Page 1

FINANSŲ VALDYMAS TARPTAUTINIUOSE KULTŪROS PROJEKTUOSE. ES PROGRAMA „KULTŪRA 2007−2013“





Europos Sąjungos programa „Kultūra 2007–2013“ ir užsibrėžtus tikslus nuo 2014 m. perimsianti programa „Kūrybiška Europa“ sukurtos siekiant plėsti vieningą Europos kultūrinę erdvę, grindžiamą bendru kultūros paveldu, plėtoti programoje dalyvaujančių šalių kultūros sektoriaus bendradarbiavimą, taip skatinant rastis Europos piliečio tapatybę. Šie ambicingi, stambūs, daugybę skirtingų šalių jungiantys projektai reikalingi profesionalaus ir atsakingo požiūrio į kultūros projektų vadybą. Sykiu tai išskirtinė galimybė dalytis patirtimi su visa Europa ir įgyvendinti idėjas, kurios be šios programos paramos tikriausiai teliktų idėjos. Tinkamas finansų valdymas — vienas svarbiausių kultūros projekto sėkmės veiksnių, leidžiantis dėmesį sukoncentruoti į projekto turinį ir kokybę. Efektyvi finansų vadyba neįmanoma nežinant paramos skyrimo ir naudojimo taisyklių, tad visą svarbiausią informaciją, reglamentuojančią programos finansų valdymą, Kultūros kontaktų biuras surinko į vieną knygelę. Nors gyvename kasdienių pokyčių amžiuje, tikimės, kad ji padės nepasiklysti įgyvendinant ES finansuojamus projektus, bus įdomi ir naudinga visiems besidomintiems ES parama kultūrai ar norintiems perprasti dotacijų vadybos logiką. Eglė Deltuvaitė ES programos „Kultūra 2007–2013“ vadovė Lietuvoje Kultūros kontaktų biuras www.kultura2007.lt Tarptautinių kultūros programų centras www.koperator.lt







EUROPOS SĄJUNGOS PROGRAMA „KULTŪRA 2007–2013“

Programa „Kultūra 2007–2013“ yra viena pagrindinių ES paramos kultūrai priemonių, skirta kultūriniam bendradarbiavimui skatinti. Ši programa suteikia galimybę gauti paramą veiklai visose kultūros srityse ir visų kategorijų kultūros operatoriams, siekiantiems plėtoti europinę partnerystę, prisidėti kuriant bendrą kultūrinę ir pilietinę erdvę. Programos „Kultūra 2007–2013“ tikslai: » skatinti kultūros darbuotojų mobilumą, » skatinti tarpvalstybinę meno ir kultūros darbų, kūrinių sklaidą, » remti kultūrų dialogą. Programos „Kultūra 2007–2013“ kryptys: 1. dotacija kultūros projektams: 1.1. daugiamečio bendradarbiavimo projektai, 1.2.1. bendradarbiavimo projektai, 1.2.2. literatūros vertimo projektai, 1.3.5. bendradarbiavimo su trečiosiomis šalimis projektai, 1.3.6. dotacija Europos kultūros festivaliams; 2. dotacija organizacijoms, veikiančioms kultūros srityje Europos lygmeniu; 3. dotacija tiriamiesiems darbams, informacijai rinkti ir platinti bei kultūrinio bendradarbiavimo projektų poveikiui didinti.




Aktualiausios leidinyje aptariamos kryptys: Daugiamečio bendradarbiavimo projektai 1.1

Bendradarbiavimo projektai 1.2.1

36−60 mėnesių

Bendradarbiavimo projektai su trečiosiomis šalimis 1.3.5 Iki 24 mėnesių

min. 6 partneriai

min. 3 partneriai

Nuo 200.000 € iki 500.000 € per metus

+ 1 partneris iš trečiosios šalies

Nuo 50.000 € iki 200.000 € Maksimali dotacija: 50% tinkamų finansuoti išlaidų

Partnerių vaidmenys: » koordinatorius: • atlieka bendraorganizatorio funkcijas (žr. toliau), • koordinuoja projekto įgyvendinimą, • pasirašo dotacijos susitarimą su Europos Komisija; » bendraorganizatoriai (turi būti iš įtrauktų į sąrašą šalių, kurių organizacijos gali tapti projekto koordinatoriais ar bendraorganizatoriais): • dalyvauja projekto kūrimo, planavimo ir įgyvendinimo etapuose, • gavus dotaciją, padeda rinkti projektui trūkstamas lėšas iš papildomų finansavimo šaltinių (skiria savo lėšų arba kreipiasi paramos į kitas organizacijas); » asocijuotieji partneriai (gali būti ir iš programoje dalyvaujančių, ir iš nedalyvaujančių šalių): • gali dalyvauti projekto veikloje, bet neprivalo dalyvauti kuriant projektą, jį įgyvendinant ar renkant papildomas lėšas, • jei partneris yra iš programoje nedalyvaujančios šalies, jo išlaidos negali viršyti 15 proc. viso projekto vertės;




» partneriai trečiosiose šalyse: • dalyvauja planuodami ir įgyvendindami siūlomą veiklą, • pasirašo bendradarbiavimo sutartį.

Šalys, kurių kultūros organizacijos gali tapti koordinatoriais ir bendraorganizatoriais: » 27 ES valstybės narės: Airija, Austrija, Belgija, Bulgarija, Čekija, Danija, Estija, Graikija, Ispanija, Italija, Jungtinė Karalystė, Kipras, Latvija, Lenkija, Lietuva, Liuksemburgas, Malta, Nyderlandai, Portugalija, Prancūzija, Rumunija, Slovakija, Slovėnija, Suomija, Švedija, Vengrija, Vokietija; » stojančioji į ES valstybė: Kroatija; » šalys kandidatės į ES: Albanija, Bosnija ir Hercegovina, Juodkalnija, buvusioji Jugoslavijos respublika Makedonija, Serbija, Turkija; » Europos ekonominės erdvės šalys: Islandija, Lichtenšteinas, Norvegija.

Projektų vertinimo kriterijai: » Europos pridėtinė vertė (20 taškų), » veiklos tinkamumas, atsižvelgiant į konkrečius programos tikslus (20 taškų), » siūlomos veiklos planavimas ir įgyvendinimas, siekiant aukščiausios kokybės (20 taškų), » koordinatoriaus ir bendraorganizatorių partnerystės kokybė (10 taškų), » veiklos rezultatai, atitinkantys programos tikslus (10 taškų), » siūlomos veiklos rezultatų tinkama sklaida ir viešinimas (10 taškų), » projekto kuriamas ilgalaikis poveikis, t. y. ilgaamžiškumas (10 taškų).




Programą vykdo: » Europos Komisijos Švietimo ir kultūros generalinis direktoratas, http://ec.europa.eu/culture/index_en.htm, » Švietimo, garso ir vaizdo bei kultūros vykdomoji agentūra, http://eacea.ec.europa.eu/culture/index_en.php, » koordinatorius Lietuvoje Kultūros kontaktų biuras, www.kultura2007.lt.

Europos Komisijos parengtą programos vadovą ir kiekvienos krypties paraiškų teikėjų gidą rasite oficialioje svetainėje: http://ec.europa.eu/culture/index_en.htm.




TURINYS

1. PATARIMAI PROJEKTO VYKDYMO KLAUSIMAIS 1.1. Koordinatoriaus (paramos gavėjo) atsakomybė 1.2. Bendraorganizatorių atsakomybė 1.3. Bendravimas su Agentūra 1.4. Logotipo naudojimas 1.5. Vykdomo projekto pokyčiai 1.5.1. Planuotos veiklos pokyčiai, numatytų terminų keitimas 1.5.2. Biudžeto koregavimas 1.5.3. Bendraorganizatorio pasitraukimas iš projekto ir naujo bendraorganizatorio paskyrimas 1.5.4. Administracinės informacijos keitimas I) Projekto vadovo arba kontaktinio asmens pavardės keitimas II) Dotacijos susitarimą pasirašiusiųjų asmenų keitimas (oficialaus atstovo keitimas) III) Banko sąskaitos keitimas IV) Adreso keitimas 1.6. Projekto vykdymo ataskaita 2. PROGRAMOS FINANSAVIMO IR FINANSŲ VALDYMO BENDROS SĄLYGOS 2.1. Dotacijos suma 2.2. Bendrasis finansavimas 2.3. Jokio dvigubo finansavimo 2.4. Finansavimo laikotarpis — nefinansavimas atgaline data 2.5. Ne pelno siekimas 2.6. Garantija

13 13 14 14 15 16 16 17 17 18 19 19 19 20 20 23 23 23 24 24 25 27




2.7. Dotacijos 2.7.1. Dotacijų rūšys 2.7.2. Dotacijos apskaičiavimas I) Finansavimas pagal atskirą biudžetą II) Finansavimas nustatyto dydžio sumomis 2.7.3. Dotacijos susitarimas arba sprendimas I) Dotacijos susitarimas II) Sprendimas dėl dotacijos 2.7.4. Mokėjimo tvarka I) Išankstinis finansavimas II) Galutinis mokėjimas 2.8. Apskaita 2.9. Grynųjų pinigų ir banko sąskaitų valdymas 2.10. Dokumentacija: pildymas ir saugojimas

28 28 29 29 30 30 30 31 31 31 32 32 34 36

3. FINANSINĖ ATASKAITA: BENDROS SĄVOKOS IR TAISYKLĖS 3.1. Auditas 3.1.1. Galutinės finansinės ataskaitos auditas 3.1.2. Nepriklausomo audito ataskaita 3.2. Įnašai natūra (contribution in kind) 3.3. Tinkamos finansuoti išlaidos (eligible costs) 3.3.1. Tinkamos finansuoti tiesioginės išlaidos 3.3.2. Tinkamos finansuoti netiesioginės išlaidos — administracinės (veiklos) išlaidos (indirect costs) 3.4 Netinkamos finansuoti išlaidos 3.5. Valiutų kursai 3.6. Asocijuotųjų partnerių išlaidos 3.7. Palūkanos, gautos už išankstinio finansavimo išmokas 3.8. Subrangos sutartys (subcontracting) 3.9. Trečiųjų šalių išlaidos 3.10. Pridėtinės vertės mokestis

39 39 39 40 40 41 41

10

43 44 44 46 46 47 48 49


4. FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS 51 4.1. Atsisiųskite šabloną 51 4.1.1. Galutinė finansinė ataskaita (Evaluation FR) 51 4.1.2. I priedas 51 4.1.3. III priedas 51 4.1.4. Valiuta 52 4.1.5. Ribos 52 4.1.6. Langai nuo 1a iki 6: sąskaitų sąrašas 52 4.1.7. Įnašai natūra 52 4.2. Užpildykite biudžeto formos sąskaitų sąrašą 53 4.2.1. Bendra informacija apie sąskaitų sąrašą 53 4.2.2. Informacija apie kelionių ir pragyvenimo išlaidas 54 4.2.3. Įranga 58 4.2.4. Išlaidos personalui 59 4.2.5. Naudingi patarimai 63 I) Įvairios išlaidos, tiesiogiai susijusios su projekto veikla 63 II) Gamybos, ryšių, platinimo ir rezultatų sklaidos išlaidos 63 III) Išlaidos konferencijoms, seminarams ir kūrybinėms dirbtuvėms 63 IV) Su projekto veiksmų įgyvendinimu susijusios kelionių ir pragyvenimo išlaidos administracijos personalui 64 V) Personalas: administravimas ir koordinavimas 64 VI) Netiesioginės išlaidos 64 4.3. Užpildykite biudžeto formos III priedą 65 4.4. Kontrolės ir audito vizitai 67 4.5. Auditui teikiama informacija 70

11


12


PATARIMAI PROJEKTO VYKDYMO KLAUSIMAIS

1.1. KOORDINATORIAUS (PARAMOS GAVĖJO) ATSAKOMYBĖ Dotacijos susitarimo I.3.1 punkte apibrėžtas koordinatoriaus, vadinamo Paramos gavėju, vaidmuo. Koordinatorius privalo užtikrinti, kad projektas bus įgyvendintas pagal susitarimo sąlygas. Jis atlieka tarpininko vaidmenį tarp Agentūros ir projekto partnerių. Prireikus informacijos iš partnerių, Agentūra kreipiasi į koordinatorių, kuris informaciją surenka ir patikrina. Koordinatorius privalo informuoti Agentūrą apie bet kokius įvykius, kurie gali iš esmės paveikti projekto įgyvendinimą ar tinkamų finansuoti išlaidų judėjimą tarp biudžeto skyrių; žr. 1.5 skirsnį (projekto pokyčiai). Koordinatorius privalo nusiųsti bendraorganizatoriams pasirašyto dotacijos susitarimo kopiją, taip pat pranešti jiems iš Agentūros gaunamą svarbią informaciją. Kadangi koordinatorius yra vienintelis Agentūros mokėjimų gavėjas, jis atsako už laiku atliktą mokėjimų paskirstymą bendraorganizatoriams. Be to, koordinatorius privalo informuoti Agentūrą (bet kada jai pareikalavus) apie Europos Sąjungos (ES) finansinio įnašo paskirstymą tarp partnerių ir mokėjimų datas. Vykstant auditui, patikrinimams ir vertinimams, koordinatorius privalo pateikti visus reikalingus dokumentus, įskaitant bendraorganizatorių sąskaitas, apskaitos dokumentus ir pasirašytas subrangos sutarčių kopijas (jei tokių yra). Vykdant 1.1 ir 1.3.5 krypčių projektus privaloma, o vykdant 1.2.1 krypties projektus rekomenduojama sudaryti koordinatoriaus ir bendraorganiPATARIMAI PROJEKTO VYKDYMO KLAUSIMAIS

13


zatorių oficialių atstovų bendradarbiavimo sutartis. Agentūra nepateikia sutarties šablono, bet joje turėtų būti ši informacija: » aiškus projekto tikslų aprašymas; » aiškus veiksmų šiems tikslams pasiekti išdėstymas; » aiškus koordinatoriaus ir visų bendraorganizatorių vaidmens ir įsipareigojimų įgyvendinant projektą apibūdinimas, įskaitant užduotis, skirtas kiekvienam partneriui; » aiškus biudžeto ir finansinio plano, įskaitant finansinius įnašus, įvardijimas; » aiškus mokėjimo būdų ir ES dotacijos paskirstymo partneriams įvardijimas; » teisiniai aspektai, t. y. sutarties galiojimo trukmė, atsakomybė pažeidus sutartį ir teisinė ginčų sprendimo tvarka. 1.2. BENDRAORGANIZATORIŲ ATSAKOMYBĖ Dotacijos susitarimo 1.3.2 punkte apibrėžtas bendraorganizatorio, taip pat vadinamo Paramos gavėju, vaidmuo. Bendraorganizatoriai privalo suteikti koordinatoriui visą reikiamą informaciją, kad jis galėtų tinkamai komunikuoti ir atsiskaityti su Agentūra. Jie privalo informuoti koordinatorių ir apie bet kokį įvykį, kuris galėtų padaryti įtaką ar atidėti projekto įgyvendinimą, bei jų biudžeto pokyčius. 1.3. BENDRAVIMAS SU AGENTŪRA Už jūsų projektą atsakingas darbuotojas gali atsakyti į iškilusius klausimus arba padėti išspręsti problemas. Kreipkitės į jį/ją tiesiogiai (darbuotojo vardą rasite dotacijos susitarimo 1.8.1 punkte). Jei šis darbuotojas tuo metu nepasiekiamas, o jums kilo skubių klausimų, galite kreiptis į Sekretoriatą telefonu +32 2 299 64 38 arba išsiųsti laišką bet kuriuo bendru elektroninio pašto adresu, nurodytu Agentūros svetainėje: http://eacea.ec.europa.eu/culture/tools/contacts_en.php.

