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SISTEMA DE

GOBERNANZA YMCA AMÉRICA LATINA & CARIBE


INTRODUCCIÓN En los últimos años, se han realizado diversos estudios y diagnósticos en América Latina y el Caribe los cuales son coincidentes en poner de manifiesto que los asuntos relacionados con el gobierno y la gobernanza de las ACJs-YMCAs son aquellos donde más debilidad existe en las ACJs-YMCAs de la región. Desde el año 2007 las ACJs-YMCAs de América Latina y el Caribe vienen trabajando sistemáticamente en la mejora de la gobernanza en el marco de procesos promovidos, articulados y acompañados por la organización de área. La relevancia de esta problemática es que está asociada a la capacidad del liderazgo y afecta directamente la credibilidad pública, la relevancia programática y la capacidad de producir y movilizar recursos. Una gobernanza débil o ineficaz se expresa en prácticas concretas que no son saludables ni eficientes y que a lo largo del tiempo afectan la salud de toda la organización la cual pierde vigor, potencialidad y capacidad de impacto. Mejorar la gobernanza es una responsabilidad central de las Juntas Directivas y los Secretarios Generales. En América Latina y el Caribe, concebimos la Gobernanza como el sistema de relaciones y prácticas a través del cual los actores de una organización toman decisiones para lograr el cumplimiento de sus fines y objetivos, articulando la diversidad de intereses y puntos de vista, creando las condiciones necesarias para su sostenimiento y crecimiento. Un sistema donde el paradigma central es el cuidado de las personas acorde al concepto bíblico de mayordomía cristiana y al principio de la autoridad al servicio del bien común. La gobernanza incluye las actitudes y conductas de todas las personas que integran la organización pero en especial de quienes desempeñan roles de dirección y gestión corporativa, organismos de gobierno.

El sistema de gobernanza regional orientará y servirá como referencia a todas las ACJs-YMCAs en América Latina y Caribe para lograr impactos de mejora en los tres subsistemas incluyendo: Prácticas concretas en diversos ámbitos que inciden en la gobernanza; Conductas de las personas que desempeñan roles de dirección y gestión corporativa; y Marco normativo, procedimientos y mecanismos de rendición de cuenta, monitoreo y evaluación, así como mediación e intervención. Para el logro de estos impactos, el Sistema de Gobernanza incluye tres componentes estrechamente vinculados y complementarios: Estándares: es el conjunto de normas y patrones aceptadas como tales por las ACJs-YMCAs Nacionales, que constituyen una referencia para medir la calidad de su gobernanza. Estos estándares apuntan a mejorar el subsistema de prácticas. Código de Conducta: es el marco de principios y normas éticas aceptados por las ACJs-YMCAs Nacionales que lo asumen como guía rectora para orientar y evaluar las conductas de dirigentes voluntarios y profesionales. Protocolo vinculante: es el documento que incluye las referencias al marco normativo institucional, los procedimientos y los mecanismos que, aceptados por las ACJs-YMCAs Nacionales, regulan el funcionamiento del Sistema de Gobernanza y hacen posible la aplicación de los Estándares y el Código de Conducta.

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ESTÁNDARES DE GOBERNANZA Finalidad, ¿porqué es necesario determinar estándares de gobernanza?

Movimientos Constituyentes de la organización de área.

Una ACJ-YMCA saludable fundamenta su trabajo en la colaboración entre personas voluntarias y profesionales para lograr la Misión y los propósitos del Movimiento.

En ese sentido, y como parte fundamental del Sistema de Gobernanza Regional, se percibió la conveniencia de contar con ciertas normas o patrones, denominados estándares de gobernanza, cuyo cumplimiento permita entre otras cosas:

Las personas voluntarias y profesionales* actúan como custodios de la Misión y los valores, así como de la cultura organizacional expresada en la Base de Paris y Desafío XXI, documentos que se adjuntan como anexos y deben sustentar los Planes Estratégicos y el desarrollo del Movimiento YMCA. Las funciones y responsabilidades están claramente definidas y las personas voluntarias con roles de dirección, manejan la información y las habilidades relevantes para gobernar la organización de manera eficaz y responsable en el marco bíblico de la mayordomía cristiana. La gobernanza resulta relevante pues está asociada a la capacidad del liderazgo, la construcción de procesos participativos a través de los cuales el liderazgo es portavoz de acuerdos que incluyen la diversidad de las personas que forman parte de la ACJ-YMCA. El ejercicio de un buen sistema de gobernanza contribuye a incrementar legitimidad, desarrollar programas de impacto, así como la capacidad de producir y movilizar recursos.

a) Asegurar prácticas que fortalezcan institucionalmente a las ACJs-YMCAs de la región y hagan posible el logro de sus objetivos; b) Proteger el nombre ACJ-YMCA y el uso de la marca, marcas registradas y símbolos -y la reputación respecto al trabajo comunitario y el beneficio consagrado por esas marcas- previendo que ninguna ACJ-YMCA actúe de forma tal que su conducta impacte negativamente la reputación de otras ACJs-YMCAs, la marca YMCA o al Movimiento YMCA en general. c) Promover el funcionamiento sistemático y coordinado de programas y servicios. d) Prevenir situaciones de conflicto entre actores dentro de una ACJ-YMCA que puedan comprometer su salud institucional.

Por otro lado, una gobernanza débil o poco saludable, se expresa en prácticas concretas que a lo largo del tiempo afectan la salud de la organización que pierde vigor, potencialidad y capacidad de impactar a su comunidad. Mejorar la gobernanza debe ser una responsabilidad central de las Juntas Directivas** y la Secretaría General o Dirección Ejecutiva. Por estas razones, se identificó la gobernanza como un factor crítico a trabajar y mejorar para favorecer el fortalecimiento integral de los * A los efectos de este documento todas las expresiones utilizadas deben ser leídas en lenguaje inclusivo de género. Así por ejemplo entenderemos colaboradores y colaboradoras, rentados y rentadas, Secretarios y Secretarias, Ejecutivos y Ejecutivas, etc. ** El término Junta Directiva se refiere al órgano colegiado que dirige la Asociación cuando la asamblea no está reunida. Es el que ha de coordinar el funcionamiento ordinario de la entidad y es elegida por la asamblea según los criterios que marquen nuestros estatutos. En algunos Movimientos se conoce como Consejo Directivo o Directorio. 03


Objeto, ¿para qué se determinan los estándares? El presente documento contiene los estándares que han sido determinados con la finalidad de servir de guía para aquellas organizaciones que: - Necesiten demostrar que llevan a cabo de forma regular y sostenida prácticas que aseguran su capacidad para contar con una gobernanza saludable, entendiéndose a la gobernanza como la distribución legítima de autoridad a través de todo un sistema, a las modalidades relacionales que hacen posible la función de gobierno. - Aspiren a su fortalecimiento institucional, entendiéndose que un Movimiento fuerte en el marco de la Misión y propósitos del Movimiento es aquel que: tiene claridad de Misión, es decir, que sus líderes e integrantes tienen una sólida formación en la filosofía del Movimiento y de su rol en la construcción del Reino de Dios en la sociedad. Es viable institucionalmente, es decir, que los recursos de los que dispone la organización se usan de forma transparente y con eficiencia para garantizar su estabilidad y crecimiento. Los programas o proyectos que lleva a cabo son socialmente relevantes, es decir, que son compatibles con la Misión, útiles y tienen impacto positivo en la comunidad, y que ésta última los reconoce como un componente importante de su desarrollo. Alcance, ¿a quiénes se aplican los estándares? Los estándares descritos en este documento son genéricos y pueden ser aplicados a las Asociaciones Cristianas de Jóvenes sin importar su tamaño, tipo de organización interna o los programas que brinda. En ese sentido, podrán ser aplicados a las estructuras locales o nacionales de la región -pertenezcan o no a la organización regional de área- o a la Organización de Área en sí misma, la Alianza Latinoamericana y del Caribe de Asociaciones Cristianas de Jóvenes (ALCACJ).

Aspectos metodológicos para la evaluación del cumplimiento de los estándares ¿Cómo se evalúa el cumplimiento de los estándares? Los estándares de gobernanza constituyen requisitos y/o patrones cuya práctica y/o adopción depende de la decisión de cada organización, en ese sentido, su existencia no pretende atentar contra la libre determinación de los Movimientos, característica que se reconoce como un valor del Movimiento ACJ-YMCA. La evaluación del cumplimiento de los estándares puede ser llevada a cabo por, o en nombre de, la propia organización (evaluación de primera parte), para la revisión por la alta dirección como una guía para su desarrollo y fortalecimiento institucional, o con otros fines internos y puede constituir la base para la auto-declaración de conformidad de una organización. En el caso de evaluaciones de primera parte se debe prestar especial atención al principio de independencia con el fin de garantizar la imparcialidad de la evaluación y la objetividad de las conclusiones. En ese sentido se recomienda que las personas evaluadoras sean independientes de la actividad que es evaluada –que no evalúen su propio trabajo- y se encuentren libres de sesgos y/o conflicto de intereses. La evaluación también puede ser llevada a cabo por otras organizaciones que tengan algún interés en la organización a ser evaluada, tales como usuarios o donantes, o por empresas especializadas que reciban el encargo de las anteriores, (evaluación de segunda o tercera parte), en cuyo caso deberá contarse previamente con el consentimiento expreso de la organización a ser evaluada. Debe llevarse a cabo con un enfoque basado en la evidencia, es decir, los hallazgos de los cumplimientos o incumplimientos deben poder ser verificables mediante evidencias, no bastando sólo el criterio de la persona que evalúa. Cuando uno o varios de los estándares no se puedan aplicar debido a la estructura adoptada por la organización evaluada o a la naturaleza de sus programas, pueden considerarse para su exclusión, de ser este el caso, dichas exclusiones deben ser explícitamente indicadas y resaltadas en el informe de la persona que evalúa.

