__MAIN_TEXT__

Page 1

NieuwsBrief

Nr 16 –september juni 2013 2012 2012 Nr10

Facts!&Ringen Conservatrix

Een beetje conservatief is zo gek nog niet In een monumentaal pand in Baarn is de verzekeringsmaatschappij Conservatrix gevestigd. In 1872 begonnen met uitvaartpolissen, is de maatschappij uitgegroeid tot een specialist in levensverzekeringen en pensioenen en sinds twee jaar ook in hypotheken. Met zo’n 80 medewerkers is Conservatrix één van de zeer weinige nog volledig zelfstandig opererende verzekeringsmaatschappijen in Nederland. Arnoud Huiskes is ruim 11 jaar als relatiebeheerder werkzaam bij Conservatrix. Sinds 2005 combineert hij deze functie met die van fraudecoördinator. Mede door de aard van de verzekeringen (leven) was fraudebestrijding binnen Conservatrix destijds nog niet op zo’n professioneel niveau als nu. Huiskes: “Naar aanleiding van een omvangrijke fraudezaak in

2004, waarbij we te maken kregen met fraude door een financieel adviseur, is het onderwerp scherper op het netvlies gekomen. Vanaf het moment dat we ook hypotheken zijn gaan aanbieden hebben we onze fraudebestrijding nog verder geprofessionaliseerd en hebben we ook Facts! geïnstalleerd. Ook ik werk steeds aan mijn eigen professionalisering”. Lees verder op pagina 2

In dit nummer Conservatrix: Een beetje conservatief is zo gek nog niet 1 Krammer-Themadag 2013: interne fraude

2

Facts! IBAN proof

2

Unigarant: In control met Facts!

3

Van de redactie: Vertrouwen

4

Univé: Sanctielijst controle nog niet 100% waterdicht 5

Facts! -invoerwebsite ideaal

hulpmiddel met veel toepassingsmogelijkheden

6

Facts.nl vernieuwd

7

Vraag het Alexander: Bewaartermijnen geldig voor

Facts!

7

Dinsdag 10 september:

Krammer-Themadag 2013: interne fraude Zoals Facts! gebruikers van ons gewend zijn, organiseren we jaarlijks de ‘Krammer-Themadag’. Vorig jaar voeren we nog gezamenlijk met de kop in de (flinke) wind op het IJsselmeer. Waar de vorige Krammerdagen vooral ‘netwerkbijeenkomsten’ waren zonder specifiek inhoudelijk thema, voegen we dit jaar een inhoudelijk element toe. De ochtend staat in het teken van het onderwerp ‘interne fraude’. Twee praktijkgerichte sprekers delen hun kennis en ervaring met betrekking tot het herkennen van interne fraude, het onderzoeken ervan en het uitvoeren van interviews. 52 minuten De middag staat in het teken van ontmoeten en netwerken. Gezamenlijk doen we dat in een ‘natuurlijke’ omgeving in het westen van land. De details houden we nog even geheim, maar ter oriëntatie: het bevindt zich op 52 autominuten van Utrecht. De details hoort u binnenkort.

Nog een tip: neem uw camera en/of verrekijker mee! Blokkeer dus 10 september alvast in uw agenda. We starten rond koffietijd en eindigen na de borrel. Praat er ook over met uw collega’s die Facts! gebruiken (of binnenkort gaan gebruiken), want ook zij zijn van harte welkom.