14


Rekomenduojame į darbuotoją, atsakingą už jūsų projektą, kreiptis elektroniniu laišku, kuriame pakomentuotumėte su projektu susijusius klausimus. Šie laiškai saugomi jūsų projekto aplanke, tad esant būtinybei pakonsultuoti galės ir kiti darbuotojai. Kreipdamiesi į Agentūrą visada nurodykite savo susitarimo numerį (pvz., 2011-XXXX). 1.4. LOGOTIPO NAUDOJIMAS Žr. dotacijos susitarimo I.11.3 punktą (viešinimo įsipareigojimai). Logotipas turi būti naudojamas ženklinant visus produktus, susijusius su projekto veikla (katalogus, lankstinukus, programas, brošiūras, vėliavas, plakatus, kvietimus, marškinėlius, kompaktinius diskus, DVD, duomenų bazes, tinklalapį). Logotipo naudojimo instrukcijas rasite šiame interneto puslapyje: http://eacea.ec.europa.eu/about/logos_en.htm. Be to, visose projekto veiklose, produktuose bei publikacijose turi būti aiškiai nurodoma Europos Komisijos (EK) parama, Arial Narrow šriftu įrašant nustatytą frazę: „Šis projektas finansuojamas remiant Europos Komisijai. Šis leidinys [pranešimas] atspindi tik autoriaus požiūrį, todėl Komisija negali būti laikoma atsakinga už bet kokį jame pateikiamos informacijos naudojimą.“ Frazės vertimą į ES šalių kalbas rasite šiame interneto puslapyje: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/ beneficiaries_all.pdf. Atsiminkite, kad prie galutinės ataskaitos, siunčiamos Agentūrai, turite pridėti produktų pavyzdžius arba kopijas.

PATARIMAI PROJEKTO VYKDYMO KLAUSIMAIS

15


1.5. VYKDOMO PROJEKTO POKYČIAI Žinoma, kai kurie projekto aspektai, numatyti teikiant pradinį jo variantą, gali kisti. Tačiau būtina suprasti, kad finansavimas suteikiamas tokiam projektui, koks buvo pristatytas, todėl visus pakeitimus reikia iš anksto suderinti su darbuotoju, atsakingu už projektą. Pokyčiai, apie kuriuos nepranešta Agentūrai, nebus leidžiami. Kai kuriuos pokyčius reikia patvirtinti vadinamąja dotacijos susitarimo pataisa. Dėl jų reikėtų oficialiai kreiptis į Agentūrą vėliausiai vieną mėnesį iki susitarime nurodytos projekto įgyvendinimo laikotarpio pabaigos. 1.5.1. Planuotos veiklos pokyčiai, numatytų terminų keitimas Visi planuotų projekto veiklų pakeitimai turi būti raštu suderinti su Agentūra. Neleistini pokyčiai, kurie keistų planuojamos veiklos esmę. Jei ketinate projekto veiklas vykdyti po numatytos galutinės projekto įgyvendinimo datos, nurodytos dotacijos susitarime, privalote pateikti oficialų prašymą vykdomajai Agentūrai. Jame turi būti nurodyta atidėjimo priežastis ir pasiūlyta kita data. Jei prašymas bus patenkintas, Agentūra pakeis dotacijos susitarimą. Prašymai pratęsti projekto trukmę daugiau nei 3 mėnesius paprastai nėra patenkinami. Koordinatorius privalo už projektą atsakingam darbuotojui pateikti šiuos dokumentus: » oficialų laišką, kuriame nurodyti projekto veiklų pakeitimai ir jų priežastys, pasirašytą koordinatoriaus oficialaus atstovo; » naują programą (pavyzdį rasite interneto puslapyje).

16


1.5.2. Biudžeto koregavimas Koordinatorius, sutikus bendraorganizatoriams, gali koreguoti numatyto biudžeto eilutes, tačiau pokyčiai neturi daryti įtakos projekto įgyvendinimui, o judėjimas tarp biudžeto skyrių negali būti didesnis nei 10 proc. Svarbu įsidėmėti, kad bendras tinkamų finansuoti išlaidų biudžetas jokiomis aplinkybėmis neturi didėti. Nors dėl pakeitimų biudžeto skyriuose iki 10 proc. raštiškas pataisymas nėra būtinas, tačiau už projektą atsakingam Agentūros darbuotojui koordinatorius privalo apie jį pranešti elektroniniu laišku. Pakeitimai, viršijantys 10 proc., privalo būti oficialiai patvirtinti Agentūros darbuotojų. Už projektą atsakingam darbuotojui koordinatorius privalo pateikti šiuos dokumentus: » koordinatoriaus oficialaus atstovo pasirašytą oficialų laišką, kuriame nurodyti pakeitimai ir išsamiai paaiškinta, kodėl jie reikalingi; » oficialaus atstovo pasirašytą naują biudžeto versiją (atnaujintą dokumentų, pateiktų teikiant projekto paraišką, variantą) elektroniniu ir popieriniu formatais. 1.5.3. Bendraorganizatorio pasitraukimas iš projekto ir naujo bendraorganizatorio paskyrimas (1.1, 1.2.1, 1.3.5 kryptys) Koordinatorius privalo nedelsiant pranešti Agentūrai, jei vienas bendraorganizatorių pareiškia norą pasitraukti iš projekto. Jei jam pasitraukus lieka pakankamai partnerių (1.1 krypties — bent 6 partneriai iš 6 skirtingų šalių, 1.2.1 krypties — bent 3 partneriai iš 3 skirtingų šalių, 1.3.5 krypties — bent 3 partneriai iš 3 skirtingų šalių ir vienas iš trečiosios šalies), koordinatorius turi išsiųsti Agentūrai pasiūlymą, kaip perskirstyti bendraorganizatorių užduotis, arba pasiūlyti kandidatūrą pasitraukusiam bendraorganizatoriui pakeisti. Jei partnerių nepakanka, būtina pasiūlyti PATARIMAI PROJEKTO VYKDYMO KLAUSIMAIS

17


organizaciją, galinčią pakeisti pasitraukusį bendraorganizatorį. Agentūra įvertins pateikto siūlymo tinkamumą ir apie savo sprendimą praneš koordinatoriui. Agentūrai būtina išsiųsti šiuos originalius dokumentus: » koordinatoriaus oficialaus atstovo pasirašytą laišką, kuriame paaiškinami pokyčiai ir jų priežastys; » iš projekto pasitraukiančios organizacijos laišką, kuriame išsamiai paaiškinamos priežastys, pristatomi atlikti darbai, nurodomas finansinis indėlis į projektą ir su juo susijusios išlaidos; » likusių bendraorganizatorių laišką, kuriuo sutinkama su pasitraukimu; » jei priimamas naujas partneris, pateikiami šie dokumentai: • naujo bendraorganizatorio laiškas, kuriame jo oficialus atstovas pareiškia norą dalyvauti projekte; • užpildytas dokumentas „Bendraorganizatorių pakeitimas“ (jį galima pildyti internetu); • 2 metų veiklos ataskaitos ir asmens, atsakingo už projekto įgyvendinimą, CV naujojo bendraorganizatorio vardu; • įgaliojantį laišką (mandate letter), pasirašytą naujojo bendraorganizatorio ir koordinatoriaus oficialių atstovų;

1.2.1 krypties projektams: • likusių bendraorganizatorių laišką, kuriame jie sutinka priimti naująjį bendraorganizatorį.

1.1 ir 1.3.5 krypčių projektams: • atnaujintą bendradarbiavimo sutartį, pasirašytą visų bendraorganizatorių ir koordinatoriaus oficialių atstovų.

18


» jei pokyčiai daro įtaką biudžetui (pvz., perskirstomos partnerių išlaidos personalui), būtina pateikti: • naują biudžeto versiją.

1.5.4. Administracinės informacijos keitimas I) Projekto vadovo arba kontaktinio asmens pavardės keitimas Tokiu atveju, kai keičiamas projekto vadovas ar kontaktinis asmuo, nurodytas dotacijos susitarime, koordinatorius Agentūrai privalo atsiųsti: » koordinatoriaus oficialaus atstovo pasirašytą laišką, kuriame informuojama apie šį pakeitimą; » naujojo projekto vadovo ar kontaktinio asmens CV (ne ilgesnį nei 4 puslapių). II) Dotacijos susitarimą pasirašiusiųjų asmenų keitimas (oficialaus atstovo keitimas) Jei keičiamas koordinatoriaus oficialus atstovas, koordinatorius privalo atsiųsti šiuos dokumentus: » naujojo oficialaus atstovo pasirašytą laišką, kuriame informuojama apie šį pakeitimą; » pakeitimą įrodantį oficialų dokumentą (organizacijos valdybos protokolą ar pan.). III) Banko sąskaitos keitimas Jei keičiama dotacijos susitarime nurodyta banko sąskaita, koordinatorius privalo Agentūrai atsiųsti šiuos dokumentus: » koordinatoriaus oficialaus atstovo pasirašytą laišką, kuriame informuojama apie šį pakeitimą; » naują tinkamai užpildytą ir oficialaus atstovo pasirašytą „finansinių duomenų anketą“.

PATARIMAI PROJEKTO VYKDYMO KLAUSIMAIS

19


IV) Adreso keitimas Jei keičiama oficiali koordinatoriaus buveinė, koordinatorius privalo Agentūrai atsiųsti šiuos dokumentus: » koordinatoriaus oficialaus atstovo pasirašytą laišką, kuriame informuojama apie šį pokytį; » organizacijos naujojo adreso registraciją patvirtinantį dokumentą. Šios procedūros būtina laikytis ir administracinių duomenų (kontaktinio asmens, oficialaus atstovo ir adreso) keitimo atveju, jei duomenys susiję su bendraorganizatoriais (visų krypčių) ar projekte dalyvaujančiais trečiųjų šalių partneriais (1.3.5 krypties). 1.6. PROJEKTO VYKDYMO ATASKAITA Išankstinio finansavimo išmokų ar balanso išmokėjimo prašymas privalo būti pateiktas su tarpine arba galutine projekto įgyvendinimo ataskaita ir tarpine arba galutine finansine ataskaita. Tarpinė arba galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita turi būti užpildyta pagal šabloną, kurį galite atsisiųsti iš Agentūros interneto puslapio: http://eacea.ec.europa.eu/culture/index_en.php; žr. po nuoroda „dotacijos gavėjų erdvė“ (beneficiaries space). Atsisiųskite tų metų, kai pasirašėte susitarimą, pavyzdžio šabloną, nes jis kasmet šiek tiek kinta. Pvz., jei jūsų dotacijos susitarimo numeris prasideda 2011 (t. y. 2011-XXXX), reikia pildyti 2011 metų dotacijos gavėjų dokumentus. Prašom pateikti kuo išsamesnę informaciją, pridėti papildomus dokumentus (dalyvavimo susirinkimuose ar konferencijose sąrašus, brošiūras, lankstinukus, leidinius, kompaktinius diskus, DVD ir kt.). Agentūrai turite atsiųsti tik vieną projekto įgyvendinimo ataskaitos popierinį variantą, tačiau rekomenduojame ataskaitą už jūsų projektą atsakingam Agentūros darbuotojui atsiųsti ir elektroniniu paštu.

20


PATARIMAI PROJEKTO VYKDYMO KLAUSIMAIS

21


22


PROGRAMOS FINANSAVIMO IR FINANSŲ VALDYMO BENDROS SĄLYGOS Kaip ir visos ES teikiamos dotacijos, pagal programą „Kultūra 2007–2013“ skiriamos finansinės išmokos turi atitikti Finansinio reglamento taisykles. Sąlygos yra privalomos. Šiame skyriuje nurodytos taisyklės, taikomos visoms pagal programą „Kultūra 2007–2013“ teikiamoms dotacijoms. 2.1. DOTACIJOS SUMA Suteikiama dotacijos suma jokiu būdu negali viršyti prašomos sumos. Dotacijos susitarime/sprendime nurodyta didžiausia galima dotacijos suma. Ji nedidinama. Galutinė dotacijos suma apskaičiuojama įvertinus galutinę ataskaitą ir gali būti sumažinta patikrinus, kaip veiksmas atliekamas. Vykdomosios įstaigos sumokėtos sumos turi būti matomos dotacijos gavėjo ir bendraorganizatorio (jei jis yra) banko sąskaitoje. 2.2. BENDRASIS FINANSAVIMAS ES suteikta dotacija negali padengti visų veiksmo išlaidų. Pareiškėjai turi parodyti ryžtą vykdyti veiklą rasdami papildomų finansavimo šaltinių (be ES dotacijos). Tai įmanoma, sakykim, renkant lėšas, skiriant savo lėšų arba kreipiantis dotacijos į kitas organizacijas (pvz.: vietos, regiono ar nacionalines valstybės institucijas, fondus ir kt.). Bendrojo finansavimo įrodymas pateikiamas kartu su galutine ataskaita. Ši taisyklė netaikoma tuo atveju, kai pareiškėjui suteikiama dotacija pagal finansavimą nustatyto dydžio sumomis.

PROGRAMOS FINANSAVIMO IR FINANSŲ VALDYMO BENDROS SĄLYGOS

23


2.3. JOKIO DVIGUBO FINANSAVIMO Tai pačiai kiekvienos krypties veiklai finansuoti iš ES biudžeto galima gauti tik vieną dotaciją. Vienai organizacijai galima suteikti tik vieną dotaciją veiklai per vienerius finansinius metus. Organizacijos, pateikusios paraišką arba planuojančios teikti paraišką dar vienai ES dotacijai gauti pagal programą „Kultūra 2007–2013“ ar bet kurią kitą ES programą, privalo tai aiškiai nurodyti savo paraiškoje ir informuoti Agentūrą apie tokios paraiškos teikimo rezultatus. Jei organizacija gauna dotaciją veiklai ir dar nori gauti dotaciją projektams, išskiriami du atvejai: » be veiklos, kuri jau numatyta darbo programoje ir yra veiklai skiriamos dotacijos objektas, organizacija siūlosi imtis ir kito konkretaus veiksmo. Organizacija disponuoja valdymo bei apskaitos priemonėmis, leidžiančiomis patikimai ir tolygiai atlikti abu veiksmus. Šiuo atveju organizacijos išlaidos vykdant įvairią veiklą bus skiriamos pagal paskirtį: arba veiklos biudžetui, arba konkrečių veiksmų biudžetui. Tačiau sąnaudos, susijusios su bendro pobūdžio išlaidomis, jokiu būdu negali būti priskiriamos konkrečių veiksmų biudžetui, kadangi jas jau kompensuoja dotacija veiklai; » organizacija siūlosi įgyvendinti konkretų veiksmą, įtrauktą į darbo programos, kuri yra dotacijos veiklai objektas, numatytos veiklos sritį. Šiuo atveju sąnaudos, susijusios su bendro pobūdžio išlaidomis arba su darbuotojų išlaidomis, jokiu būdu negali būti priskiriamos konkrečių veiksmų biudžetui, kadangi jas jau kompensuoja dotacija veiklai. 2.4. FINANSAVIMO LAIKOTARPIS — NEFINANSAVIMAS ATGALINE DATA Išlaidų, turėtų vykdant bendrai finansuojamą veiklą, finansavimo laikotarpis yra nurodytas dotacijos susitarime/sprendime. Dotacijos neteikiamos atgaline data (jau nuveiktai veiklai finansuoti).

24


2.5. NE PELNO SIEKIMAS Iš dotacijos, įskaitant dotacijas veiklai, gavėjas negali siekti ar gauti pelno. Praktiškai tai reiškia, kad — jei bendra iš veiklos gautų pajamų suma viršija galutinę veiklos išlaidų sumą — ES suteikiama dotacija bus atitinkamai sumažinta išanalizavus galutinę ataskaitą ir atsižvelgus į dotacijos gavėjo informaciją, nurodytą pasirašytame dotacijos susitarime. Ne pelno principas yra itin svarbi sąvoka suteikiant dotacijas veiklai. Minimalios sutarties sąlygos: Dotacijos susitarimo bendrosiose sąlygose (General conditions) žr. straipsnį „Galutinės dotacijos sumos nustatymas“ (Determining the final grant). » galutinė išmoka suteikiama remiantis dokumentais, atsiųstais su prašymu išmokėti paramos likutį; » dotacija neviršija sumos, būtinos siekiant subalansuoti pajamas ir išlaidas; » jokiomis aplinkybėmis dotacija organizacijai neturi sukurti pelno. Dažniausiai pasitaikančios klaidos: » finansinė informacija pateikiama pagal neišsamią metinę finansinę atskaitomybę; » suteikus dotacijas veiklai, pelnas nustatomas pagal ekonominę apyvartą ir/arba pelno (nuostolio) ataskaitą. Suteikiant dotacijas veiklai, pelnas suprantamas kaip bet koks visų faktinių pajamų perviršis, lyginant su faktinėmis išlaidomis; » jei metinė finansinė atskaitomybė yra pernelyg bendro pobūdžio, sunku susieti sąnaudas su konkrečia veikla, todėl tam tikrų išlaidų finansavimas gali būti netinkamas; » metinė finansinė atskaitomybė nėra patvirtinta nepriklausomo auditoriaus arba atitinkamo valstybės įstaigos pareigūno. PROGRAMOS FINANSAVIMO IR FINANSŲ VALDYMO BENDROS SĄLYGOS

25


Dotacija veiklai yra naudojama: » nuostoliams atlyginti arba galimiems būsimiems įsipareigojimams finansuoti; » skoloms ar nuostolingai veiklai visiškai arba iš dalies atlyginti; » kitiems teisės aktų reikalavimams ir nurodymams vykdyti; » veiklai, nenumatytai metinėje programoje (work plan), apmokėti.

