Page 1

Compact

Outlook 2010 Herziene uitgave 2012


ISBN bestelnummer titel versie auteur opmaak omslagontwerp Š

| | | | | | | |

978-90-5906-308-2 vbb56300018 Compact Outlook 2010 - Herziene uitgave juli 2013 Dick Knetsch LezenLerenDelen Studio Blanche, Leiden Van Buurt Boek

LezenLerenDelen 071 - 5 323 646 info@lezenlerendelen.nl www.lezenlerendelen.nl www.vbb-online.nl

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieĂŤn, opnamen, of op enige andere wijze, zonder voorafgaande schrif telijke toestemming van de uitgever. Ondanks de aan de samenstelling van de tekst bestede zorg kan de uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen.


Inhoud

Inhoud Voor je begint

0

Internet en e-mail gebruiken

0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6

Internet E-mail gebruiken E-mailverkeer Ongewenste e-mail Virusbeveiliging Nettiquette

1

5

15 16 17 18 20 20

E-mailen met Outlook

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

E-mailen 23 Outlook starten 24 Het lint 25 Werkbalk Snelle toegang 27 Weergave van vensters 28 E-mailbericht maken en verzenden 29 1.7 E-mailbericht ophalen en lezen 30 1.8 Verzonden items 32 1.9 Outlook Vandaag 33 1.10 Navigeren in Outlook 34 1.11 Contactpersonen 35 1.12 Outlook afsluiten 37 Eindopdrachten 38

2

E-mail: tekst bewerken en opmaken

2.1 Nieuw e-mailbericht 2.2 Tekst aanpassen 2.3 KopiĂŤren uit andere bron 2.4 Tekstopmaak 2.5 Spellingcontrole 2.6 Concepten 2.7 Outlook Help Eindopdrachten

39 39 40 42 43 45 46 50

3

E-mail: geavanceerde opmaak

3.1 Automatische handtekening 3.2 Afbeelding invoegen 3.3 Thema’s 3.4 Paginakleur en briefpapier 3.5 Afdrukken Eindopdrachten

4

51 53 56 58 60 63

E-mailverkeer

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10

Adresboek en contactpersonen 65 Aan, CC en BCC 68 Bijlagen invoegen 70 Bijlagen openen en opslaan 72 Bericht beantwoorden 75 Codes en tracering 76 Opvolgen en categoriseren 78 Bericht doorsturen 80 Allen beantwoorden 81 Bezorgopties, stemknoppen en 82 intrekken 4.11 Standaardinstellingen voor e-mail85 Eindopdrachten 88

5

E-mail beheren

5.1 Weergave van postvakken 89 5.2 Deelvenster Personen 93 5.3 Sorteren en filteren 94 5.4 Berichten zoeken 96 5.5 Berichten indelen en verplaatsen 98 5.6 Snelle stappen 101 5.7 Berichtregels 102 5.8 Berichten verwijderen 105 5.9 Ongewenste e-mail 107 Eindopdrachten 110

3


Outlook

2010

6

Opschonen en archiveren

6.1 Discussie opschonen 6.2 Bericht opslaan als bestand 6.3 Handmatig archiveren 6.4 Automatisch archiveren 6.5 Outlook-gegevensbestand Eindopdrachten

7

Contactpersonen

7.1 7.2

Contactpersonen en adresboek Contactpersoon toevoegen en bewerken 7.3 Weergave van contactpersonen 7.4 Beheer van contactpersonen 7.5 Elektronische visitekaartjes 7.6 Contactpersonen afdrukken 7.7 Distributielijst Eindopdrachten

8

111 112 113 115 117 123

125 128 131 134 137 138 139 143

Etiketten maken

8.1 8.2 8.3 8.4

Gegevens uitwisselen 145 Brongegevens selecteren 145 Brongegevens exporteren 146 Wizard Afdruk samenvoegen (Word) 147 Eindopdrachten 151

9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5

Agenda

Afspraak maken en wijzigen 153 Afspraak verzetten en kopiÍren 156 Datumnavigator 157 Agendaweergaven en navigeren 157 Terugkerende afspraken en 160 gebeurtenissen 9.6 Afspraken versturen per e-mail 162 9.7 Twee agenda’s 163 9.8 Afdrukken 168 9.9 Instellingen aanpassen 170 Eindopdrachten 173

4

10

Vergadercyclus

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5

De cyclus: vergadering plannen 175 Een vergadering plannen 175 Een vergadering beleggen 177 Reageren op een vergaderverzoek 178 Reacties controleren 180

11

Taken en notities

11.1 Takenvenster 11.2 Taken maken 11.3 Details van een taak 11.4 Terugkerende taak 11.5 Notities maken 11.6 Notities doorsturen Eindopdrachten

12

185 186 189 191 192 194 196

Logboek bijhouden

12.1 12.2

Logboek activeren Logboekitems automatisch toevoegen 12.3 Weergaven van het logboek 12.4 Nieuw logboekitem 12.5 Logboekitems en bestanden toevoegen Eindopdrachten E-mailaccount toevoegen Index 215

197 198 202 203 204 209 211


VOOR JE BEGINT In dit hoofdstuk: t hoe is dit boek opgebouwd t online toetsomgeving: account aanmaken t oefenbestanden downloaden t boek toevoegen t inschrijven bij groep t wachtwoord opvragen t nieuwe code kopen

0.1

Hoe is dit boek opgebouwd

De hoofdstukken in dit boek hebben een vaste opbouw: aan het begin staan de onderwerpen die in het hoofdstuk worden behandeld. Daarna komen de verschillende onderwerpen aan de orde. Dat gaat aan de hand van praktische opdrachten met veel afbeeldingen. Elk hoofdstuk eindigt met eindopdrachten waarmee je kunt nagaan of je de stof beheerst. En als je een account hebt aangemaakt op www.vbb-online.nl kun je na elk hoofdstuk een toets maken. Het kan ook zijn dat je boek Cases bevat. Deze staan afwisselend na enkele hoofdstukken.

