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역자서문

엑셀의 핵심만 정리해 놓았다 역자 역시 엑셀 책을 많이 보고 집필했지만 이 책처럼 초보자 또는 중급자로 넘어 가는 사용자에게 핵심만을 잘 정리해 놓은 책은 찾기 힘들었던 것 같습니다. 엑셀 사용자는 여러 책을 통하거나 인터넷을 통해 엑셀의 많은 기능과 함수를 배 우지만 정작 실무에 가면 엑셀답게 엑셀을 사용하지 못하는 게 현실입니다. ‘절대 엑셀’은 현장 실무자들의 실수 사례와 요구 사항을 바탕으로 엑셀의 핵심 기 능만을 사용해 실무에서 어떻게 효율적으로 사용하는지를 알려줍니다. 만약 여러분이 처음 엑셀을 배우거나, 실무에서 엑셀을 사용하는데 그리 편리한 지 모르겠다거나, 수작업으로 늘 실수가 많은 독자들이라면 이 책을 적극 추천합 니다.

엘셀의 많은 기능을 알기보다 잘 사용할 수 있는 방법을 배우는 것이 중요하다 엑셀은 많은 기능과 함수를 알고 있다고 해서 그 기능을 100% 활용할 수 없습니 다. 핵심 기능을 완벽히 이해하고 활용할 수 있는 능력을 갖춘 다음 나머지 기능 들을 하나씩 더해간다면 여러분들은 엑셀의 강력한 기능을 완벽하게 활용할 수 있을 것입니다.

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머리말

당신의 엑셀 작업은 대부분 쓸데없는 시간 낭비일지도 모릅니다 “엑셀 작업에 몇 시간이나 걸려 짜증 난다.” “번거로운 과정 때문에 실수가 끊이지 않는다.” “책으로 공부해도 어느 것을 읽어야 할지 모르겠다.”

혹시 이런 상태이진 않은가요? 만약 ‘지금도 엑셀은 어떻게든 된다’라고 생각해도, 그 소요 시간의 99%는 줄일 여지가 숨어 있습니다. 엑셀에는 업무를 효율적으로 수행하는 데 그저 ‘몰랐다’는 변명에만 그치지 않도록 도와주는 몇 가지 기능이 있습니다. 여러분은 이 기능들 을 가능한 빨리 알아둘 필요가 있습니다.

자격을 갖추어도, 컴퓨터 교실에 다녀도, 현장에서 통하지 않는 이유 그렇다면 초보를 벗어나 중급으로 가는 ‘엑셀의 실력 향상’은 어떻게 해야 실현될 수 있을까요? 흔히 선택하는 방법은 다음 두 가지 정도이지만 어느 쪽도 도움이 안 되는 것이 현실입니다. ■

자격증을 취득한다.

컴퓨터 학원에 다닌다.

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머리말

나는 엑셀 세미나를 자주 개최하곤 하는데, 거기에 온 수강자 대부분이 ‘자격을 취득했지만 실제 업무를 하는 데 전혀 연결되지 않는다’라는 고민을 털어놓곤 합 니다. 또한 우리 회사의 고객 기업 담당자조차도 ‘자격증을 취득했지만 엑셀을 전혀 사 용할 수 없어 힘들다’는 고민을 토로한 적이 있습니다. 왜 이런 문제가 일어나는가 하면 엑셀 관련 자격증은 엑셀 기능이나 함수에 대한 지식을 넓고 얕게 체크하기 때문에, 거기서 출제되는 내용이 현실 업무에서 필요 한 것이라고 할 수 없습니다. 컴퓨터 학원도 실무 경험이 풍부한 강사가 알려준다면 유익하겠지만 그런 학원 을 일일이 알아서 찾는다는 것은 아무래도 쉽지 않습니다. 엑셀 학원에서는 전문 강사가 강의하지만 그들이 반드시 비즈니스 실무 경험이 풍부하다고는 할 수 없 습니다. 대부분 출판사에서 작성한 교재를 사용하여 커리큘럼과 매뉴얼대로 강 의를 합니다. 학원에 따라서는 개별 질문에는 대답하지 못하는 면도 있지만 이는 ‘대답하지 않는다’라기보다 강사의 스킬 부족으로 ‘대답하지 못한다’라고 봐야 합 니다. 대형 컴퓨터 학원의 엑셀 코스 수업 내용을 살펴보면 다음과 같습니다.

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Excel 기초: 90분×12회(2개월)

Excel 응용: 90분×12회(2개월)

Excel VBA 강좌: 90분×13회(2개월)

Excel 함수 연습: 90분×13회(2개월)

Excel 비즈니스: 90분×10회(2개월)


머리말

바쁜 현대의 비즈니스맨이 엑셀 때문에 이렇게 많은 시간을 두고 학원에 다닐 수 는 없습니다. 엑셀의 기술은 확실히 중요하지만 단기간에 간단하게 익히는 것도 중요합니다. 엑셀은 어디까지나 도구이지 일의 목적이 아니니까요.

