Page 1

-

ราง -

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual) สํานักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบขาราชการ (ก.พ.ร.)

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

วัตถุประสงคของหลักสูตร เพื่อใหผูเขารับการอบรม • มีความรู ความเขาใจ ในหลักการหรือแนวทางในการจัดทําเอกสารที่ จําเปนในองคกร • เขาใจโครงสรางเอกสารในระบบมาตรฐานสากล • สามารถจัดทําคูมือการปฏิบัติงานของหนวยงานตนเองไดอยางมี ประสิทธิภาพ • สามารถนําเครือ่ งมือตาง ๆ เพื่อมาชวยในการวิเคราะหและชวยในการ ปรับปรุงกระบวนการทํางานในหนวยงานตนเองได • เขาใจและทราบประโยชนในการควบคุมเอกสารและวิธีการควบคุม คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

หัวขอการฝกอบรม 1. ภาพรวมของระบบเอกสารภายในองคกร 2. โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร 3. ประเภทของเอกสารตาง ๆ ในองคกร 4. วัตถุประสงคและประโยชนของเอกสารแตละประเภท 5. ลักษณะของเอกสารการปฏิบัติงานที่ดี 6. คุณสมบัติและทักษะของผูจ ัดทําเอกสารการปฏิบัติงาน 7. ขั้นตอนในการจัดทําคูมือการปฏิบัติงาน 8. แนวทางและเทคนิคในการจัดทําเอกสารประเภทตาง ๆ 9. เมื่อใดตองปรับปรุงคูมือ และปรับปรุงอยางไร 10. ปญหาและอุปสรรคในการจัดทําคูมือ 11. การแกไขและปองกัน 12. การควบคุมเอกสารที่เปนมาตรฐานสากล คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

คําจํากัดความ เอกสารคืออะไร • สิ่งหรือสื่อที่ใชอธิบายถึงทิศทาง แนวทาง ขั้นตอนหรือวิธีการ ปฏิบัติงาน โดยอาจจะอยูในลักษณะตาง ๆ เชน ระเบียบปฏิบัติ คูมือการปฏิบัติงาน วิธีการทํางาน รูปภาพ แบบฟอรม เปนตน

การจัดทําเอกสารคืออะไร • การกําหนดแนวทาง ขั้นตอน หรือวิธีการไวเปนลายลักษณอักษร เพื่อใชในการติดตอสื่อสารหรือเปนแนวทางในการปฏิบัติงาน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ภาพรวมดานเอกสารภายในองคกร (Documentation Overview) เอกสารของแตละองคกรมักประกอบดวย – – – – –

เอกสารแสดงวิสัยทัศน ภารกิจ นโยบาย และวัตถุประสงค ขององคกร คูมือคุณภาพ (Quality Manual) ระเบียบปฏิบัติ คูมือการปฏิบัติงาน (Procedure) วิธีการทํางาน (Procedure/Work Manual/Work Instruction) เอกสารจากภายนอกที่จําเปนตองใชในการปฏิบัติงาน (Support Document)

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

แบบฝกหัด A • แบบฝกหัด A : โครงสรางของเอกสารในองคกรที่ดี • เวลาในการทํากิจกรรม : 5 นาที • แบบฟอรม A

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร โดยทั่วไปแบงเปน 4 ระดับ คูมือคุณภาพ (Quality Manual)

1

ระเบียบปฏิบัติงาน (Procedure Manual), คูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual)

2 3

วิธีปฏิบัติงาน/วิธีการทํางาน ( Work Instruction)

4

แบบฟอรม, บันทึกและเอกสาร สนับสนุน (Form, Record and

Support document) คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ระดับที่ 1: คูม ือคุณภาพ คูมือคุณภาพ (Quality Manual) • ระบุรายละเอียดขององคกร และนโยบาย วิสัยทัศน ภารกิจ ของ องคกร • ประกอบดวยกระบวนการตางๆที่อยูใ นความรับผิดชอบขององคกร • อางอิงถึงระเบียบปฏิบัติที่สนับสนุนนโยบายขององคกรและ กระบวนการ • อธิบายปฏิสัมพันธของแตละกระบวนการภายในองคกร

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

โครงสรางของคูมือคุณภาพ ประกอบดวย – – – – – –

วัตถุประสงค/ขอบเขตขององคกร ขอมูลแนะนําองคกร ประวัติองคกร โครงสรางองคกร หนาที่ความรับผิดชอบ นโยบายขององคกร (นโยบาย วิสัยทัศน ภารกิจ) ผังกระบวนการภายในองคกร รายละเอียดของแตละกระบวนการโดยสังเขป

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ประโยชนของคูมือคุณภาพ • เปนแนวทางใหกับเจาหนาที่ทราบถึงนโยบาย วิสัยทัศน ภารกิจ ขององคกร • ใชอธิบายจุดประสงคและโครงสรางองคกร • สรางความประทับใจใหแกบุคคลทั่วไป ใหมีความมั่นใจมากขึ้น • ใชอธิบายรายละเอียดของกระบวนการ • เปนพื้นฐานสําหรับผูบริหารใชในการทบทวนและตรวจติดตาม ระบบบริหารคุณภาพภายใน

