Issuu on Google+

1

สัมมนาและองคประกอบของการสัมมนา ความหมาย สัมมนา มีรากศัพทมาจากภาษาบาลี คือ สํ แปลวา รวม + มน แปลวา ใจ จึงอาจแปลวา รวมใจกันหรือการรวมเพื่อ แสดงความคิดเห็นใหขอเสนอแนะในอันที่จะบรรลุขอตกลงรวมกัน Seminar เปนรากศัพทจากภาษากรีกหรือภาษาลาตินวา Seminarium หมายถึง กลุมนิสิตหรือนักศึกษาที่มีความรู ความสามารถพิเศษ อาจเปนนักศึกษาระดับ ปริญญาตรีปสุดทายหรือสูงกวาปริญญาตรีก็ได โดยนักศึกษาเหลานี้จะตองทํา การศึกษาคนควาหรือทําวิจัยที่สําคัญ ซึ่งเปนงานมอบหมายจากศาสตราจารย ผูเชี่ยวชาญหรืออาจารยในแตละสาขา ซึ่งนัก ศึกษาจะมีโอกาสไดถกเถียงปญหาในแงมุมตางๆ และไดขอสรุปรวมกัน พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน การสัมมนา หมายถึง การประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนความรูและความคิดเห็นเพื่อ หาขอสรุปในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ผลของการสัมมนาถือวาเปนเพียงขอเสนอแนะ ผูที่เกี่ยวของจะนําไปปฏิบัติตามหรือไมก็ได คณะกรรมการบัญญัติศัพทของกรมสามัญศึกษา กระทรวงศึกษาธิการ การสัมมนา หมายถึง ความรวมใจกัน (Meeting of the Minds) ดร.วิจิตร ศรีสอาน ใหความหมายวา การจัดสอนในระดับ สูง ผูเรียนตองมีพื้นฐานความรูในรายวิชานั้นมาแลวเปน อยางดี Gove เขียนไวใน Webster's International Dictionary of the English Language Unabridged : สัมมนามีหลายความ หมาย เชน 1. กลุมผูเรียนในระดับสูง เรียนรูเรื่องใดเรื่องหนึ่งภายใตการสอนของ ศาสตราจารย ผูเรียนแตละคนจะทําวิจัย และนําวิจัยของตนมาแลกเปลี่ยนผลงานโดยการบรรยาย รายและอภิป ราย 2. เปนวิชาสอนดวยวิธีการสอนแบบสัมมนา เปนวิชาที่เรียนไดอยางกวางขวาง กาวหนา และเปนวิชาสําหรับ ระดับบัณฑิตศึกษา 3. เปนการประชุมที่ใหขอมูล มีการอภิปราย สรุป และใหคําปรึกษาหารือ จากความหมายและคําอธิบายนิยามศัพ ท ของคําวา สัมมนา ที่แตกตางกันอยางไรก็ตาม ถาวิเคราะหลักษณะกิจ กรรมสัมมนาจากนิยามศัพ ทไมวาจะเปนวิธีการสอน หรือการประชุมจะมีประเด็นที่คลายคลึงกัน ดังนี้ 1. มีกิจกรรมคลายการประชุม 2. เปนกระบวนการรวมผูสนใจในความรูวิชาการที่มีระดับใกลเคียงกัน หรือแตกตางกันมาสรางสรรคองคความ รูใหม 3. รูป แบบการจัดจะยืดหยุนผันแปรตามวัตถุป ระสงค 4. องคความรูห รือปญ หาที่นํามาเปนหัวขอจัดจะตองเปนปญหาวิชาการ 5. ผูเขารวมสัมมนาไมวาจะอยูในฐานะใดมีโอกาสพูดคุย ซักถาม โตตอบ และแสดงความคิดเห็นตอกันทุกคน มี โอกาสพัฒนาทักษะการพูด การฟงและการนําเสนอ ความเชื่อ ความคิดและความรูอื่น ๆ 6. การจัดสัมมนา จะมีผูนําและผูตามในกระบวนการเรียนรู กลาวคือ อาจมีวิทยากรหรือผูรูผูเชี่ยวชาญเปนผูนํา และผูเขารวมสัมมนาเปนผูตามในการเรียนรู 7. ผลของการสัมมนา ไมจําเปนตองออกมาเปนรูป ธรรมหรือถือเปนแนวปฏิบ ัติ แตจะเปนผลจากกระบวนการ เรียนรู (Process) มากกวา ตัวผลของการสัมมนา (Product) โดยหมายความวา ผลสัมมนาจะไดในรูป ของผู รวมไดพัฒนาการฟง การคิด การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกัน ไดเรียนรูวาการคิดของผูอื่น ของตน เองมีวิธีการคิดเหมือนกันหรือตางกันอยางไร


2

8. การสัมมนาจะเปนกระบวนการหรือเครื่องมือในการหลอหลอมกอใหเกิดความรูใหมจากการแลกเปลี่ยน ความรู ความคิดเห็น จากความสําคัญและลักษณะดังกลาว สัมมนาเปนกิจกรรมพัฒนาบุคลากร สงเสริมการตัดสินใจอยางมีเหตุผล และ สงเสริมการปกครองแบบประชาธิป ไตย องคประกอบของการจัดสัมมนา 1. บุคคลและกลุมบุคคล 2. โครงการ 3. วิธีการจัดหรือรูป แบบการจัด 4. เนื้อหาและเรื่องราว บุคคลและกลุมบุคคล หมายถึง ผูเกี่ยวของกับการจัดสัมมนาโดยแบงออกเปน 3 กลุม คือ 1. ผูจัดสัมมนา ไดแก บุคคลหรือกลุมบุคคลซึ่งทําหนาที่จัดการสัมมนา ครั้งนั้นๆ ใหบรรลุตามวัตถุประสงคท ี่ตั้ง ไว 2. ผูสัมมนา ไดแก บุคคลที่อยูในหนวยงานเดียวกัน ประสบปญ หารวมกันหรือตองการแสวงหาความคิดใหม รวมกัน และประสงคที่จะแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ถายทอดความรูและหาทางแกปญหารวมกัน 3. วิทยากร ไดแก บุคคลซึ่งมีบทบาทในการสัมมนาชวยสรางเสริมใหการสัมมนาบรรลุเปาประสงคท ี่ตั้งไว อาจ จะเปนผูมาใหความรู ใหประสบการณแกผูเขารวมสัมมนา ดังนั้นวิทยากรที่ดีจะตองมีลักษณะดังนี้ 3.1 เปนผูมีความรู ความสามารถและประสบการณในหัวขอ ในการสัมมนานั้นเปนอยางดี 3.2 เปนผูท ี่มีความสามารถในการถายทอดการจัดกิจกรรมและใชเทคโนโลยีป ระเภทตางๆ ประกอบ 3.3 เปนผูท ี่มีมนุษยสัมพันธดี มีชื่อเสียงและเปนที่รูจักอยางกวางขวางในสังคม 3.4 เปนผูท ี่มีความคิดกาวหนาทันสมัย ใจกวาง มีเหตุผล ควบคุมอารมณไดดี ยอมรับความคิดเห็น และ วิธีการการใหมๆ 3.5 เปนผูท ี่รอบคอบไมป ระมาท มีการเตรียมการ และคนควาหาความรูเพิ่มเติมในหัวขอที่จะใหการ สัมมนาลวงหนา หนาที่ของบุคคลและกลุมบุคคลในการจัดสัมมนา 1. ผูจัดสัมมนา มีหนาที่ 1.1 สงหนังสือเชิญผูที่เกี่ยวของเขารวมการสัมมนาพรอมกําหนดการตางๆ ควรเชิญลวงหนาอยางนอย 7 วัน 1.2 ติดตอเชิญวิท ยากร การเชิญควรมีการติดตอลวงหนาเปนการสวนตัวกอน จึงทําหนังสือเชิญเปนทางการ 1.3 จัดกําหนดการสัมมนา ไดแก การจัดหัวขอในการสัมมนา ซึ่งควรจัดสลัยใหเหมาะสมกับเวลาและหัว เรื่อง ตลอดจนเวลาพักระหวางสัมมนา 1.4 จัดเตรียมเอกสารที่ใชในการสัมมนา รวมทั้งจัดพิมพคําบรรยาย หรือเอกสารที่วิทยากรนํามาเสนอทัง้ กอนและหลังการสัมมนา 1.5 จัดเตรียมสถานที่และเครื่องอํานวยความสะดวกในการสัมมนา รวมทั้งบริการเกี่ยวกับอาหารและเครื่อง ดื่ม 1.6 จัดรวบรวมภูมิห ลังของผูรวมสัมมนา เพื่อใหวิท ยากรไดรูจักและดําเนินกิจกรรมตางๆ ในการสัมมนาได ดียิ่งขึ้น


