Page 1

HAPPENINGS From the Office of

MARCH 2013 In This Issue: 

Thank You


Flexible Spending Claims Grace Period


New Mandated Sexual Harassment

Human Resource Management

Thank You... We would like to thank everyone who a ended the HR Contact Meet and Greet  that was held on Feb. 19th in the LSU Bookstore. We had a great turn out and   enjoyed mee ng some new faces and catching up with others.   If you are an HR Contact who was unable to a end, we have the HR Contact   paperweights in our office in 110 Thomas Boyd Hall for those that did not receive  one. First come, first serve.    



Mandated Ethics Training


2013 Summary Plan Documents


Fingerprint Packets


New PLE Implementation


Payday Dates


ORP/403(B)/457 (B) Vendor Schedule


Financial Wellness Seminars


HR Contact Spotlight


Geaux Active


Development Opportunities

Flexible Spending Accounts Claims Grace Period The grace period to incur claims for the 2012 plan year is March 15, 2013. Any  claims incurred through March 15, 2013 MUST be filed to Boon‐Chapman no later  than May 15, 2013. If you incur a claim during the grace period and you s ll have a   balance in your 2012 account, you should con nue to use your debit card with   Boon‐Chapman in order to have the reimbursement paid from 2012 account. The debit  card will automa cally take the funds from the 2012 account if there is a balance   available. If you do not u lize the debit card op on, you can con nue to file a paper claim  with Boon‐Chapman.   You will con nue to have access to your online account through the grace period. You can  access this by logging on to the Boon Chapman website at First  me  users will enter their social security number, zip code, and Benny Card number for your  ini al login. This will allow you to check the status of your claims as well as your available  balance. 

                                                      HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM |  Page  1 

HAPPENINGS Mandated Yearly Sexual Harassment Training In the Louisiana Senate Concurrent Resolu on 107 passed in 2012, the Louisiana Senate resolved that all state   agencies should provide one hour of sexual harassment training to each public employee each year. Each LSU   classified employee, professional employee, faculty, other academic employee, con ngent/transients, graduate and  teaching assistant, and student worker must take the statutorily mandated sexual harassment training each year.   

To sa sfy the requirement, LSU has created the e‐course, Preven ng Sexual Harassment in the Workplace. This  course will teach employees how to define sexual harassment, iden fy poten ally harassing behaviors, recognize  forms of sexual harassment and partner with HRM in the complaint process at the University. To take this course, use  this link: h p:// Click yes to self‐enroll in this community   Moodle course. Once enrolled, click on the link that says Statutorily Mandated Sexual Harassment Training:   Preven ng Sexual Harassment In the Workplace. Then, click Enter. A er comple ng the e‐course, you will be able to  print out a cer ficate of comple on for your records. Please keep this cer ficate and follow your department’s   instruc ons for repor ng and compliance. It is not necessary to forward your cer ficate to HRM.    

You may contact the Office of Human Resource Management at 8‐8200 with any ques ons. 

Mandated Yearly Ethics Training As a reminder, in response to Louisiana Revised Statute 42:1170, all public employees are also required to complete  one hour of training on the Code of Governmental Ethics each year. Impacted employees include the following  groups: classified, professional, faculty, other academic, con ngents/transients, graduate and teaching assistants, and  student workers.    

The required training can be completed in one of two ways: 

By comple ng an online training course located on the Ethics Board website   (h p:// on/). Upon comple on, the employee will be provided with a cer ficate  that documents the comple on of the course. 


By a ending an instructor‐led session. A LSU ethics training liaison will deliver the required training in the Capital  Chamber (Room 329) of the LSU Union on June 11, 2013  at the following  mes: 9:00‐10:00 a.m. and 11:00 a.m.‐ 12:00 p.m. Registra on is required and can be completed by logging into myLSU. Click on "Employee Resources"  and then "HRM Training Programs." A er valida ng your personal informa on, click on "Training Programs" and  then select "Statutorily Required Ethics Training for Employees." 

According to the statute, failure to comply with the requirements of training cons tutes a viola on of the Ethics Code.  Any public employee who is found to have violated any provision of any law within the jurisdic on of the Ethics Board  can be removed, suspended, or ordered to have a reduc on in pay or demo on by the Ethics Board. The board can  also impose a fine of not more than ten thousand dollars, or both.   

You may contact the Office of Human Resource Management at 8‐8200 with any ques ons. 