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ระดับที่ 2: ระเบียบปฏิบัติ / คูมือการปฏิบัตงิ าน (Procedure / Work Manual) • เปรียบเสมือนแผนที่บอกเสนทางการทํางานที่มีจุดเริ่มตน และสิ้นสุดของกระบวนการ • ระบุถึงขั้นตอนและรายละเอียดของกระบวนการตางๆ ของ องคกรและวิธีควบคุมกระบวนการนั้น • มักจัดทําขึ้นสําหรับลักษณะงานที่ซับซอน มีหลายขั้นตอนและ เกี่ยวของกับคนหลายคน • สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการ ปฏิบัติงาน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

วัตถุประสงคของการจัดทํา ระเบียบปฏิบัต/ิ คูม อื การปฏิบัติงาน 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

เพื่อใหการปฏิบัติงานในปจจุบันเปนมาตรฐานเดียวกัน ผูปฏิบัติงานทราบและเขาใจวาควรทําอะไรกอนและหลัง ผูปฏิบัติงานทราบวาควรปฏิบัติงานอยางไร เมื่อใด กับใคร เพื่อใหการปฏิบัติงานสอดคลองกับนโยบาย วิสัยทัศน ภารกิจ และเปาหมายขององคกร เพื่อใหผูบริหารติดตามงานไดทุกขั้นตอน เปนเครื่องมือในการฝกอบรม ใชเปนเอกสารอางอิงในการทํางาน ใชเปนสื่อในการประสานงาน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

โครงสรางของระเบียบปฏิบัต/ิ คูม อื การปฏิบัติงาน ประกอบดวย 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

วัตถุประสงค ขอบเขต คําจํากัดความ ความรับผิดชอบ ระเบียบปฏิบัติ (ขั้นตอน) เอกสารอางอิง แบบฟอรมที่ใช เอกสารบันทึก

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


ราง ประโยชนของการจัดทําระเบียบปฏิบัต/ิ คูมือการปฏิบัติงาน -

• • • • • • • • • • • • • •

ไดงานที่มีคุณภาพตามที่กําหนด ผูปฏิบัติงานไมเกิดความสับสน แตละหนวยงานรูงานซึ่งกันและกัน บุคลากรหรือเจาหนาที่สามารถทํางานแทนกันได สามารถเริ่มปฏิบัติงานไดอยางถูกตองและรวดเร็วเมื่อมีการโยกยายตําแหนงงาน ลดขั้นตอนการทํางานที่ซับซอน ลดขอผิดพลาดจากการทํางานที่ไมเปนระบบ ชวยเสริมสรางความมั่นใจในการทํางาน ชวยใหเกิดความสม่ําเสมอในการปฏิบัติงาน ชวยลดความขัดแยงที่อาจเกิดขึ้นในการทํางาน ชวยลดการตอบคําถาม ชวยลดเวลาในการสอนงาน ชวยใหการทํางานเปนมืออาชีพ ชวยในการออกแบบระบบงานใหมและปรับปรุงงาน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ระดับที่ 3: วิธีปฏิ ิ งาน/วิธีการทํางาน ปฏิบัตงา (Work Instruction) • วิธีการปฏิบัติงานจะมีรายละเอียดวิธกี ารทํางานเฉพาะ หรือแตละขั้นตอนยอยของกระบวนการ เปนขอมูล เฉพาะ คําแนะนําในการทํางานและรวมทั้งวิธีทอี่ งคกร ใชในการปฏิบัติงานโดยละเอียด

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

การจัดทําเอกสารวิธีปฏิบัติงาน • มีลักษณะดังนี้ – ไมมีโครงสรางที่ชัดเจน เขียนไดหลายลักษณะตามความ เหมาะสมของงาน – ควรเขียนใหเขาใจงาย มีความยืดหยุนและรัดกุม – ใชคําศัพทใหเหมาะสมกับผูใชงานเอกสาร – อาจเปนขอความ Flow chart รูปภาพ รูปการตูน หรือวีดิโอ

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ประโยชนของเอกสารวิธีปฏิบัติงาน • ผูปฏิบัติงานทราบรายละเอียดและทํางานไดอยางถูกตอง • ทราบถึงตําแหนงงานที่รับผิดชอบ • ทราบถึงเทคนิควิธีการทํางาน

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ระดับที่ 4:แบบฟอรม บันทึกและเอกสารสนับสนุน เปนเอกสารที่ใชในการทํางานเพื่อใหงานนั้นๆ มี ความสมบูรณ • แบบฟอรม (Forms) – ใชสําหรับลงบันทึกผลการทํางานและผลลัพธที่ไดจากการ ทํางานในระบบบริหารคุณภาพ

• บันทึก (Record) – จะถูกเก็บไวสําหรับการเรียกออกมาใชและควบคุมตาม กระบวนการควบคุมบันทึก

• เอกสารสนับสนุน (Support Document) – เอกสารที่ใชอธิบายรายละเอียดปลีกยอยในการทํางานใน รูปแบบที่องคกรมีใชอยู เชน พระราชบัญญัติ กฎหมาย หนังสือชีแ้ จง มาตรฐานตาง ๆ เปนตน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ประโยชนของแบบฟอรมและเอกสารสนับสนุน • • • •