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Los estándares definidos se han dividido en dos grupos, un primer grupo conformado por los denominados estándares mínimos, considera aquellos requisitos básicos que deben cumplir todas las organizaciones, independientemente de su tamaño o grado de desarrollo, que empleen o aspiren a emplear la denominación de Asociación Cristiana de Jóvenes (o YMCA por sus siglas en inglés). Del mismo modo, además de los estándares mínimos, también se han considerado los denominados estándares de excelencia para aquellas Asociaciones que, además de cumplir con los estándares mínimos, adopten prácticas que promuevan la mejora continua como medio para optimizar su eficacia y eficiencia en el cumplimiento de la Misión y los propósitos institucionales, garantizando de esta manera su permanencia en el tiempo dentro de su comunidad. ¿Quiénes pueden verificar el cumplimiento de los estándares? Si bien los estándares de gobernanza han sido determinados de manera que la verificación de su cumplimiento pueda llevarse a cabo por cualquier persona familiarizada con las labores propias de la evaluación del cumplimiento de requisitos en general, se recomienda que quienes asuman el encargo de llevar adelante dicha labor tengan además un conocimiento mínimo de la filosofía y cultura del Movimiento.

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ÁREA: INSTITUCIONAL La ACJ-YMCA ha logrado construir una institucionalidad que encuadra, sustenta, garantiza y proyecta su desarrollo en el tiempo. Esta fortaleza construida en casi 170 años es uno de sus activos fundamentales, cuyo cuidado está en manos de los Socios Básicos. Debe ser dinámica, revisada y actualizada a partir de los signos de los tiempos, para que mantenga su vigencia, asegurando a la vez los deberes y derechos de los miembros, especialmente quienes desempeñan funciones de dirección y gestión, con fundamento en sus estatutos y reglamentos y al cumplimiento de todas las leyes y disposiciones que regulan el funcionamiento de las Asociaciones Civiles en cada país. Complementariamente, una buena gobernanza exige el desarrollo de un sistema de registros, mecanismo para la gestión de la información y la rendición de cuentas, que den transparencia a todos los asuntos, especialmente los referidos a las decisiones de las autoridades y el uso de todos los recursos. Una gobernanza saludable debe contribuir a fortalecer y desarrollar todos los aspectos que hacen a la vida institucional más allá de las necesidades, intereses y expectativas de quienes circunstancialmente ocupan roles de dirección o gestión.

DESCRIPTOR

ESTÁNDAR MÍNIMO

1, La ACJ-YMCA debe estar conformada legalmente de acuerdo a los lineamientos de cada país y tenga registros actualizados y disponibles en un lugar seguro de la institución.

1. Debe contar con personería jurídica aprobada por los órganos públicos competentes 2. Debe contar con un acta constitutiva, y Estatuto en donde quede estipulado por lo menos: 2.1. Los datos generales: - El nombre y naturaleza de la asociación, como organización sin fines de lucro. - El objeto social, relacionado directamente a la Base de París - El domicilio legal - La duración - El patrimonio de la asociación 2.2. Cuál es la estructura organizativa de la institución mediante los distintos órganos de gobierno y control que se consideren, así como sus funciones correspondientes. A manera de ejemplo de dichos órganos podemos citar:

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA Cumplir los estándares básicos y adicionalmente: 1. Debe contar con disposiciones que promuevan efectivamente la participación de jóvenes y el equilibrio de género en los distintos niveles de la Asociación, incluyendo los niveles de dirección tales como las Asambleas Generales de Socios Básicos, los consejos/juntas directivos y los cargos ejecutivos de dirección (profesionales rentados). 2. La estructura jerárquica debe contemplar la existencia de un órgano encargado de ejercer la función de fiscalización al órgano directivo. 3. El Informe Anual a presentar ante la Asamblea General acerca de asuntos financieros (Balance y Estado de Actividades del ejercicio) debe contar con un dictamen favorable emitido por auditores externos y ser aprobado según los Estatutos.

- Asamblea General de Socios Básicos, - Consejo/Junta Directivo - Consejo/Comisión Fiscal - Consejo/Comisión de Fideicomiso - Junta Calificadora de Asociados Básicos - Comités y comisiones - Secretaría General 3. Obligaciones fiscales 3.1 Se debe tener una planilla de empleados formal según las leyes y normas laborales vigentes del país. 3.2 Cumplimiento estricto de las obligaciones fiscales que correspondan (impuestos, gastos provisionales, etc.

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DESCRIPTOR

ESTÁNDAR MÍNIMO

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

2. La ACJ-YMCA debe cumplir con procedimientos Internos.

1. Debe existir un Reglamento General debidamente aprobado en consonancia con el Estatuto.

1. Se debe contar con acciones concretas que promuevan efectivamente la participación de jóvenes y el equilibrio de género en los distintos niveles de la ACJ-YMCA, incluyendo los niveles de dirección tales como las Asambleas Generales de Socios Básicos, los consejos/juntas directivos y los cargos ejecutivos de dirección (profesionales rentados).

2. Estatuto de las ACJ-YMCAs locales debe estar en plena concordancia con el Estatuto de la Estructura nacional. 3.Deben existir libros foliados de Socios Básicos y de asistencia a las Asambleas, debiendo ser conservados a buen resguardo. 4. Se deben redactar actas de cada reunión de Junta Directiva, Comisión Fiscal, Comité o Comisión de Fideicomiso, Comités y Comisiones. Estos libros deben estar debidamente identificado, foliados y firmados por las autoridades competentes y conservados a buen resguardo. 5. Debe existir un inventario general de los activos actualizado y que este documento se encuentre conservados a buen resguardo. 6. Se debe rendir un Informe Anual en la Asamblea General, tanto de actividades (Memoria) como de asuntos financieros (Balance y Estado de Actividades del ejercicio). 7. Los Títulos de propiedad, planos de edificios y pólizas de seguro, se deben encontrar conservados en buen resguardo. 8. Tener la planificación operativa y el presupuesto asociado.

2. Los informes anuales aprobados por la Asamblea General, tanto de actividades (Memoria) como de asuntos financieros (Balance y Estado de Ganancias y Pérdidas del ejercicio) deben poder ser de conocimiento público. 3. La información sobre los Estatutos, Reglamentos, Manual de Organización y Funciones (MOF) y Organigrama aprobados, debe poder ser de conocimiento público. 4. La información sobre autoridades electas y personal ejecutivo de la alta dirección, así como los correspondientes datos de contacto, deben ser de conocimiento público. 5. La estructura jerárquica debe contemplar la existencia de un órgano distinto del órgano directivo encargado de ejercer la función de evaluación y conformidad de los postulantes a adquirir la categoría de Socios Básicos. 6. Debe existir un Balance Social con el mismo nivel de formalidad que el balance económico financiero 7. Deben contratarse pólizas de seguro que contemplen: responsabilidad civil, seguridad laboral, seguridad de edificios, instalaciones y equipos

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ÁREA: SOCIOS BÁSICOS Contextualización Los Socios Básicos reunidos en Asamblea, son la máxima autoridad de nuestras Asociaciones. Es a través de los Socios Básicos que se asegura la conservación de la Misión cristiana y ecuménica del Movimiento, sus fundamentos y principios. Es a los Socios Básicos a quienes corresponde salvaguardar las características de movimiento de Voluntarios que trabaja en forma articulada y armónica con el staff de Secretarios Profesionales. También son ellos los que procediendo de diferentes ámbitos profesionales, laborales, territoriales, culturales y sociales, y habiendo sido honrosamente seleccionados, ayudan con su visión de las realidades del entorno, a establecer parámetros para el diseño de Planes, Programas y Servicios. En coherencia con el mandato misional de “extender el Reino de Dios”, las Asociaciones estan llamadas a trabajar permanentemente para incrementar pero a la vez cultivar y fortalecer su cuerpo de Socios Básicos, acorde con la realidad de cada contexto pero en todos los casos, comprometidos de manera personal con la Misión cristiana, objetivos, filosofía y propósitos, en consonancia con las Políticas y Planes, con sus roles y responsabilidades claramente definidas Si bien puede ser difícil estandarizar lo que implica en la práctica trabajar por la extensión del Reino de Dios y más difícil aún comprobar si alguna persona efectivamente cumple con trabajar por dicha causa, una de las expresiones concretas de dicho compromiso que resulta más fácilmente verificable de forma objetiva es el trabajo voluntario. La disposición a trabajar de forma voluntaria es considerada pues una característica inalienable con la condición de Asociado Básico. Es por ello que muchas asociaciones incluyen como uno de los requisitos para ser admitido como Socio Básico el haber destacado durante algún período de tiempo en la colaboración con el trabajo institucional de forma voluntaria. Los requisitos exigidos en la mayoría de los estatutos para acceder a la categoría de Socio Básico, no son suficientes para los tiempos actuales por esta razón se considera imprescindible que todos los movimientos cuenten con procesos de capacitación de futuros Socios Básicos con un temario que incluya los aspectos fundamentales para asegurar la vinculación de Socios que realmente conozcan, se identifiquen y se comprometan con el Movimiento.

