Page 1

Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Refonte Intranet Documentation Utilisateurs – Service Informatique

18/02/13

lundi 18 fĂŠvrier 2013

Page 1 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Avant-Propos Ce document traite la refonte de l’intranet . Il est décliné en trois catégories destinées à accompagner les salariés de l’entreprise à appréhender l’utilisation de cet outil. Cette documentation est à l’attention des utilisateurs.

Table des matières Avant-Propos ...........................................................................................................2 Présentation de l’intranet ...........................................................................................3 Les acteurs de l’intranet .......................................................................................3 L’ergonomie du site ................................................................................................5 Page d'accueil de l'intranet ....................................................................................5 Les Sous-Sites ....................................................................................................6 L’espace communauté: .........................................................................................7 Les Outils de l’intranet ............................................................................................9 L'Annuaire .........................................................................................................9 Naviguer dans l’annuaire ..................................................................................... 10 La médiathèque ................................................................................................ 12 Les imprimantes ............................................................................................... 13 Interactivités ...................................................................................................... 15 S’inscrire à une newsletter .................................................................................. 15 Participer au forum de discussion .......................................................................... 15 Mettre en avant du contenu ................................................................................. 16 L’espace personnel ............................................................................................ 16 Visuel divers ....................................................................................................... 18 Index ................................................................................................................... 19

lundi 18 février 2013

Page 2 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Présentation de l’intranet

L’intranet est disponible à l’adresse ci-dessous : Les utilisateurs y accèdent avec leur compte de messagerie Outlook. Ils doivent connaitre leur mot de passe ou suivre la procédure de mise à jour de ce dernier.

Les acteurs de l’intranet

Les Utilisateurs : Les utilisateurs de l’intranet n’ont pas un rôle passif. Des options et des outils sont à disposition pour aider les utilisateurs à participer à cet outil. L’ajout de TAG qui permet une navigation personnalisée ou encore la participation aux forums de discussion J-Nov, Véco2 et Presque accidents permettent à l’utilisateur de ne pas être passif.

Par ailleurs, chaque visiteur dispose d’un espace dédié en accédant à son site personnel. (Voir Interactivités)

Les approbateurs :

Les collaborateurs ont pour rôle de faire vivre l’intranet. Cela passe par la mise à jour de contenu, la participation aux espaces collaboratifs ou à la remontée d’informations dans l’annuaire. Cidessous est abordée l’utilisation de l’outil.

Mettre à jour un article

Approuver des commentaires

Alimenter les bases de documents

: Responsable de la partie Direction commerce général.

o

Publication d’articles

o

Gestion documentaire de l’outil La BOUM

o

Approbateur des idées J-Nov

o

Modérateur de la médiathèque

: Responsable des parties Direction Général et Direction Administrative et Financière

lundi 18 février 2013

Page 3 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

o

Publication d’articles

o

Gestion documentaire des outils Info et Le dossier du mois

: Responsable de la partie Direction Réseau, Négoce et Monétique o

: Responsable de la partie Direction Ressources Humaines o

Publication d’articles

o

Gestion documentaire des outils Documentation RH et Organigramme RH

: Responsable de la partie Direction Sécurité Logistique o

Publication d’articles

o

Approbatrice des idées Véco2

: Responsable de la partie Comité d’Entreprise o

 

Publication d’articles

Publication d’articles

: Responsable de la gestion documentaire Gouvernance : Approbateur des idées Presque-Accidents

Les administrateurs : Ils ont pour objectif de garantir le bon fonctionnement du site. La maintenance est assurée par le Service Informatique d’.

lundi 18 février 2013

Page 4 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

L’ergonomie du site Page d'accueil de l'intranet

La page d'accueil est la première page à laquelle vous aurez accès. Elle constitue le corps de la navigation du site. Sont rassemblés ici tous les éléments et repères visuels qui permettent à un utilisateur de naviguer simplement et rapidement. Vous y trouverez également toute l’actualité de l’entreprise, les derniers articles sont centralisés afin d’accéder rapidement à l’information qui vous intéresse. Vous trouverez également les derniers « le dossiers du mois » et « Infos »

