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Santé

Solution en mode Intranet Planification Gestion des Temps & Badgeage Interfaces Paie / RH Suivi d’Activités Indicateurs de Gestion


PRESENTATION SOCIETE HISTORIQUE & REFERENCES OCTIME SAS est issue du Groupe START INFORMATIQUE SSII créée en 1978. Son effectif de 55 personnes se répartit entre le siège situé à Sauveterre de Béarn (64) et une agence à Antony (92). OCTIME SAS est l’éditeur spécialisé dans la conception et le développement de la solution d’Optimisation de Ressources Humaines OCTIME et capitalise quinze années d’expérience dans la mise en place de solutions de Gestion du Temps. Depuis sa création, OCTIME SAS connait une croissance de son chiffre d’affaires d’environ 20% par an et est devenu un acteur incontournable dans ce secteur d’activité. Grâce à sa gestion saine et rigoureuse, la société OCTIME bénéficie de la meilleure cotation Banque de France ce qui pérennise et conforte les relations avec nos clients.

Dans le secteur de la santé OCTIME SANTE a été choisi par : Secteur Fonction Publique Hospitalière : -

Groupe des HOPITAUX DE LILLE, CH BEZIERS, CH LANNEMEZAN, CHS de PAU, CH MORLAIX, CH LE VINATIER de BRON, CH AUCH, CH BAGNERES, CHS AMIENS, CH VIERZON, CH DIGNE, CH GAILLAC, CH ALBI, CH PONT-A-MOUSSON, CHS LES MURETS, CH HENRI EY, CH ALLAUCH, CH MARENNES, CH GIEN…

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Hôpital local de FLEURANCE, TARARE, LECTOURE, LAVELANET, BEAUJEU, GORDES, BONIFACIO, ISLE/SORGUE, VILLENEUVE DE BERGH, BAINS DE BRETAGNE, COMINES, ST LAURENT DE CHAMOUSSET, BOURBONNE, LORRAIN (MARTINIQUE)…

Secteur Santé privée : -

Des cliniques de Groupes Nationaux : CLINIC’INVEST, HOPALE, ARNAULT TZANCK, OC-SANTE, MPSANTE, DOMUSVI… Plus de 300 Cliniques, CRF ou Maisons de Retraites sur toute la France

Secteur Sanitaire & Médico-social : -

La CROIX-ROUGE FRANCAISE, Fondation CAISSE EPARGNE SOLIDARITE Les groupes de Maisons de Retraites (+120 sites) : ORPEA, AREPA, DOMUSVI, Fondation CAISSE EPARGNE Associations Sanitaire et Social : AJH, APEI, ADAPT, APAJH, ADAPEI, PAPILLONS BLANCS, MOULINVERT, LA VIE AU GRAND-AIR… Autres : Association Hygiène du Doubs, Association Hospitalière de Franche-Comté, Centre LA TEPPE, Centre GERMAINE REVEL, Fondation ROTHSCHILD, Fondation VALLEE, Fondation CASIP, SAML VAUGNERAY, Institut MONTSOURIS, Fondation JOHN BOST… Fin 2008, la solution OCTIME a atteint les 5000 licences commercialisées !

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OCTIME Agence Sud B.P 9 64270 SALIES DE BEARN tél. : 05 59 38 26 66 fax : 05 59 38 37 66

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OCTIME Agence Nord 5-7 rue Marcellin Berthelot 92762 ANTONY CEDEX tél. : 01 55 59 55 63 fax : 01 55 59 55 60

