gdonoso/software/isenfoques.html (vista: 21/05/2014)

ð Fairley, Richard. Ingeniería de software. México: Mc Graw Hill, 1985 ð Martínez, José Isidoro; Orcellet, Lorena; Font, María Eugenia. Resumen del Manual COMDOCII: adaptación de los procesos que se utilizan en la UNC al nuevo sistema. Documento digital

ð Ministerio de Economía y finanzas públicas. Sistema de comunicaciones documentales. Manual del usuario: ComDoc III. SIU, 2009. Documento Digital

ð Norris, Marck y Rigby, Peter. Ingeniería de software explicada. Limusa, 1994.

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Grupo comdoc 4 unidad 3 (reparado)  

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