ชวยใหการทํางานนั้นๆ มีความสมบูรณ ครบถวน เปนเอกสารอางอิงในการทํางาน ชวยใหไมทํางานผิดขั้นตอน ชวยปองกันอุบัติเหตุ ทํางานไดอยางปลอดภัย

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

สาเหตุที่หลายองคกรไมจัดทําคูมอื • อางอิงบุคคลในหนวยงานทีท่ ํางานมานาน มีประสบการณสูง จึงไมเห็น ความจําเปนในการจัดทําคูมือ • บางหนวยงานมีลักษณะงานที่ไมซ้ําซอน มีขั้นตอนนอยและตายตัวไมมี การเปลีย่ นแปลง จํานวนบุคลากรไมมากจึงไมเห็นความจําเปนในการ จัดทําคูม ือ • บางหนวยงานไมเคยมีคนใหมเขามาทํางาน คนเดิมหรือคนปจจุบันรูง าน หมดแลว จึงไมเห็นความจําเปนในการจัดทําคูมือ

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

แบบฝกหัด B • แบบฝกหัด B : วิเคราะหเอกสารระเบียบปฏิบัติหรือ คูมอื การปฏิบัติงานของทาน • เวลาในการทํากิจกรรม : เตรียม 5 นาที • แบบฟอรม B

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ตัวอยางเอกสารการปฏิบัติงาน ระเบียบปฏิบัติหรือคูมือการปฏิบัติสําหรับกระบวนการที่ปฏิบัติประจํา ไดแก • • • • •

การจัดซื้อจัดจาง การจัดการฝกอบรม การตรวจสอบภายใน การนิเทศงาน การประเมินผลการปฏิบัติงาน

ระเบียบปฏิบัติหรือคูมือการปฏิบัติสําหรับโอกาสพิเศษหรือเฉพาะกิจ ไดแก • • •

การเตรียมงานฉลองสิริราชสมบัติครบ 60 ป การเตรียมการตอนรับราชอาคันตุกะที่เสด็จรวมงาน การประชุม APEC คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ลักษณะของเอกสารการปฏิบัติงานทีด่ ี • • • • • • •

กระชับ ชัดเจน เขาใจไดงาย เปนประโยชนสําหรับการทํางานและฝกอบรม เหมาะสมกับองคกรและผูใชงานแตละกลุม มีความนาสนใจ นาติดตาม มีความเปนปจจุบัน (Update) ไมลาสมัย แสดงหนวยงานที่จัดทํา วันที่บังคับใช มีตัวอยางประกอบ

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

คุณสมบัติและทักษะ ของผูจัดทําเอกสารการปฏิบัติงาน คุณสมบัติ • มีความรูความเชีย่ วชาญในการ ปฏิบัติงานเรื่องนั้น ๆ • เปนคนชางสังเกต • เอาใจใสในรายละเอียดของการ ปฏิบัติงาน • รูทฤษฎีและความรูพื้นฐานของการ วิเคราะหระบบงาน • รูหลักการสื่อสารในรูปแบบตาง ๆ • รูเทคโนโลยีสมัยใหม คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

ทักษะ • ทักษะการวิเคราะห (Analysis Skills) • ทักษะการสื่อสาร (Communication Skills) • ทักษะออกแบบ (Design Skills) • ทักษะการประเมินผล (Evaluation Skills)


-

ราง -

ใครบางที่เกีย่ วของ • • • •

ผูปฏิบัติงานในกระบวนการ ผูจัดทําเอกสารการปฏิบัติงาน ผูอนุมัติ ผูอาน – ภายในองคกร • ผูบริหาร • รัฐบาล • ขาราชการ

– ภายนอกองคกร • ประชาชน • ผูเ ขาชมงาน

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

12 ขั้นตอนการจัดทําเอกสารการปฏิบัติงาน 1. 2. 3. 4. 5. 6.

ศึกษารายละเอียดของงานจากเอกสาร สังเกตการปฏิบัติงานจริง จัดทํา Work Flow อยางงาย จัดทํารายละเอียดในแตละขั้นตอน มีการทดสอบโดยใหผูปฏิบัติงานอาน และผูที่ไมได ปฏิบัติงานอาน ตรวจสอบกับนิติกร วามีประเด็นใดขัดตอกฎหมาย หรือ กฎระเบียบของทางหนวยงานหรือไม หากมีใหแกไข ปรับปรุง คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

12 ขั้นตอนการจัดทําเอกสารการปฏิบัติงาน (ตอ) 7. 8. 9. 10. 11. 12.