New to the Office of Human Resource Management’s website… the 2013 Summary Plan Document for LSU First Health Insurance and the 2013 Summary Plan Document for the Flexible Spending Accounts.                                                       HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM |  Page  2 

HAPPENINGS Fingerprint Packets for Out-of-State Candidates Effec ve immediately, we will no longer mail fingerprint packets to   out‐of‐state candidates. This is due to the lengthy processing  me of   paper fingerprint cards through LA State Police.   Going forward, please follow the process outlined below for   out‐of‐state candidates who are unable to fingerprint at LSU PD prior  to start date and reloca on to BR: 



Wage Payroll 

March 15th 


Wage Payroll 

March 21st 


Academic Payroll 


Staffing Partner submits the candidate’s background check.  

March 28th  


Salary Payroll 


Upon receipt of a sa sfactory report from First Choice, provisional  hire approval* may be granted. 

March 28th  


Wage Payroll 


Staffing Partner e‐mails HR Contact with provisional hire approval  language*.   


Candidate must complete fingerprin ng at LSU PD within 3   business days of effec ve start date.  


Con nued employment is subject to sa sfactory results from   fingerprint background check. 

*Provisional hire approval through First Choice should only be used  when an out‐of‐state candidate is not able to fingerprint at LSU PD   prior to reloca on to Baton Rouge area.   Please contact the Office of Human Resource Management at   578‐8200 or if you have any ques ons about this process.  

Reminder: Civil Service Professional Level Exam (PLE) Implementation Current state employees who are applying for professional level jobs  that require a State Civil Service test score should be aware that the  current Professional Entry Test (PET) is being replaced. Administra on  of the new PLE began Friday, March 1, 2013, in the Baton Rouge   Informa on and Tes ng Office.   All scores currently ac ve for the PET will expire on Tuesday, April 30,  2013. You may apply for and take the new PLE during the transi on  period, but you will not receive grade no ces un l a er April 30, 2013.  On May 1, 2013, the PLE grades will become ac ve and may be used  to apply to posted vacancies. All new scores for the PLE will have an   expira on date of two years following the effec ve date of the test  score. There will be a limited transi on excep on period for using the  PET scores for PROMOTION ONLY of permanent classified state   employees un l May 1, 2015. Please visit the Louisiana State Civil   Service website for more informa on,   

March Vendor Schedules For ORP, 403 (B), 457 (B) Plans: All vendor  mee ngs will take place at 304 Thomas Boyd Hall.   *NOTE:  March 21st, TIAA‐CREF will be in 319   Student Union, Baritaria Room.   Tuesday

5 Deferred  

Compensa on Plan of LA 


6 MetLife  



Clyde Bohne  225‐765‐7576  Chris Burton  Ext. 2261  225‐926‐8082 ext.  10‐2pm  35507   10‐2pm