5 6 2

3

7

1

4

Vue (Page d’accueil Intranet)

La page en détail :

1°) les derniers articles mis en ligne de chaque direction

2°) La navigation centrale du site (ici survolée, est répliquée sur chaque page (Sauf cas contraire)

lundi 18 février 2013

Page 5 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

3°) Accès aux différents outils de l'intranet

4°) Une partie « Recherche », répliquée sur toutes les pages de l'intranet

5°) Un identifiant de connexion, répliqué sur toutes les pages de l'intranet

6°) Un "Breadcrumb" (Ou Fils d'Ariane), répliqué sur toutes les pages de l'intranet (Vous permet de vous situer dans l'arborescence)

7°) Un logo "?" d’aide, répliqué sur toutes les pages de l'intranet

Les Sous-Sites

Vue (Direction Commerce Général)

Ce que l’on nomme Sous-Site correspond à toutes les parties traitées indépendamment de la principale. Cela comprend les entités de chaque direction. Afin d’appréhender ce concept chaque sous-site dispose d’un code couleur et d’un logo qui lui est propre. Les pages en détails :

Navigation latérale gauche o

Une colonne "Catégorie" spécifique à chaque direction pour accéder aux articles classés par catégories.

o

Une colonne "Archives" pour accéder à l'historique de contenu.

lundi 18 février 2013

Page 6 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs o

Une colonne "Liens" facilitant l'accès aux différents outils de l'intranet et aux outils spécifiques de chaque direction.

o

Ex : La direction Commerce général profite de deux liens supplémentaires pour accéder aux outils "Mensualisation", et "Boite à outils Marketing"

Navigation centrale o

Le corps sera composé des articles

o

Mise en avant : 

Du titre de l'article

De l'auteur de l'article

De la date de publication

De la catégorie de l'article

De son contenu

Un accès rapide aux flux RSS* et l'inscription à la Newsletter** sera disponible en bas de page

Elle accueille 4 articles suivis d'une pagination pour accéder aux anciens articles

Navigation latérale droite o

Une colonne "A propos de ce blog" proposant un éditorial sur le contenu de la sousdirection ciblée.

o

Une colonne "Annuaire" (Présente uniquement sur la direction général) pour accéder à une recherche rapide dans (l'annuaire )

L’espace communauté: Il est organisé en forum de discussion, espace de communication intra-entreprise. On y trouve des systèmes de boites à idées, ou des classements par secteurs d'activités et / ou géographiques Les pages en détails : 

Navigation centrale :

o Une thématique donnée contenant : 

Un objet

Un corps

Un nombre de réponses

Une date de création

Une option de réponse rapide

lundi 18 février 2013

Page 7 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Vue (Espace communauté J-Nov : Idée soumise)

Volet de visualisation de la discussion en cours :

o o o o

Publié par Une date de publication du message Un corps, désigne le contenu de la discussion Une option de réponse qui permet de citer le contenu cible

o Les sous-réponses de la thématique

Vue (Espace communauté J-Nov : Réponse)

lundi 18 février 2013

Page 8 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Les Outils de l’intranet L'Annuaire L’annuaire est mis à jour par le service informatique. Il est amené à évoluer dans le temps.

Vue (Annuaire )

L'annuaire se décompose en 5 entités : 

Annuaire : Regroupe les salariés de l'entreprise o

Une photo

Un prénom

Un nom

Son adresse de messagerie

Son numéro de téléphone

Sa localisation

Sa fonction

Annuaire filiales o

Chaque salarié dispose d'une fiche signalétique. Cette dernière contient :

Regroupe les contacts des filiales fréquemment contactées : 

Un Prénom

Un Nom

L'appartenance à une filiale

Son adresse de messagerie

Son numéro de téléphone

Annuaire externes o

Regroupe les contacts externes à la société :

lundi 18 février 2013

Page 9 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Un Prénom

Un Nom

L'appartenance à son entreprise

Son adresse de messagerie

Son numéro de téléphone

Annuaire des sites et des dépôts o

Regroupe les sites et les dépôts d' 