Nr 16 – juni 2013

Een beetje conservatief is zo gek nog niet. vervolg van pagina 1

“Ik ben nu bezig met mijn erkenning als Register Fraude Coördinator (RFC). Ik hoop dit traject dit jaar succesvol af te ronden. Conservatrix neemt fraudebestrijding serieus en we voldoen aan het protocol”. Conservatief Fraudebestrijding is uiteraard meer dan het bijhouden van een register. Het is vooral het op orde hebben van processen en deze correct uitvoeren. Huiskes: “Wij werken uitsluitend samen met professionele financieel adviseurs, maar ook dan willen we natuurlijk wel weten dat daar geen avonturiers bij zijn. We hebben geen behoefte aan snelle jongens die een paar miljoen omzet in een jaar beloven, maar het niet zo nauw nemen met belangrijke zaken zoals het controleren van werkgeversverklaringen, gezondheidsverklaringen en bankafschriften. Conservatrix is een moderne maatschappij, maar op dat punt een beetje conservatief. Dat is onze kracht en dat willen we zo houden”. Volkswagen Twee jaar geleden heeft Conservatrix besloten om een apart systeem voor de registratie van fraude aan te schaffen. Voorheen werd het eigen CRM hiervoor gebruikt, maar dat voldeed niet meer aan de eisen van het protocol. Zo was het niet voldoende af te schermen. Huiskes: “We hebben toen een paar systemen bekeken en kwamen al snel uit bij Facts! Het paste het beste bij ons omdat het flexibel is, aanpasbaar aan wat we nodig hebben en geen onnodige toeters en bellen heeft. Sommige concurrenten bieden een geweldige ‘Ferrari’, met alles erop

Facts! IBAN proof Per 1 februari 2014 zijn betalingen alleen nog maar mogelijk met IBAN rekeningnummers. Bij de banken worden de huidige nummers van bankrekeningen vervangen door het langere IBAN-nummer. IBAN staat voor International Bank Account Number en wordt gebruikt om internationale transacties tussen rekeningen en banken vlotter te laten verlopen. Het IBAN bestaat uit maximaal 34 tekens, t.o.v. het 9cijferige banknummer dat er nu nog is. Dit betekent dus dat dit nummer ook toegevoegd moet worden aan Facts!. Gelukkig is dat geen enkel probleem. Door de werkmethodiek van tabellen met

Pagina 2

Arnoud Huiskes

en eraan en voor een enorme prijs. Dat hebben we helemaal niet nodig. We waren op zoek naar een degelijke ‘Volkswagen’, voor een redelijke prijs. Dat is precies wat Krammer biedt met Facts!”. Zorg uit handen Na het inventariserende gesprek met Gerwin Marskamp was het systeem vlot geïnstalleerd. Nu registreert Conservatrix er jaarlijks enkele tientallen dossiers mee. Huiskes: “Het neemt echt een zorg uit handen. De procedures kloppen en de dossiers zijn compleet. Binnenkort gaan we over op de nieuwe release, waarin ook het onderscheid tussen gebeurtenis en incident wordt gemaakt. Intussen zijn ook twee collega’s bevoegd om in Facts! te werken. Facts! is daarmee een goede ondersteuning bij de verdere professionalisering van ons fraudebeleid”.

kenmerken, is dit een kwestie van het toevoegen van de juiste codes en omschrijvingen. Ga naar onze webpagina (zie verderop) en voer de beschreven stappen uit. Het item IBAN is na deze handeling toegevoegd bij de kenmerken van de betrokkenen. Het is dan voor alle Facts! gebruikers beschikbaar. Overgangsfase Het ’oude’ bankrekeningnummer blijft trouwens gewoon aanwezig. Het is aan de gebruiker om te bepalen hoe de overgangsfase eruit ziet. lees verder op pagina 3


Nr 16 – juni 2013

Facts! IBAN proof vervolg van pagina 2

Er zijn drie mogelijkheden: 1. op een bepaald moment worden alle rekeningnummers (ook die in de historie van de afgelopen jaren) omgezet naar IBAN, 2. gedurende een bepaalde periode worden beide nummers gebruikt, 3. op een bepaald moment wordt overgegaan op IBAN zonder rekening te houden met aanwezige rekeningnummers. Wij adviseren om het oude en het nieuwe nummer naast elkaar te gebruiken. Met name voor het zoeken naar overeenkomstige dossiers binnen de eigen registratie of via FactsRing, verhoogt het de kans op treffers, want wanneer een nummer verschillend wordt genoteerd, zal dat geen match opleveren.