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DESCRIPTOR

ESTÁNDAR MÍNIMO

1. Describe la normativa vigente, explícita y de conocimiento de todas y todas y todos los miembros (voluntarias, voluntarios y equipo profesional).

Se debe contar con normas explícitas para la captación, evaluación, admisión, inducción y el cese de la condición de Socio Básico con la finalidad de salvaguardar que quienes gocen de dicha condición sean voluntarias y voluntarios comprometidos.

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA Cumplir los estándares básicos y adicionalmente: 1. Se debe contar con un sistema de reclutamiento, formación, capacitación, monitoreo y evaluación del desempeño del voluntariado con el fin de contar con un grupo de potenciales aspirantes que sirva a su vez cómo fuente de recursos para la selección de Socios Básicos. El sistema debe contemplar también medidas de limitación de derechos, revocatoria, suspensión y/o cese de la condición de Socio Básico cuando se pierde la condición de voluntaria o voluntario. 2. Se deben considerar los requisitos que se enumeran en cada uno de los puntos expuestos a continuación: a) Se debe contar en su Planificación con reuniones periódicas de información a sus usuarios o asociados, con énfasis en mostrar a la ACJ-YMCA como Movimiento voluntario cristiano. b) Se debe contar con una ceremonia de “graduación” de Socio Básico que fomente el sentido de cuerpo y pertenencia. c) Se debe explicitar en la Planificación de la ACJ-YMCA un número de nuevos Socios Básicos a reclutar, así como la evaluación constante del número de Socios Básicos, como objetivo anual. Por la importancia de este objetivo, el seguimiento del mismo debería ser por parte de la Dirección General y de la Junta Directiva o Junta Calificadora.

2. Describe acciones básicas de capacitación y aprendizajes que deben adquirir los Socios Básicos.

Deberá constar de reuniones temáticas, llevadas adelante tanto por Dirigentes Voluntarios como por Secretarios Profesionales con una exigencia mínima de asistencia de por lo menos las tres cuartas parte del curso. Mínimamente deberán estar presentes los temas siguientes: - ACJ-YMCA Nacional (historia, organigrama, estructura, funcionamiento general, proyectos, etc.). - ACJ-YMCA Internacional (ALCACJ, Alianza Mundial, cooperaciones con otros Movimientos, etc.). - Explicitar los lugares y formas genuinos de participación dentro del Movimiento de las y los Socios Básicos. - Definición de derechos y obligaciones de las y los Socios Básicos. - Reglamento y Estatutos de su ACJ-YMCA. - Planificación Estratégica. - Presupuesto operativo y de inversiones. - Procuración de fondos.

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DESCRIPTOR

ESTÁNDAR MÍNIMO

3. Describe un conjunto de características para acceder a la categoría de Socios Básicos que constituyen patrones comunes y en tal sentido estandarizadas.

Las ACJs-YMCAs deberán contar en sus estatutos, políticas u otras normas de obligatorio cumplimiento, con disposiciones orientadas a señalar las características comunes cómo requisitos para acceder a la condición de Socio Básico, las mismas se explicitan a continuación:

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

- Integridad en todos los ámbitos de su vida, reflejada en conducta responsable con su familia, su vida laboral, de estudio, cívica y comunitaria, así como la referencia por escrito de al menos dos Socios Básicos. - Fuerte compromiso institucional; compartir la Misión, filosofía, principios y valores de la ACJ-YMCA definidos en la Base de París, Desafío XXI y demás Declaraciones y Políticas institucionales, los cuales se reflejan en los comentarios, actitudes y conducta de la persona (deberá surgir de una entrevista personal). - Clara vocación de servicio y disposición para involucrarse haciendo aportes concretos de acuerdo con sus habilidades y talentos en aspectos tales como asesoría, donaciones y/o búsqueda de recursos, divulgación, contactos, apoyo a programas o servicios del Movimiento y otros (deberá surgir de una entrevista personal).** - Disposición a colaborar económicamente de acuerdo a sus posibilidades y colaborar activamente para presentar la ACJ-YMCA en su comunidad y movilizar recursos de todo tipo (deberá surgir de una entrevista personal).** - Creatividad, innovación y sentido común (deberá surgir de una entrevista personal y referencia escrita del voluntariado y/o Secretarios Profesionales al respecto). - Condiciones de liderazgo (deberá surgir de una entrevista personal y referencia escrita del voluntariado y/o Secretarios Profesionales al respecto). - Activa participación en la Institución (referencia escrita del voluntariado y/o Secretarios Profesionales al respecto). - Actitud para el trabajo en equipo con el voluntariado y Secretarios Profesionales (referencia escrita del voluntariado y Secretarios Profesionales al respecto). - Capacidad de comprensión y tolerancia de los puntos de vista de los demás (referencia escrita del voluntariado y Secretarios Profesionales al respecto). - Disposición a dar de su tiempo de manera voluntaria a la ACJ-YMCA, dedicándole tiempo para participar por lo menos en una reunión mensual y para capacitarse y conocer las temáticas requeridas para los roles que debe desempeñar (deberá surgir de una entrevista personal).** - Disposición para conocer, aceptar y respetar las características del Movimiento, su sistema de funcionamiento y su tradición histórica (deberá surgir de una entrevista personal).** ** Se establece como requisito que toda persona espirante a la Categoría de Socio Básico tenga una entrevista personal con la Comisión o Junta responsable de la evaluación de los y las postulantes.

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DESCRIPTOR

ESTÁNDAR MÍNIMO

Derechos y obligaciones de las y los Socios Básicos.

Las ACJ-YMCAs deberán establecer en sus estatutos, políticas u otras normas, disposiciones orientadas a señalar estos derechos u obligaciones comunes que otorga la condición de Socio Básico. Se identifican los siguientes: 1. Salvaguardar la Misión teniendo presentes también, todas las Declaraciones oficiales relacionadas con ella. 2. Votar y ser votado en Asamblea General para integrar la Junta Directiva. 3. Participar en los Comités y /o grupos de trabajo de su interés y contribuir al logro de los objetivos del área en que se comprometa. 4. Abonar la cuota establecida por la Junta Directiva, hacer donaciones y/o conseguir recursos de acuerdo con sus posibilidades. 5. Hacer respetar las Declaraciones, Políticas, Normas y Reglamentos adoptados oficialmente, lo mismo que todos aquellos aspectos que son propios de la identidad del Movimiento y su sistema de organización. 6. Representar al Movimiento en asuntos de su competencia cuando la Junta Directiva se lo solicite. 7. Capacitarse y mantenerse informado sobre los asuntos de la ACJ-YMCA. 8. Dar a conocer el Movimiento entre su familia, sus amigos y en su ámbito laboral, su comunidad y/o su centro de estudios. 9. Informar a quienes corresponda sobre oportunidades que a su entender pueden beneficiar al Movimiento o sobre riesgos que puedan afectarlo.

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA Cumplir los estándares básicos y adicionalmente: 1. Se debe contar con un sistema de reclutamiento, formación, capacitación, monitoreo y evaluación del desempeño del voluntariado con el fin de contar con un grupo de potenciales aspirantes que sirva a su vez cómo fuente de recursos para la selección de Socios Básicos. El sistema debe contemplar también medidas de limitación de derechos, revocatoria, suspensión y/o cese de la condición de Socio Básico cuando se pierde la condición de voluntaria o voluntario. 2. Se deben considerar los requisitos que se enumeran en cada uno de los puntos expuestos a continuación: a) Se debe contar en su Planificación con reuniones periódicas de información a sus usuarios o asociados, con énfasis en mostrar a la ACJ-YMCA como Movimiento voluntario cristiano. b) Se debe contar con una ceremonia de “graduación” de Socio Básico que fomente el sentido de cuerpo y pertenencia. c) Se debe explicitar en la Planificación de la ACJ-YMCA un número de nuevos Socios Básicos a reclutar, así como la evaluación constante del número de Socios Básicos, como objetivo anual. Por la importancia de este objetivo, el seguimiento del mismo debería ser por parte de la Dirección General y de la Junta Directiva o Junta Calificadora.

10. Aceptar y cumplir con las responsabilidades de los cargos para los cuales sea elegido. 11. Ninguna persona que tenga calidad de Socio Básico y ejerza funciones de Dirección (integrante de Junta Directiva, Comités o Comisiones), puede tener vínculo laboral contractual con su ACJ-YMCA en forma asalariada o recibir por ello beneficio alguno. 12. Las y los Socios Básicos no tienen ningún privilegio “especial” para recibir en su beneficio los servicios que la ACJ-YMCA presta en sus edificios e instalaciones, ni en cualquier otro sitio, ni de las actividades de ninguno de los diversos programas de la misma, ni de los materiales o bienes que allí se utilizan. En este sentido, su derecho no será distinto que el de cualquier socia, socio o beneficiario de su ACJ-YMCA.

