Page 1

MOS POWERPOINT 2010 PRAKTIJKBOEK Snel een presentatie maken Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Gebruik van sjablonen, thema’s en secties Aan de slag met huisstijl

Diamodel, thema’s en vormen De rode draad

Foto’s plaatsen en bewerken Het oog wil ook wat, uzelf presenteren

Film, animaties en geluid Presentatie in beweging

Grafiek, SmartArtafbeeldingen en tabel Aantrekkelijke cijfers

Koppelen, insluiten en importeren Samenwerken

Fotoalbum maken Het fotoalbum

Voorbereiden en presenteren De praktijk


MOS POWERPOINT 2010 PRAKTIJKBOEK

artikelnummer ISBN titel versie auteurs

vbb131750006 978-90-5906-359-4 MOS PowerPoint 2010 Praktijkboek december 2012 Anke van Breukelen en Anne Timmer Melis

ontwerp

Studio Blanche, Leiden

opmaak

Microweb Edu B.V., Leiden

druk

Interfax, ‘s-Hertogenbosch

©

Van Buurt Boek

Van Buurt Rooseveltstraat 12 2321 BM Leiden 071 - 5 323 646

info@vanbuurtboek.nl www.vanbuurtboek.nl www.lezenlerendelen.nl

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden ver veelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elek tronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enige andere wijze, zonder voorafgaande schrif telijke toestemming van de uitgever. Ondanks de aan de samenstelling van de tekst bestede zorg kan de uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen.


Inhoud Om te beginnen Oefenbestanden Office Expert PowerPoint 2010 in modules Wat is nieuw?

Snel een presentatie maken Doelstellingen De voorbereiding Basis van het programma PowerPoint starten Het programmavenster Programmaknop Werkbalk Snelle toegang Titelbalk Het Lint Standaardlocatie Het bewerkingsvenster Notities Dia-indelingen Zelf een presentatie maken Navigeren tussen dia’s Presentatie opslaan Thema toevoegen Bestaande dia-indeling wijzigen Illustratie toevoegen Afbeelding uit bestand toevoegen De diavoorstelling Presentatie weergaven Notitiepagina gebruiken Spelling controleren Presentatie sluiten Openen van een bestaande presentatie Tekst in presentatie bewerken en opmaken Dia uit bestaande presentatie toevoegen Aangepaste voorstelling maken PowerPoint afsluiten Help Opdrachten

Gebruik van sjablonen, thema’s en secties Doelstellingen Huisstijl Sjabloon openen Sjabloon aanpassen Opslaan als nieuw sjabloon Gemaakt sjabloon openen en gebruiken Sjablonen downloaden Sjabloon downloaden van een site Secties Secties bekijken Een sectie bekijken en wijzigen Een sectie verwijderen Een sectie toevoegen en een naam geven Een sectie verplaatsen Thema’s Opdrachten

5 6 7 10

15 15 16 19 19 19 19 20 21 22 23 24 24 25 26 31 33 34 34 35 36 38 39 40 45 46 47 49 56 57 59 60 61

75 75 76 79 81 82 82 85 89 95 96 97 98 98 99 100 101

Diamodel, thema’s en vormen Doelstellingen Het diamodel Diamodel bekijken Diamodel bewerken WordArt Aangepast thema gebruiken Case Bureaupresentatie Logo maken

Foto’s plaatsen en bewerken Doelstellingen Foto’s in een presentatie Foto’s op het internet Foto invoegen Een schermafbeelding aan een dia toevoegen Tekstvak toevoegen Dia opslaan als afbeelding Uzelf presenteren Opdrachten

Film, animaties en geluid Doelstellingen Dynamische presentatie Video toevoegen Filmkader verkleinen of vergroten Video op maat knippen Posterkader Videostijl Videoshape Tekst toevoegen aan een film Tekst met een trigger koppelen aan een bladwijzer Video afspelen door middel van een knop Video verbergen als deze niet wordt afgespeeld Een video beginnen of eindigen met een vervagingseffect Video van website insluiten Een koppeling maken naar een video op een website Een overgang aan een dia toevoegen Geluid toevoegen aan diaovergangen Geluid uit bestand toevoegen Geluidsknop verbergen Geluid bewerken Geluid tijdens een diavoorstelling Geluid opnemen Animaties toevoegen aan opsommingen of tijdelijke aanduidingen Effect-opties Animatie-effecten kopiëren/plakken Opdrachten

107 107 108 111 113 121 123 124 129

153 153 154 154 155 165 167 168 169 171

179 179 180 183 183 185 186 186 187 188 189 191 192 193 193 195 196 198 198 199 199 200 200 200 202 204 205

3


Grafiek, SmartArt-afbeeldingen en 213 tabel Doelstellingen Wanneer welke grafiek? Grafiek maken Rijen/kolommen omdraaien Grafiektype wijzigen Grafiektitel toevoegen en verplaatsen Gegevenslabels toevoegen Grafiek element opmaken Gegevensreeks opmaken Achtergrondkleur Astitels verplaatsen en opmaken Gecombineerde Kolom- en lijndiagram maken Secundaire verticale as aan grafiek toevoegen Schaal waarde-as wijzigen Grafiekstijl gebruiken Gegevensreeks verwijderen Trendlijn Animatie aanbrengen bij een grafiek SmartArt-afbeeldingen Maken van een SmartArt-afbeelding Frame groter maken Toevoegen van objecten Vorm verplaatsen Vorm verwijderen Vorm handmatig toevoegen SmartArt-indeling en stijl wijzigen SmartArt-afbeeldingen kleuren wijzigen SmartArt objecten opmaken Tekst omzetten naar SmartArt-afbeelding Afbeeldingen in SmartArt-afbeelding SmartArt-afbeelding opslaan als afbeelding Animatie aanbrengen bij SmartArt elementen Tabel toevoegen Rijen of kolommen invoegen Rijen en kolommen verwijderen Cellen samenvoegen Tekst uitlijnen ten opzichte van de cel Kolombreedte veranderen Tabelgrootte veranderen Tabelstijl Tekstrichting Tabel opmaken Opdrachten

213 214 216 218 218 219 220 222 223 224 225 225 226 227 228 228 229 230 231 233 235 235 236 237 237 238 239 239 241 242 243 243 245 246 247 247 247 248 248 249 249 250 251

Koppelen, insluiten en importeren

263 263

Doelstellingen Gegevens kopiëren, verplaatsen, koppelen of insluiten? Kopiëren, insluiten en koppelen Insluiten van data Dia naar tekstverwerkingsprogramma Koppeling naar Excel Hyperlink maken Opmerkingen toevoegen en bewerken SkyDrive Tekst voor een presentatie invoegen uit word Presentaties vergelijken en samenvoegen Tot slot

4

264 266 267 269 270 273 275 276 278 281 282

Fotoalbum maken Doelstellingen Fotoalbum maken Tekst toevoegen aan fotoalbum Fotoalbum bewerken Aan fotoalbum extra objecten toevoegen Animatie toevoegen aan foto Film toevoegen aan Fotoalbum Opdrachten

Voorbereiden en presenteren Doelstellingen Een goede voorbereiding is…… De voorstelling Hoelang duurt een diavoorstelling? Dia’s verbergen of tonen Actieknoppen Laserpointer gebruiken Markeren of schrijven Pauze tijdens de presentatie Niet eindigen met een zwart scherm Toetscombinaties tijdens de voorstelling Dia’s afdrukken Afdrukinstellingen opslaan Hand-outs opmaken voor afdruk Speakersnotes Presentatie verzenden via e-mail Automatische diavoorstelling Diavoorstellingen uitzenden Opslaan als PPSX Presentatie opslaan als PDF De diavoorstelling inpakken Document beveiligen Presentatie Opslaan of Opslaan als? Versies van uw presentaties automatisch opslaan Toegankelijkheidsproblemen herkennen en oplossen Een presentatie in een video veranderen Toegankelijke presentatie Opdrachten

Index

285 285 286 288 289 290 291 291 293

297 297 298 301 302 303 303 305 307 308 308 309 310 313 313 316 319 320 324 326 326 328 330 332 332 332 333 335 337

350


Om te beginnen Voor wie zijn deze modules bestemd? De serie Office Expert bestaat uit 48 autonome modules waarmee u zich kennis eigen maakt die u nodig hebt om uw beroepstaken goed te kunnen uitvoeren. Voordat de modules zijn samengesteld, zijn de nieuwe inzichten voor het geven van presentaties bestudeerd en is deze informatie in de modules verwerkt. Zo kunt u met deze modules de nodige kennis verzamelen om een dynamische presentatie te kunnen geven, waarmee u zich als spreker weet te manifesteren en de informatie boeiend en gestructureerd kunt aanbieden. Door de nieuwe inzichten van de presentatietechniek en de opties van PowerPoint te combineren in praktijk cases, zijn deze modules onderscheidend van andere boeken op dit gebied. Met het boek MOS Powerpoint Praktijkboek kunt zich goed voorbereiden voor het certificaat Microsoft Office Specialist (MOS). Met het boek Office Expert Powerpoint kunt u zich voorbereiden op het examen ECDL module Advanced AM6 Presentaties.

Hoe zijn de modules opgebouwd? Het boek bestaat uit negen modules. Elke module begint met een intro van het onderwerp dat wordt behandeld. Daarna volgt een overzicht van wat u in de module leert. Zo ziet u in een oogopslag welke: ● aspecten van de presentatietechniek worden toegelicht ● opties worden geïnstrueerd ● instructievideo’s u kunt bekijken ● onderwerpen de opdrachtpresentaties hebben ● onderdelen van de examens MOS en ECDL, AM6 Advanced worden behandeld. Het aspect van de presentatietechniek dat aan het begin van een module wordt besproken, wordt vervolgens toegepast in de presentaties die worden gebruikt om de opties van PowerPoint te illustreren. Hierdoor kunt u de verworven kennis snel toepassen in uw eigen situatie. ‘Zien is doen en doen is leren’, is een van de uitgangspunten van het boek. Daarom is ervoor gekozen om een deel van de lesstof als instructievideo’s aan te bieden. Daarna kunt u de instructies toepassen in een PowerPoint presentatie. Ook kunt u de door u gemaakte presentaties op een YouTube kanaal plaatsen en zo uw opgedane kennis delen met anderen.

Conventies Bij alle modules wordt kleur gebruikt om bepaalde tekst te onderscheiden. De aandachtspunten bij het maken van het thema worden in het begin van de module in een gekleurd kader geplaatst. In de marge staan: blauwe tekstblokken, waarin u leest wat belangrijk is om te onthouden. groene tekstblokken, met tips hoe u een optie ook kunt activeren. rode tekstblokken, met informatie die op dat moment relevant is. paarse tekstblokken, met toetscombinaties waarmee u een optie sneller uitvoert. oranje tekstblokken met praktische tips en trucs die u vertellen waarmee u rekening moet houden bij het presenteren. Binnen het stappenplan (instructies) zijn de stappen genummerd en de woorden die u ook op het beeldscherm ziet, vet gedrukt. Met full color schermafbeeldingen worden de instructies gevisualiseerd.

ONTHOUD TIP OPMERKING SNELTOETS PRESENTEREN

5


Oefenbestanden Om de opdrachten te kunnen maken hebt u oefenbestanden nodig. Deze kunt u downloaden vanaf de website www.vbb-online.nl. Voor het downloaden volgt u onderstaande beschrijving: 1 2 3 4

Ga naar de website www.vbb-online.nl Typ in het vak Op zoek naar oefenbestanden? het artikelnummer dat achter op uw boek staat. Klik op Zoeken. Klik daarna in het popup-venster op de link(s) van de oefenbestanden.

Afhankelijk van de gebruikte browser gebeurt het volgende: A 1 Het venster Bestand downloaden verschijnt. 2 Klik op de knop Opslaan. 3 In het venster dat verschijnt, kiest u de map om het bestand op te slaan. Ga naar de map Mijn documenten. 4 Klik onderin het venster op Opslaan. Het bestand met de naam wordt opgeslagen in de map Mijn documenten. 5 Sluit het venster Downloaden. B 1 2 3

Het bestand wordt automatisch gedownload en in de map Downloads geplaatst. Open via de Verkenner van Windows de map Downloads. Daar ziet u het zip-bestand staan. Verplaats het bestand naar de map Mijn documenten.

De oefenbestanden staan in een zip-bestand. Dit is een gecomprimeerd bestand. Om de bestanden te kunnen gebruiken, moet u deze eerst uitpakken. Na het uitpakken staan de oefenbestanden in een aparte map met de naam van het boek/module. 1 2 3

4

6

Ga via de Verkenner naar de map Mijn Documenten. Klik met de rechtermuisknop op het bestand. Afhankelijk van het ge誰nstalleerde programma kiest u Hier uitpakken of Alles uitpakken in het snelmenu dat verschijnt. De oefenbestanden worden automatisch uitgepakt.


Office Expert PowerPoint 2010 in modules Voor het programma PowerPoint zijn 9 verschillende modules geschreven. Elke module is opgebouwd rondom een thema waarbij specifieke opties worden behandeld die bij dat thema worden gebruikt. Hiermee krijgen de opties een directe relatie met de praktijk. Dit boek bevat alle of een aantal van deze 9 modules. Losse modules zijn verkrijgbaar via www.vanbuurtboek.nl. Met de complete set van 9 modules kunt u zich voorbereiden op het examen van ECDL module Advanced AM6 Presentaties en voor het certificaat Microsoft Office Specialist PowerPoint.

Modulenr. Thema 1 Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Onderwerp omschrijving

MOS codes ECDL categorie

Snel een presentatie maken

MOS Basis Domein 1.1 Domein 1.2 Domein 1.3 Domein 1.4 Domein 2.3 Domein 2.5 Domein 2.6 Domein 6.2

Het bepalen van de doelgroep is essentieel om een goede presentatie te geven. U leest op welke criteria u uw doelgroep bepaalt en hoe u de presentatie hierop kunt afstemmen.

PowerPoint Opties ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

In deze module leert u hoe het venster van PowerPoint is opgebouwd en hoe u snel een presentatie kunt maken, bewerken en afspelen.

ECDL Advanced AM 6.1 AM 6.6 AM 6.7

● ● ● ● ● ● ● ●

2 Aan de slag met huisstijl

Gebruik van sjablonen, thema’s en secties

MOS Basis Domein 2.3

Herkenbaarheid en structuur zijn belangrijke onderdelen in een presentatie. In deze module wordt hier aandacht aan besteed.

ECDL Advanced AM 6.2

● ● ● ● ●

Onderdelen van het programmavenster Standaardlocatie Opbouw van een dia Dia-indelingen Illustratie en Afbeelding toevoegen Illustratie en Afbeelding verplaatsen Diavoorstelling Presentatie opslaan Notitiepagina’s maken Notitiepagina’s opmaken Diavoorstelling met notities voor presentator Presentatie openen Diavoorstelling Dia uit bestaande presentatie toevoegen Aangepaste diavoorstelling maken Spellingscontrole Tekst in presentatie bewerken en opmaken Presentatie opslaan

Voorbeeldsjablonen Sjabloon downloaden Zelf sjabloon maken Thema’s gebruiken Secties in een presentatie

Gebruik van sjablonen, thema’s en secties Een voorbeeldsjabloon is een presentatie die al is opgemaakt voor een bepaald onderwerp en bij de tijdelijke aanduidingen staan voorbeeldteksten die u kunt aanpassen of die suggesties geven over de tekst. In deze module leert u hoe u voorbeeldsjablonen kunt gebruiken.

