Issuu on Google+

ไอทีกบั ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ดร. ครรชิต มาลัยวงศ สํานักงานพัฒนาวิทยาศาสตรและเทคโนโลยีแหงชาติ 23 พฤศจิกายน 2544 1


เนือ้ หา 1. ระบบสําหรับงานองคการ 2. แนวความคิดสําคัญเกี่ยวกับระบบ 3. ระบบ Transaction Processing 4. ระบบ MIS 5. ระบบ ERP 6. ระบบ Data Warehouse 7. ระบบ Office Automation 8. ระบบ Groupware 9. ระบบ Intranet

2


ระบบสารสนเทศคืออะไร • Information System คือระบบที่เก็บรวบรวมขอมูล ทั้งภายในและภายนอกองคการไวเพื่อจัดทําเปน สารสนเทศ สําหรับอํานวยประโยชนในการดําเนินการ ขององคการ หรือเพื่อชวยการบริหารงานของผูบริหาร • ระบบ IS มีหลายลักษณะและรูปแบบ • ระบบ IS อาจแยกไดเปน – ระบบสนับสนุนการทํางานขององคกร – ระบบสนับสนุนการทํางานของผูบริหาร 3


นานาระบบ ES EIS, DSS MIS Transaction Processing System Office Automation

DB DBMS DB 4


BATCH PROCESSING Paper Tx ขอมูลเขามาเปนกระดาษ

Keying Operation Master File

Batched Tx

Computer

รวบขอมูลเปนชุด เชน 1 วัน นําไปปรับปรุงแฟมหลัก จัดทําเอกสาร/รายงาน

จัดทําเอกสารรายงาน Reports เมื่อดําเนินการ 5


ON-LINE PROCESSING ขอมูลจาก เครื่องปลายทาง บันทึกขอมูลเขาสู คอมพิวเตอรไทย อัตโนมัติ หรือโดยใช เครื่องปลายทางทันทีที่ ขอมูลเขา

คอมพิวเตอร

เอกสาร/ รายงาน

Master File จัดทําเอกสารรายงาน ทันทีทมี่ ีขอมูลเขา

6


ระบบ Transaction Processing • เปนระบบสําคัญยิ่งยวดของของหนวยงานที่บันทึกขอมูล บนกระดาษเปนจํานวนมาก เชน ธนาคาร หางสรรพสินคา ปกติมักจะเปนระบบแรก ๆ ที่นํามาใชในหนวยงาน เพราะ พิจารณาแลวคุมทุน สามารถประมวลผลขอมูลไดเร็วกวา และถูกตองมากกวา การใชมือทํางาน • อาจเปนระบบที่ใชเมนเฟรม มินิ หรือ Client/Server ก็ได • เปนรากฐานของระบบอื่น ๆ 7


ระบบบัญชีเงินเดือน (Payroll) • อาจเปนระบบเดียวกับระบบบุคลากร (PIS) ก็ได • ใชสาหรั ํ บคํานวณเงินเดือน คาจาง สวัสดิการ ภาษีหัก ณ ที่จาย คาประกันสังคม การคืนเงินยืม ฯลฯ และคํานวณคา YTD • ปรับปรุงแฟมบุคลากร(เพิ่ม/ลด/ปรับแก) • ปรับปรุงคาจางเงินเดือน อัตราตาง ๆ • พิมพรายงานประเภทตาง ๆ ประจํางวด, รายเดือน, ไตรมาส, รายป • เชื่อมตอกับ G/L และระบบงบประมาณ 8


Transaction Processing - batch mode

9


Transaction Processing - online mode

10


Customer Order

Transaction Processing - subsystems of a firm

Customer Invoice

Payment

Billing

Payment Notice

Sales Notice Sales Shipping Shipping Order Notice Shipping

Payroll Accounts Receivable Receivables

Sales Notice Sales Forecast Warehouse Transfer Notice

Production

Material Requisition

Inventory

Paychecks Employers

Payrolls Data

General Ledge Inventory Data

Material Transfer Notice

Accounts Payable Payables Approved Vendor Invoices

Purchase Purchasing Requisition

Inventory Transfer Notice

Purchase Order

Vendor Check

Vendors Purchase Order Vendor Invoice Receiving Report

Receiving

11


Management Information System • MIS เปนหลักการที่คิดมากวา 30 ปแลว เมื่อผูบริหารตองการ ประยุกตคอมพิวเตอรใหลึกซึ้งขึ้น และใหไดประโยชนมากขึ้นใน ดานการบริหาร • สวนสําคัญของการบริหารคือ ขอมูล ที่มาจาก Transaction ซึ่ง เมื่อนํามาประมวลผลแลวจะชวยระบุปญหา และโอกาสไดชัดเจน ขึน้ • MIS ตองสรางสวมระบบ TPS ที่จัดเก็บขอมูลอยางสมบูรณ หาก ระบบ TPS ไมดี ระบบ MIS ก็จะไมสมบูรณ และอาจกลายเปน MIS Management Information System ได