필요한 것은 목적의식과 ‘긍정적인 게으름’의 발상 그렇다면 어떻게 하면 빨리, 그리고 쉽게 익힐 수 있을까요? 이에 대한 대답으로 집필한 것이 이 책입니다. 이 책은 ‘최소한의 시간을 들여 바 로 써먹을 수 있는 지식을 몸에 익히게 한다’라는 목표에 주안점을 두고 집필했습 니다. 엑셀은 그 기능 및 함수를 100% 마스터해도 그것만으로는 잘 다룰 수는 없습니 다. 중요한 것은 “원래 엑셀은 무엇을 하는 것인가?” “어떤 자료를 만들어, 그것을 어떻게 잘 활용하는가?”

라는 목적의식과 “필요한 작업을 얼마나 효율적으로, 편하게, 실수 없이 해낼 수 있을까?”

라는 발상입니다. 나는 지금까지 50개 이상의 고객 기업에 엑셀 업무 개선을 위한 지도를 하고 있 습니다. 정기적으로 개최하는 엑셀 세미나에서도 실무에서 바로 활용해 볼 수 있 는 엑셀 예제를 제공하여 총 2,000명 이상의 분들을 지도해 왔습니다. 그 과정에

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머리말

서 수많은 상담을 받았고, 다양한 업종의 업무에서 공통되는 과제를 해결해 나가 는 동안 수강생들로부터 “내가 지금까지 오랜 시간을 들여 한 작업은 무엇이란 말인가...?”

라는 말을 많이 들었습니다. 실제로 이 책의 내용대로 연습해보는 것만으로도 ‘30 분 걸리던 작업이 단 몇 초에...’, ‘이틀 걸리던 작업이 5분에...’라며 단축시킨 작 업 시간에 대해 놀라워하고 있습니다. 또, 시간 단축만이 아니라 복잡해서 손이 많이 가던 업무에서 ‘실수가 없어지고 일의 정확도가 올라간다’는 효과도 얘기하 고 있습니다. 시간이 걸리는 귀찮은 작업이 있다면 절대로 거기에 쓸데없이 훌륭한 근성을 발 휘해서는 안 됩니다. 그런 작업을 얼마나 편하게, 그리고 순식간에 마칠 수 있을 지 항상 고민해보는 ‘긍정적인 게으름’의 발상을 갖는 것이 중요합니다. 이 책이 여러분에게 ‘긍정적인 게으름의 발상’을 갖게 하는 데 도움이 된다면 이보 다 더한 기쁨은 없을 것입니다.

[예제 소스 내려받기] 이 책 본문에서 사용하는 예제 소스 파일은 아래 사이트에서 내려받을 수 있습니다. http://wikibook.co.kr/excel-textbook

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목차

제1장

처음에 알아두어야 할

7가지 포인트

일상적인 업무를 자동으로 빠르게 만드는 구조 만들기

24

지식 부족으로 말미암은 충격적인 손실

24

쓸데없는 시간이 흐르는 것을 내버려두지 않는다

25

엑셀의 스킬을 올리는 데 필요한 것은 ‘함수’와 ‘기능’과 ‘아이디어’ 세 가지

27

일반적인 업무를 위해 알아둬야 할 함수는 67개

27

알아두면 좋을 9가지 기능

28

함수나 기능을 조합하는 ‘학습’과 ‘아이디어’가 가장 중요

30

입력하는 데이터는 단 4종류

31

1. 숫자

31

2. 문자열

31

3. 날짜·시각(일련번호)