3

2. ผูสัมมนา มีหนาที่ 2.1 แสดงความคิดเห็นหรือซักถามวิทยากรในโอกาสที่เหมาะสม และควรยกมือกอนจะพูดหรือถามทุกครั้ง 2.2 กอนพูดทุกครั้งควรบอกชื่อและนามสกุล พรอมทั้งสถานที่ทํางานเพื่อสะดวกในการประสานงานของผู จัดและสรางความคุนเคยของผูเขารวมสัมมนา 2.3 ควรใหความรวมมือกับ ผูนําอภิปรายในโอกาสที่มีการแบงกลุมยอยในการสัมมนา และควรแสดงขอคิด เห็นตางๆ ไมควรนั่งเฉยๆ แตไมควรผูกขาดการพูดเพียงคนเดียว 3. วิทยากร มีหนาที่ 3.1 เตรียมเอกสารเพื่อประกอบการบรรยายหรือนําเสนอตามหัวเรื่องที่ไดรับ มอบหมาย และควรมอบเอกสาร นั้นใหฝายจัดสัมมนาจัดพิมพแจกผูเขารวม 3.2 กลาวบรรยายหรือนําเสนอหัวขอตามที่ไดรับ มอบหมาย แตไมควรอานตามเอกสารที่ได ควรอธิบ าย เฉพาะหัวขอที่สําคัญเพิ่มเติม นอกเหนือจากที่ป รากฏในเอกสาร ขมวดแนวคิดที่นาสนใจเปนแนวทาง ใหผูเขารวมสัมมนาสานตอความคิด 3.3 เปดโอกาสใหผูเขารวมสัมมนาไดซักถามขอสงสัยตางๆ หลังจากกลาวบรรยายหรืออภิป รายไว โครงการ การจัดทําโครงการสัมมนานับเปนสวนสําคัญสวนหนึ่ง เพราะโครงการเปนแนวทางและแผนงานที่ใชใน การจัดสัมมนา 1. โครงการตองไดจากการวางแผนรวมกัน 2. โครงการตองวางแผนไวอยางมีระบบ 3. โครงการตองมีเปาหมายชัดเจน 4. โครงการตองชัดเจนและสามารถปฏิบตั ิได 5. โครงการตองมีรายละเอียด วิธีการจัดสัมมนา วิธีการจัดสัมมนานั้นมีหลายวิธี แตละวิธีใหการเรียนรูตางกัน ในการเลือกวิธีการสัมมนานั้นก็ เลือกวิธีการที่สามารถตอบสนองกับ วัตถุประสงคที่ตั้งไวแตสวนมากในการจัดสัมมนาจะใชวิธีการหลายๆ วิธีมาประสม ประสานกัน เพราะวิธีการจัดสัมมนาแตละวิธีนั้นจะใชไดผลกับสถานการณหนึ่ง แตอาจใชไมไดผลดีกับ อีกสถานการณหนึ่ง เนื้อหาเรื่องราว (หัวขอ) เปนสิ่งที่จะทําใหวัตถุประสงคบรรลุผล ซึ่งเนื้อหาในการสัมมนาสวนมากจะเปนการมุง เนนในดานการแกปญ หารวมกันหรือเปนการเรียนรูแ ละไดประโยชนจากการแกป ญหารวมกัน เนื้อหาหรือเรื่องราว (หัวขอ) การสัมมนาเปนสิ่งสําคัญที่จะชวยใหการสัมมนาเปนที่นาสนใจของสมาชิก กระบวนการจัดสัมมนาและหนาที่ของคณะกรรมการ กระบวนการสัมมนา หมายถึง ขบวนการตางๆ ตั้งแตเริ่มสัมมนาไปจนกระทั่งการสัมมนาไดสนิ้ สุดลง ซึ่งมีขั้น ตอนและระยะเวลาดําเนินการดังนี้ ระยะที่ 1 กอนการสัมมนา ระยะที่ 2 การดําเนินการสัมมนา ระยะที่ 3 ภายหลังการจัดสัมมนา ระยะที่ 1 กอนการสัมมนา


4

สิ่งที่จะตองพิจารณาในการสัมมนา คือ การหาความตองการในการสัมมนา ซึ่งเปนขั้นที่ 1 อาจจะไดมาหลาย วิธีการ เชน • การพิจารณาจากปญหาที่เกิดขึ้นบางประการ ในหนวยงานหรือองคกร • พิจารณาจากความตองการของบุคลากร โดยการสํารวจความคิดเห็นหรือการสอบถาม การสัมภาษณ หรือโดยการวิจัย • พิจารณาจากนโยบายหรือจุดมุงหมายของหนวยงานหรือขององคการนั้นๆ วาตองการอยางไร บุคคลใน องคการเขาใจเปาหมายชัดเจนหรือไม ซึ่งเปนแนวทางหนึ่งที่จะทําใหเขาใจเปาหมายไดชัดเจน หรือ การ จัดสัมมนา • การพิจารณาปญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นในการทํางาน แนวทางที่จะแกไขปญหาที่เกิดขึ้นไดก็โดยการ จัดสัมมนา ในระยะเตรียมกอนการสัมมนาขั้นที่ 2 คือ ระยะเตรียมการจัดสัมมนาหลังจากที่ไดรูป ระเด็นปญหาและตกลงใจที่จะใหมีการสัมมนาแลว ก็จะตองมี ลําดับขั้นปฏิบ ัติดังนี้ • แตงตั้งคณะดําเนินการและอนุกรรมการ • เลือกหรือแตงตั้งผูอํานวยการ/ ประธาน/ ที่ปรึกษา ที่กรรมการทั้งหมดทําหนาที่ตางๆ กัน • กําหนดวัตถุประสงค • เลือกหรือกําหนดประเด็นปญ หาหรือหัวขอการสัมมนา • จัดประเด็นปญหา หรือหัวขอยอย • ตกลงวิธีการสัมมนา • กําหนดตัววิทยากร • กําหนดสถานที่ วัสดุ อุปกรณ • กําหนดวัน เวลา และตารางการสัมมนา • กําหนดงบประมาณ • กําหนดกิจกรรมที่ใชในการสัมมนา และกิจกรรมเสริม ภายหลังจากที่ป ฏิบ ัติตามขั้นตอนดังกลาวแลวก็เขียนเปนโครงการสัมมนาขึ้น ในระยะเตรียมการสัมมนาขั้นที่ 3 ก็เปนการดําเนินการตามหนาที่ของกรรมการหรืออนุกรรมการ เชน • การประชาสัมพันธการสัมมนา • การเชิญวิท ยากร การออกหนังสือเชิญแกสมาชิกเพื่อเขารวมสัมมนา • การเตรียมการดานการลงทะเบียน • การเตรียมการดานเอกสาร • การเตรียมการดานอาหาร เครื่องดื่ม และที่พ ัก • การเตรียมการดานยานพาหนะ ขนสง ฯลฯ ระยะที่ 2 การดําเนินการสัมมนา


5

ในการดําเนินการจัดสัมมนานั้น แตละวิธีการจัดก็แตกตางกันออกไป แตจะดําเนินการไปตามลําดับ ขั้นดังนี้ คือ ขั้นที่ 1 พิธีเปดสัมมนา อาจจะทําพิธีเปดโดยผูอํานวยการจัด ประธานการจัดสัมมนา หรือเปดโดยแขกผูมี เกียรติหรือบุคคลสําคัญ ซึ่งเปนพิธีที่นิยมปฎิบัติกันโดยทั่วๆ ไป ขั้นที่ 2 การประชุมใหญโดยสมาชิกทั้งหมดมาประชุมรวมกัน ซึ่งอาจมีกิจกรรมในขั้นนี้ เชน การบรรยาย การอภิป ราย หรือการถกประเด็นของปญหา การสาธิต ฯลฯ ขั้นที่ 3 การประชุมกลุมยอย หลังจากขั้นที่ 2 แลว ก็จะแบงกลุมสมาชิกออกเปนกลุมยอย ตามลักษณะปญหา และความสนใจ แลวก็ดําเนินการสัมมนาในกลุมยอย โดยมีการถกปญหา การเสนอขอคิดเห็นการ อภิปราย โดยทําลําดับขั้นดังนี้ คือ • เสนอประเด็นปญหา • หาสาเหตุของปญหา • วิเคราะหปญหา • หาวิธีการแกปญหาตาง ๆ เหลานั้นมาหลายๆ วิธี • เลือกวิธีการแกปญหาที่เห็นวาดีท ี่สุด • ประมวลขอเสนอแนะของกลุมเพื่อรายงานตอที่ประชุมใหญ ขั้นที่ 4 เปนการทํากิจกรรมเสริมการสัมมนา เชน การปฏิบ ัติการ การศึกษานอกสถานที่ การดูสไลด ภาพ ยนตร กิจกรรมกลุมสัมพันธ ขั้นที่ 5 ขั้นรายงานผลตอที่ป ระชุมใหญ พิจารณาขอสรุปและขอเสนอแนะของกลุมยอยแตละกลุม ขั้นที่ 6 เปนขั้นสรุปผลและประเมินผลการสัมมนา ขั้นที่ 7 พิธีปดการสัมมนา ระยะที่ 3 ภายหลังการจัดสัมมนา หลังจากจัดสัมมนาเรียบรอยแลว ก็จะตองมีกิจกรรมที่ดําเนินการตอไปนี้ คือ • การประมวลผลสรุป ผลการสัมมนาทั้งหมด • การพิมพเอกสาร รายงานการสัมมนา • การแจกเอกสารรายงานการสัมมนา • การติดตามการประเมินผลการสัมมนา • การรายงานผลงานของคณะกรรมการดําเนินการแตละฝาย เชน ปญหาและอุปสรรคและวิธีการแกไข • สรุปขอเสนอแนะทั้งหมดเพื่อเปนประโยชนในการจัดสัมมนาครั้งตอไป หนาที่ความรับผิดชอบของคณะกรรมการ คณะกรรมการที่เกี่ยวของกับ การจัดการสัมมนาอาจประกอบดวย คณะกรรมการเตรียมการ และคณะกรรมการจัด สัมมนา ซึ่งคณะกรรมการทั้งสองจะเปนชุดเดียวกันก็ได โดยมีห นาที่ดังนี้ 1. คณะกรรมการเตรียมการสัมมนามีหนาที่ 1.1 รวบรวมปญ หาและขอมูลตางๆ เพื่อสรุป และตั้งหัวขอการสัมมนา ตลอดจนจําแนกหัวขอสัมมนาตางๆ ซึ่งการสํารวจปญหาอาจกระทําไดห ลายวิธี เชน สัมภาษณ การสังเกต รวบรวบขอมูลและสรุป หรือทําการสํารวจโดยใชแบบ


