Issuu on Google+

Kvalitetsstyring og internkontroll etter ISO-standarder «… kvalitetssikring kan defineres som virksomhetens tiltak, rutiner og systemer for å sikre at forutsatte mål og resultater nås med en effektiv ressursutnyttelse og at risikoen for feilfunksjoner er lav»


Kvalitetsstyring i din virksomhet De fleste organisasjoner benytter seg av flere fagog styringssystemer, som støttes av forskjellige programvareløsninger. Dette fører unødvendig dobbelføring av den samme informasjonen, men i de ulike systemene. Dette tar opp tid, fører til unødvendige kostnader, mangel på transparent informasjon og manglende mulighet til å gi ledere den gode informasjonen som trengs for å ta riktige beslutninger i tide.

I et samarbeid med KvalitetsLosen AS kan virksomheten din forvente et styringssystem som behandler strategi, risiko og sårbarhet, prosedyrer og dokumentasjon, avvik og tiltak, regulatoriske krav og kvalitet bygget på standardene ISO 9000, 14000, 27000 og NS5814 KvalitetsLosen AS drifter i dag et godt etablert og kjent kvalitetsstyringssystem til over 100 organisasjoner i alle størrelser.

Et samlet, helhetlig kvalitetsstyringssystem er en vesentlig faktor i prosess- og tjenesteforbedring

Kvalitetsstyring etter ISO AVVIK

Risiko- og sårbarhetsanalyse

EVALUERING

KONTROLLOPPGAVER

DOKUMENTASJON OG KONTROLLSTYRING Planlegging, gjennomføring, oppfølging, rapportering og dokumentasjon som kontrolltiltak

KvalitetsLosen AS Org. 995 781 778

TILTAK RAPPORT


Avviksrapportering- og behandling Hva er et avvik? Et avvik er en uønsket hendelse som forårsaker eller kan forårsake: personskade, nestenulykke, driftstap, materielle skader og utslipp til miljø. Med andre ord, forhold som har gått galt eller kunne ha gått galt dersom situasjonen hadde vært litt annerledes (utstyr, personell, tid, sted osv.). Man definerer gjerne avvik ut fra lover, forskrifter, retningslinjer, instrukser etc. i tillegg til den tekniske tilstanden. Alle ansatte i virksomheten melder avvik i samme skjema, som automatisk går til den ansattes nærmeste organisatoriske leder for behandling.

Kategorisering og behandling Ansatte som melder avvik kan skille mellom ulike typer avvik ved å velge hvilken kategori avviket tilhører. Dette kan være kategori HMS og/eller underkategorier under HMS, produksjon og tjeneste eller på organisasjon og internt. Disse valgene sørger for at de ulike avvikene får riktig behandling innen riktig tidsrom. Ansatte skal også definere alvorlighetsgrad ved avviket, slik at leder kan prioritere hvilke avvik som skal behandles først og sist.

Tiltak

Leder som behandler avvik kan selv velge å opprette et konkret tiltak til avviket. Dette tiltaket kan leder som behandler avviket tildele andre ansatte/roller i systemet. Dersom en ansatt/rolle har mottatt et konkret tiltak fra leder som behandler avvik, må denne ansatte/rollen kvittere for å ha utført tiltaket. Når tiltaket er kvittert utført, kan leder lukke avviket.

Avvikstruktur I kvalitetsstyringssystemet bygger en inn organisasjonskartet til virksomheten i en egen avviksstruktur. Dette sørger for god kvalitetssikring av at avvikene går til riktig leder for behandling. I avviksstrukturen definerer en også frist for behandling av avvik – som igjen kvalitetssikrer at avvik alltid blir lest og behandlet.

Automatisk videresending Dersom avvik ikke blir behandlet innen et definert tidsrom, vil avviket automatisk bli videresendt til neste trinn i avviksstrukturen. Dette sørger for at et avvik aldri blir glemt.


