„NARZĘDZIA IT DO PRACY ZDALNEJ – CASE STUDY LIDEO

Page 1

„Praca zdalna nie ma przed nami tajemnic” – case study Lideo [narzędzia IT do pracy zdalnej i biurowej - praktyczne wskazówki i porady od Zespołu Lideo] Praca zdalna obecnie odmieniana jest niemal przez wszystkie przypadki. Wiele firm taka forma pracy mogła w pewnym stopniu zaskoczyć, bo nie byli do niej w pełni przygotowani. Jednak nie nas, bowiem jako firma technologiczna w tym obszarze czujemy się jak ryba w wodzie. A że lubimy się dzielić wiedzą, przedstawiamy Wam krótkie case study naszej firmy Lideo. Mamy nadzieję, że pomoże to wielu osobom pracę zdalną (a później też tą stacjonarną) wznieść na jeszcze wyższy poziom komfortu i efektywności.

Z materiału dowiecie się między innymi: • jakie narzędzia i technologie warto wykorzystywać do komunikacji, raportowania, planowania i zarządzania projektami • opowiemy również, jak narzędzia te bezboleśnie pomogły nam przejść w tryb pracy zdalnej bez uszczerbku dla jej efektywności i jakości • odpowiemy na pytanie, dlaczego dostępne narzędzia IT warto wykorzystywać nie tylko w tak kryzysowej sytuacji, ale również na co dzień, w tracie pracy stacjonarnej/biurowej. Zapraszamy do lektury! Na wstępie warto podkreślić, że większość narzędzi, jakie na łamach niniejszego artykułu opisujemy i wykorzystujemy w codziennej naszej pracy, to narzędzia odpowiednie niemal dla każdej branży. Zapewne nie wszystkie warto wdrażać 1:1, bo mogą okazać się mało funkcjonalne w konkretnej firmie. Jednak biorąc pod uwagę specyfikę i charakter swojej pracy oraz jej działalność, należy wybrać te, które mogą być przydatne i wpływać na optymalizację procesów w konkretnej organizacji. Pod lupę wzięliśmy takie narzędzia, jak:

• • • • • •

Teams Jira Confluence SharePoint Skype Outlook

Jak sami na pewno zauważycie, część z tych narzędzi sprawdzi się nie tylko w jednym obszarze i dziale organizacji, ale nawet w kilku. A to ze względu na rozbudowane funkcjonalności, którymi poszczególne rozwiązania IT dysponują. Poza tym, należy zaznaczyć, że większość z tych narzędzi wchodzi w skład pakietu Office 365, którym znaczna część firm z naszych Spółek Pelion już dysponuje.

KOMUNIKACJA ZESPOŁOWA, czyli jak sprawnie prowadzić zdalne rozmowy i telekonferencje Przede wszystkim komunikacja z użytkownikami poprzez narzędzia: Teams, Outlook, Skype przebiega po prostu szybciej, sprawniej i efektywniej. Spotkania w aplikacji Teams umożliwiają zarówno audiokonferencje, jak i wideokonferencje, do których może dołączyć praktycznie nieograniczona ilość pracowników (poprzez indywidualne linki do spotkania w Teams’ach). To świetne narzędzie – zarazem do komunikacji wewnątrz zespołu, jak i do kontaktu i organizacji spotkania z każdą inną osobą w firmie. Dlaczego? W łatwy sposób możemy udostępniać widok otwartego przez nas dokumentu, strony, bądź aplikacji tak, że prowadzący spotkanie może omawiać dany dokument ze wszystkimi zainteresowanymi i pracować bezpośrednio na nim. Dodatkowo można to narzędzie wykorzystywać do pomocy zdalnej. Użytkownik jest w stanie nie tylko pokazać innym odbiorcom swój pulpit, ale nawet przejąć kontrolę nad pulpitem współpracownika. W Lideo Teams’y są także nieocenioną pomocą w trakcie tzw. „daily”, czyli 15-minutowych porannych spotkań zespołu projektowego, dających update wykonanych prac, zaplanowanie dalszych oraz identyfikację bieżących problemów. Zróżnicowane tematycznie kanały w grupie na Teams’ach, dla różnych zadań i projektów, to również dogodna forma pracy zespołowej i komunikacji w tym obszarze. Z kolei łódzki oddział Lideo dostrzegł potencjał komunikacyjny w Outlook’u. Za jego pośrednictwem wykorzystuje tzw. „Grupy”. Grupa e-mailowa zawiera z automatu wszystkich członków zespołu, do której można prowadzić komunikację grupową. Dodatkowo