â?Ż

Voor je begint moet je eerst twee dingen doen: 1 de oefenbestanden downloaden. 2 een account aanmaken op www.vbb-online.nl.

0.2

Oefenbestanden downloaden

Bij de opdrachten in dit boek worden oefenbestanden gebruikt. Deze oefenbestanden kun je downloaden vanaf de website www.vbb-online.nl. Om oefenbestanden te downloaden hoef je geen account te hebben op vbb-online. Ook hoef je niet eerst in te loggen.

Opdracht A 1 2

Downloaden

Ga naar de website www.vbb-online.nl. Op de Home-pagina zie je staan Op zoek naar oefenbestanden?

5


3 4

5 6

7 8

Vul daarin het nummer in dat achterop je boek staat. Let op: NIET de activeringscode maar het nummer dat begint met vbb! Klik op de knop Zoeken.

Er verschijnt een venster met daarin de afbeelding van je boek. Controleer of het het juiste boek is. Daarnaast staat een link naar de oefenbestanden. Klik op de link. Het venster Bestand downloaden verschijnt:

Klik op de knop Opslaan.* In het venster dat verschijnt, kies je de map op het bestand op te slaan. Ga zo nodig naar de map (Mijn) Documenten. Klik onder in het venster op Opslaan. Het bestand wordt gedownload naar je computer en daar opgeslagen.

* Soms kun je niet kiezen voor Opslaan en worden de oefenbestanden meteen gedownload. Ze komen dan meestal in de standaardmap Downloads van de gebruiker te staan. De oefenbestanden staan in een gecomprimeerd bestand met de extensie .zip. Om de bestanden te kunnen gebruiken, moet je deze eerst uitpakken. Bij het uitpakken wordt automatisch de map Van Buurt Boek gemaakt. Bestaat deze map al, dan worden de bestanden automatisch in die map geplaatst.

6


Opdracht B Uitpakken 1 2 3

Het venster Bestand downloaden staat nog op het scherm. Klik op de knop Map openen. De map met het gedownloade zip-bestand verschijnt. Rechtsklik op het zip-bestand. Kies in het snelmenu Hier uitpakken (of Alles uitpakken). De oefenbestanden worden automatisch uitgepakt.

Je kunt de oefenbestanden ook kopiĂŤren naar een USB-stick als je dat wilt. In het venster van de verkenner sleep je de map met oefenbestanden dan naar de Verwisselbare schijf (USB-stick) in het navigatievenster.

Werken met de oefenbestanden We gaan er van uit dat je de oefenbestanden opslaat in de map Van Buurt Boek. Deze map wordt in de map (Mijn) Documenten. Daarin verschijnt dan weer een submap met de naam van je boek, bijvoorbeeld Word of Excel. In die submap staan de oefenbestanden. Ook staat er een map Uitwerkingen in. Deze map is nu nog leeg. In die map sla je straks te bestanden op die je zelf hebt gemaakt. Er is ook een map Cases. Als je boek cases bevat, staan in deze map de oefenbestanden die je daarvoor nodig hebt. Soms staan er nog meer submappen in met bestanden die je voor bepaalde opdrachten nodig hebt. Dus je ziet bijvoorbeeld dit:

7


Bestandsextensies aanzetten Voor het werken met oefenbestanden is het handig als de extensies bij bestandsnamen zichtbaar zijn. Je stelt dat als volgt in.

Opdracht C 1 2 3 4

5

8

Bestandsextensie

Open eerst de map met oefenbestanden. De oefenbestanden staan rechts, in het weergavevenster. Kies Organiseren, Map- en zoekopties. Activeer het tabblad Weergave. Zoek Extensies voor bekende bestandstypen verbergen op. Zet deze optie uit:

Sluit af met OK en de extensie bij de bestanden zijn nu zichtbaar.


0.3

123456789

Online toetsomgeving

Bij dit boek kun je toetsen maken op de online toetsomgeving www.vbb-online.nl. Om de online toetsomgeving te kunnen gebruiken, heb je een activeringscode nodig. Deze staat achter op het omslag, zie hiernaast.

Let op: De activeringscode is maar één keer te gebruiken. Heb je een tweedehands boek gekocht, dan is de activeringscode waarschijnlijk al gebruikt. In dat geval moet je een nieuwe code kopen. Zie verderop - Nieuwe code kopen. Via de activeringscode maak je een nieuwe account, of je kunt je account uitbreiden. Er zijn dus twee mogelijkheden: 1 je hebt nog geen account, dan ga je verder bij Account aanmaken. 2 je hebt al een account aangemaakt voor een ander boek, dan ga je naar Boek toevoegen.

0.4

Account aanmaken

Opdracht A

Nieuwe account maken

1

Open je internetbrowser en ga naar de website www.vbb-online.nl De homepage van de online toetsomgeving verschijnt:

2

Klik op Nieuwe cursist. Nu verschijnt de pagina om je gegevens in te voeren. Voer je activeringscode in, deze staat achter op je boek. Voer als je deze als weet, je groepscode is. Als je geen groepscode hebt, sla je dit over. Geef een gebruikersnaam en een wachtwoord op. Schrijf deze op om het niet te vergeten. Is de door jou gekozen gebruikersnaam al door iemand anders gebruikt, dan verschijnt er een mededeling. Kies dan een andere gebruikersnaam, bijvoorbeeld met cijfers erachter.