Het gebruik van andere (rekening)nummers heeft invloed op de herkenning van reeds bestaande nummers. Rekeningnummers worden gebruikt voor het vinden van overeenkomstige personen en bedrijven in applicaties zoals Facts!, de FactsRing, de VerzekeringsRing en natuurlijk ook in FISH. Het overgaan op nieuwe nummers brengt met zich mee dat de herkenning van ’oude’ nummers verloren gaat. Wanneer u twijfelt; neemt u dan contact met ons op, want wij helpen u graag bij de het maken van de juiste keuze. Voor meer informatie zie: www.facts.nl/50h/faq/faq26ontw/sepaiban/page.html

Unigarant:

‘In control’ met Facts! Unigarant verzekeringen, dochter van de ANWB, richt zich hoofdzakelijk op het verzekeren van vrijetijdsbesteding en mobiliteit. Allerlei vormen van reis- en annuleringsverzekeringen, maar ook voertuig verzekeringen: van auto tot bromfiets en van camper tot zeilboot. Daarnaast is er een segment verzekeringen rondom het wonen: van rechtsbijstand tot woonhuisverzekeringen. Traditioneel zijn vooral de bromfietsverzekeringen en reisverzekeringen fraudegevoeliger dan andere verzekeringen. “In de vakantieperiode wordt het bij ons dan ook flink drukker”, vertelt fraudecoördinator Patrick Woltjer.

Fraudebeleid aangescherpt Fraudebestrijding heeft hoge prioriteit bij Unigarant. De laatste jaren werkt de afdeling Speciale Zaken aan verdere professionalisering en is het fraudebeleid beter ontwikkeld en aangescherpt.

“Jaarlijks pikken de 5 met fraudebestrijding belaste Unigarantmedewerkers en 2 deskresearchers bij Garantex (onze expertisebureau), zo’n tweeduizend signalen op van mogelijke fraude. Na de eerste schifting blijven er zo’n 300 zaken over die we serieus gaan onderzoeken. Uiteindelijk zijn dat trouwens niet allemaal fraudezaken, er kan ook iets anders aan de hand zijn waardoor het op fraude lijkt maar het dat niet is”.

Woltjer: “De twee Register Coördinatoren Fraudebeheersing (RCF), Henk Boonstra en ikzelf, houden zich behalve met onderzoek, ook steeds meer bezig met beleidsontwikkeling. Daarnaast voeren we programma’s uit om intern het fraudebewustzijn - de scherpe neus zeg maar - van onze medewerkers te bevorderen”.

Pagina 3

Nieuwe Facts! release Recent is Unigarant overgeschakeld op de nieuwste release van Facts!. Dat was niet alleen aan-

Patrick Woltjer

leiding om de bestanden eens grondig op te schonen, maar vooral om de processen in kaart te brengen en te beschrijven. Onderzoeken verlopen zoveel mogelijk volgens een vast patroon. Bovendien worden alle stappen en alle resultaten vastgelegd in Facts!. Woltjer: ”Omdat we Facts! gebruiken zijn onze procedures in het kader van onderzoeken altijd in orde. Dat is belangrijk, want je moet natuurlijk voldoen aan weten regelgeving. De kans op fouten is daardoor aanzienlijk kleiner en de kwaliteit van het onderzoek groter. Tot de nieuwe release van Facts! deden de medewerkers Speciale Zaken in de beginfase van een onderzoek, vooral het traject tot en met de wederhoor procedure. Lees verder op pagina 4


Nr 16 – juni 2013

‘In control’ met Facts! vervolg van pagina 3

De Register Coördinatoren Fraudebeheersing hielden zich bezig met de eindbeoordeling, het versturen van de eindbrief en het na-traject. Doordat wij gebruik maken van de nieuwste release van Facts! behandelen wij fraudezaken nu van begin tot eind. Dit levert aanzienlijke efficiencywinst op. Dit betekent niet dat wij het vier-ogen-principe hebben laten varen. Daarin worden wij nu ondersteund door Facts!. Wanneer een medewerker een incident behandelt, kan deze een incident niet gereed melden zonder dat een collega ernaar heeft gekeken en het dossier heeft vrijgegeven. Zo voorkom je tunnelvisie in een onderzoek”.

genomen die alleen toegankelijk is voor de twee Register Fraude Coördinatoren, hierin worden interne onderzoeken geregistreerd. Waardevol Woltjer: ”Facts! is voor ons een waardevol hulpmiddel. We gebruiken het van het begin tot het einde in een onderzoek. We werken daardoor efficiënt en precies. De informatie in een zaak is altijd op orde en als het dat nog niet is, geeft het systeem een signaal. We voldoen daarmee aan de regelgeving van bijvoorbeeld het Pifi. Dat geeft mij het gevoel ‘in control’ te zijn”.