NASZA FIRMA wydanie specjalne/1/2020 (koronawirus)


posiada własny kalendarz, gdzie można zaznaczać urlopy i pracę zdalną. Skype – jedni mogą powiedzieć że stare, ale jak widać jakże dalej przydatne narzędzie. Dzisiaj ta aplikacja w pracy z klientem jest standardem. W Lideo z takiego rozwiązania korzysta m.in. dział sprzedaży do kontaktu z obecnymi, ale także potencjalnymi klientami. W bieżącej, nadzwyczajnej sytuacji to, jak i inne narzędzia IT, okazały się niezwykle cenne w kontaktach biznesowych i są wykorzystywane na jeszcze większą skalę niż do tej pory, choć nie było to takie oczywiste: Dzisiaj mija kolejny dzień pracy zdalnej – tzw. home office – w ciągu tego relatywnie krótkiego czasu wszystko obróciło się do góry nogami. Przeorganizowałam stanowisko pracy, modele sprzedażowe, moja aktywność w czacie wzrosła o jakieś 30%, a liczba spotkań internetowych, których zawsze unikałam o jakieś 40%. Do tej pory wystrzegałam się wielu z tych zdalnych narzędzi, tłumacząc sobie, że użycie np. Skype’a w kontakcie z klientem to ostateczność. Zaledwie po tygodniu pracy zdalnej okazało się, że jest inaczej, że wirtualny kontakt z drugą częścią Polski daje bardzo duże szanse sprzedażowe i możliwości, a przy okazji zyskuje bonusowe 6 godzin, bo nie tracę ich w samochodzie. Co zauważyłam, pracy zdalnej i wykorzystywania do tego celu pomocnych narzędzi IT nie należy się bać – po prostu trzeba się ich nauczyć i dobrze się zorganizować. Dodam tak na marginesie, że korzystając z tych narzędzi znacząco zmieniłam stosunek do klientów. Każdy szanuje swój czas. Każdy jest bardziej efektywny. Każdy stał się na swój sposób prawdziwy. Każdy ma życie poza pracą. Przez zaistniałą sytuację pokazujemy trochę prawdziwego życia toczącego się wokół Nas. Zdarza się, że pies klienta zaszczeka podczas wideo-rozmowy, nasze dziecko pomacha do kamerki. Ten relatywnie krótki czas już nauczył mnie, że okazanie odrobiny życia może sprzyjać lepszym kontaktom tak z klientami, jak i ze współpracownikami.

jest delegowanych do zespołu, to i tak należy potem upewnić się, że zostały one podjęte i zakończone. W tych sprawach pomagają niezawodny Outlook, Kalendarz i Planner. Jak je efektywnie i w pełni wykorzystać? Dla przykładu, zadania w programie Outlook, można oznaczać poprzez nadanie e-mailom odpowiedniego koloru flagi – „na dziś”, „na jutro”, „na przyszły tydzień”, itd. Wówczas codzienne przeglądając listy zadań przejrzyście widzimy, jaką akcję musimy wykonać w danym terminie. To niewątpliwie świetnie priorytetyzuje działania i monitoruje je, aby wykonać wszystko co sobie wyznaczyliśmy na czas. Mała podpowiedź praktyczna – to co zaznaczymy sobie jako „brak daty”, to mogą być e-maile z ważną informacją, które warto mieć pod ręką np. instrukcje do Workflow albo dane zespołu. Warto też wykorzystywać funkcję „Przypomnień”, gdy wysyłamy e-mail z prośbą do kogoś konkretnego lub grupy osób. Dla każdej wiadomości można ustawić przypomnienie, które pokaże się nie tylko nadawcy wiadomości, ale także adresatowi o zadanym czasie, a nawet wyśle powiadomienie dźwiękowe.