3 4 5

9


6

Vul nu alle andere gegevens in, bijvoorbeeld zoals hieronder:

7

Klik op de knop Activeren.

Je bent nu ingelogd op de online toetsomgeving. Je kunt de toetsen bij de uitgave maken.

0.5

Boek toevoegen

Als je al een account hebt bij vbb-online, gebruik je de activeringscode om dit nieuwe boek toe te voegen aan je bestaande account.

Opdracht B 1 2 3 4

Boek toevoegen

Ga naar de website: www.vbb-online.nl Log in als cursist met je gebruikersnaam en wachtwoord. Klik op de tab Mijn account Klik op de knop Boek toevoegen, zie de figuur hieronder: tab Mijn account

knop Boek toevoegen inschrijven bij groep

5

10

Voer de activeringscode in die achter op dit boek staat en klik op de knop Activeren.


0.6

Inschrijven bij groep

In een school- of cursussituatie maak je meestal deel uit van een groep. Om ervoor te zorgen dat de docent jouw vorderingen kan volgen, moet je je inschrijven bij de groep van de docent. Van je docent krijg je een groepscode voor de groep. Het inschrijven bij een groep hoef je maar één keer te doen.

Opdracht C 1 2 3 4 5

Inschrijven bij groep

Log in op de website: www.vbb-online.nl Klik op de tab Mijn account. Klik nu op de knop Inschrijven bij groep. Vraag aan je docent de groepscode voor de groep en vul de groepscode in. Klik op de knop Activeren. Je krijgt een mededeling dat je in de groep bent ingeschreven.

Verkeerde groep of naar een andere groep? Als je bij de verkeerde groep zit of je bent in een andere groep geplaatst, voer dan gewoon die andere groepscode in. Je wordt dat verplaatst naar de nieuwe groep.

0.7

Wachtwoord kwijt?

Weet je je wachtwoord of gebruikersnaam niet meer? Dan kan je deze opvragen. Op de website www.vbb-online.nl klik je dan op de knop Wachtwoord kwijt?

Je vult je gebruikersnaam of je e-mailadres in. Let erop dat deze gelijk zijn aan wat je hebt opgegeven bij het aanmaken van je account. Als de gegevens kloppen, worden je gebruikersnaam en wachtwoord in een e-mailbericht naar het opgegeven e-mailadres opgestuurd

0.8

Nieuwe code kopen

Als je een boek tweedehands gekocht hebt, dan is de activeringscode niet meer bruikbaar. Je moet dan een nieuwe activeringscode kopen.

Opdracht D 1 2 3 4

Activeringscode kopen

Ga naar de bestelsite: www.bestellen.vanbuurtboek.nl Kies Activeringscode en kies vervolgens de serie en de versie van je keuze. Let op dat je een code voor de juiste uitgave bestelt! Nadat je online hebt betaald, krijgt je dezelfde dag nog de code per e-mail toegestuurd.

11


Je eerste toets In een toets kunnen verschillende soorten vragen voorkomen: t meerkeuze vragen: je klikt voor het juiste antwoord bij de alternatieven t hotspot vragen: je klikt op de juiste plaats in de afbeelding t open vragen: je typt het juiste antwoord in het kader in. Bij de beoordeling telt elke vraag even zwaar mee.

Opdracht A 1 2 3 4

5

Toets maken

Log in op www.vbb-online.nl Klik op de tab Toetsen. Zoek het boek op waarmee je bezig bent. Klik op de toets die je moet maken. LET OP: staat er achter de toets Niet geactiveerd, dan heeft je docent de toets niet beschikbaar gemaakt. Vraag je docent om dit op te lossen. De toets verschijnt, bijvoorbeeld:

Bovenin staat het aantal vragen in de toets. Soms is het nodig om de schuifbalk te gebruiken om de hele vraag te zien.

12


Opdracht B 1 2 3 4 5

Vragen maken

Lees de vraag goed en bedenk het antwoord. Gebruik zo nodig de schuifbalk om de antwoorden in beeld te krijgen. Klik het juiste antwoord aan, of klik op de juiste plaats als het een aanwijsvraag is, of vul het juiste antwoord in. Klik op de knop Volgende vraag. Maak op deze manier alle volgende vragen.

Je kunt altijd terug naar een voorgaande vraag door op het vraagnummer bovenin te klikken. Zorg dat je alle vragen beantwoordt.

Opdracht C 1 2

Nakijken

Bekijk eventueel nog het antwoord van een vorige vraag en ga daarna terug naar de laatste vraag. Klik op de knop Voltooien. De toets wordt nagekeken en je ziet het resultaat:

De fout beantwoorde vragen kan je tot 1 uur na de toets nog bekijken. Je ziet het door jou gegeven antwoord en het juiste antwoord.

Opdracht D 1 2

Fouten nakijken

Bekijk de vragen die je fout hebt beantwoord: Klik op Bekijk je foute antwoorden. Klik bovenin op de vraag die je nog eens wilt bekijken.

De resultaten van de toetsen worden bijgehouden op het tabblad Toetsen. Je komt daar weer via de knop Terug.

Opdracht E 1 2 3

Overzicht van resultaten

Klik bovenin op Terug en bekijk je resultaten. Als je klaar bent, klik je op Uitloggen rechtsboven in het venster. Sluit Internet.

Herkansing Sommige toetsen kan je een tweede keer maken. Er staat dan een 1 of een 2 achter de toets. Je moet eerst de ene toets maken voor je de toets kunt herhalen. Het kan ook zijn dat er achter de toets staat Nogmaals maken. Als je daarop klikt, kun je de toets voor de tweede keer maken.