Alle bij fraudebestrijding betrokken medewerkers gebruiken Facts!, maar niet alle onderdelen zijn vrij toegankelijk voor iedereen. Er is een aparte ‘schil’ op-

Van de redactie:

Vertrouwen “Verzekeraars moeten meer doen om het vertrouwen van de individuele klant te herwinnen”. Dat is de boodschap die minister Jeroen Dijsselbloem van Financiën, meegeeft aan de sector ter gelegenheid van het congres van het Verbond van Verzekeraars op 12 juni jl. Vertrouwen is hét kernbegrip in de financiële dienstverlening. Banken, verzekeraars, de effectenbeurs… het hele systeem valt of staat ermee. Wanneer het vertrouwen is aangetast, zoals in de afgelopen jaren helaas het geval was, heeft dat voor iedere deelnemer aan het economisch verkeer consequenties. Vertrouwen wordt beïnvloed door de manier waarop financiële dienstverleners omgaan met fraude en criminaliteit. Ten onrecht tot uitkering gekomen verzekeringen; op basis van valse informatie afgesloten hypotheken; te hoge zorgdeclaraties of betalingen die niet bij de juiste persoon terecht komen: banken en verzekeraars hebben er ongewild mee te maken en de kosten ervan komen uiteindelijk altijd voor rekening van de goedwillende klant. Het bestrijden van fraude en criminaliteit heeft dan ook terecht hoge prioriteit. Registratie Effectieve fraudebestrijding is niet mogelijk zonder efficiënte, aan wettelijke regels en brancheprotocollen voldoende registratie.

Pagina 4

Jeroen Dijsselbloem

Een zeer groot aantal verzekeraars gebruikt daarvoor het gecertificeerde Facts!. Door incidenten en gebeurtenissen te registreren in Facts! wordt de workflow op het gebied van fraudebestrijding transparant en worden individuele dossiers effectief en binnen alle wettelijke kaders behandeld. Als managementinformatiebron is Facts! inmiddels van grote waarde gebleken: door goede registratie en analyse kunnen processen binnen het bedrijf worden verbeterd en worden trends in fraudemethodieken zichtbaar en beter te bestrijden. Goede registratie, gevolgd door een cyclus van analyse en beleidsontwikkeling, zijn dus direct van invloed op het vertrouwen in individuele bedrijven en de financiële sector als geheel. Met Facts! dragen wij daaraan een flink steentje bij.


Nr 16 – juni 2013

Univé:

Audit DNB: Sanctielijst controle nog niet 100% waterdicht Elke financiële instelling in Nederland is verplicht om periodiek te verifiëren of ze relaties hebben die voorkomen op de zogenaamde ‘Europese Sanctielijst’. Dit is een door de EU bijgehouden lijst van personen die verdacht zijn van terrorisme of contacten met terroristen. Deze verificatie is verplicht en noodzakelijk om deze personen op te sporen en om te voorkomen dat financiële instellingen ongewild betrokken raken bij de financiering van terroristische activiteiten. Periodiek moeten alle bestanden worden gecheckt. Wanneer dit leidt tot een ‘match’ dan kunnen tegoeden worden bevroren en verzekeringen stilgelegd. Sinds 2006 biedt Krammer - via de VerzekeringsRing - deze verificaties aan. Een groot aantal verzekeraars maakt hiervan gebruikt. Eén daarvan is Univé Verzekering. Henri Dellemijn is Teammanager Speciale Zaken bij de afdeling Veiligheidszaken. Dellemijn: “Ik denk dat wij in 2006 één van de eersten waren die de sanctielijstcontrole gingen uitvoeren via de VerzekeringsRing. Destijds werkte René van Dijk nog bij ons. Hij heeft ons systeem in samenwerking met Krammer ingericht voor de geautomatiseerde controle via de Ring. Sinds een jaar werkt Van Dijk trouwens als ICT-specialist bij Krammer. Dat is wel handig, want als er eens iets is dan bellen we hem rechtstreeks en weet hij precies hoe het allemaal werkt”. Complete informatie Er zijn verschillende manieren en diverse organisaties via welke bestanden vergeleken kunnen worden met de sanctielijst. Echter vanwege verschillen in opslagprotocollen kunnen niet alle aanbieders de volledige sanctielijst bieden, waardoor dus matches kunnen worden gemist.