Anna Gaworska-Olszewska, Lider ds. produktów IT w ochronie zdrowia

Zarówno ze Skype’a, jak i Teams’ów, na szerszą skalę niż dotychczas, korzysta także Dział HR. W obecnej nadzwyczajnej sytuacji narzędzie to pozwala utrzymać płynność w procesach rekrutacyjnych i bieżącą komunikację między zespołami oraz poszczególnymi pracownikami.

PLANOWANIE PRACY, KALENDARZ, czyli jak szybko zaplanować spotkanie i o nim nie zapomnieć Dla kierowników, dyrektorów, liderów projektów (ale zapewne także każdego z nas) niezwykle ważne jest zarządzanie swoim czasem. Jest sporo tematów, które wymagają uwagi i nawet gdy część z nich

NASZA FIRMA wydanie specjalne/1/2020 (koronawirus)


Umawianie spotkań z zespołem projektowym i współpracownikami to kolejny element, który umożliwia Outlook. Program sam wysyła powiadomienia do zaproszonych osób – i co najważniejsze jest to banalnie proste... Otóż, osoba zaproszona otrzymuje e-maila z linkiem do dołączenia do spotkania zdalnego przez Teams lub Skype oraz wycinkiem z kalendarza pracy z informacją, czy takie spotkanie nałoży się ewentualnie na inne spotkanie, czy też możemy je „bezpiecznie” potwierdzić. Taka forma planowania harmonogramu spotkań jest na co dzień użyteczna także przy umawianiu spotkań z klientami – szczególnie przydatna jest tutaj historia korespondencji, zamówień i kontaktów z klientami. „Zwykły” kalendarz, oprócz umawiania spotkań kryje też inne przydatne możliwości. W Lideo część liderów planuje tam pracę własną. Jak to wygląda w praktyce? Na przykład wiemy, że dziś chcemy opracować umowę i zajmie to 1,5 godziny – wówczas dana osoba „blokuje” sobie ten czas z odpowiednim szczegółowym opisem zadania, żeby jej już nikt tam nic dodatkowego nie „wrzucił”. Niejednokrotnie w poniedziałek z samego rana w taki sam sposób rozplanowywany jest draft pracy na cały tydzień. Poprzez dodanie kamieni milowych w kalendarzu, wiemy które zadania powinny w tygodniu być wykonane i na co należy poświęcić i zarezerwować konkretną ilość czasu. Planner to kolejne narzędzie trzymające nasz czas „w ryzach”. Tam wielu Lideo-wców trzyma bardziej rozciągnięte w czasie tematy, które mają wiele punktów albo etapów. Dla przykładu, dyrektor logistyki jest jednocześnie kierownikiem projektu, którego celem jest uruchomienie nowego magazynu ze specjalistycznym asortymentem. Za pośrednictwem plannera, dyrektor planuje i rozdziela zadania - zatem wpisuje tam: zadania, podzadania,

częściowo już przydzielone i umieszczone w etapach „do zrobienia”, „w trakcie”, „u kogoś”. Dzięki czemu, wiadomo kto, co, na kiedy ma wykonać. Dużym atutem tego rozwiązania jest także możliwość podpięcia planu pod grupę Teams, która jest jednocześnie grupą osób z niniejszego projektu i miejscem współdzielenia zasobów.