13


14


0

0

Internet en e-mail gebruiken

INTERNET EN E-MAIL GEBRUIKEN In dit hoofdstuk: t internet t e-mail gebruiken t e-mailverkeer t ongewenste e-mail t virusbeveiliging t nettiquette

0.1

Internet

Internet is het grootste openbare en wereldwijde computernetwerk (WAN = Wide Area Network) dat er bestaat. Miljoenen gebruikers en computers over de hele wereld zijn erop aangesloten. Dat zijn niet alleen privĂŠpersonen, maar ook bedrijven, overheidsinstellingen, scholen, onderzoeksinstellingen, enzovoorts.

World Wide Web Er zijn verschillende toepassingen van internet. De bekendste en populairste toepassing van internet is het world wide web (kortweg www of het web). Het www is een enorme verzameling van websites. Andere toepassingen van internet zijn e-mailen, communiceren met anderen en bestanden uitwisselen (downloaden en uploaden).

FNBJMTFSWFS

JOUFSOFUQSPWJEFS

HFCSVJLFS JOUFSOFU

Toegang tot internet Om toegang te krijgen tot internet heb je een aansluiting nodig, bijvoorbeeld via een ADSL- of een kabelverbinding. Daarnaast heb je een account (abonnement) nodig bij een internet service provider (ISP). Naast toegang tot het web, biedt deze ook een e-mailadres. Je krijgt een gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen. Bekende providers zijn Planet, Xs4all, Het Net (allen van KPN), Online, Tele2 en kabelmaatschappijen zoals UPC en Ziggo.

15


Outlook

2010

0.2 ECDL 7.5.1.1 ECDL 7.5.3.1

E-mail gebruiken

Eén van de belangrijkste communicatiemiddelen is het elektronische postsysteem of e-mail. Aan het account bij een internetprovider is gewoonlijk ook een e-mailaccount gekoppeld. Meestal wordt het e-mailverkeer geregeld via een speciaal programma op je eigen computer, zoals Microsoft Outlook, Windows Mail of Thunderbird. E-mail wordt vooral gebruikt voor het versturen van korte informele berichten, zowel bij zakelijke als persoonlijke communicatie. Communicatie via e-mail heeft dezelfde status als die per brief. Voorwaarde is wel dat zekerheid bestaat over de afzender en er moet achteraf niet aan geknoeid kunnen worden. In zulke gevallen is het gebruik van een zogenaamde elektronische handtekening handig. Belangrijke voordelen van e-mail ten opzichte van gewone post zijn: t het is snel en efficiënt; het duurt enkele seconden tot hooguit een paar minuten voordat een bericht aan de andere kant van de wereld is t besparing op verzendkosten t je kunt tekst combineren met bijvoorbeeld afbeeldingen of geluid t je kunt bestanden als bijlage meesturen, zoals documenten of foto’s t met één druk op de knop kun je een bericht tegelijkertijd naar meerdere personen versturen. E-mail wordt ook gebruikt voor toepassingen zoals: t e-zine: een elektronisch tijdschrift waarop je een abonnement kunt nemen en dat via e-mail wordt verstuurd t nieuwsbrief: informatie over een bepaald onderwerp waarvoor je je kunt aan- en afmelden t junkmail: e-mail waaraan door de ontvanger weinig waarde wordt toegekend t hoax: onzin-emailbericht, vaak met een waarschuwing tegen een dreiging of een onbekend virus t spam: ongewenste e-mail met vaak dubieuze inhoud die ongevraagd aan een groot aantal ontvangers wordt verstuurd.

Webmail Als je niet op je eigen computer kunt werken, of je bent onderweg op reis of op vakantie, dan kun je webmail gebruiken. Dat betekent dat je via de website van je provider berichten kunt lezen en versturen. Op de website log je in met je gebruikersnaam en wachtwoord dat je ook voor je gewone e-mailaccount gebruikt. Via internet kun je daarmee altijd en overal ter wereld je e-mail afhandelen. Een andere mogelijkheid is dat je een account neemt bij services zoals GMail (van Google), Hotmail of Live Mail (van Microsoft) of Yahoo! Mail. Deze e-mailservices zijn alleen toegankelijk via de betreffende websites.

16


0 0.3

Internet en e-mail gebruiken

E-mailverkeer

Om e-mail te kunnen versturen en ontvangen heb je een e-mailprogramma en een internetprovider nodig. Een e-mailprogramma wordt ook wel een user agent of cliĂŤnt genoemd. De provider heeft een e-mailserver om je berichten te versturen en op te halen. De e-mailserver zorgt ervoor dat een bericht bij de juiste afzender terechtkomt.

Protocollen De e-mailserver gebruikt twee protocollen: SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) voor het versturen van een bericht. En POP3 (Post Office Protocol, versie 3) voor het ophalen van berichten. Voor het ophalen van e-mail wordt tegenwoordig ook IMAP (Internet Message Access Protocol) gebruikt.

E-mail verzenden en ontvangen Bij het installeren van een e-mailaccount geef je de naam op van de e-mailserver van de provider. Meestal is dat iets als mail.provider.nl. Ook geef je een gebruikersnaam en wachtwoord op. Beide zijn nodig om toegang te krijgen tot de e-mailserver. Als je een bericht verstuurt, geef je het e-mailadres op van de geadresseerde. Er wordt dan contact gemaakt met de e-mailserver. Het SMTP-protocol van de server controleert of alles in orde is en slaat het bericht op de e-mailserver op. De server stuurt het bericht vervolgens via internet naar de e-mailserver van de geadresseerde (ontvanger).

brief afzender

SMPT

e-mailserver afzender

SMPT

naar provider van de ontvanger

internet

SMPT

e-mailserver ontvanger

in postbus ontvanger

controleren op nieuwe berichten/ pop3 ophalen van nieuwe berichten/ pop3

ontvanger

E-mailverkeer: groen=opsturen, blauw=ophalen.

