Page 1

Early Intervention Updates for Implementation Team  Update Topic:  Point Person:   

Starfish Early Alert and Connect Appointment Scheduler Systems    Kathryn Nemeth Tuttle   Stacey Rinnert, IT Project Manager    Goal 1, Strategy B 

Relevant Bold Aspirations  Goals and Strategy:   Update Period:   1/1/12 to 3/9/12   (ex: January, 1/1‐3/1, etc.)  Briefly explain what has been accomplished in the update period.  Contract with Starfish Solutions has been finalized.  Installation and configuration of Early Alert and  Connect systems has been initiated.  Integration with Campus Solutions and Blackboard is ongoing.  Two  work groups have been created for each system that include IT, Undergraduate Studies, and academic  unit staff members, as well as faculty members.  Groups have been meeting weekly to achieve Fall 2012  pilot implementation goal, with a plan for an initial Early Alert pilot in Summer 2012.  Pilot courses  identified:  BIOL 100 (Summer 2012); BIOL 150; CLSX 148; GEOL 101; GEOL 171; JOUR 101; PRE 101; and  PSYC 104.  Total enrollment:  ~2900. Flags have been determined, e.g. low test scores; unsatisfactory  course performance; excessive absences, as well as “kudos,” e.g. showing improvement and outstanding  academic performance.   Undergraduate Advising Center (UAC) academic advisors will be assigned to  each course to assist with follow‐up and referral.  A recent demonstration of the Starfish system was  completed with UAC advisors.      What do you plan to work on (or continue working on) next related to this implementation topic?  Finalize a list of pilot courses and meet with all faculty and advisors involved to outline pilot  implementation steps.  Finalize flags with vendor and complete work on email notifications going to  students.  Schedule administrator training with the vendor.  Clarify workarounds with Blackboard and  Enroll and Pay.  Complete Service Catalog (“Success Network”) of KU resources for inclusion in Starfish  tab in Blackboard.  Prepare information materials for students and parents for summer orientation.   Prepare training schedule and manuals for faculty, GTAs, and staff.   Decide on name for the early alert  system.       


First‐Year Experience Updates for Implementation Team  Update Topic: 

First‐Year Experience Programs    Sarah Crawford‐Parker 

Point Person:    Relevant Bold Aspirations  Goal 1, Strategy C  Goals and Strategy:   Spring 2012  Update Period:    (ex: January, 1/1‐3/1, etc.)  Briefly explain what has been accomplished in the update period.    First Year Seminars—Faculty steering committee is meeting this spring to develop the FYS program and  design pilot seminars mapped to the requirements of the new KU Core. FYS will be 3‐credit hour courses  designed to enhance communication and critical thinking and to introduce students to experiential  learning.   The FYS steering committee has representation from CLAS, Journalism, Business, and  Engineering.   The committee has met with a panel of first‐year students and will visit to Lawrence High School  in early April to learn more from teachers and staff about the senior year of high school and  student expectations for the college experience.   On April 6th, the steering committee will meet with John Bean, author of Engaging Ideas: the  Professor’s Guide to Integrating Writing, Critical Thinking, and Active Learning in the Classroom  to discuss their preliminary seminar designs.   The First‐Year seminars will also serve as pilot courses for the new KU Core.    We have tentatively scheduled for spring 2013 a FYS in math for transfer students.    PRE‐101—In 2012‐2013, we anticipate convening a work group to review and recommend changes for  PRE‐101 to align this course with best practices for extended orientation seminars.   A small work group is meeting this spring to review the department presentation schedule for  PRE‐101 and to recommend changes to this schedule for Fall 2012.      Living Learning Communities—We have two pilots for Fall 2012.  The Office of First‐Year Experiences  will convene a workgroup during 2012‐2013 to develop an institutional plan for the expansion of  Learning Communities.   The Mount Oread Scholars LLC will serve as a pilot for cohort enrollment.  60 MOS students will  reside in GSP and enroll in a LA&S 2‐credit hour seminar (cap 20 students) linked with a general  education course—LING 110 (Sereno), AMS 110 (Jelks), or FMS 100 (Willmott).  This LLC will  focus on “Community” as a topic.  The MOS LLC is currently running a waiting list.   The Honors Program LLC, Current Trends in Health and Health Related Fields, will consist of 12  students living in Templin and taking the following courses: Honors Seminar taught by Joe  Gillepse, Associate Director of KU Student Health Services; ENGL 105 (honors) with a  health/literature focus, and BIOL 150.         


