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Projektplan

KeinohrhasenII-After-Premierenfeier Berlin | 2009 Verfasser: evident Veranstaltungs GmbH Version: 1.0 Erstellt am: 09. Mai 2009 Letzte Ă„nderung: 12. Mai 2009

Projektmanagement - Tutorial

Cem Yigit Junis Lampert Luis Miguel Gisbert


Evident Veranstaltungs GmbH Anhalter Str. 7 10963 Berlin Email: info@evident.de Telefon: 030 – 455061 – 01 Fax: 030 – 455061 - 03 Geschäftsführer: Oliver Fiesta | Email: o.fiesta@evident.de Das evident-Team ist seit dem Frühjahr 2005 in der Eventorganisation und -vermarktung im Berliner Raum tätig. Zu unseren Aufgaben gehören vor allem die Organisation und Vermarktung von Filmpremieren und After-Show-Veranstaltungen. In den letzten vier Jahren konnte sich unser Team erfolgreich im Berliner Eventmarkt etablieren und gehört durch seine Auftraggeber wie z.B. der barefoot films GmbH und der delphin Filmproduktion zu den führenden Eventagenturen in diesem Bereich. Unser Team ist jung und dynamisch und der Maßstab liegt bei jeder Projektverwirklichung in der absoluten Zufriedenstellung des Kunden. Zurzeit besteht unser Team aus sieben Festangestellten und zehn freiberuflichen Mitarbeitern.

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Inhaltsverzeichnis Einleitung Zweck des Projektplans Projektüberblick und –ziel Vertragliche Grundlagen Beschreibung des Projektes Projektphasen Arbeitsumfang Meilensteine Entwicklungsplan Aufteilung in Arbeitspakete Zeitplan mit Aktivitäten und Terminen Ressourcenplanung Budget Gesamtkosten Risiken und kritische Punkte Anforderungen an die Umgebung Leistungen des Auftraggebers Leistungen der Sponsoren Leistungen der Partneragenturen Entwicklungsprozess Dokumentation Qualitätskontrolle und –sicherung Projektorganisation Schlüsselpersonen Standards für die Projektentwicklung Konfigurationskontrolle

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Einleitung Zweck des Projektplans Der vorliegende Projektplan soll die Ziele dieses Projektes, die Ressourcen- und Zeitplanung für dessen Verwirklichung und alle relevanten Bedingungen für das Projekt dokumentieren. So wird der Projektplan ein wirksames Werkzeug zur Steuerung des Entwicklungsprozesses. Die Planung des Projekts ist anfangs schwierig, da die Informationen über den Zeit- und Arbeitsaufwand für einzelne Teilaufgaben erst nach einer weiteren Einarbeitung hinreichend geschätzt werden kann. Der Plan wird aus diesem Grund im Laufe des Projektes mögliche Änderungen erfahren, die vor allem die Zeitaufwände betreffen könnten.

Projektüberblick und –ziel Das Projekt „Keinohrhasen II-After-Premierenfeier“ wurde von der barefoot films GmbH in Auftrag gegeben mit dem Ziel, nach der Premiere der Filmkomödie Keinohrhasen II eine gelungene Weiterführung des Abends zu schaffen. Die Premiere findet voraussichtlich am 17. Dezember 2009 in Berlin statt. Es soll ein nahtloser Übergang zwischen dem Premierenerlebnis und der Gala geschaffen werden, um den Gästen möglichst angenehmen Raum zu schaffen, sich über das Gesehene austauschen zu können. Die 300 geladenen Gäste bestehen vor allem aus wichtigen Investoren der barefoot films GmbH, Mitgliedern der deutschen Filmförderungen und Prominenz aus dem deutschsprachigen Film- und Fernsehgeschäft. Dadurch hat das Projekt für unseren Auftraggeber eine extrem hohe Priorität. Die Veranstaltung sollte im Wesentlichen folgende Kriterien beinhalten: • Ein gleitender Übergang zwischen der Filmpremiere und der anschließenden Gala • Ausreichend Platz für 300 Personen incl. Bühne und Tanzfläche • Eine ausreichende Essens- und Getränkeversorgung vor Ort für alle 300 geladenen Gäste und dem Personal • Die Einbindung von Imagematerialien des Auftraggebers • Die musikalische Versorgung der Gäste incl. Starauftritts der Band „The Killers“

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Vertragliche Grundlagen Bei diesem Projekt handelt es sich um ein Festpreisprojekt von 40.000,- €. Bei Forderung von weiteren Leistungen, die über den ursprünglich vereinbarten Zweck oder Umfang hinaus geht, bedarf es einer zusätzlichen Honorarabsprache. Das Projekt muss am 17.Dezember 2009 verwirklicht werden. Bei einer Leistungsverzögerung gilt das Projekt als nicht erfüllt. Das Projekt wird nach den Vorgaben des Kunden bestimmt.

