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MANUAL DE RECIBO Y DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES

ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL

ELABORADO POR: OLGA LILIANA GONZALEZ LAURA JULIANA GOMEZ NATALY COY VALENCIA

APRENDICES SENA TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

2014


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CONTENIDO PAG 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

INTRODUCCION OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS MISIÓN VISIÓN ORGANIGRAMA RADICACION DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES EN LA ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL 8. RECIBO Y DESPACHO DE COMUNICACIONES 7.1 Recibo de documentos 7.1.1 Registro de correspondencia recibida 7.1.2 Clasificación de la correspondencia 7.1.3 Procedimiento a seguir al recibir 7.1.4 Radicación 7.2 Despacho de documentos 7.2.1 Consecutivo de correspondencia 7.2.2 Descargue de correspondencia

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9. ANEXOS 10. GLOSARIO 11. BIBLIOGRAFIA

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INTRODUCCION

La vida de las personas se rige por deberes y derechos que en el trascurso trae dificultades o necesidades y una de ellas es la salud, la historia de la salud en nuestro país no es muy buena, ya que ha tenido conflictos en donde los más afectados son los usuarios, pero son estos que hacen que un hospital funcione y además generan una historia clínica en donde se tiene la información que se debe manejar prudentemente, y fuera de eso se generan documentos en donde se gestionan recursos para que el hospital de mejores servicios, así funciona un hospital en nuestro país. Es por eso que en nuestro municipio existe un hospital de primer nivel que presta servicios a toda la comunidad sin ninguna discriminación y que años atrás comenzó a mejorar en la parte administrativa en dar la pelea por plantear un archivo en donde se tenga en cuenta la normatividad en el manejo de las historias clínicas y en el recibo y despacho de las comunicaciones para prestar un mejor servicio a los usuarios. Pero esta labor no es nada fácil, ya que se tiene que empezar por conocer el manejo sobre el recibo y despacho de las comunicaciones, es por eso que este manual pretende cumplir con este objetivo dentro de la ESE Hospital San Vicente de Paul, para comenzar a funcionar mejor en los servicios que presta como en gestionar recursos para la institución.


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1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar el manual de recibo y despacho de comunicaciones oficiales de la ESE Hospital San Vicente de Paul para dar un buen funcionamiento al archivo, para generar un buen servicio en el manejo de las historias clínicas y demás actos administrativos que se generen.

2. OBJETIVO ESPECIFICOS   

Crear el manual de recibo y despacho de comunicaciones oficiales de la ESE Hospital San Vicente de Paul. Dar a conocer a todo el personal que labora en el Hospital sobre el buen manejo de las comunicaciones oficiales. Mejorar el buen servicio de la ESE Hospital San Vicente de Paul en las historias clínicas y actos administrativos que generan.


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3. MIISION El Hospital san Vicente de paúl es una entidad pública del sector de la salud que esta comprometida al mejoramiento de la calidad de vida del estado y las condiciones de salud de la población del municipio de Génova, ofreciendo los servicios de promoción de salud.

4. VISION Ser el Hospital líder en el ámbito regional en la prestación de servicios de salud, que cubran las expectativas de todos y cada uno de los usuarios de nuestra región.

5. ORGANIGRAMA


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GESTION ESTRATEGICA

PROCESO MISIONAL URGENCIAS Y HOSPITASLIZACION

CONSULTA AMBULATORIA

• • • • •

MEDICINA GENERAL PYP ODONTOLOGIA APOYO DIAGNOSTICO APOYO TERAPEUTICO

• • •

URGENCIAS HOSPITALIZACIO N TAB

PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO

GESTON FINANCIERA

CONTABILIDAD TESORERIA FACTURACION ALMACEN PRESUPUESTO COSTOS

GESTION ADMINISTRATIVA

TALENTO HUMANO. SERVICIOS GENERALES.

GESTION DE INFORMACION

SISTEMAS SIAU GESTION DOCUMENTAL

*Control interno *Calidad SOGC *Auditori a Medica * Asesor Jurídico


7 JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA

ASESOR JURIDICO

ASESOR CONTROL INTERNO

ASESOR CALIDAD

AUDITORIA MEDICA

AREA DE APOYO

AREA MISIONAL

CONSULTA AMBULATORIA

MEDICINA EN GENERAL

PYP- PROMOCIร“N Y PREVENCION

ODONTOLOGIA

AURGENCIAS Y HOAPITALIZACION

URGENCIAS

HOSPITALIZACION

TAB (Transporte Asistencial Bรกsico)