12


MIS ในรอบเดือนที่แลว มีการขายผลิตภัณฑอะไร มากนอยแคไหนไดเงินเทาใด ลูกคาประเภทใดชอบใชผลิตภัณฑแบบไหน ผลิตภัณฑอะไรกําลังขายไดมากขึ้น/นอยลง ลูกคารายใดสั่งซื้อสินคานอยลงกวาเดิม P.O.

Transaction Processing System

Report Invoice 13


DATA WAREHOUSE • ระบบสําหรับนําขอมูลจากระบบ TPS มาไวในฐานขอมูลที่แยก ตางหาก เพื่อใหผูใชเขาไปวิเคราะหหาความหมายในแงมุมตาง ๆ ขององคกร • โดยปกติตองมีซอฟตแวรสามประเภท – Warehouse Construction Software สําหรับใชดึงขอมูลที่เกี่ยวของ ออกมาจากฐานขอมูลหลัก ตรวจสอบขอมูล แลวบรรจุลง Warehouse – Warehouse Operation Software ไดแกบรรดาระบบจัดการฐาน ขอมูลตาง ๆ – Warehouse Access and Analysis Software ไดแกซอฟตแวร สําหรับวิเคราะหขอมูลตาง ๆ ที่อยูใน Warehouse

14


องคประกอบของ Data Warehouse

Query

Users

Data Warehouse

Warehouse Access Analysis SW

Operational Database

Data

Warehouse construction Software

Warehouse Operation Software

15


Office Automation • การประยุกตไอทีเพื่อชวยใหงานในสํานักงานสะดวก ขึ้น ประกอบดวย อีเมล การประมวลคํา ไปรษณียเสียง การกอปปเอกสารและแฟม การจัดทําและจัดเก็บ เอกสาร การทําตารางนัด การจัดทําภาพลักษณ เอกสาร • OA ทีใ่ ชไดผลควรเปนระบบเครือขาย และใชจริงตั้ง แตระดับผูบริหารถึงพนักงาน • ปญหาพื้นฐานคือไมคุนเคยกับแปนพิมพ 16


OA ชวยลดกระดาษหรือไม • ลดไดถาใชเปน • จุดสําคัญคือการฝกอบรมพนักงานใหรูจักใชซอฟตแวร และเขาใจขั้นตอนการทํางาน • กําหนดวิธีการใชงานใหเปนระบบที่ดี – การตั้งชื่อแฟมขอมูล และแฟมเอกสาร – การกําหนดแบบฟอรมเอกสาร – การใชเครื่องมือเขาชวย เชน Spell Check

• พิจารณาวามีเอกสารใดบางที่จะจัดเก็บเปนระบบดิจิทัลได • กําหนดนโยบายและมาตรฐานการทํางานใหชัดเจน 17


Technological areas of office systems domain Distributed computing - RPC - ISO/OSI - Object- oriented etc.

Computer supported cooperative work Conferences

Group decision support

Hypertext/ hypermedia

Coordination systems

Multiuser editors Complex office procedures

Document / data modeling Semantic Document Shared data models standards documents Document / data storage Object-oriented Distributed Federated databases databases databases

Document management and Interchange - ODIF - SGML - EDIFACT Multimedia extensions

- data models - synchronization - data transfer - I/O abstractions - database support 18


Groupware • ซอฟตแวรที่สนับสนุนการทํางานรวมกับเปนกลุม แต ยังไมมีคาจํ ํ ากัดความที่ตรงกัน • ฟงกชันทั่วไปคือ e-mail, eBBS, e-conference, การจัด ตารางนัดรวมกัน การจัดทําและใชเอกสารรวมกัน การ สงเอกสารผานระบบกระแสงาน แบบฟอรม อิเล็กทรอนิกส Desktop video conferencing • ตัวอยาง Groupware คือ Lotus Notes และ Microsoft Exchanges • มีสว นเกี่ยวของกับระบบ OA และระบบเครือขาย

19


20


21


22


23


24


25


26


27


28


29


30


ระบบอินทราเน็ต Company

Partner

Internet

Firewall

Partner

Intranet

Dial-up access 31


ระบบ Extranet Partner Partner Partner Partner Partner

Company

SSL

Internet

Firewall

Partner

Intranet

Dial-up access 32


ระบบ Extranet Extranet content supplier partner (401k Forum Inc.)