6

สอบถามชนิดตางๆ เรื่องและหัวขอการสัมมนาควรเปนสิ่งที่สังคมหรือกลุมผูเขารับ การสัมมนามีความสนใจ และตองการ รวมฟง ตลอดทั้งไมลาสมัย ซึ่งการเลือกหัวขอการสัมมนาควรยึดหลักดังนี้ 1.1.1 ไมควรเปนปญหาที่กวางจนเกินไป เพราะยากแกการสรุปผลของการอภิปราย ไมสามารถนํา ไปประยุกตใหเกิดประโยชนได 1.1.2 มีสาระที่สามารถนําขอเสนอแนะไปปฏิบ ัติใหเกิดประโยชนได 1.1.3 เปนปญ หาที่พ บในชีวิตประจําวันหรือเปนปญหาที่เกิดขึ้น สาขาวิชาชีพ หรือการศึกษาทางวิชา การ 1.1.4 เปนเรื่องที่มีความสําคัญตอบุคคล สังคม หรือหนวยงาน แตยังเขาใจกันผิดๆ อยู 1.2 พิจารณาจํานวนและประเภทของสมาชิกที่จะเขารวมสัมมนา โดยคํานึงถึงความตองการและการนําผล ของการสัมมนาไปใชใหเกิดประโยชน ตลอดทั้งจัดเตรียมรายละเอียดของโปรแกรมสัมมนา พรอมทั้งจัดสงไปกับจดหมาย เชิญวิทยากรและผูเขารวมสัมมนาตอไป 1.3 พิจารณาบุคคลที่เชิญ ใหเปนวิทยากร ซึ่งตองคํานึงถึงความรู ความสามารถ เพราะวิทยากรจะเปนบุคคลที่ สําคัญที่จะทําใหผูเขารวมสัมมนาสมัครเขารวม 2. คณะกรรมการจัดสัมมนา มีหนาที่รับผิดชอบในการจัดสัมมนาใหสําเร็จลุลวงไปดวยดี โดยคณะกรรมการควรจัดการประชุม เพื่อ ปรึกษาหารือเพื่อกําหนดและเตรียมการตาง ๆ ดังนี้ 2.1 ระยะเวลาการประชุม ขึ้นอยูกับขอบขายของปญหา ลักษณะการสัมมนา ตลอดจนความสะดวกและความ สนใจของผูเกี่ยวของ 2.2 จัดทํากําหนดการสัมมนาโดยละเอียด 2.3 วิธ���และรูป แบบของการสัมมนาที่จะนํามาใชจัด 2.4 เตรียมสถานที่ 2.5 เตรียมการเรื่องงบประมาณ 2.6 เตรียมเอกสารที่เปนประโยชนตอการสัมมนา คณะกรรมการจัดสัมมนาควรประกอบดวยกรรมการฝายตางๆ ดังนี้ 1. ประธาน ควรเปนบุคคลที่มีคุณสมบัติพรอมดวยคุณวุฒิและวัยวุฒิที่เหมาะสมและประการสําคัญจะตอง เปนบุคคลที่ไดรับการยอมรับ จากสมาชิก ประธานมีห นาที่เตรียมการและดําเนินการสามารถกระทําไดโดยการเชิญกรรมการ ทุกๆ ฝายเขาประชุมเพื่อตกลงกําหนดการตางๆ ของการจัดสัมมนา ตลอดทั้งมอบหมายงานใหกรรมการฝายตางๆ ไดเตรียม การและดําเนินการตามที่ตกลงกันในที่ป ระชุม 2. รองประธาน ควรเปนที่มีคุณวุฒิและวัยวุฒ ิ อยูในเกณฑท ี่เหมาะสมเปนบุคคลที่สมาชิกของกลุมผูรวม ดําเนินการยอมรับ สําหรับตําแหนงรองประธานอาจตั้งเพียงคนเดียวหรือมากกวาก็ได แตมักไมเกิน 3 คน รองประธานมีหนา ที่ชวยเหลืองานตางๆ ที่ไดรับมอบหมายจากประธาน 3. เลขานุการ ควรเปนบุคคลที่มีความคลองตัวสูง อีกทั้งตองเปนบุคคลที่มีมนุษยสัมพันธดี และที่สําคัญที่ สุดตองเปนบุคคลที่ยอมอุท ิศกายและใจ ตลอดทั้งเวลาเพื่องานอยางเต็มที่ เลขานุการมีห นาที่เตรียมเอกสาร ขอมูลตางๆ ที่ เกี่ยวของกับ การประชุม นอกจากนั้นเลขานุการจะตองดําเนินการประสานงานกับกรรมการฝายตางๆ เปนระยะๆ วา ได เตรียมการและดําเนินการไปมากนอยเพียงใด และรายงานใหป ระธานทราบ การเชิญวิทยากร การออกจดหมายเชิญหนวย