Pagina 5

Dellemijn: “De gegevens van personen die van terrorisme of van contacten met terroristen worden verdacht zijn niet altijd compleet. Dat is niet zo verbazingwekkend. Maar omdat bepaalde databanken de onvolledige records niet meenemen in de bestandvergelijking zijn de resultaten dus niet helemaal waterdicht. In de vergelijking via de VerzekeringsRing van Krammer worden de onvolledige records ook meegenomen. De kans dat je iets mist is daardoor veel kleiner”. Beoordeling Het kan dus ook gebeuren dat er een ‘hit’ is op een onvolledige record. Dellemijn:”In dat geval wordt deze ter beoordeling doorgegeven aan De Nederlandsche Bank, maar volgt nog niet direct actie, immers er kan sprake zijn van een vergissing. Als er direct of na controle door DNB een 100% match is, worden de verplichte maatregelen direct genomen”.

Audit De Nederlandsche Bank is gerechtigd om te controleren of de verplichte bestandcontroles goed worden uitgevoerd. Recent werd Univé verrast met een audit. Dellemijn: “Er kwamen bij die audit wel een aantal punten naar boven die verbeterd moeten worden. Zo bleek dat nog niet altijd bij elke nieuwe verzekerde op de juiste wijze de identiteit wordt vastgesteld voordat een verzekering wordt aangegaan. Dat is trouwens ook erg lastig, zeker tegenwoordig met het online afsluiten van verzekeringen. Ook bleek dat in geval van schade, de verplichte controle op de sanctielijst van de persoon die de schadepenningen ontvangt, niet altijd correct wordt uitgevoerd”. Task-force Univé neemt de kritiek serieus en heeft een interne task-force ingericht met de opdracht om zo snel mogelijk tot verbetering te komen. Ook vindt overleg plaats met het Verbond van Verzekeraars en is Krammer betrokken om te onderzoeken hoe het geautomatiseerde systeem aan de verbeteringen kan bijdragen. Dellemijn: ”90 tot 95% waterdicht is goed, maar niet goed genoeg. We kunnen nooit accepteren dat Univé ongewild betrokken raakt bij de financiering van terrorisme. Ik ben dan ook blij met de opmerkingen van DNB”.


Nr 16 – juni 2013

Facts! -invoerwebsite: Ideaal hulpmiddel met veel toepassingsmogelijkheden:

Een methode van directe invoer in Facts! ,die Krammer steeds meer toegepast ziet worden, is via een Facts! -invoerwebsite. In de vorige nieuwsbrief maakten we er al melding van in het kader van Pre-employmentscreening. Er zijn echter nog veel meer toepassingsmogelijkheden van de Facts! -invoerwebsite. Denk bijvoorbeeld aan het melden van het vermoeden van fraude door een medewerker schaderegeling, een expert of zelfs door een externe relatie (klant). Dit kan via de Facts! -invoerwebsite op het moment van het opkomen van het vermoeden direct worden gemeld. Daardoor kan er in de verdere behandeling ook direct rekening mee worden gehouden. Je kunt de Facts! -invoerwebsite daarnaast ook gebruiken om beveiligingsmedewerkers direct een inbraak of agressie te laten melden, het is geschikt voor klachtenmeldingen, meldingen in het kader van BHV, storingsmeldingen... zo zijn er nog veel meer toepassingsmogelijkheden voor een Facts! -invoerwebsite. Snel en uit de eerste hand De belangrijkste redenen om een Facts! -invoerwebsite te gebruiken, is dat de melding plaatsvindt door de persoon die zelf het dichtste op de informatie zit: de sollicitant, de schadebehandelaar, de expert, de klant, de beveiliger, de BHV’er… De melding vindt vroeg in het proces plaats, namelijk direct na het constateren en er zijn geen extra schijven via welke de melding wordt gerapporteerd. Hierdoor zijn de juiste personen binnen de organisatie dus snel en uit de eerste hand geïnformeerd. Het is bovendien een internet applicatie, dus iedereen die daartoe bevoegd is, of uitgenodigd wordt (zoals in het geval van een sollicitant tijdens de pre-employment screening), kan eenvoudig via het internet het formulier invullen. Specialist Inmiddels is door Krammer al een aantal invoerwebsites afgeleverd. Marco Tangelder is sinds enige maanden verbonden aan Krammer. Hij is gespecialiseerd in het bouwen van praktische online applicaties. Tangelder: “Van oorsprong ben ik grafisch ontwerper, maar ik had altijd al veel interesse voor techniek. Sinds 1998 combineer ik dat, waardoor ik vorm, praktische toepasbaarheid en techniek integreer. Ik doe dat bijvoorbeeld in de evenementensector, waar ik bij grote evenementen (CHIO, EK Hockey e.d.) zorg voor de integratie van online planning- en management-