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PRESENTATION OCTIME SANTE LE CONCEPT OCTIME SANTE OCTIME SANTE est un logiciel conçu en collaboration avec des futurs utilisateurs (cadres de santé, surveillants, infirmiers…) et qui aide les établissements de santé à disposer d’une solution pour une meilleure maîtrise de la gestion des temps, ceci grâce à un outil simple et convivial. Ce logiciel s’est voulu totalement novateur et en rupture avec les outils classiques ou trop sophistiqués dédiés exclusivement à une population d’informaticiens ou de personnel administratifs, mais plutôt orienté dans l’appropriation facile de l’outil par les utilisateurs dans les services de soins. OCTIME SANTE se veut donc très ouvert, mais également sécurisé afin d’être déployé dans les services et se positionne résolument dans une nouvelle famille d’outils d’Aide au Management des Ressources Humaines. OCTIME SANTE prend désormais en compte tous les niveaux décisionnaires de l’établissement :  Pour pouvoir être très facilement accessible à la Surveillante ou Chef de Service qui est en charge de la lourde gestion quotidienne de son équipe,  Mais également pour répondre aux besoins des Directions de Ressources Humaines qui sont aujourd’hui engagées dans des processus de délégation et de communication qui se doivent d’être parfaitement maîtrisés. Ces objectifs seront atteints grâce à :  Une décentralisation facilitée de la solution afin que les ‘’utilisateurs du terrain’’ (secrétaires médicales, surveillantes, infirmières, personnel médical…) puissent être réactifs dans la gestion de leur effectif avec à leur disposition un outil simple, convivial et directif avec ses alertes et ses indicateurs (esprit d’Aide à la Décision),  Une vision des effectifs grandement facilitée grâce avec l’outil de planification, qui permet ensuite d’ajuster les effectifs présents aux besoins de l’établissement et ceci en respect avec les contraintes réglementaires,  Une intégration avec les équipements informatiques et techniques existants ainsi qu’avec les solutions les plus standards de Ressources Humaines existant sur le marché. RESPECT DES DELAIS de MISE EN OEUVRE: Après plusieurs années d’expérience, notre méthodologie de mise en œuvre peut s’enorgueillir de mises en œuvre respectant les délais imposés. Ceci est facilité par plusieurs éléments : - le progiciel OCTiME est un progiciel totalement opérationnel sur plusieurs centaines de sites et ne nécessite donc pas de développement spécifique avant sa mise en œuvre (ce n’est pas une boite à outils…), - OCTiME est livré avec un dossier de pré-paramétrage réglementaire, et le paramétrage personnalisé ne modifiant pas le logiciel, vous bénéficiez en permanence d’un progiciel standard, - nos équipes vous proposent une méthodologie dynamique et performante, très respectueuse des délais proposés. Nous tenons à votre disposition plusieurs exemples de success-références dans le déploiement de la solution OCTiME.

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FONCTIONS GENERALES D’OCTIME SANTE

OCTIME SANTE est un logiciel qui comprend les modules suivants : -

L’Aide à la Planification (optimisation), Le Planning Médical, La Gestion du Temps (avec éventuellement des badgeuses), L’interface totale avec les produits de RH/Paye, Le traitement des documents administratifs, La gestion analytique de l’activité.

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Selon l’activité professionnelle de votre établissement, l’utilisation de l’outil s’opérera selon différentes orientations :  Aide à la Planification : le module planning est un outil d’aide à la planification de l’emploi du temps du personnel : • En fonction des besoins de fonctionnement l’établissement et des services, • En fonction des ressources disponibles, • Dans le cadre des contraintes légales ou internes définies.  Gestion des Compétences : la compétence est un élément important permettant d’ajuster l’organisation des plannings avec les niveaux de qualifications disponibles,

 Optimisation par la Gestion du Temps : OCTIME SANTE permet de récupérer et gérer les temps de travail réalisés grâce à des terminaux de pointage (badgeuses) installés dans l’établissement ou par la saisie décentralisée ou par la liaison avec d’autres systèmes. 

Le suivi réglementaire & Calcul des compteurs : OCTiME permet de suivre l’ensemble des décomptes individuels des compteurs de présences ou d’absences. Avec un dossier réglementaire proposé en standard, et par le paramétrage personnalisé de l’application tenant compte du votre réglementaire local, OCTiME propose une solution qui s’adapte à tous les besoins les plus spécifiques. Des alertes viennent compléter le dispositif afin d’informer les différents niveaux de l’établissement des irrégularités décelées.

 Le Déploiement vers l’Espace Web-Employé : OCTiME vous propose un module permettant d’ouvrir la gestion des temps vers l’individu grâce à un espace individuel accessible dans un contexte Intranet : affichage des soldes individuels, des plannings individuels ou collectifs, dépôt et suivi des demandes d’absences, mode déclaratif… 

Les Alertes & Tableaux de Bord : Au-delà des alertes dynamiques dans le logiciel, OCTiME peut proposer une génération périodique automatique de tableaux de bord contenant des rapports, situations, alertes… Ainsi une direction peut disposer directement dans sa messagerie d’un tableau de synthèse sur les indicateurs pertinents : échéances de contrats, situations d’effectifs, alertes sur soldes ou irrégularités, anticipation de situations…



Le Parcours Individuel : Chaque établissement dispose d’informations nécessitant d’être consolidées dans une base d’information. Au-delà de l’outil GRH, le Parcours Individuel vous permet de regrouper d’autres informations plus organisationnelles ou plus anecdotiques : dotations en équipements et EPI, suivi des entretiens individuels….