ขออนุมัติ บันทึกเขาระบบการควบคุมและแจกจายเอกสาร ดําเนินการแจกจายหรือเผยแพร ดําเนินการฝกอบรมหรือชี้แจงวิธีการใช มีการทดสอบความเขาใจของผูใชงาน รวบรวมขอเสนอแนะเพื่อปรับปรุงคูมือใหเกิด ประสิทธิภาพสูงสุด

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

เครือ่ งมือพิเศษในการจัดทําเอกสาร 1.การศึกษาและวิเคราะหกระบวนการ (Process Analysis) – Input-Output Analysis Process

ผลลัพธที่ตองการ

ทรัพยากรที่จําเปน ขอกําหนด

Inputs

Output

หลักเกณฑ เงื่อนไข

2. การใช Flow Chart คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

การกระทําเพื่อเปลี่ยนสภาพ Input ไปเปน Output


-

ราง -

แนวทางการเขียน Flow Chart Flow Chart คืออะไร? การใชสัญลักษณตางๆ ในการเขียนแผนผังการทํางาน เพือ่ ใหเห็น ถึงลักษณะ และความสัมพันธกอนหลังของแตละขั้นตอนใน กระบวนการทํางาน

ประโยชนของ Flow Chart • • • • •

ชวยใหเขาใจกระบวนการทํางานงายขึ้น เปนเครื่องมือสําหรับฝกอบรมพนักงาน การชี้บงถึงปญหา และโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ ชวยใหเห็นภาพความสัมพันธระหวางบุคคล สะดวกในการนําไปเขียนเปนระเบียบปฏิบัติ คูมือการปฏิบัติงานหรือวิธีการปฏิบัติงาน ในลําดับตอไป

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

สัญลักษณที่ใช จุดเริ่มตนและสิ้นสุดของกระบวนการ กิจกรรมและการปฏิบัติงาน การตัดสินใจ เชน การตรวจสอบ การอนุมัติ แสดงถึงทิศทาง หรือการเคลื่อนไหวของงาน จุดเชือ่ มตอระหวางขั้นตอน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

การเขียน Flowchart z z z z z z

ผูเขียนควรเขาใจกระบวนการและการปฏิบัติงานจริง กําหนดกระบวนการที่ตองเขียน Flowchart เขียนขัน้ ตอน กิจกรรม การตัดสินใจ จัดลําดับกอนหลังของขั้นตอนดังกลาว เขียน Flowchart โดยใชสัญลักษณที่เหมาะสม ตรวจสอบและปรับปรุง Flowchart ทีเ่ ขียนเสร็จ z z z z

ปฏิบัติได กระบวนการมีประสิทธิภาพ ไมซ้ําซอน ทําแลวไดประโยชน

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ตัวอยาง Flow Chart ออกเอกสารขอซื้อ (PR) No อนุมัติ Yes ลง LOG ออกใบ P/O สงใบ P/O สงคืน

No ตรวจสอบสินคา Yes จัดเก็บเขาคลังสินคา

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

กิจกรรม C • แบบฝกหัด C: รูปแบบของคูมือการปฏิบัติงาน • เวลาในการทํากิจกรรม : เตรียม 10 นาที นําเสนอ กลุมละ 5 นาที • แบบฟอรม C

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ตัวอยางระเบียบปฏิบัติ ชื่อหนวยงาน...... ระเบียบปฏิบัติเรื่อง

เลขที่

การจัดซื้อ

QP-PUR-001

จัดทําโดย ______________________

แกไขครั้งที่ วันที่บังคับใช 00

ตรวจสอบโดย _______________________

19/11/0

แกไขครั้งที่

19/11/05

00

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

ขอความ เอกสารออกใหม

1/7

อนุมัติโดย _______________________

ประวัติการแกไข วันที่บังคับใช

หนา


-

ราง -

ตัวอยางระเบียบปฏิบัติ (ตอ) ชื่อหนวยงาน.......

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

ระเบียบปฏิบัติเรื่อง

เลขที่

แกไขครั้งที่

วันที่บังคับใช

หนา

การจัดซื้อ

QP-PUR-001

00

19/11/05

2/7

วัตถุประสงค ขอบเขต คําจํากัดความ ความรับผิดชอบ ระเบียบปฏิบัติ เอกสารอางอิง แบบฟอรมที่ใช เอกสารบันทึก

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

1. วัตถุประสงค (Objectives) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบถึงวัตถุประสงคในการจัดทําเอกสารเรื่องนี้ ขึ้นมา

• ตัวอยางวัตถุประสงคเรื่อง : คูมือการตรวจสอบภายใน เพื่อใหมั่นใจวาไดมีการปฏิบัติตามขอกําหนด ระเบียบ หลักเกณฑ เกี่ยวกับการตรวจสอบภายในที่กําหนดไวอยางสม่ําเสมอและมี ประสิทธิภาพ สอดคลองกับนโยบายและวัตถุประสงคขององคกร คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

2. ขอบเขต (Scope) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคูมือวาครอบคลุมตั้งแต ขั้นตอนใด ถึงขัน้ ตอนใด หนวยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

• ตัวอยางขอบเขตเรื่อง : คูมือการตรวจสอบภายใน ระเบียบการปฏิบัตินี้ครอบคลุมขั้นตอนการตรวจสอบภายในของผูตรวจสอบภายใน และผูรับการตรวจสอบ ตั้งแตการวางแผนการตรวจสอบ การดําเนินการตรวจสอบ การจัดทํารายงานผลการตรวจสอบ และการตรวจติดตามซ้ํา สําหรับทุกครั้งที่มีการ ตรวจสอบ ของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