Pagina 6

tools. Ik werk ook regelmatig voor financiële dienstverleners of de overheid en ontwikkel webshops. Bij dergelijke commerciële toepassingen moeten vorm en functionaliteit hand in hand gaan”. Zie ook: www.101onlinecommunicatie.nl.

Marco Tangelder

Topje van de ijsberg De Facts! -invoerwebsites zelf zijn redelijk eenvoudig. Ze bestaan uit een selectie van vragen die van belang zijn voor de beoordeling van de melding. Deze zijn uiteraard niet standaard, maar afgestemd op het doel van de invoerwebsite. Tangelder: “We maken de invoerwebsites dus per specifiek doel en passend bij de wensen en technische en organisatorische eisen van de opdrachtgever. Dat laatste is erg belangrijk, want de invoerwebsite zelf is het ‘topje van de ijsberg’. Het gaat vooral om wat er ‘onder water’ gebeurt: Krammer zorgt ervoor dat de ingevoerde informatie snel op de juiste plaats in Facts! terecht komt. We maken voordat we gaan bouwen dan ook eerst een analyse van de eisen, wensen en mogelijkheden. Daarna pas bouwen we de invoerwebsite zelf”. Modulair De Facts! -invoerwebsite is een modulair systeem. Tangelder: “Als we na de analyse eenmaal weten wat er nodig is puzzelen we de bestaande blokjes in elkaar tot een passend geheel. Als er wensen zijn waarvoor we nog geen module hebben klaarliggen maken we die. Kortom, we kunnen voor iedere gebruiker en voor elk doel een passende Facts! -invoerwebsite maken”.

Voor meer informatie over invoerwebsites kunt u contact opnemen met Krammer via helpdesk@facts.nl


Nr 16 – juni 2013

Facts.nl vernieuwd! ‘Geen flitsende plaatjes of ronkende corporate teksten maar een gedegen, complete en eenvoudige beschrijving van producten en diensten binnen een logische navigatie’. Dat is het uitgangspunt van de verbeterde website van Krammer Services. De aanleiding om de website eens tegen het licht te houden was de gemoderniseerde huisstijl van Krammer. Gelijktijdig hebben we de informatie op de oude website geactualiseerd en sterk uitgebreid. Facts.nl bestaat uit vier onderdelen: 1. Algemene informatie over de toepassingsgebieden van onze software (bijv. incidentenregisters, klachtenregistratie of pre-employment screening en sanctielijstcontrole). 2. Specifieke informatie over de Krammerproducten die ingezet kunnen worden op deze toepassingsgebieden zoals Facts! en VerzekeringsRing en de ondersteunende hulpmiddelen zoals FactsRing, FactsWiz of RingMatch. 3. De digitale handleiding. Deze treft u aan binnen het onderdeel ‘Documentatie’ van zowel Facts! als de VerzekeringsRing, evenals bij ‘veel gestelde vragen’ en ‘tips en trucs’. 4. Het bedrijfsprofiel van Krammer en alle tot nu toe verschenen nieuwsbrieven. We hebben de informatie zorgvuldig gescreend op actualiteit en relevantie. Omdat de wereld van incidentregistratie volop in beweging is en de website daarvan een weergave is, blijft ook deze altijd in beweging. We zullen dus regelmatig onderwerpen toevoegen en aanpassen om u te voorzien van goede en direct toepasbare informatie.

Column

Bewaartermijn geldig voor Facts!