Et demain… ? : OCTiME propose régulièrement une nouvelle version qui tient compte des besoins de ses clients, des avancées technologiques, des évolutions des besoins des organisations et des Directions….

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PARAMETRAGES La gestion d’OCTIME SANTE s’appuie sur un certain nombre de paramètres proposés dans notre dossier standard (CCU, FPH…) et complètement personnalisables par l’utilisateur :  La définition de la structure de l’établissement : Etablissements, Pôles, Unités de soins, Directions, Divisions, Services, Etages, Equipes, Sites…  Les évènements d’absences (familles et motifs) qui conditionnent la saisie éventuelle d’absences ou incidents de travail au poste, l’obtention de résultats et statistiques d’absentéisme et le décompte de compteurs : Maladies, Récupérations, Réduction Temps Travail (RTT), Congés, Formations, Personnelles ou professionnelles, Compte Epargne Temps…  Alertes sur le réglementaire : Les règles de fonctionnement du progiciel qui définissent la dimension réglementaire de la solution sont adaptées aux secteurs professionnels concernés et viennent se greffer sur le progiciel pour le rendre ainsi totalement adéquat aux accords locaux : - FPH, Fonction Publique Hospitalière - Santé Privée, CCU - Sanitaire-Social, Convention 51-FEHAP, Convention 66. - … Ce réglementaire contient notamment les contraintes liées à l’application de la loi sur les 35 heures mais peut être enrichi des contraintes générées par votre propre accord. N’hésitez pas à nous consulter pour connaître le résumé du dossier de paramétrage proposé en standard pour votre Etablissement.

 La sécurité et la gestion des habilitations : OCTIME permet de gérer les droits d’accès selon des profils de groupes d’utilisateurs. Ces habilitations précisent non seulement les fonctionnalités accessibles mais également les populations sur lesquelles un droit d’intervention est autorisé. La traçabilité des modifications effectuée y est également incluse.  Alertes sur les ressources : la définition des besoins en termes d’effectifs (hebdomadaire, quotidien ou détaillé à la minute) qui vont permettre de détecter les écarts en sous-effectifs ou en sureffectif par rapport à des prévisions d’activité régulières ou aléatoires, et déclencher des alertes.  Et également un certain nombre de paramètres complémentaires : - Les compteurs (éditions, visualisations…) - Les jours fériés, - Les types de postes de travail fonctionnels (emplois occupés et compétences), - Types de contrats de travail (CDI, CDD, Stagiaires, TIG, Emplois aidés…), …

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LES INFORMATIONS DE BASE

La fiche individuelle de l’employé : Complètement liée à votre SIRH grâce à nos interfaces, la fiche individuelle reprend seulement les informations nécessaires au progiciel OCTIME :

 Les différents matricules : matricule OCTIME SANTE, matricule utilisé dans le progiciel de paye, numéro du badge attribué,  L’identification générale de l’employé : nom, prénom,  La photo éventuelle (fichiers indépendants au format BMP, TIFF, GIF…)  Les autorisations relatives au badgeage,  L’historique des différents contrats de travail de l’employé au sein de l’établissement avec leurs durées et leur type (CDI, Titulaire, CDD, Vacataire, intérimaire…),  Le rattachement à la structure : direction, service, unité, équipe… avec le rappel des mouvements éventuels,  Les différents schémas horaires pratiqués par l’employé avec la mémorisation des changements,  Le poste (compétence) principal ainsi que la polyvalence de l’employé. Cette polyvalence peut également faire l’objet d’un historique de référence : Aide-soignante, Infirmière IDE, Agent Hospitalier, Educateur, Personnel Hôtelier, Restauration, Moyens généraux, Administratifs…

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L’OPTION PARCOURS INDIVIDUEL