12 ING




21 ING

Brandon Goll  Mike So le  Julie Russell  225‐766‐8711  11‐2pm  

19 VALIC Mindy Lewis  225‐201‐1009   10‐2pm 

Brandon Goll  Mike So le  Julie Russell  225‐766‐8711  11‐2pm

TIAA‐CREF Kevin Porter  Mike Digiovanni  504‐644‐5013  10‐2pm  



Kevin Porter  Mike Digiovanni  504‐644‐5013  10‐2pm  

                                                      HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM |  Page  3 

HAPPENINGS Financial Wellness Seminars Upon employment, the majority of LSU employees are required to par cipate in one of the Louisiana  State Re rement Systems (LASERS, TRSL, or ORP). Employees who par cipate in these state re rement  systems do not contribute toward Social Security; therefore, cannot rely on Social Security to   supplement their re rement income. In an effort to bridge this gap in re rement income, the LSU   System Office offers the Supplemental Re rement plans (403(b) and 457) to eligible employees. This program is   designed to assist with financial security during re rement and allow employees to make tax‐deferred contribu ons  into the Supplemental Re rement Accounts.    In an effort to educate employees on how par cipa on in these re rement programs could assist in planning for their  financial stability through re rement, the Office of Human Resource Management will be offering a series of FREE   re rement planning and investment seminars. The Louisiana State University System’s Voluntary 403(b) and 457   re rement vendors  (ING, MetLife, TIAA‐CREF, VALIC and Louisiana Deferred Compensa on) will be conduc ng these  Financial Wellness Seminars and will available to assist employees with enrollment into this program.      Please see the schedule below for a list of seminars that will be available each quarter. Employees are encouraged to  enroll for a Financial Wellness Seminar through their myLSU accounts, under Employee Resources, HRM Training   Programs. We hope to see you there!  March 5, 2013:  10:00 a.m. & 2:00 p.m. in the Capital Chamber Room, LSU Union  “Basics of Inves ng” ‐ presented by TIAA‐CREF  When you’re beginning an investment strategy, you don’t have to know everything about the financial markets, but  you should grasp the essen als. Join us to find out techniques you can use when making investment decisions. Topics  will include se ng financial goals, realizing tax advantages, aiming to reduce risk with diversifica on, recognizing the  pi alls of market  ming and understanding the impact of expenses.  May 15, 2013:  10:00 a.m. & 2:00 p.m. in the Capital Chamber Room, LSU Union  “Re rement Income Strategies” ‐ presented by Valic  Imagine entering re rement not knowing how long your money will last. What if you couldn’t pay for food, housing or  fuel? What if you couldn’t pay for medical expenses? These are some of the uncertain es people face as they near  re rement. Come learn strategies so you can keep more of what you earn, minimize taxes and make the most of your  savings. Topics will include how economic challenges impact saving for re rement, how to manage the five risks of  re rement, and how the “Essen al Income Planning” process works.   July 10, 2013:  10:00 a.m. & 2:00 p.m. in the Capital Chamber Room, LSU Union  “Sandwich Genera on” ‐ presented by ING  The Sandwich Genera on may experience added financial pressures when planning for their own re rement. Topics  included will be basic budge ng, basic inves ng strategy, strategy for your children’s needs, and strategy for your  parent’s needs.  September 17, 2013:  10:00 a.m. & 2:00 p.m. in 225 Peabody  “Re rement Planning: An Ac on Plan for Baby Boomers” ‐ presented by Louisiana Deferred Compensa on  A end this seminar to learn helpful  ps and get sugges ons for crea ng a plan that may help you through the course  of re rement.                                                         HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM |  Page  4 

HAPPENINGS HR CONTACT SPOTLIGHT Name:   Maria Cruz Cazes   Hometown: Gramercy, LA   Educa on: Bachelor’s in Mathema cs and a  Master’s in Applied Mathema cs from  Nicholls State University  What do you do in your department,   including job  tle and area?  I am the   Business Manager in the Office of Accoun ng Services. I   manage various sec ons of our office, monitor the Accoun ng  Services budget, serve as HR contact, and handle ma ers   related to HR, personnel, and risk management. I also work  on other administra ve issues, assist with special projects,  and provide support to Donna K. Torres, Associate Vice   Chancellor for Accoun ng and Financial Services.   How long have you been with LSU?  This February makes it 9  years! To be honest, I can’t imagine being anywhere else.   What has been your most sa sfying or rewarding experience  as an HR professional?  I get most of my sa sfac on from  being part of a team and being counted on as someone who  can and will “make it happen.” Being able to provide data and  informa on that present “the good, the bad, and the ugly” of  a situa on is something I feel is of valuable and importance in  making sound decisions in everyday life. I always tell myself  that it’s easy to do the wrong thing, but hard to do the right  thing. When you are part of the HR world, keeping this   concept front and center is key and pays off in the long run  and in the big picture.   What do you like most about working at LSU?  Undoubtedly,  I love the friendships and rela onships I have formed over the  years. They may not know it, and I probably don’t share my  feelings o en enough… but they are directly responsible for  my personal and professional growth I have achieved over the  years. Being around such a diverse group of staff and students  at different stages of their careers and lives keeps me thinking  24/7 and in constant learning mode. “The only constant is  change” ‐ another one of my favorite sayings.         Tell us something interes ng about yourself.  One of the  most interes ng things about me relate to my heritage. I hold  dual ci zenship as I was born in Cadiz (Rota), Spain on a naval  base. I was born the daughter of an awkwardly shy and   modest man from a small southern town in Louisiana (St.  James parish – Bonfire Capital of the World) and a very free  spirited, friendly, loud, and full blooded Spanish woman. For  those who know me, it really does give some insight to my  personality and why I am the way I am. I hold the exact same  name as my mom – Maria Cruz Cazes. Since I was female, I  didn’t have the luxury of having that “Jr.” behind my name.  And ironically, not a single family member called me or my  mother by Maria but rather “Big Mary” or “Li le Mary.” And  of course, being from a small town, everyone had a nickname  – most of my friends call me Ri or RiRi.    