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DESCRIPTOR 4. Describe responsabilidad de captar Socios Básicos entendiendo que constituye una tarea compartida entre los Secretarios Profesionales y las y los Dirigentes voluntarios.

ESTÁNDAR MÍNIMO

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

Ejemplo de buenas prácticas: a) Reuniones periódicas sistematizadas de información entre los Asociados (la temática de las mismas deben de estar enfocadas a mostrar a la ACJ-YMCA como movimiento cristiano de voluntarias y voluntarios tanto Nacional como Internacional). b) Fortaleciendo el espíritu de cuerpo de la categoría de Socios Básicos, favorece a que las y los aspirantes quieran pertenecer a ese cuerpo. Por lo tanto, toda actividad que vaya en ese sentido (fomentando la mística y los valores de pertenecer a la ACJ-YMCA), tendrá incidencia directa en tentar positivamente a futuros Socios Básicos. Un ejemplo de estas actividades es el momento de la “graduación” o “aceptación” como Socio Básico. Varias ACJs-YMCAs tienen definido un momento especial para tal objetivo. c) Otra manera de fomentar la captación de Socios Básicos, tanto a nivel de Dirigentes Voluntarios (Junta Directiva) como de equipo profesional, es fijar como meta u objetivo, proponer una cantidad “x” de aspirantes a Socios Básicos, en un determinado período. Este objetivo debería ser expresado en la Planificación Estratégica.

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ÁREA: JUNTAS DIRECTIVAS, INTEGRACIÓN, ESTRUCTURA, ROLES Y FUNCIONES Contextualización: La Asociación Cristiana de Jóvenes nació inspirada en principios cristianos con la vocación de ser una entidad de voluntarias y voluntarios. En sus cientos de años de fundada, ha logrado ser la inspiración de muchas otras organizaciones en su modelo de integración por el bien común. Para hacer posible el gobierno de la organización se crearon las Juntas Directivas y los comités con los cuales el trabajo voluntario adquirió una dimensión más amplia, al convertirse también, en el enlace que articula y alimenta mecanismos de construcción colectiva de acuerdos. A la vez, por delegación de las Asambleas que los eligen, las Juntas Directivas asumen la responsabilidad por la toma de decisiones. Estas funciones han venido desarrollándose eficientemente desde los inicios del Movimiento, imponiéndose por otro lado, la necesidad de revisarse con miras a una actualización que le permita a la organización conservar el impulso inicial; siendo creativos e innovadores al hacer que la obra de la ACJ-YMCA siga creciendo y siendo relevante en las sociedades donde opera. La ACJ-YMCA ha sido pionera en la formación de líderes de comunidades, quienes inspirados en el ejemplo de Jesús, trabajan para mejorar la calidad de vida de las personas y comunidades lo cual le ha permitido crecer durante tantos años, enfrentando guerras, catástrofes, crisis económicas y políticas. Como cualquier grupo humano dinámico en crecimiento y desarrollo, solo mantiene la calidad cuando las experiencias, conocimientos y buenas prácticas son comunicados y consultados de manera permanente. ¿Cómo puede amar una organización quien no la conoce? ¿Quién no tiene alguna referencia de su pasado glorioso? ¿Cómo puede promocionar una organización quien no conoce sus productos y servicios?

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DESCRIPTOR 1. Describe el perfil de miembros y/o integrantes.

ESTÁNDAR MÍNIMO

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

Las y los miembros que integran una Junta Directiva de ACJ-YMCA deben ser seleccionarse teniendo en cuenta su trayectoria dentro de la institución (voluntariado de programa, Socios Básicos, etc.) siguiendo criterios estrictos para preservar la misión y visión de la organización, referenciados en la Base de Paris y Desafío XXI.

Los miembros de una Junta Directiva representan la diversidad de la comunidad local y responden al siguiente perfil:

1. Tener un buen nivel de relaciones sociales, que pueda servir tanto para apoyar como para integrar más personas a la obra de ACJ-YMCA.

1. En su vida particular deben ser un ejemplo de compromiso social y formación familiar basada en principios éticos y morales.

2. Debe participar en al menos dos eventos importantes al año (por ejemplo: representación de la ACJ-YMCA internacionalmente o en eventos locales, participación en la procuración de fondos, etc.).

2. Deben tener formación cristiana o espiritual preferentemente con una práctica regular. 3. Debe tener la vocación de servir a los demás.

3. Las competencias de los miembros de la junta Directiva son complementarias entre sí y aportan a las necesidades del Plan Estratégico y visión de la ACJ-YMCA a mediano plazo.

4. Son portavoces de procesos de consulta al voluntariado organizado de su ACJ-YMCA, demostrando espíritu democrático, participativo y de aceptación de las decisiones de las mayorías. 5. Debe ser respetuoso y comprensivo con los puntos de vista de otras generaciones, nacionalidades, religiones, gusto y perfiles de otras personas. 6. Debe ser capaz de dar una contribución en talento, tiempo, recursos financieros o contactos en ese campo. 7. Debe tener capacidad de adaptación a los cambios y flexibilidad para aceptar nuevos paradigmas del mundo y la sociedad a la que sirve. 8. Participar en los procesos de procuración de fondos para su ACJYMCA. i) Debe tener capacidad para ser dirigente (conocimientos y experiencia en toma de decisiones, manejo relacional, capacidad ejecutiva, manejo de presupuesto, movilizar recursos, capacidad de ver lo global, etc.).

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DESCRIPTOR 2. Identifica y describe los principales Roles y funciones.

ESTÁNDAR MÍNIMO

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

1. Debe velar por la institucionalidad y el buen funcionamiento de la ACJYMCA. 2. Establecer la visión, participar en el diseño del Plan Estratégico y aprobarlo. Monitorear su implementación y evaluación. 3. Constituirse en Comités de trabajos que acompañen y monitoreen la conducción de los mismos y el alcance de los resultados planteados. 4. Deben ser buenos embajadores de la ACJ-YMCA en cualquier ámbito que se desempeñen. 5. Debe asistir a las reuniones y tener un papel activo en ellas, aportando decisivamente para que las agendas sean relevantes. 6. En la medida de lo posible, deben participar de los servicios de la ACJ-YMCA, como forma de dar el ejemplo. Para ello, deben procurar que esos servicios, estén al nivel de calidad y propiedad. 7. La Junta Directiva debe velar por el buen relacionamiento entre voluntarios y profesionales promoviendo un entorno amable, y a la vez ser ejemplo del mismo.

3. Describe los conocimientos y competencias que son requeridas.

Las y los voluntarios con funciones de dirigencia deben participar por lo menos una vez al año en un curso de capacitación y a la vez deben poder desempeñarse como formadores de otros cursos para voluntarios y funcionarios. Su capacitación debe de enfatizar su formación en temas de filosofía institucional, liderazgo, ética y responsabilidad social, entorno económico, social y político, finanzas y procuración de fondos a fin de que enriquezca su contribución.

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ÁREA: RELACIONES JUNTA DIRECTIVA - SECRETARIOS GENERALES Contextualización Una de las funciones de la Junta Directiva es seleccionar, contratar, evaluar y asignar el salario de la persona que ejerce el cargo de Dirección Ejecutiva, Dirección General o Secretaría General, lo cual hace con base en los criterios establecidos en los Estatutos, Reglamentos y Políticas. En algunos países, la persona que ejerce el cargo antes mencionado, es también él o la Representante Legal. Los Estatutos, Reglamentos y el Manual de Funciones especifican los roles y funciones de la Junta Directiva y de la Secretaría General, con base en características muy particulares y la tradición histórica del Movimiento a nivel mundial. Esto con el fin de garantizar el equilibrio de fuerzas, respetando los roles que corresponden a cada uno de éstos dos órganos. La ACJ-YMCA utiliza la figura de un avión para representar a través de sus alas el equilibrio que le brindan. Una de ellas representa al voluntariado y la otra al equipo profesional. Los motores ubicados debajo de las alas simbolizan el compromiso y la energía del voluntariado y equipo profesional produciendo la fuerza o combustión que se requiere para que la nave pueda despegar y llegar a las personas que reciben el impacto de la Misión. La Misión se representa como la brújula que apunta al lugar de llegada o destino final. La dirección del Movimiento se representa mediante el concepto de liderazgo participativo y compartido el cual es resultado de la sinergia que se obtiene mediante una sana y adecuada canalización de los aportes conceptuales del voluntariado y del equipo profesional en torno a la Misión, Visión y propósitos establecidos de común acuerdo por el conjunto de personas, en sus respectivas áreas y niveles de competencia. Este modelo ha funcionado exitosamente a lo largo de la historia del Movimiento mundial, pero ha presentado serias dificultades o rotundos fracasos cuando se desconoce su importancia o cuando se ignoran los roles de cada uno de sus órganos. Ello ha producido severas crisis cuando las y los voluntarios o las y los profesionales invaden los espacios que no les corresponden produciendo un desequilibrio de fuerzas que generalmente concentra el poder y la toma de decisiones significativas en la Junta Directiva o en la Secretaría General. Un Movimiento sano, adecuadamente dirigido, le dará mucha importancia a los aspectos que se enuncian a continuación,

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DESCRIPTOR

ESTÁNDAR MÍNIMO

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

1. Describe desempeños que contribuyen efectivamente a una relación de complementariedad, cooperación y buena productividad, entre la Junta Directiva y la Dirección/Secretaria General.

