Page 1

431

แผนการจัดการเรี ยนรู ้ที่ 19

เวลาเรี ยน 2 คาบ เรื่ อง การทาจดหมายเวียน

วัตถุประสงค์ 1. เพื่อให้นกั เรี ยนมีความรู ้ความเข้าใจเกี่ยวกับการทาจดหมายเวียนในโปรแกรมMicrosoft Word 2. เพื่อให้นกั เรี ยนสามารถสร้างจดหมายเวียนในการปฏิบตั ิงานได้ สื่ อ อุปกรณ์ ใบงานที่ 19 คอมพิวเตอร์ในระบบเครื อข่าย ขั้นตอนดำเนินกำร 1. แบ่งกลุ่มนักเรี ยนกลุ่มละ 3 คน 2. ให้นกั เรี ยนทาตามใบงานที่ 19 กำรประเมินผลกิจกรรม 1. การเข้าร่ วมกิจกรรมแลกเปลี่ยนข้อมูล 2. ผลงานในใบงานที่ 19

แหล่งทีม่ ำของใบควำมรู้ : http://www.tanti.ac.th/Com-tranning/Online_Word/index_word.html


432

จดหมำยเวียน คือ จดหมายทีมีขอ้ ความเติมซ้ าๆ กันทุกๆ ฉบับจดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะ บางส่ วนของจดหมาย เท่านั้น ตัวอย่างจดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเชิญตัวแทนจาหน่ายสิ นค้ามา ประชุมที่สานักงานใหญ่ จดหมายนี้จะมีขอ้ ความ เชื้อเชิญมาประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แต่ละฉบับจะ แตกต่างกันเพียงชื่อและ ที่อยูเ่ ท่านั้น ลองคานวณดูวา่ ถ้าคุณมีตวั แทน 300 คน คุณต้องแก้จดหมายในที่ เดิมๆ มากมายเพียงใด เริ่ มต้นกับจดหมายเวียน การเตรี ยมแฟ้ มจดหมาย การเตรี ยมแฟ้ มข้อมูล การทาจดหมายเวียนในกรณี ที่มีแฟ้ มจดหมายและแฟ้ มข้อมูล การพิมพ์ขอ้ มูลเพิ่มในแฟ้ มข้อมูล การใส่ ชื่อเขตข้อมูล การใส่ ชื่อเขตข้อมูลลงเอกสาร


433

การใช้ Microsoft Word ปัญหาการทางานที่ซ้ าซ้อนดังกล่าวอาจทาได้ง่ายขึ้น โดยคุณสร้าง จดหมายที่มีขอ้ ความจะใช้ ร่ วมกัน ไว้ก่อน จากนั้นก็กาหนดให้ Word ใส่ ขอ้ ความที่แตกต่างกันนั้นโดย อัตโนมัติ วิธีดงั กล่าวมีข้นั ตอนดังนี้ เริ่มแรกด้ วยกำรสร้ ำงเนือ้ ควำมในจดหมำย ขั้นตอนแรกของการทาจดหมายเวียน ก็คือ การจัดทาตัวจดหมายที่มีขอ้ ความที่จะใช่ร่วมกัน เรา เรี ยกจดหมายนี้วา่ เอกสารหลัก โดยคุณต้องเว้นที่วา่ งไว้สาหรับใส่ ชื่อ ที่อยู่ หรื อข้อมูลอื่นๆ ที่จาเป็ น ของผูร้ ับ ต่อจากนั้นก็ให้ Save จดหมายนี้เก็บไว้เพื่อไว้ใช้ในคราวต่อๆ ไปสร้างตารางข้อมูลของผูร้ ับ จดหมาย