7


Modulenr. Thema 3 De rode draad

4 Het oog wil ook wat, u zelf presenteren

Onderwerp omschrijving

MOS codes ECDL categorie

Diamodel, thema’s en vormen

MOS Basis Domein 2.3 Domein 2.4 Domein 3.1 Domein 3.3

De opmaak van een presentatie is een ondersteuning van uw verhaal. Voor het wijzigen van de opmaak kunt u het beste gebruikmaken van de optie Diamodel. In deze module komt het opmaken van een diamodel aan de orde.

Foto’s plaatsen en bewerken Naast dat uw presentatie in een goed jasje is gestoken, is het bij het geven van een presentatie ook van belang dat u een goede indruk maakt. Foto’s in een presentatie Een beeld zegt meer dan 1000 woorden. We onthouden beter als een verhaal wordt begeleid door beelden. De aandachtspunten voor het plaatsen van foto’s worden in deze module besproken.

5 Presentatie in beweging

Film, animaties en geluid Steeds meer worden in de presentaties verschillende mediavormen geïntegreerd. Beeld, film, geluid, tekst en muziek wisselen elkaar af en worden als kanonskogels in het publiek geslingerd. In deze module leert u hoe u een presentatie kunt afwisselen met foto’s en films en geluid (muziek).

8

PowerPoint Opties ● ● ● ● ● ●

ECDL Advanced AM 6.1.2.2 AM 6.1.2.4 AM 6.2.1.2 AM 6.2.1.3 AM 6.2.2.1 AM 6.2.2.2 AM 6.3.1.1 AM 6.3.1.2 AM 6.3.1.3 AM 6.3.3.1 AM 6.3.3.7 AM 6.3.3.8 MOS Basis Domein 3.2 Domein 3.5

● ● ● ● ● ● ●

● ● ● ●

ECDL Advanced AM 6.3.2.1 AM 6.3.2.2 AM 6.3.2.3 AM 6.3.3.4 AM 6.3.3.5 AM 6.3.3.6 AM 6.6.2.2

MOS Basis Domein 3.5 Domein 5.1 Domein 5.2 Domein 5.3 Domein 5.4

● ● ● ● ● ● ●

● ● ● ● ● ● ●

ECDL Advanced AM 6.3.1.4 AM 6.3.1.5 AM 6.3.3.2 AM 6.3.3.3 AM 6.5.1.1 AM 6.5.1.2 AM 6.5.2.1 AM 6.5.2.2 AM 6.5.2.3

● ● ● ● ● ●

Diamodel opmaken Tijdelijke aanduiding wijzigen Hulplijnen, liniaal, rasterlijnen gebruiken Lettertype en -teken wijzigen Opsommingstekens wijzigen Achtergrondstijl of watermerk toevoegen Vormen toevoegen en bewerken WordArt toevoegen en bewerken Diamodel opslaan als nieuw thema Diamodel opslaan als nieuw sjabloon Meerdere diamodellen maken Diamodel toepassen op bestaande dia’s Achtergronden verwijderen uit verschillende dia’s Objecten opslaan met bestandsindeling

Foto invoegen Foto downloaden Foto bewerken Foto converteren naar getekend object Foto bijsnijden Foto’s schikken Foto’s groeperen Schermafbeelding maken Stijl toevoegen Foto comprimeren Tekstvak toevoegen

Film toevoegen Film knippen Videostijl toevoegen Videoshape maken Videostijl wijzigen Video-effecten toevoegen Met knop video afspelen YouTube film toevoegen Website film toevoegen Animaties toevoegen Overgangen toevoegen Geluid toevoegen Geluid bewerken


Modulenr. Thema 6 Aantrekkelijke cijfers

7 Samenwerken

8 Het fotoalbum

9 De praktijk

Onderwerp omschrijving

MOS codes ECDL categorie

Grafiek, SmartArt-afbeeldingen en tabel

MOS Basis Domein 3.4 Domein 4.1 Domein 4.2 Domein 4.3 Domein 4.4 Domein 4.5

Binnen presentaties zijn grafieken een uitstekend middel om getallen te presenteren. Voor het presenteren van gegevens over de organisatiestructuur van het bedrijf of om een visuele voorstelling te geven van uw informatie, kunt u de optie SmartArt gebruiken. Minder spectaculair maar soms efficiënt is de gegevens in een tabel plaatsen.

Koppelen, insluiten importeren Bij een presentatie kunt u vaak gegevens die gemaakt zijn in andere programma’s gebruiken. Denk aan een grafiek in Excel of een tekst in een document van Word. Deze data kunt u moeiteloos insluiten, koppelen of importeren. Maakt u de presentatie samen met andere collega’s, dan is SkyDrive een prettige optie om waar ook op de wereld uw presentatie te delen met anderen. Fotoalbum maken Met PowerPoint kunt u een digitaal fotoalbum maken. In het bedrijfsleven wordt deze optie gebruikt om presentaties te maken van kunstwerken, gebouwen of andere objecten waarvan foto’s zijn gemaakt die men wil tonen. Maar de optie kan ook worden gebruikt om op een leuke manier foto’s aan vrienden en familie te laten zien. Voorbereiden en presenteren Een presentatie geven is meer dan het afspelen van de dia’s van PowerPoint en hierbij commentaar geven. Presenteren is op een overtuigende manier uw verhaal overbrengen aan het publiek. In deze module worden de aspecten van presenteren en de hulpmiddelen die u hierbij kunt gebruiken toegelicht.

PowerPoint Opties ● ● ● ●

● ● ●

ECDL Advanced AM 6.4.1.1 AM 6.4.1.2 AM 6.4.1.3 AM 6.4.1.4 AM 6.4.1.5 AM 6.4.2.1 AM 6.4.2.2 AM 6.4.2.3 AM 6.5.2.3 MOS Basis Domein 6.1 Domein 7.2

● ● ● ● ● ● ● ● ●

● ● ● ●

ECDL Advanced AM 6.6.1.1 AM 6.6.1.3 AM 6.6.1.4 AM 6.6.1.5 AM 6.6.1.6 AM 6.6.1.7 AM 6.6.2.1

MOS Basis Domein 2.1

● ●

● ● ● ● ●

● ● ●

ECDL Advanced

● ● ●

MOS Basis Domein 2.2 Domein 7.1 Domein 7.3 Domein 7.4 Domein 8.1 Domein 8.2 Domein 8.3 Domein 8.4

● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

ECDL Advanced AM 6.6.1.2 AM 6.7.2.2 AM 6.7.2.3 AM 6.7.3.1 AM 6.7.3.2

● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

Grafiektype wijzigen Grafiek opmaken Grafiek bewerken Grafiektitel, legenda, gegevenslabels en aslabels opmaken Titelassen toevoegen Gegevenslabels aan grafiek toevoegen Gegevensreeksen wijzigen Gecombineerde grafiek maken Waarde-assen wijzigen Trendlijn toevoegen Grafiek uit Excel toevoegen Gegevens van Excel toevoegen Grafiekonderdelen voorzien van animatie SmartArt-afbeelding maken en bewerken SmartArt-afbeelding voorzien van animatie Tabel invoegen en bewerken Koppeling met pictogram toevoegen Koppeling bijwerken Koppeling verbreken Afbeelding koppelen Importeren en exporteren van gegevens Gegevens in dia koppelen en weergeven als een object Ingesloten gegevens bewerken Animatie in grafiek Dia opslaan als bestand Dia in Word Aangepaste presentatie kopiëren en bewerken

Maken van een fotoalbum Toevoegen van bijschriften Invoegen van tekst Invoegen van afbeeldingen Opnieuw ordenen van foto’s Aanpassen van beeldrotatie

Presentatie try out Actieknoppen Dia verbergen Markeerstift Muis veranderen in aanwijspen Muis veranderen in laserpointer Dia’s met of zonder animaties Zwart wit diavoorstelling Pauzeren Continue afspelen Hand-outs of notitiepagina’s Formaat presentaties Presentatie opslaan als PDF Dia opslaan als…. Verschillende versies opslaan Comprimeren Presentatie als video PowerPoint viewer Publiceren op het web Presentatie beveiligen

Naast de modules voor Microsoft PowerPoint 2010 zijn er ook modules ontwikkeld voor de programma’s Word, Excel en Access. Ook met deze modules zijn boeken samengesteld voor MOS Basis en/of Expert.

9


Wat is nieuw? Hoewel PowerPoint 2010 ten opzichte van de versie 2007 uiterlijk niet zoveel veranderd is, zijn er toch een aantal veranderingen doorgevoerd die het werken met PowerPoint nog gemakkelijker maken. In de volgende paragrafen worden de veranderingen in het kort beschreven.

Bestanden beheren met het tabblad Bestand Bij het tabblad Bestand kunt u nu snel de algemene taken voor bestandsbeheer uitvoeren, zoals het bekijken van documenteigenschappen, het instellen van machtigingen en het openen, opslaan, afdrukken en delen van uw presentaties.

Samen met uw collega’s een presentatie maken Via een gedeelde locatie op een Microsoft SharePoint-server of met de toepassing SkyDrive kunt u met meerdere mensen aan een presentatie werken, waar en wanneer u maar wilt.

Versies van uw presentaties automatisch opslaan Met de optie automatisch herstellen of opslaan kunt u eerdere versies geheel of gedeeltelijk terughalen.

Dia’s in secties indelen In PowerPoint 2010 kunt u secties gebruiken om het beheren en navigeren in grote presentaties gemakkelijker maken en een beter overzicht houden als u samen met anderen aan een presentatie werkt.

Presentaties samenvoegen en vergelijken Met de functie Vergelijken en samenvoegen, kunt u uw huidige presentatie vergelijken met een andere presentatie en beide presentaties meteen combineren.

Werken met afzonderlijke PowerPoint-presentatiebestanden in verschillende vensters U kunt op één monitor meerdere presentaties naast elkaar weergeven, zodat u een bepaalde presentatie kunt raadplegen terwijl u werkt aan een andere presentatie.

Werken vanaf elke locatie: PowerPoint Web Apps Door een presentatie op te slaan op een webserver die als host fungeert voor de Microsoft Office Web Apps, kunt u PowerPoint Web App gebruiken om de presentatie in uw browser te openen. U kunt toegang krijgen tot de Office Web Apps door u aan te melden bij Windows Live.

Video’s in uw presentatie insluiten, bewerken en afspelen De video’s die u in een presentatie invoegt, worden nu onderdeel van het presentatiebestand. Zo kunt u geen videobestanden meer kwijtraken wanneer u uw presentaties met u meeneemt.

Video opmaken De video’s kunt u nu inkorten en voorzien van posterkaders. Ook zijn opmaakvormen als vervagingen, randen, schaduwen, weerspiegeling, gloed, 3D-draaiingen en andere ontwerperseffecten aan uw video’s toe te voegen.

10


Audio- of videofragment op maat knippen U kunt uw video- of audiofragmenten knippen om ze in te korten of delen onzichtbaar maken die niet relevant zijn voor de boodschap die u met het fragment wilt overbrengen.

Bladwijzers gebruiken in uw audio- en videofragmenten U kunt bladwijzers toevoegen om speciale tijdstippen in een video- of audiofragment te markeren.

Koppeling maken naar een video op een website U kunt nu video’s in uw dia’s invoegen vanuit sociale mediawebsites, zoals YouTube.

Afbeeldingen van artistieke structuren en effecten voorzien U kunt verschillende artistieke effecten op uw afbeelding toepassen om deze meer op een schets, tekening of schilderij te laten lijken.

De achtergrond en andere ongewenste gedeelten van een afbeelding verwijderen Er zijn geavanceerde opties voor het bewerken van afbeeldingen. Zo kunt u ongewenste gedeelten van een afbeelding, zoals de achtergrond, om het onderwerp van de afbeelding of om storende elementen te verwijderen.

Afbeeldingen nauwkeuriger bijsnijden De optie bijsnijden is verbetert om ongewenste gedeelten van afbeeldingen te knippen en efficiënt te verwijderen.

Nieuwe indelingen voor SmartArt-afbeeldingen Er zijn nieuwe indelingstypen voor SmartArt-afbeeldingen toegevoegd waarmee u dia’s die foto’s bevatten snel kunt converteren naar een SmartArt-afbeelding.

Overgangen met grafische 3D-bewegingseffecten gebruiken U kunt nu de aandacht van uw publiek vasthouden met de nieuwe, vloeiende overgangen tussen dia’s waarin gebruik wordt gemaakt van animatiepaden en objecten die in een 3D-ruimte draaien.

Animatie-effecten kopiëren en plakken van het ene object naar het andere Met de optie Animatie kopiëren/plakken kunt u animaties kopiëren.

Schermafbeelding aan een dia toevoegen U kunt snel een schermafbeelding aan de presentatie toevoegen.

Diavoorstellingen uitzenden U kunt uw diavoorstelling rechtstreeks naar een publiek op afstand uitzenden via uw Windows Live-account.

Presentatie in een video veranderen U kunt uw presentatie nu in een video veranderen om de presentatie te verspreiden.

Toegankelijkheidsproblemen herkennen en oplossen Met de functie Toegankelijkheidscontrole kunt u toegankelijkheidsproblemen in uw PowerPoint-bestanden opsporen en oplossen.

De muisaanwijzer veranderen in een laserpointer U kunt nu de muisaanwijzer in een laserpointer veranderen.

11


12


Snel een presentatie maken

1

POWERPOINT 2010


Een goed begin, bepalen van de doelgroep “Kun je binnenkort een praatje houden over….” Deze vraag is binnen een bedrijf meer regelmaat dan uitzondering. We worden allemaal wel eens gevraagd om iets over ons werk te vertellen of anderen te informeren over een product, ontwerp of een lopend project. Dan wordt verwacht dat u een dergelijk “praatje” goed presenteert. Gelukkig is er PowerPoint om een dergelijke opdracht goed voor te bereiden en uw verhaal dynamisch te presenteren.

Doelstellingen In deze module leert hoe u de doelgroep bepaalt voor het maken van een presentatie en hoe u snel een presentatie maakt met PowerPoint. Theorie: ● Doelgroep bepalen De opties die aan de orde komen zijn: ● dia-indelingen ● diavoorstelling ● illustratie en afbeelding toevoegen ● illustratie en afbeelding verplaatsen ● onderdelen van het programmavenster

Gebruik van PowerPoint presentatie

opbouw van een dia presentatie opslaan Spellingcontrole standaardlocatie

● ● ●

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

PowerPoint is een presentatieprogramma waarmee u tekst, foto’s, animaties, films, schema’s en grafieken met of zonder geluid op een groot beeldscherm of met behulp van een beamer op een projectiescherm kunt presenteren. Zeker voor het ondersteunen van een presentatie voor een grote groep mensen zijn foto’s, illustraties en ontwerpen een goede manier om het publiek te boeien. Maar u kunt het programma ook gebruiken voor het promoten van een product, om uzelf te profileren of om uw bureau, een ontwerp of verslag te presenteren. Als docent is het een hulpmiddel om lesmateriaal te visualiseren en privé kunt u er digitale fotoalbums mee maken. PowerPoint is dan ook een uitstekend hulpmiddel als u iets wilt presenteren.

