Page 1

No. 4 4.1

4.2 4.2.1

REQUISITO SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD REQUISITOS GENERALES a.- Determinar procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad y su aplicación a través de la organización b.- Determinar secuencia e interacción de estos procesos. c.- Determinar criterios y métodos para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces d.- Disponibilidad de Recursos e información, para apoyar la operación y seguimiento de estos procesos e.- Seguimiento, medición y análisis de los procesos f.- Implementar las acciones para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos CONTRATACIÓN DE PROCESOS REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN GENERALIDADES a.- Declaraciones documentadas de una Política de calidad y Objetivos de Calidad b.- Manual de Calidad c - Procedimientos documentados y los registros requeridos por esta norma internacional d.- Los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos

DOCUMENTO

REGISTRO

RESPONSABLE

Manual de calidad

Mapa de procesos

Comité de Calidad

Mapa de procesos y caracterizaciones

Comité de Calidad

Caracterizaciones procesos de valor u operativos

Comité de Calidad

Caracterizaciones de procesos de soporte

Comité de Calidad

Manual de calidad

Matríz de indicadores

Mejoramiento

Control de mejoramiento

Manual de calidad

Alcance

Comité de Calidad Representante para el Sistema de Gestión de la Calidad Comité de Calidad

Manual de calidad

Comité de Calidad

Manual de calidad

Comité de Calidad

Procedimientos obligatorios: Control de Documentos y Control de Registros Auditorías de Calidad Mejoramiento (Control de Producto No Conforme, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas)

Control de Registros

Comité de Calidad

Listado Maestro de documentos Control de Registros

Comité de Calidad


No. 4.2.2

4.2.3

REQUISITO MANUAL DE CALIDAD a - Alcance del sistema de gestión de calidad incluyendo los detalles de la justificación de cualquier exclusión b - Procedimientos documentados establecidos para el Sistea de Gestión de la calidad, o referencia a los mismos c - Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de Gestión de la Calidad CONTROL DE LOS DOCUMENTOS a - Aprobar los documentos en cuanto su adecuación antes de su emisión b - Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente c - Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos d - Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso e - Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables f - Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican y que se controla su distribución g - Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón

DOCUMENTO

REGISTRO

Manual de Calidad

Procedimiento de Control de Documentos y Control de Registros. Instructivo Elaboración de Documentos

RESPONSABLE

Comité de Calidad

Lista Maestra de Documentos

Representante para el Sistema de Gestión de la Calidad


No. 4.2.4 5 5.1

REQUISITO CONTROL DE REGISTROS

DOCUMENTO Procedimiento de control de documentos y control de registros

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN a - Comunicado a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios b - Estableciendo la política de calidad c - Asegurando que se establecen los objetivos de calidad d - Llevando a cabo las revisiones por la dirección e - Asegurando la disponibilidad de los recursos

5.2.

ENFOQUE AL CLIENTE

5.3

POLÍTICA DE LA CALIDAD a - Es adecuada al propósito de la organización b - Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad c - Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad d - Es comunicada y entendida dentro de la organización e - Es revisada para su continuada adecuación

REGISTRO

RESPONSABLE

Control de Registros

Administrados SGC

Actas en general

Caracterización Procesos Gerenciales

Actas en general

Comité de Calidad

Actas en general Actas en general

Caracterización de Procesos

Manual de Calidad

Estados financieros aprobados Encuesta de Satisfacción Actas de Comité Directivo

Junta Directiva Comité de Calidad

Actas de Comité

Comité de Calidad


No. 5.4

REQUISITO OBJETIVOS DE LA CALIDAD

5.4.2

PLANIFICACIÓN DEL SGC

5.5.1

5.5.2

5.5.3

5.6

No. 5.6.2

REGISTRO

RESPONSABLE

PLANIFICACIÓN

5.4.1.