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI I WYMIANA INFORMACJI, czyli jak pracować w czasie rzeczywistym i bezpiecznie wymieniać się dokumentami/plikami Z pomocą przychodzi w pierwszej kolejności SharePoint i praca na plikach Excel. Jest to świetne rozwiązanie w przypadku zestawień, wszelkiego rodzaju tabel, itp. To bardzo przydatne narzędzie, które wspiera zespół w codziennej pracy umożliwiając wielu osobom pracę na jednym pliku – w „czasie rzeczywistym”, bez zbędnego przesyłania go e-mailowo. Niewątpliwie skraca to czas pracy i optymalizuje procesy. Dużym plusem SharePoint’a jest także możliwość dodawania komentarzy w pliku. Jak ta funkcjonalność wygląda w praktyce? Dla przykładu, dany dział w firmie przygotował umowę w postaci dokumentu .doc (word) i uwagi/komentarze muszą nanieść najpierw prawnicy, a następnie technicy. Dokument można udostępniać bezpośrednio z obszaru SharePoint’a (firmowej chmury), bądź pracować bezpośrednio na pliku w chmurze. Na marginesie dokumentu pojawiają się komentarze wpisane przez danych specjalistów w różnych kolorach (oraz informacje o dacie i godzinie wpisu), które odnoszą się do tekstu. Sama zawartość dokumentu

NASZA FIRMA wydanie specjalne/1/2020 (koronawirus)


nie musi się zmieniać, ponieważ jedynie pojawiają się komentarze z kolorowymi odnośnikami do treści (na marginesie). Jeśli chodzi o SharePoint’a, to w zarządzaniu projektami jest również nieoceniony. Co możemy robić za jego pośrednictwem? • tworzyć witryny dla poszczególnych projektów, gdzie będzie się toczyło codzienne życie projektu • można tworzyć katalogi tzw. „Biblioteki Dokumentów” z różnymi poziomami uprawnień • trzymać dokumenty i wspólnie w jednym czasie nad nimi pracować • korzystać z narzędzi takie jak Flow (Przepływy) czy PowerApps, które mogą nam zautomatyzować nieco pracę • utworzyć tablicę Kanban¹ za pomocą elementu witryny „Plan” • tworzyć „Listy”, które np. w zarządzaniu projektami mogą pełnić funkcję rejestru ryzyka, zagadnień, czy też mogą stanowić rejestr interesariuszy; listy można w łatwy sposób eksportować do pliku .xls i wysłać w postaci raportu • witrynę projektową można powiązać z grupą na Teams’ie, gdzie zespół może się na co dzień komunikować.

ZARZĄDZANIE ZADANIAMI I ZESPOŁAMI, czyli jak optymalizować procesy zarządcze w organizacji Jeżeli chodzi o tworzenie nowych zadań, nadawania im priorytetów oraz ich podział, tutaj z pomocą przychodzi narzędzie pod nazwą Jira. Możemy tworzyć zadania i dla nich odpowiednio szczegółowe podzadania, a następnie dopisywać komentarze, oznaczać aktualny status oraz rejestrować, ile czasu zajęła realizacja.

Jednak na tym potencjał tego narzędzia się nie kończy. Niektórzy wręcz twierdzą, że Jira zmienia życie! Narzędzie to umożliwia pracę z osobami działającymi w innych lokalizacjach Lideo, co zwiększa jego użyteczność. Dzięki Jira każdy ma dostęp nie tylko do swoich zadań, ale i tego nad czym w danym czasie pracuje cały zespół. Ciężko byłoby w obecnej sytuacji tradycyjną tablicę z zadaniami (umieszczoną fizycznie w biurze) aktualizować i udostępnić wszystkim zainteresowanym. Wirtualna tablica scrumowa, jako pomocne narzędzie do planowania pracy w Jira, towarzyszy nam m.in. podczas codziennych, porannych, krótkich spotkań statusowych (tzw. daily). Niezależnie od tego, gdzie w danym momencie jesteśmy – w domu czy w biurze – na bieżąco możemy przekazywać zadania do dalszej realizacji przez inną osobę w zespole. Zapewniamy w ten sposób kompletne i najświeższe informacje o postępie prac.