434

กำรสร้ ำงตำรำงข้ อมูลของผู้รับจดหมำย ขั้นตอนที่สองที่คุณต้องทาก็คือ การเก็บข้อมูลต่างๆ ของผูร้ ับจดหมาย เช่น ชื่อ ที่อยู่ ตาแหน่ง บริ ษทั ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้ จะถูกเก็บในลักษณะ เป็ นแบบฐานข้อมูลที่เราเรี ยกว่า แหล่งเก็บข้อมูล คือ คุณ สามารถดึงข้อมูลมาใช้ได้ทุกเมื่อตามต้องการ วิธีการสร้างตารางเพื่อเก็บข้อมูลต่างๆ ทาได้ดงั นี้ 1 เลือกคาสัง่ เครื่องมือ => จดหมำยเวียน จะปรากฏ กรอบโต้ตอบตัวช่วยเหลือจดหมายเวียน 2 คลิกเมาส์ สร้ ำง => จำกจดหมำย 3 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม หน้ ำต่ ำงทีใ่ ช้ งำนอยู่ เพื่อกาหนดว่าจะสร้างจดหมายเวียนจากจดหมายฉบับที่คุณ กาลังเปิ ดอยูน่ ้ ี 4 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม รับข้ อมูล => สร้ ำงแหล่งข้ อมูล จะปรากฏกรอบโต้ตอบขึ้นมา 5 เลือกหัวข้อเขตข้อมูล ที่จะใช้ในตารางข้อมูล โดยดูหวั ข้อรายการจาก ชื่อเขตข้อมูลในบรรทัด นา โดยสามารถกาหนดดังนี้ - ถ้าหัวข้อใดไม่ตอ้ งการ ให้ คลิกเมาส์ เลือกหัวข้อนั้น แล้วคลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เอำชื่อเขตข้ อมูลออก - ถ้าต้องการเพิ่มหัวข้อลงในรายการ ให้กรอกหัวข้อใหม่ในกรอบชื่อเขตข้อมูล : จากนั้นให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เพิม่ ชื่อเขตข้ อมูล 6 เมื่อทาการกาหนดเรี ยบร้อยให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม ตกลง 7 ตั้งชื่อไฟล์และกาหนดตาแหน่งสาหรับ save ตารางฐานข้อมูล 8 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม save ก็จะปรากฏกรอบโต้ตอบ 9 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม แก้ไขแหล่งข้ อมูล ก็จะปรากฏรู ปแบบการกรอกข้อมูลขึ้นมาเพื่อจะใส่ ขอ้ มูลของ ผูร้ ับจดหมาย ในตารางฐานข้อมูล


435


436


437

การรวมจดหมายเวียนเข้ากับข้อมูลสามารถทาใหม่ได้ทุกครั้งที่ตอ้ ง ถ้ามีแฟ้ มจดหมายและ แฟ้ มข้อมูลที่เคยสร้างด้วยโปรแกรม จดหมายเวียนอยูแ่ ล้ว เพียงแต่เปิ ดแฟ้ มจดหมาย ก็จะสามารถทา การรวมจดหมายในขั้นตอน ใส่ เขตข้อมูลได้เลย


438

การพิมพ์ขอ้ มูลเพิ่มในแฟ้ มข้อมูล สามารถทาได้ดงั นี้ 1. เปิ ดแฟ้ มเอกสารหรื อแฟ้ มจดหมาย 2. คลิกคาสัง่ เครื่องมือ => จดหมำยเวียน 3. คลิกคาสัง่ รับข้ อมูล => เปิ ดแหล่งข้ อมูล 4. เลือกแฟ้ มข้อมูลที่ตอ้ งการ 5. คลิกคาสัง่ แก้ไข 6. คลิกชื่อแฟ้ มที่ปรากฏ จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ฟอร์ม ว่างขึ้นมาให้ทาการพิมพ์ขอ้ มูลเพิ่ม แต่ถา้ ต้องการแก้ไขข้อมูลที่มีอยูแ่ ล้วเดิม ให้คลิกปุ่ มลูกศรถอยหลัง หรื อเดิมหน้าทีละระเบียน หรื อเดิมหน้า ไปยังระเบียนแรกของแฟ้ ม หรื อถอยหลังไปยังระเบียนสุ ดท้ายของแฟ้ ม 7. คลิก คาสัง่ OK


439

กำรใส่ ชื่อเขตข้ อมูลลงในตำรำงฐำนข้ อมูล 1 กรอกข้อมูลต่างๆ ของผูร้ ับโดยต้องกรอกให้ตรงกับหัวข้อที่คุณได้กาหนดไว้ 2 เมื่อกรอกข้อมูลของคนแรกเรี ยบร้อยให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เพิม่ ใหม่ สาหรับจะกรอกข้อมูลของคน ต่อไป 3 เมื่อกรอกข้อมูลครบทุกคนแล้วให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม ตกลง