7

งานตางๆ เพื่อใหจัดสงผูเขารับ การสัมมนานั้น เปนหนาที่โดยตรงของเลขานุการที่ตองรับผิดชอบถาเลขานุการพบหรือทราบ ปญหาใดๆ ที่เกี่ยวของกับการสัมมนาควรรีบรายงานใหป ระธานทราบ เพื่อแกไขหรือปรับปรุงอยางฉับ พลันตอไป 4. ผูชวยเลขานุการ ในกรณีที่การดําเนินการยุงยากซับซอน และเพื่อเปนการแบงภาระกิจของเลขานุการให การดําเนินการมความคลื่องตัวมากยิ่งขึ้น ควรจัดตั้งผูชวยเลขานุการเพิ่มโดยจะตั้งเพิ่มอีกคน หรือมากกวาก็ได ควรคํานึงถึง วาผูชวยฯ และเลขานุการ สามารถทํางานรวมกันได 5. เหรัญญิก ควรเปนบุคคลที่มีความละเอียดถี่ถวนเปนพิเศษ นอกจากนั้นจะตองเปนบุคคลที่มีคุณธรรม ซื่อ สัตย ซื่อตรง หนาที่ของเหรัญญิก คือ การใหการบริการทางการเงินและควบคุมการเบิก-จายเงิน ใหเปนไปตามแผนการจาย เงินที่ไดรับ อนุมัติในการจัดสัมมนา 6. กรรมการฝายปฏิคม ควรเปนบุคคลที่มีมนุษยสัมพันธดี มีความรูท ี่ดใี นการตอนรับ หรือติดตอกับบุคคล อื่นๆ นอกจากนั้นกรรมการฝายปฏิคมควรมีบุคลิกภาพที่ดี คณะกรรมการอาจประกอบดวยอนุกรรมการเปนผูรับผิดชอบงาน ดานปฏิคม โดยมีหนาที่ตอนรับบุคคลที่เขารวมสัมมนาในฐานะสมาชิก วิท ยากร หรือแขกเชิญพิเศษ เปนตน 7. กรรมการฝายสถานที่ มีห นาที่เตรียมการและจัดสถานที่ใหพ รอมสําหรับ การจัดสัมมนาไดอยางมีป ระ สิท ธิภาพตามกําหนดการ นอกจากนั้นกรรมการฝายสถานที่จะตองดูแลใหสถานที่กลับสูสภาพเดิม ภายหลังเสร็จสิ้นการ สัมมนา 8. กรรมการฝายเอกสาร บุคคลที่รับ ผิดชอบงานเอกสารควรเปนบุคคลที่มีความสนใจดานวิชาการเปนพิเศษ และควรเปนบุคคลทีมีความรับ ผิดชอบและมีความคลองตัวสูง สําหรับ กรรมการฝายเอกสารนั้นอาจจะประกอบดวย คณะอนุ กรรการเปนผูรับผิดชอบรวมกัน โดยมีหนาที่ผลิต รวบรวมและจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวของกับ การจัดสัมมนา ตลอดทั้งการ บันทึก การถอดขอความรวบรวมเนื้อความและการจัดทํารูปเลมผลของการจัดสัมมนาภายหลังการสัมมนาไดเสร็จสิ้นลง 9. กรรมการฝายโสตทัศนูปกรณ ควรเปนบุคคลที่มีความรู ความเขาใจในการติดตั้ง และใชโสตทัศนูป กรณ ชนิดตางๆ ไดเปนอยางดี มีห นาที่ในการใหบ ริการดานตางๆ เชน การติดตั้งคอมพิวเตอร ไมโครโฟน เครื่องฉายขามศีรษะ เปนตน 10. กรรมการฝายจัดเลี้ยง มีห นาที่จัดและใหบริการดานเครื่องดื่ม อาหารและอื่นๆ กับ ผูเขารวมสัมมนา ตลอดชวงระยะเวลาของการจัดการสัมมนา 11. กรรมการฝายทะเบียน มีห นาที่จัดเตรียมเอกสารเพื่อใหสมาชิกที่เขารวมสัมมนาลงทะเบียน 12. กรรมการฝายประชาสัมพันธ มีหนาที่เผยแพรขาวที่เกี่ยวของกับการจัดสัมมนาใหมวลชน หรือผูที่สนใจ ไดรับทราบ โดยการประชาสัมพันธในรูปแบบตางๆ เชน วิทยุ โทรทัศน หนังสือพิมพ หรือการแถลงขาวอยางเปนทางการ ตอสื่อมวลชน เปนตน 13. กรรมการฝายประเมินผล ควรเปนบุคคลที่เขาใจและทราบหลักการวัดและประเมินผลในลักษณะตางๆ ตลอดทั้งมีความเขาใจหลักและวิธีการรวบรวมขอมูล การตีความขอมูลทางสถิติไดดี มีหนาที่ในการประเมินผลดานตางๆ เพื่อทราบผลการจัดสัมมนาวาบรรลุเปาประสงคมากนอยเพียงใด และมีขอบกพรองที่จะตองปรับ ปรุงแกไขอยางไรบาง การ ประเมินผลควรกระทําใหเสร็จภายในเวลาที่รวดเร็วอาจจะกระทําวันตอวัน หรือภายในวันสุดทายของการสัมมนา รูปแบบและเทคนิคการจัดสัมมนา ในการจัดสัมมนารูปแบบตางๆ ที่นํามาใชจัดควรมีความหลากหลายลักษณะ เชนการนํารูปแบบของการอภิป ราย หรือการนํารูป แบบของการประชุม ซึ่งการนํารูปแบบตางๆ มาใชควรคํานึงถึงองคป ระกอบตางๆ ดังนี้ 1. ขนาดของกลุมผูเขารวมสัมมนา อาจแบงเปนกลุมขนาดเล็ก ขนาดกลาง หรือขนาดใหญ แลวแตความเหมาะ สม


8

2. หัวขอและจุดมุงหมายของการจัดสัมมนา มีความสําคัญอยางยิ่งตอการกําหนดรูปแบบและวิธีการสัมมนา ตลอดทั้งยังมีความสําคัญ ตอการเลือกและการเชิญวิทยากร การจัดเตรียมกําหนดการก็ไดรับผลกระทบเชนกัน 3. สื่อกลางและสถานที่สําหรับจัดสัมมนา การเลือกรูปแบบและเทคนิคของการจัดสัมมนา 1. รูปแบบการจัดสัมมนาโดยใชเทคนิคการอภิปราย 1.1 การอภิปรายเปนคณะ (Panel Discussion) จะตองใชกลุมของผูท รงคุณวุฒิตั้งแต 3 คนไปจนถึง 10 คน ซึ่งคณะของผูท รงคุณวุฒิเหลานี้จะตองเปนผูมีความรู มีความสนใจเกี่ยวกับหัวขอหรือประเด็นในการประชุมเปนพิเศษ โดย คณะผูอภิป รายจะตองมานั่งรวมกันอยูตอหนาผูฟง โดยมีพิธีกรหรือผูดําเนินการประชุม (Moderator) เปนผูดําเนินรายการ คณะผูอภิป รายจะอภิปรายไปตามหัวขอที่ไดรับมอบหมายอยางมีระเบียบ ใชห ลักและเหตุผล โดยทั่วไปแลวเปนวิธีการที่ นิยมใชกันอยางมาก เพราะนอกจากจะไดขอเท็จจริง และไดแนวความคิดเห็นของผูทรงคุณวุฒ ิแลว ยังจะไดเห็นการใชเหตุ ผลโตแยงหรือสนับ สนุนความคิดเห็นระหวางผูอภิปรายรวมกัน ชวยใหผูฟ งมีความคิดอานกวางขวางออกไปอีกมาก การ อภิปรายเปนคณะไมควรใชเวลาเกิน 3 ชั่วโมง 1.2 การอภิปรายแบบซิมโพเซี่ยม (Symposium) การอภิป รายแบบนี้เหมาะที่นํามาใชในการประชุมทางวิชา การ ประกอบดวยผูเชี่ยวชาญ หรือวิท ยากร 2 - 6 คน มีลักษณะเปนทางการมาก ผูอภิปรายมีการเตรียมตัวลวงหนาเปนอยางดี โดยผูอภิปรายแตละคนจะเตรียมความรูเฉพาะตอนใดตอนหนึ่งที่ไดรับมอบหมาย การบรรยายจะไมกาวกายหรือไมซ้ําซอน กับ หัวขอวิทยากรทานอื่น วิทยากรแตละทานจะเสนอความคิดเห็นของตนใหตรงจุดมุงหมายมากที่สุด โดยใชเวลาประมาณ คนละ 10 - 15 นาที 1.3 การอภิปรายแบบบุซเซสชั่น (Buzz Session) เปนการประชุมที่เปดโอกาสใหสมาชิก ซึ่งประกอบดวย ประธาน เลขานุการ และสมาชิก ที่เขารวมประชุมแสดงความคิดเห็นในระยะสั้นๆ โดยแบงสมาชิกที่เขารวมประชุมออกเปน กลุมยอยประมาณกลุมละ 2 - 6 คน เพื่ออภิปรายปญหาตางๆ ที่ถูกกําหนดขึ้น โดยใชเวลาในการประชุมกลุมละประมาณ 6 10 นาที สาเหตุที่กําหนดใหมีสมาชิกนอย เพราะตองการใหสมาชิกทุกคนมีสวนรวมในการแสดงความคิดเห็น โดยไม กระดากอายและปราศจากการวิจารณหรือตัดสินวาความคิดนั้นถูกหรือผิด 1.4 การอภิปรายแบบบทบาทสมมุติ (Role Playing) ผูเขาประชุมไดมีโอกาสแสดงบทบาทสมมุติ ในสถาน การณใดสถานการณหนึ่งเหมือนในสภาพความเปนจริง โดยเนนลักษณะของปญหาที่ตองเผชิญและขบวนการแกป ญหาใน ลักษณะตางๆ ผูจัดประชุมเปนผูกําหนดโครงเรื่องใหคราวๆ และใหผูเขารวมประชุมแสดงความรูสึกออกมาตามบทบาท สมมติที่ไดรับ เปนการเปดโอกาสใหสมาชิกไดมีโอกาสสัมผัสประสบการณใหมๆ และไดมีโอกาสพัฒนาทักษะดานมนุษย สัมพันธของตนใหดียิ่งขึ้น 1.5 การอภิปรายแบบตอบกลับ (Circular Response) ควรใชกับกลุมสมาชิกประมาณ 8 - 15 คน โดยจัดที่นั่ง เปนรูปวงกลม การประชุมเริ่มโดยประธานกลุมเปดการประชุม จากนั้นประธานจะเปนผูเสนอปญหาเพื่อใหสมาชิกแสดง ความคิดเห็น การแสดงความคิดเห็นจะเรียงลําดับทีละคน โดยเริ่มจากคนแรกที่อยูดานขวามือของประธานและคนขวามือ ตอๆ ไป ตามลําดับ กลุมสมาชิกของการอภิปรายแบบตอบกลับจะประกอบดวยประธาน เลขานุการและสมาชิก 1.6 การอภิปรายโตะกลม (Round Table) ควรจัดใหสมาชิกทุกคนเห็นหนากันไดชัดเจนเปนการประชุม ที่มี ความเปนกันเองมาก ประธานทําหนาที่ดําเนินการประชุม สมาชิกทานใดตองการแสดงความคิดเห็นสามารถยกมือเพื่อขอ พูด การประชุมแบบนี้ตางกับแบบตอบกลับ คือสมาชิกไมตองแสดงความคิดเห็นเรียงลําดับ จากขวามือไปซายมือ และการ แสดงความคิดเห็นสามารถแสดงออกไดอยางกวางขวาง และใชเวลามากเทาที่สมาชิกแตละคนตองการ 1.7 การอภิปรายแบบถาม - ตอบ (Dialogue) หรืออาจเรียกวาการอภิปรายแบบสนทนา เปนการจัดรูปแบบ การอภิป รายโดยบุคคล 2 คน ที่มีความรูความสามารถและมีความเขาใจในเรื่องที่จะอภิป ราย การอภิป รายแบบนี้มีลักษณะที่