Beschreibung des Projektes Projektphasen Das Projekt ist in vier übergreifende Phasen eingeteilt. Die Einleitung in das Projekt beinhaltet das Kick-off-Meeting mit allen Beteiligten und die Erstellung dieses Projektplans. Nach der Einleitung in das Projekt folgt die Projektvorbereitungsphase. In der Projektvorbereitungsphase geht es vor allem darum, alle benötigten Ressourcen und Materialien, die für das Projekt notwendig sind, zu recherchieren und für den Veranstaltungstag vertraglich zu binden. Zudem werden in dieser wichtigen Phase weitere Meetings mit dem Auftraggeber und den Sponsoren organisiert. Die Vorbereitungsphase endet voraussichtlich bereits am 12. Oktober 2009. Die Projektdurchführungsphase begrenzt sich auf den Veranstaltungstag am 17. Dezember 2009. In dieser Phase müssen alle geplanten Aktivitäten, insbesondere der Aufbau der Einrichtungen, zeitgerecht umgesetzt werden, um eine Leistungsverzögerung zu vermeiden. Die Koordination vor und während dem Event ist besonders wichtig, da einige Teilpakete wie z.B. die Sicherheit voraussichtlich an weitere Agenturen abgegeben werden. Nach der erfolgreichen Projektdurchführung folgt der Projektabschluss. Dieser beschäftigt sich zunächst mit dem Abbau aller Einrichtungen und der Endreinigung. Zudem folgt eine Nachbereitung, die u.a. die Kostenrechnung, Nachkalkulation und Abschlussmeetings beinhaltet. Bei einem erfolgreichen Abschluss endet das Projekt am 21. Dezember 2009. Weitere Terminierungen befinden sich unter dem Punkt 4.2. Zeitplan mit Aktivitäten und Terminen.

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Arbeitsumfang Das durchzuführende Projekt beinhaltet somit folgende Teilaufgaben: 1. Projektplanung: Festlegen der einzelnen Arbeitspakete und Meilensteine, Terminund Ressourcenplanung 2. Recherche und Bestimmung der Lokalität und die vertragliche Vereinbarung 3. Das Erstellen und Vervielfältigen der nötigen Kommunikationsmittel 4. Recherche und Buchung der Agenturen für Catering, Technik und Eventpersonal 5. Die Einholung von behördlichen Genehmigungen 6. Auf- und Abbau des Interieurs in der Lokalität 7. Koordination vor und während des Events 8. End- und Zwischenreinigung der Lokalität 9. Nachbereitung: Kostenrechnung, Abrechnung, Nachkalkulation

Meilensteine Das Projekt beinhaltet vier Meilensteinen. Der erste Meilenstein ist der Abschluss und die Vollständigkeit aller Buchungen von Partneragenturen, die für das Event benötigt werden. Daraufhin folgt das Zwischenmeeting mit dem Auftraggeber, um den Ist-Zustand des Projektes darzustellen und weitere Partner vorzustellen. Der zweite Meilenstein ist die Genehmigung der behördlichen Anträge für die Nutzung und Absperrung öffentlichen Gebieten etc. Nach der Genehmigung der Anträge steht der Projektdurchführung nichts mehr im Weg. Der dritte Meilenstein ist der Abschluss mit dem Grundaufbau in der Lokalität und befindet sich somit in der Projektdurchführungsphase. Er legt den Grundstein für die folgende Veranstaltung und den letzten Meilenstein: den Empfang bzw. das Erwarten der Gäste. Bis dahin müssen alle Vorbereitungen und Maßnahmen abgeschlossen sein.