440

กำหนดตำแหน่ งทีจ่ ะใส่ ข้อมูลในจดหมำย 1 คลิกเมาส์ ในตาแหน่งที่จะใส่ ขอ้ มูลในจดหมาย 2 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม แทรกเขตข้ อมูลผสำน จะปรากฏหัวข้อที่กาหนดได้ในตารางฐานข้อมูล 3 คลิกเมาส์ เลือกหัวข้อ คือ จะเป็ นการแทรกชื่อ หรื อข้อมูลต่างๆที่เราจะเลือกใส่ จะปรากฏหัวข้อที่ คุณเลือกในจดหมาย 4 ทาข้อ 2 และ 3 ซ้ าไปเรื่ อยๆ จนกว่าคุณจะกาหนดหัวข้อ ที่ตอ้ งการเรี ยบร้อย


441

1

จะแสดงผลลัพธ์ ดังภาพ


442 ทำกำรทดสอบผลลัพธ์ กำรสร้ ำงจดหมำยเวียน คุณสามารถทดสอบว่าผลลัพธ์น้ นั ถูกต้องตามที่คุณต้องการหรื อไม่ โดยจะมีเมนูในการทางาน ดังนี้ 1 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม เพื่อกาหนดให้แสดงผลลัพธ์ 2 ตรวจสอบผลลัพธ์ในจดหมายฉบับแรก 3 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม สาหรับตรวจดูจดหมายฉบับต่อๆ ไป

1

2

3 ใส่ ข้อมูลของผู้รับในจดหมำย เมื่อผลลัพธ์ที่ได้ถูกต้องเป็ นที่น่าพอใจแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะกาหนดสิ่ งต่างๆ ลงในจดหมายเวียน ของคุณ โดยคุณสามารถเลือกว่า จะให้เก็บผลลัพธ์ที่ได้น้ นั ใส่ ลงในเอกสารฉบับใหม่ หรื อกาหนดให้ พิมพ์ออกทางเครื่ องพิมพ์เลยทันที ส่ วนตัวแล้วมักจะใช้วธิ ีแรก มากกว่า คือ จะเก็บผลลัพธ์ไว้ เพราะ สามารถแก้ไขในรายละเอียดบางจุดของจดหมายในแต่ละฉบับได้ การผลิตจดหมายเวียนทาได้ดงั นี้ 1 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม จะปรากฏกรอบโต้ตอบ การผสาน 2 กาหนดว่าจะให้เก็บผลลัพธ์ของจดหมายเวียนนี้ไปไว้ที่ใด โดยคลิกเมาส์ ที่ New document (สร้างเอกสาร) - ถ้าเลือก New document คือการเก็บที่เอกสารฉบับใหม่ - ถ้าเลือก Printer คือการสัง่ พิมพ์ผลลัพธ์ออกทางเครื่ องพิมพ์ทนั ที 3 เลือกว่าจะให้ดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลใดบ้าง ดังนี้ - คลิกเมาส์ เลือก all (ทั้งหมด) คือจะดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลมาทั้งหมด - คลิกเมาส์ เลือก from (จาก) คือ คุณจะเป็ นผูก้ าหนดช่วงของการดึงข้อมูล จากนั้นคุณต้อง


443 กาหนดว่าจะดึงข้อมูลลาดับที่เท่าใด ในฐานข้อมูลด้วย 4 คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม ผสำน (ถ้าคุณเลือก New document คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ได้ในเอกสารฉบับใหม่ ทันที) ก็จะได้ผลลัพธ์กค็ ือ เห็นข้อมูลของผูร้ ับจดหมายทั้งหมดที่จะส่ งออกทางจอของคุณ


444

แผนการจัดการเรี ยนรู ้ที่ 20

เวลาเรี ยน 2 คาบ เรื่ อง การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่ องพิมพ์

วัตถุประสงค์ 1. เพื่อให้นกั เรี ยนมีความรู ้ความเข้าใจเกี่ยวกับการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่ องพิมพ์ โดยใช้ โปรแกรม Microsoft Word 2. เพื่อให้นกั เรี ยนสามารถพิมพ์เอกสารออกทางเครื่ องพิมพ์ ได้ สื่ อ อุปกรณ์ ใบงานที่ 20 ห้องคอมพิวเตอร์ในระบบเครื อข่าย ขั้นตอนดาเนินการ 1. แบ่งกลุ่มนักเรี ยนกลุ่มละ 3 คน 2. ให้นกั เรี ยนทาตามใบงานที่ 20 กำรประเมินผลกิจกรรม 1. การเข้าร่ วมกิจกรรมแลกเปลี่ยนข้อมูล 2. ผลงานในใบงานที่ 20