9

ไมเปนทางการ คลายคน 2 คนกําลังสนทนากัน คนหนึ่งจะทําหนาที่เปนผูซักถามหรือพิธีกร อีกคนจะเปนผูเชี่ยวชาญหรือ วิทยากรทําหนาที่ตอบปญหาการอภิปราย โดยมีกลุมผูฟ งนัง่ ฟงอยูดวย เทคนิคนี้จะใชเมื่อตองการเสนอขอเท็จจริง และขอคิด เห็นจากทรรศนะที่แตกตางกัน เพื่อใหไดขอตกลงหรือขอยุติหรือแงคิดที่จะเปนประโยชนตอผูฟงมากยิ่งขึ้น โดยในชวงสุด ทายของการอภิปรายผูดําเนินการอภิปรายอาจเปดโอกาสใหสมาชิกที่เขาฟงมีโอกาสซักถามขอสงสัยในประเด็นตางๆ ได หากประเด็นนั้นยังไมกระจาง 1.8 การอภิปรายแบบฟอรัม (Forum) เปนการอภิปรายโดยใชวิธีการตั้งคําถามและตอบคําถามนั้นๆ การ อภิปรายประกอบดวยผูดําเนินการอภิปรายและผูอภิปราย โดยผูอภิปรายจะประกอบดวยผูอภิปรายคนเดียวหรือหลายคนก็ได ถามีผูอภิปรายคนเดียว เมื่อบรรยายจบก็จะเปดโอกาสใหผูฟงซักถามปญหาไดตามเวลาที่จัดไว การอภิป รายแบบนี้เหมาะที่ จะนํามาใชในการอภิปรายหรือเสนอแนะปญ หาตางๆ ของบานเมือง เชน การประชุมระดับหมูบ าน ระดับ อําเภอ หรือระดับ จังหวัด หรือแมแตการรณรงคหาเสียงเลือกตั้งทางการเมือง 1.9 การอภิปรายกึ่งสัมภาษณ (Colloquy Method) เปนการปรับปรุงมาจากการอภิปรายเปนคณะ โดยผูท รง คุณวุฒ ิ คือ ในการอภิปรายจะมีผูอภิปราย 2 กลุมดวยกัน กลุมหนึ่งจะประกอบดวยตัวแทนของผูฟงประมาณ 3 - 4 คน อีก กลุมหนึ่งประกอบดวยวิทยากรประมาณ 3 - 4 คน เชนเดียวกัน ทั้งสองฝายนั่งอยูบ นเวที หันหนาเขาหาผูฟ ง ผูรวมอภิปรายที่ ไดรับเลือกมาเปนผูแทนของผูฟ งนั้นจะเปนผูเสนอปญหาหรือถามคําถาม วิทยากรจะเปนผูตอบปญหา มีผูดําเนินการ อภิปรายเปนศูนยกลาง ผูดําเนินการอภิปรายจะเปนผูกลาวเปดการอภิปราย และเปดโอกาสใหท ั้งสองฝายแสดงความคิดเห็น 1.10 การอภิปรายกลุมยอย (Group Discussion) เปนการอภิป รายกลุมยอยตั้งแต 6 - 20 คน ในเรื่องใดๆ ที่ กําหนดใหหรือในเรื่องที่สนใจรวมกัน เพื่อสรุปผล แนวทางการแกปญหาแสวงหาขอยุติภายใตการนําของประธานกลุม โดย มีเลขาเปนผูบันทึก และสรุป ขอเสนอแนะเหมาะกับ เรื่องใหญๆ ที่มีหัวขอยอยที่ตองการแกป ญหาหลายเรื่อง เชน "ปญหาการ ทองเที่ยว" อาจแบงกลึ่ามยอยพิจารณาในเรื่อง ที่พักและโรงแรม, การบริการนักทองเที่ยว, สถานที่เที่ยว, ความปลอดภัย ฯลฯ 2. รูปแบบการจัดสัมมนาโดยใชเทคนิคการประชุม 2.1 การประชุมแบบระดมสมอง (Brainstorming) ลักษณะการนั่งประชุมไมเปนเรื่องสําคัญจะนั่งแบบใดก็ ได แตมีวิธีการที่สําคัญคือเปดโอกาสใหทุกคนแสดงความคิดเห็น และไดมีเสรีภาพในการพูดอยางกวางขวาง ทั้งนี้เพื่อเปน การระดมพลังสมองของแตละคนใหชวยกันแกปญหาอยางใดอยางหนึง่ โดยไมมีสิ่งใดมากั้นความคิด ความคิดจึงพรั่งพรู ออกมาจากสมองของสมาชิกโดยเสรี เปนการอภิป รายที่กระตุนใหผูเขารวมการอภิป รายเกิดความคิดสรางสรรคเปนอยาง มาก เมื่อแสดงความคิดเห็นออกมาแลวยังไมตองมีการวิเคราะหวาถูกตองเหมาะสมหรือไม จนกวาจะจบกระบวนการระดม สมอง จึงคอยพิจารณาความเห็นของแตละคน สรุปเปนขอยุติในภายหลัง 2.2 การประชุมแบบรวมโครงการ (Joint - Venture Meeting) ใชในการประชุมตกลงทางธุรกิจ รัฐวิสาหกิจ หรือองคการคาระหวางประเทศ เพื่อใหหนวยงานตั้งแต 2 หนวยงาน สามารถรวมมือกันทําโครงการใหญๆ โดยโครงการ เหลานี้ตองใชกําลังคน กําลังทรัพย ตลอดจนเทคโนโลยีสมัยใหม คอนขางสูง จุดมุงหมายของการประชุมแบบรวมโครงการ นั้น เพื่อแบงงานใหห นวยงานยอยที่รับ ผิดชอบ สวนหนึ่งสวนใดของงานในโครงการใหญ รับไปเตรียมการและดําเนินการ โดยลักษณะการประชุมอภิป รายแบบรวมโครงการประกอบดวย ผูเขารวมอภิปรายไมเกินหนวยงานละ 3 คน จาก 2 ถึง 5 หนวยงาน โดยตัวแทนของแตละหนวยงานตองทราบขีดความสามารถ กฎ ระเบียบในหนวยงานของตนเปนอยางดี เพื่อให งานทั้งหมดของโครงการใหญสําเร็จลุลวงตามเปาหมายและกําหนดการที่ตั้งไว 2.3 การประชุมแบบรับชวง (Sub - Contract Meeting) นิยมใชในการประชุมตกลงของหนวยงานภาคเอก ชน หรือโดยหนวยงานของรัฐวิสาหกิจตางๆ เปนการประชุมตกลงระหวางหนวยงานที่มีความประสงคจะรับดําเนินงานใน โครงการยอยจากเจาของโครงการใหญ เพื่อใหงานทั้งหมดของโครงการใหญสําเร็จลุลวงตามกําหนดการที่ตั้งไว การประชุม


