Issuu on Google+

DOCUMENT NAVIGATOR Kategori

Dokumentdigitalisering och hantering

Egenskaper – – – –

Dokumentdigitalisering Dokumentbearbetning Dokumentdistribution Innehållshantering


SMART DOKUMENTBEARBETNING FÖR EFFEKTIV AUTOMATISERING Med smart dokumentdigitalisering, bearbetning och dokumentleverans erbjuder Konica Minolta Document Navigator sömlösa elektroniska arbetsflöden för hantering av pappersdokument. Denna lättanvända och flexibla digitaliseringslösning hanterar dokumentprocesser smidigt och tillförlitligt och gör användarna effektivare.

Många kontorister spenderar mycket tid på repetitiva arbetsuppgifter. Dokument ska skannas, bearbetas och skickas till en eller flera destinationer, t.ex. andra avdelningar, CRM-system eller arkiveras elektroniskt. Dessa administrativa arbetsuppgifter består av många manuella arbetsmoment för varje dokument. Med Document Navigator kan dokumenthanteringsrutinerna förenklas och effektiviseras. Med ett knapptryck registrerar programvaran automatiskt dokumentets egenskaper, t.ex. fakturanummer, leverantör eller fakturadatum och bearbetar dokumentet utifrån uppgifterna. Om dokumentet t.ex. registreras som faktura kan det vidarebefordras till

ekonomiavdelningen per automatik. Dokument kan även namnges enligt avsändare och fakturanummer. Användaren behöver inte ange metadata eftersom Document Navigator automatiskt lägger till denna information. Programvarans smarta dokumentdigitalisering, bearbetning och dokumentleverans garanterar fullt automatiserade dokumentarbetsflöden. Funktionerna effektiviserar de interna dokumenthanteringsprocesserna, sänker kostnaderna och låter företag koncentrera sig på kärnverksamheten i stället för att arbeta med tidsödande och invecklade administrativa procedurer.


DATABLAD DOCUMENT NAVIGATOR

HUVUDFUNKTIONER Dokumentdigitalisering – Olika källor: Data från olika källor kan digitaliseras, exempelvis via Konica Minolta-enheter med OpenAPI, stationära datorer via PC-klienten, e-postmeddelanden mottagna av en registrerad e-postserver, databaser, FTP-servrar samt Windows-mappar som bevakas av Document Navigator. – Inbyggt i multifunktionsmaskin: Arbetsflödet startar på bizhub-maskinens kontrollpanel. På så vis får användarna ett praktiskt verktyg för att ange kompletterande information i arbetsflödet, t.ex. dokumentnamn, val av destinationer och registrering av metadata. – Säker digitalisering: Säkra arbetsflöden i Document Navigator kräver användarverifiering/inloggning. Administratören kan dessutom tilldela olika användare och grupper specifika arbetsflöden. – Begränsad åtkomst till skanningsinställningar: Administratören kan tilldela skanningsinställningar för specifika arbetsflöden för att styra egenskaper som maximal filstorlek. Administratören kan exempelvis enbart tillåta högre upplösning för viktiga grafiska dokument och ange svartvit skanning för dokument och arbetsflöden som inte kräver färg.

Dokumentbearbetning – Tillförlitlig optisk teckenigenkänning – OCR: Text detekteras och tolkas i elektroniska dokument och skannade pappersdokument och omvandlas till redigerbart, extraherbart och sökbart innehåll. – Vanliga filformat: Automatisk konvertering till en mängd olika vanliga elektroniska format inklusive Word, Excel, PDF, sPDF, JPEG, TIFF, XML och PDF/A. – Igenkänning av streckkoder: Detta underlättar separering och omdirigering av dokument enligt informationen i streckkoderna. – OMR-igenkänning: OMR-funktionen underlättar digitalisering och bearbetning av t.ex. ifyllda enkäter för vidare behandling och distribution. – Bildförbättring: Programvaran förbättrar och optimerar automatiskt skannade dokument. I funktionerna ingår borttagning och tomrum, ramar, kantlinjer, tomma sidor, borttagning av svarta punkter och hålslagsmärken, såväl som funktioner som korrigering av skeva sidor och kantutjämning av bilder. – FreeForm- och zonigenkänning: Detta möjliggör igenkänning baserad på regler och zoner. Dokumenten bearbetas i enlighet med hur innehållet tolkas. Tack vare automatiseringen slipper användaren tidsödande manuell hantering.

Dokumentdistribution – Nätverksplatser: Skannade dokument skickas direkt till önskad nätverksmapp som användaren anger på kontrollpanelen eller som specificerats i arbetsflödets inställningar. – Kopplingsmoduler till vanliga systemlösningar: Dokument kan överföras till olika ERP/DMS/CRMsystem och databaser eller molnlagringslösningar, inklusive SharePoint, Google Drive, Windream och Docuware. I programvaran ingår generering av XML-kod som stöds av de flesta elektroniska system. – E-postadresser: Digitala dokument kan smidigt skickas till förvalda eller manuellt valbara interna eller externa e-postmottagare via kontrollpanelen. E-postadresser kan även hämtas från företagets Active Directory eller LDAP-adressbok. – FTP-server och databas: Dokument kan överföras direkt till en FTP-server eller SQL-databas.


DATABLAD DOCUMENT NAVIGATOR

ARBETSFLÖDEN DIGITALISERING

Multifunktionsklient

Klient-PC

PROCESS

LEVERANS

Kopplingsmoduler för DMS, ERP, CRM, moln, XML

Streckkodsigenkänning

Teckenigenkänning

OMRigenkänning

Stämpling

Databas

Dataextrahering

Dokumentkonvertering

Windowsfilsystem

Bildförbättring

FreeFormoch zonigenkänning

E-post

Bevakad mapp

E-post

Databas

FTP-server FTP-server

Färghantering

Webb till tryck

Tillriktning

DokumentSäkerhet digitalisering och hantering

AnvändarUtskriftsoch kostnads- hantering hantering

Variabeldatautskrifter

Enhetshantering

Automatisering

Anslutbarhet

Moln- och mobilutskrift

Konica Minolta Business Solutions Sweden AB Box 9060 171 09 Solna business@konicaminolta.se www.konicaminolta.se Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH Europaallee 17 30855 Langenhagen Tyskland www.konicaminolta.eu


Document navigator datablad web