Door: Alexander Singewald In één van de vorige Nieuwsbrieven introduceerden we de rubriek ‘Vraag het Alexander’. Alexander Singewald gaat in deze rubriek in op vragen van lezers met betrekking tot wet en regelgeving bij het gebruik en de bescherming van persoonsgegevens. In deze nieuwsbrief staat de volgende vraag centraal: ‘Welke

wettelijke bewaartermijn is van toepassing voor in Facts! geregistreerde dossiers?’ We geven de kern van het antwoord weer. De uitgebreide behandeling vindt u op: www.facts.nl/50h/faq/faq35reg/bewterm2/p age.html . Lees verder op pagina 8

Pagina 7

Suggesties welkom Mocht u onderwerpen missen, of onduidelijkheden tegenkomen, dan vernemen we graag uw suggesties via helpdesk@facts.nl.

www.privacy.nl


Nr 16 – juni 2013

Bewaartermijn geldig voor Facts! Vervolg van pagina 7

Vraag het Alexander!

Welke wettelijke bewaartermijn is van toepassing voor in Facts! geregistreerde dossiers? De bewaartermijn die is gedefinieerd in het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (Pifi), 3 maart 2011, is uiterlijk acht jaar na opname. Dit geldt zowel voor het Interne Incidentenregister als voor het Extern Verwijzingsregister en voor zowel digitale als papieren dossiers. Dat de termijnen in beide registers gelijk lopen is niet zo gek, immers opname in een Extern Verwijzingsregister is alleen zinvol als er een Intern Incidentenregister is waarin de (persoons)gegevens worden verwerkt. Het bestaan van de 8-jaar bewaartermijn ontslaat de verantwoordelijke niet van de verplichting om bij een inzage- en correctieverzoek inhoudelijk na te gaan of de (persoons)gegevens juist zijn en de opname in het register gerechtvaardigd is. Mocht er sprake zijn van inhoudelijk onjuiste gegevens, dan moet opnieuw getoetst worden aan de doelstellingen en de omstandigheden, of opname gerechtvaardigd was. Men kan zich dan dus niet erop beroepen dat het Protocol acht jaar voorschrijft. Hierdoor ontstaat er een evenwicht waarin de belangen, indien noodzakelijk, ieder op de eigen manier kunnen worden afgewogen: first offenders maximaal acht jaar en recidivisten binnen/na de eerste periode telkens een verlenging van acht jaar. In het Pifi staat een concrete termijn van uiterlijk acht jaar in combinatie met verschillende wegingsfactoren, indien er aanleiding is om een periode te verlengen. Gelukkig kent net als de Wet Bescherming Persoons-

Colofon Facts! & Ringen is een uitgave van Krammer Software in Pijnacker. www.KrammerSoftware.nl info@KrammerSoftware.nl, tel: 015-3610140 Redactie: Marco de Bruijn, Gerwin Marskamp, René van Dijk. Interviews, tekst en fotografie: Maarten Uri (www.uricom.nl of 06-20440870) Overname van artikelen is toegestaan. Bronvermelding wordt op prijs gesteld.

Pagina 8

Alexander Singewald is deskundig op het gebied van wet- en regelgeving omtrent persoonsregistratie en de mogelijkheden en onmogelijkheden bij het gebruik van databestanden. Als u een vraag heeft hierover, waarvan het antwoord ook voor andere lezers van de Nieuwsbrief van belang kan zijn, stuurt u dan een email aan info@facts.nl onder vermelding van: ’vraag het Alexander!’.

gegevens het Protocol geen absolute termijnen, want dan zou de kwaadwillende betrokkene zijn horloge er op gelijk kunnen zetten wanneer zijn melding eruit gaat en hij een ‘clean slate’ heeft .

Samengevat: Het Pifi kent een bewaarperiode van acht jaar. Onder omstandigheden kan deze termijn telkens worden verlengd met een periode van acht jaar. Er is geen onderscheid tussen digitale en papieren dossiers. Bewaartermijn start op het moment van opname of wanneer er gedurende een registratieperiode aanleiding toe is om de termijn opnieuw in te laten gaan.

Profile for Maarten Uri

Krammer nieuwsbrief Facts! & Ringen nummer 16, juni 2013  

Nieuwsbrief van Krammer Services over fraudebestrijding. Redactie: Maarten uri

Krammer nieuwsbrief Facts! & Ringen nummer 16, juni 2013  

Nieuwsbrief van Krammer Services over fraudebestrijding. Redactie: Maarten uri

Advertisement