10

แบบรับชวงจะกระทําระหวางฝายผูรับ ผิดชอบโครงการใหญและฝายผูรับ ผิดชอบโครงการยอย โดยแตละฝายจะมีตัวแทนที่ มีความรู ความเชี่ยวชาญในโครงการนั้นๆ เขารวมประชุม จุดมุงหมายของการประชุมเพื่อหาขอยุติในขอตกลงและเงื่อนไข ตางๆ ที่ทุกฝายสามารถยอมรับ ได 2.4 การประชุมแบบ���อนเวนชั่น (Convention) เปนการจัดประชุมใหญท ี่มีการจัดอยู 2 ลักษณะคือ 2.4.1 จัดใหสมาชิกจํานวนมาก โดยเรื่องหรือเนื้อหาสาระที่จัดมีลักษณะกวางขวาง และประกอบดวย หัวขอเรื่องยอยๆ แตกแขนงไปหลายสาขา ผูเขาฟงเลือกฟงไดตามความสนใจ อาจใชเวลาในการจัด 2 -7 วัน 2.4.2 เปนการประชุมของผูแทนที่เปนทางการจากหนวยงานในองคการใหญๆ อาจจะเปนระดับ อําเภอ ระดับจังหวัด หรือในระดับชาติ เรื่องที่ประชุมจะเกี่ยวกับนโยบาย แนวปฏิบัติหรือการเปลี่ยนแปลงแกไขในเรื่องใดๆ 2.5 การประชุมแบบเชิงปฏิบัติการ (Workshop) การทํางานในสถานที่ท ี่จัดใหเปนการประชุมของบุคคลที่มี ความสนใจรวมกัน ทํางานรวมกันเปนกลุมเล็กๆ ทํางานเกี่ยวกับปญ หาที่คนหยิบ ยก ภายใตการแนะนําของกลุมที่ป รึกษาที่มี ความรู ความชํานาญ ซึ่งจะชวยใหผูเขาประชุมไดรับความรูใหม ทักษะ และทัศนะคติ จุดสําคัญของ workshop คือ การที่ผู เขาประชุมมีสวนรวมอยูดวยอยางเต็มที่ 2.6 การประชุมปรึกษาหรือการประชุมอภิปราย (Conference) เปนการประชุมที่เปนไดทั้งการประชุมกลุม ใหญและกลุมเล็ก อาจจะเปนการประชุมระหวางคนสองคน หรือตั้งแตหาสิบ คน หรือมากกวานั้นขึ้นไป โดยลักษณะการ ประชุมแบบนี้มักจะเจาะจง มีเฉพาะของการประชุม ผูป ระชุมมักเปนบุคคลที่อยูในวงการมีความใกลชิดกันมาปรึกษากัน ใน ลักษณะมีรูปแบบเพื่อพิจารณาปญหารวมกัน และอภิป รายหาทางแกป ญหานั้น การจัดประชุมทําได 2 แบบคือ 2.6.1 Working Conference โดยสวนใหญเกี่ยวกับ เรื่องทางเทคนิค และจํานวนผูเขาประชุมมักจํากัด 2.6.2 Educational Conference ใชในการประชุมที่มีจํานวนผูเขาประชุมมากๆ ความคิดเห็นเพิ่มเติม จากกลุมยอยไปสูที่ป ระชุมใหญ การประชุมแบบ Conference มีความตอเนื่องนานกวาการประชุมแบบ Convention ขีดจํากัดของการ ประชุมแบบ Conference เกิดจากสาเหตุที่วาบุคคลไมจําเปนจะตองเขาประชุม เพราะไมมีการบังคับใครจะเขาประชุมมาก นอยเทาใดก็ได 2.7 การประชุมฝกอบรม (Training Meeting) เปนการประชุมที่มีการสอนหรือใหความรูในสาขาวิชาเฉพาะ ผูเขาอบรมจะไดรับความรูใหมๆ ที่จะนํามาใชกับการปฏิบ ัติงานเฉพาะที่ทําอยู หรือเปนการเพิ่มเติมจากความรูเดิมที่มีอยู เพื่อเปนการพัฒนาบุคคลขององคกร เชน การประชุมฝกอบรมพนักงาน 3. รูปแบบการจัดสัมมนาโดยใชเทคนิคอื่นๆ 3.1 การบรรยาย (Lecture of Speech) เปนวิธีการที่เกาแก แตยังคงเปนที่นิยมใชกันอยูมาก เพราะวาจัดได รวดเร็ว ใชผูท รงคุณวุฒิเพียงรายเดียวตอผูฟงจํานวนมาก แตก็เปนเทคนิคที่นาเบื่อที่สุดสําหรับผูฟงหรือผูท ี่เขาอบรม เพราะ เปนการพูดในทิศทางเดียวผูฟ งไมมีโอกาสไดรวมในการบรรยาย ซึ่งจุดออนที่จริงไมไดอยูที่วิธีการ แตจะอยูท ี่ตัวผูบรรยาย ซึ่งจะตองรูจริงในเรื่องนั้นๆ จึงจะสามารถถายทอดออกมาไดเราใจและสรางความสนใจแกผูฟง 3.2 การอบรมระยะสั้น (Short Courses) เปนการฝกอบรม หรือการเรียนบางวิชาอยางเรงรัดภายในระยะ เวลาอันสั้น อาจะเปนตั้งแต 1 วันถึง 2 สัป ดาห การเรียนเปนแบบงายๆ และเขมขนนอย การเรียนระยะสั้นมักจะเปนการเรียน รูเพิ่มเติม ในวิชาเฉพาะสาขาของคนบางกลุม ซึ่งทํางานในสาขานั้นๆ เปนประจํา ตัวอยางของ short courses เชน เรื่องการ ธนาคารของนายธนาคาร 3.3 การปฐมนิเทศ (Orientation Training) เปนการใหความรูแกสมาชิกใหม เกี่ยวกับ เรื่องราวของหนวย งาน เพื่อเปนแนวทางในการปฏิบ ัติงาน อาจจะเปนนโยบาย วัตถุประสงค สภาพแวดลอม หรือระเบียบขอบังคับของหนวย


11

งาน ลักษณะการจัดก็คลายกับการสัมมนาอบรม คือ มีวิทยากรบรรยายแนะนําใหความรูตางๆ ตามที่กําหนดไว ขอดีของการ ปฐมนิเทศคือ ทําใหสมาชิกมีความคุนเคยและรูจักหนวยงานดียิ่งขึ้น แตการปฐมนิเทศมีเวลาจํากัด บางครั้งสมาชิกก็ไดรับขอ มูลนอยเกินไป 3.4 การสาธิต (Demonstration) เปนการแสดงหรือการนําของจริงมาแสดงวิธีการใหไดเห็นการปฏิบัติจริง เหมาะกับ งานกลุมเล็กๆ นิยมใชกับ หัวขอวิชาที่มีการปฏิบัติ เชน การอบรมเกี่ยวกับการใชเครื่องมือหรืออุป กรณตางๆ 3.5 สถานการณจําลอง (Simulation) เปนการจําลองสถานการณในชีวิตจริง โดยจัดสถานการณขึ้นแลว กําหนดบทบาทของสมาชิกใหทําตามบทที่ไดรับมอบหมาย โดยสมาชิกทั้งกลุมตองรวมกันเลนหรืออาจจะแบงเปนกลุมเล็ก หลายๆ กลุม หลังจากนั้นก็มีการอภิป รายสถานการณและเหตุการณ เพื่อนําผลไปใชประโยชน ขอดีของการประชุมแบบนี้ คือ เปนการใหสมาชิกไดแสดงออกและรวมกิจกรรมกันชวยใหสมาชิกไดรูจักคิดอยางมีเหตุผลและมีจุดมุงหมาย ขอเสียคือ ตองมีการเตรียมตัว ทําใหเสียเวลาและประเมินผลสมาชิกแตละคนไมได 3.6 การแบงกลุมเล็ก (Knee Group) เปนการอภิป รายกลุมยอย ตั้งแต 3 - 5 คน ในเรื่องใดๆ ที่กําหนดใหหรือ เรื่องที่สนใจรวมกัน เพื่อสรุป ผล แนวทางการแกปญหา แสวงหาขอยุติ ภายใตการนําของประธานกลุม มีเลขาเปนผูบันทึก และสรุป ขอเสนอแนะ การจัดโครงการและคุณลักษณะตางๆ ของการสัมมนา สวนประกอบของโครงการสัมมนา 1. ชื่อโครงการ ตั้งชื่อไดหลายลักษณะคือ 1.1 ตั้งชื่อตามลักษณะของผูเขาสัมมนา เชน โครงการสัมมนาศึกษานิเทศนจังหวัดทั่วประเทศ โครงการ สัมมนาผูบริหารการศึกษาในเขตการศึกษา 3 1.2 ตั้งชื่อตามเนื้อหาที่จะสัมมนา เชน โครงการสัมมนาทางวิชาการ เรื่อง ลักษณะของครูพลศึกษาที่ดี 1.3 ตั้งชื่อตามกิจกรรมที่สัมมนา เชน โครงการสัมมนาเชิงปฏิบัติการ เรื่อง หลักการเปนผูฝกนักกีฬา 1.4 ตั้งชื่อตามปญหาที่กําหนดจะสัมมนา เชน ทิศทางของสถาบันราชภัฎ 2. หลักการและเหตุผล กลาวถึง ขอมูลของปญหาและความจําเปนที่จะตองสัมมนา โดยอางอิงถึงหลักฐานและ ขอเท็จจริง 3. วัตถุประสงค กลาวใหเห็นชัดวาสัมมนาเพื่ออะไร มีเปาหมายที่สําคัญอยางไร โดยจะตองสัมพันธกับ ขอมูลใน ขอที่ 2 4. กลุมเปาหมาย หรือผูท ี่จะเขาสัมมนาคือใคร มีจํานวนเทาใด 5. วิทยากร คือใคร มาจากไหน 6. ระยะเวลา ระยะเวลาที่ใชในการสัมมนานานเทาใด เริ่มเมื่อใดและสิ้นสุดเทาใด 7. สถานที่สัมมนา ณ สถานที่ใด หองใด ตองระบุใหชัดเจน 8. วิธีการสัมมนา ใชวิธีการสัมมนาโดยวิธีใด เชน การบรรยาย การอภิป ราย การปฏิบัติการ ฯลฯ 9. กําหนดการการจัดสัมมนา การระบุกิจกรรมและเวลาวาจะดําเนินการอยางไร มีขั้นตอนอยางไร ใชสถานที่ ๆ ไหน 10. งบประมาณ เปนกานเสนองบประมาณทั้งหมดที่ใชในการสัมมนาวาใชเทาไร ไดมาโดยวิธีใด 11. การประเมินผล การประเมินผลการสัมมนาทั้งหมดวาจะใชวิธีใด 12. ผูดําเนินการจัดสัมมนา คณะกรรมการจัดสัมมนาทั้งหมดโดยแบงยอยๆ ออกเปนคณะอนุกรรมการอีกก็ได 13. ผูรับผิดชอบโครงการ อาจจะเปนบุคคล หรือ หัวหนาโครงการ หรือเปนองคการหนวยงาน