3. คําจํากัดความ (Definition) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบถึงคําศัพทเฉพาะซึ่งอาจเปนภาษาไทยหรือ ภาษาอังกฤษ หรือคํายอ ที่กลาวถึงภายใตระเบียบปฏิบัตินั้นๆ เพื่อใหเปน ที่เขาใจตรงกัน

• ตัวอยางคําจํากัดความ เรื่อง : คูมือการตรวจสอบภายใน Auditor = ผูตรวจสอบที่ไดรับมอบหมายอยางเปนทางการ Auditee= แผนก หนวยงาน หรือบุคคลผูไดรับการตรวจสอบ CAR = Corrective Action Report - การรองขอใหดําเนินการแกไข คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

4. หนาที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบวามีใครบางที่เกี่ยวของกับระเบียบปฏิบัตินั้น ๆ โดยมักจะ เรียงจากผูอํานาจหรือตําแหนงสูงสุดลงมา

• ตัวอยางหนาที่ความรับผิดชอบเรื่อง : คูมอื การตรวจสอบภายใน ผูอํานวยการกอง: อนุมัติแผนการตรวจสอบ ติดตามและพิจารณาผลการตรวจสอบ ภายใน หัวหนากลุมทุกกลุม: รับทราบและใหความรวมมือในการตรวจสอบ นักวิชาการ 6 ว. : จัดทําแผน ดําเนินการตรวจสอบ สรุปผลและติดตามผล คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

5. ขั้นตอนการปฏิบัติหรือระเบียบปฏิบัติ (Procedure) • ความหมาย: เปนการอธิบายขั้นตอนการทํางานอยางละเอียด วาใคร ทําอะไร ที่ไหน อยางไร เมื่อใด โดยสามารถจัดทําไดในรูปแบบตาง ๆ ไดแก การใชขอความอธิบาย การใชตาราง อธิบาย การใชแผนภูมิ และการใช Flow Chart

• ตัวอยางการเขียนขั้นตอนการปฏิบัติ 5.1 เขียนรายละเอียดเอกสารที่ตองการจัดทํา แกไขหรือเปลี่ยนแปลง 5.2 พิจารณาเหตุผลการขอจัดทํา แกไขหรือเปลี่ยนแปลง 5.3 ดําเนินการจัดทํา 5.4 แจกจายสําเนาเอกสาร 5.5 บันทึกการแจกจาย คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

6.เอกสารอางอิง (Reference Document) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ตองใชประกอบคูกันหรืออางอิงถึงกัน เพื่อใหการปฏิบัติงานนั้นๆ สมบูรณ ไดแก ระเบียบปฏิบัติเรื่องอื่น พระราชบัญญัติ กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทํางาน เปนตน

• ตัวอยางเอกสารอางอิงเรื่อง : คูมือการตรวจสอบภายใน ระเบียบการปฏิบัติเรือ่ งการแกไขและปองกัน(QP-QMR-01) ระเบียบปฏิบัติเรือ่ งการทบทวนโดยฝายบริหาร (QP-QMR-02)

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

7.แบบฟอรมที่ใช (Form) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบถึงแบบฟอรมตาง ๆ ที่ตองใชในการบันทึก ขอมูลของผูที่เกี่ยวของ ในการปฏิบัติงานของกระบวนการนัน้ ๆ

• ตัวอยางแบบฟอรมเรื่อง : คูมือการตรวจสอบภายใน แบบวางแผนการตรวจสอบภายใน (Audit Plan) (F-AD-01) แบบคําถามการตรวจสอบภายใน (Audit Checklist) (F-AD-02) แบบรายงานผลการตรวจสอบภายใน (Audit Report) (F-AD-03) คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

8.เอกสารบันทึก (Record) • ความหมาย: เปนการชีแ้ จงใหผูอานทราบวาบันทึกใดบางที่ตองจัดเก็บเพื่อเปนข นขอมูลหรือหลักฐาน ของการปฏิบัติงานนั้น ๆ พรอมทั้งระบุถึงผูรับผิดชอบในการจัดเก็บ สถานที่ ระยะเวลา และวิธีการจัดเก็บ

• ตัวอยางเอกสารบันทึก เรือ่ ง : คูมือการตรวจสอบภายใน ชื่อเอกสาร

ผูรับผิดชอบ

สถานที่จัดเก็บ ระยะเวลา

วิธีการจัดเก็บ

Audit Checklist

นักวิชาการ ตรวจสอบภายใน

หองเอกสารของผู ตรวจสอบ

10 ป

เรียงตามวันที่

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

วิธีการเขียนขัน้ ตอนการปฏิบัติงาน • ในการเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงาน (หัวขอที่ 5) ของโครงสราง เอกสารระเบียบปฎิบัติอาจอยูในรูปของ – – – –

ขอความทั้งหมด (Wording) ตาราง (Table) แผนภูมิจําลอง (Model) เปนผังการไหลของการปฏิบัติงาน (Flow Chart)

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ตัวอยางการเขียนขั้นตอนแบบขอความ ขัน้ ตอนการรับการฝกอบรม 5.1