Statistikk og rapportering Hvorfor statistikk? Å innhente empiriske data er viktig av ulike grunner. Avhengig av statistikkgrunnlaget, kan det f.eks bli gjenstand for analysering av fremtidige hendelser (ROS), statistikkgrunnlaget kan gi en svar på hvilke tiltak som må iverksettes, hvor stort forbedringspotensiale virksomheten har innenfor enkelte områder, produksjon, internt m.f. Statistikk i kvalitetsstyringssystemet fra KvalitetsLosen gir fullstendig innsikt i datagrunnlaget for avvik som er meldt inn til organisasjonen. • • • •

Hvor mange HMS-avvik er meldt i perioden? Hvilken enhet/avdeling har størst utfordringer innen tjenesteproduksjon? Hvilke tiltak kan iverksettes for å redusere antall avviksmeldinger som går på personskade? Hvor mange avvik er lukket i periode, hvor mange avvik er under behandling?

Hvordan lese statistikk? Statistikk brukes også som målstyring og gir svar på tidligere tiltak som er iverksatt. • •

Registrerer vi færre avvik etter iverksatte tiltak? Kan vi lese ut i fra statistikk om andre områder blir mer sårbare etter iverksatte tiltak?

Generere statistikk i Excel Mange har også behov for å generere statistikk til Excel for dybere behandling eller rapportering. I statistikkmodulen fra KvalitetsLosen tillates det å generere statistikk direkte til CSV i Excel.


Kvalitetsdokumentasjon Kvalitetsdokumentasjon Hvor kan man forvente å finne den nødvendige dokumentasjonen en trenger for å utføre en operasjon? Kvalitetsstyringssystemet fra KvalitetsLosen AS vil bli et naturlig møtepunkt for all dokumentasjon, revisjon og versjonsendringer. Automatisert kvalitetssikring av innholdet som legges inn gir leder fullstendig oversikt, kontroll og myndighet over hvilke dokumenter, endringer og revisjoner som legges inn i systemet. Dokumentasjon som gjerne legges inn deles opp i 3 hovedkategorier: • • •

Styrende dokumenter Gjennomførende dokumenter Kontrollerende dokumenter

Rollebasert kontroll Ved bruk av roller vil brukerne kun forholde seg til det som angår dem og deres rolle når de operer i KvalitetsLosen. Vi kan importere brukerdata fra din bedrifts system, slik at innlogging, tilgangsgrad og persondetaljer kan deles med virksomhetens eksisterende systemer.

Oppgaver tilknyttet dokumentasjon I kvalitetsstyringssystemet fra KvalitetsLosen kan leder tildele de forskjellige enhetene og/eller ansatte i virksomheten konkrete oppgaver tilknyttet dokumentasjon. Leder kan for eksempel tildele en enhet og/eller en ansatt en leseoppgave med obligatorisk, elektronisk signatur for å ha lest og forstått innholdet i dokumentet. Dette brukes ofte ved innleggelse av ny dokumentasjon eller opplæring. Ved bruk av denne funksjonen kvalitetssikrer ledelsen at alle ansatte er oppdatert på ny informasjon og tilegner seg ny kompetanse

Revisjon og versjonsendringer Revisjons- og versjonsendringer av dokumentasjon i kvalitetsstyringssystemet er automatisert. Alle dokumenter som legges inn, får egne datoer for revisjon. Ledelsen vil også ha fullstendig oversikt over dokumentasjon som skal revideres i en egen revisjonsplan.