NOUVEAU

En option, OCTIME vous propose un nouveau module ! Avec le PARCOURS INDIVIDUEL vous pouvez enrichir la fiche individuelle afin de rassembler sur un même environnement tous les informations individuelles secondaires, habituellement gérés en annexes. Quelques exemples de paramétrages : - Suivi des dotations & équipements, - Recensement informations Plan Blanc, - Gestion du Document Unique obligatoire (risques professionnels) - Suivi des CACES, - Suivi des Permis… - Historique des visites médicales, - Suivi des équipements individuels (téléphones, véhicules, équipements de sécurité…), - Suivi des différents permis de conduire professionnels, - … Bref toutes les informations essentielles dans la gestion quotidienne, et éventuellement mises à disposition des managers, selon les autorisations octroyées thèmes par thème (sécurité). Avec le PARCOURS INDIVIDUEL directement couplé au module ALERTEUR pour être prévenu des échéances arrivant à terme, et à l’ARBRE DES SAVOIRS pour rattacher des documents (Word, PDF, Excel, Photos, Images…) chaque événement est parfaitement mémorisé et partagé !

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LES INFORMATIONS DE BASE : les modèles horaires OCTIME SANTE permet de définir tous les schémas ou rythmes horaires des établissements de santé, établissements et notamment les plus complexes dans les services assurant une présence permanente :       

Horaires administratifs classiques, Horaires variables avec ou sans badgeages, Horaires spéciaux : gardes, astreintes, nuits, week-end, fériés, roulements, Horaires avec des journées d’absence (type Réduction du Temps de Travail) fixés périodiquement, Horaires cycliques tournants : 2x8, 2x7, 3x8, 3x7… Les horaires organisés sur un nombre de jours différents du rythme hebdomadaire classique (exemple : cycle déterminé sur 9 jours tournants) Des horaires ‘pointés, suivis ou coupés…

A l’intérieur d’une même journée, il est également facile de déterminer :  Des plages horaires obligatoires (fixes),  Des plages horaires souples (variables),  Des plages de tolérances,  Des pauses (pas de limitation sur le nombre de pauses par jour),  Un horaire par défaut lors des absences en mission, … Pour une plus grande facilité de paramétrage, OCTIME SANTE est organisé selon 3 niveaux :  Les horaires de la journée,  Les semaines (cycles de jours),  Les rotations (cycles de semaines). Aide à la conception : Désormais OCTIME SANTE intègre un module d’aide à la conception des modèles horaires ! Ce module propose, au sein d’un environnement interactif dynamique, une aide à l’utilisateur pour faciliter la prise en compte directe des contraintes réglementaires et des contraintes d’effectif. OCTIME génère ensuite automatiquement les cycles construit par approche successives.

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LES INFORMATIONS DE BASE : les contraintes OCTIME SANTE vous permet de définir des contraintes qui vous alerteront lors de la constitution du planning ou lors de la Gestion du Temps quotidienne. Ces contraintes sont définissables par :  Un réglementaire paramétré, et lié à votre secteur d’activité, qui alertera l’utilisateur sur le nonrespect de ces contraintes légales ou spécifiques (convention, accord-cadre, accord 35H…). Quelques exemples : - Nombre d’heures hebdomadaire maximum atteint ou dépassé, - Moyenne horaire hebdomadaire sur X semaines atteinte ou dépassée, - Nombre d’heure annuel dépassé ou en voie de dépassement, - Absence de X jours de repos consécutifs, …  Des contraintes en termes d’effectif minimum au poste (détaillé selon votre organisation et selon les plages horaires). Cette définition va permettre de détecter les écarts en sous-effectifs ou en sureffectif et d’alerter les utilisateurs.

Exemple : définition des contraintes d’effectif

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L’AIDE A LA PLANIFICATION AU QUOTIDIEN L’objectif de la gestion du planning est d’offrir le confort et la convivialité d’un outil adapté afin que des utilisateurs décisionnaires (Surveillantes, Cadres Infirmiers…) puissent disposer d’un véritable outil d’aide à la décision pour le management de leurs équipes. OCTIME SANTE vous offre un environnement convivial qui vous permet de gérer votre planification quotidienne, en souplesse et en totale sécurité :

OCTIME SANTE offre simultanément l’affichage du planning en journée ou ½ journée avec visualisation simultané du prévisionnel et du réalisé ! -->

Outre la possibilité de sélectionner l’affichage de votre planning (par service, par période, par poste…), différents boutons vous offrent la possibilité d’intervenir sur votre planning :  CONVIVIALITE et SIMPLICITE Les boutons d’action vous permettent de positionner au cœur de votre planning les évènements : absences, changement d’horaires, modification d’horaires, aide au remplacement, affectation totale ou partielle dans un autre service, changement intervenant au niveau de la fiche individuelle (statut, horaires, contrats…)… Des coloris judicieusement paramétrés sur les évènements agrémentent la lisibilité des plannings !