BAZA WIEDZY, czyli jak mądrze wykorzystać „pamięć podręczną” bez zbędnego pamiętania Confluence to przestrzeń robocza dla zespołu, w której połączenie wiedzy i współpracy pozwala osiągać wspaniałe rezultaty. Confluence, najprościej mówiąc, jest to wewnętrzna platforma dla firm, służąca do wymiany wiedzy, materiałów, pomysłów, plików, planów – wszystkiego, czym chcą się dzielić między sobą pracownicy. To w pewnym sensie rozwiązanie stworzone z myślą o utrwalaniu wiedzy, aby nigdy nic nie umknęło naszej uwadze. W skrócie – system umożliwia tworzenie dedykowanych przestrzeni (spaces) dla różnych tematów składających się z mniejszych składowych, czyli stron (pages). Mogą się na niej znaleźć pliki do pobrania. Plik zaczytany jest tak, aby wyświetlał się do razu na stronie. Może to być harmonogram pracy zespołu, treści stworzone stricte w Confluence, jak i bardziej zaawansowane i rozbudowane treści. Dla przykładu wyniki naszej pracy, np. stworzone polityki bezpieczeństwa, procedury, umowy, bądź instrukcje są dodawane do Confluence’a w odpowiedni obszar, który jest bazą wiedzy. Wgląd do niej mają wszystkie osoby z zespołu, którym taka rola zostanie nadana. Dzięki czemu, wszystko jest w jednym bezpiecznym miejscu i można od ręki skorzystać z tych zasobów. Szczególnie ważny w przypadku Lideo jest fakt, że Confluence to narzędzie mocno powiązane z Jira. Dlatego korzystanie z obu rozwiązań równolegle w znaczny sposób zwiększa dostępność i użyteczność dokumentacji projektowej. Czy nie prościej mieć wszystko w jednym miejscu? Dla przykładu: do realizowanego zadania w Jira (poza informacjami niezbędnymi do jego realizacji) można podłączyć wybraną dokumentację, a wspomniane materiały z Confluence wzbogacić o zadanie z Jira i status realizacji.

PODSUMOWANIE Połową sukcesu w efektywnej pracy zdalnej (ale docelowo też tej biurowej/stacjonarnej) jest właściwy dobór narzędzi. Na szczęście, obecnie mamy naprawdę wiele płatnych, ale również darmowych

NASZA FIRMA wydanie specjalne/1/2020 (koronawirus)


możliwości. Jak można było zaobserwować na powyższych przykładach, właściwie dobrane narzędzia pracy znacząco wpływają na jej efektywność, płynność i transparentność. Posiadając na bieżąco aktualizowane informacje możemy odpowiednio reagować na zmiany i wyznaczać nowe cele oraz zadania. To także świetny sposób na płynną komunikację, raportowanie, a nawet na budowanie relacji interpersonalnych – tych zespołowych, jak i biznesowych, sprzedażowych. I co najważniejsze, nie jest istotne czy pracujemy w danym momencie z biura, domu, czy z podróży w trakcie wyjazdu służbowego – mamy zdalne możliwości dalszej efektywnej pracy. Brzmi banalnie, ale zastosowanie tych narzędzi jest szerokie. Czyli wszędzie tam, gdzie zależy nam na optymalnej pracy i maksymalizacji feedbacku współpracownika, klienta czy interesariuszy projektu oraz na częstych wdrożeniach kolejnych funkcjonalności naszego produktu. Narzędzia IT wydają się już wręcz jednym z najważniejszych ogniw w codziennej pracy.