32

4. 수식, 함수

32

단축키를 구사하여 마우스 사용 빈도 낮추기

33

키보드는 빠르게 조작이 가능하다

33

자주 사용하는 단축키 등록하기

36

작성한 데이터 잘 지키기

38

업무효율의 향상을 위해 가장 중요한 것

38

자동 저장 설정 꼭 하기

39

11


목차

조작 실수에는 차분히 중단하고 싶을 때는

+

로 되돌리기

40 41

자동 고침 옵션 기능을 해제하여 쾌적하게 사용하기

42

멋대로 글자를 수정하지 않게끔 설정하기

42

자동으로 하이퍼링크가 설정되지 않도록 하기

44

숫자가 마음대로 날짜로 변환되지 않도록 하기

44

시트 열 기호가 모두 숫자로 되어 버렸다면

45

셀 왼쪽 위 구석에 색이 있는 삼각형이 나오는 것을 지우고 싶다

45

입력 중 마음대로 예측 변환이 되는 것을 중지하기

45

‘붙여넣기 옵션’이 나오는 번거로움 없애기

46

시트 탭이 없어졌을 때의 대처 방법

46

이해할 수 없는 동작을 일으키는 원인 TOP3

12

‘스크롤 록’, ‘넘버 록’, ‘삽입 모드’와 그 해제 방법 알아두기

46

엑셀 파일을 전달할 때 상대방 배려하기

48

파일 저장 형식에 주의하기

48

새 통합 문서의 초기 시트 수는 1로 하기

50

타인과 공유하는 시트는 반드시 [인쇄 범위 설정]을 확인

52

출력 시트에 페이지 넣기

55


목차

제2장

수식을 잡는 자가

엑셀을 잡는다

수식 입력의 기본

58

수식을 입력하는 4가지 단계

58

함수를 사용하여 귀찮은 입력을 간단히

58

함수를 입력하는 5가지 단계

60

효율적으로 셀 범위 선택하기

62

‘참조’를 능숙하게 사용하여 계산을 자유자재로

63

원래 셀에 들어 있는 데이터 활용하기

63

COLUMN _ ‘참조하는’, ‘참조되는’ 용어는 오해하기 쉽다

64

알아두어야 할 연산자

65

식을 입력한 셀을 복사할 때의 함정

67

#DIV/0!로 표시된다

68

와 $ 마크를 이용한 ‘절대 참조’로 효율화

70

에러 값의 종류와 의미는 기억하지 않아도 좋다

72

제3장

가장 먼저 알아 두어야 할

6대 함수

조건에 따라 답 바꾸기 ~ IF 함수

75

IF 함수의 기본

75

여러 조건을 판정하려면

77

13


목차

이번 달 매출 얼마였어? ~ SUM 함수

79

SUM 함수의 기본

79

연속된 셀 범위의 합계를 구하려면 ~자동합계

79

떨어져 있는 여러 셀의 합계 구하기

81

곱셈과 문자열 연결 입력 효율화하기

83

지금, 고객 명단에 몇 사람 분의 데이터가 있어? ~ COUNTA 함수

84

‘매출’은 총 금액만으로는 말할 수 없다

84

함수는 번역이 가능하다

85

COUNT 함수와의 차이

85

매출을 담당자별로 나눠서 계산하기 ~ SUMIF 함수

87

SUMIF 함수의 기본

87

결괏값만으로 만족해서는 안 된다

90

참석자 명단에서 몇 명이나 ‘○’ 표시가 붙어 있나? ~COUNTIF 함수

92

COUNTIF 함수의 기본

92

담당자별 매출 건수 구하기

94

상품명을 넣으면 자동으로 가격이 입력되게 할 수 없을까? ~VLOOKUP 함수

97

VLOOKUP 함수의 기본

97

4개의 인수 의미와 처리 흐름

99

‘열 전체 지정’으로 관리를 편하게

14

100


목차

제4장

응용과 조합해서 함수의 위력

10배 높이기

셀 안에 특정 문자열이 포함되어 있는지 판정하기

103

종로구의 손님만 헤아리기

103

종로구 외의 구도 조사하기

105

데이터에서 중복을 없애는 방법

109

어떻게 중복을 판정하는가

109

중복으로 입력되어 있는 셀을 일괄적으로 추출하고 삭제하려면

112

COLUMN _ ‘중복 삭제’ 기능은 사용하지 않도록

115

연속 번호를 편하게 입력하는 방법

116

자동 채우기 기능 사용하기

116

‘연속 데이터 작성’ 기능 사용하기

117

중간에 번호가 빠지지 않는 연속 번호 만들기

119

시트의 행방향으로 연속 번호 만들기

122

오른쪽 방향으로 대량의 VLOOKUP 함수 입력을 간단하게 하는 방법

125

틀려도 뚝심을 발휘하여 수정 작업을 열심히 하겠다고 해서는 안 된다

125

참조하는 셀에서 적절한 숫자로 바뀌도록 하기

127

표 이외에 숫자를 써 놓지 않고 처리를 완결시키려면

128

15


목차

VLOOKUP 함수로 검색 범위의 열 순서의 변동에 대응하기

130

입력표와 마스터 항목의 정렬 순서가 다른 경우

130

MATCH 함수의 처리 번역하기

133

같은 검색값이 여러 개 있는 표에서

16

VLOOKUP 함수를 사용하는 기술

134

VLOOKUP 함수는 처음에 일치하는 검색값의 셀을 대상으로 한다

134

중복 없는 상태로 가공하고 처리하기

135

VLOOKUP 함수로 검색열보다 왼쪽에 있는 값을 가져올 수 있을까?