Bij het ophalen van een bericht wordt contact gemaakt met de e-mailserver. Nadat gecontroleerd is of je gemachtigd bent om berichten op te halen, worden deze van de server opgehaald en in je Postvak IN gezet.

17


Outlook

2010

Verschillen IMAP en POP3 Bij gebruik van IMAP werk je op de server waarop de e-mailberichten zich bevinden. Op die server staat ook de mappen van je postvakken (zoals Postvak IN). De mappenstructuur van postvakken wordt voor alle gebruikers bijgehouden op de server. Als je berichten ophaalt via IMAP, dan verschijnen de berichten in je e-mailprogramma, maar ze blijven ook op de server staan. De berichten op de server en in je programma worden gesynchroniseerd Dat wil zeggen dat er een link wordt gelegd tussen de berichten op de server en op je computer. Je hebt wel continu een internetverbinding nodig. Bekangrijk voordeel vanIMAP is dat je vanaf meerdere plekken en met meerdere gebruikers tegelijk kunt inloggen op hetzelfde e-mailaccount om e-mail te bekijken, bewerken en versturen: alles wordt immers bijgehouden op de server. Om deze reden wordt IMAP veel gebruikt in een bedrijfsomgeving. Een ander voordeel is dat je ook alleen de berichtkoppen kunt ophalen; je hebt dan snel een overzicht van berichten. Handig als je onderweg bent en een langzame verbinding hebt zoals op een PDA. POP3 is het meest gebruikte protocol voor het overbrengen van e-mail van een server naar een e-mailprogramma. Dat gebeurt via een zogenaamde TCP/IP-verbinding. Je haalt de e-mailberichten op van de server en slaat ze op je computer op. Gebruikelijk is dat de berichten van de server worden verwijderd en de internetverbinding wordt verbroken. Daarna kun je de e-mail op je eigen computer bekijken, bewerken en versturen. In veel e-mailprogramma’s kun je instellen dat de berichten wel op de server blijven staan. Handig als je via internet je e-mail wilt raadplegen (webmail). De meeste e-mailprogramma’s zoals Outlook en Thunderbird ondersteunen zowel het IMAP als POP3 protocol. Alle bekende internetproviders bieden een e-mailaccount aan voor POP3, maar meestal geen IMAP. Een modern IMAP-systeem ondersteunt zowel een ‘connected mode’ als een ‘disconnected mode’ (de POP3-methode).

0.4 ECDL 7.5.2.1 ECDL 7.5.2.2

Ongewenste e-mail

Van alle in de wereld verstuurde e-mailberichten is het grootste gedeelte ongewenste reclame. Ook ongewenst zijn nep-emailberichten die proberen je naar een valse of misleidende website te lokken en berichten met een onzin-inhoud. En ronduit vervelend zijn onzin-berichten met een alarmerende boodschap.

Spam Ongewenste reclame wordt ook wel spam genoemd. Zulke berichten bieden vaak goedkope (nep)medicijnen of illegale software aan, of proberen je naar bepaalde onfrisse websites te lokken. Overigens is niet alle reclame spam: als je klant bent bij een bedrijf en je hebt toestemming gegeven, dan mag het bedrijf je ongevraagd reclame sturen. Veel providers bieden een zogenaamd spamfilter aan om zulke ongewenste reclame van tevoren te verwijderen. Ook in veel e-mailprogramma’s is een spamfilter ingebouwd. Deze filters worden bij updates van het programma regelmatig bijgewerkt.

18


0

Internet en e-mail gebruiken

Je kunt er zelf ook heel wat aan doen om minder spam te ontvangen: t houd het spamfilter van je e-mailprogramma up-to-date en neem een abonnement op een (gratis) spamfilter bij je internetprovider t geef je belangrijkste e-mailadres alleen aan bekenden en betrouwbare contacten; gebruik anders een alternatief e-mailadres, zoals een hotmail- of gmail-adres t zet je belangrijkste e-mailadres niet op je website, je hyves of je weblog t reageer nooit op spam en koop nooit iets bij een bedrijf dat spam verstuurt; grote kans dat je dan nog veel meer spam ontvangt.

Phishing Bij phishing krijg je een nep-emailbericht met het verzoek om naar een bepaalde website te gaan. Maar dat is wel een valse, nagemaakte website van bijvoorbeeld een bank of liefdadigheidsinstelling. Je wordt dan verleid om bepaalde persoonlijke gegevens te controleren, of te verbeteren. Bijvoorbeeld wachtwoorden, pincodes, adresgegevens, bankrekeningnummers, creditcardgegevens, enzovoorts. Criminelen proberen op deze manier de identiteit van het slachtoffer aan te nemen, en zo fraude te plegen ten kosten van het slachtoffer. Je kunt zelf ook goed opletten: t ga nooit in op een verzoek om via e-mail of op een website persoonlijke gegevens te verstrekken t controleer altijd of een website betrouwbaar is (geen vreemde of ongebruikelijke taal, een juist adres in de adresbalk, is de website beveiligd ?) t let op de taal in het e-mailbericht; deze bevat vaak dwingende bewoordingen en probeert je ongerust te maken t klik niet op verdacht uitziende koppelingen; let daarbij ook op de statusbalk: daarin verschijnt vaak extra informatie over de koppeling t doe alleen zaken met bedrijven die je kunt vertrouwen. In Outlook is een anti-phishing filter ingebouwd. Je wordt gewaarschuwd als je een phishing e-mailbericht krijgt. Je kunt daarna bepaalde handelingen niet meer verrichten, zoals het beantwoorden van het bericht.

