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APLICACIONES INFORMÁTICAS DE HOJAS DE CÁLCULO: MÓDULO 2


Aplicaciones informรกticas de hojas de cรกlculo

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Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo

Contenido UNIDAD 5: Almacenamiento y recuperación de un libro.............................................................. 6 Creación de un nuevo libro. ...................................................................................................... 7 Abrir un libro ya existente. ........................................................................................................ 8 Guardado de los cambios realizados en un libro. ................................................................... 10 Creación de una dúplica de un libro........................................................................................ 12 Cerrado de un libro ................................................................................................................. 12 UNIDAD 6: Operaciones con rangos............................................................................................ 14 Relleno rápido de un rango. .................................................................................................... 15 Selección de varios rangos. ..................................................................................................... 19 Nombre de rangos................................................................................................................... 21 UNIDAD 7: Modificación de la apariencia de una hoja de cálculo. ............................................. 23 Formato de celda. ................................................................................................................... 24 Número ............................................................................................................................... 25 Alineación. ........................................................................................................................... 27 Fuente ................................................................................................................................. 29 Bordes. ................................................................................................................................ 31 Relleno................................................................................................................................. 31 Protección ........................................................................................................................... 33 Anchura y altura de las columnas y filas. ................................................................................ 34 Ocultando y mostrando columnas, filas u hojas de cálculo. ................................................... 35 Formato de la hoja de cálculo. ................................................................................................ 38 Cambiar nombre a Hojas. ........................................................................................................ 38 Formatos condicionales .......................................................................................................... 39 Autoformato............................................................................................................................ 41 UNIDAD 8: Fórmulas. .................................................................................................................. 43 Operadores y Prioridad ........................................................................................................... 44 Escritura de Fórmulas.............................................................................................................. 47

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Copia de fórmulas. .................................................................................................................. 50 Referencias relativas, absolutas y mixtas................................................................................ 52 Referencias externas y vínculos. ............................................................................................. 55 Resolución de errores en las fórmulas .................................................................................... 55 - Tipos de errores: ............................................................................................................... 55 - Herramientas de ayuda en la resolución de errores. ............................................................ 60

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UNIDAD 5: Almacenamiento y recuperaci贸n de un libro


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En este capítulo veremos conceptos básicos para crear, almacenar y recuperar un libro en Microsoft Excel. Asimismo veremos cómo hacer modificaciones en un libro de Excel y cómo guardar los cambios. Al finalizar la lección el alumno sabrá: - Crear un nuevo libro en Excel. - Abrir un libro de Excel. - Guardar cambios. - Duplicar un libro. - Cerrar un libro. Veamos con detenimiento cada uno de los puntos descritos.

Creación de un nuevo libro. Para crear un nuevo libro en Microsoft Excel es necesario tener abierto en primer lugar el programa como hemos explicado en capítulos anteriores. Una vez abierto para crear un nuevo libro es necesario acudir al botón inicio de Excel.

Al pulsar sobre el botón de inicio se abrirá un menú contextual con diferentes opciones.

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Para crear un nuevo libro seleccionar con el botón izquierdo del ratón "Nuevo". A continuación se abrirá una nueva ventana donde elegiremos qué tipo de libro deseamos crear. Podemos crear: un libro en blanco, un libro a partir de una plantilla predefinida, o bien un libro a partir de uno ya existente. Además se nos presentan más plantillas que se pueden descargar de forma online a través de Microsoft Office Online.

Elegida la opción deseada pulsar sobre Crear.

Abrir un libro ya existente. Evidentemente tenemos la posibilidad de abrir un libro de Excel ya existente. Para ello tenemos dos opciones: Abrirlo directamente desde el icono en la carpeta o lugar donde esté almacenado, o abrirlo desde Excel. Vamos a ver las dos opciones.

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Abrir desde el icono. Podemos abrir el archivo directamente pulsando dos veces con el botón izquierdo del ratón sobre el icono del archivo.

Una vez realizada la acción se abrirá el archivo en Excel. Abrir libro desde Excel. Para abrir un libro desde Excel debemos ir en primer lugar al botón inicio de Excel y seleccionar la opción "Abrir" que aparece en el menú contextual que aparece.

Seleccionada dicha opción se nos abrirá un cuadro de diálogo donde debemos seleccionar el archivo que deseemos abrir.

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Seleccionado el archivo deseado pulsar sobre "Abrir" y ya tendremos el archivo abierto.