1. Los criterios y requisitos para postular personas a la Junta Directiva deben estar claramente definidos y escritos.

Las y los miembros de la Junta Directiva y Dirección Ejecutiva deben recibir capacitación continua sobre el Modelo Asociacionista y claridad sobre sus roles, con el apoyo de voluntarias, voluntarios y Secretarios Ejecutivos de reconocida trayectoria en el Movimiento y que han reflejado en sus actitudes la comprensión del mismo.

2. Las y los Directores Ejecutivos deben recibir formación y entrenamiento intenso y previo al momento en que asumen en propiedad sus cargos, con énfasis en el modelo Asociacionista y los roles. 3. Los roles y funciones de la Junta Directiva, incorporados en los Estatutos, deben ser completos, claros, precisos y no dan lugar a ningún tipo de ambigüedad. 4. La Junta Directiva debe definir y aprobar todas las Políticas o criterios que orientan el Movimiento. Por ello, es la última responsable de aprobar planes, presupuestos, contratos, adquisición y venta de inmuebles y demás funciones estipuladas en los Estatutos. Mientras que la Dirección Ejecutiva debe ser la responsable directa de implementar y llevar acabo tales decisiones sin interferencia por parte de la Junta Directiva o de sus miembros en los asuntos operativos. No obstante, siendo consistentes con lo expresado en la contextualización, en el proceso de definición y aprobación, se deben valorar los aportes tanto del equipo profesional como de la Junta Directiva y se deben establecer consensos como resultado de la sinergia buscada. 5. En las evaluaciones que se debe realizar por lo menos una vez al año, es importante verificar que entre la Junta Directiva y la Dirección Ejecutiva no haya problemas de relacionamiento (fraternidad, confianza, respeto y apoyo mutuo, temor para expresar inquietudes, propuestas, dudas o cuestionamientos).

Crear un Comité de Evaluación continua.

6. La Junta Directiva debe ejercer su autoridad como cuerpo, reunidos formalmente en sesión, registrando la misma en un Acta correspondiente. 7. La autoridad de la Junta Directiva no debe fragmentarse individualmente entre sus miembros (independientemente de sus cargos). La Junta Directiva debe ejercer su autoridad como cuerpo, reunidos formalmente en sesión. Esa autoridad no se debe fragmentar individualmente entre sus miembros (incluyendo al Presidente), fuera de dichas reuniones. No obstante ello, se deben poder delegar funciones convirtiéndose en canales de comunicación y/o animadores en las instancias en que la Junta Directiva les delegue tareas específicas de representación o vocería.

8. La Junta Directiva y la Dirección Ejecutiva en sus posturas, opiniones, actitudes y decisiones deben reflejar su identidad con la filosofía, Misión y principios del Movimiento, los cuales no dan lugar a dudas sobre su ética y valores cristianos los cuales están por encima de las diferencias de opinión y de cualquier tipo de conflicto.

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DESCRIPTOR Describe situaciones, comportamientos, fenómenos que cuando en una YMCA no se presentan Asociados, configuran una situación que requiere de la intervención y/o acompañamiento cercano del organismo Nacional si se trata de una ACJYMCA local o de la ALCACJ si se trata de una YMCA Nacional a fin de que pueda tomar medidas oportunas que aseguren la normalización esperada.

ESTÁNDAR MÍNIMO 1. Socios Básicos o Junta Directiva que reúnen todos los requerimientos estipulados en la Política de Socios Básicos y de la Junta Directiva. 2. Criterios escritos y requisitos para postular miembros a la Junta Directiva. 3. Asumir cargos luego de recibir el entrenamiento básico.

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA Las y los miembros de la Junta Directiva y Dirección Ejecutiva deben recibir capacitación continua sobre el Modelo Asociacionista y claridad sobre sus roles, con el apoyo de voluntarias, voluntarios y Secretarios Ejecutivos de reconocida trayectoria en el Movimiento y que han reflejado en sus actitudes la comprensión del mismo.

4. Junta Directiva que asume los roles que le corresponden según estos estándares y dispone de un plan de trabajo acorde con sus responsabilidades, que le permita hacer seguimiento a los Planes, Presupuestos y demás asuntos de su competencia. 5. Existencia de procesos intensivos de formación de la Secretaría General y equipo profesional, de Socios Básicos y de Junta Directiva, con énfasis en el Modelo de funcionamiento de la ACJ-YMCA. 6. Roles y funciones claramente definidas, precisas y claras en los Estatutos, los que además se respetan. 7. Reconocimiento, cooperación y complementariedad en el desempeño de los roles: a) De las y los Miembros de la Junta Directiva en los procesos de ejecución o mando con funcionario/s que dependen de la supervisión de la Secretaría General. b) Del Secretario General en los asuntos políticos de responsabilidad de los Dirigentes Voluntarios. 8. Comunicación clara que circula por los conductos regulares y orgánicos establecidos en el organigrama. 9. Liderazgo descentralizado, participativo y compartido; autoridad bien entendida, sustentada en el servicio, el cuidado de los otros y legitimada en las prácticas. 10. Introducción de recursos y sistemas de funcionamiento de otras organizaciones que son compatibles, aportan y enriquecen el modelo Asociacionista. 11. Junta Directiva que no asume el rol y funciones de la Secretaría General o a la inversa. 12. Conflicto de intereses*.

La ACJ-YMCA tiene un documento que define una política frente a conflictos de interés así como los procedimientos para alertar y actuar orgánicamente. Estos documentos toman en cuenta referentes internacionales en la materia.

13. Predominancia de lo colectivo sobre lo individual, cooperación por sobre la competencia. 14. Valoración de la diversidad y la pluralidad en el marco de fuertes equipos de trabajo. 15. Inexistencia de personas en la Junta Directiva interesadas en participar en los negocios de la ACJ-YMCA en recibir beneficios de la misma. 16. Ausencia de conflictos serios frecuentes entre miembros de la Junta y la Secretaría General. 17. Procesos planeados y cuidadosos de transición en el cambio de la Secretaría General que dan señales inequívocas de estabilidad institucional y seguridad al voluntariado y funcionarios. 18. Prever un liderazgo de sucesión tanto en las direcciones generales como en las juntas directivas.

*Un conflicto de intereses surge cuando una persona Miembro de la Junta o empleado de confianza de la YMCA, tiene intereses creados en asuntos financieros o personales que aquella (o pariente) pueda tener en una operación o transacción propuesta a la misma organización.

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ÁREA: LIDERATO PROFESIONAL Contextualización Un factor clave en la gobernanza de las ACJs-YMCAs es el “desarrollo del liderazgo profesional” en cuanto son las y los profesionales quienes ejecutan y retroalimenta las políticas definidas por la Junta Directiva, especialmente la Secretaría General. Es la Alta Dirección Profesional el estamento que tiene el contacto directo con la comunidad a través de los programas y actividades diarias. Lideran la conducción de Consejos, Comités y Comisiones; detectan, proponen y promueven Socios en los diferentes niveles de participación Asociacionista, incluidos Socios Básicos y futuros miembros de las Juntas Directivas; lideran la formación y capacitación de las y los voluntarios y sus pares; entregan asistencia profesional a la Junta Directiva y Comités en procesos de evaluación de la organización y del personal; define junto a la Junta Directiva los planes estratégico de largo , mediano y corto plazo; estimula la comunicación y retroalimentación entre los diferentes estamentos directivos; establece las líneas presupuestarias, inversiones y programas para la toma de decisiones de la Junta Directiva. La cabeza del liderato profesional en las ACJ-YMCA es la Secretaría General, profesional de confianza de la Junta Directiva, que lo contrata y establece sus remuneraciones, incentivos y premios, evalúa y supervisa su desempeño; quien debe conformar su equipo de trabajo para la ejecución de las tareas encomendadas por la Junta Directiva; delegar funciones y tareas; evaluar, supervisar al personal; establecer políticas de comunicaciones y reportes regulares a la Junta Directiva; desarrollar tareas de medición y negociación de conflictos en los diferentes niveles; actuar en todo momento como motivador de la misión, doctrina y valores éticos institucionales; proteger el marco jurídico e institucional, cumplir las leyes, estatuto y reglamentos, preparar profesionalmente a la Alta Dirección Profesional y demás personal; formar los cuadros directivos voluntarios; y promover el liderazgo juvenil.

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DESCRIPTOR 1. Describe un conjunto de aptitudes del Secretario Profesional.

ESTÁNDAR MÍNIMO La ACJ-YMCA cuenta con profesionales que tengan los siguientes requisitos: 1. Debe ser de formación cristiana. 2. Debe tener dominio de la doctrina institucional, garantizado por criterios de antigüedad, participaciones nacionales e internacionales, liderazgo de programas y proyectos, experiencia de trabajo con Comités, Consejos y Comisiones, etc.