139

VLOOKUP 함수에서 검색한 열보다 왼쪽 값을 가져올 수 없다

139

OFFSET 함수

140

OFFSET 함수와 MATCH 함수 조합하기

140

에러 값을 숨기는 기술

143

에러 값이 나오면 매번 조정하는 것은 비효율

143

식의 결과에 에러가 나오면 공백으로 반환하도록 하기

145

Excel 2003 이전 버전에서는 어떻게 할까

147

SUMIF 함수로 복수의 조건이 있을 경우 집계 방법

148

집계 조건을 넣은 ‘작업 열’ 추가하기

148

알기 쉽게 합시다

152


목차

제5장

날짜와 시간의 함정을 모르면

엑셀이 두려워진다

날짜는 서기로 입력한다

154

COLUMN _ 오늘 날짜나 현재 시간 간단하게 입력하기

155

날짜, 시간 데이터의 정체는 ~일련번호

155

시간을 다루기 위한 포인트

158

시간 데이터의 일련번호는 소수

158

오차가 발생하는 점에 주의

159

정확한 시간 데이터 만들기

160

날짜와 시간을 효율적으로 다루기

162

입력한 데이터가 멋대로 날짜로 변환되지 않도록 하기

162

년, 월, 일이 다른 셀에 입력되어 있는 경우의 대처 법

163

날짜 데이터에서 년, 월, 일 구하기

165

함수를 사용하여 날짜와 시간 처리를 좀더 편리하게

166

기일까지 며칠...을 수시로 구하고 싶을 때

166

토, 일요일, 휴일을 제외한 영업 일수 구하기

167

나이를 자동으로 계산하기

168

날짜에서 요일 구하기

171

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목차

18

제6장

문자를 자유자재로

다루기

문자열 조작의 기본

174

셀 내의 문자열에서 일부만 다른 셀에 꺼내기

174

날짜를 의미하는 8자리 숫자를 날짜 데이터로 변환하기

174

문자열을 잘 나누기

178

주소에서 시도만 추출하기

178

주소를 시도와 시도 이후로 나누려면

179

이름을 성과 이름으로 나누기

181

데이터를 깔끔하게 정리하기

185

문자열이 같은지 판정하려면

185

전각 문자를 반각 문자로 변환하려면

186

특정 문자를 삭제하려면

186

문자를 효율적으로 처리하기

188

알파벳 26문자를 연속적으로 입력하고 싶을 때는

188

한 글자가 셀 안에 몇 개 들어 있는지 알려면

190


목차

제7장

표 작성의 비법

매일 하는 자료 작성을 효율화하기

‘Excel로 일을 한다’라는 것은 원래 어떤 것인가

194

셀에 데이터를 입력하고 표 만들어 가기(데이터베이스 작성)

194

이미 데이터가 입력된 표를 사용해서 새로운 자료 만들기

196

‘조건부 서식’으로 보기 쉬운 표 빠르게 만들기

198

전년대비 100%를 밑돌면 셀을 붉은색으로 설정하기

198

표에 1줄마다 색깔을 넣어 보기 쉬운 표 작성하기

203

셀 내 줄바꿈과 테두리 선 넣을 때 주의할 것

206

셀 내에서 줄바꿈하는 방법, 줄바꿈한 데이터에 관한 주의

206

셀 내의 줄바꿈을 없애는 두 가지 방법

207

테두리는 모두 한 종류로 끝낸다. 선의 종류에 구애받지 않는다

207

‘데이터 유효성 검사’를 활용하여 낭비와 실수 줄이기

210

‘데이터 유효성 검사’를 사용할 때의 두 가지 장점

210

셀에 입력할 수 있는 수치를 제한하려면

211

경고 텍스트 변경하기

213

입력 모드를 자동으로 전각 영문으로 바꾸기

215

리스트 목록에서 참조 범위를 변경하는 수고 없애기

216

성별란에 남녀 어느 쪽인가를 입력할 수 있게 하는 방법

216

시트상에 미리 선택 목록을 만들어 두고 참조하기

218

셀과 셀 범위에 좋아하는 이름으로 설정하기 ~이름 정의

220

19


목차

이름을 사용하여 목록 입력 설정하기

222

선택 사항이 증감할 때의 리스트 입력의 경우

224

정렬, 자동 필터, 피벗 테이블이 정확하게 동작하는 조건 파악하기

231

데이터베이스 형식의 네 가지 조건

231

정렬의 간단한 방법

233

세밀하게 정렬하는 방법

234

정렬이 잘 안 되는 경우 흔한 원인

235

셀 서식을 사용한 다양한 데이터 표시 활용법 ~사용자 정의 활용하기

236

큰 금액을 천원 단위로 표시하기

237

회사명을 입력한 셀에 자동으로 ‘귀중’이 붙도록 하기

238

복사해서 붙여넣기도 그냥 붙여넣기만 아냐!

20

~ 형식을 선택하여 붙여넣기

242

243

연산(덧셈, 뺄셈, 곱셈, 나눗셈)

245

행렬 바꾸기

248

참조하는 셀 값을 바꿔도 식의 결과가 바뀌지 않을 때는

253

귀찮은 데이터 처리를 순식간에 끝내기

255

콤마로 구분된 데이터를 셀마다 분할해 넣기

255

셀 안의 내용 한 번에 정리하기

258


목차

같은 유형의 데이터 수정 및 삭제는 몇 개라도 한 번에 ~찾기 및 바꾸기

261

같은 글자를 모두 정리해서 삭제하기

263

좀 더 쾌적하게 조작하기 위해 알아두면 좋은 것

266

여러 창에 엑셀을 열어 작업에 효율을 주기

266

왠지 무거워진 파일 가볍게 하기

267

큰 표를 스크롤해도 제목이 보이게끔 설정한다

273

포맷을 깨지 않기 위한 조치 ~시트 보호

275

시트 전체를 보호하고 싶은 경우

275

시트에서 일부 셀만 변경하지 못하도록 하고 싶은 경우

277

인쇄에 얽힌 여러 문제 해결하기

281

여러 페이지가 있는 경우 제목 행만 모든 페이지에 인쇄하기

281

인쇄 결과가 화면과 다른 문제에 대처하기

283

제8장

성과로 이어지는 엑셀 업무

본질 파악하기

데이터 분석의 기본

286

분석의 기본은 숫자를 ‘나눠서’, ‘비교하는’ 것

286

영업에서 숫자를 분석할 때의 세 가지 기본 지표

288

21


목차

‘숫자로 말해’라는 의미는 애매한 형용사나 부사에 의한 표현을

22

퍼센트로 표현한다는 것

291

‘어떤 목적을 가지고 표를 만드는가?’를 반드시 의식한다

293

소스 데이터를 단숨에 완성된 표로 변환하는 테크닉

297

새로운 집계 기준을 원본 데이터에 추가하기 ~데이터 변환의 연구

299

피벗 테이블을 써서는 안 된다

302

한번 포맷을 만들어 두고 여러 번 반복해서 사용하기

306

최소의 노력으로 최대 성과 내기 80:20 분석(파레토 분석)

314

그 경비 절감 노력, 정말 의미가 있습니까?