5.5

DOCUMENTO

a - La planificación se realiza con el fin de cumplir los requisitos, asi como los objetivos de calidad b- Se mantiene la integridad del SGC cuando se planifican e implementan cambios en éste RESPONSABILIDAD,AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN a - Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el SGC b - Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora c - Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización COMUNICACIÓN INTERNA

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

REQUISITO INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN

Manual de calidad

Matriz de indicadores

Comité de Calidad

Manual de calidad Mapa de Procesos Caracterización de procesos de Gestión de Calidad

Actas de comité de calidad Informes para la revisión de la dirección

Comité de Calidad

Organigrama Estatutos Perfiles de Cargo o manual de funciones Caracterización de procesos de Talento Humano

Manual de funciones y responsabilidades

Manual de funciones y responsabilidades Caracterización Proceso de Gerencia

DOCUMENTO

Comité de Calidad

Acta Comité de Calidad

Actas de los Comités (Comité Directivo, Equipo Primarios, Consejo Nacional de Delegados etc) Actas del Comité de Calidad Informe de la revisión por la Dirección

REGISTRO

Comité de Calidad

Junta Directiva

Comité de Calidad

RESPONSABLE


5,6,3

6. 6.1

6.2 6.2.2

a - Resultados de auditorias b - Retroalimentación del cliente c - Desempeño de los procesos y la conformidad del producto d - Estado de las acciones correctivas y preventivas e - Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas f - Cambios que podrian afectar el SGC RESULTADOS DE LA REVISIÓN a - Mejora de la eficacia del SGC y sus procesos b - Mejora del producto en relación con los requisitos del cliente c - Necesidades de recursos GESTIÓN DE LOS RECURSOS PROVISIÓN DE RECURSOS

Informe para revisión por la dirección

Comité de Calidad

Caracterización de procesos de gerencia

Acta de revisión por la dirección

Comité de Calidad

a - Implementar el SGC y mejorar continuamente su eficacia

Gestión Financiera

b - Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos

Gestión Financiera

RECURSOS HUMANOS COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN a - Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto b - Cuando sea aplicable proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria

No.

Caracterización de procesos de gerencia

REQUISITO

Presupuesto e informes de balances Informe Revisión por la Dirección (Cronograma de avance) Presupuesto anual de educación no formal Actas Consejo Nacional de Delegados

Comité de Calidad

Comité de Calidad

Manual de funciones y responsabilidades Control de documentos y registros Mejoramiento Auditorias Manual de Funciones

Evaluación de gestión Plan de mejoramiento Compromisos

Comité de Calidad

Hojas de Vida

Comité de Calidad

Gestión Humana y Administración de Miembros

Evaluación del desempeño Programa de capacitación

Comité de Calidad

DOCUMENTO

REGISTRO

RESPONSABLE


c - Evaluar la eficacia de las acciones tomadas d - Asegurarse de que su personal es conciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad e - Mantener los registros apropiados a la educación, formación, habilidades y experiencia 6.3

INFRAESTRUCTURA a - Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados b - Equipo para los proceso (tanto hardware como software) c - Servicios de apoyo (tales como transporte, comunicación o sistemas de información)

6.4

AMBIENTE DE TRABAJO

7 7.1

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO a - Los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto b - la necesidad de establecer procesos y documentos y de proporcionar recursos específicos para el producto c - las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo prueba específicas para el producto así como los criterios para la aceptación del mismo

No.

REQUISITO

Gestión Humana

Examen de capacitación Próxima evaluación del desempeño

Comité de Calidad

Gestión Humana y Administración de Miembros

Actas de equipos primarios

Comité de Calidad

Gestión Humana y Administración de Miembros

Hojas de Vida

Comité de Calidad

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE INFRAESTRUCTURA

Hojas de Vida Equipos

Gestión Infraestructura

Hojas de Vida Equipos

Gestión Infraestructura

Hojas de Vida Equipos

Gestión Infraestructura

Hojas de Vida Equipos Registro de Proveedores

Manual de funciones y responsabilidades

Evaluación de gestión Plan de mejoramiento Compromisos Evaluación del Clima Organizacional

Plantación y aprobación de la actividad Caracterización de procesos Encuesta de calidad del servicio

Informe final de la actividad o resultados del mismo Tabulación de encuesta de calidad del servicio

Junta Directiva Comité de Calidad Líderes Procesos

DOCUMENTO

REGISTRO

RESPONSABLE

Líderes de procesos

Líderes de procesos


d - Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos 7.2 7.2.1.