ผูขอรับการฝกอบรม 5.1.1 ศึกษาขอมูลหรือหลักสูตรที่จาํ เปนตอการปฏิบัติงาน 5.1.2 กรอกแบบคํารองขอรับการฝกอบรมภายนอกพรอมแนบหลักฐานหรือขอมูลของ หลักสูตรดังกลาว 5.1.3 เสนอใหผบู ังคับบัญชาจนถึงระดับผูอํานวยการอนุมัติ 5.1.4 นําสงยังกองการเจาหนาที่ลวงหนากอนวันสัมมนาหรือฝกอบรม 15 วัน

5.2

เจาหนาที่ฝายการเจาหนาที่ 5.2.1 ติดตอสถาบันหรือหนวยงานทีจ่ ัดฝกอบรม 5.2.2 สงเรื่องยังหนวยงานการเงินเพื่อของบประมาณ

5.3

ผูเ ขารับการฝกอบรม 5.3.1 เขารับการฝกอบรมตามวันและเวลาที่กําหนด 5.3.2 เมื่อเสร็จสิ้นการฝกอบรม จัดทํารายงานพรอมนําสงเอกสารประกอบการฝกอบรม 5.3.3 นําความรูที่ไดรับไปจัดทําแผนพัฒนาและปรับปรุงตนเอง

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

ดูตัวอยางเพิ่มเติมจากเอกสารแนบเรื่องการควบคุมเอกสาร


-

ราง -

ตัวอยางการเขียนขั้นตอนแบบตาราง ผูรับผิดชอบ เจาหนาที่ กองการ เจาหนาที่ เจาหนาทีท่ ุก ระดับ

ขั้นตอนการ ดําเนินงาน

ระยะเวลา

1.สํารวจความจําเปนใน เดือนพฤศจิกายน ของทุกป การฝกอบรม

แบบฟอรมที่ใช แบบสํารวจความจําเปนใน การฝกอบรม (HR-TN-F-001)

ภายในเดือนธันวาคม แบบสํารวจความจําเปนใน 2. กรอกรายละเอียด ของทุกป การฝกอบรม ความตองการในการ ฝกอบรมและสงกลับคืน (HR-TN-F-001) กองการเจาหนาที่

หัวหนากลุมงาน 3. พิจารณา รวบรวม และจัดทําแผนการ กองการ ฝกอบรมประจําปสง ให เจาหนาที่ ผูอํานวยการกอง คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

ภายในเดือนมกราคม แผนการฝกอบรมประจําป ของปถัดไป (HR-TN-F-002)


-

ราง -

ตัวอยางการเขียนขั้นตอนแบบแผนภูมิ

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ตัวอยางการเขียนขั้นตอนแบบแผนภูมิ

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ตัวอยางการเขียนขั้นตอนแบบ Flow Chart ลําดับที่

ผังกระบวนการ

1 2

รายละเอียดงาน

ผูรับผิดชอบ

บึกทึก

เอกสารอางอิง

ออกเอกสารขอซื้อ (PR)

หนวยงานที่ขอซือ้ กรอกรายละเอียดสินคาที่จะ ซื้อ

ผูขอซื้อ

ใบ PR

PU-F-001

อนุมัติ

ผูมีอํานาจลงนามอนุมัติ หากไมอนุมัติใหผูขอ ซื้อนํากลับไปพิจารณาหรือแกไข

ผูมีอํานาจลง นาม

ใบ PR

บันทึกเลขที่ PR ในสมุดบันทึกเพือ่ เปน หลักฐานอางอิง

เจาหนาที่ จัดซื้อ

Log Book

PU-F-002

ออกใบ PO

เปดเอกสาร PO โดยกรอกรายละเอียดตาม เอกสาร PR

เจาหนาที่ จัดซื้อ

ใบ PO

PU-F-003

สงใบ PO

สงใบสั่งซื้อสินคา (PO) ใหกับทางผูขาย โดย ทาง Fax หรือE-mail และยืนยันการซื้อ

เจาหนาที่ จัดซื้อ

ใบ PO

ตรวจรับสินคาจากทางผูขาย หากไมตรงตาม ขอกําหนดใหสงคืน และไมตองชําระเงิน

เจาหนาที่ ตรวจสอบ

ใบตรวจ รับสินคา

QC-F-001

จัดเก็บสินคาที่ผานการตรวจสอบยังคลังสินคา และบันทึก Stock ใหตรงกับสินคา

เจาหนาที่ คลังสินคา

Stock Card

WH-F-001

No

Yes

3

ลง Log Book

4 5 6

สงคืน

No

ตรวจรับสินคา Yes

จัดเก็บเขาคลัง

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

กิจกรรม D • แบบฝกหัด D: การเขียนคูมือการปฏิบัติงานในรูปแบบ Flow Chart • เวลาในการทํากิจกรรม : 15 นาที • แบบฟอรม D

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

เทคนิคการจัดทําคูมือใหเขาใจงายและนาสนใจ • • • •

การใชภาพถายอางอิง การใชภาพการตูน การใชแบบฟอรมบันทึก การใช Multi Media

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

การใชภาพถายอางอิง • ขอดี – เขาใจไดงาย ประหยัดเนื้อที่ – เปนรูปธรรม จูงใจใหเกิดการปฏิบัติตามไดงาย