GESTION FINANCIERA

GESTION ADMINISTRACION

CONTABILIDAD

TALENTO HUMANO

SISTEMAS

SERVICIO GENERAL

SIAU

TESORERIA

GESTION DOCUMENTAL

FACTURACION ALMACEN

APOYO DIAGNOSTICO COSTOS APOYO TERAPEUTICO PRESUPUESTO ENFERMERIA PSICOLOGIA

GESTION INFORMACION

MANTENIMIENTO CELADURIA Y PORTERIA ASEO Y LAVANDERIA


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6. RADICACION DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES EN LA ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL El despacho y recibo de correspondencia se realiza mediante un cuaderno que va dando un consecutivo, e igualmente la correspondencia que llega al Hospital pasa por la gerencia y de ahí se reparte a las dependencias correspondientes. 7. RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS 7.1 Recibo de documentos 7.1.1 Registro de correspondencia recibida Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas. Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.

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CORRESPONDENCIA PERSONAL

En el sobre generalmente, aparece impresa la palabra CONFIDENCIAL o PERSONAL. 2. CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus directivos o empleados

3. CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa.

7.1.2 procedimiento a seguir al recibir -

Correspondencia personal

No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.


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-

Correspondencia publicitaria

Si los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa, se les imprime la fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el contenido de la publicación. Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatario respectivo. -

Correspondencia empresarial

Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente. Apertura de sobres Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre, colocando de frente. Luego se procede a comparar: La fecha que trae el documento con la impresa por el correo en el sobre. Si son muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de plástico. La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez y debe devolverse. La dirección del remitente; si no la trae el documento debe registrarse manuscrita en la parte inferior de la hoja. La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe informar a la empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve la comunicación. 7.1.4 Radicación Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste es manual. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación. Los datos que contiene el sello pueden ser los siguientes: ·

No. De Orden

Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año. ·

Fecha de Recibido

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la fecha del día en que se realiza el registro. ·


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7.2 Despacho de documentos Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia que generen, lo hará la oficina encargada.

Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a: Presentación de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho. Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre otros. Impreso de firmas autógrafas: En originales y copias. 7.2.1 Consecutivo de correspondencia Es la recopilación numérico-cronológica de todas las copias de la correspondencia despachada 7.2.2 Descargue de la correspondencia Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las últimas casillas del formato. Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva. 8.9.2 Características de redacción y presentación Se recomienda que cada organización establezca tanto los datos que considere necesarios y relevantes, de acuerdo con las particularidades de su perfil y operación, así como el formato o formulario que más se ajuste a dichas necesidades, el cual puede conservarse en forma física o digital o ambas.


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Anexos CARTA U OFICIO


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ACTA DE REUNIÓN


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CIRCULAR


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CONVOCATORIA


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HORARIO DE ATENCION DEL ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL Lunes a viernes: Jornada de la mañana: 8:00 am – 12:00 pm Jornada de la tarde

Sábados:

: 2:00 am – 5:00 pm

Jornada de la mañana: 8:00 am – 1:00 pm

SOFTWARE DE CORRESPONDENCIA PARA LA ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAÚL (PROPUESTA)

INTRODUCCIÓN

Es una solución integral para la Administración, Gestión y Control de Sistemas de Información Documental, es un software especializado en la administración y manejo documental y archivístico que permite a través de la Gestión Electrónica del Documento operar de forma ágil el Centro Documental de su empresa, adecuado para la conservación de la memoria institucional aplicando Organización y Normalización a su archivo; basado en los conceptos de Gestión Documental de acuerdo a la ley general de archivo. Brindando una solución integral a través de los diferentes módulos que componen la aplicación permitiendo así llevar la trazabilidad de ciclo de vida del Documento tanto para el sector público como privado.


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VENTAJAS

 Le permite la administración de un centro documental, el control de préstamo de sus documentos físicos.  tiene la posibilidad de tener una solución integral sobre la documentación generada por su sistema de calidad.  Asegurar que todos estos registros están siendo almacenados bajo los criterios legales que cobijan su organización.

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES Módulo captura o producción: Permite la digitalización directa o por lotes permitiendo la clasificación de acuerdo a la estructura documental preestablecida (Series, Subseries, Tipos Documentales) , genera la captura, indexación ,control de calidad en formatos Multitiff para ser exportados en su consulta a WEB a formato JPG permitiendo compresión de imágenes y transporte eficiente del archivo digital. La indexación es posible realizarla por índices o descriptores para su búsqueda posterior vía Intra/Internet. Módulo Consultas: Permite búsquedas por usuarios y/o grupos de usuarios previamente creados en el módulo de seguridad, generando la posibilidad de efectuar consultas por los índices previamente definidos en la estructura documental. Es posible parametrizar 9 índices y un campo descriptor de 340 caracteres. Son posibles las búsquedas por carpetas y/ documentos participes de las carpetas así como información activa – Inactiva (Definida previamente en las tablas de retención documental ) Módulo Malla de Seguridad: Permite Generar la Estructura Organizacional identificando Dependencias, Cargos, Funcionarios y Grupos de acceso.