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 PERTINENCE DE L’INFORMATION Des boutons d’informations vous offrent à chaque instant les différentes situations individuelles, situations comparatives, graphiques… sur tous les compteurs gérés.

Un affichage du planning sur la journée avec, en regard, des informations pertinentes de consultation des compteurs individuels

 ALERTES INSTANTANEES ! Les boutons d’Aide à la décision vont alerter l’utilisateur sur les anomalies de cohérence de planning (infractions par rapport au réglementaire) et sur les insuffisances détectées en terme de personnel (sureffectif ou sous-effectif par rapport aux besoins horaires pré-définis).  AIDE AU REMPLACEMENT & AIDE A LA DECISION OCTIME SANTE va aider l’utilisateur afin de lui proposer les meilleurs choix en matière de remplaçant qui intégreront aussi bien une sélection liée à la compétence, au type de contrat, à des préférences diverses et surtout une évaluation instantanée des situations individuelles (heures effectuées, heures à récupérer, congés, situation RTT…). La décision reste malgré tout complètement maîtrisée par l’utilisateur qui peut forcer ainsi le système selon des appréciations personnelles plus subjectives.  AIDE A L’AFFECTATION Une autre forme de présentation permet également de mieux apprécier le planning quotidien. Comme dans tous les écrans ce module est interactif et chaque intervention de l’utilisateur offre immédiatement le résultat à l’écran.

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 HISTORIQUE DES PLANNINGS OCTIME propose à l’écran (ou en impression) l’historique du planning. Vous pouvez ainsi retrouver à tout moment toutes les étapes ayant mené à l’élaboration du planning : - planning théorique du début d’année, - planning prévisionnel 15 jours avant le début du mois, - planning réalisé en fin de mois, - mais également reconstitution du planning à n’importe quelle date souhaitée…. Ces étapes sont également tracées ce qui vous permet de retrouver l’auteur et la date des modifications effectuées. Bref la réponse à la fameuse question : qui a fait quoi ? Pour une meilleure transmission de service en fin de week-end vous pouvez ainsi consulter instantanément l’ensemble des modifications effectuées sur le planning de votre unité ! Le nombre d’étapes pour un même planning est d’ailleurs illimité !

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L’ANNUALISATION - LA MODULATION Aujourd’hui beaucoup d’établissements passent aux 35 heures avec la mise en place d’une solution de flexibilité annuelle : pose libre de jours RTT, modulation, modulation variable... Cette nouvelle méthode de gestion de l’emploi du temps de vos équipes exige un outil spécifique et adapté. OCTIME SANTE intègre un module indépendant permettant de définir :  la période d’annualisation qui peut être indépendante des autres périodes définies,  Les différents rythmes de modulation préalablement définis (périodes haute, moyenne, basse…) ou aléatoires selon le volume de l’activité. Dans ce dernier cas ce sera le rôle de l’utilisateur de modifier les rythmes de travail mais l’outil offrira en permanence la vision des incidences générées par ces modifications sur le volume horaire annuel.  Les différents schémas horaires prévus lors du passage d’un rythme de modulation à un autre,  Les volumes horaires globaux définis en terme de besoins en heures de personnel. Cette définition est effectuée par poste et selon le découpage administratif et l’objet est de fournir des alertes si le total d’heures hebdomadaire prévues sur une entité est inférieur au besoin défini.  Les volumes annuels d’heures (1600h) qui peuvent être saisies pour la société ou par

individu et dont vous souhaitez suivre l’écart prévisionnel.

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LA GESTION DES TEMPS A partir de la réalisation des plannings, OCTIME SANTE permet d’effectuer le Contrôle des Temps de votre Etablissement : La gestion du temps peut être effectuée avec la mise en place d’une solution de badgeage qui va automatiquement relever les anomalies : retards, absences, non respect des pauses, temps minimum non effectué, alertes sur compteurs horaires… et vous en présenter certaines afin que vous puissiez arbitrer leur résolution. Là aussi la simplicité et l’efficacité sont de mise avec un module de pilotage intégré qui permet de visualiser et corriger le plus rapidement possible toutes les anomalies liées au badgeage Cette solution intègre des badgeuses (lecture magnétique, proximité, code-barre… connexion série, Ethernet….) ou des interfaces avec d’autres progiciels qui comprennent déjà un suivi des heures.