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA Las y los miembros de la Junta Directiva y Dirección Ejecutiva deben recibir capacitación continua sobre el Modelo Asociacionista y claridad sobre sus roles, con el apoyo de voluntarias, voluntarios y Secretarios Ejecutivos de reconocida trayectoria en el Movimiento y que han reflejado en sus actitudes la comprensión del mismo.

3. Debe tener cabal desenvolvimiento en la organización interna y externa de la ACJ-YMCA, en sus modelos de desarrollo, historia, ecumenismo, misión, organización regional y mundial, voluntariado, juventud y campamento. 4. Debe tener habilidades de liderazgo en la conducción y trabajo con grupos: motivar, estimular, comunicar, conducir, etc. 5. Debe tener vocación de servicio, honestidad, transparencia, fidelidad y sentido de pertenencia.

2. Describe un conjunto de condiciones para el desarrollo de una Secretaría General.

1. Debe poder trabajar con el Plantel de Socios Básicos, con miembros asignados a Comités, Comisiones, Consejos, Juntas Directivas, que dispongan de acompañamiento profesional regular y del reglamento respectivo. 2. Para la Secretaría General, debe haber una clara descripción tanto de su rol como de las responsabilidades inherentes de su cargo. Las mismas deben ser expresadas por escrito en el estatuto y/o el reglamento, aprobado por el organismo correspondiente (Asamblea o Junta Directiva).

Se debe definir un presupuesto que considere un plan de desarrollo para la Alta Dirección Profesional, que considere niveles de remuneraciones, incentivos y premios, subsidios de capacitaciones, pasantías, supervisión y contraloría.

3. Se debe contar con un protocolo para la selección y designación de la persona que ocupara el cargo de la Secretaría General (en caso de vacancia del cargo) y los procedimientos para la contratación de funcionarios de la Alta Dirección Profesional. Este protocolo debe establecer perfiles, requisitos mínimos de estudios, experiencia, procedimientos de selección transparentes. 4. Se deben respetar los estatutos, reglamentos, códigos de ética y conflicto de intereses, compromisos con los organismos regionales e internacionales del Movimiento (ALCACJ, Alianza Mundial, etc.). 5. Definición clara de roles y responsabilidades de la Secretaría General para evitar conflictos de intereses que puedan poner en riesgo tanto el patrimonio tangible como intangible de la institución.

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ÁREA: MONITOREO DE LA JUNTA DIRECTIVA Y LA SECRETARÍA GENERAL Contextualización Para poder monitorear y evaluar a la Junta Directiva y la Secretaría General, habría que definir primero las responsabilidades básicas de la Junta Directiva y de la Secretaría General. A continuación listamos las diez responsabilidades de las Juntas Directivas presentadas por “Ten Basic Responsibilities of Nonprofit Boards” publicado por el National Center for Nonprofit Boards en Washington, D.C. - Debe determinar la misión y los propósitos de la organización. - Debe seleccionar a la persona encargada de la Dirección General. - Debe apoyar a la persona encargada de la Dirección Ejecutiva y apoyar su actuación. - Debe garantizar la planificación eficaz de la organización. - Debe asegurarse que la organización cuente con recursos para realizar su misión. - Debe administrar eficazmente los recursos. - Debe determinar y supervisar los programas y servicios de la organización. - Debe mejorar la imagen pública de la organización. - Debe asegurar la integridad legal y ética de la organización y mantener transparencia. - Debe orientar a nuevos integrantes de la Junta Directiva y evaluar su propio desempeño. En síntesis, la Junta Directiva debe gobernar a la organización. Objetivos: La Junta Directiva representa y es portavoz de los intereses de la comunidad dentro de la organización, asegurándose que esta cumpla cabalmente con su misión, que conozca las necesidades de sus componentes y que tenga una operación legal, eficiente y efectiva. Procesos para la acción: la Junta Directiva actúa como un cuerpo, con la asistencia de los comités, pero a su vez, las y los Directores actúan como personas indivuduales en los comités.

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DESCRIPTOR

ESTÁNDAR MÍNIMO

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

1. Determinar la Misión y los propósitos de la organización.

- Declaración escrita de la Misión. - Debe ser ampliamente difundida y conocida por Junta Directiva, Socios Básicos, voluntariado y todo el personal.

Lograr una Misión compartida de la organización, en donde se articulen los valores que guían la acción organizacional, establecer los principales objetivos, y delinear las estrategias para lograr los objetivos.

2. Seleccionar a la persona responsable de la Secretaría General, monitorea y evalúa su desempeño.

- Definir prioridades de largo plazo para el periodo de la o el Secretario General.

- Establecer un programa de capacitación y actualización constante para persona encargada de la Secretaría General.

- Definir objetivos claros y establecer con claridad qué expectativas se tienen de la persona a cargo de la Secretaría General.

- Realizar una evaluación formal del desempeño de la Secretaría General.

- Definir una descripción clara acerca de las responsabilidades que le competen, las tareas que deberá realizar y las expectativas que la Junta Directiva tiene para esta posición.

- Formalizar una instancia de diálogo entre la Secretaría General y la Junta Directiva o quien ésta designe, con la finalidad de analizar desde un enfoque constructivo, el funcionamiento general de la propia Junta Directiva.

- Explicar las cualidades, los conocimientos y el estilo particular que se busca en una o un nueva persona encargada de la Secretaría General. - Ofrecer una remuneración adecuada y condiciones de empleo satisfactorias.

3. Apoyar a la Secretaría General.

- Promover un equilibrio entre la Junta Directiva y la Secretaría General que permita una comunicación constante. - Las y los Miembros de Junta Directiva por medio de sus relaciones presentaran a la persona encargada de la Secretaría General a otros dirigentes y/o organizaciones públicas, privadas y sociales. - Sea invitado a funciones sociales importantes. Reciba felicitaciones por iniciativas excepcionales.

4. Garantiza la planificación eficaz de la organización.

- Las personas integrantes de la Junta Directiva participan ampliamente en el proceso de planificación a fin de que asuman el plan, de esa forma, contribuyen a la consecución de las metas y objetivos. - La estructura de la Junta Directiva, organizada en comités, permite la participación de sus integrantes en ciertas áreas estipuladas por el plan. - La Junta Directiva participa en el proceso de planificación. - La Junta Directiva aprueba el plan. .

-

Contar un plan estratégico que incorpore los siguientes elementos: - Declaración de la Misión y de los propósitos. - Estimaciones a futuro (posibles circunstancias internas y externas). - Programas y servicios actuales. - Nuevos programas y servicios. - Estrategias para la incorporación y retención de nuevas y nuevos socios. - Personal (actual y previstos). - Previsiones financieras . - Estrategias para la generación de recursos. - Estrategia de relaciones públicas. - Organigramas actuales y propuestos, evolución financiera de los tres o cinco años precedentes y previsiones para los cinco años siguientes, datos sobre perfiles de usuarios, clientes y beneficiarios y nuevas tendencias. - Realizar análisis y diagnósticos periódicos. - Realizar un plan Operativo para cada Unidad.

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DESCRIPTOR

ESTÁNDAR MÍNIMO

5. Garantizar que la organización cuente con suficientes recursos (viabilidad financiera), La eficacia de una organización depende entre otras cosas de los recursos de que disponga para cumplir con sus propósitos.

- La Obtención de los recursos es ante todo una responsabilidad de la Junta Directiva y de la Secretaría General. - La Junta Directiva participa en acciones de procuración de fondos. - La Junta Directiva aporta recursos. - La Junta Directiva abre puertas e influyen en posibles prospectos.

Liderar procesos filantrópicos y de campaña Capital.

6. Supervisión de recursos y protección del patrimonio.

Definir la política de inversiones y el manejo de riesgos junto a la comisión o comité pertinente si lo hubiere, para ser presentado a la Junta Directiva, para su correspondiente consideración.

Establecer un sistema de auditoría externa.

7. Determinar las áreas de programas y servicios de la organización.

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

- Las y los Miembros de Junta Directiva son los embajadores de la organización ante la comunidad. - Las y los Miembros de Junta Directiva establecen vínculos con funcionarios de gobierno y sociedad civil, medios de comunicación y fuentes de recursos actuales y potenciales. - Establecer estrategias de relaciones públicas y comunicación. - La Junta Directiva es el principal portavoz de la organización. - Las y los Miembros de Junta Directiva son los embajadores de la organización ante la comunidad. - Las y los Miembros de Junta Directiva establecen vínculos con funcionarios de gobierno y sociedad civil, medios de comunicación y fuentes de recursos actuales y potenciales. - Establecer estrategias de relaciones públicas y comunicación. - La Junta Directiva es el principal portavoz de la organización.

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DESCRIPTOR

ESTÁNDAR MÍNIMO

9. Asegurar el cumplimiento de las normas legales y éticas promoviendo la transparencia.

Aunque la Junta Directiva es quien desarrolla las políticas, muchas de las actividades específicas que se requieren para mantener la transparencia recaen en el personal. Sin embargo habría que considerar que hay actividades que son responsabilidad de la Junta Directiva en última instancia y por ello no puede delegarlas, algunas de ellas son:

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

- La Junta Directiva asegura que la organización se apegue a normas legales, fiscales y éticas. - Sujetarse a las disposiciones estatutarias de la organización y a sus normas de incorporación y corregirlas cuan así se requiera. - Someter a la organización a una auditoría anual, por algún despacho externo de reconocido prestigio. - Publicar un informe anual en el que se detalle la Misión, sus programas, los ingresos y gastos, sus impactos, así como cuál es la condición financiera de la organización.

