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GESTIÓN DOCUMENTAL

DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZALES

UNIVERSIDAD DEL Q UINDÍO FACULTAD C IENCIAS H UMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA I NFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA ABRIL DE 2013


GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL”

La gestión documental se originó a partir de la creación de documentos, los cuales necesitan una manera de organizarlos para su posterior consulta, es así como casi simultáneamente al descubrimiento de soportes (tablas de arcilla, papiros, pergaminos, papel, etc.) va surgiendo la necesidad de gestionarlos, aunque a medida que fue aumentando el flujo de información se fueron requiriendo nuevas maneras de adaptar esa gestión documental. Fue reconocida en Estados Unidos en los años 50’s por la gran producción de documentos sobre la actividad científica y la influencia del ordenador es consecuencia directa de ello.

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2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Gestión documental son las acciones administrativas y técnicas que intervienen en el proceso de conservación y manejo de un documento durante todo su ciclo vital, desde la producción hasta la conservación o eliminación. La gestión documental optima da como resultado mayor eficacia y rapidez en la consulta, entre otras ventajas.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: información registrada de cualquier tema en cualquier medio o soporte, ya sea escrito, audiovisual, electrónico, digital, etc. Documento de Archivo: es un documento ya sea recibido o producido por una persona o institución pública o privada, por la realización de sus funciones. Debe concebirse siempre dentro de un conjunto de documentos y no debe considerarse un documento aislado.

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4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

Es una institución gubernamental que regula el tratamiento, conservación y uso de los archivos y es encargada de velar por el patrimonio documental del país. El archivo General de la Nación fue creado mediante la ley 80 de 1989

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5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

Conjunto de instituciones públicas y privadas (con o sin funciones públicas) que pertenecen al sistema con el interés de homogenizar y normalizar sus procesos archivísticos; estas instituciones pueden ser del orden nacional, distrital o municipal. El objetivo primordial es salvaguardar la información y el acceso de los ciudadanos.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

Ley 594 de 2000 que dice que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas por tanto tienen carácter probatorio y es obligación de las entidades públicas hacer una gestión adecuada de los documentos.

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7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

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8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, disposición final.

Resaltar la importancia de la documentación de archivos para la transparencia en los procesos públicos y la salvaguarda de los derechos individuales y colectivos

Control de la producción documental mediante la normalización de formatos

Normalizar los soportes adecuados preservando el medio ambiente y la calidad de la documentación

Normalizar de manera eficaz la recepción, distribución y radicación de la correspondencia y el correo electrónico

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Regular el manejo y organización de archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Aplicar las tablas de retención documentales y los procesos de planeación, producción, gestión, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

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9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Administrativos

Económicos

Transparencia

Reducción de costos

Simplifcacion de tramites

Racionalización de recursos

Eficiencia

Archivísticos Ley 594 de 2000 Ciclo vital del documento Archivo Total Principios de procedencia y orden original

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10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Son ocho pasos para realizar un eficaz programa de gestión documental.

Producción

Transferencia

Gestion y trámite

Planeación

Disposición de documentos

Preservación a largo plazo

Organizacion

Valoración

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11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden. Las TRD son importantes pues son fundamentales para la gestión documental ya que racionalizan la producción documental y controlan el ciclo vital de los documentos. Además proporcionan un fácil acceso del ciudadano a la información y contribuyen a la normalización de la gestión documental haciendo que los procesos sean específicos y adecuados. Etapas: 

Investigar sobre la institución y las fuentes documentales

Análisis e interpretación de la información

Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental para su aprobación

Aplicación

Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.

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12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Facilitan el manejo de la información

Racionalización de la producción documental

Permiten a la administración prestar un servicio eficaz

Facilita el control y acceso de los documentos

Garantizan la conservación de documentos de carácter permanente

Sirven de apoyo al área administrativa porque hay control de procesos

Indican las funciones institucionales por departamento

Permiten el manejo integral de documentos

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El PGD es importante porque “resalta la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.”

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”.

El estado y nosotros como individuos somos responsables de proteger nuestro patrimonio cultural y natural.

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Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.

Las personas tienen derecho a su privacidad y a gozar de buen nombre sin difamaciones y por lo tanto existen leyes que los protegen, solo que la ley disponga lo contrario para efectos judiciales.

Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”.

Toda persona que considere expresar de opinar respecto a cualquier tema es libre de hacerlo, tiene derecho a acceder a la información y que esta sea veraz, por tanto si lo quiere puede difundir masivamente sus ideas.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Los individuos tienen acceso a los documentos públicos siempre y cuando la ley lo permite, en los casos como investigaciones judiciales existen límites al acceso.

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Esta ley constituye la creación de una entidad que vela por el debido tratamiento a documentos públicos y se encarga de hacer los lineamientos para la correcto tratamiento de los archivos, así como del Sistema Nacional de Archivos para que instituciones

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públicas y privadas normalicen sus procesos.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

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Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. ARTICULO 40. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y la Ley. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. 1

1-Legislación colombiana

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BIBLIOGRAFIA

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6351 http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental http://importanciadelpdg.blogspot.com/ http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/ Legislación colombiana

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