KU Common Book Program—The selection committee will rank the final four books by Friday, March  30th.  We will announce the book by mid‐April.  We have made advance contact with the book  publishers and author agents about speaking dates.   A Common Book website is in development.   Students will receive the book at New Student Orientation.   Some schools may elect to use the book as part of their Hawk Week Academic Day  programming.   We anticipate that convocation will include a KU faculty speaker who will address themes from  the book.   Students will participate in small group Common Book conversations after convocation in the  residence halls.  These conversations will be facilitated by Resident Assistants and Hawk Week  Leaders.   Communication Studies has agreed to use the book as a required speech topic in COMS 130.   All sections of PRE‐101 will use the book.   We expect that some freshmen‐sophomore English courses will use the book.   We are tentatively planning for the author visit in mid‐to‐late October.    Assessment—We have committees developing assessment plans for FYS, Learning Communities, and KU  Common Book.    Messaging—We are using Discover. Engage. Belong. as the umbrella theme for all FYE programming.   The draft logo for FYE programs uses the 1912 Jayhawk.    Orientation—   We continue to finalize plans for the one‐day and two day programs.   An online orientation module for transfer students is in development and will be piloted for the  August transfer orientation group.    What do you plan to work on (or continue working on) next related to this implementation topic?     Increasing faculty involvement in the First‐Year Experience unit.   Commencing searches for two new FYE staff positions.   Working with the Undergraduate Advising Center and academic programs to explore ways to  enhance academic planning for undecided students at Orientation.     


Strengthening the Pipeline Updates for Implementation Team  Update Topic: 

Undergraduate Domestic Admissions Requirements    Tim Caboni, Matt Melvin, Lisa Pinamonti Kress 

Point Person:    Relevant Bold Aspirations  Goal 1, Strategy B  Goals and Strategy:   Spring 2012  Update Period:    (ex: January, 1/1‐3/1, etc.)  Briefly explain what has been accomplished in the update period.  OIRP has conducted modeling using historical admissions and retention data to conduct trade‐off  analysis examining the impact of various proposed changes on quality, quantity, diversity and net tuition  revenue (NTR).    Listening Tours have been conducted with key external stakeholders across the state to solicit feedback  related to the need to change admissions requirements as well as obtain input on various strategies:  committee only, score  and committee, score, grade point average and committee    What do you plan to work on (or continue working on) next related to this implementation topic?   Continue to conduct trade‐off analysis with OIRP   Utilize those results to craft a preliminary proposal to distribute to key internal stakeholders for  review   Once approval  is obtained from Chancellor and Provost, forward to Board of Regents during   the spring     


Doctoral Education Updates for Implementation Team  Update Topic: 

Doctoral Education Working Group    Danny Anderson 

Point Person:    Relevant Bold Aspirations  Goal 2, Strategy A  Goal and Strategy:   December 2011 through March 12, 2012  Update Period:    (ex: January, 1/1‐3/1, etc.)  Briefly explain what has been accomplished in the update period.  1. Sr. VP for Academic Affairs and Dean of Graduate Studies appointed committee with representation  from College and Professional Schools, as well as graduate student representatives.  See attached  membership roster.  2.  The charge to the committee emphasizes re‐envisioning how KU funds doctoral education in order to  be more competitive in recruiting and retaining quality graduate students.  The focus is strictly on  doctoral programs.  3.  In a series of six 90 minute meetings, the members have had a “crash‐course” in university budgeting  as well as graduate student data at KU and peer AAU institutions.  The last four sessions are meant to  lead to synthesis and proposals.  Given that there is not a single doctoral program, there will not be a  single ideal model.  The likely outcome is a reduced series of recommendations that align best practices  with major kinds of doctoral program environments.  The ideal is to find a way to provide a five‐year (or  four‐year in some fields) funding package that eliminates uncertainty for the doctoral student and  maximizes the quality of his/her educational experience.  4.  The group is now in the process of developing models and proposals, with the goal of completing the  task by early to mid‐April.     What do you plan to work on (or continue working on) next related to this implementation topic?  The DEWG will continue to develop its recommendations over the next month.     


KU Core Updates for Implementation Team  Update Topic: 

KU Core curriculum development    Chris Haufler 

Point Person:    Relevant Bold Aspirations  Goal 1, Strategy A  Goals and Strategies:  13 Feb 2012 – 27 Feb 2012  Update Period:    (ex: January, 1/1‐3/1, etc.)  Briefly explain what has been accomplished in the update period.  The Transition Committee completed an exercise to assess what concerns they have for the changes and  issues involved in developing the KU Core. Subgroups discussed the draft learning outcomes that are  mapped to each of the six core educational goals. The subgroups shared their recommendations for  modifying outcomes and the entire transition committee provided input on and approved each  suggestion.    An e‐mail to the KU community has gone out asking for feedback on the learning outcomes.    A subcommittee has drafted a proposal for establishing a University Core Curriculum Committee for  initiating and sustaining the process.  This draft will be refined for presentation to the full Transition  Committee.    What do you plan to work on (or continue working on) next related to this implementation topic?  The Transition Committee will begin construction of the KU Core curriculum at their next meeting.  They  are currently reviewing the processes that other institutions followed to accomplish this goal.     