Svarbiausi patarimai I) Ką reikia atsiminti prieš pateikiant Agentūrai finansinę ataskaitą: » patikrinkite, ar finansavimas buvo panaudotas tik programoje (work plan) numatytai veiklai, kuriai suteikta dotacija (darbo programos atitiktis); » patikrinkite faktinę visų išlaidų ir faktinę bendrą pajamų sumas. Jos turi sutapti su metinės finansinės atskaitomybės suma ir atitikti numatytame biudžete nustatytas kategorijas; » patikrinkite, ar nėra visų faktinės veiklos pajamų (bruto pajamos) pertekliaus, lyginant su bendromis faktinėmis veiklos išlaidomis; » patikrinkite, ar paramą gaunanti organizacija turėjo nuostolių, ar turi skolų. Šios išlaidos turi būti kompensuojamos iš kitų šaltinių, pajamų, o ne iš dotacijos; » finansuoti netinkamos išlaidos visada turi būti apmokamos ne Agentūros lėšomis. II) Dotacija veiklai nėra skirta ankstesniam prastam finansų valdymui kompensuoti, pvz., ankstesnių metų nuostoliams ar skoloms atlyginti. Dotacijos gavėjas privalo įrodyti, kad ankstesnių metų nuostoliai gali būti atlyginami pajamomis iš kitų šaltinių, o ne iš dotacijos veiklai.

26


„Dotacijos suma negali viršyti sumos, kurios reikia projekto pajamoms ir išlaidoms subalansuoti. Jokiomis aplinkybėmis dotacija negali generuoti pelno.“ Gavus pelno gali būti pareikalauta grąžinti išmokėtas sumas. 2.6. GARANTIJA Agentūra gali pareikalauti, kad organizacija, kuriai suteikiama dotacija, pirmiau pateiktų garantiją su išankstinio finansavimo išmokėjimu susijusiai rizikai apriboti. Ar garantija yra reikalinga, Agentūra nusprendžia atsižvelgusi į anketos analizėje nurodytą organizacijos finansinį pajėgumą ir oficialias jos ataskaitas. Pateikta garantija reiškia, kad bankas, kita finansinė institucija, trečioji šalis arba kiti dotacijos gavėjai neatšaukiamai garantuoja užstatą arba tampa pirmaisiais dotacijos gavėjo įsipareigojimų garantais. Šią finansinę garantiją, kurioje sumos nurodytinos eurais (EUR), pasirašant dotacijos susitarimą, turi suteikti patvirtintas ir vienoje iš ES valstybių narių įsteigtas bankas arba kita finansinė institucija. Jei dotacijos gavėjas yra registruotas programoje dalyvaujančioje šalyje, kuri nėra ES valstybė narė, Agentūra gali sutikti, kad tokią garantiją suteiks toje šalyje įsteigtas bankas ar finansinė institucija. Prieš tai Agentūra įvertina, ar toks bankas arba finansinė institucija siūlo tinkamą apsaugą ir tokias sąlygas, kokias siūlo valstybėje narėje įsteigtas bankas ar finansinė institucija. Šią garantiją gali pakeisti jungtinė arba trečiosios šalies kolegiali garantija, arba dotacijos veiklai gavėjų — to paties dotacijos susitarimo/sprendimo šalių — jungtinė garantija. Garantija grąžinama vadovaujantis dotacijos susitarime/sprendime nustatytomis sąlygomis, dėl dotacijos gavėjui išmokamų tarpinių sumų ar likučių laipsniškai mažėjant išankstiniam finansavimui. Jei organizacija nėra pajėgi suteikti garantijų, ji vis tiek gali toliau įgyvendinti projektą, tačiau išankstinio finansavimo išmokos pasirašant sutartį organizacija negaus. Išankstinio finansavimo išmoką, remiantis dotacijos susitarimo/sprendimo nuostatomis, organizacija galės gauti pateikusi PROGRAMOS FINANSAVIMO IR FINANSŲ VALDYMO BENDROS SĄLYGOS

27


įgyvendinamo projekto tarpinę ataskaitą. Į ją turi būti įtrauktos tarpinė projekto įgyvendinimo ataskaita bei tarpinė finansinė atskaitomybė (t. y. finansinės ataskaitos, sąskaitų faktūrų sąrašas), atskleidžiančios projekto įgyvendinimo ir finansinę pažangą. Šis reikalavimas netaikomas viešosioms organizacijoms ir viešosios teisės reglamentuojamoms tarptautinėms organizacijoms, aprašytoms Programos vadovo II skyriaus 2.3.1 punkte. 2.7. DOTACIJOS 2.7.1. Dotacijų rūšys Pagal programą „Kultūra 2007–2013“ mokamos dviejų rūšių dotacijos: » dotacijos, skirtos daugiamečio bendradarbiavimo projektams (1.1 kryptis), bendradarbiavimo projektams (1.2.1 kryptis), literatūros vertimo projektams (1.2.2 kryptis) ir kultūrinio bendradarbiavimo su trečiosiomis šalimis projektams (1.3.5 kryptis), parama Europos kultūros festivaliams (1.3.6 kryptis) ir kultūros politikos analizėje dalyvaujančių organizacijų bendradarbiavimo projektams (3.2 kryptis). Projektai — tai nustatytą laikotarpį atliekami veiksmai, kuriais įgyvendinama konkreti pasiūlyta veikla. Projekto išlaidos turi būti tiesiogiai susijusios su konkrečios pasiūlytos veiklos įgyvendinimu; » dotacijos organizacijoms, kultūros srityje veikiančioms Europos lygmeniu (2 kryptis), skirtos veiklos išlaidoms atlyginti (struktūrinė parama). Dotacija veiklai skiriasi nuo dotacijos projektui, nes skiriama organizacijos įprastą nuolatinę veiklą laiduojančioms išlaidoms kompensuoti. Tokios išlaidos apima bendrąsias išlaidas darbuotojų atlyginimams, vietinių susitikimų, leidybos, informacijos sklaidos ir produkcijos platinimo, su darbo programa susijusių kelionių, nuomos, amortizacijos bei kitas tiesiogiai su organizacijos darbo programa susijusias išlaidas.

28


2.7.2. Dotacijos apskaičiavimas Dotacija apskaičiuojama: » pagal detalųjį biudžetą (žr. 3.3.1 punktą) arba » pagal finansavimą nustatyto dydžio sumomis (žr. 3.3.2 punktą). I) Finansavimas pagal atskirą biudžetą Dotacija pagal atskirą biudžetą apskaičiuojama remiantis subalansuotu detaliuoju biudžetu, sudarytu eurais. Pareiškėjai iš ne euro zonos šalių turi taikyti oficialų euro valiutos keitimo kursą (finansinės apskaitos kursą), Komisijos Biudžeto generalinio direktorato paskelbtą ankstesnį mėnesį nei paraiškoje nurodyta data. Galutinė dotacijos suma apskaičiuojama remiantis detaliąja finansine ataskaita, taip pat išlaidas ir pajamas patvirtinančiais dokumentais. Dotacijos suma negali viršyti to veiksmo tinkamų finansuoti išlaidų (žr. 3.3 dalį). Kiekvienai krypčiai yra nustatyta didžiausia galima dotacija. Tam tikras nustatytas visų apskaičiuotų tinkamų finansuoti išlaidų procentas (priklausantis nuo krypties ir konkretaus veiksmo) privalo būti finansuojamas iš kitų šaltinių, ne iš ES biudžeto. Pareiškėjai privalo pateikti įrodymų, kad bendrasis finansavimas atlygina visą veiklos išlaidų likutį. Paraiškos pateikimo dieną jau gautą bendrojo finansavimo įrodymą reikia išsiųsti kartu su paraiška. Gautos bendrojo finansavimo sumos turi būti nurodytos biudžeto pajamų skiltyje (3 skyriaus b dalis — dotacijos veiksmams, 2 skyrius — dotacijos veiklai). Bendrojo finansavimo sumos, kurios paraiškos pateikimo dieną dar nebuvo gautos, turi būti nurodytos biudžeto 3 skyriaus a dalyje, jei prašoma dotacijų veiksmams (pajamų skiltis, koordinatoriaus finansavimas iš savo fondų) arba biudžeto 2 skyriuje, jei prašoma dotacijų veiklai.

PROGRAMOS FINANSAVIMO IR FINANSŲ VALDYMO BENDROS SĄLYGOS

29


II) Finansavimas nustatyto dydžio sumomis Finansuoti nustatyto dydžio sumomis imta siekiant dotacijos gavėjui supaprastinti dotacijos valdymą. Sumos vertinamos pagal gautus rezultatus ir gali būti keičiamos. Pagal šią sistemą dotacija apskaičiuojama pagal: » nustatytą sumą puslapiui (iki didžiausios sumos), kai verčiama pagal literatūros vertimo projektus (1.2.2 kryptis), arba » nustatytą sumą asmeniui (iki didžiausios sumos), dirbančiam organizacijos darbo programos įgyvendinimo srityje,— dotacija organizacijoms, kultūros srityje veikiančioms Europos lygmeniu (2 kryptis, dotacija veiklai). Sumos puslapiui arba asmeniui nustatytos kaip metodas didžiausiai teikiamos dotacijos sumai apskaičiuoti. Dotacijos gavėjas yra atsakingas už sprendimą, kaip ją kuo efektyviau panaudoti projektui ar darbo programai įgyvendinti. Būtina pateikti supaprastintą biudžetą, tačiau detali finansinė ataskaita nebūtina. Kartu su konkrečios paraiškos anketomis pateikiama dotacijos skaičiuoklė skirta ir galimai dotacijai automatiškai apskaičiuoti. 2.7.3. Dotacijos susitarimas arba sprendimas Atrinktiems pasiūlymams skiriama ES dotacija yra suteikiama Agentūrai ir dotacijos gavėjui sudarius dotacijos susitarimą arba Agentūrai priėmus sprendimą. I) Dotacijos susitarimas Dotacijos susitarime nustatomos dotacijos skyrimo sąlygos, sumas nurodant eurais. Veiksmo finansavimo laikotarpiu šį susitarimą galima pataisyti. Dotacijos susitarimas gali būti metinis arba daugiametis. Specifinė daugiamečio susitarimo forma yra partnerystės pagrindų susitarimas. Jis įformina partnerystės ryšį tarp vykdomosios įstaigos ir dotacijos gavėjo trejų metų laikotarpiui, siekiant, kad pasirinktoji

30


organizacija įgyvendintų ilgalaikius savo tikslus. Partnerystės pagrindų susitarimas taikomas tariantis dėl dotacijos veiklai (2 kryptis, dotacijos veiklai, ir 1.3.6 kryptis, festivaliai) ir yra vykdomas kaip konkretūs metiniai susitarimai. II) Sprendimas dėl dotacijos Sprendimas dėl dotacijos — tai dotacijos gavėjui dotaciją suteikiantis vienašališkas aktas. Dotacijos susitarimai keičiami sprendimais siekiant supaprastinti procedūras. Priešingai nei dotacijos susitarimų atveju, dotacijos gavėjas neturi pasirašyti sprendimo ir vos tik gavęs dotaciją gali imtis veiksmo, taigi sprendimas pagreitina administracinį procesą. Sprendimai dėl dotacijos taikomi šiai kryčiai: » literatūros vertimo projektai (1.2.2 kryptis). Dotacijos (projektui ar veiklai finansuoti) susitarimo, partnerystės pagrindų susitarimo ir sprendimo dėl dotacijos pavyzdžius rasite vykdomosios įstaigos svetainėje. 2.7.4. Mokėjimo tvarka I) Išankstinis finansavimas Pirmoji išankstinio finansavimo išmoka dotacijos gavėjui pervedama per 45 dienas nuo dienos, kada Agentūra pasirašė dotacijos susitarimą ir kai gautos visos būtinos garantijos (jeigu jų reikia). Išankstinis finansavimas gali būti suskirstytas dalimis. Daugiau informacijos pateikiama konkrečių krypčių aprašymuose. Sprendimo dėl dotacijos atveju dotacijos gavėjas turėtų raštišku pranešimu patvirtinti savo ketinimą veiksmą atlikti per 10 kalendorinių dienų nuo sprendimo dėl dotacijos paskelbimo. Minėta išankstinio finansavimo išmoka bus pervesta per 45 dienas nuo dienos, kai gautas toks raštiškas patvirtinimas ir visos būtinos garantijos (jeigu jų reikia). Agentūrai negavus tokio raštiško patvirtinimo, atsižvelgus į galutinę ataskaitą, atliekamas vienas mokėjimas. Išankstinio finansavimo išmoka PROGRAMOS FINANSAVIMO IR FINANSŲ VALDYMO BENDROS SĄLYGOS

31


yra numatyta tam, kad dotacijos gavėjas ir bendraorganizatoriai (jei jų yra) galėtų geriau valdyti pinigų srautą. II) Galutinis mokėjimas Galutinio mokėjimo sumą dotacijos gavėjui Agentūra nustato atsižvelgusi į galutinę ataskaitą. Dotacijos gavėjas (jeigu taikytina) turi kompensuoti visas vykdomosios įstaigos sumokėtas papildomas sumas. 2.8. APSKAITA Apskaita turi du pagrindinius tikslus: » atskleisti projekto pajamas, išlaidas, turtą ir įsipareigojimus finansų valdymo tikslais, » pateikti duomenis, reikalingus tikslioms finansinėms ataskaitoms parengti. Kad atitiktų šiuos pagrindinius tikslus, apskaitos dokumentai turi būti: » nuolat naujinami, » tikslūs ir patikimi, » parengti pagal tinkamus apskaitos standartus, metodus, politiką ir taisykles. Patikimi ir atnaujinti apskaitos įrašai yra svarbūs siekiant parodyti, kaip projekte naudojami finansiniai ištekliai. Minimalios dotacijos susitarimo sąlygos: Bendrosiose sąlygose (General conditions) žr. straipsnius „Tinkamos finansuoti išlaidos“ (Eligible costs), „Bendrosios mokėjimų nuostatos“ (General provisions on payments), „Patikrinimai ir auditai“ (Payments and checks & audits). » sąskaitos bei išlaidos turi būti lengvai identifikuojamos ir patikrinamos. Pirmiausia jos turi būti registruojamos paramos gavėjo apskaitos dokumentuose ir nustatomos pagal šalies (kurioje yra įsisteigęs gavėjas) taikomus apskaitos standartus ir įprastinę paramos gavėjo išlaidų apskaitos praktiką;

32


» paramos gavėjų apskaitos procedūros turi sudaryti galimybę tiesiogiai sutikrinti išlaidas ir pajamas, deklaruotas pagal atitinkamus ES finansuojamus veiksmus, su atitinkamomis apskaitos ataskaitomis ir patvirtinamaisiais dokumentais, t. y. susieti išlaidas su konkrečiu ES projektu; » dotacijos susitarimo bendrosios sąlygos numato, kurios sąnaudos yra tinkamos arba netinkamos finansuoti. Ši informacija dotacijos gavėjams turėtų padėti apskaitos įrašuose atskirti tinkamas ir netinkamas finansuoti išlaidas; » paramos gavėjas turi leisti Agentūrai ir auditoriams atlikti patikrinimus ir auditą, išnagrinėti apskaitos ir mokesčių dokumentus, bet kokius kitus dokumentus, susijusius su projekto finansavimu.