• ขอดอย – การหาภาพที่เหมาะสมอาจหาไดยาก – ความพรอมของอุปกรณและความสามารถในการถายภาพ – ไฟลภาพมีขนาดใหญในการจัดเก็บในคอมพิวเตอร คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ตัวอยางการใชภาพจริงอางอิง การนั่งปฏิบัติงานกับคอมพิวเตอร ผิดวิธี

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

ถูกวิธี


-

ราง -

เครือ่ งแตงกายหอง Gray room (smock)

Cap head cover

Gloves

Smock คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

shoes


-

ราง -

การใชภาพการตูน • ขอดี – มีสีสนั สะดุดตา นาสนใจ – เขาใจไดงายสําหรับผูอานทุกระดับ

• ขอดอย – ดูไมเปนทางการ – หาคนที่มีฝมือไดยาก – ลงรายละเอียดไดไมครบถวน

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ตัวอยางการใชภาพการตูน • คูมือการดูแลโรคปวดหลังจากการทํางาน

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

คูมอื การปองกัน โรคปวดหลังจากการทํางาน 1. จัดทาทางในการปฏิบัติงานทีถ่ ูกตอง

3. การยกของ

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

2. การนั่ง

4. การนอน


-

ราง -

การใชแบบฟอรม • ขอดี – มีความชัดเจนในการปฏิบัติงานไดตามขั้นตอน – เก็บรายละเอียดไดครบ – มีความยืดหยุน ในการแกไข

• ขอดอย – – – –

ไมมีรายละเอียดวิธีการบันทึกขอมูล หากไมมีการฝกอบรมวิธีการใช อาจผิดพลาดได แกไขไดยากหากสั่งพิมพจากโรงพิมพ สําเนาแบบฟอรมที่ไมชัดเจน

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ตัวอยางการใชแบบฟอรม • แบบฟอรมการควบคุมการแจกจายเอกสาร ชื่อคูมือการ ปฏิบัติงาน

รหัส เอกสาร

ผูจัดทํา

วันที่ ประกาศใ ช

หนวยงานที่ ตองแจกจาย

ผูถือครองเอกสาร

การจัดฝก อบรมภายใน

QP-TN-01

กลุม พัฒนาระบบ บริหาร สํานักงานฯ อ.ย.

1 ม.ค. 49

ทุกหนวยงาน ในกระทรวง สาธารณสุข

ผูบริหารตั้งแต ระดับหัวหนากลุม งาน ขึ้นไป

_______________ นายไสว ใจดี

การ ตรวจสอบ ภายใน

QP-AU-01

กลุม ตรวจสอบ ภายใน สํานักงานฯ อ.ย.

30 มิ.ย. 49

ทุกหนวยงาน ในกระทรวง สาธารณสุข

ผูบริหารตั้งแต ระดับหัวหนากลุม งาน ขึ้นไป

_______________ นายปรีดี ดีใจ

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

ลายมือชื่อ ผูรบั เอกสาร


-

ราง -

การใช Multi Media • ขอดี – มีความทันสมัยทั้งภาพและเสียง นาติดตาม – มีประสิทธิภาพในการสรางทําความเขาใจ – สะดวกในการเผยแพร จัดเก็บ หรือบันทึก

• ขอดอย – คาใชจายในการจัดทําสูง – ขอจํากัดดานความสามารถของบุคลากรในการใชงาน – ขอจํากัดดานความเพียงพอของเครือ่ งมืออุปกรณ คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ตัวอยางการใช Multi Media

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ขอควรคํานึงในการจัดทําเอกสาร • • • •

ใครคือผูใชเอกสาร : บุคคลภายในหรือภายนอกองคกร ปริมาณของเนื้อหา : มาก นอย การใชสัญลักษณหรือรูปภาพ : เหมาะสม เขาใจงาย การฝกอบรมวิธีการใช : โดยใคร เมือ่ ใด อยางไร สําหรับใคร

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

เมือ่ ใดที่ตองปรับปรุงคูมือและทําอยางไร เมื่อใด • เมื่อมีการปรับเปลี่ยนนโยบาย กระบวนการทํางาน • เมือ่ มีการปรับเปลี่ยนผูรับผิดชอบ แบบฟอรม หรือเอกสารอางอิงตางๆ • ควรมีการทบทวนกระบวนการที่ไมมีการเปลี่ยนแปลง อยางนอยทุก ๆ 3 ป เพื่อให แนใจวายังเปนฉบับปจจุบัน (Update)อยู