Guardado de los cambios realizados en un libro. Imagine el siguiente caso. Usted lleva varias horas en su trabajo creando un libro de Excel y concluye su jornada laboral y no ha terminado de elaborarlo. Lo lógico es que no tenga que volver a crear todo el libro de Excel desde cero o dejar el ordenador encendido todo el día. Por ello Excel le da la opción de guardar su libro para su posterior apertura y continuar en donde lo ha dejado. Para guardar un libro de excel pulse dentro de la botón de inicio de Excel y seleccionar la opción "Guardar"

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Una vez realizado el paso anterior Excel nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Selecciona el lugar de tu equipo donde quieres guardar el libro de Excel y a continuación en el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Y por último haz clic sobre el botón Guardar.

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Creación de una dúplica de un libro. Para duplicar un libro es necesario saber el lugar donde se encuentra almacenado el libro que deseamos duplicar. Conocida la procedencia debemos pulsar con el botón derecho sobre el icono y seleccionar la opción "Copiar"

Una vez copiado el libro podemos ir al lugar donde deseamos tener un duplicado de dicho libro. Situados en la ubicación donde deseemos copiar el contenido hacer clic con el botón derecho y seleccionar la opción "Pegar".

Cerrado de un libro Una vez haya terminado de trabajar con un libro de Microsoft Excel y guardar el trabajo realizado es conveniente cerrar el libro y la aplicación. Este proceso podemos hacerlo de dos formas distintas. La primera de ella es pulsando el botón "Cerrar" que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

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La otra opción es hacerlo desde el botón Inicio de Microsoft Excel. Si pulsamos sobre él tenemos la opción "Cerrar". Pulsando dicha opción se cerrará el libro.

Es conveniente antes de cerrar un libro con el que estamos trabajando guardar los cambios realizados. Si cerramos un libro sin haber guardado los cambios se perderá la información.

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UNIDAD 6: Operaciones con rangos.


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En muchas ocasiones nos encontraremos en situaciones en la que no trabajaremos celda a celda si no que necesitemos trabajar a nivel de rangos. En éste capítulo aprenderemos conceptos básicos para trabajar con un rango determinado de celdas. Con los procesos que aprenderemos seremos capaces de simplificar el trabajo en muchas ocasiones. Al finalizar la lección, el alumno sabrá manejar las herramientas básicas para trabajar con rangos de celdas.

Relleno rápido de un rango. Podemos encontrarnos en la situación de que necesitemos rellenar un rango de celdas con un dato determinado. En éste apartado aprenderemos a utilizar la opción rellenar que nos ofrece Microsoft Excel. Veamos cómo aplicar dicha opción con un ejemplo práctico. Supongamos el caso de que tenemos un dato en una celda determinada.

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Supongamos ahora que deseamos rellenar un rango de celdas determinado con ese dato. El primer paso es seleccionar el rango deseando.

Una vez seleccionado el rango, pulsar sobre la opción rellenar. En este caso como deseamos rellenar hacia abajo seleccionar dicha opción en el menú desplegado.

Pueden observar cómo se ha rellenado el rango que hemos seleccionado.

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Si se desean rellenar en el resto de sentidos se debe seleccionar el rango deseado y seleccionar el sentido en el que se desea rellenar. Puede ocurrir que en lugar de que querer rellenar con un dato repetido, deseemos seguir una secuencia, es decir, en la primera celda que aparezca el número 1, en la siguiente celda el número 2, y así sucesivamente hasta completar el rango. Veamos cómo hacerlo. Escribir en una celda el primer dato, en nuestro caso el número 1.

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Supongamos ahora que deseamos rellenar hacia la derecha de forma progresiva. Para ello seleccionar el rango deseado.

Seleccionado el rango seleccionar la opción "Series..." que aparece en el menú Rellenar.

Se abrirá una nueva ventana con las siguiente opciones.

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Con dichas opciones podemos seleccionar el tipo de secuencia que deseamos seguir y el incremento deseado por cada celda. Pulsando aceptar podemos ver como se cumple la secuencia en el rango que hemos seleccionado.

Selecci贸n de varios rangos. Para seleccionar varios rangos en una hoja de Excel es muy sencillo. Seleccionar el primer rango deseado tal y como se ha explicado en puntos anteriores. Seguidamente pulsar la tecla "CTRL" y seleccionar el siguiente rango deseado. En la siguiente figura pueden observar c贸mo se ha seleccionado varios rangos.

