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PLANO DE COMUNICAÇÃO PARA O CONSELHO ESTADUAL DE DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO E SOCIAL DE PERNAMBUCO

Recife, março 2013


Comunicação Integrada VÁRIOS ESFORÇOS E UM MESMO PENSAMENTO ESTRATÉGICO

Ações comunicativas variadas, públicos distintos, objetivos diferentes e tudo alinhado numa mesma direção: assim são os projetos de comunicação integrada. Táticas mercadológicas, institucionais, internas e administrativas são evocadas, atendendo a um mesmo pensamento estratégico. O que conseguimos? Proporcionar uma percepção, identidade, imagem e reputação mais coerentes e coesas, resultando em uma visão integrada e sustentável, em credibilidade e na validação pública da marca, produto ou serviço.

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Desafio DINAMIZAR O CEDES

Formulação do Plano de Comunicação. Devemos considerar três etapas durante a realização de um plano de comunicação: 1. Pesquisar e construir um diagnóstico estratégico. Implica o levantamento de dados com o objetivo de conhecer o CEDES, entender seu funcionamento e suas demandas comunicacionais. Por se tratar de uma instancia dentro de um sistema de controle social deveremos trabalhar especificamente com a sua identidade, sua missão, visão e valores; realizando uma análise do ambiente interno e externo para definir as linhas que serão trabalhadas. 2. Planejar a comunicação organizacional de forma estratégica. Essa etapa é a responsável por agregar valor e contribuir para que o CEDES cumpra a missão, contribua ao alcance da sua visão, e alicerce seus valores por meio das seguintes fases: • • • • •

Definição da missão, da visão e dos valores da comunicação; Estabelecimento/entendimento de filosofias e políticas da comunicação; Determinação de objetivos e metas; Esboço das estratégias gerais; Relacionamento dos projetos e programas específicos.

3. Gerir de forma estratégica a comunicação organizacional. Concerne na execução do plano traçado pelas etapas anteriores. • Validação e divulgação do plano de comunicação; • Implementação das ações que compõem o plano; • Controle das ações; • Avaliação dos resultados.

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RESPONSABILIDADES

Secretaria Executiva do CEDES • Aprovar a Política de Comunicação Integrada e garantir sua implementação. Assessoria Técnica do CEDES • Apoiar a coordenação da implementação desta Política e avaliar/aprovar eventuais atualizações. Assessoria do IEDES • Propor e acompanhar procedimentos que atendam a esta Política. Assessor em Comunicação do CEDES • Assessorar a implementação e manutenção da Política de Comunicação proposta, assim como operacionalizar as atividades decorrentes desta.

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RESPONSABILIDADES DA ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO

• • • • •

Programação visual; Atualização do site; Oferecer ferramentas contemporâneas de divulgação, comunicação e debate com interessados, conectando conteúdos; Monitoramento; Relatórios.

CONSTRUIR, IMPLEMENTAR E MONITORAR O PLANO DE COMUNICAÇÃO

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DIÁLOGO: PARTES INTERESSADAS

O plano de comunicação identificará os objetivos e ações necessárias que serão desenvolvidos com cada um dos grupos de interesse do CEDES. No primeiro momento a Secretaria Executiva do CEDES será o agente ativo provocando inquietações, mobilizando e disponibilizando ferramentas para o estabelecimento de diálogos com os diferentes atores. Em um segundo momento a expectativa é que exista um feedback por parte dos atores interessados e se estabeleça um processo de comunicação interativa cuja finalidade será gerar uma dinâmica de participação e produção de documentos de acordo com os objetivos do CEDES.

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ETAPA 1 Pesquisar e construir um diagnóstico estratégico As reuniões de preparação da equipe composta pelo IEDES e pela equipe do CEDES permitiram construir um diagnóstico da situação atual do CEDES e verificar as necessidades e demandas deste Conselho.

ETAPA 2 Planejar a comunicação organizacional de forma estratégica 2.1 Missão Apoiar o CEDES, através de uma melhor gestão da comunicação, a cumprir seus objetivos como Conselho Estadual.

