Issuu on Google+

DOKUMENTDIGITALISERING OCH HANTERING Egenskaper – – – –

Dokumentdigitalisering Dokumentbearbetning Dokumentdistribution Innehålls- och dokumenthantering

PROGRAMLÖSNINGAR DOKUMENTDIGITALISERING OCH HANTERING


Färghantering

Webb till tryck

Variabeldatautskrifter

Tillriktning

Dokumentdi- Säkerhet gitalisering och hantering

Anslutbarhet

Användaroch kostnadshantering

Utskriftshantering

Moln- och mobilutskrift

Enhetshantering

Automatisering

FAKTABROSCHYR EFFEKTIVISERING AV INFORMATIONSFLÖDEN Ett modernt företags konkurrenskraft är direkt beroende av optimerade processer som utnyttjar effektiva digitala arbetsflöden för interna och externa tjänster. Detta gäller för de flesta företag som hanterar stora mängder pappersbaserad och elektronisk information. Mycket tid går till spillo på grund av ineffektiva arbetsflöden. Dokumentvolymerna har på senare år ökat exponentiellt och kunskapsarbetare lägger ner omkring 15–30 % av arbetstiden på att söka efter dokument som finns lagrade på ett ostrukturerat sätt. Arbetsuppgifter som manuell sortering och distribution av post, fakturor, avtal osv. till rätt mottagare, avdelningar eller kataloger är extremt tidskrävande.

– Anställda ska inte behöva slösa tid på tidsödande manuella pappersbaserade arbetsflöden om affärsprocesserna kan effektiviseras genom digitalisering. – Anställda ska inte behöva lägga ner tid på att söka och skicka korrekta dokumentversioner till olika avdelningar eller medarbetare.

– Anställda ska inte behöva ladda upp och dela dokument på ett ostrukturerat sätt via e-post, filservrar eller andra kanaler. Dokument ska kunna konverteras till andra elektroniska format utan att informationen behöver skrivas in manuellt.

Med rätt digitaliserings- och dokumenthanteringslösning optimerar du de interna och externa kommunikationsprocesserna. Effektiva skannings- och digitaliseringsprogram underlättar bearbetningen av inkommande och utgående information och säkerställer – tillsammans med dokument- och innehållshanteringssystem – effektiv hantering, distribution och leverans av information till rätt mottagare.


PROGRAM DOKUMENTDIGITALISERING OCH HANTERING

TYPISKA FUNKTIONER OCH VAD DE INNEBÄR FÖR DIG Dokumentdigitalisering Konica Minoltas dokumentdigitaliseringskoncept säkerställer att konverteringen av pappersdokument till digital form – inklusive snabb klassificering av innehållet för vidarebearbetning – är lika smidig som en vanlig skanningsprocess. Detta möjliggör effektiv digitalisering av text och data, vare sig det gäller fakturor, affärsbrev, ifyllda blanketter eller andra dokument. Digitaliseringsmetoderna skiljer sig beroende på vilken typ av dokument som digitaliseras, exempelvis kan kundnummer tolkas och infogas i en databas vid skanning av avtal. Åtkomsten till olika affärsprocesser kan initieras från olika system, t.ex. vid skanning av ett pappersdokument, arkivering av ett e-postmeddelande eller import av information från ett befintligt arkiv. Digitalisering med hög precision är en förutsättning för effektiva processer. Det stora utbudet av destinationsformat vid skanning möjliggör flexibel dokumentbearbetning och stora tidsbesparingar eftersom information inte behöver matas in manuellt. Digitalisering av pappersdokument med ett knapptryck gör det möjligt att överföra innehåll till andra elektroniska dokument vilket snabbar på och förenklar dokumenthanteringen.

Dokumentbearbetning Med OCR (optisk teckenigenkänning) och OMR (Optical Mark-up Recognition) möjliggörs automatisk igenkänning och klassificering av dokumenttyper vilket säkerställer korrekt och helautomatisk bearbetning av den digitaliserade informationen. Processrelevanta data kan även extraheras och överföras direkt till dokumenthanteringssystem eller affärssystem med full automatik. På en mer grundläggande nivå innebär dokumentbearbetning även enkel konvertering av dokumentformat för att slippa tidsödande manuell inmatning av text.