Dažniausiai pasitaikančios klaidos: » apskaitos sistema yra nepakankama, jei nesudaro sąlygų jai sutikrinti su atitinkamomis sąnaudomis (pvz., tai nėra dvejybinių įrašų sistema), » apskaitos sistemoje neužregistruotos visos išlaidos, » apskaitos dokumentai neatitinka visuotinai pripažintų apskaitos standartų, » apskaitos dokumentai nesaugomi pagal paramos gavėjo įprastą apskaitos praktiką, » valiutos konvertavimo metodas ar valiutų keitimo kursai yra neteisingi. Svarbiausi patarimai I) Taikykite tinkamus buhalterinės apskaitos metodus: » vieni pagrindinių buhalterinės apskaitos principų yra šie: • apskaitos dokumentuose turi būti dvejybiniai įrašai (debetas/kreditas), • apskaitos dokumentai turi būti pagrįsti tinkamais sąskaitų planais, • taikomi metodai turi garantuoti, kad apskaitos įrašo nebebus galima pakeisti; » projekto finansininkas turi būti kompetentingas, apmokytas, turi turėti apskaitos patirties; » pageidautina naudoti apskaitos programinę įrangą. Skaičiuoklių programos nėra skirtos dvejybiniams apskaitos įrašams; skaičiuokles galima PROGRAMOS FINANSAVIMO IR FINANSŲ VALDYMO BENDROS SĄLYGOS

33


lengvai koreguoti, todėl jos neatitinka reikalavimo, kad buhalterinių įrašų nebebūtų galima pakeisti; » paramos gavėjai gali pasirinkti, ar vesti atskirą specialų projekto sąskaitų (faktūrų) rinkinį, ar projekto sąskaitas įtraukti į savo apskaitos sistemą. Pastaruoju atveju jie turėtų užtikrinti, kad projekto sąskaitos bus lengvai identifikuojamos. II) Apskaitos dokumentai ir finansinės ataskaitos turi apimti visas projekto išlaidas, nepriklausomai nuo to, ar jos buvo finansuojamos ES lėšomis, paramos gavėjo nuosavais finansiniais ištekliais ar kitų šalių teikiamomis lėšomis. ES įnašas apskaičiuojamas kaip dalis (kofinasavimas) visų finansuoti tinkamų projekto išlaidų. Agentūra turi teisę audituoti visas projekto išlaidas, ne vien dalį, finansuojamą ES lėšomis. III) Projekto pradžioje dotacijų gavėjai turėtų atkreipti dėmesį į valiutų taisykles ir atitinkamai patikrinti sutarties sąlygas: » kuri valiuta nurodoma rengiant projekto finansines ataskaitas (paprastai euras), » kokios yra valiutos konvertavimo taisyklės, kurių privalu laikytis. Paramos gavėjai paprastai projekto išlaidas registruoja vietine valiuta, bet finansinėse ataskaitose sąnaudos vietine valiuta turi būti pagal sutarties sąlygas konvertuojamos į eurus. Dotacijų susitarimuose užsienio valiutos keitimo nuostoliai nėra laikomi tinkamomis finansuoti išlaidomis. Finansinė nauda, gauta keičiant valiutą, nelaikoma projekto pajamomis.

2.9. GRYNŲJŲ PINIGŲ IR BANKO SĄSKAITŲ VALDYMAS Geras finansų valdymas yra labai svarbu paramą gaunantiems projektams. Agentūra norės žinoti, kaip buvo panaudotos ES lėšos. Minimalios sutarties sąlygos Bendrosiose sąlygose (General conditions) žr. straipsnį „Bendrosios mokėjimų nuostatos“ (General provisions on payments); Specialiosiose sąlygose (Special conditions) —„Banko sąskaita“ (Bank account).

34


Dažniausiai pasitaikančios klaidos: » grynieji pinigai gali būti neteisėtai pasisavinti, » lėšos pervedamos netinkamam gavėjui, » Agentūros išmokėtos ES lėšos naudojamos finansuoti kitai su projektu nesusijusiai veiklai, » išrašomi netinkami išlaidas/mokėjimus pateisinantys dokumentai, » tampa neįmanoma įvertinti, kokios susidarė išankstinio finansavimo palūkanos. Svarbiausi patarimai Paramos gavėjams rekomenduojama naudoti projektui skirtą atskirą banko sąskaitą. Speciali banko sąskaita įgalina visą projekto finansavimą centralizuoti vienoje banko sąskaitoje, ją naudojant tik konkrečiam projektui. Privalumai: » leidžia aiškiai atsekti lėšas nuo jų šaltinio iki panaudojimo, » leidžia atskirti projekto lėšas nuo kitų lėšų ir lengvai nustatyti palūkanas, gautas už išankstinį finansavimą (jei jų yra), » leidžia lengviau atlikti patikrinimus ir suderinimą, » sumažinama rizika, kad projektui skirtos lėšos bus panaudotos kitoms veikloms finansuoti, » kalbant apie bendrą finansavimą, pravartu parodyti, kad visos šalys sumokėjo sutartus finansinius įnašus ir kad šie įnašai buvo panaudoti projektui. Paramos gavėjams itin rekomenduojama sumažinti smulkių grynųjų pinigų ir grynųjų pinigų operacijas, be to, jei įmanoma, mokėti banko pavedimu.

PROGRAMOS FINANSAVIMO IR FINANSŲ VALDYMO BENDROS SĄLYGOS

35


Banko pavedimai turi keletą privalumų, palyginti su kitais mokėjimo būdais: » jie suteikia galimybę atliekamą mokėjimą patvirtinti dviem parašais (pareigų atskyrimas), » sumažina vagystės riziką, » garantuoja, kad mokėjimas pasieks numatytą gavėją, jeigu banko sąskaita buvo tinkamai patikrinta, » garantuoja, kad lėšos galės būti atsektos pagal banko ataskaitas. 2.10. DOKUMENTACIJA: PILDYMAS IR SAUGOJIMAS Paramos gavėjui labai svarbu turėti aiškią ir tinkamą dokumentaciją. Tinkama dokumentacija svarbi siekiant įrodyti, kad prašomos kompensuoti išlaidos atitinka dotacijos susitarimo sąlygas. Maždaug 30–40 proc. Agentūros auditų nustatomų projektų finansavimo pažeidimų yra susiję su netinkamu dokumentų tvarkymu. Kodėl? Jei gavėjas negali pateikti dokumentais pagrįstų įrodymų, kad lėšos buvo panaudotos pagal susitarimą, Agentūra gali susigrąžinti nepagrįstas išlaidas. Minimalios sutartyje numatytos biudžeto dotacijų sąlygos: Bendrosiose sąlygose (General conditions) žr. straipsnius „Tinkamos finansuoti išlaidos“ (Eligible costs), „Patikrinimai ir auditai“ (Checks and audits), „Susitarimo nutraukimas“ (Termination of agreement). » kad išlaidos būtų tinkamos finansuoti, jos turi būti identifikuojamos ir patikrinamos. Jos turėtų būti įrašytos paramos gavėjo apskaitos dokumentuose ir nustatomos pagal šalyje, kurioje gavėjas yra įsisteigęs, taikomus apskaitos standartus bei įprastą gavėjo išlaidų apskaitos praktiką;

36


» paramos gavėjų apskaitos procedūros turi sudaryti sąlygas tiesiogiai sutikrinti projekto deklaruotas išlaidas ir pajamas su atitinkamomis apskaitos ataskaitomis ir patvirtinamaisiais dokumentais; » paramos gavėjas turi leisti Agentūrai ir kitiems auditoriams atlikti patikrinimus bei auditą, ištirti apskaitos, mokesčių ir bet kokius kitus dokumentus, susijusius su projekto finansavimu; » patvirtinamieji dokumentai bei įrašai turi būti saugomi dotacijos gavėjo patalpose ir pateikiami Agentūros ir/arba nepriklausomiems auditoriams patikrinti penkerių metų laikotarpiu nuo dienos, kai sumokėta paskutinė dotacijos suma.

Dažniausiai pasitaikančios klaidos: » nesudaromi arba nesaugomi tam tikri dokumentai, » saugomi dokumentai yra nepakankami įrodymai, kad sutarties sąlygos buvo įvykdytos, » projekto dokumentai yra nepasiekiami, » projekto dokumentai per anksti sunaikinami, » pateikiami suklastoti dokumentai; šiuo atveju Agentūra gali nutraukti dotacijos susitarimą/sprendimą ir pareikalauti papildomų Europos kovos su sukčiavimu tarnybos (European Anti-Fraud Office, OLAF) tyrimų. Svarbiausi patarimai Paramos gavėjams patariame turėti išsamesnius įrašus, nei numatyta minimaliuose dotacijos susitarimo reikalavimuose: » privaloma turėti dokumentų originalus. Dokumento originalas yra patikimesnis nei kopija, nes jį sunku pakeisti, be to, geriau apsaugo nuo tų pačių išlaidų registravimo du kartus; » oficialus dokumentas yra patikimesnis nei neoficialus: pvz., oficialus banko išrašas apie banko pavedimą yra patikimesnis mokėjimo įrodymas negu grynųjų pinigų mokėjimo kvitas, kurį parengia paramos gavėjo buhalterija; » grynaisiais pinigais atsiskaitytina tik už smulkias operacijas (itin mažomis sumomis); PROGRAMOS FINANSAVIMO IR FINANSŲ VALDYMO BENDROS SĄLYGOS

37


» projekto dokumentacija turėtų įrodyti, kad išlaidos buvo padarytos: pvz., tiekėjo sąskaita faktūra gali įrodyti, kad tiekėjas turėjo teikti prekes ar paslaugas, tačiau neįrodo, kad gavėjas jas priėmė ir už jas sumokėjo. Patartina išsaugoti tiekėjo sąskaitą faktūrą ir pristatymo važtaraštį bei banko išrašą/kvitą, įrodančius, kad mokėjimas buvo atliktas; » taikykite paprastą nuorodų ir numeravimo sistemą, kad žmonės, nesusipažinę su projektu, galėtų lengvai orientuotis. Užtikrinkite, kad sistema įgalintų lengvai ir greitai surasti reikiamus dokumentus; » kaupkite dokumentus įgyvendindami projektą, o ne jį bebaigdami arba kai jis jau užbaigtas; » popierinius dokumentus rūšiuokite tvarkingai; » užtikrinkite, kad dokumentai būtų tinkamai saugomi ir nebūtų sugadinti juos sandėliuojant ar transportuojant.

38


FINANSINĖ ATASKAITA: BENDROS SĄVOKOS IR TAISYKLĖS 3.1. AUDITAS Atrinkti projektai gali būti tikrinami atliekant auditą. Atsakingasis organizacijos asmuo įsipareigoja įrodyti, kad ES suteikta dotacija panaudota tinkamai. Agentūra, Komisija ir Europos Audito Rūmai ar kita jų įpareigota institucija gali bet kada — dotacijos susitarimo/sprendimo galiojimo laikotarpiu ir penkerius metus nuo galutinės sumos išmokėjimo — patikrinti, kaip dotacija buvo panaudota. 3.1.1. Galutinės finansinės ataskaitos auditas 1.1, 1.2.1, 1.3.5, 1.3.6 ir 3.2 kryptims galutines finansines ataskaitas (III priedas ir sąskaitų faktūrų sąrašas) turi patvirtinti registruotas nepriklausomas auditorius arba, jeigu tai yra viešoji organizacija, kompetentingas ir nepriklausomas valstybės pareigūnas (šis asmuo jokiu būdu negali būti organizacijos darbuotojas). Jei koordinatoriaus (1.1, 1.2.1 ir 1.3.5 krypčių) auditorius nesutinka patvirtinti visų bendraorganizatorių išlaidų, būtina, kad šias išlaidas atskirai sertifikuotų kitas, nepriklausomas, auditorius. Tuomet bendraorganizatorių sertifikatus galima perduoti koordinatoriaus pagrindiniam auditoriui, kuris tokiu atveju turės patvirtinti visas projekto išlaidas. Šis patvirtinimas turi būti pridėtas prie pareiškėjo prašymo galutiniam mokėjimui gauti, patvirtinant, kad „išlaidos, nurodytos paramos gavėjo ar bendraorganizatorio finansinėse ataskaitose, kuriomis pagrįstas išmokos prašymas, yra padarytos, užfiksuotos, tinkamos finansuoti, remiantis Dotacijos susitarimo sąlygomis ir reikalavimais“. Auditoriui reikalingą šabloną rasite Agentūros interneto puslapyje. FINANSINĖ ATASKAITA: BENDROS SĄVOKOS IR TAISYKLĖS

39


3.1.2. Nepriklausomo audito ataskaita Koordinatoriui (1.1, 1.2.1, 1.3.5, 3.2 krypčių) ir/arba pasirinktajai organizacijai (kitų krypčių atveju) privaloma gauti finansinių sąskaitų ir kitų pagrindžiančių dokumentų likučio balanso audito ataskaitą šiais atvejais: » jei dotacijos veiksmams vykdyti skiriama 750 tūkst. eurų arba didesnė suma, » jei dotacijos veiklai suma yra 100 tūkst. eurų arba didesnė. Projektams, kurie minėtoms kategorijoms nepriskiriami, yra būtinas tik finansinių ataskaitų audito pažymėjimas. 3.2. ĮNAŠAI NATŪRA (CONTRIBUTION IN KIND) Įnašai natūra yra koordinatoriaus, bendraorganizatorių ar trečiosios šalies įnašas į projektą negrynaisiais pinigais, kuriam gali būti suteikta vertė ir kuris nėra apmokamas koordinatoriaus ar vieno iš bendraorganizatorių. Įnašai natūra yra netinkamos finansuoti išlaidos, nes paramos gavėjui negali būti atlyginta už išlaidas, kurių jis neturėjo. Tokia praktika leistų siekti pelno, o tai yra draudžiama. Įnašų natūra pavyzdžiai: » ilgalaikis turtas, įranga, » žaliavos, » fizinių asmenų ar organizacijų nemokamas savanoriškas darbas, » darbuotojai, kuriuos skiria ir jų darbo išlaidas atlygina trečioji organizacija (t. y. ne koordinatorius ar vienas bendraorganizatorių), » parama lizingu, žemės, pastatų ar kito nekilnojamojo turto nuoma ir t. t. Projekto partnerių (t. y. koordinatorių ir bendraorganizatorių) išlaidos personalui nelaikomos įnašais natūra, jei jos išmokėtos kaip atlyginimas už darbą.

40


3.3. TINKAMOS FINANSUOTI IŠLAIDOS (ELIGIBLE COSTS) Tinkamos finansuoti veiklos išlaidos — tai faktiškai turėtos dotacijos gavėjo ar bendraorganizatorio (jei jis yra) išlaidos, atitinkančios šiuos kriterijus: » išlaidos turėtos veiklos laikotarpiu, nurodytu dotacijos susitarime (sprendime), išskyrus išlaidas, susijusias su galutinėmis finansinėmis ataskaitomis, reikalingomis veiksmams patvirtinti, taip pat su sertifikatais ir kitais pagrindžiamaisiais dokumentais; » išlaidos yra susijusios su susitarime nurodytu objektu ir pažymėtos bendroje veiklos biudžeto ataskaitoje; » išlaidos būtinos veiksmui, kuris yra suteiktos dotacijos objektas, atlikti; » išlaidos yra identifikuojamos ir įrodomos, t. y. įtrauktos į dotacijos gavėjo apskaitą ir apibrėžtos pagal dotacijos gavėjo šalyje taikomus apskaitos standartus bei įprastą dotacijos gavėjo išlaidų apskaitos praktiką; » išlaidos nepažeidžia taikomų mokesčių ir socialinių įstatymų reikalavimų; » išlaidos yra pagrįstos, patvirtintos ir atitinka patikimo finansų valdymo, pirmiausia taupumo ir veiksmingumo, reikalavimus. Dotacijos gavėjo ar bendraorganizatorio vidaus apskaitos ir audito tvarka turi leisti nurodytas veiklos išlaidas ir pajamas tiesiogiai patikrinti pagal atitinkamas apskaitos ataskaitas ir jas pagrindžiančius dokumentus. Skiriamos dvi pagrindinės tinkamų finansuoti išlaidų kategorijos: tiesioginės ir netiesioginės išlaidos, aprašytos toliau. 3.3.1. Tinkamos finansuoti tiesioginės išlaidos Tinkamos finansuoti tiesioginės išlaidos — tai tiesiogiai su atliekamu veiksmu susijusios ir dėl to jam tiesiogiai priskirtinos išlaidos. Šias išlaidas sudaro: » veiksmą atliekančio personalo išlaidos, susidedančios iš darbuotojų atlyginimų ir į juos įskaičiuotų socialinio draudimo įmokų bei kitų FINANSINĖ ATASKAITA: BENDROS SĄVOKOS IR TAISYKLĖS