Hoax Een hoax is een onzin-emailbericht, meestal met een waarschuwing tegen een onbekend virus of een andere bedreiging. Je wordt gevraagd dit bericht aan zoveel mogelijk contactpersonen door te sturen. Op zich is zo’n bericht ongevaarlijk, maar het zorgt voor veel overbodig internetverkeer en kan e-mailservers overbelasten. Gooi zo’n e-mailbericht daarom gewoon weg en stuur het niet door!

19


Outlook

2010

0.5 ECDL 7.5.2.3

Virusbeveiliging

Een paar procent van alle verstuurde e-mail bevat een virus. Computervirussen worden vaak via een bijlage bij een e-mailbericht verspreid. Open je de bijlage, dan activeer je het virus en raakt je computer besmet.

Antivirusmaatregelen Je kunt zelf veel doen om besmetting met computervirussen via e-mail te voorkomen: t installeer een goed antivirusprogramma dat zowel binnenkomende als uitgaande e-mailberichten controleert t houd het antivirusprogramma up-to-date t open geen e-mailberichten die ongewenst zijn of door onbekenden zijn verstuurd; open ook de bijlagen bij dergelijke berichten niet; verwijder ongewenste berichten onmiddellijk, zonder ze te openen t krijg je een bericht van een vertrouwde afzender met een onbekende bijlage, neem dan contact op voordat je de bijlage opent t gebruik je gezonde verstand als er iets vreemds gebeurt.

Virusbeveiliging In Outlook worden bijlagen met bepaalde extensies geblokkeerd. Zulke bijlagen staan erom bekend dat ze vaak besmet zijn met virussen. Dergelijke bestanden kun je dan ook niet versturen of ontvangen via Outlook.

0.6 ECDL 7.5.3.2

Nettiquette

Er wordt van je verwacht dat je je bij de communicatie via internet en e-mail netjes gedraagt. De ongeschreven gedragsregels zijn bekend onder de naam nettiquette, een samenvoeging van netwerk en etiquette. De regels houden onder meer in: t Gebruik fatsoenlijke taal, scheld niet. t Maak geen racistische, seksueel intimiderende, discriminerende of beledigende opmerkingen. t Neem geen identiteit aan die misleidend is voor anderen. t Maak geen inbreuk op intellectuele eigendommen van anderen (respecteer auteursrechten). t Dring niet zonder toestemming binnen in andere computers (niet hacken). Speciaal voor het e-mailen kun je daar nog aan toevoegen: t Zorg voor een goede beschrijving in de onderwerpregel van je e-mailbericht. t Wees beknopt in je antwoord op een bericht. t Vermijd zijsporen en verhalen die niet ter zake doen. t Blijf rustig: voorkom dat je in boosheid reageert op een bericht; in boosheid schrijf je gemakkelijk dingen waar je later spijt van krijgt. t Controleer de spelling van je e-mailbericht voordat je het verstuurt. t Verzend geen ongevraagde, grote hoeveelheden e-mail met dezelfde inhoud (geen spam versturen). t Gebruik geen HOOFDLETTERS in een reactie, dit kan worden opgevat als schelden.

20


0

Internet en e-mail gebruiken

Eind van het hoofdstuk Aan het eind van elk hoofdstuk heb je een of meer van de volgende mogelijkheden: 1 je maakt de eindopdrachten op de volgende pagina; 2 je maakt een toets op vbb-online.nl 3 je maakt een case-opdracht.

Eindopdracht In de eindopdracht kun je nogmaals oefenen met handelingen die je in dit hoofdstuk hebt geleerd. We leggen je echter niet alles meer uit; de stappen zijn dus wat groter. Bespreek met je docent hoe je de eindopdracht inlevert.

Toets maken op vbb-online Als je een account hebt op vbb-online kun je daar een toets maken. Met deze toets kun je kijken of je de behandelde opties van dit hoofdstuk hebt begrepen. 1 2

Log in op www.vbb-online.nl. Kijk welke toets je docent heeft klaargezet en maak deze toets.

Case Als er cases in het boek zijn opgenomen, dan staat deze na de eindopdracht. De case is een grote opdracht waarmee je de handelingen van 2 of 3 voorgaande hoofdstukken kunt oefenen. De uitleg is in de case nog korter dan in een eindopdracht. Vraag aan je docent/begeleider op welke manier je de bestanden moet inleveren.

21


1

1

E-MAILEN MET OUTLOOK In dit hoofdstuk: t e-mailadres t Outlook starten/afsluiten t werkbalken en leesvenster t e-mail maken, versturen ophalen, lezen t Outlook aanpassen t navigeren in Outlook t contactpersonen

1.1 ECDL 7.5.1.2

E-mailen met Outlook

E-mailen

Dit hoofdstuk gaat over de basishandelingen bij e-mailen, zoals het opstellen, verzenden en ophalen van berichten. Om te kunnen e-mailen heb je een e-mailaccount nodig. Je beschikt dan over een e-mailadres, een gebruikersnaam en een wachtwoord. Je het ook een e-mailcliënt nodig. Dat is een programma om e-mailberichten op te stellen, te versturen en te ontvangen. Wij gebruiken Microsoft Outlook 2010. Andere bekende e-mailprogramma’s zijn Windows Mail en Thunderbird. Je e-mailaccount moet in het e-mailprogramma geïnstalleerd zijn. We nemen aan dat dit al is gebeurd. We gaan er ook van uit dat je verbinding hebt met internet via een adsl- of kabelverbinding.