Dokumentdistribution Beroende på dokumenttyp eller klassificering bearbetas dokumenten och data extraheras. Informationen överförs sedan till korrekt destination eller mottagare inom företaget på några sekunder vilket leder till effektivare affärsprocesser. Programvaran kommunicerar med olika backend-system för att avgöra i vilka format dokumenten ska finnas tillgängliga och vilka metadata som ska sparas. Denna funktionalitet säkerställer såväl kompatibilitet med befintliga system (ERP, DMS, CRM osv.) som smidig integrering med befintlig infrastruktur, vilket effektiviserar de interna processerna och ger avsevärda tidsvinster.

Innehålls- och dokumenthantering Detta inbegriper enkel och smidig delning av digitala dokument och dokumentsamarbete såväl som lättanvända redigeringsverktyg och säker arkivering. Det inbegriper även heltäckande behörighetshantering för mappar/ kataloger och dokument. För granskning och godkännande krävs anteckningsverktyg som alla granskare kan använda. Spårningen måste vara konsekvent för alla redigeringsstadier och ändringarna måste registreras för att garantera fullständig spårbarhet av alla ändringar som görs i dokumentet. Med hjälp av strukturerade arbetsflöden kan företag förbättra den interna organisationen och öka effektiviteten. Detta ger i sin tur kostnadsbesparingar för informationshantering, kortare ledtider för inkommande information, smidigare samarbete plus ökad effektivitet och produktivitet. Följden av allt detta är ökade intäkter och förbättrad efterlevnad av företagspolicy och föreskrifter.

Tydligt fastställda arbetsflöden optimerar företagets interna processer, effektiviserar rutinerna och sparar tid. Automatiserade processer, inklusive igenkänning av streckkoder, OCR-zoner och blanketter säkerställer att manuell handpåläggning i princip elimineras.

Med våra dokumentdigitaliserings- och dokumenthanteringslösningar effektiviserar du dokument- och informationsflödet inom organisationen. Förbättra dokumentsamarbetet internt, underlätta informations- och dokumentsökning och utnyttja fördelarna med snabb konvertering av pappersdokument till digitala format som kan redigeras, lagras och arkiveras i företagets databaser. Med Konica Minoltas stora utbud av programvaror för dokumentdigitalisering och -hantering ökar du produktiviteten och får snabbt avkastning på investeringen.


ARBETSFLÖDEN 1a

PROGRAM DOKUMENTDIGITALISERING OCH HANTERING

2 3 INKÖPSAVDELNING VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR

RECEPTION

1b

4 5

MARKNADSUNDERSÖKNING

MARKNADSFÖRING

Exempel på typiska arbetsflöden

Digitalisering av pappersdokument med igenkänning av zoner

Fakturagodkännande

1 All inkommande post distribueras via receptionen. Fakturor digitaliseras, indexeras och skickas automatiskt till rätt mapp hos den fakturaansvarige på inköpsavdelningen (uppdelat på leverantörer A-M och N-Ö). Programmet som distribuerar dokumenten döper automatiskt om dokumenten med aktuellt datum, löpnummer och leverantörsnamn och meddelar respektive redovisningsansvarig om inkomna fakturor för avstämning och godkännande.

2 Inköpsavdelningen kontrollerar inkommande fakturor i dokumenthanteringssystemet och ändrar dokumentegenskaperna till ”betalning godkänd” för att initiera betalningen.

Företagsomspännande dokumentsökning

Automatiserad tolkning av resultat från marknadsundersökningar

3 Inköparen vill kontrollera de senaste fakturorna från en viss leverantör angående beställningsvillkoren. Tack vare att texten i alla skannade dokument är indexerad går det snabbt att ta fram alla fakturor från leverantören. Han infogar några kommentarer och vidarebefordrar dokumentet till inköpschefen som sedan granskar beställningsvillkoren.

4 Marknadsföringsavdelningen har skickat ut en marknadsundersökning. Programvaran i multifunktionsmaskinen tolkar strukturen och resultatet av de returnerade blanketterna och överför automatiskt informationen till en strukturerad resultatfil.

Dokumentsamarbete

Konica Minolta Business Solutions Sweden AB Box 9060 171 09 Solna business@konicaminolta.se www.konicaminolta.se Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH Europaallee 17 30855 Langenhagen Tyskland www.konicaminolta.eu

02/2013

5 Marknadsföringsavdelningen skapar en ny produktkatalog baserad på resultatet av marknadsundersökningen. Sammanställning av en omfattade produktkatalog kräver samarbete mellan många olika personer vad gäller text, grafik och kvalitetssäkring. Kommentarer, ändringar, versionshantering och behörigheter säkerställer att de inblandade parterna alltid använder den senaste dokumentversionen och att alla ändringar går att spåra.


Dokumentdigitalisering och hantering broschyr web