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GESTIÓN Y CAPTURA DE DOCUMENTOS Características – – – –

Captura de documentos Proceso de documentos Distribución de documentos Gestión de ocumentos y contenidos

APLICACIONES GESTIÓN Y CAPTURA DE DOCUMENTOS


Gestión Color

Web to Print

Impresión Dato Variable

Impresión automatizada

Documento

Gestión y Captura de Documentos

Seguridad

Conectividad

Gestión Usuarios y Costes

Gestión Impresión

Gestión Dispositivos

Impresión en la nube y móvil

APLICACIONES

CENTRADOS EN LA SIMPLIFICACIÓN DEL FLUJO DE INFORMACIÓN Hoy en día, ser competitivo implica optimizar los procesos empresariales aprovechando de manera efectiva los flujos digitales para los servicios internos y externos. Esto se aplica a la mayoría de las empresas que tienen que hacer frente a grandes cantidades de información en soporte de papel y electrónico en su actividad diaria. Se desperdicia una gran cantidad de tiempo en flujos de trabajo ineficientes. En los últimos años, los grandes volúmenes de documentos han crecido de manera exponencial, los trabajadores pasan del 15% al 30% de su tiempo buscando documentos debido a que muchos de ellos se encuentran en sistemas de archivo no administrados y no estructurados. Tareas como la separación y la distribución manual del correo, de facturas, contratos y de cualquier otro documento hacia personas, departamentos o carpetas correctas, son tareas que consumen mucho tiempo. – Usted no quiere que sus empleados malgasten su valioso tiempo en tediosas tareas basadas en flujos de papel, si dichos procesos se pueden organizar más eficientemente por medio de la digitalización. – Usted no necesita que sus trabajadores gasten una gran cantidad de tiempo intentando encontrar y posteriormente enviar las versiones correctas de documentos al departamento o al colega apropiado.

– Los empleados no deberían subir y compartir documentos al azar vía mail, servidor de ficheros u otro canal de distribución. Ciertamente usted no desea que sus empleados tengan que escribir de nuevo los textos de un pdf o de un documento excel sólo por pasar el contenido de un fichero a otro formato.

Las Soluciones profesionales de Captura y Gestión de documentos le ayudarán a optimizar los procesos de comunicación tanto internos como externos. Las aplicaciones de escaneo y captura facilitan el proceso de información de entrada y salida y junto con soluciones de gestión documental y de contenido, aseguran la distribución eficiente y el envío de toda la información hacia las manos correctas.


APLICACIONES GESTIÓN Y CAPTURA DE DOCUMENTOS

CAPACIDADES TÍPICAS Y LO QUE SIGNIFICAN PARA USTED Captura de Documentos La filosofía de captura de documentos de Konica Minolta asegura que la digitalización de un documento en papel, incluyendo su clasificación automática y su posterior proceso, sea tan sencillo como escanear. Esto posibilita la captura eficiente de cualquier información, una factura, una carta, un cuestionario o cualquier otro documento. Todos los procesos de captura determinan qué elementos deben direccionarse para el tipo de documento elegido, por ejemplo elegir el número de cliente desde la base de datos central para escanear un contrato. El acceso a los diferentes procesos de negocio se puede iniciar desde diferentes sistemas, como la digitalización de un documento en papel, la presentación de un mensaje de e-mail o determinada información desde un archivo.

Para conseguir la eficiencia de manera global es esencial una digitalización adecuada. Los usuarios se benefician de la alta flexibilidad del proceso de documentos y ahorran tiempo en reescribir información gracias a una amplia selección de formatos de archivo para la captura de documentos al vuelo. Digitalizar documentos con un simple click posibilita incluir el contenido dentro de otros documentos electrónicos, lo que simplifica y acelera el proceso de documentos.

Procesado de Documentos Durante la captura de documentos, el OCR (Optical Character Recognition) y el OMR (Optical Mark-up Recognition) posibilitan el reconocimiento y la clasificación automática de diferentes tipos de documentos, asegurando el correcto y completo proceso de la información capturada. Los datos relevantes del proceso también se pueden extraer e incluir y directamente en la gestión documental o en otros sistemas corporativos de una manera automática. En un nivel más básico, el proceso de documentos también incluye la conversión de formatos de documentos, eliminando el tiempo empleado en reescribir documentos en un formato editable. Los flujos de trabajos claramente definidos optimizan los procesos internos, simplifican las rutinas y ahorran una considerable suma de tiempo. Los procesos automatizados, incluyendo reconocimiento de códigos

de barras, OCR zonal y reconocimiento de formularios, aseguran una mínima intervención por parte del usuario.

