178
Ghidul firmei de exerciţiu – Cea mai bună practică! 1. Prezentarea activităţii firmei din cursul anului şcolar viitorilor angajaţi. În cadrul acestor prezentări, se vizitează departamentele, se urmăreşte modul de lucru şi circuitul documentelor, se face schimb de experienţă între actualii şi viitorii angajaţi din firmă. 2. Sesiuni de instruire susţinute de către angajaţii care predau firma, cu anumite tematici: modul de desfăşurare al tranzacţiilor, primirea – arhivarea documentelor, funcţionarea programelor informatice/ soft-ul de contabilitate, pregătirea participării la târguri, planul de afaceri, managementul calităţii etc. 3. Descrierea posturilor În cadrul fiecărui departament, se va realiza o descriere schematizată dar completă a posturilor, pentru a prezenta succint activităţile şi sarcinile fiecărui angajat, în vederea transferului eficient de cunoştinţe. 4. Fişe de pregătire a personalului Fiecare angajat va completa o fişă pentru pregătirea viitorilor colaboratori, în care se descriu sarcinile individuale, activităţile din departament, procedurile de lucru, modul de utilizare a echipamentelor electronice etc. 5. Folderul „Managementul cunoştinţelor” În laboratorul firmelor de exerciţiu se lucrează, de regulă, în reţea, fapt ce permite accesul tuturor angajaţilor la informaţiile sistematizate în foldere şi fişiere. Astfel, se pot organiza informaţiile privind: • organigrama/regulamentul de organizare şi funcţionare; • fişele/ descrierile posturilor; • machetele formularelor şi ale documentelor (tipizate); • descrierile proceselor economice şi financiare; • procedurile de lucru; • programele de învăţare. 6. Programe de învăţare Programele de învăţare au ca scop însuşirea individuală de către angajaţi a cunoştinţelor necesare realizării sarcinilor specifice posturilor. Ele pot fi realizate de profesorul coordonator, împreună cu angajaţii firmei şi se pot referi la: • Cum se înregistrează comenzile şi facturile de vânzare? • Cum folosim un soft de contabilitate? • Ce documente se folosesc în departamentul Resurse umane? • Care sunt atribuţiile angajaţilor din departamentul Marketing? 7. Fişa de management al cunoştinţelor Acest document conţine toate informaţiile de interes general pentru angajaţi. În el pot fi salvate: datele de identificare a firmei de exerciţiu, informaţii despre firma-mamă, adresele paginilor web importante (ROCT, ECONET), informaţii bancare, parole etc. Rotaţia posturilor asigură: • varietatea sarcinilor; • reducerea monotoniei; • excluderea rutinei; • instruirea permanentă; • flexibilitatea angajaţilor; • identificarea „omului potrivit la locul potrivit”. Se realizează astfel creşterea gradului de cunoaştere a conţinutului diferitelor posturi, valorificarea aptitudinilor individuale şi posibilitatea de înlocuire a unui angajat, când acesta lipseşte.