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Con Excel también podemos hacer selecciones tridimensionales, es decir, sabemos que un libro de Excel cuenta con varias hojas, podemos seleccionar un rango en la hoja 1 y que dicha selección se aplique en el resto de hojas. Para hacerlo debemos hacer en primer lugar la selección deseada en la hoja 1.

Con el rango seleccionado. Pulsar la tecla "CTRL" del teclado y seleccionar las hojas en las que se desea hacer la selección.

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Seleccionadas las hojas soltar la tecla "CTRL". Pueden observar que la selecciรณn se ha realizado en el resto de hojas que forman el libro.

Nombre de rangos En caso de desearlo o necesitarlo, podemos poner nombres a los rangos seleccionados. Para ello en primer lugar seleccionar el rango que deseamos nombrar.

Una vez seleccionado el rango podemos nombrarlo introduciendo el nombre deseado en el cuadro de nombre.

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Una vez introducido el nombre pulsar la tecla Intro.

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UNIDAD 8: Modificaci贸n de la apariencia de una hoja de c谩lculo.


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Excel nos permite modificar la apariencia de las hojas de cálculo, tanto a nivel de celda, rango de celdas u hoja completa. En éste capítulo veremos las distintas opciones que se nos presentan e iremos trabajando con ellas con distintos ejemplos que se irán proponiendo. Al concluir la lección el alumno será capaz de variar la apariencia de la hoja de cálculo y darle un aspecto personalizado.

Formato de celda. Empecemos a variar la apariencia de una celda o un rango seleccionado de celdas. Excel nos permite variar su apariencia a través de una opción llamada "Formato de celda". Para acceder a dicha opción basta con seleccionar la celda o grupo de celdas deseados, hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar "Formato de celdas..."

Otra forma de acceder es a través de la barra de inicio donde se nos presenta también dicha opción.

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Una vez seleccionada la opción de formato de celdas se nos abrirá la siguiente ventana que hemos visto en ejemplos anteriores.

Pueden observar que en la parte superior de la ventana existen varias pestañas. A continuación veremos cada una de ellas. Número Para una mejor comprensión reproduzca la siguiente hoja de cálculo.

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Seleccione el rango B2 hasta B4. Sobre el área seleccionada hacemos botón derecho y pulsamos formato de celdas.

Pulsamos en la categoría Personalizada y selecciona Estándar.

Muestra el formato seleccionado.

Selecciona el tipo de formato.

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A continuación en el cuadro de Tipo y siempre después de la palabra Estándar escribimos “Kg”. No olvide poner las comillas forma parte de la sintaxis que debe llevar .

Alineación.

Por defecto, los datos se alinean dentro de la celda de acuerdo con el tipo de dato que se trata. Por ejemplo, los textos se ajustan a la izquierda y los números a la derecha. Si queremos cambiar la alineación de los datos dentro de las celdas utilizamos la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas. En la celda que deseamos cambiar alineación hacemos botón derecho  formato celda.

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Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo Fuente Excel nos permite personalizar el aspecto de la información escrita en las celdas, pudiendo cambiarle el color de la letra, tamaño etc... Haga clic en Inicio y en la cinta de opciones de Fuente encontrará un conjunto de botones que serán explicado a continuación.

- Elegir el tipo de fuente y el tamaño del texto.

.

Puede también cambiar el tamaño haciendo uso de los botones

, que

aumentan o disminuyen el tamaño por cada clic. - Cambiar los estilos: Activa o desactiva la Negrita. Activa o desactiva la Cursiva. Activa o desactiva el Subrayado simple. Puedes utilizar los tres a la vez sobre el mismo texto. - Colorear la celda o el texto (A).

.

Al hacer clic sobre la flecha descendente de la derecha se abrirá la paleta de colores y a continuación seleccione el color que desee.

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Estas opciones también las tienen disponibles en el apartado formato de celda de cada una de las celdas. Para acceder a ella hacer clic con el botón derecho de una celda y seleccionar la opción "Formato de celda".

Pueden observar que en la pestaña "Fuente" aparecen todas las opciones que hemos explicado.

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Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo Bordes. A través del formato de celdas podemos poner bordes a una o un rango de celdas. Para ello seleccionar la celda o grupo de celdas que deseemos y acceder al formato de celdas, concretamente a la pestaña Bordes. En esta pestaña podemos ver las distintas opciones para los bordes de las celdas.