อยางไร • • • • • •

เสนอเรื่องเพื่อขออนุมัติจากเจาของเรื่องเดิมหรือผูมีอํานาจอนุมัติ ดําเนินการปรับปรุงตามความเหมาะสมตอการปฏิบัติงาน บันทึกประวัติการปรับปรุงวาไดเปลี่ยนแปลงเรื่องใด ดําเนินการแจกจายเพื่อทดแทนเอกสารคูมือฉบับเดิม นําเอกสารคูมือฉบับเดิมกลับมาทําลาย เก็บเอกสารคูมือตนฉบับของเดิมเพื่อใชอางอิง คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ปญหาและอุปสรรคในการจัดทําและใชงาน • ผูจ ัดทําเอกสารขาดความรู ความเขาใจในกระบวนการปฏิบัติงานนั้น ๆ อยางถองแท • ผูจ ัดทําเอกสารไมทราบวิธีการเลือกประเภทของคูมือใหเหมาะสมกับการปฏิบัติงาน ทําใหผูใชเขาใจยากและไมนําไปปฏิบัติตาม • ไมไดรับความรวมมือจากบุคคลตาง ๆ ที่เกี่ยวของในการใหขอมูล • ขาดอุปกรณที่เพียงพอและเทคโนโลยีที่ทันสมัย • ไมมีการสื่อสารหรือฝกอบรมวิธีการใชคูมือหลังจากทําเสร็จแลว • ไมมีการนําเอกสารที่จัดทําเสร็จแลวไปใชอยางจริงจัง • ไมมีการแกไขปรับปรุงใหทันสมัย • ผูที่ทําการแกไขเปลี่ยนแปลงไมใชเจาของเรื่องเดิม

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

การแกไขและปองกัน • มีการประชุมชีแ้ จงใหทุกหนวยงานทราบวาจะมีการจัดทําเอกสารการ ปฏิบัติงานขึ้นมาอยางเปนระบบ • มีการแตงตั้งตัวแทนของแตละหนวยงานเพือ่ จัดทําและประสานงาน ติดตามผล • ผูบริหารหรือระดับหัวหนางานตองใหการสนับสนุนและมีความรูใ นการ จัดทําเอกสารเชนเดียวกัน • จัดกิจกรรมในการสือ่ สารหรือเผยแพรเอกสารทีจ่ ดั ทําใหเปนทีเ่ ขาใจ

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

แบบฝกหัด E • • • •

แบบฝกหัด E: กรณีศึกษาเรื่องลักษณะของเอกสารที่ดี เวลาในการทํากิจกรรม : 15 นาที แบบฟอรม E ตัวอยางระเบียบปฏิบัติเรื่อง “การควบคุมเอกสาร”

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

การควบคุมเอกสาร • การควบคุมเอกสารคือ – ระบบการจัดการดานเอกสาร ครอบคลุมตั้งแต กระบวนการ ในการจัดทํา การทบทวน การอนุมัติ การแจกจาย การยกเลิก และการทําลาย

• เหตุผลของการควบคุมเอกสาร – เพื่อใหมั่นใจวา มีเอกสารทีจ่ ําเปนตองใช – เอกสารปฏิบัติงานมีความถูกตองและทันสมัย – การปฏิบัติงานไปในทิศทางเดียวกัน คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

การควบคุมเอกสาร(ตอ) • วิธีการควบคุมเอกสาร

– มีขั้นตอนการจัดการเรื่องเอกสาร (Document Procedure)

– – – – – – –

มีหมายเลข หมวดหมูเอกสาร (Index, Number) อนุมัติเอกสารโดยผูทอี่ ํานาจ (Approval) มีเอกสารหลัก (Master List) มีการชี้บง (Identification) ควบคุมการแจกจายเอกสาร (Distribution List) ควบคุมการเรียกเก็บเอกสารฉบับทีล่ าสมัย(Obsolete) ควบคุมเอกสารทั้งจากภายในและภายนอก (Internal & External Document Control)

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

วิธีการในการควบคุมเอกสาร • ระบบการจัดลําดับเลข

การควบคุม

– ตองงายตอการเขาใจ มีความตอเนือ่ ง เปดชองใหสามารถแกไข เพิม่ เติมได

• ตัวอยาง ไดแก – AA-BB-CC • AA = ประเภทของเอกสาร • BB = ชือ่ ยอของหนวยงานเจาของเอกสาร • CC = ลําดับเลขที่ของเอกสาร คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

แผน การเรียนรู ผลการ สมรรถนะ ปฏิบัติงาน ระเบียบปฏิบัติ เรื่อง การประเมินผล การปฏิบัติงาน QP-PM-01


-

ราง -

เทคนิคการสื่อสารคูมอื ไปยังผูใช • พิจารณาวาตองแจกจาย (Distribute) ใหผูใดบาง ไดแก ผูใชงาน หรือเกี่ยวของที่ตองรับทราบ • จะใชชองทางใดในการแจกจาย – สําเนาเอกสาร พรอมแนบจดหมายชีแ้ จง – จัดฝกอบรมวิธีการใช – Post บน Internet หรือ Intranet และเปดโอกาสใหซักถาม

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)


-

ราง -

ถาม-ตอบ

คูมือการปฏิบตั ิงาน (Work Manual)

QM0  

สํ า นั ก งานคณะกรรมการพั ฒ นาระบบข า ราชการ (ก.พ.ร.) - ราง- คูมือการปฏิบัติงาน (Work Manual) วั ต ถุ ป ระสงค ข องหลั ก สู ต ร วั ต ถุ ป...

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you