แหล่งทีม่ ำของใบควำมรู้ : http://www.tanti.ac.th/Com-tranning/Online_Word/index_word.html


445

การขอดูเอกสารก่อนพิมพ์ ทาได้ 2 วิธี ได้แก่ วิธีที่ 1 ใช้ สัญรูป 1. คลิกสัญรู ป ( ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ) จะปรากฏกรอบโต้ตอบ คาสั่ง ตัวอย่ ำงก่อนพิมพ์ ซึ่ง ประกอบด้วยเมนูของสัญรู ปการทางาน และตัวอย่างรู ปแบบของเอกสารก่อนพิมพ์ออกมาให้ดูทาง จอภาพ 2. ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่ องพิมพ์ ให้คลิกปุ่ ม พิมพ์ ถ้าไม่ตอ้ งการพิมพ์และต้องการ ออกจากเมนูของคาสัง่ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิกปุ่ ม ปิ ด วิธีที่ 2 ใช้ คำสั่ง 1. คลิกคาสัง่ แฟ้ม 2. คลิกคาสัง่ ตัวอย่ ำงก่อนพิมพ์ 3. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ คาสัง่ ตัวอย่ ำงก่อนพิมพ์ ซึ่งประกอบด้วยเมนูของสัญรู ปการทางาน และตัวอย่างรู ปแบบของเอกสาร ก่อนพิมพ์ออกมาให้ดูทางจอภาพ 4. ถ้าต้องการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่ องพิมพ์ ให้คลิกปุ่ ม พิมพ์ 5. ถ้าไม่ตอ้ งการพิมพ์และต้องการออกจาเมนูของคาสัง่ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ให้คลิกปุ่ ม ปิ ด


446


447

กำรกำหนดขอบของงำนพิมพ์ มีข้นั ตอนดังนี้ 1. คลิกคาสัง่ แฟ้ม 2. คลิกคาสัง่ ตั้งค่ำหน้ ำกระดำษ 3. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ

ด้ ำนบน

ระบุที่วา่ งด้านบน

ด้ ำนล่ำง

ระบุที่วา่ งด้านล่าง

ด้ ำนซ้ ำย

ระบุที่วา่ งด้านซ้าย

ด้ ำนขวำ

ระบุที่วา่ งด้านขวา

หัวกระดำษ

ระบุที่ต้ งั ของหัวกระดาษ

ท้ ำยกระดำษ

ระบุที่ต้ งั ของท้ายกระดาษ

ทั้งเอกสำร

ใช้กบั เอกสารทั้งหมด

จำกจุดนีไ้ ปข้ ำงหน้ ำ

ใช้กบั เอกสารตั้งแต่จุดนี้เป็ นต้นไป


448

กำรกำหนดขนำดของกระดำษพิมพ์ 1. คลิกคาสัง่ แฟ้ม 2. คลิกคาสัง่ ตั้งค่ำหน้ ำกระดำษ 3. เลือกแท็บ ขนำดกระดำษ 4. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ

ขนำดกระดำษ

เลือกขนาดกระดาษที่ใช้พิมพ์

แนวตั้ง

พิมพ์แนวตั้ง

แนวนอน

พิมพ์แนวนอน

ทั้งเอกสำร

ใช้กบั เอกสารทั้งหมด

จำกจุดนีไ้ ปข้ ำงหน้ ำ

ใช้กบั เอกสารตั้งแต่จุดนี้เป็ นต้นไป


449

กำรกำหนดแหล่งกระดำษ 1. คลิกคาสัง่ แฟ้ม 2. คลิกคาสัง่ ตั้งค่ำหน้ ำกระดำษ 3. เลือกแท็บ แหล่งกระดำษ 4. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ

หน้ ำแรก หน้ ำอืน่ ๆ ใช้ กบั

ทั้งเอกสาร จากจุดนี้ไปข้างหน้า


450

กำรกำหนดกำรวำงแบบของเอกสำร 1. คลิกคาสัง่ แฟ้ม 2. คลิกคาสัง่ ตั้งค่ำหน้ ำกระดำษ 3. เลือกแท็บ เค้ ำโครง 4. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ

ต่อเนื่อง สดมภ์ใหม่ ส่ วนเริ่ม

หน้าใหม่ หน้าคู่ หน้าคี่

หัวกระดำษท้ ำย กระดำษ กำรจัดตำแหน่ ง แนวตั้ง

หน้าคู่และหน้าคี่ต่างกัน หน้าแรกต่างกัน ด้านบน กึ่งกลาง ชิดขอบ

หมำยเลยบรรทัด (ปรำกฎกรอบโต้ ตอบดังรูป)