7.2.2

7.2.3

No.

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE a - Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a las mismas b - Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido c - Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto d - Cualquier requisito adicional que la organización considere necesario. REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE a - Están definidos los requisitos del producto b - Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente c - La organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE a - La información sobre el producto b - Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones c - La retroalimentación del cliente, incluyendo las quejas

REQUISITO

Plantación y aprobación de la actividad Caracterización de procesos Encuesta de calidad del servicio

Informe final de la actividad o resultados del mismo Tabulación de encuesta de calidad del servicio

Junta Directiva Comité de Calidad Líderes Procesos

Manual de calidad Caracterización de procesos Encuesta de calidad del servicio

Tabulación de la encuesta de calidad del servicio

Junta Directiva Comité de Calidad Director Correspondiente

Manual de calidad Caracterización de procesos Encuesta de calidad del servicio

Tabulación de la encuesta de calidad del servicio

Junta Directiva Comité de Calidad Director Correspondiente

Página web Carta de compromiso Encuesta de calidad del servicio

Reporte de visitas a la web Comunicaciones internas y externas Facturación Tabulación encuestas de calidad

Web Master Administrador SGC Asistente Contable

DOCUMENTO

REGISTRO

RESPONSABLE


7.3

DISEÑO Y DESARROLLO

7.3.1

PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO a - Las etapas del diseño y desarrollo b - La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo c - Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO a - Los requisitos funcionales y de desempeño b - Los requisitos legales y reglamentarios aplicables c - La información proveniente de diseños previos similares, cuando sea aplicable d - Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo RESULTADOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO a - Cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y el desarrollo b - proporcionar información apropiada para la compra, la producción y la presentación del servicio c - Contener o hacer referencia a los criterios de aceptación del producto d - Especificar las características del producto que son esenciales para el uso seguro y correcto REVISIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO a - Evaluar la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo para cumplir los requisitos

7.3.2

7.3.3

7.3.4

Manual de calidad Caracterización de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente

Manual de calidad Caracterización de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente

Manual de calidad Caracterización de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente

Manual de calidad Caracterización de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente

Manual de calidad Caracterización de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente


No. 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4 7.4.2

7.5 7,5,1

7,5,2

REQUISITO b - Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias VERIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO VALIDACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO COMPRAS INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS a - Los requisitos para la aprobación del producto, procedimiento, procesos y equipos b - Los requisitos para la calificación del personal c - Los requisitos del SGC PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO a - La disponibilidad de información que describa las características del producto b - La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario c - El uso del equipo apropiado d - La disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición e - La implementación del seguimiento y de la medición f - La implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega del producto VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO a - Criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos b - Aprobación de los equipos y la calificación del personal

DOCUMENTO

REGISTRO

RESPONSABLE

Manual de calidad Caracterización de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente

Manual de calidad Caracterización de procesos

Producto o servicio obtenido

Junta Directiva Tesorero

Manual de calidad Caracterización de procesos Encuesta de calidad del servicio

Tabulación de la encuesta de calidad del servicio

Junta Directiva Comité de Calidad Director Correspondiente

Manual de calidad Caracterización de procesos Encuesta de calidad del servicio

Tabulación de la encuesta de calidad del servicio

Junta Directiva Comité de Calidad Director Correspondiente


No.