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> Se puede parametrizar: Intentos de logueo, cambio de clave y login al inicio del primer inicio de sesión, longitudes máximas y mínimas de contraseña, caducidad de contraseña y indicación previa de la misma, inactivación contraseña por no logueo, historial de contraseñas, inactivación temporal y permanente de usuarios, creación de usuario de seguridad. > Bitácoras de acceso indicando estado del usuario, dirección en la red, inicio – fin de sesión, auditoria de fallas intencionales de acceso. > Creación y verificación de Backup hacia y desde la base de datos.

Módulo Acceso vía Intra/Internet : > Una vez creados los usuarios en el Modulo de Malla de Seguridad, se identifica el acceso al sistema de Consulta de Carpetas y Documentos permitiendo generar los mismos mecanismos de búsqueda mediante índices yo descriptores. > Las imágenes capturadas en formato Multitiff se convertirán a formatos mas livianos para su despliegue en el Browser que posee el usuario que genera la petición previa validación de acceso al sistema Docunet ( Document Express), esta actividad significa un mayor consumo en recursos por parte del servidor WEB , y poco consumo en el transporte de las imagenes sobre la WAN. >Si los usuarios no poseen Intranet es posible accesar la consulta desde el escritorio del sistema operativo mediante un acceso directo a la red. Módulo Administración Documental (configuración Sistema) >Permite parametrizar la estructura documental definida por clasificación :( Series, Subseries , Tipos documentales ) indización, tablas de retención documental ( Ciclo vital del documento ) , plantillas en formatos electrónicos EDM ( Word, Excel, Powerpoint, PDF etc ) inventario de carpetas y documentos, parametrización del Workflow documental desde los procedimientos estandarizados en la organización . Control al préstamo documental físico Una vez creados los usuarios en el Modulo de Malla de Seguridad.


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8. GLOSARIO

Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto. Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensación Familiar. Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica. Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar. Asunto: Síntesis del contenido de la comunicación. Bibliografía: Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos. Capítulo: División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto. Cargo: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento. Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Circular: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. Cita: Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla. Código: Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, encaso que exista.


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NOTA Antes llamado también número, referencia o consecutivo. Conclusiones: Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica. Constancia: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad. Contenido: En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los números de las páginas donde se encuentran. Convocatoria: Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión. Copia: Fiel reproducción del documento. Cubierta: Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada. Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en una reunión. Despedida: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación. Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación. Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento. Encabezamiento: Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento. Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas. Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.

Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación. Experiencia: Práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo Figura: Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas. Foliar: Acción de numerar las hojas. Folio: Hoja.


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Fuente o tipo de letra: Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento. Fuente bibliográfica: Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema. Glosario: Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento. Ilustración: Representación de un objeto. Tabla, figura u otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto. Índice: Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicación en el texto. Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos. Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Interlínea libre: Renglón sin escritura. Introducción: Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso. Líneas especiales: Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor. NOTA No están presentes en todos los documentos organizacionales. Logotipo: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación. Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa. Material complementario: Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuesta, diapositivas, planos entre otros. Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.


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Memorando: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos. Mensaje electrónico: Comunicación escrita, a través de la Internet. Modelo: Esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la diagramación de su papelería. Nota de pie de página: Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto. Nivel: Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que conforman un documento. También se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del documento. Objetivo: Describe la finalidad del informe corto. Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión. Página: Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel. Paginar: Acción de numerar páginas. Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento. Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Razón social: Nombre que identifica a una organización. Recomendación: Formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas. Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación. Referencia bibliográfica: Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella. Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación,


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nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante. Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Resumen ejecutivo: Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas. Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte dela firma, después de su nombre o título. Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación. Sigla: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social. Sobre: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío. Soporte: Medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros. Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y subtemas. Tablas: Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí, presentados en columnas para facilitar su interpretación. Representa información cuantitativa en columnas. Tabulado: Espacio determinado para escribir datos en columnas. Tercio: Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre. Texto: En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje. Título: Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento. Transcriptor: Persona comunicación.

responsable

de

elaborar,

digitar

o transcribir

la

Viñeta: Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en un trabajo escrito.


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9. BIBLIOGRAFIA    

Organigrama y mapa de procesos de la ESE Hospital San Vicente de Paul GTC 185 ACUERDO 060 DE 2001 http://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/recibo-y-despacho-dedocumentos.html


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