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DESCRIPTOR 10. Orientar a nuevos integrantes para la Junta Directiva y acompañar su crecimiento.

ESTÁNDAR MÍNIMO

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

Orientación relativa a la Junta Directiva y el ser integrante de ésta: - Responsabilidad Institucional. - Disposiciones estatutarias. - Estructura de la Junta Directiva. - Estructura de los Comités consultivos. - Tipo de reuniones. - Estructura de las reuniones. - Orientación en relación con la organización: - Misión, Visión y objetivos. - Programas y servicios. - Metas y aspiraciones. - Estrategias de diversificación financiera. - Estructura organizacional. - Equidad de género y generacional. Por lo anterior es necesario que la Junta Directiva cuente con: - Perfil de las y los Miembros de la Junta Directiva, para identificar experiencias, aptitudes y capacidades. - Sistema de rotación de Miembros de Junta Directiva. - Desarrollo de materiales para orientar a Directores en cuanto a sus responsabilidades y en relación a la organización. - En su caso nombrar Comité de nominación. Elaborar manuales que deben comprender aspectos generales a lo que las y los integrantes de la Junta Directiva se comprometen, por lo menos en los siguientes rubros: - Expectativas generales: Misión, propósitos, metas, directrices, programas, servicios, fortalezas y necesidades de la organización. - Reuniones: prepararse para cada reunión, mantener el carácter confidencial de las reuniones, proponer temas para la agenda. - Relación con el personal: Asesorar a la Secretaría General, cuando corresponda, no pedir favores especiales al personal, como solicitudes de información detallada, esto debe realizarse por medio de la Secretaria General. - Evitar conflictos: servir a la organización en conjunto y no a un grupo o sector con intereses especiales. - Responsabilidad fiduciaria: actuar con prudencia en el seno de la Junta Directiva en lo que atañe al control y la transparencia de recursos, leer y comprender cabalmente los estados financieros y ayudar a la Junta Directiva a cumplir con su responsabilidad fiduciaria. - Generación de recursos: efectuar un donativo anual, siempre de acuerdo a su capacidad económica, colaborar con los comités y con el personal en la ejecución de estrategias para la generación de fondos aprovechando sus relaciones y contactos con empresas públicas y privadas.

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MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL Debido a que el éxito o fracaso de una institución depende en gran medida de la Secretaría General, la evaluación de su desempeño por parte de la Junta Directiva es un componente importante de su responsabilidad de seguimiento y Gobierno.

DESCRIPTOR

ESTÁNDAR MÍNIMO

1. Diseño y puesta en práctica de programas.

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

- Debe contar con personería jurídica aprobada por los órganos públicos competen. - Trabaja con la Junta Directiva y funcionarios para asegurase que la organización cuente con una estrategia de largo alcance acorde a la Misión. - Provee de liderazgo en el desarrollo de programas y en los planes de la organización. - Alcanza las metas de los programas tanto en calidad como en cantidad. - Demuestra calidad de análisis y juicio en la planeación de programas y puesta en marcha y evaluación. - Muestra creatividad e iniciativa para crear nuevos programas.

2. Gerenciamiento administrativos.

de

recursos

humanos

y

- Asigna y delega eficientemente el trabajo con niveles de autoridad y libertad. - Lidera un equipo de gerenciamiento.

Recibir capacitación continua con el fin de actualizarse en temas de gestión y eficiencia.

- Mantiene un apropiado equilibrio entre administración y programas. - Se asegura de que las descripciones de funciones estén debidamente desarrolladas y de que las evaluaciones de desempeño se lleven a cabo. - Se apega a las regulaciones legales en cuanto a políticas del personal. - Se cerciora de que las políticas y procedimientos son los adecuados para maximizar la participación de personas voluntarias. - Promueve la capacitación y superación constante del personal y voluntariado. Mantiene un clima que atrae, retiene y motiva al personal.

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DESCRIPTOR 3. Relaciones con la Comunidad.

ESTÁNDAR MÍNIMO

ESTÁNDAR DE EXCELENCIA

- Actúa como portavoz de la organización, representando los programas y puntos de vista de la organización frente a otras instituciones. - Establece relaciones sanas y promueve acuerdos de colaboración con los grupos y organizaciones de la comunidad.

4. Gerencia financiera conforme a disposiciones legales.

- Cuenta con los controles contables adecuados y desarrolla y mantiene prácticas financieras sanas. - En colaboración con la Junta Directiva y el personal elabora el presupuesto y observa que la organización opere con los lineamientos de este. - Se asegura que los fondos asignados por los donantes se aplique de acuerdo a las disposiciones de los donantes.

5. Movilización de recursos y procuración de fondos.

- Desarrolla con su equipo planes de procuración de fondos. - Aplica el plan de procuración de fondos. - Involucra a la Junta Directiva, voluntariado y personal en la procuración de fondos. - Establece relaciones positivas con los prospectos (gobierno, empresas, fundaciones e individuos).

6. Relación con la Junta Directiva

- Provee a la Junta Directiva de información adecuada y oportuna. - Trabaja en forma armónica con la Junta Directiva. - Mantiene informado a la Junta Directiva de las condiciones de la organización y de todos los factores que puedan influir.

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CÓDIGO DE CONDUCTA

PARA LA GOBERNANZA DE LAS ACJ- YMCAs DE AMERICA LATINA Y EL CARIBE

OBJETIVOS Facilitar a las ACJ-YMCA la unificación de criterios esenciales que se traduzcan en prácticas de acuerdo con los estándares y el Protocolo vinculante del sistema de gobernanza regional. Orientar a Líderes y Juntas Directivas en sus actitudes, toma de decisiones y procedimientos de manera que sean congruentes con la Misión de la YMCA.

FUNDAMENTACIÓN A los efectos de este documento y en el contexto del Sistema de Gobernanza de las YMCAs de América Latina y el Caribe, el presente Código de Conducta es un marco de principios y normas que ofrece parámetros de conducta acordes con la Misión Cristiana y Ecuménica de la YMCA derivados de la Base de París, Declaración de Kampala y Desafío XXI.

o beneficiarse de sus programas o servicios y que profesan otras creencias o ninguna en particular, pero que deseen contribuir de diversas maneras a mejorar la vida de otras personas a través de la ACJ-YMCA. Quien que se involucre en la ACJ-YMCA podrá experimentar en todos los niveles de liderazgo y participación, un ambiente en el cual prevalece la vivencia de los valores cristianos y que con respeto, amor, servicio y comprensión se dan las condiciones para ayudarnos unos a otros a crecer en la fe así como en la práctica. Un sistema eficaz de gobernanza que se fundamente en la Misión del Movimiento, sólo será posible en la medida en que asegure que su liderazgo reposa en manos de jóvenes y adultos que hayan interiorizado plenamente la Misión y que por encima de toda conveniencia, interés o protagonismo, asuman actitudes y conductas coherentes con estos, con la finalidad de ayudar a promover el auténtico Desarrollo Humano de personas asociadas y beneficiarias, así como evitar abusos y conductas que perjudiquen a la ACJ-YMCA y la sociedad.

Un Código de Conducta para la gobernanza se sustenta en la esencia de los principios éticos originales y fundacionales del Movimiento ACJ-YMCA. Por sus características puede ser considerada como una Organización No Gubernamental (ONG) o una organización social de servicio que incluye actividades filantrópicas pero por su identidad, misión filosofía y propósitos, es un Movimiento cristiano y ecuménico liderado por personas que según la Base de París “desean ser discípulos de Jesús y trabajar juntos para extender Su Reino entre los Jóvenes”. A la vez, es en la realidad una organización abierta a personas que quieran colaborar

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Lo anterior implica que las Juntas Directivas, Socios Básicos, voluntariado, Secretaría General, organismos de coordinación, ejecutivos y el personal se comprometan a trabajar y a servir a la sociedad adoptando los siguientes principios que se tendrán presentes en todos sus procesos, decisiones y actividades, asumiendo actitudes y conductas que reflejen tales convicciones: 1. Respeto por la diversidad, lo que implica trabajar en defensa y a favor de los derechos de todas las personas sin importar su raza, origen étnico, nacionalidad, posición social, convicciones políticas o religiosas, género u orientación sexual, así como cualquier factor que las diferencie o que amenace su dignidad y bienestar.

9. Responsabilidad en los negocios y el manejo financiero de manera prudente garantizando transparencia y rendición de cuentas. Procurar un equilibrio entre necesidades presentes y futuras para garantizar la auto-sustentabilidad. Normas de conducta que rigen la conducta de las y los socios, voluntarios y profesionales de las ACJ-YMCA. 1. Servir al ideal de la ACJ-YMCA en su Misión, conceptos, principios y prácticas, inspirando a los otros principalmente a través de su propio ejemplo: trabajando.

2. Respeto y defensa de la vida humana y la de toda la creación.

2. Respetar la diversidad y combatir todas las formas de preconcepto y discriminación y adoptando actitudes acordes a los procedimientos institucionales.