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Entwicklungsplan Aufteilung in Arbeitspakete Das Projekt besteht aus folgenden Arbeitspaketen: 1. Kick-off-Meeting 2. Projektplanung 3. Organisation der Lokalität 4. Erstellung und Fertigung der Kommunikationsmittel 5. Organisation der Dekoration 6. Recherchetätigkeiten 7. Buchungstätigkeiten 8. Zwischenmeetings 9. Organisation: behördliche Anmeldungen 10. Aufbau in der Lokalität 11. Aufbaucheck 12. Technikcheck 13. Zwischenreinigung 14. Eventbetreuung vor dem Event 15. Briefing des externen Personals 16. Eventkoordination 17. Abbau in der Lokalität 18. Entsorgung der Dekoration 19. Endreinigung 20. Kostenrechnung 21. Abrechnung 22. Begleichen von Verbindlichkeiten 23. Nachkalkulation 24. Abschlussmeetings Die Arbeitspakete sind in der Aktivitätenplanung im Anhang nochmals aufgelistet.

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Zeitplan mit Aktivitäten und Terminen Das Projekt startet am 18.09.2009 mit dem Kick-off-Meeting und endet voraussichtlich nach zeitgemäßer Nachbereitung am 21.12.2009. Das Projekt beinhaltet 51,8 Projekttage. Für die Vorbereitungsphase werden 16,5 Projekttage geplant in einem Zeitraum von 22 Tagen. Zwischen der Projektvorbereitungsphase und der Durchführung entsteht ein Zeitpuffer von 2 Monaten und fünf Tagen (12.10.2009 – 17.12.2009). Für die Projektdurchführungsphase werden 19,2 Projekttage verplant. Die Projektdurchführungsphase zieht sich jedoch nur über einen Tag – den 17.12.2009. Bei der Projektabschluss und –nachbereitungsphase wurden 11,5 Projekttage in einem Zeitraum von vier Tagen eingeplant. Weitere Terminierungen befinden sich im Anhang in der Aktivitätenplanung und dem Gant-Diagramm.

Ressourcenplanung Interne Mitarbeiter: Name

Rolle

Intern*

Faktura*

Cem Yigit

Projektleiter

45,00

80,00

Junis Lampert

Projektmitarbeiter 1

25,00

50,00

Luis Miguel Gisbert

Projektmitarbeiter 2

25,00

50,00

*Angaben in € Die internen Mitarbeiter sind für das Projekt zu 100% verfügbar. Weitere Details sind in der Ressourcenplanung im Anhang zu finden. Externe Mitarbeiter: Name

--

Rolle

Intern*

Faktura*

Grafiker

50,00

25,00

*Angaben in € Für die weiteren externen Mitarbeiter werden noch keine Stundensätze bestimmt, da diese erst nach Einholung der Angebote von Partneragenturen bestimmt werden können. Es wird in den folgenden Berechnungen immer mit einem Paketpreis gerechnet, z.B. „Paketpreis Catering“.

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Budget Nach den vertraglichen Anforderungen (siehe 2. Vertragliche Grundlagen) darf das Projekt den Festpreis von 40.000,- € nicht überschreiten. Die Zahlungsetappen bestehen aus der Anzahlung von 30% der Gesamtsumme, einer Zwischenzahlung von 30% der Gesamtsumme und einer Restzahlung von 40% der Gesamtsumme. Eine kurzfristige Veränderung der Zahlungsstaffelung ist nicht vorgesehen und muss mit dem Auftraggeber abgesprochen werden.

Gesamtkosten Die Gesamtkosten des Projektes ergeben sich durch die Summe der Sach- und Arbeitskosten. Reisekosten sind für das Projekt nicht geplant. Arbeitskosten gesamt:

8.292,76,- €

Sachkosten gesamt:

27.004,00,- €

Gesamtkosten:

35.296,76,- €

Die Arbeitsstunden und Arbeitsvergütung des externen Personals können erst bei einer detailreichen Auflistung der Partneragenturen genau erfasst werden. Die hier aufgelisteten Arbeitskosten beziehen sich somit nur auf die Arbeitskosten des internen Personals. Die Kosten des externen Personals wurden in Komplettpaketpreisen zusammengefasst und zu den Sachkosten gerechnet. Weitere Kostenplanungen sind im Anhang zu finden.

