Issuu on Google+

EXAMEN Officetechnieken bachelor bedrijfsmanagement afstudeerrichting: management assistant academiejaar 2012 - 2013 jaar 2 semester 2 Le誰la Mellah leila.mellah@student.artesis.be T +32 488 34 85 69


Inhoud


1 Examen Officetechnieken 1.1 Huisstijl Een huisstijl is de som van de visuele prikkels en gedragingen van een bedrijf. Het staat ook bekend als Corporate Identity en wordt toegepast intern en extern. Ieder bedrijf heeft een code guide line waar de huisstijl in staat, deze is meestal op de PR afdeling te vinden. De huisstijl bestaat uit het volgende en meer: •

de gekozen kleur voor briefpapier

de lettertype en grote

de brieven

de kledingvoorschriften naar werknemers toe

het gedrag of ruis naar de buitenwereld toe

het merknaam

de logo

de deontologie

de binnenhuis architectuur

visie en missie van het bedrijf

de lay-out en te gebruiken sjablonen

Een huisstijl wordt ook Corporate Identity genoemd, het wordt toegepast in en buiten om het bedrijf.

1.2 De uitgaande post De uitgaande en ingaande post moet op het volgende gecontroleerd worden: •

Datum van aankomst

Digitalisatie

Controle van het adres van de ontvanger

Belang

Kijken of de office manager de post zelf niet kan afhandelen

Kijken of de post dringend is

Controleren naar fouten en leesbaarheid

Controleren of het juiste briefpapier en brieven gebruikt zijn.

Datum van verzending moet genoteerd worden

Openingstijden en sluitingstijden van de post bekijken

Indien zelf frankeren, controleren of post voldoende gefrankeerd is

Controle van wanneer de post opgehaald wordt indien van toepassing.

© artesis – Officetechnieken 2OM- Leila Mellah

p3/1


1.3 E-mails Als office manager moet je 3 vaste tijden inplannen voor het controleren van je e-mail, dit om tijdverlies te vermijden en onnodig mail controle. Het beste is ‘s ochtends, in de middag en in de namiddag voordat de werkdag erop zit. Inkomend e-mails moeten gesorteerd worden in mapjes en gemarkeerd worden met vlaggetjes of sterretjes om aan te geven hoe dringend de mail is. Indien een mail niet beantwoord is of kan worden beantwoord, markeer deze dan als ongelezen om te voorkomen dat deze in de mailbox verdwijnt en vergeten wordt.E-mails moeten binnen 3 dagen beantwoord worden. Bij langdurig afwezigheid moet niet vergeten worden een automatisch antwoord in te stellen met verwijzing naar wie mails doorgestuurd dienen te worden. De problemen die je als office manager kunt ondervinden zijn het volgende: Gelezen mails niet direct beantwoorden en vergeten aan te vinken als ongelezen indien direct antwoord niet mogelijk is. Door te vaak de inbox te controleren kun je tijd te verliezen voor andere taken en verdeel je je tijd niet zo efficiënt mogelijk. Teveel binnenkomend e-mail waardoor het bijhouden ervan onmogelijk is Het binnenkrijgen van spam waardoor overzicht in de inbox verdwijnt en bij het per ongeluk openen van spam mail een virus ontketenen.

1.4 Relatiegeschenken Relatiegeschenken zijn kleinigheidjes die gegeven worden met als doel de zakenrelatie te bevorderen of uit te breiden. Bij het kopen van relatiegeschenken moet gelet worden op het budget, de aantal te kopen relatiegeschenken, leveringstijd, leveranciers waarmee zaken wordt gedaan en meest budgetvriendelijke oplossing. Grote bedrijven pakken meestal uit bij grote klanten, bedrukte flessen wijn of mandjes met allerlei lekkernijen worden opgestuurd. Meest gegeven/populaire relatiegeschenken zijn bedrukte pennen, bedrukte agendas, bedrukte kalenders, bedrukte sleutelhangers etc. De te voorzien relatiegeschenk hangt van het bedrijf af. In nederland is De hooge Waerder sponsor van de voetbalclub AZ en heeft daarom een skybox tot hun beschikking. Ook krijgt de Hooge Waerder gratis kaartjes voor voetbalwedstrijden en T-shirts. Mocht ik office manager zijn bij de Hooge Waerder dan zou ik voor mijn grootste klanten een avondje organiseren bij AZ en ze uitnodigen in het bedrijfs eigen skybox met daarbij hapjes en als afsluiting een agenda meegeven. Dit is immers gratis aangezien de volgens de huisstijl van de Hooge Waerder ingerichte skybox een sponsorgeschenk is naar ze. De kleine nieuwe klanten zou ik een bedrukte kalender of agenda versturen met daarbij een brochure of nieuwsbrief(dit is een manier van cross selling) en de meest onbekende/onbelangrijke klanten zou ik een bedrukte nieuwjaarskaart toesturen Dit hangt allemaal van mijn budget af.

© artesis – Officetechnieken 2OM- Leila Mellah

p4/1


2om leila mellah examen officetechnieken