Relleno

A través de la pestaña relleno podemos conseguir el siguiente efecto.

Para conseguirlo seleccionar en primer lugar la celda, acceder al formato de celda como hemos hecho hasta ahora y acudir a la pestaña "Relleno"

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Pueden observar que por defecto está activada la opción "Sin color" tal y como hemos comprobado. Si deseamos añadir un color determinado basta con seleccionarlo en la paleta de colores. Si el color deseado no se encuentra en la paleta podemos buscarlo a través del botón "Más colores..."

También podemos seleccionar el color si conocemos los valores que conforman ese color a través de la pestaña "Personalizado" que aparece en esta ventana.

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Incluso se pueden añadir efectos de relleno como degradados a través del botón "Efectos de relleno..."

Pudiendo seleccionar el color inicial y final del degradado así como el sentido de la degradación. Protección

Supongamos que tenemos una hoja de cálculo definida para la introducción de datos por otras personas, pero que solo han de escribir en determinadas celdas sin poder modificar nada más de la hoja. Para ello debemos ir a la pestaña "Proteger" del formato de celdas.

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Pueden observar que podemos bloquear la celda y también ocultarla.

Anchura y altura de las columnas y filas. Podemos modificar tanto el ancho como el alto de las filas y columnas. Este proceso es muy sencillo. Para variar el ancho de una columna basta con situarnos en el borde de la letra identificativa de la columna, en ese momento el cursor de ratón cambiará como puede verse en la figura.

Con el cursor como se muestra en la figura, pulsar con el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia la izquierda o la derecha para aumentar o disminuir el tamaño de la celda. Otra forma de variar la anchura es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la letra identificativa de la columna y seleccionar la opción "Ancho de columna..."

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En la ventana que nos aparecerá podemos escribir el valor exacto que deseamos para la columna. Para el caso de las filas el procedimiento es el mismo. Debemos situar el cursor sobre el borde del número identificativo de la fila y variar con el ratón la altura o bien a través de la opción "Alto de fila.." que se presenta en el menú contextual.

Ocultando y mostrando columnas, filas u hojas de cálculo. Otra opción disponible en Microsoft Excel es la de poder ocultar filas, columnas u hojas de cálculo. Para ocultar una fila o columna basta con seleccionar la letra o número identificativo (según proceda), hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción "Ocultar".

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En este caso he ocultado la columna E como apreciar.

Si deseamos volver a hacer visible la columna se deben seleccionar la columna anterior y posterior a la columna oculta con la tecla "Mayús", hacer clic con el botón derecho de ratón y seleccionar "Mostrar"

Después de realizar esta acción volverá a aparecer la columna. En el caso de las filas el procedimiento es exactamente el mismo.

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En cambio si deseamos ocultar una hoja debemos hacer clic con el botón derecho sobre la solapa de hoja que deseamos ocultar y seleccionar la opción "Ocultar" tal y como se muestra.

En este caso se ha ocultado la hoja 2. Si deseamos volver a hacerla visible hacer clic con el botón derecho sobre cualquiera de las solapas y seleccionar "Mostrar..."

Se abrirá una pequeña ventana donde deberemos seleccionar la hoja u hojas que queremos volver a hacer visible. En este caso solo está la hoja 2. Seleccionarla y pulsar Aceptar.

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Formato de la hoja de cálculo. Todas las opciones que hemos ido viendo hasta el momento acerca de la apariencia de la hoja de cálculo y que hemos ido variando, podemos predefinirlas desde un principio a través de la opción "Formato" que se encuentra en la barra de inicio.

Observen como todas las opciones que se han ido explicando las tenemos disponibles en este menú contextual y como se ha comentado se puede definir antes de comenzar el trabajo.

Cambiar nombre a Hojas. El Excel nos permite cambiar el nombre de cada una de las hojas. Es mucha más fácil acceder a una hoja la cual hemos puesto un nombre “amigable” que recordar que en hoja1 contiene los ingresos y que la hoja 2 contiene los gastos.

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Por ello podemos personalizar el nombre de las hojas. Veamos a continuación como se puede poner un nombre personalizado a cada hoja.

Hacemos botón derecho sobre la hoja a cambiar y seleccionamos cambiar nombre.

A continuación escribimos el nombre nuevo de la hoja.