Industry Partnerships Update for Implementation Team  Update Topic: 

Industry Partnerships    Julie Nagel 

Point Person:    Relevant Bold Aspirations  Goal 4, Strategy C  Goal and Strategy:  11/1/11 ‐ 2/1/12  Update Period:    (ex: January, 1/1‐3/1, etc.)  Briefly explain what has been accomplished in the update period.  Proposal developed that will enable a comprehensive industry engagement program at KU.  This is a  partnership between KUCR and KU Endowment Corporate and Foundation Development team; the  Comprehensive Industry Engagement (CIE) team meets bi‐weekly to develop strategy and organize  collaborative industry visits to campus.  This group collaborates on campus visits to maximize the value  of this interaction for both industry and KU.    An integrated approach to industry partnership must also involve other stakeholders on campus  interacting with industry.   These stakeholders are involved in specialized areas of engagement that  represent particular assets at KU that can be externally marketed.  This information must be leveraged  and relationships forged across these multiple areas to enable a comprehensive approach. In order to  facilitate this change, CIE had identified two primary efforts.  1. Monthly industry engagement meetings that would include representatives from  campus groups working with industry at KU. The goal of these internal meetings would  be to estabilish a platform of open dialoge in which to share information, coordinate,  and develop best practices related to activity with industry.  This type of collaborative  platform is essential to enable a coordinated approach in order to identiy and leverage  current activity and efforts.  These meetings are led by the CIE team.  The first meeting  was held on February 20, 2012 and standing monthly meetings have been scheduled.  2. Plan developed for a “Strategic Industry Partners Program” to cultivate and steward  key industry partners in a relationship that is cross cutting across these multiple areas  of engagement.  This program will involve commitment of a senior leader at KU to be  the account executive in charge of a selected company identified as a KU strategic  partner.  That person will have an equivalent stature person inside the company to  jointly identify synergistic areas for partnership.  The company executive will be invited  to campus twice a year to review technology, meet with faculty researchers and interact  with students.  It is proposed that select companies will be held as strategic partners for  the university selected based on certain criterion including recent cross cutting support  of KU activity (research, philanthropy, licensing, recruiting, etc.), strategically placed  alumni or friends of KU, and relative heath of the company. A working list has been  generated based on an analysis of data from sponsored research and philanthropic  activities.  This list of up to 10 companies will be reviewed at the inaugural convening of  participants in the Strategic Industry Partners Program in April 2012.   3. Customer Relations Management (CRM) for industry relationship tracking.  Vital to the  coordination of activity on campus is an internal database that would securely feed a  web‐based CRM software.  The software would be configured to track external  relationships and provide an enterprise‐level analysis of KU’s relationship to any given 


external partner.  Data elements from across campus are essential to enable tracking of  both internal and external activities allowing strategic decision making related to  external engagement.  Agreement has been reached across campus to commit data to  such a system in return for a company specific analysis report as detailed above.  The  CIE team has joined the campus‐wide CRM effort and the charter document is under  revision to include this focus. A CIE representative (Amanda Henry) was invited to serve  on the planning committee for the campus‐wide CRM and Julie Nagel serves on the  executive committee to set priority for CRM implementation.    4. Industry portal proposal developed for reorganization of units.  Academic institutions  are complex and house multiple avenues for external partnership.  Industry accesses  university expertise through student engagement, licensing of intellectual property,  research collaborations (collaborative grants, consulting and sponsored research), core  facility use, continuing education and philanthropy.  Non‐profit, community partners  access students and faculty as well.  A single point of entry portal would allow KU to  develop more comprehensive relationships with external partners cross‐cutting these  different channels rather than having multiple units focusing on single channels.   Moreover, streamlining internal processes to enable KU to do business with industry  partners will send a clear signal to industry that industry partnership is a key strategic  initiative of the university.  This includes a realignment of internal activities in research  contracting at KUCR and KUCTC to create a “one stop shop” for industry regardless of  the avenue for partnership and which KU campus the activity resides.  A robust,  transparent web presence to support this new external, partnership focused face of KU  is also necessary.    What do you plan to work on (or continue working on) next related to this implementation topic?    1. Continue to meet with stakeholders.  2. Hold monthly industry engagement meetings.  3. Continue to develop the KUEA/KUCR partnership the enables cooperative campus visits by  industry.  4. Launch the strategic partners program.  Formalize list of companies to steward.  5. Participate in the implementation of the campus‐wide CRM through committees.  Develop  analytical methodologies for tracked data.  Create inventory of KU/KUMC expertise and core  facility capabilities for intersection analyses.  6. Implement reorganization and web presence for industry portal into KU.     


