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Declaración sobre la política de privacidad en lo relativo a la validación de entidades jurídicas y cuentas bancarias Equipo central de validación de entidades jurídicas (budg-legal-entity@ec.europa.eu) Equipo central de validación de cuentas bancarias (budg-bank-account@ec.europa.eu) De conformidad con lo dispuesto en el artículo 64 de las normas de desarrollo del Reglamento financiero, el servicio de la Comisión encargado de la validación de entidades jurídicas y cuentas bancarias de la DG BUDGET, cuyo responsable para el tratamiento es el Sr. Willy Hoebeeck, recogerá sus datos de carácter personal y los registrará en el sistema contable de la Comisión, en la medida estrictamente necesaria para el tratamiento y la contabilización de las relaciones financieras y contractuales, directas o indirectas, que usted mantenga o pueda mantener con la Comisión. El sistema contable está vinculado al sistema de alerta precoz (SAP) operado por la Comisión sobre la base del artículo 95 del Reglamento financiero y de la decisión de la Comisión C(2004)193. Véanse también en relación con esto: Protection des intérêts financiers de l'UE – Système d'alerte précoce (Defensa de los intereses financieros de la UE – Sistema de alerta precoz) y Privacy Statement of OLAF (Declaración sobre la política de respeto de la vida privada de la OLAF - Oficina Europea de Lucha contra el Fraude), existentes únicamente en lengua inglesa.

El SAP proporciona información sobre los riesgos definidos asociados a los adjudicatarios de los contratos y a los beneficiarios de las subvenciones, estableciendo «descripciones personales» de las entidades, en las que se determina el nivel de riesgo asociado. Las categorías W1 a W4 tienen por objeto incitar a los gestores a reforzar la vigilancia del contrato o la subvención en cuestión, mientras que la categoría W5 indica que la entidad en cuestión se encuentra en una situación de exclusión con arreglo al artículo 93, apartado 1, o al artículo 94, del Reglamento financiero.

Quién tiene acceso a su información y a quién se transmite? Todos los miembros del personal de la Comisión y las agencias ejecutivas que tratan los expedientes financieros y contables tienen acceso a sus datos, sin perjuicio de una posible transmisión al servicio del auditor interno, del Tribunal de Cuentas, del grupo de expertos de irregularidades financieras, de la OLAF, y a cualquier otra institución o entidad competente en materia de auditoría o investigación. Dado que la Comisión utiliza la red SWIFT para realizar sus pagos, sus datos bancarios se comunican también a esta sociedad cada vez que se realiza un pago en su favor. La información sobre situaciones de exclusión puede transmitirse, con arreglo al artículo 95 del Reglamento financiero, a las autoridades y entidades que administran fondos comunitarios.

Cómo protegemos su información? Los datos recogidos en los ficheros de la Comisión son accesibles a los funcionarios y agentes de la misma y de las agencias ejecutivas habilitados al efecto, previa utilización de una identificación de usuario y una contraseña. Un contrato de servicios con las entidades organizativas encargadas de la


ejecución operativa garantiza la confidencialidad y la seguridad técnica y organizativa exigidas en las disposiciones aplicables sobre protección de datos.

Cómo puede verificar, modificar o suprimir sus datos? Usted no tiene acceso directo a sus datos personales almacenados por la Comisión. Por lo tanto, si desea verificar o modificar sus datos personales en ejercicio de los derechos previstos en la sección 5 del Reglamento (CE) nº 45/2001 relativo a la protección de datos personales y a la libre circulación de estos datos, le rogamos envíe un mensaje a uno de los siguientes buzones de contacto: budglegal-entity@ec.europa.eu o budg-bank-account@ec.europa.eu, adjuntando una copia de su documento de identidad o pasaporte. No obstante, ha de tener en cuenta que los datos registrados sólo se modificarán en razón de motivos imperiosos y si la solicitud va acompañada de documentos justificativos válidos.

Cuánto tiempo conservamos sus datos? A efectos de pista de auditoría y para permitir en todo momento la consulta sobre ejecuciones de pago anteriores, no se suprime ningún dato registrado. Los impresos y documentos presentados se escanean y se archivan electrónicamente. Los impresos y los documentos originales se transfieren a los archivos centrales de la Comisión, donde se conservan como máximo durante 10 años. Los datos recogidos en el sistema de alerta precoz se vuelven invisibles para los usuarios del sistema de contabilidad tan pronto como se desactivan las alertas correspondientes. Los datos personales relativos a las personas físicas se vuelven ilegibles 7 años después de la desactivación.

Solicitud de información Para cualquier pregunta o solicitud relativa a la información que nos haya facilitado, sírvase enviar un mensaje electrónico, adjuntando una copia de su documento de identidad o pasaporte, a uno de los siguientes buzones de contacto: budg-legal-entity@ec.europa.eu o budg-bank-

account@ec.europa.eu.

Vía de recurso En los casos en que el responsable del tratamiento o el delegado para la protección de los datos no hayan podido resolver un conflicto, se puede dirigir una denuncia en cualquier momento al Supervisor Europeo de Protección de Datos .

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