Snel een presentatie maken

Snel een presentatie maken

De onderwerpen van de opdrachtpresentaties zijn: ● Curriculum Vitae ● presentatie bewerken ● foute presentatie ● presenteren van bedrijfsstrategie ● goede presentatie ● snel een presentatie maken ● het belang van interne communicatie ● workshop doelgroep ● introductie van nieuwe medewerkers Instructievideo: ● presentatie bewerken

presentatie maken

De in deze module behandelde onderwerpen zijn: MOS Basis

ECDL Advanced Tekstverwerking AM 4

2.3 t/m 2.6 Het maken van een diapresentatie 1.1 t/m 1.5 Beheren van PowerPoint omgeving 6.2 Toepassen van spellingcontrole

AM 6.1.1.1 en AM 6.1.2.1 Presentatie voorbereiden AM 6.7.1.1 en AM 6.7.1.2 Presentaties beheren

15


De voorbereiding Het geven van een goede presentatie vereist veel voor-

Interesses

bereiding. De uitspraak “The devil is in the details” is een absolute waarheid. Het zijn vaak de kleine maar uiteindelijk

reizen

belangrijke punten waar het fout gaat. U zult zonder meer

computers/digitale media huis & tuin

aannemen dat grote sprekers zoals president Obama hun presentaties tot in de puntjes voorbereiden. In het geval

● ●

kinderen ontwerp & Kunst

van Obama staat bij elk optreden veel op het spel. Een halfbakken presentatie en het niet duidelijk overbrengen

Kennis en opleidingsniveau

van de boodschap kan leiden tot imagoschade, of zelfs tot

Laaggeschoold

het verlies van vertrouwen bij kiezers. Maar denkt u ook eens aan bijvoorbeeld conferenciers. Zij houden niet voor niets een aantal try-out’s om te zien of de grappen die op papier leuk lijken wel aanslaan wanneer ze daadwerkelijk uitgesproken worden. Een

VMBO (Voorbereidend Middelbaar Beroeps Onderwijs) HAVO (Hoger Algemeen Voorgezet Onderwijs) VWO (Voorbereidend Wetenschappelijk Onderwijs)

MBO (Middelbaar Beroeps Onderwijs)

HBO (Hoger Beroeps Onderwijs)

presentatie blijft nu eenmaal een wisselwerking tussen u en het publiek.

WO (Wetenschappelijk Onderwijs)

Doelgroep Belangrijk bij het voorbereiden van uw presentatie is het bepalen van de doelgroep. Zonder het goed inschatten

van de doelgroep en door lukraak te beginnen met een presentatie zet u uzelf al vanaf stap 1 op een achterstand.

Door alle kenmerken goed in kaart te brengen kunt een specifieke doelgroep overtuigen of informeren.

Sekse mannen ● vrouwen

Begin daarom bij het begin. Maak allereerst een dwarsdoorsnede van het publiek waaraan u de presentatie geeft. Zo bepaalt u hoe u de groep aanspreekt en ook het specifieke interessegebied. Jongeren worden niet alleen anders aangesproken dan ouderen, maar leeftijd, sekse, interessegebied of cultuur bepalen ook of de boodschap overkomt.

Doel bepalen Als u weet áán wie u uw presentatie gaat geven, bepaalt u wát u aan deze doelgroep wilt overbrengen. Met andere woorden: welk doel heeft u met uw presentatie. De vraag die u uzelf dient te stellen is: Wat wil ik mijn doelgroep vertellen, wil ik hen: ●

Als we de doelgroep moeten bepalen van een presentatie over de nieuwe ontwikkelingen van de computer bij privégebruik voor senioren, dan zou deze als volgt omschreven kunnen worden: De doelgroep bestaat uit zowel mannen als vrouwen, in de leeftijd van 60+, met een uiteenlopend kennisniveau, variërend van laaggeschoold tot wetenschappelijk onderwijs. Zou dezelfde presentatie worden gegeven bij een computerclub met voornamelijk jongeren in de leeftijd van 20 tot 35 jaar, dan moet u de presentatie en de manier waarop u het publiek aanspreeekt aanpassen aan het kennisniveau en rekening houden met de interesses en beleving van de doelgroep. Het bepalen van uw doelgroep doet u door specifieke kenmerken van uw doelgroep te beschrijven. Dit wordt ook wel segmenteren genoemd. U kunt bijvoorbeeld segmenteren op: Leeftijd ● ● ● ● ● ●

16

kinderen, leeftijd 4 jaar tot 13 jaar jongeren, leeftijd 13 jaar tot 18 jaar jongvolwassenen, leeftijd 18 jaar tot 27 jaar volwassenen, leeftijd 27 jaar tot 50 jaar gepensioneerden, leeftijd 67 jaar tot 72 jaar ouderen leeftijd 70 jaar tot 100 jaar

informeren (bijvoorbeeld over een nieuwe strategie)

betrekken (bijvoorbeeld bij het creëren van draagvlak voor een idee) ● enthousiasmeren (voor een nieuwe productlijn) ● motiveren (om een product te kopen). Hebt u dit doel helder, dan gaat u verder met de volgende stap. Inhoud bepalen Nadat u het doel en de doelgroep hebt beschreven, kunt u de rode draad uitschrijven voor uw verhaal. Maakt u een presentatie over een nieuw product of een presentatie voor het lanceren van een idee? Begin dan met pen en papier en bedenk de inhoud door het opschrijven van steekwoorden. Bedenk welke punten u naar voren wilt brengen. Bedenk de plaatjes/foto’s of filmpjes, grafieken, tabellen of de technische weergave. Schrijf deze ook op. Maak zo al krabbelend en tekenend de presentatie. Is de schets voor de presentatie gereed, neem dan een nieuw vel en bepaal de volgorde van uw concept. Beoordeel elk element op zijn functie. Vraag uzelf af: dragen deze teksten en plaatjes bij tot de boodschap die ik over wil brengen? Zorg dat het verhaal overtuigend is. Wanneer u de structuur helder hebt, begint u met het invoeren van de tekst en het beeldmateriaal in PowerPoint.


Vergelijken van voordelen

hoe u het gaat zeggen, kunt u direct de tekst invoeren in PowerPoint. U typt de steekwoorden als titels op de dia’s

Een methode die u ook kunt gebruiken, is het vergelij-

en maakt zo een ‘kop en een staart’ aan uw verhaal. Dit is immers de leidraad voor de rest van de presentatie. Pas daarna de inhoud aan met meer woorden of zinnen en maak er een samenhangend geheel van.

ken van voordelen met elkaar. Maak een lijst van alle voordelen die uw standpunt bevestigen en werk de voordelen af tijdens uw presentatie van belangrijk naar minder belangrijk. Als de voordelen overredend genoeg zijn, zult u merken dat uw publiek uw standpunt ook als gunstig gaat zien. Kortom: u overtuigt uw publiek

Werk eerst de hoofdlijnen uit en daarna de details, zo weet u zeker dat u bij de kern blijft. Het is belangrijk dat de boodschap overkomt bij uw toehoorders, maar vertel geen zaken die men al weet. Stel uzelf steeds de vraag of de nieuwe dia echt nodig is. Een presentatie moet zo kort en krachtig mogelijk zijn. De aandacht en de concentratie

Methode van presenteren Bij bedrijven zijn het vaak bijeenkomsten waarbij een oplossing voor een probleem wordt gepresenteerd of en groep overtuigd moet worden van een nieuwe strategie, product of verandering van werkproces. Voor deze presentaties zijn er verschillende methoden:

Taalgebruik Naast de inhoudelijke vragen, moet u zich afvragen hoe u het publiek gaat aanspreken. Maakt u een bedrijfspresentatie, dan is de bedrijfscultuur bepalend voor hoe u medewerkers aanspreekt. Voor formele bijeenkomsten en bij ouderen spreekt u uw publiek aan met u. Bij informele bijeenkomsten en jongeren is je of jij meer geschikt. Schrijf uw verhaal/presentatie in spreektaal. Maak geen lange zinnen en gebruik geen woorden waarvan u verwacht dat uw doelgroep die niet kent. PowerPoint in een andere dimensie PowerPoint is hét presentatiehulpmiddel bij uitstek. Presentaties gemaakt in PowerPoint worden ook al jaren als

De klassieke methode voor het maken van een overtuigende presentatie is het aanhalen van het probleem dat is ontstaan en van daaruit naar een oplossing werken.

promotietool gebruikt door vertegenwoordigers om tijdens een verkoopgesprek als een rode draad te dienen voor de introductie van een (nieuw) product. De presentatie bevat dan voorbeelden, filmpjes of fragmenten van het productie-

U gebruikt deze methode bijvoorbeeld om een groep te overtuigen van een nieuwe strategie. U spreekt het publiek aan door het ontstane probleem aan te kaarten en dan een oplossing te bieden. Uw

proces en mogelijke toepassingen van het project of geeft een overzicht van projecten die al eerder zijn uitgevoerd. De mogelijkheden zijn enorm, maar steeds is het doel de gesprekspartner te overtuigen en de aandacht vast te houden.

publiek voelt zich gehoord en geholpen. Deze methode sluit aan op het natuurlijke denkpatroon: eerst het probleem bepalen, daarna zoeken naar de oplossing en

Een minder bekend maar zeker efficiënt gebruik van PowerPoint is het maken van een portfolio. U maakt bijvoorbeeld

Aanhalen van het probleem

Weerleggen van oplossingen Een andere methode is het weerleggen van andere

een overzicht van verschillende opdrachten en projecten dat u tijdens sollicitatiegesprekken toont of als PDF-bestand meestuurt met uw sollicitatiebrief. Zeker als freelancer/zelfstandige kunt u uzelf op deze manier goed profileren en uw

oplossingen totdat alleen uw oplossing overblijft. Deze methode is bruikbaar bij kwesties waarmee verschillende partijen en standpunten gemoeid zijn, zoals ondernemingsraad en directie of een debat. Zorg

activiteiten in beeld brengen. Daarnaast wordt PowerPoint gebruikt om een verslag te presenteren of, door docenten, ter ondersteuning van lessen/colleges. Privé worden er fotoalbums en kerstgroeten mee gemaakt en soms op

ervoor dat u alle andere oplossingen bespreekt, maar bespot deze opties niet. Het enige wat u met bespotten bereikt, is dat u een deel van uw publiek kwijtraakt dat

internet geplaatst. Kortom, de presentaties gemaakt met PowerPoint worden voor vele doeleinden gebruikt.

zich aan hun standpunt vast blijft houden. Bespreek alle oplossingen dus met respect, maar laat uw oplossing uitblinken tijdens uw presentatie en overtuig zo uw publiek.

De PowerPoint dia’s Zoals altijd, en zeker bij een presentatie, maakt u maar één keer een eerste indruk. Dus laat het een goede zijn. Zeker als u niet de eerste spreker bent, is het belangrijk om op te

Overtuigen door beredeneren Wanneer u een presentatie geeft waarbij het voor het publiek onduidelijk is hoe het nu verder moet, kunt u uw publiek overtuigen door beredeneren. U geeft steeds de belangrijke motivaties voor het standpunt en legt uit waarom en hoe.

vallen. Maak van de eerste dia een aandachttrekker, maar zorg wel voor herkenbaarheid, zeker als u gebonden bent aan de huisstijl van uw organisatie! Het advies is: begin goed en eindig krachtig. Zowel het begin als het einde zijn essentieel voor een overtuigende presentatie. Het goede begin zorgt voor de aandacht en het krachtige eind zorgt dat ervoor uw boodschap blijft hangen en dat is immers het doel dat u wilt bereiken.

de oplossing vinden.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

van uw toehoorders reduceert met sprongen naarmate de presentatie langer duurt.

zonder al te veel moeite!

Snel een presentatie maken

Bij presentaties waarvan u al weet wat u gaat zeggen en

17


Consistentie Zorg dat de dia’s een consistent uiterlijk krijgen. Let hierbij op het gebruik van de kleur van de letter. Deze dient voldoende contrast te hebben met de achtergrond zodat de tekst voor iedereen, ook achter in de zaal, goed leesbaar is. Een donkere achtergrond met letter met een lichte

beeldscherm. Druk anders de Notitiepagina’s af zodat u zelf een spiekbrief hebt tijdens de presentatie of maak hiervan speakersnotes (spiekbriefjes met de rode draad, niet groter dan een half A4). Meer hierover leest u in de module: Voorbereiden en presenteren.

kleur leest prettig, maar kan al snel saai worden of somber overkomen. Er zijn tal van geschikte kleurencombinaties

Tot slot Bedenk: u geeft de presentatie, niet het presentatiepro-

te gebruiken, maar zorg dat u de opmaak altijd maakt in

gramma. De meest gemaakte fout is dat de spreker zich

het diamodel. Het belang hiervan leest u in de module:

verschuilt achter de dia’s van PowerPoint en vergeet dat

Diamodel thema’s en vormen.

hij/zij de boodschap overbrengt! Plaatst u bijvoorbeeld

Afbeeldingen en grafieken

de hele tekst in de presentatie van PowerPoint, dan kunt u beter een artikel schrijven en verspreiden.

Een goede presentatie heeft mooie, maar vooral relevante afbeeldingen of vormen. Een afbeelding of diagram werkt vaak verhelderend, vooral een goede (stock)foto kan

Kortom: hoe mooi en flitsend uw presentatie ook oogt en welke hulpmiddelen u ook gebruikt, u als spreker brengt

emoties oproepen waardoor de presentatie beter blijft hangen. Het beeld moet wel het verhaal duidelijker maken of verbeelden wat u wilt zeggen, zo niet, niet gebruiken.

de presentatie tot leven en PowerPoint is slechts een hulpmiddel om de boodschap extra power te geven. Of het nu gaat om het introduceren van een nieuw product,

Houd het beeld en de structuur van uw presentatie eenvoudig en duidelijk. Moet u (jaar)cijfers presenteren, kijk dan of u de tabel kunt

het introduceren van uzelf of uw publiek overtuigen van uw mening. U bent de kracht bij de presentatie.

vervangen door een grafiek. Een grafiek geeft visueel een beter beeld. Want zeker op een afstand is een tabel vaak onleesbaar. Test dit dan ook vooraf in de zaal of tijdens de try-out (meer hierover leest u in de module: Grafiek, SmartArt-afbeeldingen en tabel). Notitiepagina’s Kunt u tijdens de presentatie gebruikmaken van de Presentatorweergave, dan hebt u een spiekbrief op uw

18


In de volgende paragrafen wordt de opbouw van het programmavenster van PowerPoint besproken. Misschien hebt u al met het programma gewerkt en zijn de volgende paragrafen voor u een herhaling van zetten, die u liever overslaat. Maar kent u al de opties: het aanpassen van de Werkbalk snelle toegang of het instellen van de standaardlocaties? Deze zijn niet alleen erg handig, maar het instellen van de standaardlocatie voor het openen van de presentaties die bij dit boek horen, maakt het werken met PowerPoint prettiger.