3. Sensibilidad, solidaridad, generosidad y servicio preocupándose por conocer y discernir las necesidades y problemas de las personas, comunidades y la familia mundial de las ACJ-YMCA.

3. Establecer relaciones basadas en el respeto, compromiso y confianza, salvaguardando siempre el espíritu de confraternidad y la búsqueda de entendimientos en caso de conflictos.

4. Responsabilidad y compromiso con los deberes que nos corresponden como cristianos con nuestra familia, la comunidad y con todo lo concerniente al planeta, entendiendo que vivimos en un mundo interdependiente.

4. Fomentar expectativas con fundamentación y promesas que puedan cumplirse.

5. Vivir en la verdad, integridad y transparencia en todos nuestros ámbitos personales, grupales e institucionales.

6. Asumir una actitud constructiva al criticar o recibir críticas.

6. Trabajar por la justicia dando un trato justo a toda persona y especialmente a quienes dependan de nosotros, ofreciendo igualdad de oportunidades sin procurar favoritismos o situaciones que privilegien a ninguna persona en el acceso a oportunidades o beneficios. 7. Promover la paz concebida como la disposición y habilidad para solucionar los conflictos con equidad, actuando como pacificadores. 8. Trabajar con diligencia y disciplina.

5. Actuar de forma cooperativa, asertiva y proactiva.

7. No establecer relaciones que favorezcan intereses incompatibles con la misión de la ACJ-YMCA y que dificulten la realización del bien común. 8. Mantener un testimonio de vida íntegro, de acuerdo a la Misión, en cada una de las actividades que realice en el ámbito personal, voluntario, profesional en la ACJ-YMCA y la sociedad. 9. Que los negocios de la ACJ-YMCA se enmarquen en los principios éticos institucionales. 10. Velar por el cumplimiento de las reglas establecidas.

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PROTOCOLO PARA UNA GOBERNANZA EFECTIVA Definición El presente documento se suscribe al Sistema de Gobernanza de las YMCAs de América Latina y el Caribe, el cual se compone de: 1. Estándares de Gobernanza; 2. Código de Conducta; y 3. Un conjunto de mecanismos y procedimientos que se deben seguir para la correcta aplicación de estos estándares y del código de conducta. Finalidad Regular la correcta aplicación del Sistema de Gobernanza de las YMCAs de América Latina y el Caribe. Objetivos 1. Poner en práctica el sistema de Gobernanza y evaluar resultados a través de indicadores y medios de verificación.

mía de los miembros no es un bien absoluto, “lo cierto es que hay muchos miembros y el cuerpo es uno solo (Corintios 12.20)” . Los miembros son parte de un cuerpo cuya cabeza es Cristo y la libertad de cada miembro está condicionada por la integridad, supervivencia y dignidad de toda la comunidad, en este caso la ACJ-YMCA. En un contexto de creciente globalización e interdependencia, el desarrollo y el cuidado de la marca ACJ-YMCA y la credibilidad publica de la organización como un todo, es uno de los principales activos del Movimiento mundial ACJ-YMCA. Esto requiere un renovado marco regulatorio y dispositivos que contribuyan al logro de los estándares en la gobernanza de todas las ACJs-YMCAs de la región y a un desempeño ético en las conductas de sus líderes voluntarios y profesionales. Para llegar a las generaciones futuras, es necesario un Movimiento ACJ-YMCA más fortalecido, con un fuerte compromiso con el empoderamiento juvenil, un activo papel transformador en las comunidades, que nos desafía a ser innovadores para crear capacidad institucional orientada a la transformación.

2. Crear un marco de procedimental para hacer efectivos los Estándares de Gobernanza y el Código de Conducta en la vida de las ACJs-YMCAs Nacionales y Locales, así como procesos de revisión, auditoria y mejora continua. Fundamentación La autonomía de las ACJs-YMCAs Locales y Nacionales constituye un principio básico en el Movimiento mundial y es la base de sus sistemas de gobierno, estructuras y gestión. Sin embargo en el seno de un Movimiento cristiano mundial, la autono-

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Organización para la implementación Se crea el Comité Regional de Gobernanza como un órgano permanente en la estructura de la ALCACJ y con las siguientes competencias: 1. Supervisar la gestión del Sistema Regional de Gobernanza. Proponer las acciones correspondientes para la implementación, capacitación, asesoramiento y auditoria del mismo, reportando directamente al Comité Ejecutivo de la ALCACJ. 2. Desarrollar el Sistema de Certificación de la Gobernanza y supervisar el funcionamiento del mismo. 3. Conformar y poner en funcionamiento Comités especiales de Mediación y Arbitraje en el caso de situaciones de conflicto relacionados a temas de gobernanza, contando con el consentimiento y/o solicitud de las autoridades de las ACJs-YMCAs Nacionales.

6. Desarrollar estrategias de comunicación para difundir y promover la puesta en práctica del sistema de gobernanza, contribuyendo a desarrollar una cultura de coparticipación, mejora continua y rendición de cuentas. 7. Articular la gobernanza a la política y estrategias para el desarrollo de la marca ACJ-YMCA. Ubicación en la estructura y líneas de comunicación El Comité Regional de Gobernanza reportará al Comité Ejecutivo cuando se trate de problemáticas de gobierno de los Movimientos Nacionales y rendirá cuenta directamente a la Asamblea cuando se traten casos de extrema gravedad o temas relacionados a problemas de gobernanza de la propia estructura de gobierno de la ALCACJ.

4. En casos de extrema gravedad, y habiéndose transitado y agotado todos los ofrecimientos de apoyo, asesoría, capacitación, acompañamiento y/o de mediación sin que estos hubiesen producido cambios sustantivos en procesos de mejora, el Comité Regional de Gobernanza podrá presentar el caso en la Asamblea General y mocionar la aplicación de sanciones acordes a la gravedad de los hechos. 5. En el contexto del Sistema Regional de Gobernanza, se consideran casos de extrema gravedad aquellos derivados de la confusión de roles, responsabilidades y funciones o usurpación de las mismas por parte de la Dirección Ejecutiva, la Presidencia o la Junta Directiva o de cualquier persona, grupo o grupos que asuman decisiones que no les corresponden, en beneficio particular, contrario a la Misión y propósitos o a lo estipulado en los Estatutos, Reglamentos, Políticas o Código de Ética y/o que por negligencia administrativa, den cabida a situaciones que perjudiquen el buen nombre del Movimiento, su imagen pública, o afecten su estabilidad financiera, su patrimonio, su supervivencia, así como la integridad y seguridad de su equipo de voluntariado y personal funcionario.

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Dispositivos e instrumentos: 1. Gestión del Protocolo: incluye el monitoreo y la realización de evaluaciones periódicas. 2. Autoevaluación de la gobernanza en el ámbito de las ACJs-YMCAs Nacionales: autoevaluación de cada ACJ-YMCA a partir de los estándares de gobernanza y del principio de confianza para validarla y consecuentemente comprobarla. 3. Mecanismos de Auditoria y Certificación de la Gobernanza. 4. Capacitación y asesoría: producción de un Manual sobre la Gobernanza y realización de un curso en formato a distancia que se realizara periódicamente. Se gestionara un acuerdo de cooperación técnica con las Universidades YMCA de la región. 5. Creación de Comités de mediación y arbitraje: se acuerda capacitar mediadores voluntarios y con los que hayan adquirido las competencias necesarias, conformar Comités de Mediación. El Comité Regional de Gobernanza será el organismo que solicite el apoyo de estos Comités cuando alguna situación así lo requiera, asumiendo las funciones de orientación y acompañamiento. Una vez finalizada la mediación, presentaran un informe al Comité Regional de Gobernanza. Se construirán instrumentos y mecanismos de arbitraje con la participación de expertos externos que reportaran al Comité Regional de Gobernanza.

de ALCACJ para la puesta en práctica de los instrumentos y mecanismos previstos en este Protocolo.

Notas: El Protocolo entrará en vigor, después de ser revisado por todos los Movimientos Nacionales, aprobado por el Comité Ejecutivo y ratificado en Asamblea. A partir de ese momento entrará en plena vigencia y se constituirá a los órganos permanentes de la ALCACJ el “Comité Regional de Gobernanza”. Este Comité se integrará con dos representantes de cada una de las cinco subregiones.

Este documento fue redactado por el Comité Regional de Gobernanza tomando en cuenta los acuerdos y recomendaciones de los grupos de trabajo del Seminario “Mejorando la Gobernanza”, realizado en Viña del Mar, Chile, 10 al 12 de mayo de 2012.

6. Declaraciones y recomendación de medidas: propuestas concretas para ser presentadas y puestas a consideración de las Asambleas Generales de la ALCACJ, asociadas a los casos graves tal como ha sido mencionado. 7. Comunicaciones: se sugiere incluir en el Orden del Día de las reuniones virtuales y presenciales del Comité Ejecutivo de la ALCACJ, el tema siguiente: Informe del Comité de Gobernanza. También se sugiere que esta temática sea incorporada en el Orden del Día de las Juntas Directivas durante el año 2012. 8. Presupuesto: a partir de 2013 se incorporará un rubro en el presupuesto operativo

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Sistema de Gobernanza YMCA (Spanish version)  

Sistema de Gobernanza YMCA América Latina y Caribe

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