314

파레토 법칙

315

파레토 분석 차트에 이르는 세 개의 분석 수법

316

‘돈의 블록 퍼즐’로 회사 돈의 흐름 이해하기

321

파레토 분석을 어떻게 쓸까?

323

평균값은 거짓말을 한다

324

마지막으로

326

업무 현장은 아직 개선할 수 있다

326

엑셀을 무기로 평가를 올리려면 ─ ─ 구조를 만들어야 승리한다

327

저자소개

329


제1장

처음에 알아두어야 할 7가지 포인트


일상적인 업무를 자동으로 빠르게 만드는 구조 만들기

지식 부족으로 말미암은 충격적인 손실 “다른 사람이 만든 엑셀 파일을 사용해서 일하지만 거기에 입력된 내용의 의미를 모른 채 쓰 고 있어요……”

내가 엑셀의 업무 효율화를 돕는 현장에서 비교적 많이 듣는 사례입니다. 즉 입 력된 내용이 틀렸어도 모릅니다. 입력하는 내용이 잘못되었어도 잘 느끼지 못하 게 됩니다. 또한 입력된 내용을 잘 모르고 삭제한다거나 다시 처음으로 돌아가 이제 돌이킬 수 없게 됩니다. 그리고 그것을 누구에게도 말 못하고 그대로 내버 려둔 결과 중요한 데이터 분석을 할 수 없게 되어 버리는 경우도 있었습니다. “엑셀 데이터 처리 작업에 시간이 걸리고, 그것만으로 반나절이 지나요……”

이 얘기는 매일 늦은 시간까지 야근하던 모 회사원의 경우입니다. 왜 그렇게 야 근이 많은지 물어보면 엑셀에서 만든 고객 명단의 전화번호가 수만 건인데, 일 일이 전화번호에 있는 하이픈을 수작업으로 삭제하고 있었던 것입니다. 그래서 매일 4시간씩 3일 정도 잔업을 계속하고 있었습니다. 하지만 이런 작업은 조금 만 연구해 보면 1분도 안 걸리고 끝낼 수 있습니다. 이처럼 엑셀의 기본을 몰라 막대한 시간 낭비와 실수를 낳고, 생산성을 떨어뜨 리는 예는 헤아릴 수 없이 많습니다. 약간의 방법을 알고 있다면 1분이면 되는 작업인데, 몇 시간을 쓸데없는 단순 작업에 소비하고 있습니다. 만약 자신에게 이런 상황이 발생하면 엑셀을 조금만 배우면 금방 할 수 있는데도 아무것도 하 지 않고 기존 방식 그대로 작업하시겠습니까?


제1장 처음에 알아두어야 할 일곱 가지 포인트

영업과 의사소통 능력을 올리는 것도 중요하지만 ‘이번 분기의 사업 성과는 어 느 정도일까?’ 궁금해서 사업 성과를 정리해 보고자 할 때 엑셀을 사용하지 않는 곳은 거의 없습니다. 사업 성과를 수치로 어떻게 나타낼지 연구하는 것도 중요 하지만 그 수치를 표시하는 데 너무 오랜 시간이 걸리면 안 됩니다. 자료를 만드 는 자체에 시간이 걸리는 경우는 좋지 않습니다. 수치는 순식간에 계산하고 자 료는 빠르게 작성한 다음 그 수치를 놓고 의논하고 행동할 시간을 최대한 확보 하려는 노력이야말로 직장인으로서 갖춰야 할 중요한 자세입니다. 그래서 현대의 지식 근로자가 엑셀을 사용할 때는 ‘작업’이 아닌 ‘업무’를 하는 시 간을 최대화하려는 노력이 필요합니다. 엑셀에서도 할 수 있는 단순 작업은 엑 셀에 맡기고 사람만이 할 수 있는 일에 집중해야 합니다. 장시간의 지루한 단순 작업은 집중력을 둔화시키고, 실수를 유발하고 동기를 낮춥니다.

쓸데없는 시간이 흐르는 것을 내버려두지 않는다 • 매일 판매 데이터 수치 집계에 2시간 걸린다. 2시간×20일 = 월간 40시간

• 매월 말에 실시하는 교통비 정산 작업을 1주일 동안 하고 있다. 8시간×5일 = 월간 40시간

• 고객에게 제출하는 데이터를 작성하는 데 매주 5시간 걸린다. 5시간×월 4회 = 월간 20시간

이런 작업을 엑셀의 자동화 작업을 통해 순식간에 해치운 결과 모두 월 소요 시 간이 3분 이내로 단축된 적이 있습니다. 위의 3번째 사례에서 도움을 줬던 상대 방한테서는 “5시간의 작업이.... 단 2분이 되었습니다. 2분(웃음). 지금까지 내가 5시간씩이나 걸려 고 생했던 것은 무엇이었나....라는 생각이 듭니다.”