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INTERFACE PAYE & RH OCTIME propose une interface avec plusieurs progiciels du marché : - Interface automatisée depuis votre fichier Personnel, - Import éventuel d’éléments calculés dans la paye, - Transfert en fin de période des éléments variables qui vont constituer la base du calcul de paye. A ce jour OCTIME est référencé avec plusieurs dizaines d’éditeurs du marché, et propose un module paramétrable d’export pour d’éventuelles payes spécifiques : AGIRH-MIPIH, CPAGE-CESIH, SIEMENS HS, ALFA INFORMATIQUE, SYMPHONIE ON-LINE, KALAMAZOO, MAC-KESSON, CEGID-CCMX, ALICIA de LOGI-RH, SAGE, ADP-GSI, CIRIL, R2I, CEGI-SANTE, CEGEDIM, CERI, DIR INFORMATIQUE, LEFEBVRE, ID9-PRIMA, HR-ACCESS, SOPRA, IGOP, INPACT, QUADRATUS, SIB-ALIENOR, QSPSYSTEM, SIGEMS… Cette liste évoluant en permanence, nous vous demandons de nous consulter pour en connaître les dernières références.

INTERFACE PERSONNEL AUTOMATISEE : • Exemples d’informations transférée : Informations de la fiche individuelle (matricules, identification générale, coordonnées, type contrat, nombre d’heures, affectations…) • Récupération des droits : congés, RTT… • Intégration d’évènements : Formations, Maladies… INTERFACE PAYE : • Informations d’absences : matricule, période, motif absence, durée… • Eléments variables de paye : décompte d’heures de nuit, nombre de dimanches travaillés, jours fériés, astreintes, heures insalubres… • Éléments analytique : temps passés par service, temps passés par poste…

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Editions & Statistiques L’outil OCTIME offre en standard un générateur d’édition offrant la possibilité de gérer votre bibliothèque de modèle d’impressions. Ce module peut intégrer des informations provenant de : - La fiche individuelle, - Le Parcours Individuel, - Les badgeages, - Les Absences et Evénements, - Les Compteurs, - … - Les résultats sont exportables sous différents formats : Aperçu écran, Imprimante, Tableau Excel ou Open Office, Document Word ou Open Office, Document PDF, Format XML…

Option Le Module CONTRATS & COURRIERS OCTIME propose une interface directe avec WORD ou EXCEL afin de pouvoir réaliser des fonctions de fusion et publipostage. Cette fonctionnalité autorise ainsi l’édition des contrats de travail, le traitement des convocations, l’édition d’états personnalisés…

Option Le module Editions avancées & Décisionnel Un module propose également la mise à disposition de l’information contenue dans OCTIME, sous une forme normalisée (technologie d’Infocentre), et directement accessible depuis vos outils habituels de reporting :

Grâce à un paramétrage interne, toutes les éditions, que vous pourrez composer sont intégrables directement au cœur d’OCTIME ! Chaque utilisateur autorisé peut donc lancer depuis son application.

Vos éditions personnelles intégrées dans OCTIME !

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Option – Le module ALERTEURS

Avec le Tableau de Bord dynamique d’OCTiME, soyez alertés rapidement et efficacement : - SOLDE INDIVIDUELS EXCEDENTAIRES ou DEFICITAIRES ! - REGLEMENTAIRE NON RESPECTE ! - ECHEANCES A TERME ! - FIN ou DEBUTS de CONTRATS ! - ASTREINTES A VENIR - CONGES NON POSES ! - EFFECTIFS INSUFFISANTS ! - … Possibilité de définir vos propres contenus face à vos besoins ! Gagnez du temps : OCTIME supervise pour vous ! OCTIME vous propose, avec son agent intelligent, de scruter quotidiennement certaines informations, et si nécessaire d’avertir automatiquement les personnes abonnées : employés, managers, DRH, direction…

En savoir plus ? OCTIME vous propose un nouveau module très innovant et unique sur le marché ! Mélange de différentes technologies d’automatisation et de transfert d’information (technologies de scheduling &, Push) OCTIME se charge d’alerter n’importe quel employé de la structure en lui adressant (poussant) périodiquement un message électronique d’information. Ces messages peuvent aussi bien contenir des situations individuelles (sur solde, réglementaires, dates d’échéances diverses…) que collectives (effectifs, soldes cumulés…). Elles peuvent être personnalisées selon les différents profils de la structure (abonnement), et programmées chaque semaine ou tout au long de l’année ! Avec ce nouveau module seule l’information pertinente remonte directement vers l’utilisateur !