«Beste praksis» Beste praksis prosedyrer KvallitetsLosen AS tilbyr også sine kunder tilgang til en «beste praksis» database som inneholder ca. 3 500 dokumenter, utarbeidet og vedlikeholdt av samarbeidskommuner av KvalitetsLosen AS. Det meste av dokumentasjon i en kommune er utarbeidet i forbindelse med en lov eller forskrift, og derfor er mye av dokumentasjonen som blir brukt i samtlige av Norges 430 kommuner av samme karakter. Det er derfor unødvendig å «finne opp kruttet på ny», siden de fleste dokumenter allerede er utarbeidet! KvalitetsLosen samarbeider med flere kommuner som er spesielt dyktige innen enkelte fagområde, og samarbeidet går ut på at disse kommunene deler sine dokumenter med en «prosedyrebank» i kvalitetsstyringssystemet. Denne prosedyrebanken vil samtlige av våre kunder få tilbud om tilgang til. Med tilgang til «prosedyrebanken» sier det seg selv at en sparer mye tid og ressurser ved å hente ferdigstilte prosedyrer og annen dokumentasjon. For Dere som kunde kan «prosedyrebanken» benyttes på ulike måter: • • •

Din kommune

Abonnere på dokumentasjon, hvor dokumentasjonen blir vedlikeholdt av giverkommunen. Engangsimporterer dokumentasjon, hvor man selv vedlikeholder dokumentasjonen. Bruke dokumentasjonen i «prosedyrebanken» som inspirasjon til utarbeiding av egen dokumentasjon.

Dokumentasjonen som hentes eller abonneres på fra «prosedyrebanken» blir i øyeblikket de blir lagt til i kommunens database ansett som kommunens eiendom.

Bidragskommune

Bidragskommune Bidragskommune Bidragskommune

Losen kommune 3 500 dokumenter


Risiko- og Sårbarhetsanalyse Risiko- og Sårbarhetsanalyse Risiko er et uttrykk for mulige tap som virksomheten din kan bli utsatt for. Kunnskap om risiko gir virksomheten et bedre grunnlag for å treffe viktige beslutninger med tanke på å gjennomføre tiltak som minsker eller fjerner farene. Slik kan virksomheten unngå skader, uhell og kostbare driftstap. Risikovurdering er derfor et forebyggende tiltak som lønner seg. Regelverket stiller dessuten krav til at alle virksomheter skal vurdere risiko og om nødvendig gjennomføre nødvendige tiltak for å redusere denne. ROS i KSS fra KvalitetsLosen er bygget etter Norsk Standard 5814. Å gjennomføre en risikovurdering trenger ikke være så vanskelig. Det dreier seg om å være litt systematisk og å ha et bevisst forhold til hva som kan gå galt med tanke på helse, miljø og sikkerhet. Prosessen er viktig i seg selv fordi den bidrar til at hele organisasjonen får økt oppmerksomhet om hva som kan være farlig i ulike prosesser, installasjoner mv. Resultatet av risikogjennomgangen må ikke havne i en skuff. Det skal være et redskap dere bruker for å gjennomføre tiltak som reduserer risiko. Det er ledelsen som har ansvaret, men medvirkning fra berørte medarbeidere er nødvendig.

Hva er egentlig risiko? Vi kan definere risiko som ”den fare som uønskede hendelser representerer for mennesker, miljø og materielle verdier”. Dette gjelder både for akutte hendelser og tilstander som kan utvikle seg over tid. Risiko kan også beskrives som ”mulig tap som man blir utsatt for i framtiden, men som man ikke vet om vil inntreffe eller ikke”. Risikobegrepet består av to elementer – sannsynligheten for at noe uønsket kan skje, og konsekvensene dersom det skjer. Det betyr at høyere sannsynlighet og/eller høyere konsekvens begge fører til høyere risiko.

Hva er akseptabel risiko? All aktivitet innebærer en viss grad av risiko. Det finnes ingen fasit for hva som er akseptabel risiko eller i hvilke tilfeller det er nødvendig å redusere risiko. Før dere gjennomfører en risikovurdering bør dere diskutere og bestemme hvilket risikonivå virksomheten skal ligge på. Hva er det som er akseptabelt? Er det for eksempel greit med kortvarige driftsstanser, mens personskader ikke kan godtas?

…virksomheter som kartlegger risiko og gjennomfører tiltak for å redusere den, vil oppleve at tap og skader blir mindre - du blir «etterpåklok på forhånd».


Brosjyre om KvalitetsLosen AS