7 2. 2 Valores • • • • • • •

Ética; Comprometimento e respeito ao ser humano; Valorização e motivação das equipes de trabalho; Promoção e respeito à diversidade; Transparência assegurada a todos os públicos; Fortalecimento da cultura do CEDES; Capacitação, criatividade e inovação tecnológica.

2.3 Objetivos Promover a comunicação integrada entre o CEDES e desse com os seus públicos de relacionamento, de forma alinhada, coordenada e sinérgica, tendo como base as diretrizes do Planejamento Estratégico e do código de ética, visando ampliar a percepção da marca do CEDES e a sua reputação como Conselho Estadual de Desenvolvimento Econômico e Social de Pernambuco. 2.3 Diretrizes •

Orientar e integrar as ações de comunicação do CEDES, durante a definição e execução dos processos de comunicação.

Registrar, por meio de planos de ação, os procedimentos e atividades que vão sustentar, na prática, o processo de comunicação do CEDES, visando:


Desenvolver o planejamento das atividades de comunicação integrada em todas as áreas de atuação do CEDES, para atingir os objetivos do Conselho.

Identificar as ações de comunicação que possam ser veiculadas conjuntamente com a SEART, otimizando esforços e recursos.

Orientar e monitorar as ações de comunicação.

ETAPA 3 Gerir de forma estratégica a comunicação organizacional 3.1 Processo A comunicação do CEDES é formado pelos processos listados a seguir, os quais se referem ao fluxo de trabalho, não tendo relação com as estruturas funcionais da SEART. • • • • • •

Gestão da Comunicação Gestão de Conteúdo Comunicação Interna Relação com a Imprensa Comunicação Institucional Comunicação com o Público Alvo

Gestão da Comunicação •

Planejar, monitorar, mensurar e avaliar as ações estratégicas de comunicação.

Definir as prioridades estratégicas e os temas-chave da comunicação.

Promover a integração das ações e a racionalização dos recursos dos planos de ação de comunicação do CEDES com a SEART.

Coordenar o desenvolvimento e a aplicação do modelo de gestão da marca do CEDES.

Promover e coordenar pesquisas de percepção para avaliação da imagem institucional.

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Gestão de Conteúdo •

Propor conteúdos prioritários e relevantes para veiculação interna e externa.

Definir as mídias nas quais os conteúdos serão veiculados.

Adaptar e contextualizar os conteúdos de acordo com os veículos definidos.

Editar os conteúdos e adaptá-los aos veículos internos de comunicação e ao perfil dos usuários do CEDES.

Comunicação Interna •

Criar e manter uma comunicação dinâmica e educativa para o público interno, formado pelos Conselheiros, capaz de motivá-lo e comprometê-lo com os objetivos estratégicos do Conselho.

Apoiar os clientes internos no desenvolvimento de ações de comunicação.

Sensibilizar os funcionários para os temas de interesse do CEDES, visando consolidar a percepção interna destes.

Gerar uma comunicação eficaz para comprometer o corpo gerencial, em função da sua importância como agente de transformação.

Propor soluções para as áreas sensíveis em que a comunicação possa mitigar possíveis impactos da ação institucional.

Estimular e criar condições para a participação do seu publico nos eventos promovidos pelo CEDES.

Relação com a Imprensa •

Desenvolver, manter e ampliar fluxos de comunicação, facilitando a relação entre o CEDES e a imprensa local e quando couber à nacional.

Mediar a relação entre o CEDES a imprensa.

Produzir conteúdo jornalístico para a imprensa.

Produzir notícias para os veículos do CEDES.

Disponibilizar clipping eletrônico e impresso.

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Comunicação Institucional •

Promover processos que potencializem eficiência, eficácia e sinergia em todas as ações de comunicação.

Coordenar a criação de projetos de programação visual, folheteria e outros materiais para divulgação do CEDES.

Acompanhar os eventos internos e externos que possam contribuir para a imagem da marca do CEDES.

Comunicação com o Público Alvo •

Compreender a cultura das comunidades de relacionamento do CEDES e propor formas de interação, respeitando seus espaços e valores.

Criar espaços de relacionamento com a comunidade, estimulando a troca e o compartilhamento de experiências, disponibilizando informações e conhecimentos sobre o trabalho realizado pelo CEDES.