Distribución de Documentos Dependiendo de la clasificación o del tipo de documento, los documentos no solo se procesa y se extrae su información; la información también se transmite a su correcto destino dentro de la compañía en segundos, con considerables mejoras en los procesos de negocio. Las aplicaciones adecuadas de software proporcionan la flexibilidad necesaria para reconocer diferentes sistemas de backend y saber en qué formato y con qué metadatos tienen que estar disponibles los documentos y la información que contienen. Esta funcionalidad asegura una alta compatibilidad con los sistemas existentes (ERP, DMS, CRM, etc.) así como fácil la integración entre las infraestructuras actuales, simplificando los procesos internos y ahorrando una considerable cantidad de tiempo.

Gestión de contenidos y de documentos Esto se refiere a la fácil y por otro lado conveniente colaboración a la hora de compartir documentos digitales, así como la sencilla edición y el archivo seguro de toda la información. También se refiere a la gestión integral de autenticación para los repositorios y los documentos. La edición de los documentos debe incluir funcionalidades de anotación para revisiones y aprobaciones por parte de los usuarios individuales. La monitorización debe ser constante en todas las etapas de edición y se deben registrar todas las transacciones realizadas para asegurar la transparencia de todos los cambios realizados en los documentos y en la información que contienen. La implantación de flujos de trabajo de gestión de contenidos ayuda a las empresas a simplificar su organización interna y a mejorar su eficiencia. Los beneficios incluyen la reducción de costes en la gestión de la información, tiempos de reacción más cortos sobre la información recibida y facilitan la colaboración e incrementan la eficiencia y productividad. Se pueden generar más ingresos, asegurando una mejor gestión de la corporación a la vez que se proporcionan mecanismos para el cumplimiento normativo.

Con el punto de mira en la optimización de los procesos y en el control de las tareas, nuestras aplicaciones de gestión y captura de documentos le ayudarán a simplificar el flujo de información y de documentos dentro de su organización, a mejorar la colaboración interna, facilitar la recuperación instantánea de la información y a beneficiarse de la rápida transformación de documentos en papel en procesos de datos que pueden ser editados, almacenados y archivados en la base de datos de su compañía. Con el portfolio de software de Gestión y Captura de Documentos de Konica Minolta, podrá mejorar la productividad del usuario y lograr un rápido retorno de su inversión.


FLUJO DE TRABAJO

APLICACIONES GESTIÓN Y CAPTURA DE DOCUMENTOS

2

1a

3 DEPARTAMENTO DE COMPRAS DIRECCIÓN GENERAL

RECEPCIÓN

1b

4 5

OFICINA DE INVESTIGACIÓN DE MERCADOS

OFICINA DE MARKETING

Algunos ejemplos de escenarios de flujo de trabajo típicos

Papel a digital con reconocimiento zonal

Aprobación de facturas

1 Todos los correos entrantes se distribuyen vía recepción. Las facturas se digitalizan automáticamente, se indexan y envían a la carpeta de entrada del respectivo archivador en el departamento de compras (dividido en proveedores de la A-M y de la N-Z). El software correspondiente renombra automáticamente los documentos con la fecha actual, un número correlativo y el nombre del proveedor reconocido, notificando al responsable del contenedor que existen nuevas facturas para contabilizar y aprobar.

2 El departamento de compras comprueba las facturas entrantes en su aplicación de gestión de contenidos y cambia las propiedades del documento a “pago aprobado” para iniciar el pago.

Recuperación de cualquier documento para su rápida revisión

Resúmenes automáticos de estudios de mercado

3 El comprador quiere chequear las facturas recientes de un determinado proveedor para ver las últimas condiciones de compra. Usando el correspondiente índice de texto completo de los documentos escaneados, puede recuperar fácilmente todas las facturas del proveedor en pocos segundos. Añade algunas anotaciones y envía el documento a su director de compras para revisar las condiciones de compra.

4 Investigación de Mercados ha realizado una encuesta a los clientes. El MFP reconoce la estructura y los resultados de los cuestionarios recibidos y automáticamente transmite la información insertada en un fichero resumen estructurado.

Colaboración de contenidos

Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A. Albasanz, 12 28037 Madrid Spain www.konicaminolta.es

05/2013

5 El departamento de Marketing crea un nuevo catálogo de productos con la base de los resultados de la encuesta. La composición de un catálogo completo requiere que varios empleados contribuyan con información, gráficos y demás para asegura la calidad del trabajo. Anotaciones avanzadas, gestión de versiones y accesos correctos, aseguran que la gente apropiada siempre trabaje sobre la última versión del documento y que todos los cambios se sigan fácilmente.


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