Company Intranet

Internet Service connection

Firewall

Web server

Extranet application and database

Analyst reports

Financial analysis Financial data 33


Intranet, the Internet, and extranets Corporate intranet Legacy data

Network

Firewall TCP/IP protocols Databases Programs

Shared database Business partner intranet Extranet

Internet

Legacy data

TCP/IP protocols Databases Programs

Firewall

Network 34


ฟงกชันของ Groupware • • • • • • • •

Electronic mail Fax Voice Messaging Internet Access BBS Personal calendaring Group calendaring Electronic Conferencing

• • • • • • •

Task management Desktop video conferencing Database access Workflow routing Reengineering Electronic Forms Group documents 35


แนวความคิดในการพัฒนา Groupware • การนําเอา Groupware มาใชใหไดผลนั้นขึ้นอยูกับวัฒน ธรรมองคกร การเมืองภายใน และการตอตานของพนักงาน และผูบริหาร • ผูเชี่ยวชาญและนําการพัฒนาควรดําเนินการดังนี้ 1. มอบหมายผูสนใจ Groupware ใหมีหนาที่รับผิดชอบ 2. เลือกโครงการนํารอง 3. กําหนดนิยามปญหา 4. เลือก Groupware (Randy Barrett, “Will Groupware Become the Ultimate User Interface”,Enterprise Reengineering 31 June 1996).

36


ตัวอยางคะแนนและหัวขอการพิจารณา Groupware จาก Burger King หัวขอ

Maintainability Seamlessness Scaleability Complex to build Ease of Use Performance Security Windows GUI conformity Administration Future direction Flexibility Code maintenance/language features Minimizes custom coding Meets business requirements Total

คะแนน 10 7 3 8 10 10 6 2 5 6 3 5 5 20 100

37


ระบบ EDI • Electronic Data Interchange ระบบแลกเปลี่ยนขอ มูลอิเล็กทรอนิกส • ใชสําหรับการสื่อสาร เอกสารธุรกิจระหวางบริษัทและ องคการที่เกี่ยวของโดยอัตโนมัติผานระบบเครือขาย คอมพิวเตอร ในบางกรณีไมตองมีพนักงานดําเนินการ ก็ได • จําเปนตองมีมาตรฐานกลางสําหรับระบุเอกสารและ ขอมูล องคการสหประชาชาติไดเขามาพัฒนามาตร ฐานนี้ เรียกวา EDIFACT

38


แผนภาพ EDI ผูซื้อ

P.O.

P.O. B.L./Invoice

ผูใหบริการ EDI

ผูขาย B.L./Invoice

Mailbox

ธนาคาร ของผูขาย

ธนาคาร ของผูซื้อ บริษัทขนสงสินคา

39


The building blocks of electronic commerce Credit cards, EDI, digital cash Security E-mail, Web FAQs E-mail, Web Shared databases Online catalogs Networked communities Shipping infrastructure

Electronic Commerce Applications Services Production Distribution Network

Databases Multimedia authoring Information production Manufacturing Internet Value-added networks Cable TV Telephone networks 40


EDI information flow buyer and seller Seller

Finance department

Manufacturing department

Sales department

EDI processing computer PO delivery

Automated order confirmation

EDI processing computer Finance department

Purchasing department

Buyer

Shipping department

Delivery of product (s) Receiving department

Initiate purchase request

Inventory & Warehousing 41


ตัวอยางระบบ EIS

42


ตัวอยางระบบ EIS ของ สวทช. • ระบบ EIS สําหรับรายงานความกาวหนาในการ ดําเนินงานของหนวยงานที่ไดทุนประเดิม • มีลักษณะเหมือนกับการรายงานผลการดําเนินงาน โครงการ • ใชระบบ Lotus Notes เปนพื้นฐาน 43


หนาจอแสดงรายชือ่ โครงการจําแนกตามสังกัดและประเภทโครงการ

44


รายละเอียดขอมูลโครงการ

45


หนาจอแสดงรายงานความกาวหนาการดําเนินงานของแตละโครงการ

46


รายงานความกาวหนาการดําเนินงาน

47


รายงานประกอบดวยขอมูลการดําเนินงาน การเงิน และบุคลากร

48


หนาจอแสดงรายชื่อบุคลากรภายนอก

49


รายละเอียดขอมูลบุคลากร

50


ประวัติการศึกษา และ ประวัติการทํางาน

51


หนาจอแสดงรายชื่อองคกรหรือหนวยงานตางๆ

52


รายละเอียดขอมูลองคกร

53


MISsuranaree