Sa localisation

Sa fonction (Site / Dépôt / Bureau)

Un numéro de téléphone fixe

Un numéro de fax

Une adresse

Un numéro Siret

Annuaire internet o

Regroupe les sites fréquemment utilisés par les salariés de l'entreprise 

Un Nom

Une adresse Web

Une remarque pour apporter des détails sur le contenu du site ciblé

Naviguer dans l’annuaire

Les différentes vues :

Pour naviguer dans les sections de l’annuaire plusieurs possibilités s’offrent à vous. Une recherche complète sur une fiche ou l’accès à différentes vues.

Pour naviguer dans les vues, il vous suffit de cliquer sur le fil d’Ariane situé en haut du site comme ci-dessous :

lundi 18 février 2013

Page 10 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs Utiliser la recherche :

Une autre solution consiste à passer par le centre de recherche. Ce centre permet d’effectuer des recherches poussées. Différents critères sont susceptibles d’être requêtés, du classique « Nom – Prénom » jusqu’au « Numéro de Siret ».

Pour accéder à cette recherche, trois liens sont disponibles sur toutes les pages : le centre de recherche répliqué deux fois, et la recherche dans l’annuaire. La différence entre les deux est simple : le centre de recherche va tenter de récupérer les résultats de votre demande sur tout l’intranet. En comparaison la recherche dans l’annuaire ne récupérera les informations que dans la partie annuaire.

Exemple : Je souhaite récupérer les informations concernant un numéro de téléphone à savoir le «

03 83 91 36

34 ».

Une fois ma recherche lancée, le moteur m’indique automatiquement les résultats liés à cette demande. Ici nous pouvons constater que nous avons accès directement à la fiche de MR Cusset mais également à la vue Annuaire filiales qui contient aussi ce numéro.

lundi 18 février 2013

Page 11 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs Trier des éléments :

Pour faciliter d’avantage la navigation dans l’annuaire vous pouvez filtrer des éléments directement sur les colonnes concernées. Cela permet de trouver un ou plusieurs éléments rapidement sans passer par une recherche externe. Sur chaque colonne de l’annuaire vous trouverez (au survol) la possibilité de trier par ordre croissant / décroissant, mais sur le contenu de la colonne cible. Le but ici n’est pas de filtrer les colonnes Nom et Prénom qui retourne un trop grand nombre de résultats mais plutôt les colonnes « Société » ou « Ville » par exemple. (Cette méthode s’applique à toutes les listes de l’intranet)

La médiathèque

La médiathèque rassemble les contenus visuels de la société . La mise en ligne de visuels est soumise à l'approbation. Cette médiathèque se veut un espace sur lequel les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux visuels les plus utilisés et partagés.

lundi 18 février 2013

Page 12 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Vue (Outil Médiathèque)

Navigation centrale : o

Un rappel visuel central : mise en évidence des dernières images insérées dans la médiathèque

o

Une navigation par dossier qui amène aux sous-dossiers de la médiathèque

Les imprimantes

Toutes les imprimantes sont disponibles directement sur l’intranet. Ceci permet de faciliter l’installation de celles-ci. La recherche d’une imprimante est simple, elles sont toutes classées par « Agences » puis par « Site ». Ainsi pour installer une imprimante numéro 24700 situé au 1er étage de bureau de Bordeaux :

Cliquer sur le + de « Agence : Atlantique »

Cliquer sur le + de « Site : BORDEAUX »

L’imprimante cible « RMFRALVI24700 » est ci-dessous survoler

Cliquer sur le Nom de l’imprimante pour télécharger le fichier

Une fois téléchargé, double cliquer sur le fichier présent dans le dossier

lundi 18 février 2013

Page 13 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Vue (Outils Imprimantes)

lundi 18 fĂŠvrier 2013

Page 14 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Interactivités S’inscrire à une newsletter

Une newsletter est un système permettant de suivre l’actualité d’un blog ou d’un site. Appliquer au contexte de l’intranet ce système permet de suivre l’actualité des articles. A chaque publication vous êtes informé directement par mail de la mise en ligne de ce dernier. Ce suivi s’effectue selon le Site ou la catégorie cible.