PowerPoint starten

1 2

Klik op de knop Start, Alle programma’s. Klik op Microsoft Office, Microsoft Office PowerPoint 2010.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Het programma PowerPoint kunt u op verschillende manieren starten. ● Door op de startknop van Windows te klikken, keuze Alle programma’s, Microsoft 2010, PowerPoint 2010. ● Door op de naam van het programma te klikken in de lijst Onlangs geopend. ● Door op een snelkoppeling te klikken op het bureaublad. ● Door in de werkbalk Snel starten op de knop van PowerPoint te klikken. Welke manier u gebruikt is uw persoonlijke voorkeur.

Snel een presentatie maken

Basis van het programma

Het programmavenster Zodra u PowerPoint start, ziet u het programmavenster van PowerPoint. In dit programmavenster zijn veel onderdelen herkenbaar van andere Officeprogramma’s. In de volgende paragrafen worden deze verschillende onderdelen toegelicht.

Programmaknop Links bovenin het venster ziet u een klein knopje met een P, dit is de programmaknop. Hiermee kunt u het venster van het programma minimaliseren (in de taakbalk plaatsen) of sluiten.

19


1 2 3

Klik op de Programmaknop. Klik op de knop Minimaliseren. Het venster wordt in de taakbalk geplaatst en heeft de afbeelding met een P.

4 5

Klik in de taakbalk op de knop van PowerPoint. Het venster vult opnieuw het hele beeldscherm.

TIP

Met de keuze Sluiten wordt het programma afgesloten.

SNELTOETS

Afsluiten van PowerPoint Alt+F4

Werkbalk Snelle toegang Rechts van de programmaknop ziet u knoppen die de werkbalk Snelle toegang worden genoemd. In deze werkbalk plaatst u de knoppen die u veel gebruikt bij het maken van een presentatie. De knoppen die u zeker vaak gaat gebruiken zijn de knop Nieuw, Openen, Sluiten, Spelling, Diavoorstelling vanaf begin en Recent bestand openen. Met de knop Nieuw opent u een nieuw document, met de knop Openen, opent u een bestaande presentatie, met de knop Spelling controleert u de presentatie op spellingsfouten en met de knop Recent bestand krijgt u een lijst te zien van de laatst geopende bestanden. Met de knop Diavoorstelling vanaf begin bekijkt u de gemaakte presentatie. U voegt knoppen toe aan de werkbalk Snelle toegang.

TIP

Bij de keuzepijl Werkbalk Snelle toegang aanpassen kunt u ook kiezen om de werkbalk Snelle toegang onder het lint weer te geven

1 2 3 4

Klik op de keuzepijl van de werkbalk Snelle toegang, klik op Nieuw. De knop Nieuw wordt toegevoegd. Klik opnieuw op de keuzepijl van de werkbalk Snelle toegang, er staat een vinkje voor Nieuw. Activeer ook de knoppen: Openen, Opslaan, Spelling, Afdrukvoorbeeld, Diavoorstelling vanaf begin, Recent bestand openen.

De knoppen zijn nu aan de snelle werkbalk toegevoegd. U kunt de knoppen weer verwijderen door op de keuzepijl van de werkbalk Snelle toegang te klikken en vervolgens op de vinkjes bij de namen klikken.

20


Snel een presentatie maken

Meer opdrachten toevoegen aan de Werkbalk Snelle toegang U kunt nog meer knoppen toevoegen aan de werkbalk Snelle Toegang met de keuze: Meer opdrachten. In het nieuwe venster zijn de knoppen te zien die u kunt toevoegen. U voegt een knop toe waarmee u uit een bestaande presentatie dia’s kunt selecteren voor een nieuwe presentatie.

3 4 5 6

Klik op de keuzepijl van de werkbalk Snelle toegang, klik op Meer opdrachten. Klik op de keuzepijl van knop Kies opdrachten uit: en kies voor Opdrachten die niet op het lint staan. Sleep de schuifbalk bij de knoppen naar beneden. Klik op de knop Dialoogvenster voor aangepaste diavoorstelling en klik op Toevoegen. Voeg ook de knop Sluiten toe. Deze is te vinden bij de categorie Tabblad Bestand. Klik op OK.

TIP

Plaats in de werkbalk Snelle toegang de knoppen voor de opties die u vaak gebruikt. Hierdoor kunt u sneller werken.

Titelbalk Rechts van de werkbalk Snelle toegang ziet u de titelbalk. In de titelbalk leest u dat u met het programma PowerPoint werkt en welke presentatie is geopend. Bij de start van het programma staat er Presentatie1 (het nummer wordt steeds opgehoogd). Bij het openen van een presentatie, ziet u de naam van de presentatie. Aan de rechterkant van de titelbalk staan de knoppen Minimaliseren, Maximaliseren en Sluiten. Met de knop Minimaliseren plaatst u het venster van PowerPoint in de taakbalk. Met de knop Maximaliseren kunt u het venster vergroten of verkleinen. Met de knop Sluiten (knop met het X) sluit u het programmavenster.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

1 2

OPMERKING

De knoppen Minimaliseren, Maximaliseren en Sluiten ziet u in alle programma’s van Office.

21


Het Lint Onder de titelbalk ziet u het lint. In het lint zijn alle opdrachten te vinden die u kunt gebruiken bij het programma PowerPoint. In het lint zijn de volgende basisonderdelen te zien.

1 2 3 4

Tabblad (in voorbeeld Start). Lint (alle tabbladen samen). Keuzepijl waarmee u meer opties te zien krijgt. Keuzevervolgpijl waarmee u een venster opent waarin u nog meer opties kunt activeren. 5 Knop waarmee u een opdracht geeft. 6 Groep. Elk tabblad is verdeeld in groepen waarin de opdrachten staan die tot een categorie horen. Bij het tabblad Start bijvoorbeeld zijn alle basisonderdelen ondergebracht waarmee u tekst invoert of tekst opmaakt. De groepen hierbij zijn onder andere Klembord en Alinea. Zodra u het programmavenster groter of kleiner maakt of u werkt met een laptop dan past het lint zich aan en worden de knoppen in de groepen verkleind tot keuzepijlen. In de onderstaande afbeeldingen ziet u een verkleinde en gemaximaliseerde groep.

Verkleinde groep TIP

Het lint is ook aan te passen aan uw wensen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de onderkant van het lint en kies voor Lint aanpassen.

Gemaximaliseerde groep

Lint minimaliseren Het lint kunt u tijdelijk minimaliseren, u krijgt dan alleen de tabbladen te zien. Zo creĂŤert u meer ruimte voor het bewerkingsvenster. U klikt met de rechtermuisknop op het Lint en kiest voor: Het lint minimaliseren. Met dezelfde handelingen kunt u het lint weer zichtbaar maken.

22


3 4

Klik met de rechtermuisknop op de onderkant van een groep. Klik in het snelmenu op: Het lint minimaliseren. Van het lint zijn nu alleen de tabbladen te zien. Klik opnieuw met de rechtermuisknop op de onderste rand van het lint. Klik op Het lint minimaliseren (het lint is weer gemaximaliseerd).

SNELTOETS

Sneltoets voor het minimaliseren of Maximaliseren van lint Ctrl+F1. OPMERKING

Standaardlocatie

U maakt van de map Expert PowerPoint de standaardbestandslocatie.

ONTHOUD

Wanneer het lint geminimaliseerd is en u klikt op een tabblad, dan wordt het lint automatisch weer gemaximaliseerd.

TIP

In PowerPoint versie 2010 kunt u ook het lint aanpassen en van persoonlijke tabbladen voorzien.

TIP

1 2 3 4 5 6 7

Klik op het tabblad Bestand, Opties, Opslaan. Klik bij Standaardbestandslocatie achter de \ van Documents. Typ: Expert PowerPoint 2010. Sluit de vensters met OK (let op: krijgt u een foutmelding, dan is de map van de standaardlocatie anders getypt of is niet aanwezig). Klik in de snelle werkbalk op de knop Openen. U ziet, de map Expert PowerPoint 2010 is actief. Sluit het venster Openen met het sluitsymbool.

Voor het wijzigen van de standaardbestandslocatie herhaalt u de stappen en kiest u voor een andere map. Bij de knop Opties van het tabblad Bestand, kunt u allerlei instellingen maken wat betreft de manier waarop PowerPoint werkt. Zo kunt u bij de knop Algemeen instellen of u een miniwerkbalk wilt zien bij de selecties en of de taalcontrole uitgevoerd moet worden tijdens het typen. Wanneer zaken niet werken zoals u verwacht, kijk dan bij het venster Opties voor PowerPoint of een instelling is gemaakt die dat veroorzaakt.

Onder de knop Opties bij het tabblad Bestand zijn alle standaardinstellingen van het programma te vinden.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Bij het tabblad Bestand ziet u de opdrachten waarmee u de presentatie opslaat of de bestanden opent. Maar bij dit tabblad zijn ook de opties te vinden waarmee u een presentatie kunt verzenden en het programma kunt aanpassen aan specifieke wensen. Ook kunt u hier aangeven dat u steeds dezelfde locatie wilt gebruiken voor de bestanden die u maakt of wijzigt. De bestanden die bij deze modules horen hebt u in het begin al gedownload en zijn in de map Documenten, map Expert PowerPoint geplaatst.

Een snelmenu is een kleine keuzelijst waaruit u een optie kunt selecteren door erop te klikken.

Snel een presentatie maken

1 2

ONTHOUD

De tabbladen zijn te vergelijken met de tabbladen in een ordner. Achter elk tabblad is specifieke informatie te vinden over het onderwerp dat op het tabblad is vermeld.

OPMERKING

Wanneer de muisaanwijzer in het lint staat kunt u met het muiswiel snel de opties van de andere tabbladen zichtbaar maken.

23


Het bewerkingsvenster Onder het lint ziet u het bewerkingsvenster van PowerPoint. Dit venster is verdeeld in twee gebieden. Het rechterdeel is het diavenster en links ervan ziet u het navigatiedeelvenster met de tabbladen Overzicht en Dia’s. Met de tabbladen Dia’s en Overzicht kunt u snel door de dia’s bladeren of alleen de teksten bekijken die op de dia’s staan. Bij een lege presentatie is hier nog weinig te zien. In het diavenster plaatst u de tekst, foto’s of schema’s voor de presentatie. PowerPoint opent met een dia-indeling die de naam heeft: titeldia. In deze dia staan twee vakken met een gestippelde rand. Dit worden tijdelijke aanduidingen genoemd. In deze vakken staan de zinnen zoals: Klik om een titel te maken en Klik om een ondertitel te maken.

ONTHOUD

Het bewerkingsvenster is het werkvenster van PowerPoint.

De tijdelijke aanduidingen zijn slechts een plaats waarin u de tekst typt en waarvan de opmaak al is gedefinieerd. De vakken kunt u groter of kleiner maken of verwijderen. In de module met de titel: Diamodel, thema’s en vormen leest u hier meer over.

Notities

ONTHOUD

Hand-outs zijn afdrukken van de dia’s uit een presentatie.

PRESENTEREN

24

Doordat er vaak afgebroken zinnen of kreten op de dia’s staan, geven hand-outs met de afbeeldingen van de dia’s vaak na enkele dagen al gebrekkige informatie. Afgedrukte notitiepagina’s met aanvullende teksten geven dan een beter overzicht.

Onderaan het diavenster bevindt zich het notitievenster. Hierin typt u notities (uw uitgeschreven presentatie of uw speakersnotes) die u eventueel wilt raadplegen tijdens de presentatie. Deze notities kunt u tijdens de presentatie vanaf uw laptop/ computer lezen of u drukt ze af op papier. Vaak worden notitiepagina’s ook gebruikt om uit te delen als hand-out. Het notitievenster kunt u groter maken door de scheidingslijn naar boven te verslepen. Hoe u de notities het beste kunt plaatsen en welke mogelijkheden hiervoor zijn leest u in de module: Voorbereiden en presenteren.


Het programma start een nieuwe presentatie met de dia-indeling: titeldia. Daarnaast zijn er nog negen andere dia-indelingen waarin de tijdelijke tekstaanduidingen een ander formaat hebben en knoppen staan waarmee u allerlei objecten kunt toevoegen. Deze indelingen maken het makkelijker om een goede vlakverdeling op de dia te maken. Maar u kunt ook kiezen voor de indeling Leeg en zelf een tekstvak maken waarin u de tekst typt. Een indeling is dan ook maar een voorstel, vandaar de naam tijdelijk.

Knop

Gebruikt voor: In de tijdelijke tekstaanduiding plaatst u tekst, die u kunt opmaken zoals u gewend bent bij een tekstverwerker. Dit object kunt u kleiner of groter maken of een achtergrondkleur geven of wissen.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Bij sommige indelingen staan knoppen waarmee u op de dia andere objecten kunt toevoegen. In de volgende tabel ziet u waarvoor de knoppen gebruikt worden.

Snel een presentatie maken

Dia-indelingen

Met de knop Grafiek stelt u een grafiek samen. Door op deze knop te klikken opent u het programma Excel. Met deze knop wordt in een apart kader een tabel geplaatst. Het maken van deze tabel heeft veel overeenkomsten met het maken van een tabel in Word. Met de knop SmartArt-afbeelding kunt u een proces, cyclus, hiÍrarchie of relatie visualiseren. Met deze knop voegt u een afbeelding, tekening of foto uit een bestand toe. Met de knop illustraties kunt u kiezen uit de afbeeldingen die meegeleverd zijn met het programma of on line beschikbaar zijn. Met deze knop voegt u een videoclip/mediaclip uit een bestand in.

25


In de volgende afbeelding ziet u een dia waarop de objecten zijn geplaatst en de knoppen waarmee dit wordt gerealiseerd.

Alle objecten die u op een dia plaatst, kunt u bewerken en groter of kleiner maken. Al deze onderdelen komen in de volgende modules aan de orde.

Zelf een presentatie maken Nu u weet hoe het bewerkingsvenster is opgebouwd en welke objecten u kunt gebruiken, kunt u beginnen aan het maken van een presentatie. Voordat u begint moet u de volgende punten in acht nemen: ● het typen van tekst kan alleen in een tijdelijke aanduiding en gaat op dezelfde manier als de invoer bij een tekstverwerker. ● het invoegpunt is een verticaal streepje (op die plaats komt de tekst te staan). ● met de toets Enter begint u aan een nieuwe regel. ● met de toetscombinatie Shift+Enter plaatst u de tekst op een volgende regel maar binnen de alinea. ● voor het wissen van een letter links van het invoegpunt gebruikt u de toets Backspace. ● voor het wissen van een letter rechts van het invoegpunt gebruikt u de toets Delete. ● om direct naar het einde van de zin te gaan gebruikt u de toets End. Voor het wissen van een woord rechts van het invoegpunt gebruikt u de toetsencombinatie Ctrl+Del. ● voor het wissen van een dia klikt u in het navigatiedeelvenster op de dia en drukt u op de toets Delete. ● tijdens het typen van foutief gespelde woorden verschijnen er rode golflijnen. Deze worden gemaakt door de spellingscontrole (lees meer hierover in paragraaf Spelling controleren). Zien hoe u een presentatie maakt? Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Openen. Klik op het bestand: Instructie Presentatie maken.