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Risiken und kritische Punkte Bezeichnung

Wahrscheinlichkeit

Auswirkung Maßnahmen

Versagen von der Veranstaltungstechnik

Gering

Hoch

Eventueller Ersatz der Veranstaltungstechnik buchen und technische Checks durch Veranstaltungstechniker

Stromausfall oder defekte Sicherung

Mittel

Mittel

Stand-by-Personal über die Agenturen dazu buchen

Kurzfristiger Personalausfall Hoch

Hoch

Verschiedene Stromkreise werden benutzt sowie 16V od 32V Starkstromanschluss der Location benutzt, um etwaige Stromleitungen zu schonen. Notfall: Benutzung eines mobilen Notstromaggregators

Verlorene Einladungskarten Gering

Mittel

Bestätigungs eMail

Verspätete Genehmigung Mittel der Behörde

Mittel

Zeitpuffer von zwei Monaten zwischen Anmeldebestätigung und Veranstaltungstag

Die Aktivitäten, die auf dem kritischen Pfad liegen, bestimmen die Gesamtprojektdauer und stehen damit unter besonderer Beachtung des Projektleiters. Der kritische Pfad liegt in diesem Projekt am Veranstaltungstag selbst und damit in der Projektdurchführungsphase. Es ist besonders darauf zu achten, dass es zu keiner zeitlichen Verzögerung am Veranstaltungstag kommt.

Anforderung an die Umgebung Leistungen des Auftraggebers Alle Anforderungen an das Projekt werden vom Auftraggeber gestellt. Dieser steht für Rückfragen zu den Anforderungen zur Verfügung. Zudem stellt der Auftraggeber die in den Punkten 2. und 4.3. aufgezeigten liquiden Mittel in der besagten Staffelung für das Projekt. Das Imagematerial für die Veranstaltungsdekoration wird ebenfalls von der barefoot films GmbH gestellt.

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Leistungen der Sponsoren Der Hauptsponsor Audi ist für den Gästeshuttle vom Premierenkino zur Eventlokalität zuständig. Zudem muss der Sponsor für weitere Rückfragen zur Verfügung stehen.

Leistungen der Partneragenturen Die gebuchten Agenturen sind für ihr Arbeitsfeld voll-und eigenständig verantwortlich. Es werden Partneragenturen für folgende Teilbereiche voraussichtlich gebucht: • Catering und Getränke incl. Servicepersonal • Sicherheitspersonal • Technikausstattung • Hostessenpersonal • Management der Band „The Killers“ Die Agenturen sind verpflichtet für Rückfragen zur Verfügung zu stehen.

Entwicklungsprozess Dokumentation Es werden folgende Dokumente in der Entwicklung entstehen: • Protokoll des Kick-of-Meetings • Projektplan (dieses Dokument) • Protokoll der Zwischenmeetings • Protokoll der Abschlussmeetings Alle Dokumente werden vom Projektteam in einem Projektordner verwaltet und sind für alle Projektmitarbeiter zugänglich.

Qualitätskontrolle und –sicherung Die Qualitätssicherung soll eine hohe Qualität des Entwicklungsprozesses und der erzielten Ergebnisse sicherstellen. Die Projektfortschritte werden regelmäßig, mindestens alle 2 Wochen geprüft und gegeben falls der Zeitplanung angepasst.

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Projektorganisation Schlüsselpersonen Auftraggeber: Barefoot films GmbH Saarbrücker Str. 36 10405 Berlin Telefon 030 – 405045-00 | Fax 030 – 4050450 – 20 Email: projekt2009@barefoot.de Projektteam: evident Veranstaltungsagentur GmbH Anhalter Str. 7 10963 Berlin Projektleiter: Cem Yigit | Email: c.yigit@evident.de Projektmitarbeiter 1: Junis Lampert | Email: j.lampert@evident.de Projektmitarbeiter 2: Luis Miguel Gisbert | Email: m.gisbert@evident.de Projektmitarbeiter 3: Grafiker | grafik@evident.de

Standards für die Projektentwicklung Richtlinien Die Projektsprache ist Deutsch. Die Projektzahlungswährung ist Euro. Bei Abweichungen der Richtlinien muss Rücksprache mit dem Auftraggeber oder/und der evident Veranstaltungs GmbH gehalten werden.

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