Pour mettre en place ce type d’alerte : 

Sur le blog ou la catégorie souhaitée cliquez sur « M’avertir »

Vous pouvez ensuite configurer votre alerte

Définir le Titre de l’alerte

Sélectionnez

la

cause

de

votre

notification 

Sélectionnez le filtre de notification

Enfin renseignez la fréquence

Une fois validée vous recevrez en fonction de vos critères un mail dans votre boite Outlook dont le sujet sera la publication de contenu.

Participer au forum de discussion

Les sections communautaires vous laissent la possibilité de participer aux sujets de discussion. Vos demandes sont soumises à l’approbation des personnes responsables. Ces tickets sont gérés grâce à un statut de publication, qui définit selon les cas si votre demande apparaît ou non en ligne. Dans l’attente de cette validation cette demande n’est visible que par vous, les administrateurs et les approbateurs. Pour assurer le suivi de cette demande, les personnes responsables sont automatiquement alertées par mail lorsque que vous soumettez une proposition. De ce fait, votre participation est toujours tracée.

lundi 18 février 2013

Page 15 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs Mettre en avant du contenu

Ajouter un TAG :

Les TAG permettent de cibler un article par un ou plusieurs mots clés. Cela facilite la navigation d’un utilisateur. Pour ce faire une fois sur l’article de votre choix : 

Cliquez sur « Balises et Notes »

Si des TAG sont déjà référencés vous les verrez apparaitre dans le champ.

Tous les TAG sont séparés par des « ; »

Si des mots clés sont déjà référencés tapez les premières lettres de votre mot, SharePoint vous proposera automatiquement des solutions.

Eventuellement si vous souhaitez baliser un contenu pour vous uniquement cliquez sur l’option « Privées » afin que personne ne puissent voir votre balise.

L’espace personnel Chaque utilisateur dispose d’un espace personnel. Cet espace permet de rassembler toutes les informations liées à l’interaction de chacun. L’accès se fait à l’adresse suivante avec les mêmes identifiants que l’intranet : Vous trouverez sur cet espace : 

Un blog personnel

Une bibliothèque de documents dédiés

Une bibliothèque d’images dédiées

Un espace de note : Petit commentaire à publier selon un nombre limité de caractères

lundi 18 février 2013

Page 16 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs 

Les TAG et objets balisés sur l’Intranet

Les activités récentes

Le partage d’informations avec les personnes de votre ou de vos groupes

lundi 18 février 2013

Page 17 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Visuel divers

Vue (Sécurité logistique)

Vue (Véco2)

Vue (Tag d’un élément)

Vue (Médiathèque)

Vue (Outil La BOUM)

lundi 18 février 2013

Page 18 sur 19


Refonte Intranet Documentation Utilisateurs

Index

A *Active directory : est la mise en œuvre par Microsoft des services d’annuaire LDAP, sur les systèmes d’exploitation Windows.

B Breadcrumb : Une aide à la navigation sous forme de signalisation de la localisation du lecteur dans un document (très souvent une page, un site Web).

F Flux Rss : ou flux de syndication : ce contenu est produit automatiquement (sauf cas exceptionnels) en fonction des mises à jour d’un site web Footer : Fait référence au pied de page d’une page Web

H Header : Fait référence à l’en-tête d’une page Web

N Newsletter : Ou lettre d’information est un document d’information envoyé de manière périodique à une liste de diffusion

P Pagination : se réfère à la division d’un document en plusieurs pages

S SharePoint : Suite applicatif Microsoft pour du travail collaboratif en mode Web SPD : Diminutif de SharePoint Designer

lundi 18 février 2013

Page 19 sur 19

Documentation Intranet Sharepoint : Utilisateurs  

Une documentation pour aider les utilisateurs à se servir de Sharapoint dans le cadre d'un intranet

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you