26


Snel een presentatie maken

U maakt een presentatie met verschillende dia-indelingen waarin u de tekst in de tijdelijke aanduiding typt die beschrijft hoe u snel een presentatie kunt maken.

Dia indeling: Titeldia Een lege presentatie begint altijd met een titeldia. Deze dia-indeling heeft twee tijdelijke aanduidingen: een voor de titel en een voor de subtitel. U kunt natuurlijk besluiten om maar in één van de tekst vakken te typen. U voegt in de tijdelijke aanduidingen tekst toe.

1 2

Klik in het eerste vak en typ: Snel een presentatie maken. Klik in het tweede vak en typ: De zeven stappen. De eerste dia is gemaakt.

U ziet dat de titel de kleur zwart krijgt en de subtitel de kleur grijs. Deze opmaak is vastgelegd in het diamodel. Hierover leest u meer in de module: Diamodel, thema’s en vormen. De ingevoerde tekst wordt op drie plaatsen zichtbaar gemaakt. 1 in het Diavenster 2 bij het navigatiedeelvenster tabblad Dia’s 3 bij het tabblad Overzicht (hier moet u eerst op klikken om de tekst zichtbaar te maken).

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

ONTHOUD

Typt u meer tekst dan er in een tijdelijke aanduiding past, dan wordt de tekengrootte automatisch aangepast (kleiner).

Dia indeling: Titel en object Voor de volgende dia gebruikt u de dia-indeling: Titel en object. Deze indeling heeft een tekstaanduiding met opsommingen en de knoppen om objecten toe te voegen. U voegt een nieuwe dia in.

27


1 2

Klik op het tabblad Start, Dia’s, keuzepijl bij Nieuwe Dia. Klik op indeling: Titel en object.

3 4 5

Klik in het eerste vak en typ: Stap 1. Druk op de toets Enter en typ: Bedenken. Klik in de tweede tijdelijke aanduiding (u ziet dat het opsommingsteken al is aangebracht). Typ de tekst van het bovenstaande voorbeeld (druk na elke zin op de toets Enter; het opsommingsteken wordt dan automatisch geplaatst). De tweede dia is gemaakt. Bij het navigatiedeelvenster tabblad Dia’s zijn twee dia’s te zien.

TIP

Opsommingstekens worden gebruikt om een lijst te maken waarin zaken puntsgewijs worden genoemd.

OPMERKING

Door aan het einde van een zin op de toets Enter te drukken, verplaatst u het invoegpunt naar de volgende regel en wordt het opsommingsteken automatisch geplaatst. PRESENTEREN

Een misvatting is dat veel informatie op een dia de manier is om informatie goed te presenteren.

6

Dia invoegen: met dezelfde indeling Wanneer u een dia wilt invoegen met dezelfde indeling, klikt u op de knop Nieuwe dia, of u gebruikt bij het navigatiedeelvenster Dia’s de sneltoets Ctrl+M. U voegt een dia in met dezelfde indeling en voegt tekst in.

SNELTOETS

Nieuwe dia invoegen met dezelfde indeling Ctrl+M Dia kopiëren Ctrl+D

1 2

28

Klik bij het navigatiedeelvenster op het tabblad Dia’s en druk op de toetscombinatie Ctrl+M (nieuwe dia met dezelfde indeling wordt ingevoegd). Plaats de tekst zoals u ziet in het bovenstaande voorbeeld.


ONTHOUD

Doordat u aan het einde van een zin op de toets Enter drukt, krijgt de volgende zin automatisch een opsommingsteken.

3 4

ONTHOUD

Voeg opnieuw een dia in met dezelfde Indeling; Ctrl+M (Titel en object). Plaats de tekst zoals u ziet in het bovenstaande voorbeeld.

Voor dia vijf kiest u de dia-indeling: inhoud van twee. Deze indeling heeft drie tijdelijke tekstaanduidingen waarin u tekst kunt invoeren. Ook zijn hier in twee aanduidingen de knoppen te zien waarmee u andere objecten kunt invoegen.

PRESENTEREN

U voegt een nieuwe dia in met een andere indeling en voegt tekst in.

1 2 3 4 5

Plaats in een dia aan het einde van een zin geen punt.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Dia-indeling: Inhoud van twee

Wilt u een regel typen onder hetzelfde opsommingspunt gebruik dan de toetscombinatie Shift+Enter om naar de volgende regel te gaan.

Snel een presentatie maken

OPMERKING

Met de knop Nieuwe dia wordt automatisch een dia ingevoegd met de laatst gebruikte dia-indeling.

Klik bij het tabblad Start, Dia’s keuzepijl bij Nieuwe dia, klik op de indeling: Inhoud van twee. Klik in de eerste aanduiding en typ: Stap 4 Druk op de toets Enter en typ: Opmaken. Klik in het derde aanduiding (u ziet dat ook hier de opsommingstekens als zijn aangebracht). Typ in het derde aanduidng de tekst die u ziet in de afbeelding (druk na de eerste zin op de toets Enter). In de tweede aanduiding staan naast de opsommingen ook de knoppen om objecten in te voegen.

29


Dia-indeling: inhoud met bijschrift Voor dia zes kiest u de dia-indeling: inhoud met bijschrift. Deze indeling heeft drie tijdelijke tekstaanduidingen waarin u tekst kunt invoeren. In de derde tijdelijke aanduiding zijn ook de knoppen te zien waarmee u andere objecten kunt invoegen. U voegt een nieuwe dia in met een andere indeling en voegt tekst toe.

1 2 3 4

Klik op het tabblad Start, Dia’s, keuzepijl bij Nieuwe dia, klik op de indeling: Inhoud met bijschrift. Klik in de eerste aanduiding en typ: Stap 5. Druk op de toets Enter en typ: Verduidelijken. Typ in de tweede aanduiding de volgende tekst (druk na de eerste zin op de toets Enter).

PRESENTEREN

Houd de zinnen bij een opsomming kort en plaats per dia maximaal vijf opsommingen.

Dia-indeling: afbeelding met bijschrift Voor dia zeven kiest u de dia-indeling: afbeelding met bijschrift. Deze indeling heeft als eerste een tijdelijke aanduiding waarin u een afbeelding kunt invoegen. In de tweede aanduiding plaatst u een titel en in het derde kunt u weer tekst invoegen. U voegt een nieuwe dia in met een andere indeling en voegt tekst toe.

30


2 3

Snel een presentatie maken

1

Klik op het tabblad Start, Dia’s, keuzepijl bij Nieuwe dia, klik op de indeling: Afbeelding met bijschrift. Klik in de tweede aanduiding en typ: Stap 6. Klik in de derde aanduiding en typ: Maak notitiepagina’s (druk op de toets Enter) en typ: Maak hand-outs.

Dia-indeling: inhoud van twee Voor dia acht kiest u opnieuw voor de dia-indeling: inhoud van twee. Deze indeling heeft u al eerder bij dia vijf gebruikt.

TIP

PRESENTEREN

1 2 3 4

Voeg een nieuwe dia toe met de indeling: Inhoud van twee. Klik in de eerste aanduiding en typ: Stap 7. Druk op de toets Enter en typ: Controleer de presentatie. Typ in de tweede aanduiding de tekst die u ziet in de afbeelding.

U houdt de aandacht van het publiek vast als u het aantal dia’s in uw presentatie tot een minimum beperkt.

Navigeren tussen dia’s U hebt nu acht dia’s gemaakt. Bij het navigatiedeelvenster, tabblad Dia’s zijn de dia’s te zien. Hiermee hebt u een goed overzicht van de dia’s. In dit tabblad kunt u snel navigeren tussen de verschillende dia’s.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Het opsommingsniveau kunt u veranderen met de knoppen Inspringing vergroten Inspringing verkleinen bij het tabblad Start.

U bekijkt u hoe u het beste kunt navigeren tussen de verschillende dia’s.

ONTHOUD

Voor het bekijken van de dia’s in het diavenster klikt u op de knoppen Vorige en Volgende in de schuifbalk rechts van de dia’s.

ONTHOUD

1 2

Klik in het navigatiedeelvenster op het tabblad Dia’s. Gebruik de schuifbalk om alle dia’s te bekijken. Met de knoppen in de rechterschuifbalk kunt u naar de volgende of vorige dia gaan.

In het tabblad Dia’s kunt u ook dia’s invoegen. U plaatst de muisaanwijzer op een dia, klikt op de rechtermuisknop en kiest voor nieuwe dia. De nieuwe dia wordt eronder geplaatst.

31


Overzicht houden

TIP

Met de toetsen PAGE UP of PAGE DOWN kunt u ook bladeren door de dia’s. Voor het doorlezen van de tekst van uw presentatie kunt u ook een afdruk maken van het Overzicht. Hiervoor klikt u bij het tabblad Bestand, knop Afdrukken, groep Instellingen, Dia’s, Overzicht (vergeet niet het papierformaat aan te passen).

Tijdens het maken van de presentatie wilt u natuurlijk een overzicht houden van de totale presentatie. Zeker bij presentaties met veel dia’s is het prettig om even alleen de tekst van de dia’s te zien. Dit kan bij het tabblad: Overzicht. Voor het bewerken van tekst in het overzicht zijn er enkele afwijkende regels. Drukt u op de toets Enter bij de tijdelijke aanduiding van de titel, dan verschijnt er een nieuwe dia. Drukt u op de toets Enter bij de opsommingstekens, dan wordt er een nieuwe regel met een opsommingsteken gemaakt. Drukt u bij een opsommingsteken op de toetscombinatie Shift+Tab dan maakt u een nieuwe dia met de tekst van de opsomming als titel. U bekijkt de overzichtsweergave en corrigeert eventueel de fouten.

1 2

Klik in het navigatiedeelvenster op het tabblad Overzicht. U ziet de tekst van alle dia’s. Hebt u een fout getypt, klik dan bij de tekst en verbeter deze.

Overzicht samenvouwen Bij het tabblad Overzicht kunt u de teksten van de dia’s samenvouwen zodat u alleen de koppen te zien krijgt. Natuurlijk kunt u de tekst daarna weer uitvouwen.

1 2 3

32

Het tabblad Overzicht is nog actief. Selecteer alle tekst (Ctrl+A). Klik op de rechtermuisknop en kies voor Samenvouwen. U ziet alleen de titels.


PRESENTEREN

Het voorbereiden van een presentatie staat niet gelijk aan het maken van dia’s waarop u tekst plaatst.

TIP

4

Klik opnieuw op de rechtermuisknop en kies voor Uitvouwen. Alle tekst is weer te zien.

Het is een goede gewoonte om zodra u de tekst hebt getypt de presentatie op te slaan. Gaat er op een later tijdstip iets mis, dan hebt u de teksten al digitaal. Ook is het aan te bevelen een aparte map of bibliotheek op het opslagmedium te maken. Zo zijn de presentaties sneller terug te vinden. U slaat de door u gemaakte presentatie op.

SNELTOETS

In het tabblad Overzicht dia’s invoegen Ctrl+M

ONTHOUD

In het tabblad Overzicht kunt u dia’s verwijderen door de dia te selecteren en op de toets Delete te drukken.

TIP

In het tabblad Overzicht kunt u de dia’s verplaatsen door deze te verslepen.

SNELTOETS

Opslaan als Ctrl+S

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Presentatie opslaan

Wilt u een deel van het overzicht samenvouwen, selecteer dan het deel en klik op Selectie samenvouwen.

Snel een presentatie maken

SNELTOETS

Alle tekst selecteren Ctrl+A

ONTHOUD

1 2 3 4

Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Opslaan. De map Expert PowerPoint is geselecteerd (selecteer anders de map). Typ als bestandsnaam: Snel een presentatie maken Klik op de knop Opslaan. U kunt nu verder gaan met het bewerken van de presentatie.

De tekst die u invoert kunt u verplaatsen, kopiëren of wissen zoals u gewend bent bij de andere programma’s van Office.

ONTHOUD

Een presentatie kunt u ook opslaan onder een andere naam of op een andere plaats. U klikt op het tabblad Bestand, keuze Opslaan als en in het venster Opslaan als geeft u de presentatie een andere naam en eventueel een andere plaats op de harde schijf of usb stick. Meer over opslaan en inpakken van een presentatie leest u in de module: Voorbereiden en presenteren.

Bij het tabblad Dia’s kunt u een dia verplaatsen door deze te slepen. U selecteert de dia en sleept de muisaanwijzer (wordt een lijn) naar de gewenste plaats.

33


OPMERKING

U kunt de thema´s naar eigen keuze aanpassen met Themakleuren, Lettertypen en Effecten. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de kleuren aanpassen aan een huisstijl. Meer over wijzigen van thema’s leest u in de module: Diamodel, thema’s en vormen (De rode draad).

Thema toevoegen De dia’s zien er nog saai uit. Een achtergrond (thema) zou welkom zijn. Een thema is een verzameling van opmaakopties met een kleurenthema dat de tekstopmaak, opsommingstekens en de achtergrond van de dia wijzigt. De thema´s zijn gemaakt door grafici die een juiste combinatie van kleuren hebben gekozen. U geeft de presentatie een achtergrond met de optie Thema’s.

OPMERKING

De thema’s bepalen ook de dia-indelingen. Elke indeling heeft een andere variant.

ONTHOUD

Thema’s worden in alle Office programma’s gebruikt. Zo is het mogelijk om de presentaties en documenten op elkaar af te stemmen wat betreft vormgeving. TIP

U kunt een presentatie ook met een thema beginnen. U klikt hiervoor op het tabblad Bestand, Nieuw, Thema’s. Daarna selecteert u een thema en klikt op de knop Maken.

PRESENTEREN

Hoe mooi u de presentatie in PowerPoint ook maakt, u bent degene die de presentatie overtuigend moet brengen.

1 2

De dia’s hebben nu een andere achtergrond gekregen maar ook de dia-indeling, het lettertype en de opsommingstekens zijn gewijzigd. Wilt u geen thema dan klikt u bij de Thema’s op Standaard.

Bestaande dia-indeling wijzigen Wanneer u achteraf toch een andere dia-indeling wenst, kan dat. Als u al voor een thema hebt gekozen (zoals in dit voorbeeld) dan ziet u bij de dia-indelingen ook dit thema. Voor dia vier besluit u de indeling: Inhoud van twee te gebruiken, zodat u gemakkelijk een afbeelding kunt toevoegen.

1 2 ONTHOUD

34

Dia-indelingen zijn achteraf altijd te wijzigen.

Klik op het tabblad Ontwerpen, groep Thema’s. Klik op het thema Austin (alle dia’s krijgen dit thema).

Klik in het navigatiedeelvenster bij het tabblad Dia’s op dia 4. Klik op het tabblad Start, groep Dia’s op de keuzepijl bij Indeling, klik op indeling: Inhoud van twee. De indeling wijzigt en de dia bestaat nu uit drie tijdelijke aanduidingen en de tekst is in de tweede aanduiding geplaatst. In de derde aanduiding ziet u ook de knoppen om objecten in te voeren.


De presentatie kunt u nog meer verfraaien door passende illustraties toe te voegen. Voor het invoegen van een afbeelding kunt u een keuze maken uit de illustraties, afbeeldingen en foto’s die worden meegeleverd met het programma, of u downloadt deze van de website van Microsoft. U voegt een illustratie toe.