25


26

엑셀 교과서

라는 메시지를 받았을 정도입니다. 월 40시간의 작업이 5분으로 단축되면 39시 간 55분의 시간이 새로 생깁니다. 이 시간을 더 생산적인 작업에 사용함으로써 일은 더 즐겁고 보람도 늘어나고 회사에 기여할 수 있습니다. 그러면 회사의 실 적은 오르고 자신의 평가도 올라갈 것입니다. 거꾸로 말하면 그 작업을 내버려뒀으면 앞으로도 매달 그 시간을 헛되게 버리는 것입니다. 그 시간에도 제대로 인건비가 나가고 있습니다. 그런 터무니없는 헛 된 인건비가 매달 나가는 것입니다. 그러한 인재가 회사에서 높은 평가를 받는 일은 단연코 없습니다.


엑셀의 스킬을 올리는 데 필요한 것은 ‘함수’와 ‘기능’과 ‘아이디어’ 세 가지

“면접에서 ‘엑셀을 사용할 수 있나요?’라는 질문을 받았을 때, ‘사용할 수 있습니다’라고 말 할 자신이 없다……”

이런 말을 자주 듣습니다. 확실히 구인 광고 응모 자격에는 자주 ‘워드, 엑셀을 다룰 줄 아는 분’이라는 표현이 쓰이는데 ‘다룰 줄 안다’의 기준을 잘 모르겠습니 다. 실로 문제는 그렇게 말하는 채용 담당자 자신도 ‘엑셀을 다룰 줄 안다’라는 정의에 대해서 확실히 모르는 경우가 많다는 것입니다. 그러면 이러한 면접에서도 자신감을 갖고 ‘엑셀 사용이 가능합니다’라고 할 수 있는 상태란 어떤 것일까요? 구체적으로 엑셀 실력을 높이기 위해서 배울 필요가 있는 것은 크게 ‘함수’와 ‘기 능’이라는 두 종류로 나뉩니다. 엑셀에는 다양한 작업을 편하고 빠르게 처리해 주는 함수와 기능이 들어 있습니다. 일단 이러한 함수와 기능에는 어떤 것들이 있는지 대충이라도 알아두면 작업을 훨씬 더 효율적으로 할 수 있습니다.

일반적인 업무를 위해 알아둬야 할 함수는 67개 엑셀 함수는 400개 이상 있지만 물론 전부 외울 필요는 없습니다. 몇 개나 알아 두면 될 것인지는 업무에 따라 달라지지만 평균 30~50개 정도 알아두면 충분 합니다. 그동안 교육과 실무 현장에서 지도한 경험으로 볼 때 일반적인 업무에 서 알아두면 도움이 되는 함수를 고른다면 다음 67가지입니다.

SUM / SUMIF / SUMIFS / PRODUCT / MOD / ABS / ROUND / ROUNDUP / ROUNDDOWN / CEILING / FLOOR / COUNT /


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COUNTA / COUNTIF / COUNTIFS / MAX / MIN / LARGE / SMALL / RANK / TODAY / YEAR / MONTH / DAY / HOUR / MINUTE / SECOND / WEEKNUM / DATE / TIME / WORKDAY / DATEDIF / IF / IFERROR / AND / OR / VLOOKUP /

HLOOKUP / MATCH / INDEX / ADDRESS / INDIRECT / OFFSET / ROW / COLUMN / LEN / FIND / LEFT / MID / RIGHT / SUBSTITUTE / ASC / JIS / UPPER / LOWER / PROPER / TEXT / CODE / CHAR / CLEAN / PHONETIC / CONCATENATE / ISERROR / REPLACE / TRIM / VALUE / NETWORKDAYS 물론 이 함수들을 모두 배울 필요는 없습니다. 3장에서 설명하지만 기본이 되는

6가지 함수를 기억하는 것만으로도 여러분의 엑셀 실력은 매우 높아질 것입니 다. 또한 기본 함수에 AVERAGE 함수를 포함하지 않은 데에는 이유가 있습니 다. 평균값이라는 지표를 안이하게 사용하는 것에 대한 경종입니다. 맨 뒷부분에서 자세히 설명하겠지만 ‘평균값은 거짓을 만든다’라는 리스크를 잊 으면 안 됩니다.

알아두면 좋을 9가지 기능 함수와 동시에 중요한 것이 엑셀의 기능에 관한 지식입니다. 이것도 함수와 같 이 다양하지만 일반적인 업무에서 긴요하게 쓰이는 핵심 기능은 다음 9가지입 니다. 1. 조건부 서식([홈] 탭 → [스타일] 그룹 → [조건부 서식]을 클릭) 예를 들어 전년 대비 매출이 100%를 밑돌고 있어서 그 데이터에 색을 입히고자 할 때 셀 값 에 따라서 셀 형식을 설정할 수 있는 기능입니다.


제1장 처음에 알아두어야 할 일곱 가지 포인트

2. 데이터 입력 규칙([데이터] 탭 → [데이터 도구] → [데이터 유효성 검사]를 클릭) 같은 값을 몇 번이나 입력할 경우 풀다운 메뉴에서 선택하도록 하는 것입니다. 또 셀에 입력 할 수 있는 값을 제한하여 입력 실수를 막습니다.

3. 정렬([데이터] 탭 → [정렬 및 필터] → [정렬]을 클릭) 예를 들어 고객 데이터 분석의 기본은 매출을 큰 순서로 재배열하는 것부터 시작됩니다.

4. 자동 필터([데이터] 탭 → [필터]를 클릭) 조건에 일치하는 데이터만 추출합니다.

