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Agosto 2011 Uno de los fines del Estado es servir a la comunidad y debemos orientar nuestra actividad a ese fin. Para esto existen unos parámetros que en el caso de la Superintendencia del Subsidio Familiar, fueron fijados mediante la Circular 004 del 2011, la cual debemos interiorizar y aplicar para brindar un mejor servicio que redundará en una imagen institucional fortalecida.

*PROTOCOLO DE ATENCIÓN PERSONALIZADA *EVENTOS *PLAN DE EVACUACIÓN *ENCUENTRA LOS INFORMES ESTADÍSTICOS DE LAS CCF

*SUPERINTENDENCIA EN BUSCA DE LA CERTIFICACIÓN INFORME DE PREAUDITORIA

*ENCUENTRA EL PLAN INDICATIVO INSTITUCIONAL

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*USA LAS PLANTILLAS INSTITUCIONALES

*1° FERIA NAL. DE SERVICIO AL CIUDADANO— CIUDADANO—SINCELEJO *CRECIMIENTO PERSONAL *GALERÍA FOTOGRÁFICA

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PROTOCOLO DE ATENCIÓN PERSONALIZADA ACTITUD DE SERVICIO

Para toda atención que se brinde a un ciudadanocliente el saludo es el siguiente:

La actitud es un estado mental influenciado por nuestras experiencias, emociones, pensamientos y con- “Buenos días (tardes), bienvenido a la Superintenductas. Por lo general, la actitud que trasmitimos será dencia del Subsidio Familiar, ¿en qué le puedo colaborar?”. la que recibiremos. Es importante ser conscientes de que la actitud se En caso de poder identificar al ciudadano o cliente de puede mejorar. Algunas cosas que podemos hacer la Superintendencia del Subsidio Familiar, preferiblemente debemos utilizar el prefijo “señor” o “señora”. para mejorar la actitud son: Pensar siempre en positivo; una mente negativa tien- Ejemplo: “Buenos días señor Rodríguez, bienvenido a la Superintendencia del Subsidio Familiar, ¿En qué le de a obtener actitudes igualmente negativas. puedo colaborar?”. Buscar hacer siempre las cosas de la manera más sencilla; los obstáculos muchas veces surgen de El presente protocolo incluye a todos los funcionarios, contratistas y vigilantes o porteros de la Superintennuestra forma de pensar. dencia del Subsidio Familiar. Rodearse de personas con buena actitud Mensaje de despedida: La imagen en la atención es importante, no la descuiUna atención se brinda desde que se tiene el primer de. contacto con el ciudadano y es necesario efectuar un ¿Cómo debe ser el saludo?: cierre adecuado. El saludo es el primer contacto que tenemos con el El mensaje de despedida es el siguiente: ciudadano-cliente, por lo que es muy importante demostrarle lo importante que es para nosotros. Es el “Hasta luego, señor (a) Rodríguez, con mucho gusto” primer momento; la manera de crear una impresión En caso de ser posible es mejor llamar al ciudadano por su nombre. positiva de la entidad.

En general no es adecuado tutear en ningún caso a los ciudadanos-clientes, ni utilizar formas familiares para referirse a ellos.

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EVENTOS

XXI ENCUENTRO NACIONAL DE BIBLIOTECAS DE LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR La Superintendencia del Subsidio Familiar y la Red Nacional de Bibliotecas de Cajas de Compensación convocaron al XXI Encuentro Nacional de Bibliotecas; evento que se realizará en San Gil Santander entre el 24 y el 26 de agosto próximos y cuyo tema central será "La biblioteca como componente de la Responsabilidad Social Empresarial". Cajasan, será la caja de compensación familiar anfitriona.

JUEGOS

INTERCAJAS DE LA CONFRATERNIDAD

Los Juegos Intercajas de la Confraternidad es un evento en el que participan los funcionarios de las diferentes Cajas de Compensación Familiar y Cofrem, es la Caja de Compensación anfitriona ya que se realizará del 11 al 15 de Agosto de 2011 en Villavicencio, Meta. La Superintendencia del Subsidio Familiar es invitada especial y es representada por un grupo de 23 colaboradores; también asisten representantes de Asocajas y Fedecajas.

CONVOCATORIA SEMINARIOS EN LA ESAP PARA SERVIDORES PÚBLICOS La convocatoria fue abierta por la ESAP para todos los servidores públicos que deseen afianzar sus conocimientos o especializarse en un tema específico y la Superintendencia del Subsidio Familiar extiende esta invitación a todos sus colaboradores. El Grupo de Desarrollo Humano y Bienestar Social, lideran el proceso de inscripciones.