OPMERKING

Meer over afbeeldingen invoegen wordt besproken in de module: Foto’s plaatsen en bewerken.

1 2 3 4 5 6

Klik in het navigatiedeelvenster bij tabblad Dia’s op dia 4 en klik in de dia op de knop Illustratie (het taakvenster Illustraties verschijnt). Klik in het taakvenster Illustraties in het vak bij: Zoeken naar: en typ: Typen. Klik op de keuzepijl bij: Resultaten moeten zijn en plaats alleen een vinkje bij foto’s Klik op de knop Starten. Zoek naar de afbeelding van het voorbeeld met de keuzebalk. Wijs de afbeelding aan en klik op de keuzepijl bij de afbeelding, klik op Invoegen.

De afbeelding wordt ingevoegd en is geselecteerd. Dit kunt u zien aan de formaatgrepen (kleine cirkels en vierkantjes). Met deze formaatgrepen kunt u de afbeelding groter of kleiner maken. Door een van de cirkels diagonaal te verslepen wordt de afbeelding vergroot of verkleind. U vergroot u de afbeelding.

OPMERKING

De afbeeldingen worden automatisch in de presentatie ingesloten, dit wil zeggen dat de afbeelding deel uitmaakt van het bestand (presentatie). ONTHOUD

Ook de tijdelijke tekstaanduidingen hebben formaatgrepen waarmee u deze kunt vergroten of verkleinen.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

ONTHOUD

Een afbeelding verwijdert u door de afbeelding te selecteren en op de toets Delete te klikken.

Snel een presentatie maken

Illustratie toevoegen

TIP

Met de keuzepijl bij: Resultaten moeten zijn, kunt u gericht zoeken naar een type illustratie. De keuzes zijn: Illustraties, Foto’s, Video’s en Audio. OPMERKING

7 8 9

Plaats de muisaanwijzer aan de rechterkant op de handgreep van de afbeelding en sleep diagonaal naar boven. Laat de muisknop los en de afbeelding is vergroot. Sluit het taakvenster Illustraties met het sluitsymbool (x).

Vergroot of verkleint u de afbeelding met een formaatgreep die de vorm van een vierkant heeft, dan wordt de afbeelding vervormd. U kunt dit vermijden door de keuze Hoogte- breedteverhouding vergrendelen in te schakelen bij het tabblad Opmaak, keuzevervolgpijl bij Grootte.

35


Afbeelding uit bestand toevoegen Een afbeelding moet doelmatig zijn en liefst emoties oproepen, de illustraties van Microsoft zijn dan niet altijd toereikend. U kunt besluiten om een foto of andere afbeelding te gebruiken die opgeslagen is in een bestand. Denk hierbij aan een bedrijfslogo of foto van een project. U voegt het logo van de uitgeverij toe.

ONTHOUD

Met de knop Afbeelding voegt u een afbeelding uit een bestand toe.

ONTHOUD

Met de knop Illustratie voegt u een afbeelding uit de illustraties van Microsoft toe.

1 2 3 4

Klik in het navigatiedeelvenster op het tabblad Dia’s op dia 5 (Stap 4). Klik op de knop Afbeelding invoegen uit bestand. Het venster Afbeelding invoegen verschijnt. Klik op het bestand met de naam: Logo Van Buurt. Klik op de knop Invoegen. Het logo wordt geplaatst.

Afbeelding verplaatsen Een afbeelding of illustratie kunt u ook verplaatsen. Hiervoor plaatst u de muisaanwijzer op de rand van de afbeelding zodat de muisaanwijzer een kruisje wordt, daarna versleept u de afbeelding.

1

36

2

Plaats de muisaanwijzer op de bovenrand van de afbeelding. De muisaanwijzer moet een kruisje worden. Sleep nu de afbeelding naar links (het logo wordt verplaatst).


Klik in het navigatiedeelvenster op het tabblad Dia’s op dia 6 (Stap 5). Voeg de afbeelding in van het bestand met de naam: Duidelijk.

Bij dia 7 voegt u een afbeelding in waarin u kunt zien hoe de presentatie eruit ziet op de beamer en het beeldscherm.

5 6

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

3 4

Snel een presentatie maken

Op dia zes plaatst u ook nog een afbeelding. Dit gaat op dezelfde manier als de vorige instructie.

Klik op dia 7 (Stap 6) en voeg de afbeelding in van het bestand met de naam: Notitie op scherm. Vergroot de afbeelding.

37


Bij dia 8 voegt u nog een afbeelding toe van een reeks woordenboeken.

PRESENTEREN

U houdt de aandacht van uw publiek vast door de informatie af te wisselen met anekdotes of voorbeelden.

7 8

Klik op dia 8 (Stap 7) voeg de afbeelding in van het bestand met de naam: Woordenboek. Vergroot de afbeelding.

De diavoorstelling Nadat u de presentatie hebt gemaakt, bekijkt u het resultaat. Hiervoor gebruikt u de opties van het tabblad Diavoorstelling. Bij dit tabblad kunt u bij de groep: Diavoorstelling Starten kiezen om de presentatie te bekijken van het begin of vanaf de dia die u ziet op het beeldscherm. Ook zijn bij dit tabblad nog een aantal andere opties te vinden waarmee u de diavoorstelling beter af kunt stemmen. Deze opties worden in de module: Voorbereiden en presenteren besproken. Bekijkt u een diavoorstelling, dan wordt het volledige scherm hiermee gevuld en ziet u geen werkbalk, zelfs het PowerPoint venster is verdwenen. Voor het navigeren tussen de verschillende dia’s kunt u de muisknop, de pijltjestoets of de spatiebalk gebruiken. U beÍindigt de presentatie met de toets Esc. U bekijkt de diavoorstelling.

38


Klik bij het tabblad Diavoorstelling op de knop: Vanaf begin. Klik op de pijltjes toets of klik op de muisknop. Klik op de toets Esc om de voorstelling voortijdig te beëindigen.

SNELTOETS

Sneltoets Diavoorstelling starten F5 SNELTOETS

Presentatie weergaven Bekijkt u een presentatie met de optie: Diavoorstelling, dan kunt u niet wisselen tussen het invoervenster en de voorstelling. Wanneer u nog iets wilt verbeteren of toevoegen, moet u eerst de voorstelling beëindigen. Beter is dan de leesweergave te gebruiken. U bekijkt de leesweergave.

PRESENTEREN

Begin uw presentatie met de melding dat er een samenvatting wordt uitgereikt na afloop van uw presentatie. Zo hebt u meer kans de aandacht van het publiek vast te houden.

Klik bij het tabblad Beeld, groep Presentatieweergave, knop: Leesweergave.

U ziet, de dia beslaat het hele scherm. Bovenin is een titelbalk te zien en onderin een statusbalk. In de statusbalk staan de knoppen Normaal, Diasorteerder, Leesweergave en Diavoorstelling. Hiermee kunt u wisselen tussen de verschillende weergaven. Ook ziet u hier de knoppen om naar de volgende en vorige dia te gaan. U bekijkt de dia’s met de Diasorteerder.

OPMERKING

In de weergave Diasorteerder kunt u ook de dia’s verplaatsen, kopiëren of wissen.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

1

Sneltoets Beëindigen van diavoorstelling Esc

Snel een presentatie maken

1 2 3

39


2 3

Klik op de knop de Diasorteerder, u krijgt de dia’s in volgorde te zien. Bij het tabblad Beeld is de optie Diasorteerder ook actief. Klik in het tabblad Beeld op de knop Normaal en u ziet het bewerkingsvenster weer.

Bij het tabblad Beeld, groep Presentatieweergaven zijn dezelfde knoppen te zien als in de statusbalk. U kunt beide knoppen gebruiken voor het wisselen van presentatieweergave.

Notitiepagina gebruiken

PRESENTEREN

Plaats niet teveel tekst op een dia

SNELTOETS

Tekst knippen Ctrl+X Tekst kopiëren Ctrl+C Tekst plakken Ctrl+V

SNELTOETS

Handeling ongedaan maken Ctrl+Z Laatste bewerking herhalen Ctrl+Y

ONTHOUD

De tekst die u invoert op een dia kunt u verplaatsen, kopiëren of wissen zoals u gewend bent bij de andere Office programma’s.

40

Bekijkt u de tekst op de dia, dan ziet u dat dit meer kreten zijn dan een verhaal. Dit is ook de bedoeling. U vertelt het verhaal en PowerPoint is het hulpmiddel. De tekst die u vertelt, plaatst u op de notitiepagina’s die de spiekbriefjes zijn of de hand-outs die u later uitdeelt. Het notitievenster kunt u vergroten zodat u er gemakkelijker mee kunt werken. U verplaatst tekst naar de notitiepagina en bewerkt die.

1 2

Klik in het navigatiedeelvenster op het tabblad Dia’s op dia 4 (Stap 3). Plaats de muisaanwijzer op de scheidingslijn van het vak Notities en sleep deze naar boven.


Selecteer de tekst bij de opsomming (sleep hiervoor over de tekst). Druk op de toetscombinatie Ctlr+X om de tekst te knippen. Klik in het vak van de Notitiepagina. Druk op de toetscombinatie Ctlr+V om de tekst te plakken.

Notities aanvullen Het is praktisch om tijdens het maken van de presentatie de kernwoorden van uw verhaal in het notitievenster te plaatsen. Is de presentatie gereed, dan verfijnt u de notitieteksten. Tijdens de fase van verfijnen, is het prettiger om te werken met de notitiepagina. U ziet dan de dia als afbeelding en in een tijdelijke tekstaanduiding staat de voorlopige tekst. Deze tijdelijke tekstaanduiding kunt u groter maken of u past de indeling van de Notitiepagina aan. U voegt meer informatie toe aan de Notitiepagina.

OPMERKING

Voor het selecteren van tekst in een tijdelijke aanduiding sleept u met de muisaanwijzer over tekst. De opsommingstekens worden niet gekopieerd.

OPMERKING

PRESENTEREN

Hebt u veel tekst die u later als hand-out wilt uitdelen, dan kunt u de notitieteksten beter in de tekstverwerker Word verwerken (zie module: De praktijk).

OPMERKING

1 2

Klik in het tabblad Beeld, groep Presentatie weergaven, Notitiepagina. De dia is nu een afbeelding en in de tijdelijke aanduiding van de notitie staat de tekst. Klik in de tekstaanduiding en wijzig de tekst zoals in het voorbeeld.

De notities kunt u ook in de tijdelijke tekstaanduiding plaatsen. Ook kunt u de tekstaanduiding groter of kleiner maken

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Afbeeldingen en andere objecten die u toevoegt aan de notitiepagina zijn niet zichtbaar in de notitiepagina, maar worden wel zichtbaar in de Presentatorweergave. Opent u de presentatie in een webbrowser dan worden notities wel getoond.

Snel een presentatie maken

3 4 5 6

41


Afdrukstand staand of liggen dia en notitie Wanneer u veel tekst op de Notitiepagina wilt plaatsen, kunt u besluiten om de afdrukstand van de Notitiepagina te veranderen naar liggend. U kunt dan ook nog de keuze maken om de afbeelding van de dia liggend of staand te plaatsen.

1

Klik op het tabblad Beeld in de groep Modelweergaven op Notitiemodel.

2 3

Klik op Afdrukstand van notitiepagina en klik op Liggend. Klik op Afdrukstand van dia en klik op Liggend. De dia en de tekst van de notitiepagina worden nu over de breedte van het papier geplaatst.

In het vak van de tijdelijke tekstaanduiding bij de notitiepagina kunt u alle opmaakvormen activeren van het tabblad Start. Maar u kunt ook een afbeelding, WordArt, vorm of grafiek invoegen. Dit gaat op dezelfde manier als op de dia.

42


Snel een presentatie maken

Kop- en voetteksten toevoegen aan een notitiepagina Naast de tekst kunt u bij een notitiepagina ook kop- en voetteksten (informatieregels die op elke pagina worden herhaald) toevoegen. Een koptekst staat bovenaan de pagina en een voettekst onderaan. In de kop- of voetteksten kunt u een paginanummer, de datum, titel van de presentatie of de naam van de spreker plaatsen. U voegt een kop- en voettekst toe aan de presentatie.

4 5

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

1 2 3

Klik bij het tabblad Invoegen, groep Tekst, Koptekst en voettekst. Controleer of in het venster het tabblad Notities en hand-outs actief is. Klik in het keuzevak Datum en Tijd. Door het keuzerondje Automatisch bijwerken wordt de datum steeds aangepast. Typ bij het vak Koptekst: Snelle presentatie. Typ in het vak Voettekst uw naam en klik op de knop Overal toepassen.

Voor het veranderen van het lettertype of andere opmaak klikt u bij de groep Modelweergaven op de knop Notitiemodel en brengt u de wijzigingen aan. In het aanvullende tabblad Notitiemodel ziet u ook bij de groep Tijdelijke aanduidingen vinkjes staan bij: ● Koptekst ● Dia-afbeelding ● Voettekst ● Datum ● Hoofdtekst ● Paginanummer. Deze onderdelen kunt u in de Notitiepagina onzichtbaar maken, door deze vinkjes te verwijderen.

TIP

Ook de tijdelijke tekstaanduidingen bij de notitiepagina kunt u groter of kleiner maken.

43


Afdrukken van notitiepagina’s OPMERKING

Meer over het afdrukken en gebruik van de notitiepagina’s leest u in de module: Voorbereiden en presenteren.

Wanneer u de teksten die u hebt aangebracht in de Notitiepagina’s afdrukt, komt op elke pagina één dia en de tekst van de notitie te staan. U kunt deze pagina’s dan gebruiken als notities voor uzelf. Deze notities zijn ook te gebruiken als spiekersnotes of als concepttekst voor professionele hand-outs. Hoe u deze kunt aanpassen en gebruiken wordt besproken in de module: Voorbereiden en presenteren. U bekijkt hoe u de notitiepagina’s afdrukt.

1 2 3

Klik bij het tabblad Bestand, knop Afdrukken, Instellingen notitiepagina (keuze onder dia’s). In het afdrukvoorbeeld ziet u de ingevoerde tekst. Klik op de keuzepijl bij Dia’s, Klik op Notitiepagina’s. U ziet aan de rechterkant het voorbeeld. Klik op het tabblad Start en u ziet weer de Normale weergave.

Wanneer u binnen een Notitiepagina opmaakvormen gebruikt (kleur, tabel, SmartArt, vormen) dan worden deze niet getoond tijdens de presentatorweergave. De opmaak van de Notitiepagina’s is wel te zien als u de pagina’s afdrukt. Wilt u de Notitiepagina’s als Hand-outs uitdelen, lees dan in de module: Voorbereiden en presenteren hoe u de Notitiepagina’s bewerkt.

Notities bekijken tijdens de presentatie U kunt ook de notitiepagina’s op de computer bekijken tijdens de presentatie. Dit kan alleen als uzelf de computer bedient en de optie Presentatorweergave gebruikt. U krijgt dan op uw computer/laptop de gepresenteerde dia en daarnaast de notitiepagina te zien. Op het andere scherm verschijnt de presentatie. Het voordeel van deze manier van werken is dat u steeds een volledig overzicht houdt van de presentatie. In de volgende afbeeldingen ziet u links de dia die de toehoorders zien en rechts de presentatie met Notitiepagina’s en het overzicht van de dia’s zoals u die op de computer/ laptop ziet. Ook zijn hier de knoppen vorige en volgende te zien en een navigatieknop om snel naar een dia te gaan en een knop voor de aanwijzeropties. Meer over het presenteren leest u in de module: Voorbereiden en presenteren.