E-mailadres Bij een e-mailaccount hoort een e-mailadres. Zonder e-mailadres kun je geen e-mail versturen en ontvangen. Een e-mailadres heeft altijd dezelfde structuur. In dit boek gebruiken we als voorbeeld Timo Vrooman, die een abonnement heeft bij de provider Planet. Timo krijgt dan een e-mailadres dat er ongeveer zo uitziet:

timovrooman@planet.nl Daarbij is timovrooman de gebruikersnaam. Dan volgt altijd het @-teken (apenstaartje, afkorting van het Engelse at) als scheidingsteken. Daarna de domeinnaam van de provider (planet.nl) met het land waar de provider is gevestigd (nl). Het e-mailadres kun je dan lezen als: Timo Vrooman is te bereiken op het domein van de provider Planet in Nederland.

Protocollen Om het e-mailverkeer goed te laten verlopen, zijn er twee zogenoemde protocollen. Een protocol is een aantal afspraken waar iedereen zich aan houdt. Voor het versturen van berichten is er het Simple Mail Transfer Protocol (SMTP). Voor het ontvangen van berichten wordt het Post Office Protocol (POP3) of het Internet Message Access Protocol (IMAP) gebruikt. Bij je e-mailaccount krijg je het adres van de SMTP-server en het adres van de POP3-server van je provider. Je hebt beide nodig om te kunnen e-mailen, zie ook het vorige hoofdstuk.

23


Outlook

2010

1.2 ECDL 7.6.1.1

Outlook starten

Het programma Outlook open je via het menu Start. Het staat onder de rubriek Alle programma’s in de map Microsoft Office. op het bureaublad? Dan kun je ook hierop dubbelklikken Staat er een pictogram om Outlook te starten.

Opmerking: We gaan ervan uit dat je met een nieuw geïnstalleerde, schone versie van Outlook werkt. Is er al eens eerder mee gewerkt, dan kunnen er gegevens in Outlook staan. Bijvoorbeeld in de Agenda of bij Taken. Zijn er e-mailberichten, dan staan deze in de mappen van de postbus. In het venster hieronder staat een testbericht in dat gemaak is bij het installeren van een account.

Opdracht 1.1 1 2

Outlook starten

Open het menu Start en klik op Alle programma’s. Open de map Microsoft Office en klik op Microsoft Outlook 2010. Het programmavenster van Outlook verschijnt:

werkbalk Snelle toegang

lint

navigatievenster berichtenvenster

takenbalk leesvenster

Het programmavenster In het programmavenster vind je onderdelen die je ook in andere Officeprogramma’s tegenkomt: bovenin de titelbalk met de werkbalk Snelle toegang, daaronder het lint met tabbladen, met helemaal links de tab Bestand. Helemaal onderin de statusbalk, waarin soms mededelingen verschijnen, met rechts de zoom-knoppen. Het weergavevenster bestaat uit vier deelvensters: links het navigatievenster en rechts daarvan het berichtenvenster en het leesvenster. Helemaal rechts staat de takenbalk; op dit moment is die geminimaliseerd.

24


1

E-mailen met Outlook

Persoonlijke mappen In het navigatievenster staan de mappen van je postbus. Daarin staan de e-mailberichten. Een belangrijke map is Postvak IN met daarin de binnengekomen berichten. Deze krijg je direct te zien als je Outlook start. Als er berichten zijn, dan staan ze in de lijst in het berichtenvenster.

Opmerking Via Windows Live Essentials is de invoegtoepassing Outlook Connector beschikbaar. Als je dit programma hebt geïnstalleert, dan kun je de contacten uit je sociale netwerken, zoals Windows Live of LinkedIn, bijhouden in Outlook. Onder het leesvenster staat dan een extra venster Personen om die gegevens weer te geven en bij te houden.

1.3 ECDL 7.6.3.5

Het lint

In Outlook geef je meestal opdrachten met de knoppen op het lint. Het lint heeft een aantal tabbladen, zoals Start, Verzenden/Ontvangen en Map. Direct na het starten is de tab Start actief. Op het tabblad Start staan de meest gebruikte knoppen. Met klikken op een tab activeer je een tabblad: het ligt dan bovenop. tabblad Start

groepsvak

Soms verschijnen er contextgevoelige tabbladen in het lint. Wanneer zo’n tabblad verschijnt, hangt af van waarmee je bezig bent, zoals het opstellen van een bericht. Je komt ze later nog tegen.

Groepsvakken De knoppen in het lint staan in groepen bij elkaar in groepsvakken. Groepsvakken worden breder of smaller als je het programmavenster breder of smaller maakt. Zo wordt op het tabblad Start het groepvak Reageren breder als je het programmavenster breder maakt: →

Opdracht 1.2 1 2 3 4 5

Tabbladen en groepsvakken

Klik op de tab Verzenden en ontvangen van het lint en bekijk dit. Bekijk ook de andere tabs van het lint. Eindig bij de tab Start. Zorg dat het programmavenster niet is gemaximaliseerd. moet dan in de titelbalk staan. De knop Maximaliseren Maak het programmavenster smaller en daarna breder. Kijk wat er met de groepsvakken gebeurt. Maak het programmavenster net zo breed als in de figuur op de vorige bladzijde.