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PLAN DE EVACUACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA El punto de encuentro es la zona de refugio de la entidad, donde deben llegar los funcionarios y visitantes a esperar instrucciones de los colaboradores que conforman la brigada de emergencia; tenga en cuenta las instrucciones siguientes: 1.

Para llegar a este punto se debe transitar por la acera de la Calle 13.

2.

Es un punto relativamente cerca a la salida del edificio.

3.

Se deben cruzar dos calles, en grupos y mediante la organización de un plan de tráfico.

4.

Es un área amplia donde se puede atender a todos los colaboradores de la entidad.

5.

Cuenta con varias vías de acceso para organismos de apoyo en caso de ser necesario.

ENCUENTRA LOS INFORMES AQUÍ

“La Superintendencia del Subsidio Familiar garantiza el eficaz funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar del país.”

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SUPERINTENDENCIA EN BUSCA DE LA CERTIFICACIÓN INFORME DE PREAUDITORIA Objetivos: ♦ ♦ ♦

Confirmar que el Sistema de Gestión de Calidad cumple todos los requisitos aplicables de la norma auditada. Confirmar que la organización ha implementado eficazmente las disposiciones planificadas. Confirmar que el Sistema de Gestión es capaz de cumplir la política y alcanzar los objetivos de la organización.

Para obtener la Certificación es importante el compromiso laboral, de gestión y mejora por parte del personal de la entidad; no estamos lejos de cumplir el objetivo, pero los compromisos se deben ejecutar de manera proactiva. A continuación las no conformidades (SGC) que más se están presentando en la entidad: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Mayor interacción entre los procesos del SGC ya que sus caracterizaciones, en algunos casos, no relacionan directamente la salida de un proceso con la entrada del proceso respectivo. En algunas áreas de la entidad no se están utilizando los formatos codificados que se encuentran en el programa de ISOLUCION. Los procesos no están realizando las actividades de acuerdo a lo definido por los procedimientos publicados por ISOLUCION o estos no se adaptan al quehacer diario. No se están foliando las carpetas en algunas áreas de la entidad. Se presentan constantes atrasos en la radicación de los documentos. Hay inconsistencias en la medición, formulación y generación de los indicadores.

El dueño del proceso, desde ya, debe ordenar todos los procedimientos que se realizan para el desarrollo normal de sus actividades para que antes de la auditoria se evidencie un óptimo trabajo en cada área. Algunas recomendaciones para lograrlo: ♦

♦ ♦

Piensa que la certificación, además de ser un requisito de Ley, es un logro importante para la entidad y para el personal. En el futuro todos estaremos orgullosos de haber hecho parte del proceso de Certificación de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Los Procesos y Procedimientos deben ejecutarse de acuerdo a lo documentado, así como se describe en ISOLUCION. Si requiere cambios informe al área de Calidad. Si sabe que alguna actividad no se está desarrollando adecuadamente o falta solucionar, clarificar, revisar o justificar, hágalo con la ayuda de los colaboradores de cada área. Recuerde que la Preauditoría se realizó en una parte específica del área y no necesariamente en la auditoria se volverá a auditar la misma parte.

Los formatos de cada área han sido modificados y son de uso obligatorio. Se les han incluido: ♦ Los logos de la entidad y los del alto gobierno. ♦ Códigos únicos de diferenciación e identificación, requisito esencial de las normas. Conclusión: LA ENTIDAD DEBE TOMAR ACCIONES SOBRE TODOS LOS HALLAZGOS GENERADOS EN EL PRESENTE INFORME, PARA DAR CUMPLIMIENTO A LOS REQUISITOS DEFINIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2008 Y GP 1000:2009 PARA SU MEJORA CONTINUA. Nota: A todos los dueños de procesos se les agendaron las no conformidades (SGC) para hacer su seguimiento. Se encuentran en ISOLUCION.

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FERIA NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO SINCELEJO

Monumento a La Fandanguera

El Programa de Renovación de la Administración Pública (PRAP) del Departamento Nacional de Planeación (DNP), a través del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano (PNSC) y con el apoyo de la Alcaldía Municipal de Sincelejo llevará a cabo el próximo 20 de agosto la Primera Feria Nacional de Servicio al Ciudadano de 2011. El evento reunirá en la Plaza de Majagual, diferentes servicios, trámites e información de la Administración Pública (del orden Nacional y territorial) para entregarle a la ciudadanía de forma cómoda y fácil lo que requiere del Estado. Dicha locación se encuentra en el centro de la capital de Sucre y presenta una fácil accesibilidad a toda la comunidad. Dentro de los trámites, servicios e información a los cuales podrá acceder la población se encuentran: acceso a créditos educativos, subsidios de vivienda rural y urbano, inscripción en bases de datos de oferta laboral, expedición de pasado judicial, expedición de tarjeta de identidad, renovación del documento de identidad, vacunación, actividades lúdicas para niños e información del programa “Familias en Acción”, entre otros.