44


Snel een presentatie maken

Presentatie te zien via de beamer

Presentatie te zien op computer

Let op: u kunt de volgende opdracht alleen uitvoeren als u met twee monitoren werkt of de presentatie uitvoert.

2

3

Klik bij het tabblad Diavoorstelling groep Monitoren, op Presentatorweergave gebruiken. Klik op Vanaf huidige pagina. De presentatie wordt afgespeeld op twee monitoren. De ene monitor laat de diavoorstelling zien en de andere de dia’s, de dia sorteerder en de notities. Druk op de toets Esc om de diavoorstelling te beëindigen.

Hoewel de presentatorweergave een prachtig hulpmiddel is, moet u zich bedenken dat het beter is om uw toehoorders in hun ogen te kijken. Het contact met uw publiek is medebepalend voor het succes van uw betoog. De presentatorweergave is dan ook een goed hulpmiddel om “droog” te oefenen of af en toe te spieken.

PRESENTEREN

Presenteren is overtuigen en overtuigen = verkopen. Wees direct en vertel in het begin waarom u de presentatie geeft.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

1

Spelling controleren Het maken van een presentatie is een creatief proces, waarbij u tekst typt en niet let op spel- of typfouten. Maar zodra alle tekst is ingevoerd, is het wel belangrijk de tekst te controleren op fouten, immers tijdens de presentatie wordt er kritisch naar de dia’s gekeken. Misschien waren de verkeerd gespelde woorden met een rode lijn al onderstreept. In dat geval was er bij het venster Opties, keuze Controle bij het tabblad Bestand al ingesteld dat de spelling gecontroleerd moest worden tijdens het typen (aan- en uitzetten met een vinkje). Was dit niet het geval dan kunt u met de knop de spelling controleren. Maak er een gewoonte van om de tekst te controleren op spelling nadat u alle tekst hebt ingevoerd.

45


U controleert de tekst op spelfouten.

1

TIP

Controleer altijd de presentatie met de spellingscontrole.

SNELTOETS

Sneltoets Spelling F7 OPMERKING

De optie spellingscontrole is in alle programma’s van Office te activeren.

Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Spelling of klik op Tabblad Controleren, Spelling.

De volgende situaties kunnen zich nu voordoen (afhankelijk van of u fouten hebt getypt). ● In het venster Spelling is in het eerste vak een foutief gespeld woord te zien. ● In het vak Wijzigen: staan voorstellen om het woord te veranderen. ● Bij het vak Suggesties: staan andere woorden waaruit u een keuze kunt maken. ● Met de knop Wijzigen kunt u het woord wijzigen. ● Na een correctie gaat de spellingscontrole naar het volgende woord. ● Komt het woord vaker voor, dan kunt u kiezen voor de knop Alles wijzigen. ● De spellingscontrole komt een woord tegen dat niet in de woordenlijst is opgenomen. U kunt het woord toevoegen met de knop Toevoegen. Bij een volgende keer wordt het woord dan als suggestie gegeven.

Presentatie sluiten Wanneer u een presentatie sluit, blijft het programma actief maar het bewerkingsvenster wordt leeg gemaakt. U sluit de presentatie.

1 2

46

Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Sluiten. U hebt de presentatie laatst nog gewijzigd, er verschijnt een venster met de vraag: Wilt u de wijzigingen in Snel een presentatie maken opslaan?


ONTHOUD

3

Klik op Opslaan (de presentatie wordt gesloten). Het bewerkingsvenster wordt leeg.

De presentatie die u in de vorige instructies hebt gemaakt, is een matige presentatie. Maar u hebt wel een indruk van hoe u snel een presentatie kunt maken. Voor een betere presentatie gebruikt u grotere letters, fellere kleuren en afbeeldingen die meer zeggen over het verhaal. In de volgende paragraaf opent u een presentatie die u een idee geeft hoe het zou kunnen zijn.

Met de knop Nieuw in de werkbalk Snelle toegang opent u weer een lege presentatie. SNELTOETS

Nieuwe presentatie Ctrl+N Presentatie sluiten Ctrl+W

Een bestaande presentatie opent u nadat u het programma hebt gestart. De presentaties kunnen op de harde schijf van de computer staan of op een schijf van het netwerk, een usb-stick of een dvd. U bekijkt een presentatie die u laat zien aan welke aspecten u moet denken bij een goede presentatie.

SNELTOETS

Openen met Ctrl+O

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Openen van een bestaande presentatie

Snel een presentatie maken

ONTHOUD

U kunt ook een presentatie sluiten met de knop Sluiten bij het tabblad Bestand.

SNELTOETS

Diavoorstelling starten F5 Diavoorstelling stoppen ESC

OPMERKING

Als de bestanden niet in de map staan, moet u deze downloaden van de site van vanbuurtboek.nl.

1 2 3

4 5

Klik in de Werkbalk Snelle toegang op Openen. De map Expert Powerpoint wordt geopend. Klik op het bestand met de naam: Een goede presentatie en klik op OK. Bekijk de presentatie met de Diavoorstelling (klik op tabblad: Diavoorstelling, Vanaf begin). Er is opvallend weinig tekst gebruikt en de plaatjes doen het woord. Met een muisklik verschijnt de volgende dia en activeert u de overgangen. Sluit de presentatie.

ONTHOUD

U kunt ook een bestand openen bij het tabblad Bestand knop Openen.

47


PRESENTEREN

Sluit een presentatie af met de kernboodschap van uw verhaal. Dat is immers wat u wilt dat de toehoorders onthouden.

De presentatie gaf u een indruk van hoe een presentatie kan zijn. Voor een dynamische presentatie moet u de kennis bezitten die in de volgende modules wordt aangeboden. U bekijkt een presentatie die u laat zien hoe het echt niet moet.

TIP

Zorg voor een gelijkblijvende opmaak van de dia’s. Gebruik maximaal twee lettertypen per presentatie. Zorg dat het kleurgebruik bij de dia’s goed op elkaar is afgestemd.

OPMERKING

Het gebeurt iedereen weleens dat u een presentatie sluit zonder dat u wijzigingen hebt opgeslagen. Hebt u bij het tabblad Bestand, Opslaan opgegeven dat de Autoherstelgegevens worden opgeslagen, dan kunt u met de knop Recent bij tabblad Bestand de nietopgeslagen presentaties herstellen.

1 2

PRESENTEREN

48

Vergeet uw toehoorders niet te bedanken voor de aandacht. Doe dit liefst op een korte, krachtige manier. Zijn er personen die u wilt bedanken voor de totstandkoming van uw presentatie dan kunt u met een aparte presentatie beginnen waarin u foto’s hebt geplaatst van degenen die u wilt bedanken. Schrijf bij iedere foto een korte boodschap. De presentatie toont u dan in de tijd dat de toehoorders binnenkomen of wachten totdat u met de echte presentatie begint.

3 4

Klik bij de Werkbalk Snelle toegang op Openen, klik in de map Expert PowerPoint op het bestand met de naam: De foute presentatie en klik op OK. Bekijk de presentatie met de Diavoorstelling (functietoets F5). Met een muisklik verschijnt de volgende dia. O U ziet bij de eerste dia dat de kleurcombinatie niet goed is en de tekst slecht leesbaar. O Op de tweede dia is teveel tekst geplaatst en een slechte combinatie van letterkleur gebruikt. O Op de derde dia is de tekst onleesbaar geworden door de drukke achtergrond. O Op de vierde dia zijn er veel te veel opsommingen en verschillende lettertypen door elkaar gebruikt en is de tekst door de achtergrond bijna niet leesbaar. O Op dia vijf is het kleurgebruik niet goed op elkaar afgestemd. O Tekst is onleesbaar doordat de tekengrootte te klein is. Ook zijn er verschillende lettertypen door elkaar gebruikt. O Op dia zes is een animatie gebruikt die absoluut niet binnen deze presentatie past. O Op dia zeven is een nietszeggende grafiek geplaatst. O Alle dia’s hebben een verschillende achtergrond en er zijn verschillende stijlen door elkaar gebruikt. O Het geheel is rommelig. Bekijk ook de notitiepagina’s. Sluit de presentatie.


De teksten die u op een dia plaatst of in de notitiepagina, kunt u verwijderen, knippen en plakken of van opmaak veranderen (bijvoorbeeld vet, cursief of een andere kleur). U kunt de opmaak van een woord veranderen of de complete tekst van de tijdelijke aanduiding. Zien hoe u een presentatie bewerkt en opmaakt? Klik in de werkbalk Snelle toegang op de knop Openen. Klik op het bestand: Instructie Bewerken.

U bewerkt de tekst van een presentatie en maakt deze op.

Lettertype en tekenkleur wijzigen

Snel een presentatie maken

Tekst in presentatie bewerken en opmaken

U verandert het lettertype en de tekenkleur binnen een tijdelijke aanduiding.

3

4 5

Open de presentatie met de naam Presentatie bewerken. Klik bij dia 2 op de rand van de eerste tijdelijke aanduiding (stippellijn verdwijnt en aanduiding is geselecteerd). Klik op het tabblad Start, groep Lettertype, keuzepijl Tekstkleur en kies voor Blauw.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

1 2

Klik in de dia op de rand van de tweede tijdelijke aanduiding (aanduiding is geselecteerd). Klik op de keuzepijl bij groep Lettertype, keuzepijl Lettertype en kies voor Arial.

49


Een woord een andere opmaak geven TIP

Voor het wijzigen van de opmaak voor alle dia’s kunt u beter in het diamodel werken (zie module De rode draad). ONTHOUD

Wilt u een woord een andere opmaak geven, dan moet u het woord of de woorden eerst selecteren. Het selecteren van een woord kunt u op de volgende manieren: ● dubbelklik op het woord ● selecteer het woord door met de muisaanwijzer over het woord te slepen Voor het selecteren van een zin, klikt u op het opsommingspunt of voor de zin. U selecteert een woord en maakt dit vet, cursief en Rood.

Het selecteren van één woord kan ook met een dubbelklik op het woord. TIP

Voor het herhalen van een opmaak kunt u ook de knop Opmaak kopiëren/ plakken gebruiken in het vak Klembord. U plaatst de cursor op het woord waarvan u de opmaak wilt kopiëren. Klik op de knop Opmaak kopiëren/plakken en sleep over de tekst die u dezelfde opmaak wilt geven. Voor een snelle manier om een woord vet of cursief te maken of te onderstrepen, plaatst u het invoegpunt in het woord en gebruikt u de sneltoets. SNELTOETS

Vet = Ctrl+B Cursief = Ctrl+I Onderstrepen = Ctrl+U OPMERKING

1 2 3 4

Plaats het invoegpunt bij de v van verwijderen. Sleep de muis over het woord. Klik op het tabblad Start, groep Lettertype, op de B en kies voor tekstkleur Rood. Maak het woord: opmaken op dezelfde manier op.

Wanneer u een tekst een dubbele onderstreping wilt geven of een subscript wilt gebruiken, dan klikt u op de keuzevervolgpijl in de groep Lettertype en opent het venster Lettertype waarin al deze opties zijn ondergebracht.

Symbolen Voor het invoegen van symbolen klikt u bij het tabblad Invoegen op Symbool. U krijgt een venster te zien waarin u een keuze kunt maken uit allerlei symbolen. Met de knop invoegen kunt u het symbool invoegen.

Alle sneltoetsen voor opmaak hebben een aan/ uit functie. SNELTOETS

Superscript teken selecteren dan: Ctrl+Shift+ Subscript-teken selecteren dan: Ctrl+=

50

Met de keuzepijl bij Lettertype kunt u voor andere tekensets met symbolen kiezen.


Wilt u een woord wissen, dan selecteert u het woord en drukt u op de toets Delete. U wist de tekst bij het eerste opsommingspunt.

OPMERKING

3 4

Klik in de tweede tekstaanduiding bij dia 3. Klik op het eerste opsommingspunt (muisaanwijzer wordt een kruisje en de tekst wordt geselecteerd). Druk op de toets Delete (de tekst is verwijderd). Klik op de spatie bij tussen en voegen. Druk op de toets Delete.

Tekst verplaatsen en wissen Voor het verplaatsen van tekst, selecteert u de tekst, gebruikt u op de sneltoets Ctrl+X (knippen) en verplaatst u vervolgens het invoegpunt naar de plaats waar u de tekst wilt hebben en drukt u op de sneltoets Ctrl+V. U verplaatst een zin.

1 2

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

1 2

In het voorbeeld ziet u vaag de miniwerkbalk voor het opmaken van tekst. Zodra u een tekst selecteert wordt deze werkbalk getoond. Dat wil zeggen als u deze bij het venster Opties voor PowerPoint hebt geselecteerd (Miniwerkbalk weergeven bij selectie). In de werkbalk staan knoppen waarmee u de tekst kunt opmaken. Dit zijn dezelfde opties als u ziet bij het tabblad Start, groep Lettertype en Tekenen.

Snel een presentatie maken

Woorden wissen

Klik op het tweede opsommingspunt (tekst wordt geselecteerd). Druk op de sneltoets Ctrl+X (de tekst is verwijderd).

51


OPMERKING PRESENTEREN

Alles wat voor op het klembord Lees niet wat op wordt de dia geplaatst staat, het kunt publiek in een andere dia of af. dwaalt onherroepelijk ander programmavenster plakken.

TIP

Voor het snel zoeken naar een woord in de dia’s gebruikt u de sneltoets Ctrl+F. In het venster Zoeken typt u het woord dat u zoekt en klikt op de knop Volgende zoeken. Deze knop gebruikt u opnieuw als het woord vaker voorkomt.

3 4

Plaats het invoegpunt voor de N van de eerste zin. Druk op de toets Ctrl+V (de tekst wordt geplaatst).

De teksten kunt u ook verplaatsen of kopiëren door middel van de opdrachten in het tabblad Start, groep Klembord. Met de opdracht knippen of kopiëren wordt de tekst naar het Klembord van Windows geplaatst. Het klembord houdt de tekst vast totdat de opdracht Plakken wordt gekozen. Met de opdracht Plakken verschijnt de verplaatste of gekopieerde tekst op de positie waar het invoegpunt zich bevindt. Het klembord kan 24 items bevatten. Om te zien wat op het klembord staat, klikt u op de keuzevervolgpijl bij de groep Klembord. Meer over de mogelijkheden van het klembord leest u in de module: Koppelen, insluiten en importeren.

Niveaus bij opsommingstekens Bij de dia-indelingen waarin bij de tijdelijke aanduidingen opsommingstekens staan, kunt u bij de tekst verschillende niveaus aanbrengen. Dit wordt ook wel inspringen genoemd. U brengt niveaus aan met de toets Tab of met de knoppen in het tabblad Start, Groep Alinea, Lijst niveau verhogen of verlagen. U maakt niveaus in de opsomming.

1 2

52

Klik bij dia 4 op de tweede opsomming in de tijdelijke aanduiding (Eenmaal inspringen). Druk op de toets Tab (het opsommingsteken verandert en de tekst is één keer ingesprongen).