KU Core Update for Implementation Team  Update Topic: 

KU Core curriculum development    Chris Haufler 

Point Person:    Relevant Bold Aspirations  Goal 1, Strategy A  Goal and Strategy:  24 Jan 2012 – 13 Feb 2012  Update Period:    (ex: January, 1/1‐3/1, etc.)  Briefly explain what has been accomplished in the update period.  The Transition Committee is in progress. The committee decided not to redo previous work completed  by their colleagues on the satellite committees by changing or editing the six educational goals. A sub‐ committee of the Transition Committee will be formed to develop a plan for establishing (1) a process  for nominating and reviewing courses and learning experiences to meet KU Core goals and (2) a  University Core Curriculum Committee for initiating and sustaining the process.     What do you plan to work on (or continue working on) next related to this implementation topic?  I am preparing a document on the learning outcomes for the committee to review and vet. The  document will then be distributed to the KU community for their feedback so we can begin construction  of KU Core curriculum.     


Strategic Initiatives and Post‐Tenure Review   Updates for Implementation Team  Update Topic: 

Strategic Initiative Summits, Strategic Initiative Hires, Post‐Tenure Review    Mary Lee Hummert 

Point Person:    Relevant Bold Aspirations  Goal 3, Strategy 1  Goal and Strategy:  Update Period:   Spring 2012   (ex: January, 1/1‐3/1, etc.)  Briefly explain what has been accomplished in the update period.  The four strategic initiative summits were a success: Sustaining the Planet, Powering the World  (11/18/11); Promoting Well‐Being, Finding Cures (12/2/11); Building Communities, Expanding  Opportunities (1/20/12); Harnessing Information, Multiplying Knowledge (1/27/12).     The numbers of registrants for the four summits were: 238 for Summit 1, 217 for Summit 2, 261 for  Summit 3, and 219 for Summit 4. Several individuals attended more than one summit, but across the  four summits there were 625 unique registrants.     During the summits, the Provost extended an invitation to assist in continuing the conversation  following the conclusion of the summits.  There have been two requests this week in response to this  invitation and more are expected. In addition, we have had requests to post information on a  colloquium series in bioengineering and the seed grant competition at The Commons. These meetings  and other opportunities are posted on the Strategic Initiatives web site:  http://www.provost.ku.edu/planning/themes/opportunities.shtml     Strategic Initiative Hires: Deans will be submitting hiring plans in May.    Post‐Tenure Review:  A committee to develop a post‐tenure review policy will be named this semester.  They will be charged with completing their work in Fall 2012.    What do you plan to work on (or continue working on) next related to this implementation topic?  A system for processing meeting requests quickly and efficiently, and a process for soliciting and vetting  requests for resources for proposals related to the strategic initiatives.     


Experiential Learning Update for Implementation Team  Update Topic: 

Experiential Learning – Undergraduate Research    Chris Haufler, Sara Rosen, Andi Witczak 

Point Person:    Relevant Bold Aspirations  Goal 1, Strategy D  Goal and Strategy:  January, 2012  Update Period:    (ex: January, 1/1‐3/1, etc.)  Briefly explain what has been accomplished in the update period.  The position description for the Director of Undergraduate Research has been developed and approved  by the provost. The search committee has been formed and a chair has been selected. The position  description is ready for posting.    What do you plan to work on (or continue working on) next related to this implementation topic?  We anticipate the search to be completed by the April 2012 Undergraduate Research Symposium.  We deed to determine budget for the Director of Undergraduate Research.     


KU Core Update for Implementation Team  Update Topic: 

KU Core curriculum development    Chris Haufler 

Point Person:    Relevant Bold Aspirations  Goal 1, Strategy A  Goal and Strategy:  January 2012  Update Period:      Briefly explain what has been accomplished in the update period.  The Transition Committee met for the first time where they were charged by the Provost and Senior  Vice Provost with the tasked with building the foundation for the KU Core.    What do you plan to work on (or continue working on) next related to this implementation topic?  Working with Transition Committee to review, vet, and coordinate feedback on learning outcomes     

Updates for Implementation Team  

Updates for Implementation Team

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you