41


įstatymų numatytų išlaidų, su sąlyga, kad tokios išlaidos neviršija vidutinės normos, atitinkančios įprastą dotacijos gavėjo arba bendraorganizatorio (jei jis yra) atlyginimų politiką; » kelionių bei pragyvenimo išlaidos ir/arba išmokos atliekantiems veiksmą ir dalyvaujantiems veikloje darbuotojams. Šios išlaidos turi atitikti įprastą tvarką, dotacijos gavėjo arba bendraorganizatorio (jei jis yra) taikomą kelionių išlaidoms. Jei tokios išlaidos įvertinamos kaip per didelės, jos sumažinamos ir, atsižvelgus į Komisijos kasmet patvirtinamas skales, nustatoma maksimali jų riba; » ilgalaikio turto (naujo ar naudoto) nuomos arba įsigijimo išlaidos. Atitinkamas turtas turi būti įvertintas atsižvelgiant į bendrai priimtas tokios rūšies turto mokesčių ir apskaitos taisykles, taikomas dotacijos gavėjams ir bendraorganizatoriams (jei jų yra). Atsižvelgti reikia tik į veiksmo trukmę atitinkančią turto amortizacijos proporciją ir į faktinio naudojimo normą veiksmui atlikti, išskyrus atvejus, kai tokio turto naudojimo pobūdis ir/arba kontekstas pateisina kitokį vertinimą; » vartojimo reikmenų ir aprūpinimo išlaidos; » galutinių finansinių ataskaitų ir metinių audito ataskaitų tvirtinimo išlaidos, jeigu jos taikomos; » išlaidos, turėtos dėl dotacijos gavėjo ar bendraorganizatorių sudaromų sutarčių, siekiant atlikti veiksmą (subrangos ir viešųjų pirkimų arba paslaugų sutarčių sudarymas; žr. 3.8 dalį). » tiesiogiai su veiksmo atlikimu susijusios išlaidos (t. y. informacijos platinimo, specialios veiksmo analizės, audito, vertimų, atkūrimo ir kt.), įskaitant, jeigu reikia, bet kokių finansinių paslaugų išlaidas (ypač finansinių garantijų išlaidas). Išlaidos turi būti padarytos projekto įgyvendinimo laikotarpiu, kuris numatytas dotacijos susitarime. Sąskaitos, gautos projektą baigus įgyvendinti, tačiau susijusios su šio laikotarpio veikla, priimamos, jei jos gautos ir apmokėtos prieš pateikiant galutinio mokėjimo prašymą. Sąskaitos, apmokėtos numatytu projekto įgyvendinimo laikotarpiu, bet susijusios su veikla prieš jam prasidedant, nebus priimamos. Sąskaita už

42


galutinės finansinės ataskaitos patvirtinimą, be abejo, gali būti apmokėta po numatyto projekto pabaigos termino. Pastabos. Kai turima su trečiųjų šalių piliečiais, trečiosiose šalyse įsteigtomis organizacijomis ar ten vykdoma veikla susijusių išlaidų veiksmams atlikti, dotacijos gavėjo ir/arba bendraorganizatorio padarytos išlaidos neturi viršyti 15 proc. viso tinkamo finansuoti biudžeto. Ši taisyklė netaikoma kultūrinio bendradarbiavimo su trečiosiomis šalimis projektams (1.3.5 kryptis). Asocijuotų partnerių ir partnerių trečiosiose šalyse padarytos išlaidos nėra tinkamos finansuoti, išskyrus atvejus, kai dotacijos gavėjas ir/arba bendraorganizatoris jas tiesiogiai apmoka ar atlygina. Dėmesio! Tam tikriems veiksmams yra nustatytos leistinų išlaidų ribos, nurodytos konkrečios krypties paraiškos anketoje. 3.3.2. Tinkamos finansuoti netiesioginės išlaidos — administracinės (veiklos) išlaidos (indirect costs) Netiesioginės išlaidos — tai tinkamos finansuoti išlaidos, tiesiogiai nesusijusios su atliekamu veiksmu (t. y. tiesiogiai jam nepriskirtinos), tačiau identifikuojamos ir pateisinamos kaip išlaidos, padarytos atliekant veiksmą. Tai gali būti patalpų nuomos, komunalinių paslaugų (šildymo, elektros, dujų), ryšių, pašto paslaugų išlaidos. Netiesioginės išlaidos negali viršyti 7 proc. visų tiesioginių (o ne visų tinkamų finansuoti!) išlaidų, t. y. 1, 2, 3, 4 ir 5 skyrių išlaidų sumos, arba 180 tūkst. eurų (daugiamečiams projektams, finansuojamiems kaip 1.1 kryptis). Įsidėmėkite, kad netiesioginių išlaidų neprivalote įtraukti į sąskaitų sąrašą. Tačiau šios išlaidos jūsų apskaitos sistemoje turi būti įrašytos taip, kad jas galėtų patikrinti auditas. Be to, netiesioginės išlaidos (kaip ir išlaidos personalui), turėtos įgyvendinant projektą, nebus laikomos tinkamomis finansuoti, jei paramos gavėjas jau gavo dotacijų veiklai (ne projektui) iš Agentūros ir/arba Komisijos aptariamo laikotarpio metu. Tokiu atveju FINANSINĖ ATASKAITA: BENDROS SĄVOKOS IR TAISYKLĖS

43


bendraorganizatorių, negaunančių dotacijų veiklai, netiesioginės ir personalo išlaidos laikomos tinkamomis finansuoti. 3.4. NETINKAMOS FINANSUOTI IŠLAIDOS: » kapitalo grąža, » skolos ir skoliniai įsipareigojimai, » nuostolių rezervai arba bet kokie būsimi įsiskolinimai, » palūkanų išlaidos, » abejotinos skolos, » valiutos keitimo nuostoliai (pagal apskaitos kursą), » PVM, išskyrus atvejus, kai dotacijos gavėjas įrodo, kad PVM neįmanoma susigrąžinti, » deklaruotos ir atlygintos kito veiksmo ar darbo programos išlaidos, finansuojamos ES dotacija, » nepagrįstai didelės ar neapgalvotos išlaidos, » įnašai natūra (žr. 3.2 dalį).

3.5. VALIUTŲ KURSAI Finansinė ataskaita turi būti sudaryta eurais. Valiutų kursus rasite InforEuro lentelėje, kurią Komisija kiekvieną mėnesį paskelbia interneto puslapyje: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home& SearchField=&Period=2003—9&Delim=,&Language=en. Tuo atveju, kai dotacijos gavėjas yra įsisteigęs ne euro zonos šalyje, išlaidas reikėtų konvertuoti į eurus, taikant oficialų euro keitimo kursą (apskaitinę normą) ir tam tikras taisykles: » jei koordinatorius ar vienas bendraorganizatorių ne iš euro zonos apmokėjo sąskaitą ne eurais, keitimas į eurus turi būti atliktas pagal dotacijos susitarime numatytas taisykles. Keitimo kurso atskaitos mėnuo priklauso nuo veiklos trukmės ir projektą įgyvendinant atliktų išankstinio finansavimo išmokų skaičiaus:

44


• projektų, trunkančių iki 12 mėnesių, atskaitos mėnesiu laikomas kalendorinis mėnuo, kada organizacija pateikė galutinę ataskaitą, bet ne vėliau kaip 2 mėnesiai nuo patvirtinto projekto įgyvendinimo laikotarpio,

[Projekto įgyvendinimo laikotarpiui baigiantis 2012 m. gegužę, reikia remtis 2012 m. birželio mėnesio valiutų kursais, jei finansinė ataskaita siunčiama 2012 m. birželį. Jei ataskaita Agentūrai siunčiama 2012 m. liepą, reikia remtis 2012 m. liepos mėnesio valiutų kursais. Tačiau jei buvo patenkintas prašymas nukelti galutinę finansinės ataskaitos Agentūrai pateikimo datą (pvz., iki 2012 m. rugsėjo), būtina remtis 2012 m. liepos mėnesio valiutų kursais.]

• projektams, trunkantiems daugiau nei 12 mėnesių, kai numatyta tik viena išankstinio finansavimo išmoka, taikomas su finansavimo laikotarpio viduriu sutampančio mėnesio valiutos keitimo kursas,

[Jei projektas trunka, pvz., nuo 2011 m. gegužės 1 d. iki 2013 m. balandžio 30 d. (t. y. 24 mėnesius), reikia remtis 2012 m. gegužės (t. y. trylikto mėnesio) valiutų kursais.]

• projektų, kurių trukmė ilgesnė nei 24 mėnesiai, jei atlikta du ar daugiau išankstinio finansavimo mokėjimų, atskaitos mėnesiu laikomas prašymo gauti galutinį finansinį mokėjimą mėnuo, • projektų, kuriems netaikomas išankstinis finansavimas,— prašymo gauti galutinį finansinį mokėjimą mėnuo, • kai dotacijos susitarimu/sprendimu nustatytas finansavimo laikotarpis yra ilgesnis nei 12 mėnesių ir kai numatytos dvi išankstinio finansavimo išmokos, taikomas mėnesio, kada buvo pateikta antros išankstinio finansavimo išmokos paraiška, valiutos keitimo kursas, • 2 krypties — dotacijų organizacijoms — atveju taikomas septinto finansinių metų mėnesio valiutos keitimo kursas. Dėmesio! Projektų, kurių trukmė ilgesnė nei 13 mėnesių, atskaitos mėnuo nustatomas pagal pirminį numatytą projekto įgyvendinimo laikotarpį ir nekeičiamas net pratęsus projekto įgyvendinimo terminą. FINANSINĖ ATASKAITA: BENDROS SĄVOKOS IR TAISYKLĖS

45


Ne euro zonos koordinatoriams ir bendraorganizatoriams rekomenduojama atidaryti banko sąskaitą eurais. Jei koordinatorius ar vienas bendraorganizatorių iš euro zonos turėjo išlaidų kita valiuta (pvz., Italijos koordinatoriaus išlaidos susitikimo Didžiojoje Britanijoje metu), pradiniu mėnesiu bus laikomas mėnuo, kada buvo atliktas mokėjimas. Tokiu atveju sąskaitų sąraše reikia pažymėti „Apmokėta partnerio iš euro zonos / Reimbursed by a partner from the Euro area“. 3.6. ASOCIJUOTŲJŲ PARTNERIŲ IŠLAIDOS Asocijuotųjų partnerių išlaidos nėra tinkamos finansuoti (įskaitant trečiųjų šalių išlaidas), nebent jas tiesiogiai apmoka koordinatorius ir/arba vienas bendraorganizatorių. Asocijuotieji partneriai neprivalo finansiškai prisidėti prie įgyvendinamo projekto. Jei vienas asocijuotųjų partnerių finansiškai prisideda, jo indėlis turi būti pervestas vienam paramos gavėjų (koordinatoriui arba bendraorganizatoriui), kad šis indėlis būtų tinkamas įtraukti į biudžetą. Tuomet paramos gavėjai galės kompensuoti asocijuotųjų partnerių išlaidas kaip tinkamas finansuoti. 3.7. PALŪKANOS, GAUTOS UŽ IŠANKSTINIO FINANSAVIMO IŠMOKAS Išankstinio finansavimo išmokos atliekamos eurais į koordinatoriaus banko sąskaitą. Šioje banko sąskaitoje turi būti aiškiai matomi visi Agentūros mokėjimai. [Todėl kiekvienam projektui patariame atidaryti atskirą banko sąskaitą.]

Jei bendra išankstinio mokėjimo suma viršija 50 tūkst. eurų, o lėšos generuoja pelną ar palūkanas, jos privalo būti nurodytos finansinėje

46


ataskaitoje ir grąžintos Agentūrai. Tai pat būtina informuoti, jei koordinatoriui paskirsčius išankstinio finansavimo išmokas bendraorganizatoriams, jie gauna daugiau nei 50 tūkst. eurų išmoką, ir pranešti, ar kaupiamos palūkanos. Išankstinio finansavimo išmokų palūkanos nebus laikomos iš projekto veiklų gautomis pajamomis. 3.8. SUBRANGOS SUTARTYS (SUBCONTRACTING) Tinkamos finansuoti subrangos sutartys gali sudaryti ne daugiau kaip 30 proc. prašomos dotacijos. Subranga laikomos bet kokios fizinių ar juridinių asmenų (įskaitant ir asocijuotuosius projekto partnerius) — kurie su organizacijomis, gaunančiomis dotacijas, ar bendraorganizatoriais teisiniu požiūriu yra atskiri juridiniai asmenys — bendraorganizatoriams už užmokestį teikiamos paslaugos: pvz., draudimas, įrangos transportavimas, patalpų ar įrangos nuoma, technikų, vertėjų, mokslininkų, ekspertų paslaugos, perkamos per privačias įmones, gausiančias pelną, išlaidos gamybai (leidiniai, DVD, skelbimai ir kt.), maitinimas ir t. t. Nepaisant pastarojo apibrėžimo, subranga nėra laikomos šios išlaidos: » atlyginimai menininkams, pranešėjams, paramos gavėjo (koordinatorių ir bendraorganizatorių) organizacijų personalui; » atlyginimas už paslaugas, kurias teikia fiziniai asmenys, atsakingi už savo socialinę apsaugą, pensijos kaupimą ir mokesčius; » atlyginimas už su projekto kūrybine veikla susijusias įmonių ar fizinių asmenų teikiamas paslaugas, kurioms suteikti būtinos ypatingos specializuotos žinios (pvz.: garso inžinerija, specializuotų transportavimo kompanijų paslaugos ir pan.). Tokie atvejai turi būti suderinti su Agentūra; » atlyginimas už renginio vedėjo, vertėjo, techniko, mokslininko darbą, su-

FINANSINĖ ATASKAITA: BENDROS SĄVOKOS IR TAISYKLĖS

47


darant sutartis su fiziniu asmeniu (tačiau šios išlaidos laikomos subranga, jei sąskaitą išrašo įmonė); » atlyginimas už valstybės sektoriaus įstaigų suteiktas paslaugas; » kelionės, vietinio transporto, pragyvenimo lėšos (apgyvendinimo išlaidos ir dienpinigiai); » išlaidos veiklai reikalingos įrangos įsigyti (kompensuojama tik už amortizaciją!).

Subranga negali būti taikoma projektui įgyvendinti, t. y. tokioms veikloms kaip: pasiruošimas, vykdymas, koordinavimas, kontroliavimas, ataskaitų sudarymas, taip pat santykių tarp koordinatoriaus ir partnerių valdymas. Jei projektui įgyvendinti bus sudaroma subrangos sutartis, tokios išlaidos bus traktuojamos kaip netinkamos finansuoti. Ypatingos techninės paslaugos, susijusios su koordinavimu, kuriam reikia specialių įgūdžių (teisininko, apskaitos, mokesčių apskaitos, žmogiškųjų išteklių valdymo ir pan.) yra tinkamos finansuoti, tačiau bus priskirtos prie bendro subrangos sutarčių limito, t. y. 30 proc. ES dotacijos. Jeigu veiksmui atlikti reikia sudaryti subrangos, viešųjų pirkimų arba paslaugų sutartį, dotacijos gavėjas ir bendraorganizatoriai (jei jų yra) turi sulaukti konkurencingų pasiūlymų (ne mažiau kaip 5) iš galimų rangovų, jei pirkimų sutarties vertė didesnė nei 60 tūkst. eurų, ir sudaryti sutartį su rangovu, pateikusiu kokybišką pasiūlymą už mažiausią kainą, atsižvelgdami į skaidrumo principus, lygiavertį galimų rangovų vertinimą ir stengdamiesi išvengti interesų konfliktų. Dotacijos gavėjas ir bendraorganizatoriai (jei jų yra) turi aiškiai įforminti konkurso eigą, pateikti reikiamų dokumentų kopijas kartu su galutine veiksmo ataskaita ir saugoti šiuos dokumentus, nes vėliau gali būti atliekamas auditas. Bendra sutarčių suma negali viršyti pusės ES suteiktos dotacijos sumos. 3.9. TREČIŲJŲ ŠALIŲ IŠLAIDOS Koordinatoriui ir/arba bendraorganizatoriams reikalingos su trečiosiomis šalimis susijusios išlaidos negali viršyti 15 proc. visų tinkamų finansuoti išlaidų. Trečiųjų šalių išlaidos privalo būti numatytos dotacijos susitarime. Kad trečiųjų šalių išlaidos būtų tinkamos finansuoti, jos turi būti apmokėtos vieno paramos gavėjų (koordinatoriaus arba bendraorganizatorių). Trečioji šalis yra bet kuri programoje „Kultūra 2007–2013“ nedalyvaujanti šalis.

48


Trečiųjų šalių išlaidos yra susijusios su:

» trečiųjų šalių piliečiais, » trečiojoje šalyje įsikūrusiomis organizacijomis, » trečiojoje šalyje vykdoma veikla, » į trečiąją šalį keliaujančiais europiečiais partneriais.