Formatos condicionales Excel nos permite variar el formato de una celda a partir de una condición que nosotros pongamos. Veámoslo con un ejemplo para entenderlo mejor.

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Supongamos que en una celda se van a introducir valores numéricos. Y que en función de esos valores el formato de la celda cambie. En el ejemplo que vamos a implementar vamos a hacer que cuando se introduzca un valor entre 1 y 100 en una celda el formato del número sea negrita con color de relleno azul en la celda. Si el valor el superior a 100 se mantendrá el formato de la celda. Expliquemos paso por paso cómo hacerlo. Seleccionar una celda cualquiera y seleccionar la opción Formato condicional que se encuentra en la barra de inicio. En el menú contextual seleccionar "Nueva regla..."

Se nos abrirá la siguiente ventana.

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Seleccionar "Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan" para que la condición se establezca en la celda que hemos seleccionado. A continuación introduzcan los valores para establecer la conidición. Para variar el formato de la celda cuando se cumpla la condición pulsar sobre "Formato...". Se abrirá la ventana de formato que hemos visto en puntos anteriores. Seleccionar el valor Negrita para la fuente y el color azul de relleno. Seleccionado los valores pulsar sobre Aceptar en el cuadro de diálogo. vamos a comprobar su funcionamiento. En teoría si introducimos un valor comprendido entre el 1 y el 100 la celda se rellenará de color azul y el dato aparecerá en negrita. Si es mayor, no habrá ningún cambio. Prueben a introducir por ejemplo el valor 35. Pueden observar cómo se cumple la condición.

Prueben ahora a borrar el valor introducido y a continuación introducir el valor 130. Pueden observar como ahora el formato de la celda no varía.

Autoformato Excel contempla varios formatos predeterminados que se pueden aplicar a las tablas de datos. Se selecciona el conjunto de datos de la tabla a los que se les quiere aplicar un formato estándar. En solapa inicio selecciona

dar formato como tabla y aparecerán formatos

predefinidos. Seleccionando el formato deseado se aplicará automáticamente.

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UNIDAD 8: F贸rmulas.


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A continuación vamos a conocer el funcionamiento de las fórmulas en Excel así como los posibles mensajes de error que nos puede mostrar si una fórmula no ha sido insertada correctamente. El alumno se será capaz de crear fórmulas matemáticas básicas. Valorar la importancia que tiene el manejo de la aplicación en el mundo empresarial. De manera práctica el alumno abrirá la aplicación así como introducirá datos y creará operaciones de cálculo con el objeto de resolver operaciones matemáticas cotidianas.

Operadores y Prioridad Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia. Veamos de modo resumido los operadores que forman cada uno de los operadores. Operadores Aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador

Significado

Ejemplo

+

Suma

9+2

-

Resta

4-2

Negación

-2

*

Multiplicación

5*4

/

División

5/2

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%

Porcentaje

40%

^

Exponente

3^2

Operadores de comparaciรณn Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lรณgico: VERDADERO o FALSO. Operador

Significado

Ejemplo

=

Igual a

A1=B1

>

Mayor que

A1>B1

<

Menor que

A1<B1

>=

Mayor o igual que

A1>=B1

<=

Menor o igual que

A1<=B1

<>

Distinto de

A1<>B1

Operadores de concatenaciรณn Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador

Significado

Ejemplo

&

Concatena dos valores

"Hola"&"mundo"

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Operadores de referencia Los siguiente operadores se pueden combinar rangos de celdas para los cálculos. Operador

Significado

Ejemplo

:

Operador de rango que B1:B10 genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias,

éstas

incluidas. ;

Operador de unión que SUMA(B1;D15) combina varias referencias en una sola.

(espacio)

Operador de intersección B7:D7 C6:C8 que genera una referencia a las celdas comunes a las dos referencias.

Visto los operadores de Excel. Veamos la prioridad con que realiza los cálculos la aplicación, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular, separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

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Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará en la prioridad que se indica en la siguiente tabla.

Orden Operador

Descripción

1

Operadores de Referencia

2

Negación

-1

3

Porcentaje

%

4

Exponente

^

5

Multiplicación y división

*y/

6

Suma y resta

+y-

7

Concatenar

&

8

Operadores de comparación

En caso de existir paréntesis, se ejecutarán las operaciones que se encuentran en el interior del paréntesis en el orden que se indica en la tabla anterior. Una vez calculado el paréntesis se continuará ejecutando los cálculos en el orden dado.