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Option Intranet Employé OCTIME offre une version Intranet compatible avec ceux mis en place dans les établissements. A partir d’un simple navigateur chacun des employés peut maintenant : consulter son planning individuel (annuel individuel ou collectif mensuel) consulter en temps réel le planning du service (fini les plannings papiers obsolètes !), visualiser l’état de certains de ses soldes individuels (congés, annualisation, RTT…), établir des demandes (absences, horaires, ou régularisations telles que Frais de déplacements, Tickets-Restaurants…) qui feront ensuite l’objet d’une validation hiérarchique (en doublon éventuel avec votre messagerie), utiliser la badgeuse virtuelle, saisir son temps de travail réellement réalisé… Nouveau

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Et même accéder à un Portail RH !

Bien sûr toutes ces demandes émises par l’employé sont soumises avant décision finale à un véritable processus de suivi complètement paramétrable (WorkFlow) !

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Option ARBRE DES SAVOIRS - Le Portail Documentaire RH

L’ARBRE DES SAVOIRS RH est un portail documentaire couvrant tous les besoins de la D.R.H. : -

Espace Public : des informations largement destinées à tout public (News, Journal d’information, Bulletin Interne, Réglementation Générale,…)

-

Espace Documentaire : un espace sécurisé proposant des informations confidentielles, voire même individualisées (Catalogue de formation, Conventions Métier, Accord d’Etablissement, Suivi du DIF…)

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Espace Service : des applications supplémentaires fédérées au sein d’un même accès (Notes de Frais, Réservation ressources…)

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Espace Liens : les liens Internet jugés utiles (messagerie, site Web de référence…)

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Espace Temps : Intégration des modules Intranet vus en pages précédentes.

Nouveau : demandez la documentation

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METHODES & DEMARCHES : la mise en œuvre de la solution La mise en œuvre d’une solution OCTIME se décompose en plusieurs étapes qui font l’objet d’une méthode de déploiement efficace :

 La conduite de projet : • Établir les responsabilités et les charges réciproques par la définition d’un planning précis (PQP) • Veiller à la maîtrise des objectifs préalablement définis et au respect des étapes du projet, • Conseiller, donner des directives, faire partager notre expérience, être l’animateur des équipes, • Dynamiser l’évolution d’OCTIME : Intranet, Décisionnel, Interfaçages, Évolutions spécifiques… • Assister nos clients dans leur communication, • Rendre compte en permanence au Directeur de Projet Client.  L’audit et l’analyse du réglementaire : • Analyser le réglementaire de votre établissement et les écarts avec le standard, • Détecter les spécificités de votre convention, accord de branche, accord d’établissement… • Définir les fonctionnements précis de ces spécificités afin de les ajouter au paramétrage réglementaire standard livré avec OCTIME, • Valider ces fonctionnements avec vos interlocuteurs,  L’installation technique de l’installation : • Proposer une installation en mode local ou en mode hébergé, • Définir et conseiller le déploiement technique d’OCTIME : Serveur, Intranet, Bases de Données, postes clients, badgeuses… • Partager les tâches avec vos équipes informatiques, • Réaliser les installations grâce à des compétences affirmées, • Effectuer un transfert de compétences vers vos équipes, • Valider le fonctionnement avec nos interlocuteurs,  Le déploiement et le transfert de compétences : • Former rapidement les utilisateurs référents, (sur site ou interentreprises en nos locaux) – N° d’agrément formation : 72 64 01789 64 • Déployer la formation vers tous les utilisateurs ou former vos référents pour un déploiement en interne, • Mettre à disposition des méthodes innovantes et inédites : - Formation personnalisée sur site: méthode personnalisée et détaillée, sur rendez-vous, - Téléformation : méthode personnalisée et détaillée, sur rendez-vous (perfectionnement individuel), • Valider pendant toutes les étapes le niveau de formation à acquérir et le niveau acquis, • Assurer la mise en œuvre opérationnelle,  l’assistance et le suivi de vos équipes : • Assister et conseiller les utilisateurs référents, • Proposer la télémaintenance pour une assistance optimisée, • Proposer les mises à jour et nouvelles versions.