451

คุณสมบัตขิ องเครื่องพิมพ์ 1. เลือกคาสัง่ แฟ้ม 2. เลือกคาสัง่ พิมพ์ 3. เลือกแท็บ คุณสมบัติ 4. เลือกแท็บ Main 5. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ

Media Type

ประเภทกระดาษที่ใช้ในการพิมพ์

Ink

ดา - สี

ควำมระเอียดในกำร พิมพ์

Quality - ระเอียดมาก Speed - ไม่ระเอียด


452 คุณสมบัตขิ องเครื่องพิมพ์ 1. เลือกคาสัง่ แฟ้ม 2. เลือกคาสัง่ พิมพ์ 3. เลือกแท็บ คุณสมบัติ 4. เลือกแท็บ Paper 5. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ

Paper Size Copies

กำรเรียงเอกสำร

Orientation

ขนาดกระดาษ จานวนชุดที่สงั่ พิมพ์ Collate - พิมพ์ต้ งั แต่หน้าแรก-หน้า สุ ดท้าย Reverse Order - พิมพ์ต้ งั แต่หน้า สุ ดท้าย - หน้าแรก Portrait - พิมพ์กระดาษตั้ง Landscape - พิมพ์กระดาษนอน


453

การสัง่ พิมพ์เอกสารออกทางเครื่ องพิมพ์ ทาได้ 2 วิธี วิธีที่ 1 ใช้สัญรู ป 

คลิกสัญรู ป

( พิมพ์ ) รอสักครู่ โปรแกรมจะพิมพ์เอกสารทั้งหมดออกทางเครื่ องพิมพ์

วิธีที่ 2 ใช้ คำสั่ ง 1. คลิกคาสัง่ แฟ้ม 2. คลิกคาสัง่ พิมพ์ 3. เลือกเครื่ องพิมพ์ ที่จะพิมพ์ 4. ระบุจานวนชุดของเอกสารที่ตอ้ งการ 5. ระบุหน้าของเอกสารที่ตอ้ งการ ทั้งหมด หมายถึงทุกหน้า หน้ ำปัจจุบัน หมายถึง หน้าที่มีเคอร์เซอร์กากับอยู่ หน้ ำ หมายถึง บางหน้าตามที่ระบุ ไว้ขา้ งหลัง เช่น 3 - 5 ถ้าต้องการอกสารหน้า 3 ถึงหน้า 5 4 , 8 , 9 ถ้าต้องการเอกสารหน้า 4 หน้า 8 และหน้า 9 6. คลิกปุ่ ม ตกลง


454 กำรสั่ งพิมพ์งำน เมื่อทาการจัดเตรี ยม ตกแต่ง เอกสารเสร็ จแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การพิมพ์เอกสารที่ได้ จัดเตรี ยม ออกทางเครื่ องพิมพ์ เพื่อลงในกระดาษ แผ่นใส ข้ อแนะนำในกำรสั่ งพิมพ์เอกสำร  ควรเลือกประเภทเครื่ องพิมพ์ ก่อนเตรี ยมเอกสาร (ติดตั้งเครื่ องพิมพ์ผา่ นระบบ Microsoft Windows ก่อน)  ในกรณี ที่ลืมเลือกเครื่ องพิมพ์ก่อนการเตรี ยมเอกสาร และมาทาการเลือก ภายหลัง ควรเข้าสู่ โหมด Print Preview เพื่อตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์ทุกครั้ง  เมื่อสัง่ พิมพ์เอกสารไปแล้ว ให้จดั เก็บแฟ้ มเอกสารอีกครั้ง เพื่อไฟล์เอกสารจะได้จาค่าติดตั้งใน การพิมพ์ ไม่ตอ้ งเสี ยเวลามากาหนดค่าติดตั้งการพิมพ์ใหม่ การเตรี ยมงานก่อนสัง่ พิมพ์  เลือกคาสัง่ File, Print Preview หรื อ Click เมาส์ที่ไอคอน

 ปรากฏจอภาพเอกสารก่อนพิมพ์ ตรวจสอบลักษณะการวางหน้ากระดาษ ลักษณะข้อความ และ ความถูกต้องของเอกสาร

course description  

course description

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you