Escritura de Fórmulas. Ya sabemos los operadores que se pueden utilizar en Excel. Veamos varios ejemplos para conocer cómo se escriben las fórmulas en Excel. Recordar que para escribir una fórmula debemos escribir el sigo igual (=). Una vez creada la formula pulsamos Enter.

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Operación

Ejemplo

Suma ( + )

Resta (-)

Multiplicación( * )

División ( / )

Potencias

Veamos otros ejemplos en los que no insertaremos nosotros mismo los números que intervendrán en la operación.

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Supongamos que requerimos el calcula de la siguiente fórmula.

Haz clic en la celda A1 de una hoja de cálculo en blanco. Y escribe la siguiente fórmula. =927 / (2,8 - 1,5) Pulsa enter. El resultado de la operación será.

Observamos que en la propia celda A1 aparece el resultado 713,076923, y en la sección de la fórmula observamos la fórmula que hemos escrito.

Mediante el uso cuidadoso del paréntesis pueden escribirse en una línea fórmulas tan complejas como queramos. Veamos el ejemplo.

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La fórmula sería la que se muestra a continuación. ( (126 -104) / (2,3*0,9) ) / ( ( 28^2 ) – ( 1,005 / 0,7 ) )

Copia de fórmulas. Supongamos el siguiente caso práctico.

Tenemos dos columnas con valores aleatorios. Supongamos que en la columna C queremos almacenar el valor de la suma de los dos valores que corresponden a la misma fila, es decir, en la celda C2 queremos obtener el resultado de la suma de las celdas A2 y B2. En C3 la suma de las celdas A3 y B3, y así sucesivamente hasta llegar a la celda C6 y obtener la suba de las celdas A6 y B6. Obviamente podemos ir insertando las fórmulas en cada una de las celdas, pero Excel nos ofrece una solución mucho más sencilla. Coloquémonos en la celda C2 y escribamos la fórmula para realizar la suma que deseamos.

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Escrita la fórmula pulsar Enter y se hará el cálculo. El siguiente paso será decirle que deseamos realizar la misma operación en el resto de celdas. Para ello pulsar con el cursor del ratón en la esquina inferior derecha de la celda y arrastrar hasta la última celda que deseamos realizar la operación, en este caso la celda C6.

Una vez que realicemos la operación la fórmula se copiará y se realizarán los cálculos.

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Referencias relativas, absolutas y mixtas. Referencias relativas

De manera predetermina Excel utiliza referencias relativas al momento de insertar una referencia de celda en una fรณrmula. Las referencias relativas son actualizadas automรกticamente por Excel al momento de copiar la fรณrmula a otra ubicaciรณn tal y como vimos en los ejemplos anteriores donde copiรกbamos las fรณrmulas.

En el siguiente ejemplo tenemos una fรณrmula en la celda F6 que realiza la suma de varias celdas.

Si copiamos la fรณrmula una celda hacia abajo, descubriremos que Excel modifica todas las referencias agregando una fila a todas ellas, es decir, realizarรก en este caso la suma de las celdad A2, B3 y C4. Observa el cambio en las referencias despuรฉs de haber copiado la fรณrmula.

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Referencias absolutas A diferencias de las referencias relativas, las referencias absolutas no se modifican aunque copiemos la fórmula a otras celdas. Para hacer que una referencia se convierta en absoluta utilizamos el símbolo de moneda ($) anteponiéndolo a la columna y fila de la referencia. Tomando el mismo ejemplo anterior, vamos a convertir la referencia a la celda A1 en una referencia absoluta. En la siguiente imagen se puede apreciar en la barra de fórmulas que de todas las referencias incluidas en la fórmula solo la referencia a la celda A1 es absoluta.

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Observen como hemos incluido el símbolo “$” delante de la columna A y de la fila 1 para convertir la celda A1 en referencia absoluta. Si copiamos la fórmula en la celda C8 y nos fijamos en la barra de fórmulas, podemos apreciar que se han desplazado en la fórmula a las celdas B3 y C4, pero en cambio se mantiene en la celda A1. Esto ocurre porque como dijimos anteriormente, hemos convertido la celda A1 en referencia absoluta.