Finansuojamiems 1.3.5 krypties projektams Trečiųjų šalių partnerių ir/arba asocijuotųjų partnerių išlaidos yra netinkamos finansuoti, išskyrus atvejus, kai jas tiesiogiai apmoka koordinatorius ir/arba vienas bendraorganizatorių. Tai reiškia, kad sąskaitos už veiklą, vykdomą pasirinktoje trečiojoje šalyje, privalo būti išrašytos koordinatoriaus ir/arba bendraorganizatorių vardu. Išlaidos, susijusios su konkrečia tų metų trečiąja šalimi, neribojamos. Jei projekto veikla vykdoma kitoje trečiojoje šalyje (t. y. ne vienoje iš konkrečiais metais paskelbtų trečiųjų šalių), su šia veikla susijusios išlaidos yra netinkamos finansuoti. 2012 m. trečioji šalis — Pietų Afrika, 2013 m.— Australija ir Kanada. 3.10. PRIDĖTINĖS VERTĖS MOKESTIS Pridėtinės vertės mokestis yra netinkamos finansuoti išlaidos, išskyrus atvejus, kai paramos gavėjas įrodo, kad pagal galiojančius nacionalinius teisės aktus PVM negali susigrąžinti. Sąskaitų sąraše įrašyti PVM privaloma tik tuo atveju, kai jo negalima susigrąžinti, be to, būtina atskirti grynąją sumą ir PVM.

FINANSINĖ ATASKAITA: BENDROS SĄVOKOS IR TAISYKLĖS

49


50


FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

(pavyzdys — 2011 m. 1.1, 1.2.1, 1.3.5 krypčių projektai) 4.1. ATSISIŲSKITE ŠABLONĄ Projekto finansinę ataskaitą reikia pateikti naudojant Agentūros sukurtą biudžeto formą Excel šablonu. Jį galite atsisiųsti iš Agentūros interneto puslapio skilties „Beneficiary space 2011“. Biudžeto forma sudaryta naudojant Microsoft Office Excel 2007 programą. Pildant biudžeto formą, rekomenduojame naudoti tą pačią programos versiją. Kad įsitikintumėte, jog visos formulės veikia teisingai, patikrinkite šiuos nustatymus: » atidarykite „Excel options“, » įsitikinkite, kad „Formulas“ skyriuje įjungtas iteracinis skaičiavimas, nustatytos iteracijos — 10.000, didžiausias pasikeitimas — 100.000, » paspauskite „OK“. Finansinę ataskaitą sudaro keli Excel darbo langai: 4.1.1. Galutinė finansinė ataskaita (Evaluation FR) » tai darbo langas, skirtas Agentūros darbuotojams. Jo pildyti nereikia; 4.1.2. I priedas » tai darbo langas, skirtas Agentūros darbuotojams. Jo pildyti nereikia; 4.1.3. III priedas » čia pateikiama projekto išlaidų ir pajamų apžvalga, lyginamas numatytas dotacijos susitarimo (II priedas) biudžetas su faktinėmis projekto išlaidomis ir pajamomis;

FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

51


4.1.4. Valiuta » šioje lentelėje privalote nurodyti valiutos kursus, kuriuos naudojate finansinėje ataskaitoje. Įrašykite „1”, jei išlaidos padarytos eurais; 4.1.5. Ribos » šiame puslapyje nurodomos leistinos dienpinigių ir kelionių išlaidų ribos; 4.1.6. Langai nuo 1a iki 6: sąskaitų sąrašas » jame Agentūrai pateikiama išsami informacija apie visas projekto išlaidas, tokiu būdu įvertinant, ar jos yra tinkamos finansuoti. Išlaidos grupuojamos pagal biudžeto skyrius; Dėmesio: » prieš pateikiant galutinę ataskaitą, visos sąskaitos turi būti apmokėtos. Tai reiškia, kad sąskaitoms sutvarkyti turite ne daugiau kaip 2 mėnesius nuo projekto įgyvendinimo pabaigos. Įsidėmėkite, kad sąskaitos, apmokėtos po šio termino, turi būti susijusios su veikla, vykdyta įgyvendinant projektą; » remiantis lygiateisiškumo principu, galutinis ataskaitos pateikimo Vykdomajai Agentūrai terminas nebus pratęstas, išskyrus išimtinius ir svariai pagrįstus atvejus. Nukeltas terminas neprailgina laikotarpio, per kurį reikia apmokėti sąskaitas. 4.1.7. Įnašai natūra » šį langą užpildykite įvertindami finansinę įnašų natūra (contribution in kind) vertę.

52


4.2. UŽPILDYKITE BIUDŽETO FORMOS SĄSKAITŲ SĄRAŠĄ Šiuose languose reikia surašyti visus tinkamas finansuoti išlaidas pagrindžiančius dokumentus. Atspausdintą finansinę ataskaitą (kurią reikia nusiųsti Agentūrai kartu su projekto vykdymo ataskaita bei priedais) ir elektroninę jos versiją (kuri el. paštu siunčiama už jūsų projektą atsakingam darbuotojui) reikia pateikti iki datos, nurodytos dotacijos susitarimo I.6 straipsnyje. Įsidėmėkite, kad sąskaitų kopijų Agentūrai nereikia siųsti. Tačiau visas sąskaitas ir kitus susijusius dokumentus būtina saugoti penkerius metus nuo galutinio Agentūros mokėjimo dienos. 4.2.1. Bendra informacija apie sąskaitų sąrašą Visoms projekto išlaidoms pagrįsti turite pateikti šią informaciją: » sąskaitos numerį; » sąskaitos išrašymo datą. Datą rašykite formatu dd/mm/yyyy; » projekto veiklos ar etapo, kai buvo padarytos išlaidos, pradžios ir pabaigos datas.

[Pvz., jei buvo nupirktas lėktuvo bilietas vienam bendraorganizatorių atstovų nuvykti į darbinį susirinkimą, įrašykite jo pradžios ir pabaigos datas, net jei asmuo išvyko anksčiau ar vėliau nei vyko susirinkimas.]

Datą rašykite formatu dd/mm/yyyy. Turėkite omenyje, šios datos bus patikrintos, kad būtų nustatyta, ar išlaidos yra tinkamos finansuoti. Jei veikla buvo vykdoma tik vieną dieną, įrašykite tą pačią datą ir pradžios, ir pabaigos datos laukeliuose; » koordinatoriaus ar bendraorganizatorio, kuriam buvo išrašyta sąskaita, pavadinimą ir jo šalies kodą. Jei įmanoma, nurodykite už dokumentą atsakingo ar su juo susijusio asmens pavardę; » išlaidų tikslą, veiklos (pagal darbo planą) pavadinimą, prekių ar paslaugų aprašymą. Apibūdinkite, kuriai veiklai priskiriamos išlaidos. Darbo planas ir sąskaitų sąraše nurodyta veikla privalo sutapti; FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

53


» tiekėjo (t. y. prekes ar paslaugas teikusio ir už jas užmokestį gavusio asmens ar įmonės) pavadinimą; » sumą nacionaline valiuta (t. y. sąskaitoje įrašytą sumą). Nurodykite šalies, kurioje buvo išrašyta sąskaita, ISO kodą, grynąją sąskaitos sumą ir PVM (tik jei organizacija, apmokėjusi sąskaitą, negali susigrąžinti PVM). Dešimtąsias dalis būtina atskirti kableliu, pvz., 12243,57; » taikomą valiutos kursą. Žr. 3.5 dalį, kurioje rasite informaciją, kaip nustatyti, kuriuo valiutos kursu skaičiuoti. Jei nacionalinės valiutos suma nurodyta eurais, šioje skiltyje įrašykite „1” (suma eurais apskaičiuojama automatiškai, remiantis ankstesniais dviem punktais); » pažymėkite varnele, jei sąskaita sudaryta kita valiuta (ne eurais) ir buvo apmokėta kita, nei nurodyta sąskaitoje, valiuta. Pvz., šią skiltį reikia pažymėti varnele, jei sąskaita išrašyta svarais sterlingų, bet apmokėta pavedimu iš sąskaitos, kurios valiuta — eurai); » datą, kada sąskaita buvo apmokėta. Datą rašykite formatu dd/mm/ yyyy. Turėkite omenyje, jei data nebus nurodyta, išlaidos bus laikomos netinkamomis finansuoti, kadangi išlaidos, kurios nebuvo apmokėtos, negali būti kompensuotos; » nurodykite, ar išlaidos susijusios su subrangos sutartimis (pažymėkite „taip“ arba „ne“). Nepamirškite užpildyti visų eilučių; » nurodykite, ar išlaidos susijusios su trečiosiomis šalimis (pažymėkite „taip“ arba „ne“). Nepamirškite užpildyti visų eilučių! Įsidėmėkite, kad negalima trinti, perkelti ar pridėti suformatuotų skilčių. Taip pat negalima pridėti papildomų eilučių. Jei kiltų problemų, kreipkitės į už jūsų projektą atsakingą darbuotoją.

4.2.2. Informacija apie kelionių ir pragyvenimo išlaidas Informacija apie kelionės išlaidas, kurią privalote aiškiai nurodyti: » išvykimo ir atvykimo šalis ir miestas, » keliaujančių asmenų pavardės ir/arba už veiklą atsakingos organizacijos pavadinimas, » veiklos, dėl kurios vykstama į kelionę, pavadinimas,

54


» keliavimo būdas (lėktuvu, traukiniu, autobusu, lengvuoju automobiliu) ir kompanijos, kurios paslaugomis naudojamasi, pavadinimas. Informacija apie pragyvenimo išlaidas, kurią privalote aiškiai nurodyti: » kelionės pradžios ir pabaigos datos, » dienų skaičius, » atvykimo šalis ir miestas, » asmenų, kuriems skiriamos išlaidos, skaičius ir pavardės, » veiklos, dėl kurios vykstama į kelionę, pavadinimas, » viešbučio ar restorano, kuriame padarytos išlaidos, pavadinimas. Jei ši informacija nebus pateikta, išlaidos bus traktuojamos kaip netinkamos finansuoti. Kelionės ir pragyvenimo išlaidos personalui, dalyvaujančiam projekte, turi būti pagrįstos įprasta koordinatoriaus arba bendraorganizatorio išlaidų kelionėms praktika. Šios išlaidos turi būti būtinos ir pagrįstos. Jei bus pastebėta, kad išlaidos per didelės, jos bus peržiūrėtos atsižvelgiant į ribas, kurias kasmet patvirtina Komisija (kiekvienai šaliai taikomas ribas galite rasti finansinės ataskaitos darbo lange „ceilings“). Dienpinigiai gali būti skiriami pagal realias išlaidas arba apskaičiuoti pagal dienų skaičių ir dienai taikomą normą. Taikant pastarąjį būdą, dienpinigiai turi atlyginti maisto išlaidas (3 kartus per dieną), vietinio transporto išlaidas, įskaitant taksi paslaugas ar parkavimą. Šiuo atveju taip pat reikėtų turėti pagrindžiamuosius dokumentus. Kelionės lėktuvu atveju kompensuojama ekonominės klasės bilieto kaina. Trečiųjų šalių kelionėms nustatytų ribų nėra, tačiau bilietas turi būti ekonominės klasės. Jei keliaujama traukiniu, galima pirkti pirmos klasės bilietą. Keliaujant nuosavu automobiliu, atlyginama remiantis nuvažiuotu kilometrų skaičiumi, taikant 0,22 €/km tarifą. Jei atitinkamos šalies taisyklės nurodo didesnį tarifą, jis gali būti taikomas, kai įrodoma, kad tokie tarifai yra taikomi toje šalyje. Degalų išlaidos nekompensuojamos. Taksi paslaugų ir parkavimo išlaidos laikomos dienpinigių dalimi. Tačiau jei jos papildomai kompensuojamos pagal realias išlaidas, taksi paslau-

FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

55


gos leistinos tik išskirtiniu atveju (pvz., kelionė labai ankstyvą rytą arba vėlų vakarą), o išlaidos jokiu būdu negali viršyti dienpinigių normos. Minimalios sutarties sąlygos: Bendrosiose sąlygose (General conditions) žr. straipsnį „Finansuoti tinkamos išlaidos“ (Eligible costs). » išlaidos buvo padarytos per sutartą projekto įgyvendinimo laikotarpį, nurodytą dotacijos susitarime/sprendime. Jos yra numatytos bendrame projekto biudžete; » išlaidos yra būtinos, identifikuojamos, jas įmanoma patikrinti atitinkamose finansinėse ataskaitose ir apskaitos dokumentuose; » išlaidos yra pagrįstos, pateisinamos ir saikingos; » išlaidos atitinka dotacijos gavėjo įprastinę kelionės ir pragyvenimo išlaidų kompensavimo praktiką arba neviršija Agentūros kasmet patvirtinamų dydžių. Dažniausiai pasitaikančios klaidos: » nurodomos kelionės ir pragyvenimo išlaidos, nesusijusios su projektu ir/arba nereikalingos; » nepakanka išlaidas pagrindžiančių dokumentų; » skaičiuojama ne pagal atitinkamą nustatytą metodą (prašom pasitikrinti konkrečių veiksmų finansavimo gaires) arba kelionės ir pragyvenimo išlaidos yra didesnės nei Komisijos nustatytos maksimalios ribos. Turėtų būti taikoma įprasta kompensacijų nustatymo politika; » nurodomos subrangovų kelionės ir pragyvenimo išlaidos (šios išlaidos turėtų būti subrangos sutarties dalis); » išlaidos nenurodomos apskaitos sistemoje; » netinkamai arba neekonomiškai naudojamasi transportu, pvz., perkamas verslo klasės lėktuvo bilietas.

56


Svarbiausi patarimai I) Paramos gavėjams primygtinai rekomenduojame turėti visus būtinus išlaidas pagrindžiančius dokumentus: a) kelionių: » lėktuvų bilietų originalus arba kelionių agentūrų sąskaitas faktūras ir įsodinimo talonus, » autobusų/traukinių bilietus ir taksi kvitus; b) pragyvenimo: » informaciją apie dienpinigius (įskaitant datas ir vizitų tikslus). Papildomos tinkamos priemonės, padėsiančios turėti tvarkingus dokumentus, patvirtinančius kelionės ir pragyvenimo išlaidas, yra: » nustatyta kelionių aprašymo forma, kurioje pateikiama informacija apie kelionę ir biudžetą, įgalioto asmens patvirtinamą prieš kelionę; » kelionių ataskaitos šablonas, kurį sudaro kelionės informacija, pvz.: data, laikas, kelionės priežastis (pranešimas konferencijoje, koordinatoriaus susitikimas su projekto partneriais ir pan.); » reikalavimo atlyginti kelionės išlaidas forma, kurioje reikėtų pateikti visus faktinių kelionės išlaidų įrodymus, pvz.: originalius kelionės bilietus ir sąskaitas, įsodinimo talonus, viešbučių sąskaitas faktūras, maisto kvitus ir kt. Reikalavimo atlyginti kelionės išlaidas formą turėtų patvirtinti įgaliotasis organizacijos asmuo. II) Paramos gavėjai taip pat turėtų atsižvelgti į šiuos dalykus: » reikia turėti aiškiai apibrėžtą ir įprastai atlyginimų politikai neprieštaraujančią kelionės ir pragyvenimo išlaidų apmokėjimo ir/arba kompensavimo vidaus praktiką; » privalu nuosekliai laikytis organizacijos kelionės ir pragyvenimo išlaidų apmokėjimo ir/arba kompensavimo tvarkos. Negalima kurti naujų ES projektų valdymo taisyklių; » skaičiuodami kelionės ir pragyvenimo išlaidas nepamirškite, kad Komisijos paskelbtos normos yra didžiausios ribos. Paramos gavėjai visada gali mokėti mažesnes sumas, pvz., jei vykstama į FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

57


pigesnius šalies regionus arba kai faktinės išlaidos yra mažesnės ir atitinka įprastą kompensavimo politiką; » kai faktinės išmokos yra didesnės nei paskelbtos sumos, viršijančią dalį Agentūra laikys netinkamomis finansuoti išlaidomis; » išsaugokite visas sąskaitas faktūras, mokėjimo ir kompensacijų įrodymus, net jei kompensuojama fiksuoto dydžio suma; » kelionės išmokoms reikia turėti atitinkamus dokumentus, įrodančius, kad kelionė įvyko (kelionės užsakymai, kelionės ataskaitos, sąskaitos faktūros iš kelionių agentūros, įsodinimo talonai, viešbučių sąskaitos, nurodančios atvykimo ir išvykimo datas, ir kt.); » reikia turėti atitinkamus patvirtinančius dokumentus, įrodančius, kad kelionė vyko pagal pradinį darbo planą ir projekto labui.