We hope you will enjoy The Happenings, Geaux AcƟve sec on. Here you will find great  ps for leading a healthier  lifestyle. We encourage our faculty and staff to take an   ac ve approach in his/her quest for health and well‐being.  

Weight Watchers on Campus Since June of 2012,  faculty, staff, and students from all  over campus have been mee ng in the Walk Room in  the Engineering Lab Annex on Wednesdays. Weigh‐in is  at 11:30a.m. followed by a mee ng at noon which ends  promptly at 12:30p.m. These dedicated members have  made small, sustainable lifestyle changes that have  helped them move closer to a personal goal.  Collec vely  the group has lost 500+ pounds. To find out how you too  can feel healthier, contact Ellen Stevens at 225‐341‐0162  for program details. 

Healthy Food Options on Campus Trying to eat healthy at work can some mes be a   challenge especially when you haven’t had  me to   prepare something to bring from home. Fret no more!  LSU Dining’s website offers an Interac ve Nutri onal  Analysis Report for all of their food choices at over 30 of  their loca ons.   To use the tool, go to the LSU Dining Website, scroll over  “Menus” and select “What’s on the Menu?” You can  then choose your loca on, type of meal (breakfast,  lunch or dinner) and it will generate a list of the menu  op ons including, por on size and nutri onal   informa on. It also provides different codes to let you  know more about the food such as, if the food has   balanced nutrients & por on size, or if it’s appropriate  for vegans or for vegetarians.    This tool makes ea ng out and ea ng healthy a snap!  Check it out today! h p:// show.cfm?cmd=menus2.  If there are any health/fitness topics that you would like to see  in upcoming issues, please e‐mail them to  

                                                      HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM |  Page  5 

Upcoming Opportunities Post Award Administration Training

March 4th | 8:15 — 2:30pm  March 18th | 8:15 — 2:30pm  April 1st | 8:15 — 2:30pm  April 15th | 8:15 — 2:30pm  April 29th | 8:15 — 2:30pm 

March 19th | 9 — 11am  April 24th | 9 — 11am 

Basics of Investing Seminar March 5th | 10 — 11am  March 5th | 2 — 3pm   

Personnel Activity Reports (PAR) March 20th | 9:30 — 11am  April 23rd | 9:30 — 11am   

Property/Fleet Management Training March 21st | 9:30 — 11:30am  April 11th | 9:30 — 11:30am 

Sponsored Programs System (SPS) Training

March 5th | 9 — 10am 

March 26th | 9 — 11am 

Family Medical Leave Act (FMLA)

Intro to Sponsored Programs

March 6th | 9 — 11am 

April 3rd |9 — 10:30am 

Invoice Processing

Excellence in Customer Service

March 6th | 9:30 — 11:30am  April 10th | 9:30 — 11:30am 

April 9th | 2 — 4pm 

Budget and Planning

Payroll Processing Procedures

Violence Free Workplace

April 10th | 10 — 12pm 

March 6th | 9:30 — 11am 

GLS & Reporting Tools

LaCarte Purchasing Card

April 18th | 9:30 — 11:30am 

March 12th | 9:30 — 11:30am  April 16th | 9:30 — 11:30am 

April 18th | 9 — 11:30am 

Travel Expense Reimbursement

March 14th | 9:30 — 11:30am  April 25th | 9:30 — 11:30am   

Effective Time Management March 19th | 1 — 4pm   

Positive Discipline Completing Form I-9 April 23rd | 9 — 11am  April 23rd | 1 — 3pm  April 24th | 9 — 11am  April 24th | 1 — 3pm   

Benefit Basics for HR Contacts April 25th | 9 — 12pm 

To register for a Training and Development class, log into myLSU. Click on ‘Employee Resources’ and  then ‘HRM Training Programs’ from the le  hand menu. You will be asked to validate your personal   informa on. Then, click on ‘Training Programs’ from the top menu. Choose your selected class and  date. Click ‘register.’ You will receive an email confirma on.  


New Employee Orientation

If you do not receive a confirma on or are put on a waitlist, please e‐mail the   Training & Development Coordinator, Chynsia Jenkins at or call  her at 225‐578‐8333.                                                          HRM |110 Thomas Boyd Hall |T: 225‐578‐8200 | F: 225‐578‐6571 | Office Hours: 8‐4:30 PM |  Page  6 

HRM Happenings March 2013  

HRM Monthly Newsletter

HRM Happenings March 2013  

HRM Monthly Newsletter