Plaza de Majagual

La Feria contará con la presencia del ministro de la Protección Social, Mauricio Santamaría. En esta oportunidad se realizará un ciclo de conferencias sobre temas como la Ley de Víctimas y Restitución de Tierras a cargo del Ministerio del Interior y del Ministerio de Agricultura; Régimen de prima media en pensiones e historia laboral a cargo del Instituto de Seguro Social (ISS); estructuración de proyectos energéticos para zonas rurales a cargo del Instituto de Planificación y Soluciones Energéticas (IPSE); y Servicio al Ciudadano a cargo del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano (PNSC). La invitación es para que todos los ciudadanos del departamento del Sucre se acerquen el próximo 20 de agosto desde las 9 a.m. en jornada continua hasta las 5 p.m. y accedan en un único punto a la oferta entregada por más de 42 entidades (25 entidades de orden Nacional, 4 de orden Gubernamental, 6 de orden Territorial y 7 entre privadas y mixtas).

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LOS TRES FILTROS … LECCIÓN DE

REFLEXIONEMOS

VIDA Dicen que el chisme es como un pez muy grande fuera del agua, que brinca y revolotea incesantemente durante un tiempo pero al final siempre muere por sí solo. En la antigua Grecia, Sócrates fue famoso por su sabiduría y por el gran respeto que profesaba a todos. “Un día, un conocido se encontró con el gran filósofo y le dijo: ¿Sabes lo qué escuche acerca de tu amigo? Espera un minuto, replicó Sócrates, antes de decirme nada quisiera que pasaras un pequeño examen. Yo lo llamo el examen del “triple filtro”. ¿Triple Filtro? –Correcto-continuó Sócrates, antes de que me hables sobre mi amigo, puede ser una buena idea filtrar, tres veces lo que vas a decir. Es por eso que lo llamo el examen de triple filtro. El primer filtro es la VERDAD ¿Estás completamente seguro de que lo que vas a decirme es cierto? – No- dijo el hombre, realmente solo escuche sobre eso y… bien – dijo Sócrates. Entonces, realmente no sabes si es cierto o no. Ahora, permíteme aplicar el segundo filtro, el filtro de la BONDAD. ¿Es algo bueno lo que vas a decirme de mi amigo?- No, por el contrario. Entonces deseas decirme algo malo sobre él, pero no estás seguro de que sea cierto. Pero podría querer escucharlo, porque queda un filtro, el filtro de la UTILIDAD. ¿Me servirá de algo saber lo que vas a decirme de mi amigo? – No, la verdad que no. Bien- concluyó Sócrates-, Si lo que deseas decirme no es cierto, ni bueno, e incluso no me es útil, ¿para qué querría yo saberlo? “. La amistad es algo invaluable, nunca pierdas a un amigo por un malentendido o comentario. Sofía Margarita Dajud Vergara Grupo de Desarrollo Humano y Bienestar Social

“Nadie podrá llevar por encima de su corazón a nadie ni hablar mal en su persona aunque piense y diga diferente”. Jaime Garzón (así ven los indígenas el Artículo 11° de la Constitución)

Si esta es la forma en que ellos interpretan nuestras leyes, no deberíamos acaso nosotros darle la importancia que merece y apropiarnos de una actitud de trabajo en equipo donde prime el bien común sobre las necesidades personales. He aquí que las circunstancias que nos llevan a despertarnos cada día con unos motivos personales muy fuertes para desarrollar lo mejor de cada uno como persona y que sea nuestro espacio de trabajo un medio para lograr nuestras metas sin trasgredir los principios de los demás; cumpliendo con las normas básicas que permitan un ambiente laboral amable y ameno en el que respetemos las pautas de la convivencia, siendo puntual y proactivo en cada actividad. Demostremos las cualidades que nos permitieron una oportunidad laboral para desarrollarnos como profesionales, especializados y estudiados porque, más allá de un título, es la persona en que nos convertimos cada día.

“Haga de su descanso una necesidad, no un objetivo. Descanse lo suficiente para reunir fuerzas”. Jim Rohn

Lady Dadiana Suárez Estupiñán Grupo de Prensa

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Felicidades, por sus nuevos retos y logros a: Lisbeth Yohana Hern谩ndez Silva Coordinadora de Servicios Generales, Nubia Cer贸n Abril Pagadora, Luz Martha Rojas Moscoso Jefe de Oficina de Planeaci贸n.

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el nuevo orientador agosto 2011 SSF