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METHODES & DEMARCHES : Aide à la conduite du changement Avant la mise en œuvre d’une solution de gestion des temps, la situation exige parfois la réalisation d’une mission d’aide à l’organisation et au changement au sein des établissements. OCTiME a choisi de vous proposer le type de mission suivante :

AIDE A LA CONDUITE DU CHANGEMENT – Secteur SANTE  Objectifs : Assistance à l’organisation des horaires Proposition de mission d’assistance « Mettre en place le référentiel plannings horaires du personnel » OBJECTIF : Maîtriser et faciliter la planification des horaires de travail du personnel travaillant en roulements, en mettant en place et tenant à jour un classeur unique de référence regroupant : • les dispositions et règles structurelles applicables, • les différentes trames de roulements admises et validées, avec mode d’emploi, • en annexe, le recueil de toutes les grilles horaires en vigueur. Il sera le document de référence (unique), complété progressivement et tenu à jour sous la responsabilité de la Direction, pour aider et informer précisément toutes les personnes concernées : agents, encadrement, programmeur du progiciel « OCTIME », ...

 Proposition de mission d’assistance « Mettre en place le référentiel plannings horaires du personnel » OBJECTIF : Maîtriser et faciliter la planification des horaires de travail du personnel travaillant en roulements, en mettant en place et tenant à jour un classeur unique de référence regroupant : 1. les dispositions et règles structurelles applicables, 2. les différentes trames de roulements admises et validées, avec mode d’emploi, 3. en annexe, le recueil de toutes les grilles horaires en vigueur. Il sera le document de référence (unique), complété progressivement et tenu à jour sous la responsabilité de la Direction, pour aider et informer précisément toutes les personnes concernées : agents, encadrement, programmeur du progiciel « OCTIME », ...

ASSISTANCE PROPOSEE : Préparation : examen de documents à transmettre préalablement : accords d’entreprise, exemples de plannings en vigueur à examiner prioritairement, observations et souhaits de la Direction le cas échéant, avec rédaction d’une note de synthèse. Une journée sur site avec l’encadrement concerné pour : 1. présenter les principes du référentiel proposé, 2. ébaucher une première version du classeur de référence en adaptant les « trames AUDITEMPS » aux spécificités de l’établissement, 3. Tester cette ébauche de référentiel sur des plannings en vigueur. Compte-rendu présentant la maquette du référentiel envisagé.

Base de temps pour la mission : prévoir 3 journées dont 1 journée sur site

Maj. : Janv.2009-V.6.8

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L’ENVIRONNEMENT TECHNIQUE

OCTIME fonctionne en mode client-serveur et en mode Intranet. Il a été validé dans les environnements techniques standards suivants : •

Déploiement :

  •

Mode Local ou mode hébergé Application en mode Web, et en client/serveur pour l’administration technique de l’application)

Postes de travail :  WINDOWS 9x, NT WORKSTATION, 2000, XP, VISTA…

• Serveurs de données :  WINDOWS NT, 2000, 2003, TSE  UNIX, AIX, LINUX • Base de données :  MICROSOFT SQL SERVEUR (selon versions)  ORACLE (selon versions)  POSTGRESQL •

Environnement de réseau :  Réseau local (badgeuses Ethernet)  Architecture TSE ou METAFRAME CITRIX.

• Environnement Intranet :  Serveur Intranet MICROSOFT IIS  Navigateur IE MICROSOFT ou FIREFOX  Utilisation de la technologie AJAX web clientriche  Messagerie MICROSOFT ou LOTUS (standard SMTP) Nota : nous fournissons un dossier complet de nos pré-requis et spécifications techniques.

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Maj. : Janv.2009-V.6.8

OCTIME Agence Sud B.P 9 64270 SALIES DE BEARN tél. : 05 59 38 26 66 fax : 05 59 38 37 66 Venez nous voir sur www.octime.com

OCTIME Agence Nord 5-7 rue Marcellin Berthelot 92762 ANTONY CEDEX tél. : 01 55 59 55 63 fax : 01 55 59 55 60 Page 23/23


Documentation OPTIME  

Documentation pour le planning

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