Toda las referencias has sido modificadas agregando una fila, pero la referencia a la celda A1 se mantenido fija porque es la única referencia absoluta en nuestra fórmula. Referencia Mixta Una vez comprendido el concepto de referencia relativa y absoluta será mucho más sencillo comprender el concepto de referencia mixta. Como su propio nombre indica es una mezcla de la referencia relativa y la referencia absoluta. En el ejemplo anterior convertimos una celda en referencia absoluta una celda añadiendo el símbolo “$” delante de la columna y fila a la que pertenecía. En cambio en la referencia mixta tan solo añadiremos el símbolo “$” a una de ellas, a la fila o a la columna, haciéndola así referencia mixta.

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Referencias externas y vínculos. Entre las opciones que nos ofrece Microsoft Excel tenemos la posibilidad de hacer referencia al contenido de las celdas de otro libro. Puede hacer referencia a rangos de celdas específicas, a un nombre específico de los rangos de celdas, o bien definir un nombre para la referencia externa.

Para hacer dicha referencia debemos seguir los siguientes pasos. En primer lugar debemos tener los dos libros abiertos. Seguidamente seleccionar la celda donde deseamos incluir la referencia y escribir el signo igual “=”. Escrito el signo = vamos al otro libro y seleccionamos la celda o grupo de celdas a las que deseamos realizar la referencia. Volvemos al libro donde deseamos hacer la referencia y pulsamos la tecla Enter.

Resolución de errores en las fórmulas Cuando Excel entiende que una fórmula no se introduce correctamente, le mostrará un mensaje de error.

- Tipos de errores:

A continuación enumeramos los errores más comunes.

Error : #¡div/0!.

Se produce cuando se divide una fórmula por 0.

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Una vez escrita la fórmula pulsa Enter.

Verás que en la celda B4 nos mostrará el mensaje de error.

Para corregir este error cambiar el valor de la celda b2 y en lugar de un 0 poner otro número.

Pulsamos Enter y vemos como se corrige el error.

Error: # ¡VALOR! Este mensaje de error es debido a que ha incluido en la fórmula algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numérico sino de texto.

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Para una mejor comprensión se sugiere copie el siguiente ejemplo en una hoja de cálculo.

Una vez escrita la fórmula pulsa enter.

Verás que en la celda B5 nos mostrará el mensaje de error.

Para corregir este error haz doble clic en la celda B5

Localizamos el error en la fórmula.

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Observamos que se nos ha colado la referencia a la celda A2 la cual es el nombre de Mariano, por lo que estamos intentando sumar un texto con el valor 5.

Borramos esa referencia y ponemos la referencia de la celda B2.

Pulsamos Enter.

Error: # ¿NOMBRE?

Este error le indica que hay algún error en la escritura de la fórmula, espacio o letra incorrecta. Para una mejor comprensión se sugiere copie el siguiente ejemplo en una hoja de cálculo.

Una vez escrita la fórmula pulsa enter.

Verás que en la celda B5 nos mostrará el mensaje de error.

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Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo

Para corregir este error haz doble clic en la celda B5

Localizamos el error en la fórmula.

Observamos que se nos ha colado la referencia a la celda b3. Borramos esa referencia.

Pulsamos Enter.

Error: ### Si cuando ha realizado la fórmula aparecen los símbolos # en la celda es indicativo de que el resultado no cabe en ese ancho. Amplíe la anchura de la columna para ver bien los resultados. Error: #¡ref!.

Se da cuando una referencia de celda no es válida. Por ejemplo, si se ha eliminado celdas a las que hacían referencia a otras fórmulas. Para subsanar el error puede volver a recuperar las celdas a las que se hacía referencia o bien eliminar la referencia en la fórmula.

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- Herramientas de ayuda en la resolución de errores.

Si en algún momento no conocemos el error con el que nos encontramos o no sabemos resolverlo, Excel nos ofrece una herramienta para ayudarnos a resolver los posibles errores que se encuentren en la hoja de cálculo.

Supongamos que nos encontramos ante éste error.

Si no conocemos el tipo de error o no sabemos corregirlo podemos acudir a la pestaña "Fórmula" y seleccionar la opción "comprobación de errores".

En ese momento Excel comprobará las fórmulas que se encuentra en la hoja de cálculo y nos avisará si encuentra algún error.

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Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo

En este ejemplo podemos ver cómo encuentra un error y nos muestra el siguiente mensaje.

Como pueden apreciar localiza la celda donde se encuentra el error y nos da una breve descripción del tipo de error. Además tenemos la posibilidad de acceder a la barra de fórmulas para modificar los parámetros de la fórmula y subsanar el error.

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Módulo 2