Tam, gdzie podstawowym narzędziem pracy jest komputer, różnica między pracą zdalną i w biurze powoli się zaciera. W branży IT, w dobie outsourcingu usług, widać to szczególnie dobrze. Takie narzędzia oszczędzają nasz czas i sprawiają, że jesteśmy bardziej skuteczni, bo możemy skupić się np. na tym jak lepiej obsłużyć klientów zamiast tracić energię na zapamiętywanie wielu spraw czy przemieszczanie się w biurze, aby kogoś odnaleźć. Jednak nie tyczy się to wyłącznie branży IT, bo mądre zastosowanie odpowiednich narzędzi w każdej firmie wpływa na oszczędność czasu, który można wykorzystać na rzeczy ważniejsze i twórcze. Przemysław Jawniuk, Kierownik IT – oddział Lideo w Łodzi

Materiał zostały opracowany przez interdyscyplinarny Zespół Lideo w składzie: Agnieszka Tuka, Anna Gaworska-Olszewska, Marcin Gajek, Andrzej Kunda, Paweł Hanyś, Przemysław Jawniuk, Ewelina Kozioł, Marta Dec, Celina Kuziemko. 1 Tablica kanban to jedno z narzędzi stosowanych w realizacji japońskiej metody kanban, służącej do zarządzania produkcją/projektami itp. (przyp. red.)

„Podziękowanie, wsparcie, dojrzałość i współpraca na 200%” kilka słów dla Zespołu Lideo Zmagamy się obecnie z wyjątkowo dużym wyzwaniem. Wszyscy staramy się wykonywać nasze obowiązki w 100%, a nawet 200%, bo właśnie tego teraz od nas wymaga ta nadzwyczajna sytuacja. Dlatego wielkie brawa dla Nas za dojrzałość, samodyscyplinę, współpracę oraz stosowanie się do wytycznych i lojalność wobec Firmy. W obliczu sytuacji, z jaką przyszło nam się mierzyć, najważniejsza jest współpraca. Nie tylko wewnętrzna – w działach, w których pracujemy na co dzień, ale holistyczna, ze wszystkimi Spółkami Pelion. Lideo, jako firma technologiczna, stara się wspomagać działania innych spółek rozwiązaniami IT, aby wszystkie procesy były przeprowadzane jak najsprawniej. Chcę podziękować wszystkim tym osobom, które były zaangażowane w pomoc przy reorganizacji codziennej pracy, tak, aby Zespół Lideo mógł efektywnie pracować zdalnie bez narażania swojego zdrowia, a również bez uszczerbku dla naszej dotychczasowej działalności. Cieszę się, że wdrożone dotychczas narzędzia i komunikatory w naszej firmie, które wykorzystujemy w codziennej pracy, zdały egzamin i pozwoliły nam płynnie i bezboleśnie przejść na pracę zdalną. Pokazujemy tym również, że potrafimy wykorzy-

stać naszą specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, by także wspierać koleżanki i kolegów z innych spółek, i że doskonale wiemy, że w grupie tkwi siła. Proszę Was teraz o jedno – o mobilizację i pełne zaangażowanie. Solidaryzując się z innymi Spółkami Pelion, jesteśmy w stanie przyspieszyć nasze procesy, aby wspierać służbę zdrowia w jeszcze większym zakresie niż miało to miejsce dotychczas. Pamiętamy o tych, którzy każdego dnia stawiają się na stanowisku pracy, aby zadbać o dystrybucję, niezbędnych szczególnie teraz, leków. Wspólnie, wymieniając się wiedzą i doświadczeniem, poradzimy sobie ze stojącym przed nami wyzwaniem. W imieniu Zarządu Lideo i kadry menedżerskiej pozostałych spółek dziękuję Wam wszystkim za postawę pełną mobilizacji i poczucia obowiązku, a także za tak trudne obecnie zachowanie pogody ducha. Życzę zdrowia i spokoju. Dbajmy o siebie.

Łukasz Zontek Wiceprezes Zarządu Lideo

NASZA FIRMA wydanie specjalne/1/2020 (koronawirus)

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)


Millions discover their favorite reads on issuu every month.

Give your content the digital home it deserves. Get it to any device in seconds.