5. 피벗 테이블([삽입] 탭 → [피벗 테이블]을 클릭) 데이터 집계를 위한 강력한 도구입니다. 그러나 정기적으로 작성하는 자료로 사용하면 오히 려 효율을 떨어뜨릴 위험이 있으므로 주의가 필요합니다.

6. 자동 채움(연속 데이터의 기점이 되는 데이터를 입력한 셀의 핸들을 드래그) 숫자나 요일 등 연속 데이터 입력을 편하게 합니다.

7. 시트 보호([검토] 탭 → [시트 보호]를 클릭) 열심히 입력해 둔 함수를 지운다거나 망가뜨리지 않도록 하기 위한 방어책입니다.

8. 찾기와 바꾸기(단축키

+

)

특정 데이터를 찾거나 문자를 수정, 혹은 삭제할 때 일괄적으로 하기 위한 핵심 기능입니다.

+

검색만 할 때는

9. 이동(단축키

+

도 자주 사용합니다.

)

‘메모’가 삽입되거나 ‘빈 셀’ 등 일정 조건에 맞는 셀을 일괄 선택하고 처리할 수 있습니다.

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함수나 기능을 조합하는 ‘학습’과 ‘아이디어’가 가장 중요 귀찮은 작업을 만났을 때 ‘편하게 해결해주는 기능은 없을까?’ 고민하면서 살펴 보는 습관을 들이는 것만으로도 지금은 충분합니다. 여러분은 시험 공부를 하는 것이 아니기 때문에 처음부터 모두 외울 필요는 없습니다. 모르면 찾아보고 누 군가에게 물어보면 됩니다. 함수나 기능을 모두 마스터한다고 해서 모든 게 해결되진 않습니다. 그것들을 조합하고 구조적으로 구축하는 발상, 아이디어가 무엇보다 중요합니다. 그리고 그 구조를 만드는 일은 매우 즐겁고 재미있는 작업입니다. 생각한 대로 일이 풀 려나간다면 아주 기분이 좋고 일이 즐거워집니다. 또, 엑셀은 매우 직관적으로 다룰 수 있는 소프트웨어입니다. 화면 위의 메뉴를 보고 셀에 색을 입히거나 테두리를 지정하거나 하는 일은 간단합니다. 그러므로 이 책에서는 메뉴를 보고 바로 알 수 있는 간단한 기본 조작에 대한 설명은 생략 합니다.


제3장

가장 먼저 알아 두어야 할 6대 함수


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엑셀에는 400개 이상의 함수가 있지만 물론 그 모든 함수를 마스터할 필요는 없 습니다. 업무에서 엑셀을 사용한다면 사전에 알아두어야 할 함수는 약 60~70 개 정도 됩니다. 그 중에서도 가장 먼저 알아두면 좋은 함수가 바로 다음의 6가지 중요 기초 함 수입니다. ■■

“조건에 따라 답을 바꾸기” => IF 함수

■■

“이번 달 매출은 얼마야?” => SUM 함수

■■

“그 매출은 몇 건의 거래야?” => COUNTA 함수

■■

“매출 상세 내역은?……예를 들어 담당자별로 나누어 계산하고 싶다.” => SUMIF 함수

■■

“참석자 명단, 몇 명이나 ○가 있어?” => COUNTIF 함수

■■

“상품명을 넣으면 자동으로 값이 들어오게 못 한다고?” => VLOOKUP 함수

그럼 하나씩 살펴봅시다.


조건에 따라 답 바꾸기 ~ IF 함수

IF 함수의 기본 여러분이 학교 선생님이며 ‘시험 점수가 80점 이상이면 A, 그 이하면 B’로 판정 하고 싶다고 가정해 보겠습니다. B열에 점수가 입력되어 있을 때, C열에 판정 결과를 내고 싶으면 다음과 같이 합니다. 1. C2셀에 다음 식을 입력한다.

=IF(B2>=80,"A","B")


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2.

를 누르면 C2셀에 "B"라는 답을 반환합니다.

3. 식을 다른 셀에 드래그해서 복사하면 모든 점수를 자동으로 판정할 수 있습니다.

이렇게 판정 대상이 되는 셀의 값에 따라 입력하는 값이나 식의 결과를 바꿀 수 있는 것이 IF 함수입니다.

IF 함수는 다음과 같은 구조로 되어 있습니다. [서식]

=IF(논리식, 참인 경우, 거짓인 경우)


제3장 가장 먼저 알아 두아야 할 6대 함수

이처럼 함수의 구조를 표기한 것을 ‘서식’이라고 합니다. 반드시 모든 함수의 서 식을 정확히 배울 필요는 없습니다. 의미를 이해할 수 있기만 하면 나머지는 실 제 업무를 하면서 함수 사용법에 익숙해지면 됩니다. 이제 각각의 의미를 살펴보겠습니다. ■■

첫번째 인수: 논리식(조건에 따라 처리를 나눌 때의 조건) ※ 앞의 예(B2>=80 )에서 B2셀의 값이 80 이상인지의 여부

■■

두번째 인수: 참인 경우(첫번째 인수의 논리식이 성립하는 경우의 반환값)

■■

세번째 인수: 거짓인 경우(첫번째 인수의 논리식이 성립하지 않을 경우의 반환값)

즉 앞의 식은 ‘B2셀의 값이 80 이상이면 A, 그렇지 않다면 B를 입력하라!’는 명 령문인 셈입니다.