4

Klik op de knop Lijstniveau verlagen en de inspringen wordt weer verlaagd.

Voor het verhogen of verlagen van de lijstniveaus zijn er twee knoppen in de groep Alinea van het tabblad Start. U kunt ook de toets Tab gebruiken voor het verhogen van het niveau en met de toetscombinatie Shift Tab verlaagt u het niveau.

Omwisselen van letters Bij het typen van tekst vergeet iedereen weleens om de Caps Lock uit te zetten, gevolg: allemaal hoofdletters. Ook het niet consequent gebruikmaken van hoofdletters overkomt iedereen. U kunt dit snel aanpassen door de optie Hoofdlettergebruik te activeren. In dia 5 is de eerste zin in de tijdelijke aanduiding in hoofdletters getypt. U verandert de hoofdletters in kleine letters, met uitzondering van de eerste letter.

PRESENTEREN

Beperk het gebruik van opsommingen. Is het echt nodig om een opsomming te geven, maak dan korte zinnen die op een regel passen en met een tekengrootte van minimaal 32. Soms kunt u de lidwoorden een of de verwijderen om het aantal woorden op een regel te verminderen. Laat de opsomming per zin verschijnen, dit helpt om de aandacht van uw publiek vast te houden (in de module: Film, animaties en geluid leest u hoe).

OPMERKING

De opsommingtekens kunt u aan- of uitzetten. U selecteert de tijdelijke aanduiding door op de rand te klikken en bij het tabblad Start, groep Alinea op de keuzepijl bij knop Opsommingstekens voor Geen te kiezen. SNELTOETS

Toets Tab verhogen van lijstniveau Shift+Tab verlagen van lijstniveau

1 2 3 4

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

5

Klik bij de derde opsomming en druk twĂŠĂŠ keer op de toets Tab. De tekst wordt drie keer ingesprongen. Herhaal de stappen bij inspringen van driemaal en van viermaal.

Snel een presentatie maken

3

Selecteer in dia 5 de eerste opsomming in de tijdelijke aanduiding. Klik bij het tabblad Start, groep Lettertype, keuzepijl bij Hoofdlettergebruik. Klik op Zoals in zin (Hoofdletters worden kleine letters behalve de eerste letter). Gebruik bij de volgende opsommingen de andere keuze van Hoofdlettergebruik.

Tekst uitlijnen De tekst in de tijdelijk aanduidingen kunt u links, rechts, in het midden of over de breedte van een aanduiding plaatsen. Deze manieren van opmaak wordt uitlijnen genoemd. U wijzigt de uitlijning in de tijdelijke aanduiding.

53


SNELTOETS

Rechts uitlijnen Ctrl+R Centreren Ctrl+E Links uitlijnen Ctrl+L

1 2 3 4

Klik bij dia 6 in de zin van de derde opsomming. Klik bij het tabblad Start, groep Alinea op de knop Tekst rechts uitlijnen. Klik in de zin van vierde opsomming, klik bij het tabblad Start, groep Alinea op de knop Centreren. Klik in de zin van de vijfde opsomming, klik bij het tabblad Start, groep Alinea op de knop Uitvullen.

Afstand tussen regels veranderen Voor het beter leesbaar maken van de tekst, kunt u de afstand tussen de regels vergroten. Hiervoor gebruikt u de optie Regelafstand, maar als de tekst met een vergrote regelafstand niet meer in het vak past, wordt automatisch de tekengrootte van de tekst weer verkleind. U wijzigt de regelafstand van de tijdelijke aanduiding.

ONTHOUD

Bij de optie Opties voor regelafstand opent het venster waarmee u ook de afstand tussen de regels kunt bepalen.

1 2 3

Selecteer bij dia zeven de tijdelijke aanduiding. Klik bij het tabblad Start, groep Alinea op de keuzepijl Regelafstand. Kies voor 1,5 (de afstand tussen de regels wordt gewijzigd).

Dia verplaatsen In de weergave Diasorteerder worden alle dia’s getoond. In deze weergave kunt u de dia’s snel schikken, wissen of kopiëren door de dia’s verslepen. U verplaatst de dia’s in de weergave Diasorteerder.

54


ONTHOUD

1 2

Klik in de statusbalk op de knop Diasorteerder. Klik op een dia 5 en sleep deze dia achter dia 3. Terwijl u de tekst sleept, wordt de muisaanwijzer voorzien van een symbool en een verticale lijn geeft de nieuwe positie van de dia aan.

Tijdelijke aanduiding verwijderen Een tijdelijke aanduiding verwijdert u door het vak te selecteren en daarna op de toets Delete te klikken. U verwijdert de tijdelijke aanduiding. TIP

Als u meerdere dia’s wilt selecteren, klikt u op één dia en houdt u CTRL ingedrukt terwijl u op de overige dia’s klikt.

1 2

Klik bij dia 9 op de rand van de tweede tijdelijke aanduiding (stippellijn verdwijnt). Druk op de toets Delete. De tekst is verdwenen en u krijgt weer de dia-indeling te zien.

Selecteert u de tijdelijke aanduiding van de dia-indeling, dan krijgt u een lege dia. Zodra er geen tijdelijke aanduiding aanwezig is om tekst in te typen, moet u een tekstvak toevoegen om tekst te typen (meer hierover leest u in de module: Diamodel, thema’s en vormen).

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

Het kopiëren van de dia’s in de weergave Diasorteerder gaat met knippen en plakken (Ctrl+C) en (Ctrl+V). U selecteert de dia, drukt op de sneltoets Ctrl+C, plaatst het invoegpunt op de plaats waar u de dia wilt hebben en drukt op de sneltoets Ctrl+V.

Bij de weergave van Diasorteerder kunt u ook dia’s invoegen. U klikt met de rechtermuisknop tussen twee dia’s en kiest voor Nieuwe dia. Het bewerken van de dia gebeurt in het bewerkingsvenster.

Snel een presentatie maken

ONTHOUD

Bij de weergave van Diasorteerder kunt u de volgorde van de dia’s wijzigen door de dia naar een andere plaats te verslepen.

TIP

Voor het opnieuw invoegen van een tijdelijke aanduiding, klikt u op tabblad Invoegen, groep Tekst, Tekstvak en sleept u over de dia om de aanduiding te maken.

55


Dia verwijderen In de weergave Diasorteerder kunt u ook een dia verwijderen. U Klikt op de dia en drukt op de toets Delete. U verwijdert de laatste dia van de presentatie.

1 2 3 4

Klik in de statusbalk op de knop Diasorteerder. Klik op de laatste dia (Tot slot). Druk op de toets Delete (dia is verwijderd). Sla de presentatie op onder de naam: Uitwerking Presentatie bewerken en sluit de presentatie.

Dia uit bestaande presentatie toevoegen In de praktijk wordt vaak met bestaande dia’s een nieuwe presentatie gemaakt. Dit bespaart veel tijd en onnodig werk. U opent een bestaande presentatie en voegt dia’s toe uit een andere presentatie.

1 2 3

56

4

Klik in de Werkbalk Snelle toegang op Openen. De map Expert PowerPoint wordt geopend (kies anders voor deze map). Klik op het bestand met de naam: Bedrijfsstrategie en klik op OK. Bekijk de presentatie met de Diavoorstelling (Klik op tabbla Diavoorstelling, Vanaf begin). Klik bij het navigatiedeelvenster op het tabblad Dia’s op dia 6.


Snel een presentatie maken

Klik bij het tabblad Start, groep Dia’s, op de keuzepijl bij Nieuwe dia, klik op Dia’s opnieuw gebruiken. TIP

Als u met de muisaanwijzer een dia aanwijst, krijgt u een grotere versie van de dia te zien.

ONTHOUD

Voor het toevoegen van alle dia’s, klikt u met de rechtermuisknop op een willekeurige dia en selecteert u Alle dia’s invoegen.

OPMERKING

6

Klik in het navigatiedeelvenster Dia’s opnieuw gebruiken op de keuzepijl bij Bladeren, Door bestand bladeren... 7 Ga naar de map Expert PowerPoint. 8 Klik op het bestand met de naam: Strategie voor 2012.pptx en klik op Openen. 9 Klik met de rechtermuiskop op de dia Interne ontwikkelingen en klik op Dia invoegen. De dia uit de andere presentatie wordt na dia 6 ingevoegd (Prioriteiten) en krijgt dezelfde opmaak als de vorige dia’s. 10 Voeg na dia 7 de dia van de andere presentatie in met de titel: Doelstellingen. 11 Sluit het navigatiedeelvenster: Dia’s opnieuw gebruiken. Er zijn nu twee dia’s toegevoegd die uit een vorige presentatie komen. Op deze manier kunt u gebruikmaken van bestaande dia’s.

Als de dia die u toevoegt de opmaak van de oorspronkelijke presentatie moet behouden, schakelt u het selectievakje Opmaak van bron behouden in voordat u de dia aan de doelpresentatie toevoegt.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

5

TIP

Sla een presentatie op met een passende naam zodat u ze later gemakkelijker kunt vinden.

Aangepaste voorstelling maken Binnen een bedrijf wordt niet alle informatie aan iedereen verstrekt. Het gebeurt regelmatig dat een deel van de presentatie voor alle medewerkers wordt getoond en de totale presentatie alleen aan de staffunctionarissen wordt getoond. Met de optie Aangepaste voorstelling kunt u van een bestaande presentatie een aangepaste voorstelling maken.

57


U maakt een aangepaste presentatie.

TIP

De dia’s kunt u weer uit het keuzevak verwijderen door deze te selecteren en op de knop Verwijderen te klikken.

PRESENTEREN

Een presentatie maken is veel werk. Hergebruik en samenvoegen van dia’s uit een andere presentatie is een slimme en tijdbesparende van manier van werken. ONTHOUD

De aangepaste diavoorstelling wordt altijd opgeslagen bij de originele diavoorstelling.

1 2 3 4 5 6 7 8

De presentatie met de naam Bedrijfsstrategie is nog geopend. Klik bij het tabblad Diavoorstelling, groep Diavoorstelling starten op de keuzepijl bij Aangepaste voorstelling en klik op Aangepaste voorstelling. Klik in het venster Aangepaste voorstellingen op de knop Nieuw. Typ als naam van de diavoorstelling: Bijeenkomst januari. Selecteer in het venster de dia’s die u wilt toevoegen, houd hiervoor de toets Ctrl ingedrukt en klik op de dia’s die u in het voorbeeld gearceerd ziet. Klik op de knop Toevoegen. Klik op de knop OK. Klik in het venster Aangepaste voorstellingen op Sluiten.

Afspelen van Aangepaste diavoorstelling De verkorte diavoorstellingen kunt u alleen afspelen als u de volledige presentatie opent en vervolgens het venster Aangepaste diavoorstellingen opent. U speelt een aangepaste diavoorstelling af.

ONTHOUD

U kunt de aangepaste diavoorstelling alleen openen als u de originele diavoorstelling opent.

OPMERKING

U kunt zoveel aangepaste versies maken als u wenst.

PRESENTEREN

58

De aandacht vasthouden is wellicht de beste sleutel tot het overbrengen van uw boodschap. Lees daarom niet voor wat op de dia’s staat maar gebruik speakersnotes met verduidelijking en voorbeelden.

1 2 3 4

De presentatie met de naam Bedrijfsstrategie is nog geopend. Klik bij het tabblad Diavoorstelling, groep Diavoorstelling starten op de keuzepijl bij Aangepaste voorstelling en klik op Aangepaste voorstelling. Klik in het venster Aangepaste voorstellingen op de knop Weergeven. De Aangepaste diavoorstelling wordt getoond. Sla de presentatie op onder de naam: Uitwerking bedrijfsstrategie.

U kunt met de knoppen: Verwijderen en Kopiëren in het venster Aangepast voorstellingen, de aangepaste diavoorstelling kopiëren of verwijderen.


Snel een presentatie maken

Twee presentaties tegelijk op het beeldscherm U kunt ook meerdere presentaties tegelijk bekijken en bewerken door de vensters naast elkaar of onder elkaar weer te geven. Zo kunt u een presentatie raadplegen terwijl u werkt aan de andere presentatie of de tekst of een dia van de ene presentatie naar de andere kopiĂŤren. U plaatst twee presentaties op uw beeldscherm.

1 2 3

4

Open de presentatie met de naam: Bedrijfsstrategie. Open de presentatie met de naam Strategie voor 2012. Klik bij het tabblad Beeld groep Venster, Alle vensters. U ziet beide vensters naast elkaar. De presentatie waarin u het invoegpunt plaatst wordt actief (titelbalk krijgt meer kleur). U kunt nu afwisselend met de presentaties werken zoals u in de vorige paragrafen hebt geleerd. Sluit beide presentaties.

PowerPoint afsluiten

OPMERKING

De vensters kunt u ook groter of kleiner maken door de muisaanwijzer op een hoek te plaatsen (muisaanwijzer wordt een pijtje) en diagonaal te slepen.

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

TIP

U kunt de vensters onder elkaar of trapsgewijs weergeven door de koppen te gebruiken in het tabblad Beeld, groep Venster.

Het afsluiten van het programma kunt u op drie manieren. U gebruikt het sluitsymbool in de titelbalk, de optie Afsluiten bij het tabblad Bestand of de toetscombinatie Alt+F4.

1 2

Klik op het sluitsymbool in de titelbalk. De PowerPoint sessie wordt beĂŤindigd en u ziet het bureaublad van Windows.

59


In deze vorige paragrafen hebt u gezien dat u een presentatie op verschillende manieren kunt maken. Het uitgangspunt zijn de dia-indelingen en voor het snel opmaken gebruikt u een thema.

Help Bij het tabblad Bestand ziet u ook de knop Help staan. Met de keuzen in het deelvenster Ondersteuning wordt de site van Microsoft geactiveerd en kunt u over alle opties informatie raadplegen.

Klikt u op de Knop Aan de slag, dan opent de webpagina waarmee u een introductie van het programma kunt starten en is er een migratie handleiding te vinden voor de overstap van PowerPoint 2003 naar 2010. Ook vindt u hier de gratis App voor PowerPoint.

60


Opdracht 1 Interne communicatie Interne communicatie is een belangrijk onderdeel binnen een goede bedrijfsvoering. Medewerkers van een organisatie worden geïnformeerd via e-mail, intranet, memo’s en nieuwsbrieven of er wordt een bijeenkomst georganiseerd. Hierbij wordt meestal een computer beamer en presentatieprogramma gebruikt om een presentatie een professionele uitstraling en meer overtuigingskracht te geven.

❯ ❯ ❯

Een goed begin, bepalen van de doelgroep

In de volgende opdracht past u een presentatie aan die gebruikt wordt voor een bijeenkomst waar het doel van de interne communicatie wordt verhelderd. In deze opdracht worden de opties herhaald die in deze module zijn geïnstrueerd. ● tekst verplaatsen naar notitiepagina’s ● tijdelijke aanduidingen verwijderen ● afbeeldingen vergroten.

Snel een presentatie maken

Opdrachten

Open de presentatie met de naam: Interne communicatie in de praktijk. Klik op de tweede dia. Verplaats de tekst van de dia naar de notitiepagina.

61

Mos praktijkboek pwpt 2010  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you