Apoiar as áreas operacionais de comunicação no relacionamento e no diálogo social, nos âmbitos de atuação do CEDES.

3.2 Controle e Avaliação Acompanhar, controlar e avaliar a execução das atividades, por meio da aferição sistemática dos resultados previstos e alcançados.

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ATORES

CEDES CEDES

CEDES

CEDES

CEDES

CEDES

Grupo 1 Conselheiros Grupo 2 Governo de PE (Governadoria) Secretaria de Articulação Social e Regional Grupo 3 Comitês Municipais Comitês Regionais Grupo 4 Conselhos Estaduais CDES Conselhos Internacionais Grupo 5 Parceiros Institucionais (Secretarias, Agências Reguladoras do Governo do Estado, Fundações, Universidades. Grupo 6 Sociedade através da SEART

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estratégica

CRONOGRAMA GERAL

NOV

DEZ

JANF

EV

MAR

ABR

MAIJ

UN

JULA

GO

SET

OUT

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Benchmarking;

Assessoria

o -

-

MONITORAMENTO

P

Reuniões

o

CRONOGRAMA DAS AÇÕES COMUNICACIONAIS

NOV

DEZJ

AN

FEV

MAR

ABR

MAIJ

UN

JULA

GO

SET

OUT

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GRUPO 1 METAS Formar Grupos de Trabalho • Definir o funcionamento • Sistematizar as temáticas dos grupos • Sistematizar os documentos produzidos • Disponibilizar na internet • Enviar de boletins Câmaras Temáticas • Sistematizar os documentos produzidos • Disponibilizar na internet • Enviar de boletins • Reativar as câmaras permanentes Pleno • Definir Agenda • Boletins Seminário • Definir Temas • Definir Agenda • Boletins AÇÕES 1. Boletim GRUPO 1 Objetivo Estabelecer ambiente favorável para a criação dos Grupos de Trabalhos (GT) junto aos Conselheiros. Conteúdos - Como participar dos grupos de trabalho - Enviar aos GT matérias de imprensa, sugestões de discursões latentes no governo e sociedade, etc. - Focar na formação de diferentes temáticas de grupos de trabalho. Periodicidade Mensal

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GRUPO 2 METAS Interação entre Secretarias • Ativar Participação de Conselheiros no monitoramento da SEPLAG AÇÕES 1. Organizar a logística da participação e formalizar o convite junto aos Conselheiros 2. Boletim GRUPO 2 Objetivo Participação dos Conselheiros no monitoramento da SEPLAG. Enviar um pequeno relatório sobre a experiência. Serviria de conteúdo para o relatório. Periodicidade Trimestral

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GRUPO 3 METAS Ativar os representantes do Comitês Regionais Ativar o Conselhinho

AÇÕES 1. Participação nas reuniões junto com as audiências públicas do Pacto pele Saúde. 2. Reunião dos representantes dos Comitês Regionais com o Secretario da SEART e CEDES 3. Reuniões com o Secretario da SEART, CEDES e Representantes dos Comitês Regionais Objetivo Discutir as prioridades da região e monitorar ações do Governo do Estado para cada local.

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ANEXOS


ANEXO 1 GLOSSÁRIO

Ações Promocionais Ações desenvolvidas com o objetivo de chamar a atenção sobre o que se quer comunicar (planos, produtos, projetos, programas, situações etc.). Nem sempre envolvem dispêndio financeiro. Agentes de Transformação Pessoas, grupo de pessoas ou organizações que agem visando obter determinado comportamento de seus pares e/ou públicos de relacionamento no interesse de projetos estratégicos. Áreas Sensíveis Áreas das empresas com alto risco de conflitos de interesses, que podem afetar a relação de confiança entre as partes. Clipping Atividade de coleta de textos e imagens em veículos de comunicação com o objetivo de monitorar temas de interesse da organização com potencial para afetar seus negócios e sua imagem institucional. Educomunicação Conjunto de ações que fundem Comunicação Social e Educação, visando discutir o que as pessoas pensam e sentem de si mesmas, dos outros e do mundo que as rodeia, de modo a criar, manter e elevar a interação entre elas e as organizações a que pertencem. Eventos Patrocinados Ação promocional, caracterizada pela participação em projetos criados por terceiros, ou produzidos por eles a pedido da organização, mediante aquisição de cotas de patrocínio, que podem ser parciais ou totais. Eventos Promovidos Ações promocionais de natureza interna ou externa, realizadas por iniciativa e recursos próprios. Gerenciamento de Crise Procedimentos e ações preventivas e/ou corretivas a serem definidas pela alta administração das organizações, com o objetivo de evitar ou minimizar o impacto de problemas e riscos corporativos. Gestão de Marcas Conjunto de estratégias desenvolvidas pela organização, visando compreender