여러 조건을 판정하려면 여러 조건을 판정할 때는 복수의 IF 함수를 1개의 식에 사용합니다. 예를 들어 ‘B2셀의 값이 80 이상이면 A, 50 이상이면 B, 49 이하면 C’라고 입력하고 싶다 면 다음과 같은 식이 됩니다. =IF(B2>=80,"A",IF(B2>=50,"B","C") ) 좀 길고 복잡해 보일지도 모르지만 단순히 다음 순서를 반복하고 있을 뿐입니다. 1. 처음 논리식(B2>=80)과 그 논리식이 성립했을 경우의 값(A)을 입력합니다. 2. 참이 아닌 경우 다음 인수로 IF와 여는 괄호를 입력합니다. 3. 논리식을 작성합니다.

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마지막으로 ‘C’는 그때까지 나온 논리식의 어느 조건에도 맞지 않는 경우, 즉 ‘거 짓인 경우’에 입력하는 값으로 C를 지정한다는 것입니다. 이처럼 IF 함수가 있는 곳에 추가로 IF 함수를 넣는 것을 중첩이라고 합니다. IF 함수 중첩은 Excel 2007 이후 버전에서는 64개까지 넣을 수 있습니다. 하지만 너무 많이 중첩하면 스스로도 이해하기 어려운 복잡한 공식이 돼버리므로 주의 가 필요합니다. 그런 때는 VLOOKUP 함수를 사용한 변환 기술(301쪽 참조) 이나 작업열(148쪽 참조)을 준비해서 데이터를 별도의 셀에 분리해 두고 처리 하는 등의 다른 방법을 이용합니다.


이번 달 매출 얼마였어? ~SUM 함수

SUM 함수의 기본 엑셀은 덧셈을 할 때 + 기호를 사용합니다. A1셀과 A2셀을 더한다면 다음 식을 입력하면 됩니다. =A1+B1 그러나 더하고 싶은 셀들이 많을 때 한 개씩 + 기호를 사용해서 더해야 한다면 입력하기가 정말 힘들 겁니다. 이러한 경우 여러 셀을 더하는 입력 작업을 간단 하게 처리해 주는 함수가 있습니다. 그것이 SUM 함수입니다. 예를 들어 B2셀에서 B11셀의 합계를 내려면 B12셀에 다음과 같이 입력합니다. =SUM(B2:B11) ※ 셀 범위는 범위의 시작 셀과 끝 셀을 콜론(:)으로 연결하여 셀들을 입력합니다.

즉 SUM 함수의 괄호 안에 원하는 셀 범위를 모두 입력하는 것입니다. [서식]

=SUM(합계를 구할 모든 셀 범위)

연속된 셀 범위의 합계를 구하려면 ~자동합계 수량과 매출 합계를 B12셀과 C12셀에 입력합니다.


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B12셀에 =SUM(B2:B11)을 입력

다만 이렇게 연속된 셀 범위의 합계를 낼 때는 더 편리한 방법이 있습니다. 그것 은 SUM 함수와 합계 범위를 자동으로 입력하는 기능을 사용하는 것입니다. 자동 합계는 [홈] 탭에 있는 [자동 합계] 아이콘을 클릭해도 되지만 마우스를 사 용하지 않고 자동 합계할 수 있는 단축키가 있습니다. 아주 작은 차이지만 알아 두면 편리합니다.

B12셀을 선택한 상태에서 다음 키를 누릅니다. + 그러면 위 그림처럼 총 범위를 자동으로 지정한 상태의 SUM 함수가 입력됩 니다. 또한 이때 B12셀과 C12셀을 동시에 선택한 상태에서 이 단축키를 누르면 총 범위를 자동으로 지정한 상태의 SUM 함수가 2개의 셀에 동시에 입력됩니다. 하지만 현재 시점에서 이 기능은 아쉽게도 엑셀 영문판에서만 실행되고 한글판 에서는 단축키가 실행되지 않습니다. 대신 앞에서 설명한 [빠른 실행 도구 모음] 에 등록한 후 단축키를 사용하면 가능합니다.


제3장 가장 먼저 알아 두아야 할 6대 함수

떨어져 있는 여러 셀의 합계 구하기 떨어져 있는 복수 셀의 합계를 구하려면 어떻게 하면 좋을까요? 이런 경우에는 다음과 같이

키와 마우스 클릭을 사용하면 간단히 식을 입력

할 수 있습니다. 1. 합계를 구할 셀을 선택하고 =SUM(까지 입력합니다. ※여기서는 C14셀을 선택

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2.

을 누르면서 원하는 모든 셀을 클릭합니다. ※여기서는 C2, C6, C10셀을 클릭

3. 닫는 괄호를 입력하고

를 눌러 확정합니다.


절대 엑셀 : 회사에서는 절대 알려주지 않는 EXCEL 기본 교과서  

요시다 켄 지음 | 윤신례 옮김 | ISBN: 9791158390228 | 13,000원 | 2016년 03월 22일 발행 | 332쪽 | Excel, 마이크로소프트, 스프레드시트, 엑셀, 오피스, 회사업무

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