25


Outlook

2010

Menu Bestand Via het menu Bestand wijzig je onder andere de instellingen van Outlook via de keuze Opties. We komen daar later nog op terug. Je kunt er ook de instellingen vinden om gegevens af te drukken; deze bekijk je even.

Opdracht 1.3

Menu Bestand

1

Klik op de tab Bestand en het venster Info verschijnt:

2 3

Klik op Afdrukken en je ziet de afdrukinstellingen, samen met een afdrukvoorbeeld. Klik op de tab Start van het lint.

Soorten knoppen Net als in andere Office-programma’s kom je in het lint van Outlook verschillende soorten knoppen tegen: t gewone knop, zoals ; hiermee voer je in één keer een actie uit t knop met menupijl, zoals ; het pijltje maakt deel uit van de knop: klik je op de knop, dan verschijnt een vervolgmenu t knop met een palet- of lijstpijl zoals ; het pijltje is met een lijn gescheiden van de knop: klik je op het pijltje dan verschijnt een keuzepalet of lijst waarin je kunt kiezen; klik je op de knop zelf, dan wordt direct een actie uitgevoerd. Let op waar je klikt, want het effect verschilt enorm. t de vensterknop in sommige groepsvakken; hiermee open je een dialoogvenster.

Knopinfo en sneltoetsen Wil je weten wat een knop doet, dan wijs je deze aan zonder te klikken. Er verschijnt een infokader met een omschrijving van de knop. Is een sneltoets beschikbaar, dan staat deze ook in het infokader.

Opdracht 1.4 1 2

26

Knopinfo en sneltoetsen

Wijs met de muiswijzer de knop aan. Er verschijnt een infokader. Wat is de sneltoets? …………… Zoek op wat de sneltoets is voor Alle mappen verzenden en ontvangen: ……………


1

E-mailen met Outlook

Linker-Alt-toets Je kunt de knoppen op het lint ook ‘bedienen’ via het toetsenbord met de Linker-Alttoets. Als je daar één maal op drukt, verschijnen er letters op de tabs van het lint. Je kiest eerst de tab die je wilt activeren door de letter te typen. Daarna kies je een knop door de letter of het cijfer daarvan te typen. Je gaat terug met de Esc-toets.

Opdracht 1.5 Linker-Alt-toets 1

Druk op de Linker-Alt-toets en er verschijnen letters op de tabs van het lint:

2 3

Druk op de R om de tab Start te activeren; er verschijnen meer letters. Druk op G en het menu van de knop Categoriseren wordt geopend. Met de pijltjestoetsen kun je nu in het menu kiezen. Druk op Esc om terug te gaan. Druk nog twee maal op Esc en de letters zijn weer verdwenen.

4 5

Opmerking Je kunt het lint aanpassen via de keuze Bestand, Opties, Lint aanpassen. Je kunt zelf nieuwe tabbladen en groepsvakken maken. Maar dat gaat te ver voor dit boek.

1.4 ECDL 7.6.3.5

Werkbalk Snelle toegang

De werkbalk Snelle Toegang staat links in de titelbalk naast het pictogram . Hierin staan knoppen die altijd beschikbaar zijn, welke tab van het lint ook actief is. Je kunt er zelf knoppen aan toevoegen via de knop .

Opdracht 1.6 1 2 3

Werkbalk Snelle toegang

Klik op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen . Er verschijnt een keuzemenu. Kies Afdrukken in het keuzemenu. De Knop Afdrukken wordt aan de werkbalk toegevoegd Voeg ook de knoppen Verwijderen en Contactpersoon zoeken toe:

Via de optie Meer opdrachten in het contextmenu kun je nog mee knoppen toevoegen aan de werkbalk Snelle Toegang.

Minimaliserenen uitvouwen Het lint kun je minimaliseren en uitvouwen met de knop Het lint minimaliseren . Na minimaliseren zijn de knoppen op het lint verborgen en je ziet alleen nog de tabs. lint minimaliseren/uitvouwen

27


Outlook

2010

1.5

Weergave van vensters

De deelvensters van het programmavenster kun je minimaliseren (samenvouwen) met de knoppen of . Met dezelfde knop vouw je het venster ook weer uit.

Opdracht 1.7 1 2 3

Samenvouwen en uitvouwen

Klik op de knop boven in het Navigatievenster. Het Navigatievenster wordt samengevouwen. Vouw het Navigatievenster weer uit met klikken op Vouw op dezelfde manier de Takenbalk uit.

.

Vensterindeling Veel mensen vinden het pretig als het leesvenster onder de berichtenlijst staat: dat leest makkelijker. Bovendien zijn er meer kolommen beschikbaar in de berichtenlijst. En dat is weer handig bij het sorteren van berichten. Je stelt dit in via de tab Beeld, groepsvak Indeling.

Opdracht 1.8

Leesvenster en Takenbalk

1 2 3 4 5 6

Activeer het tabblad Beeld. Open de keuzelijst Leesvenster in het groepsvak Indeling. Klik in de lijst op Onder. Open de keuzelijst van de knop Takenbalk. Zorg dat de opties in in het keuzemenu zijn aangevinkt zoals hiernaast. Activeer de tab Start; het programmavenster ziet er nu zo uit:

7

Zet de muiswijzer precies op de bovenrand van het Leesvenster. De muiswijzer verandert in . Sleep de rand een klein stukje naar boven om het Leesvenster groter te maken.

berichtenlijst

leesvenster

8

Met de keuze Opties in de keuzelijsten van het groepsvak Indeling bepaal je welke elementen in het deelvenster worden weergegeven. Het aanpassen van de weergave kan ook met: menu Bestand, Opties, Geavanceerd, Outlook-deelvensters.

28

Compact outlook 2010  
Advertisement