12

14. ผลที่คาดวาจะไดรับ โดยคาดวาหลังการสัมมนาแลวจะไดรับผลประโยชนอะไรบางจากการสัมมนาครั้งนั้น ในการเขียนโครงการสัมมนานั้น บางโครงการผูเขียนก็แยกหัวขอแตกตางหรือรวมเอาหัวขอไปไวในขอเดียวกัน แตก็ครอบคลุมทั้ง 14 หัวขอดังกลาวขางตน คุณ ลักษณะตางๆ ของการสัมมนา ลักษณะการสัมมนาที่ดี 1. สมาชิ���ทุกคนทราบวัตถุป ระสงคของการประชุมหรือจัดสัมมนา 2. จัดใหมีประสบการณในการแกปญหาและเรียนรูรวมกัน 3. มีการแลกเปลี่ยนความคิดและขอเท็จจริงระหวางสมาชิกในทางสรางสรรค 4. สมาชิกมีเจตคติที่ดีตอปญหา ขอเท็จจริง หมูสมาชิกและตนเอง 5. สมาชิกตองใชความคิดในการแกป ญหาอยางมีป ระสิทธิภาพ 6. สมาชิกที่เกี่ยวของกับ การสัมมนาทราบและปฏิบัติตามระเบียบขบวนการของการจัดสัมมนาอยางดียิ่ง 7. สมาชิกทุกคนมีสวนเขารวมการแสดงความคิดเห็นเสนอขอเสนอแนะ และไดรับผลกระทบโดยตรงจากการ สัมมนา บุคลิกภาพของผูเขารวมสัมมนาที่ไมพึงประสงค • พูดคนเดียว ผูกขาดการเสนอความคิด • พูดวกวน ทําใหเขาใจยาก เสียเวลาการประชุม • พูดจาไมสุภาพ ทําใหไมอยากฟง • ใชภาษาไมถูกตอง ทําใหเขาใจไขวเขว • ทําทีอวดเกง ทําใหเสียความรูสึกเกิดการตอตานไมยอมรับ ความคิดเห็น • ใชอารมณ ทําใหเสียบรรยากาศความเปนมิตร • ชอบฟงอยางเดียว ทําใหรูสึกวาไมเผื่อแผความคิด ไมรวมมือ • รับ แจกเอกสารอยางเดียว ทําใหรูสึกวาจะมาเอาจากคนอื่นเทานั้น • นั่งซึมเซา ทําใหเสียบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนความรู • พฤติกรรมซอนเรน ทําใหเกิดความระแวง ขาดบรรยากาศที่เปดเผย • ชอบคุย • กอความยุงยาก • เจาหลักการ • ชอบสรุป เรื่องคนอื่นๆ แตตนเองไมมีขอเสนอแนะ • ครอบงําความคิดของผูอื่น • ชอบยกขออางของอาจารยห รือปรมาจารย บุคคลของผูเขารวมสัมมนาที่พึงประสงค • ฟงเมื่อคนอื่นพูด รับขอคิดเห็นเขาไปพิจารณา • ฟงอยางใจเปนกลาง เพื่อไมใหมีอคติตอสิ่งที่รับรู • พูดเมื่อตองพูด เสนอความคิดเห็นโดยไมกลัวคนอื่นจะคาน


13

• พูดอยางมีหลักวิชาการ • บันทึกความรู กลาวถึง หรือยกขึ้นมา

สรางความเชื่อถือและเปนประโยชนแกองคความรูที่จะไดใหม บันทึกความรูจากคนอื่นๆ เพือ่ ปองกันการลืม สามารถอางอิงเมื่อตองการ ประกอบการนําเสนอความคิด ชวยใหป ระมวลความคิดใหเปนระเบียบ

• สรุปความรู สะดวกสําหรับ การตรวจสอบ ความรู • ตรวจสอบตนเอง กอนนําเสนอความรูแตละครั้งควรไดตรวจสอบตนเองกอน เพื่อใหการนํา เสนอมีประสิทธิภาพ • นําเสนอความรู ควรนําเสนอแบงปนความรูกับ คนอื่น • ชั่งใจตัดสิน รูจักชั่งใจตัดสินในสิ่งที่รับรู • สรุปความรูขั้นสุดทาย ประมวลความรูครั้งสุดทายสํารวจเพื่อการศึกษาในอนาคต ไมควรจบตาม การประชุม การประเมินผล เอกสาร สื่อและการจัดหองสัมมนา การประเมินผลการสัมมนา เปนกิจกรรมที่ดําเนินการภายหลังการสัมมนาทั้งนี้เปนการหาขอมูลวาการดําเนินการ ไปแลวันั้นไดรับผลสําเร็จเพียงใด ดังนั้นวัตถุประสงคของการประเมินผลการสัมมนาจึงควรมีดังตอไปนี้ 1. เพื่อตองการทราบสภาพปญ หาที่เกิดขึ้น 2. เพื่อตองการทราบประสิท ธิผลของการดําเนินงาน 3. เพื่อตองการปรับ ปรุงแกไขขอบกพรองตางๆ สําหรับการจัดสัมมนาครั้งตอไป ในการประเมินผลสัมมนาจะประเมินอะไร 1. ตัวโครงการ พิจารณาความเหมาะสม ความสอดคลองของการจัดหาทรัพยากรกับวิธีดําเนินการ วิธีดําเนินการ ชวยใหบ รรลุเปาหมายเพียงใด ความสําเร็จของโครงการมีผลกระทบตอสวนรวมอยางไร 2. สภาพความพรอม หมายถึง ความพรอมในเบื้องตนกอนที่จะมีการสัมมนา เชน เจตคติของบุคคลตอโครงการ คุณลักษณะของสมาชิก วัสดุอุป กรณ ผูรวมงาน เปนตน 3. การดําเนินโครงการ พิจารณาวิธีการปฏิบ ัติ ความรวมมือและขอขัดของตางๆ ที่มีผลตอการดําเนินงาน ซึ่งเกี่ยว ของกับสิ่งตอไปนี้ คือ แนวทางปฏิบ ัติของผูเกี่ยวของสอดคลองกับจุดมุงหมายและวิธีดําเนินการเพียงใดหรือไม การสื่อสาร และความรวมมือ ระบบปฏิบัติ ผลปฏิบ ัติกับเวลา ทรัพยากร คาใชจาย การแกป ญหาขอขัดของในขณะดําเนินการ 4. สภาพเมื่อสิ้นสุดโครงการ เมื่อจบการสัมมนาจะมีการประเมินผลการดําเนินการทั่วๆ ไปของการสัมมนา แต บางครั้งก็จะรวมถึงผลที่ติดตามมาภายหลังดวย เชน ขอสรุป แนวทางแกไขปญหา นโยบาย ลักษณะของการประเมินผล แบงออกเปน 2 ลักษณะคือ 1. การประเมินผลยอย (Formative) หมายถึง การประเมินผลแตละสวนยอยในแตละโครงการ เพื่อแกปญหาใหลุ ลวงไปไดในระหวางดําเนินการ 2. การประเมินผลรวม (Summative) หมายถึง การประเมินผลหลังจากที่การดําเนินการทั้งหมดไดเสร็จสิ้นลงแลว เพื่อดูสภาพการดําเนินการทั้งหมด หาปญหา วิธีการแกไข เพื่อจะนําไปใชในครั้งตอไป วิธีการประเมินผลการสัมมนา