4.2.3. Įranga Projektui būtinos naujos ar naudotos įrangos įsigijimo išlaidos yra tinkamos finansuoti įrodžius, kad jos įtrauktos į apskaitą pagal mokesčių ir apskaitos taisykles, nustatytas paramos gavėjui ir bendrai taikomas įsigyjant tos pačios rūšies prekes. Tinkamomis finansuoti laikoma tik dalis išlaidų įrangos amortizacijai atlyginti, atsižvelgiant į pačios veiklos ir įrangos faktinio naudojimo tai veiklai trukmę, išskyrus atvejus, kai įrangos naudojimo pobūdis ar aplinkybės pateisina kitokius veiksmus. Amortizacijos atveju reikia vadovautis šalyje nustatytomis taisyklėmis. Pavyzdys: projektas pradėtas įgyvendinti 2009 m. gegužės 1 d., o baigtas 2011 m. balandžio 30 d. Projektorius, reikalingas projektui įgyvendinti, nupirktas 2009 m. spalio 1 d. Projektoriaus kaina buvo 10 tūkst. eurų. Paprastai šalių apskaitos taisyklės projektorių amortizaciją per metus įvertina 10 proc. vertės. Vadinasi, per devyniolikos mėnesių laikotarpį (nuo įsigijimo dienos iki projekto pabaigos) tinkamos finansuoti amortizacijos išlaidos yra 1583,33 euro.

58


Įsidėmėkite, kad įrangos ar kitų priemonių nuoma laikoma subrangos sutartimi, o tų pačių priemonių įsigijimas — ne. Kompiuteriai ir kita biuro įranga, naudojama projekto administravimo reikmėms, priskiriama prie netiesioginių išlaidų, kurios gali sudaryti ne daugiau nei 7 proc. tinkamų finansuoti tiesioginių išlaidų ir nebus laikomos atskiromis tiesioginėmis išlaidomis. 4.2.4. Išlaidos personalui Išlaidos personalui negali viršyti 20 proc. visų 1, 2, 3 ir 4 skyriuose numatytų išlaidų. Tinkamas finansuoti darbo užmokestis laikiniems ar nuolatiniams darbuotojams skaičiuojamas pagal projekto administravimui ir koordinavimui skirtą valandų skaičių. Išlaidos personalui yra pagrindžiamos darbo sutartimis, pareigybių aprašais, darbo laiko įrašais (t. y. darbo laiko apskaitos žiniaraščiais) ar kitokia įrodymo forma. Išlaidos personalui negali viršyti įprastų išlaidų, kurias paramos gavėjas skiria atlyginimams. Darbuotojo darbas projektą administruojant ar koordinuojant įrodomas šiais dokumentais: » jei asmuo specialiai samdomas projektui įgyvendinti — darbo sutartimi, pareigybių aprašu ir žiniaraščiais; » jei asmuo jau dirba organizacijoje, bet paskiriamas dirbti įgyvendinant projektą,— įsakymu, pareigybių aprašu ir žiniaraščiais; » jei darbuotojas abiem anksčiau minėtais atvejais įgyvendindamas projektą dirba ne visą darbo dienos laiką — žiniaraščiais, patvirtinančiais visą asmens darbo organizacijoje laiką. [Jei asmuo organizacijoje dirba 100 proc. darbo dienos, o įgyvendindamas projektą — 50 proc. visos darbo dienos ekvivalento, žiniaraščiuose turi būti nurodyta ir 50 proc. visos darbo dienos ekvivalento įgyvendinant projektą, ir 50 proc. visos darbo dienos ekvivalento dirbant kitus darbus.]

FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

59


Ataskaitoje — surašant personalo narių pavardes — reikia nurodyti, kas už kokias konkrečias projekto užduotis buvo atsakingas. Bendras bet kurio personalo nario darbo dienų skaičius negali viršyti 230 dienų per metus arba 23 dienų per mėnesį. Papildomų dienų darbo užmokestis bus laikomas netinkamu finansuoti, išskyrus atvejus, kai pateikiama rimta ir įtikinama priežastis, kodėl buvo būtina dirbti papildomai, ir jei pakanka įrodymų, kad tomis dienomis asmuo tikrai dirbo. Skirstant darbo užmokesčio išlaidas, svarbiausia: » tinkamai apskaičiuoti darbo užmokestį, nepažeidžiant nacionalinių socialinės ir darbo apsaugos, kitų susijusių įstatymų, » sudaryti tinkamas sutartis su personalu, » adekvačia sistema paskirstyti išlaidas projekto personalui, » pakankamai kontroliuoti darbo lankomumą, » remtis patikima atlyginimų nustatymo praktika. Minimalios dotacijos susitarimo sąlygos: Bendrosiose sąlygose (General conditions) žr. straipsnį „Finansuoti tinkamos išlaidos“ (Eligible costs). » finansuoti tinkamos darbo užmokesčio išlaidos yra apibrėžtos kaip „Tiesioginės išlaidos projekto veiksmus atliekančiam personalui, kurias sudaro faktiniai atlyginimai ir socialinio draudimo mokesčiai bei kitos įstatymų numatytos išlaidos, įtrauktos į atlyginimus, su sąlyga, kad jos neviršija vidutinių dydžių, atitinkančių įprastą gavėjo atlyginimų politiką“; » kad atitiktų finansavimo reikalavimus, išlaidos turi atitikti galiojančius mokesčių ir socialinio draudimo teisės aktų reikalavimus; » kad atitiktų finansavimo reikalavimus, išlaidos turi būti pagrįstos, pateisinamos ir atitikti patikimo finansų valdymo — ypač ekonomiškumo ir veiksmingumo — reikalavimus.

60


Dažniausiai pasitaikančios klaidos: » neįmanoma įvertinti, kiek laiko darbuotojai dirbo įgyvendindami projektą, » personalo nurodyti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai yra nepatikimi, » faktinės atlyginimų sąnaudos nebuvo teisingai nustatytos arba suma nebuvo patvirtinta, » buvo nesilaikoma atitinkamų socialinės apsaugos įstatymų ir/arba atitinkamų nacionalinių darbo ar mokesčių teisės aktų, » nepagrįstos ir nepateisinamos išmokos (dienpinigiai ir kt.), darbuotojams mokamos iš projekto lėšų. Svarbiausi patarimai I) Paramos gavėjus raginame laiko apskaitai naudoti tabelių sistemą, net jei pagal sutarties sąlygas tai nėra būtina. Efektyvi darbo laiko apskaitos žiniaraščių sistema padeda pasiekti keletą svarbių tikslų: » teisingai paskirstyti išlaidas darbuotojams, atsižvelgiant į faktinį laiką, praleistą įgyvendinant projektą, » racionaliai paskirstyti darbą tinkamai projekto veiklai užtikrinti, » fiksuoti personalo atliekamą su projektu susijusį darbą. Patarimai darbo laiko apskaitos žiniaraščių sistemai sutvarkyti: » darbo laiko apskaitos žiniaraščius turi pildyti patys darbą atliekantys asmenys; žiniaraščiai turi būti pasirašomi, taip pripažįstant darbuotojo atsakomybę už savo indėlį; » reikalaukite projekto darbuotojų žiniaraščius pateikti ne vėliau kaip per vieną ar dvi dienas po atsiskaitomojo laikotarpio; siekdami patikimumo kontroliuokite, kaip laikomasi šio termino; » darbo laiko apskaitos žiniaraščių laikotarpis turėtų būti gana trumpas (daugiausia mėnuo); » nustatykite standartizuotą žiniaraščio formatą, taikytiną visiems darbuotojams;

FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

61


» tiesioginis vadovas darbo laiko apskaitos žiniaraščius turi peržiūrėti ir patvirtinti; » būtina, kad užpildyto ir patvirtinto darbo laiko apskaitos žiniaraščio darbuotojas nebegalėtų pakeisti; » jei darbuotojai dirba vykdydami kelis projektus vienu metu, fiksuokite kiekvieno asmens skirtingiems projektams sugaištą laiką, kuris turi sutapti su visu jo darbo laiku; tokia praktika turėtų garantuoti, kad darbo laikas nebus apmokėtas du kartus.

II) Atlygio ir kompensacijų mokėjimas turi būti racionalus ir įprastas. Dotacijos gavėjams įsidėmėtina: » kelionės ir pragyvenimo išlaidų atveju nepamirškite, kad Komisijos paskelbtos normų ribos yra maksimalios finansuojamos sumos. Gavėjai gali mokėti mažesnes sumas, pvz., už keliones į pigesnes šalis arba jei faktinės išlaidos yra mažesnės; » mokymo išlaidų atveju nustatykite išmokų lygį, derantį su apgalvota išlaidų kompensavimo tvarka. Paruoškite dokumentus, kurie suteiktų pagrindą išmokai mokėti. Venkite mokėti „išmoką“ ar „atlygį“ už mokymo kursų lankymą. III) Paramos gavėjai turėtų informuoti darbuotojus apie projekto įgyvendinimo laikotarpio pradžios ir pabaigos datas. Tai yra vienintelis laikotarpis, kada jie gali dirbti su projektu. IV) Paramos gavėjus raginame saugoti pakankamai dokumentų, įrodančių nacionalinių socialinės apsaugos ir mokesčių teisės aktų paisymą: » teisingai parengtas darbo sutartis; » darbo užmokesčio lapus, liudijančius, kad paskirų darbuotojų ir visos organizacijos bruto ir neto darbo užmokestis sutampa; » nacionalinėms valdžios institucijoms sumokėtų socialinės

62


apsaugos ir pajamų mokesčių, suderintų su darbo užmokesčio fondu, apskaitą ir kitus įrodymus, kad valdžios institucijos šias sumas gavo.

4.2.5. Naudingi patarimai I) Įvairios išlaidos, tiesiogiai susijusios su projekto veikla Į šį skyrių negali būti įtrauktos administracinės išlaidos personalui. Jei Jūsų 5 skyriaus išlaidos viršija 20 proc. visų 1, 2, 3 ir 4 skyrių išlaidų, jų negalima perkelti į 1 skyrių, nes tokiu atveju jos būtų laikomos netinkamomis finansuoti. II) Gamybos, ryšių, platinimo ir rezultatų sklaidos išlaidos Šis skyrius apima visas išlaidas, susijusias su: » gamybos išlaidomis, pvz.: leidiniams, knygoms, kompaktiniams diskams, vaizdo įrašams, internetui ir kt. Tačiau čia negalima nurodyti su gamyba susijusių išlaidų organizatorių personalui, nes jos turi būti nurodytos galutinės finansinės ataskaitos 1.d skyriuje. Analogiškai kelionių bei pragyvenimo išlaidos, susijusios su gamyba ir sklaida, turi būti įrašytos į 1.e ir 1.f skyrius; » platinimo išlaidos, pvz.: pašto, pakavimo ir pan.; » sklaidos išlaidos, pvz.: skelbimai, reklama, straipsniai žiniasklaidoje ir kt. Šiame skyriuje negali būti jokių išlaidų organizatorių personalui. III) Išlaidos konferencijoms, seminarams ir kūrybinėms dirbtuvėms Atkreipkite dėmesį, kad išlaidos, skirtos ES institucijų darbuotojų atlygiui, yra netinkamos finansuoti. Tinkamomis finansuoti bus laikomos ne daugiau kaip 600 eurų per dieną išlaidos vertėjams ir ne daugiau kaip 500 eurų per dieną — kviestiniams pranešėjams.

FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

63


IV) Su projekto veiksmų įgyvendinimu susijusios kelionių ir pragyvenimo išlaidos administracijos personalui Žr. 4.2.2 punktą. Visos kelionių ir pragyvenimo išlaidos, susijusios su administracijos personalo dalyvavimu konferencijose ar seminaruose, laikomuose projekto dalimi, turi būti nurodytos biudžeto 3 skyriuje (išlaidos, susijusios su konferencijomis, seminarais ir studijomis). Visos kelionių ir pragyvenimo išlaidos, susijusios su administracijos personalo dalyvavimu kitose projekto veiklose (ne konferencijose ar seminaruose), laikomose projekto dalimi, turi būti nurodytos biudžeto 4 skyriuje (kelionių ir pragyvenimo išlaidos administracijos personalui, susijusios su projekto veiklomis). V) Personalas: administravimas ir koordinavimas Išskiriamos trys išlaidų kategorijos: vadovams, padėjėjams ir administratoriams. Išlaidos personalui turi atitikti pasiūlytą biudžetą, numatytą dotacijos susitarime, ir negali viršyti paramos gavėjo vidutinių įprastų išlaidų atlyginimams. Nurodykite vardus, pareigas, darbo dienų skaičių ir dienos ar mėnesio atlyginimus. Taip pat žr. 4.2.4 punktą. VI) Netiesioginės išlaidos Žr. 3.3.2 punktą. Bendros netiesioginės išlaidos negali viršyti 7 proc. visų tiesioginių išlaidų (t. y. bendrų 1–5 skyrių išlaidų). Tik koordinatoriaus ir bendraorganizatorių netiesioginės išlaidos bus laikomos tinkamomis finansuoti. Be to, reikia nurodyti atitinkamai paskirstytų netiesioginių išlaidų procentus.

64


Išlaidos elektrai, dujoms, šildymui, nuomai ir kt. išlaidos koordinatoriaus ir bendraorganizatorio patalpoms yra dalis netiesioginių išlaidų, nebent įrodytumėte, kad patalpos buvo nuomojamos specialiai šiam projektui. Valstybės įstaigų padaromos nuomos išlaidos be jokių išimčių yra netinkamos finansuoti. Patalpų (pvz.: studijų, konferencijų ir parodų salių) nuoma projektui yra tinkama, bet turi būti nurodyta 1 skyriuje (įvairios išlaidos) arba 3 skyriuje (išlaidos konferencijoms, seminarams ir studijoms). 4.3. UŽPILDYKITE BIUDŽETO FORMOS III PRIEDĄ Pirmiausia žaliame laukelyje III priedo puslapio viršuje pažymėkite, ar jūsų finansinė ataskaita yra tarpinė, ar galutinė. Žaliame laukelyje šalia „To be returned to the Agency at the latest by“ įrašykite paskutinę galimą ataskaitos pateikimo datą. Tarpinėjė ir antrojoje tarpinėje ataskaitose nurodytinas datas rasite dotacijos susitarimo 1.6 dalyje. Galutines ataskaitas visada reikalaujama pateikti per 2 mėnesius nuo projekto įgyvendinimo. Įrašykite projekto pradžios ir pabaigos datas (kaip nurodyta dotacijos susitarimo 1.2.2 punkte arba datas, patikslintas dotacijos susitarimo pataisoje, jei buvo prašoma jas pakeisti) bei dotacijos susitarimo numerį. Toliau pildykite laukelį „Estimated total budget“ (Numatytas bendras biudžetas). Nukopijuokite informaciją iš dotacijos susitarimo II priedo. Būtinai užpildykite visas žaliai pažymėtas eilutes. Atkreipkite dėmesį, kad skilties „Actual costs“ (Faktinės išlaidos) eilutės užsipildo automatiškai, kai imate pildyti sąskaitų sąrašą. Tad šiose eilutėse nieko rašyti nereikia. Tačiau žaliąsias šios skilties eilutes privalote užpildyti. Jose nurodoma: » finansavimo eurais suma (70 proc. ES dotacijos, kaip numatyta dotacijos susitarime) ir galutinė prašoma suma. Jas įrašykite laukelyje „EK dotacija“ užpildydami dvi žaliai pažymėtas dalis. Bendra ES dotacija nurodyta baltoje eilutėje; FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

65


» kitos ES dotacijos, gautos projekto įgyvendinimo laikotarpiu, nesvarbu, ar dotacija skirta šiam projektui, ar ne (reikia pažymėti atitinkamą langelį); » palūkanos, gautos iš avansinio mokėjimo išmokų. Pažymėkite atitinkamą langelį ir nurodykite palūkanų sumą, gautą iš avansinio finansavimo išmokų, jei jų buvo; » pajamos, gautos iš projekto; » koordinatoriaus ir bendraorganizatorių finansinio indėlio santykis; » dotacijos paskirstymas koordinatoriui ir bendraorganizatoriams (skiltyje „Gauta ES dotacija“).