7.6

8

8.1

8.2

8.2.2

8.2.3

REQUISITO c - El uso de métodos y procedimientos específicos d - Los requisitos de los registros e - La revalidación CONTROL DE DISPOSITIVOS DE MEDICION

DOCUMENTO Manual de calidad Caracterización de procesos Encuesta de calidad del servicio Encuestas de calidad Sistema de biometría

MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA

Manual de calidad Caracterización de procesos de auditoria Plan de mejoramiento

Generalidades Proceso, seguimiento, medición y análisis de mejora para: a. Demostrar la conformidad con los requisitos del producto b. Asegurarse de la conformación del Sistema de Gestión de la Calidad c. Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad Esto debe comprender la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas y el alcance de su utilización SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

AUDITORIA INERNA a - Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del SGC establecidos por la organización b - Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS

REGISTRO Tabulación de la encuesta de calidad del servicio

RESPONSABLE Junta Directiva Comité de Calidad Director Correspondiente

Instrucciones para su diligenciamiento Revisión base de datos y control por muestreo de asistencia a eventos Auditorias internas Revisión por la dirección Solicitud plan mejoramiento

Director de Calidad Administradora SGC

Indicadores de Gestión Encuestas de satisfacción Actas de Comité Directivo Actas reuniones en general Informe de Revisión por la Dirección Control de Mejoramiento Matriz de indicadores Estadísticas (Fórmula, Lluvia de ideas, análisis causaefecto)

Comité de Calidad Coordinadores Líderes de procesos

Caracterización de Procesos Operativos

Encuesta de Satisfacción Encuesta de Mercadeo Actas de Comité Directivo Mejoramiento

Comité de Calidad

Proceso de Auditoria

Hallazgos Plan de Auditorias Programa de Auditorias

Grupo Auditor

Informe de Auditoria Control de Mejoramiento Caracterización de Procesos

Informe de Auditoria Control de Mejoramiento Matriz de Indicadores Control de Mejoramiento

Grupo Auditor

Caracterización de Procesos Operativos Gestión de Dirección Gestión de Mejoramiento Gestión de Mejoramiento

Junta Directiva Comité de Calidad Director Correspondiente Administradora SGC

Comité de Calidad Comité de Calidad

Líderes de los


No. 8.2.4

REQUISITO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO

8.3

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME a - Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada b - Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable por el cliente c - Tomando acciones para impedir su uso o aplicación previstas originalmente d - Tomando acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales, de la no conformidad cuando sea detectada un producto no conforme después de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso ANÁLISIS DE DATOS

8.4

8.5 8.5.2

a - La satisfacción del cliente b - Conformidad con los requisitos del producto c - Características y tendencias de los procesos y de los productos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas d - Proveedores MEJORA ACCIÓN CORRECTIVA a - Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes) b - Determinar las causas de las no conformidades c - Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelva a ocurrir

DOCUMENTO Caracterización de Procesos Operativos

Caracterización de Procesos Operativos Procedimiento de Mejora Continua

Matriz de Indicadores

REGISTRO Filtro Revista Estructura Congreso Actas de Comité Directivo Encuesta de Satisfacción

Control de Mejoramiento

Control de Mejorameinto Informes en general

Procedimiento de Mejora Continua

Comité de Calidad Líderes de los Procesos

Líderes de los Procesos Comité de Calidad

Líderes de los Procesos Comité de Calidad

Matriz de Indicadores

Matriz de Indicadores

RESPONSABLE Comité de Calidad Líderes de los Procesos

Control de Mejoramiento

Control de Mejoramiento

Todos

Todos


No.

8.5.3

REQUISITO d - Determinar e implementar las acciones necesarias e - Registrar los resultados de las acciones tomadas f - Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas ACCIĂ“N PREVENTIVA a - Determinar las no conformidades potenciales y sus causas b - Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades c - Determinar e implantar las acciones necesarias d - Registrar los resultados de las acciones tomadas e - Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas

DOCUMENTO

REGISTRO

RESPONSABLE

Procedimiento de Mejora Continua

Control de Mejoramiento

Todos

Procedimiento de Mejora Continua

Control de Mejoramiento

Todos

Modelo de Matriz de Requisitos  

Modelo de matriz de cumplimiento de requisitos de la norma ISO 9001:2008