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os valores necessários à sustentabilidade do negócio, bem como o conjunto de atributos associados pelo mercado para a construção de uma imagem de marca que seja percebida pelos seus públicos de relacionamento de forma positiva, coerente e responsável. Imagem Institucional É a imagem que as empresas transmitem e pela qual são reconhecidas pelas pessoas de forma inconsciente e emocional. Essas percepções dependem da forma e do conteúdo de suas ações de comunicação interna e externa. Indicadores de Desempenho da Comunicação Definidos a partir do objetivo estratégico, servem para medir, concretamente, o resultado das ações planejadas, de modo a aperfeiçoá-las. Indicadores de Desempenho de Imagem Definidos a partir de objetivos estratégicos, são usados para medir o resultado das ações planejadas e indicar se os diversos públicos de uma organização têm a percepção de que as empresas estão cumprindo seus compromissos com a sociedade. Logotipo É a forma como o nome da marca é representado graficamente, pela escolha ou desenho de uma tipografia específica. É uma assinatura institucional, a representação gráfica da marca. A expressão costuma ser confundida com o neologismo logomarca, cuja imprecisão e incorreção costumam ser questionados pelos designers e estudiosos do Design Gráfico. “O símbolo e o logotipo são formas de grafar a marca, de torná- la visualmente tangível”. Marca É a representação simbólica de uma entidade, qualquer que ela seja. Algo que permite identificá-la de um modo imediato como, por exemplo, um sinal, uma presença, uma simples pegada. Na teoria da comunicação pode ser um signo, um símbolo ou um ícone. Uma simples palavra pode referir uma marca. Em termos de negócios, a capacidade que se reconhece ao consumidor para identificar e diferenciar serviços ou produtos cabe por inteiro ao nome que é atribuído à marca. Media Training Processo de treinamento dos porta-vozes da organização para o relacionamento com a imprensa. Mídia Todos os meios ou veículos de comunicação utilizados para divulgar informação por meio de imagens, textos e sons (outdoor, jornais, revistas, televisão, rádio, cinema, CDs e outros). Porta-vozes Representantes previamente designados para fazer o contato com veículos de comunicação, internos e externos. São particularmente importantes em momentos

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de crise. Devem ter amplo conhecimento técnico e estratégico, além de calma e confiança. Programação Visual Conjunto de elementos gráficos que formam a personalidade visual da organização, do produto ou do serviço, a fim de que sejam identificados pelos públicos à primeira vista. Públicos de Relacionamento Pessoas, grupos de pessoas ou organizações que possuem elevada importância, por utilizarem seus produtos e serviços, bem como por estabelecerem qualquer outro tipo de relacionamento. Os públicos podem ser internos e externos à organização. O relacionamento construído com um tipo de público afeta diretamente o outro, e a relação com ambos afeta diretamente o valor da marca e a reputação da empresa. Relacionamento com a Imprensa Uma das mais eficazes ferramentas no desenvolvimento da reputação. Por meio da mídia, as pessoas/empresas se relacionam com formadores de opinião, clientes, governo, entidades de classe, organizações não-governamentais e, por extensão, com toda a sociedade e, indiretamente, os negócios da organização. Reputação Opinião do público em relação a uma empresa. É importante ferramenta de controle da imagem corporativa. Temas-chave da Comunicação Temas estratégicos a respeito dos quais são construídas as mensagens-chave a serem comunicadas aos diversos públicos de uma organização, sejam eles externos ou internos.

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Secretaria de Ar,culação Social  e  Regional www.cedes.pe.gov.br

Plano de Comunicação CEDES 2013  

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