Visos išlaidos ir pajamos turi sutapti. Prieš išsiųsdami finansinę ataskaitą įsitikinkite, kad III priedą pasirašė koordinatoriaus oficialus atstovas, o finansinę ataskaitą patvirtinęs auditorius III priede įrašė datą, pasirašė ir uždėjo antspaudą. Jei prašoma dotacijos suma nenurodyta, biudžetas nepasirašytas koordinatoriaus oficialaus atstovo ar nepatvirtintas nepriklausomo audito, galutinė finansinė ataskaita bus atmesta prašant pateikti naują. Pasinaudokite šiuo kontroliniu sąrašu, kad įsitikintumėte teisingai užpildę savo finansinę ataskaitą. 1. Galutinė projekto įgyvendinimo ataskaita: » originalus paramos gavėjo (koordinatoriaus) oficialaus atstovo parašas nurodytoje vietoje, » originalūs visų paramos gavėjų (bendraorganizatorių) parašai, nurodytoje vietoje. 2. Visų projekto produktų (t. y. leidinių, brošiūrų, plakatų, kvietimų, DVD, kompaktinių diskų, marškinėlių ir kt.) kopijos. 3.Galutinė finansinė ataskaita (III priedas ir sąskaitų sąrašas), kurioje, remiantis numatyto biudžeto struktūra, nurodytos visos faktinės tinkamos finansuoti išlaidos:

66


I) originaliu paramos gavėjo (koordinatoriaus) oficialaus atstovo parašu pasirašytas III priedas, II) užpildytas laukelis „ES dotacijos suma“ (išankstinės finansavimo išmokos ir galutinė prašoma suma), III) Agentūros atsakingam darbuotojui nusiųsta elektroninė III priedo versija Excel formatu, IV) sąskaitų sąrašas, V) originalus auditoriaus parašas galutinėje finansinėje ataskaitoje. 4. Nepriklausomo audito išvada, patvirtinanti projekto galutinę finansinę ataskaitą. 5. Pateikta nepriklausomo audito išvada apie paramos gavėjo sąskaitas (ataskaitinis balansas ir pelno/nuostolio ataskaita), jei dotacija viršija 750 tūkst. eurų. 4.4. KONTROLĖS IR AUDITO VIZITAI „Turėkite išsamią ir tinkamą finansinę projekto dokumentaciją.“ ES finansuojami projektai gali būti tikrinami ir/arba finansiškai kontroliuojami šiais būdais: » planinėmis Agentūros kontrolės priemonėmis ir peržiūromis, » stebėsenos ir Agentūros patikrinimų vietoje vizitais, » Agentūros nepriklausomų auditorių vizitais, » Europos Audito Rūmų (European Court of Auditors, EAR) auditorių vizitais. Per patikrinimo vizitus pirmiausia tikrinama: » ar finansavimas buvo panaudotas tik su projektu susijusiai veiklai vykdyti; » ar išlaidos yra tinkamos finansuoti, tikrai padarytos ir ar apie jas pranešta pagal atitinkamas taisykles ir prievoles (laikantis dotacijos susitarime/sprendime numatytų finansinių taisyklių, specialiųjų ir bendrųjų sąlygų); » ar išlaidos yra pagrįstos atitinkamais papildomais dokumentais ir ar sumas galima atsekti organizacijos finansinės atskaitomybės bei apskaitos sistemose;

FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

67


» ar išlaidos nurodytos tiksliai; » ar vyko veikla ir/arba ar buvo pasiekta rezultatų.

Minimalios sutarties sąlygos: Bendrosiose sąlygose (General conditions) žr. staripsnį „Patikrinimai ir auditas“ (Checks and audits). » gavėjas įsipareigoja pateikti išsamią informaciją, kurios prašo Agentūra arba bet kuri kita įgaliota nepriklausoma įstaiga (nepriklausomi auditoriai arba Audito Rūmų darbuotojai) bet kuriuo metu visą projekto įgyvendinimo laikotarpį ir 5 metus nuo galutinio mokėjimo dienos; » gavėjas saugo dokumentų originalus arba išskirtiniais ir pagrįstais atvejais patvirtintas originalių dokumentų kopijas, susijusius su sutartimi/ sprendimu, 5 metus nuo galutinio mokėjimo dienos. Kas gali būti daroma negerai: » neįmanoma nustatyti, kiek laiko darbuotojai dirbo su projektu, » įrašai personalo darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose kelia abejonių, » išlaidos netinkamai pagrįstos atitinkama dokumentacija, » nesilaikoma atitinkamų apskaitos taisyklių, » laikomasi neteisingų subrangos taisyklių, » nepagrįstos ir nepateisinamos išmokos (dienpinigiai ir kt.), mokamos darbuotojams iš projekto lėšų. Svarbiausi patarimai I) Paramos gavėjams iš anksto raštu pranešama apie praktinius aspektus, susijusius su kontrolės ir audito vizitais. Paramos gavėjų tuomet prašoma pasiruošti vizitui: » surinkite ir turėkite išsamią finansinę bylą su visų išlaidas pagrindžiančių dokumentų originalais, t. y. sutartimis, pataisomis, sąskaitomis faktūromis, čekiais, darbo sutartimis, darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, viešųjų pirkimų, subrangos sutartimis, banko ataskaitomis, buhalteriniais įrašais ir kt. Taip pat paruoškite

68


informaciją apie teisinį bei PVM mokėtojo statusą, vidaus taisykles ir informaciją apie organizacinę struktūrą; » auditoriui pateikite išsamią išlaidų ataskaitą ir/arba finansinę ataskaitą, suderintą su pirminiu biudžetu ir apskaitos įrašais; » į bylą įtraukite visus finansavimo (pajamų) šaltinius. Daugiau informacijos žr. priede „Auditorių prašoma dokumentacija“.

II) Po kontrolės ir audito vizitų paramos gavėjams raštu pranešama apie rezultatus: » paramos gavėjų prašoma pakomentuoti pastabas, pateiktas audito ar kontrolės ataskaitoje (vadinamasis „rungimosi principas“); » nustatytam terminui pasibaigus Agentūra pateikia audito proceso išvadą: • sumokėti gavėjui išmoką, • pareikalauti, kad lėšos būtų grąžintos, • suteikti projekto valdymo tobulinimo rekomendacijas, • baigti auditą neatliekant jokių tolesnių veiksmų; » jei lėšos turi būti grąžintos, gavėjas gaus debetinę sąskaitą; » debetinėje sąskaitoje pateikiama informacija apie tai, kokia suma turi būti grąžinta, banko sąskaitos rekvizitai ir mokėjimo terminas; » jei mokėjimas neįvykdomas iki nustatyto termino, delspinigiai už pavėluotą mokėjimą pridedami prie mokėtinos sumos; » suma turi būti grąžinta arba gali būti išskaičiuota iš vėlesnės paramos išmokos. „Juo daugiau gavėjas investuoja į išsamią ir tinkamą projekto finansinę dokumentaciją, juo geriau ją saugo ir naujina — juo geriau jis yra pasirengęs kontrolės ir audito vizitams.“

FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

69


4.5. AUDITUI TEIKIAMA INFORMACIJA Šiame sąraše nurodyti dokumentai, kurių gali paprašyti atvykę auditoriai. Priklausomai nuo organizacijos ir susitarimo, gali būti reikalingi ne visi dokumentai. Auditorių prašoma dokumentacija Siekiant sklandžiai atlikti auditą, iki pirmojo susitikimo surinktini šie dokumentai: 1. dotacijos susitarimo/sprendimo kopija, taip pat visi jo papildymai/ priedai (jei jų yra); 2. visų Agentūrai pateiktų finansinių ataskaitų ir visų lydinčių dokumentų popierinės bei elektroninės kopijos (jei jas turite Excel arba Word formatu, atsiųskite el. paštu prieš auditą); 3. visos Agentūrai pateiktos veiklos ataskaitos; 4. Agentūrai pateikti paraiškos dokumentai, pvz.: paraiškos forma, dotacijos prašymas; 5. informacija apie organizacijos teisinį statusą; 6. informacija apie įstaigos organizacinę struktūrą su trumpais visų asmenų, dirbančių įgyvendinant projektą, atlikto darbo aprašymais; 7. asmenų, turinčių prieigą prie projekto banko sąskaitos, sąrašas; 8. dokumentai, patvirtinantys organizacijos PVM statusą ir rodantys, ar PVM yra įtrauktas į biudžetą kaip tinkamos finansuoti išlaidos; 9. audito seka — dokumentacija, įrodanti finansinėse ataskaitose nurodytų biudžeto eilučių sumų, prašomų kompensuoti Agentūros lėšomis, ir sumų buhalterinėse ataskaitose bei pirminių išlaidas pagrindžiančių dokumentų sutapimą, aiškų ryšį tarp jų (į auditorių pareigas neįeina audito sekos derinimas, kai ji nesutampa su Agentūrai siunčiama finansine ataskaita); 10. projekto trukmės sąskaitų knyga ir apskaitos programinės įrangos pavadinimas;

70


11. bet koks su projektu susijęs vertinimas ir nepriklausomo audito ataskaitos; 12. projekto išlaidų procedūrų (t. y. pirkimo inicijavimo, sąskaitos faktūros gavimo, mokėjimo patvirtinimo, sumos įrašymo į apskaitos žurnalus) paaiškinimas; prašom pateikti atspausdintą informaciją apie visus projekto išlaidoms kontroliuoti pasitelktus sąnaudų centrus (cost centre); 13. korespondencija, susijusi su dotacijos susitarimu/sprendimu ir svarbi finansiniam auditui; 14. projektų išlaidų kompensavimo ir kito ES finansavimo, gauto iš Agentūros, mokėjimo banko ataskaitos (jų reikės įrodant, kad mokėjimai buvo atlikti); 15. informacija apie taikytus valiutos keitimo kursus išlaidoms konvertuoti į eurus; 16. informacija apie banko palūkanas, gautas už Agentūros išmokėtas lėšas; 17. pastaruosius penkerius metus ES finansuotų projektų sąrašas; 18. informacija apie bet kokias žinomas projekto problemas, aktualias finansiniam auditui; 19. kelionių ir pragyvenimo išlaidų vidaus taisyklės (jei jos yra); PADARYTAS IŠLAIDAS PAGRINDŽIANTYS DOKUMENTAI 20. personalo ir pagalbinių darbuotojų: » personalo: a. kiekvieno personalo nario/eksperto darbo įgyvendinant projektą laiko apskaitos žiniaraščiai, b. dienos ar valandų tarifo apskaičiavimas darbuotojams, nurodytas finansinėse ataskaitose, c. prieiga prie darbo užmokesčio sistemos įrašų, siekiant palyginti biudžeto vieneto sąnaudas su faktiniais atlyginimais, remiantis dokumentais, pvz.: algalapiais ir darbo sutartimis, FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

71


d. kiekvieno asmens atlikto darbo aprašymas, e. fiskalinė metinės algos deklaracija (jei teiktina), f. personalo sąrašas, g. įprastos atlyginimų politikos įrodymas; Jei paramos gavėjas negali pateikti darbo laiko apskaitos žiniaraščių ar analogiškų projekto darbo laiko įrodymų, visa atitinkamam darbuotojui skirta suma gali būti pripažinta netinkama finansuoti. » subrangos: h. sąskaitų originalai, įrodantys sumokėtas sumas, i. trečiosios šalies darbuotojų atlikto darbo aprašymai, j. sutartys su subrangovais, viešųjų pirkimų dokumentai; » atlygio: k. sąskaitų originalai (arba kiti teisiniai dokumentai), patvirtinantys atlygį už teisines ir/arba specialistų paslaugas; 21. specifinių sektoriaus išlaidų: » pvz., teisių įsigijimo mokesčių: a. pasirašytos sutartys su savininkais dėl teisių į filmą, b. originalios mokėjimus patvirtinančios sąskaitos faktūros, suteikiančios teisę į filmą/scenarijų; » kiti: c. išlaidas patvirtinančios sąskaitos faktūros; 22. kelionių ir pragyvenimo: » kelionių: a. originalūs lėktuvų bilietai ar kelionių agentūros sąskaitos faktūros ir įsodinimo talonai, b. autobuso/traukinio bilietai ir taksi kvitai, c. įprastos kelionės išlaidų kompensavimo politikos įrodymas; » pragyvenimo: d. informacija apie dienpinigius (įskaitant datas ir vizito tikslą), e. įprastos atlyginimų politikos įrodymas;

72


23. papildomų administracinių išlaidų: » su patalpomis susijusių išlaidų: a. nuomos sutartys, patvirtinančios biuro patalpų išlaidas, b. telefono sąskaitos faktūros (įskaitant išsamią informaciją, kaip telefono išlaidos buvo paskirstomos įgyvendinant projektus, jei taikytina), c. originalios biuro išlaidų sąskaitos faktūros (įskaitant išsamią informaciją, kaip išlaidos buvo paskirstomos projektui, jei taikytina); » draudimo/banko išlaidų: d. sąskaitos ir sutartys, patvirtinančios draudimo išlaidas, e. informacija ir įrodymai (banko pažymos), patvirtinantys visas banko išlaidas; » vartojimo prekių: f. sąskaitos ir apskaičiavimai, patvirtinantys išlaidas, kurias prašoma kompensuoti; 24. įrangos: a. sąskaitų originalai, patvirtinantys išlaidas, b. įrangos išlaidų apskaičiavimas pagal amortizaciją, c. informacija apie fizinę įrangos buvimo vietą (ilgalaikio turto registras); 25. pajamų šaltinių (kofinansavimo ir pajamų, gautų įgyvendinant projektą): a. kofinansavimo pajamų analizė (grynaisiais pinigais ir/arba įnašu natūra) kartu su banko kvitais už gautas grynas pajamas, b. projekto pajamų analizė (pvz.: įėjimo, dalyvio mokesčiai, pardavimai ir pan.) kartu su banko kvitais arba kitais įplaukas pagrindžiančiais dokumentais. Papildomos pastabos. Atkreipkite dėmesį: jei įgyvendinant projektą būta partnerių, tikrinami visų jų išlaidas patvirtinantys dokumentai. Gavėjas turi surinkti dokumentus iš visų projekto FINANSINĖS ATASKAITOS PILDYMAS

73


partnerių. Patartina kiekvienam partneriui turėti savo dokumentų originalus ir registruoti sandorius savo buhalterijoje, o koordinatoriui perduoti išsamų patvirtintą visų pateisinamųjų dokumentų kopijų rinkinį.

74


UŽRAŠAMS

.......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................

75


.......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................

76


.......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................

77


.......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................

78


.......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..........................................................................................................................

79


UDK 339.9:008(4) Fi217 ISBN 978-609-8015-23-2 Kultūros kontaktų biuras Lietuvoje yra tinklo, veikiančio visose programoje dalyvaujančiose šalyse, narys. Kultūros kontaktų biuras: » teikia informaciją apie galimybes dalyvauti programoje „Kultūra 2007–2013“ ir pasinaudoti dotacijomis, » konsultuoja paraiškų rengimo klausimais, » tarpininkauja Lietuvos organizacijoms, ieškančioms partnerių Europos šalyse, ir užsienio organizacijoms, ieškančioms partnerių Lietuvoje, » yra atsakingas už programos „Kultūra 2007–2013“ viešinimą ir konsultavimą paraiškų pildymo klausimais. Kultūros kontaktų biuras info@kultura2007.lt www.kultura2007.lt tel. +370 5 261 29 21 faks. +370 5 260 94 25 Tarptautinių kultūros programų centras www.koperator.lt Pastaba. Informacija parengta pagal programos vadovą, 2011 m. instrukcijas paraiškininkams (bendradarbiavimo projektai: 1.1, 1.2.1 ir 1.3.5 kryptys), Švietimo, garso ir vaizdo bei kultūros vykdomosios agentūros 2012 m. paruoštą finansinės informacijos gidą. Pateikta informacija naudinga paramos gavėjams, tačiau ji nepakeičia kriterijų nei bet kokių kitų sąlygų, nurodytų programos „Kultūra 2007–2013“ vadove ar dotacijos susitarime. Šį leidinį iš dalies remia Europos Komisija ir Lietuvos Respublikos kultūros ministerija. Leidinys atspindi tik leidėjų požiūrį, todėl Komisija negali būti laikoma atsakinga už bet kokį jame pateikiamos informacijos naudojimą.

80


Finansų valdymas tarptautiniuose kultūros projektuose: ES programa „Kultūra 2007-2013  

Šis leidinys - tai gidas, pateikiantis praktinę informaciją, kaip tinkamai valdyti finansus tarptautiniuose kultūros projektuose. Efektyvi...

Advertisement
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you