14

1. การสังเกต (Observation) เปนเครื่องมือประเมินที่สําคัญ เพราะบางพฤติกรรมไมสามารถวัดไดจากการ ประเมินแบบอื่นได 2. การประเมินโดยใชแบบสอบถาม (Check List) คือ เขียนลักษณะงานและผลงานแลวใหผูตอบเลือกตอบ หรือ การประเมินโดยใชมาตราสวนประมาณคา (Rating Scale) โดยการสรางแบบสอบถามวัดปริมาณ คุณภาพ เชน ความรวมมือ ความคิดเห็น การบริการ แลวใหผูตอบเลือกตอบ ในสวนที่เปนความคิดเห็นของตน หรือสรางแบบสอบถามชนิดใหตอบ ดี ไมดี 3. การประเมินโดยการบันทึก (Critical Incidents) คือ การบันทึกขอมูลและรายละเอียดตางๆ เพื่อนําไปวิเคราะห ในภายหลัง 4. การประเมินผลแบบจัดตั้งกลุมประเมิน (Group Appraisal) คือ ตั้งเปนกลุม คณะผูประเมินผลรับ ผิดชอบ หลายๆ ฝายรวมกันอภิป รายผลงาน แลวสรุป เปนขอเสนอครั้งสุดทาย 5. ระบบจัดตั้งวัตถุประสงครวมกัน (Mutual Goal Setting) คือ การใหสมาชิกทุกคนตั้งเปาหมายในการทํางาน รวมกัน แลวประเมินผลความกาวหนาเปนระยะ โดยการประเมินผลตนเองในขณะทํางาน 6. การประเมินผลโครงการแบบ PERT (Program Evaluation and Review Technique) คือ การพิจารณาโครง การทั้งหมดวาไดดําเนินการไปตามลําดับขั้นหรือไม ดําเนินการตามเวลาที่กําหนดหรือไม มีความสอดคลองสัมพันธกันอยาง ไร

เอกสารประกอบการสัมมนา การประชุมสัมมนาเปนการประชุมเชิงวิชาการ ดังนั้นเอกสารจึงนาจะเปนเอกสารประเภทงานเขียน เพราะมีคุณ สมบัติใหผูอานเชื่อถือ ทําใหใหมั่นใจ สรางความเขาใจหรือเกิดการเรียนรู ซึ่งเอกสารประเภทงานเขียนมีห ลายชนิดดังนี้ 1. รายงาน (The Report paper) คือ งานเขียนที่สรุปและรายงานสิ่งที่ผูเขียนไดพบในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ผูเขียน บอกเลาแตไมตัดสินและตีความสิ่งที่พบ สิ่งที่รายงานอาจเปนสิ่งที่คนพบแลวเรียบเรียงไวอยางมีเหตุผลก็ได 2. ความเรียงหรือเรียงความ (Composition) หมายถึง บทความยาวจะเปนบทความนํา เรื่องราวใหม บทความวาร สาร เฉพาะเรื่อง ลวนแตเปนบทความซึ่งเขียนขึ้นเพื่อใหผูอานเชื่อ ทําใหมั่นใจ สรางความเขาใจ 3. วิท ยานิพนธ (Thesis) คือ งานเขียนที่เจาะจงอยูในหัวขอใดหัวขอหนึ่ง เปนหัวขอที่ตองพิสูจน หรือผูเขียนอาง เหตุผลที่จะคัดคานหรือปกปองการพิสูจนห ัวขอนั้น สื่อที่ใชในการสัมมนา ในการจัดสัมมนาสื่อมีความจําเปนอยางยิ่งที่จะชวยใหสมาชิกเกิดความเขาใจ เพราะกระบวนการของการ สัมมนาเปนการสื่อสารระหวางสมาชิกกับสมาชิก หรือสมาชิกกับวิทยากร ซึ่งระบบของการสื่อสารประกอบดวย

ผูสงสาร

ขาวสาร

สื่อ

ผลตอบกลับ

ผูรับสาร


15

ซึ่งถาเปรียบเทียบกับกระบวนการสัมมนาดังนี้ ผูสงสาร คือ วิท ยากรหรือผูเชี่ยวชาญ ขาวสาร คือ เนื้อหาหรือเรื่องราวที่ตองการใหผูเขาสัมมนา สื่อ คือ วัสดุอุปกรณ ผูรับสาร คือ ผูเขาสัมมนา หลักการใชสื่อในการจัดสัมมนา 1. ไมควรใชสื่อแตเพียงอยางเดียว เพราะสื่ออยางเดียวตอบสนองจุดมุงหมายไดไมมากนัก ควรใชสื่อหลายๆ อยางรวมกัน (Multimedia) แตใชใหสอดคลองกับวัตถุป ระสงค เนื้อหา เวลา และกลุมเปาหมายและสถานที่ 2. ควรจัดระบบในการใชสื่อใหดี อยาสับ สนวกไปเวียนมา หรือใชสื่อมากเกินไป 3. ควรเตรียมการใหพรอมทั้งตัวผูใชและสื่อที่จะนํามาใช ควรศึกษาเทคนิคตาง ๆของสื่อแตละชนิดให ละเอียด 4. การนําสื่อมาใชนั้นนอกจากตอบสนองวัตถุป ระสงคแลว สื่อนั้นจะตองมีคุณภาพนาสนใจและทันสมัยดวย 5. การนําสื่อมาใชเปนเพียงสวนประกอบเทานั้น ประเภทของสือ่ แบงไดเปน 2 ประเภท 1. วัสดุ (Software) ไดแก สื่อประเภทเบา เล็ก เคลื่อนยายไดงาย สื่อชนิดนี้ไมสามารถนําเสนอไดดวยตัวเอง ตองอาศัยอุปกรณหรือเครื่องมือ (Hardware) ชวยนําเสนอ สื่อที่จัดอยูในประเภทวัสดุ เชน แผนสไลด มวนเทปบันทึกเสียง รายการโทรทัศน บทเรียนคอมพิวเตอรชวยสอน เปนตน แตสื่อบางชนิดก็ไมตองอาศัยอุป กรณชวย เชน หนังสือ ของจําลอง แผนที่ ลูกโลก รูปภาพ เปนตน 2. อุปกรณหรือเครื่องมือ (Hardware) ไดแก สื่อใหญ ซึ่งเปนอุป กรณท ั้งหลาย สวนมากการทํางานของ อุป กรณป ระเภทนี้จะตองอาศัยไฟฟาเปนสวนใหญ เชน อุปกรณประเภทเครื่องฉาย ซึ่งมีเครื่องฉายภาพขามศีรษะ (overhead / projector) เครื่องเสียง เครื่องคอมพิวเตอรฯลฯ

การจัดหองสัมมนา 1. การจัดสถานที่ เวทีของหองประชุมควรมีการเขียนหัวขอประชุม ตลอดจนวันที่ เพื่อใหผูเขารวมประชุมทราบ นอกจากนั้นควรมีโตะหมูบ ูชา เพื่อใหสมาชิกเกิดความสํานึกถึงจุดรวมของประเทศชาตินั่นคือ มีธงชาติ เพื่อใหระลึกถึง ความเปนไทย พระพุทธรูป เพื่อระลึกถึงศาสนาประจําชาติ คือ ศาสนาพุท ธ และรูปพระมหากษัตริยเพื่อระลึกถึงผูนําประเทศ 2. ที่ประชุมควรมีอุณหภูมิพอสบาย ไมรอนจนเกินไป หรือเย็นจนเกินไป 3. ที่นั่งฟงตองสบาย 4. ขนาดของหองประชุมพอเหมาะกับจํานวนผูฟง 5. หองประชุมควรมีกระดานดํา และโสตทัศนูปกรณอื่นๆ ดวย รูปแบบของการจัดโตะสัมมนา มีอยูหลายรูปแบบดวยกัน การจัดโตะในหองประชุมใหญ


16

1. แบบที่นั่งในโรงภาพยนตร (Theater Style) ควรมีเนื้อที่อยางนอย 6 ตารางฟุต 1 ที่นั่ง เปนแบบที่นิยมมากที่ สุด การจัดที่นั่งแบบนี้จะจัดแบบมีโตะหรือไมมีก็ไดตามความเหมาะสม การจัดแบบมีโตะ

การจัดแบบไมมีโตะ

2. Schoolroom Style แบบที่นั่งในหองเรียน เปนการจัดรูป แบบที่นั่งประชุมซึ่งมีประสิท ธิภาพ ถาผูฟงการ ประชุมตองการที่จดบันทึกยอคําบรรยาย การจัดแบบนี้เหมาะสําหรับกลุมผูเขารวมประชุมเปนจํานวนมากๆ

การจัดโตะในการประชุมยอย 1. U - shape Style แบบตัว U ซึ่งใชในการประชุมซึ่งมีผูเขารวมประชุมไมมากนัก โดยเฉพาะอยางยิ่งเปนการ จัดรูปแบบที่มีประสิท ธิภาพแกผูเขารวมประชุมอยางดีเปนพิเศษ

2. Roundtable Style แบบโตะกลม เปนรูป แบบของการจัดที่นั่งประชุม สําหรับแผนดําเนินการประชุมที่เริ่ม ดวยการรับ ประทานไดดวยระหวางมีการประชุม หรือเปนการประชุมที่มีการแบงผูป ระชุมออกเปนกลุมคณะทํางาน


17

3.

การจัดโตะประชุมยอยแบบอื่นๆ


seminar