Page 14

TEMA l FORRETNINGSFORSTÅELSE

Træf gode beslutninger Skal – skal ikke? Spørgsmålet er altid, hvilke af de mange vigtige opgaver der skal prioriteres. At udarbejde en Business Case er vejen til kloge beslutninger Nogle begreber kan udløse allergi­ reaktioner hos mange kommunikatører. Business Case og beregning af ROI (return of investment) er to af dem. De færreste er bevidste om, at man som kommunikatør rutinemæssigt udarbejder grundlaget for en Business Case. Det sker, når vi i forbindelse med et kommunikationsprojekt beskriver mål, interessenter og målgruppe, analyserer vilkår for projektet og vurderer mulige indsatser og samspillet mellem flere indsatser, prætest etc. Så der er ingen grund til at løbe skrigende væk. Tværtimod giver det helt nye muligheder som kommunikatør, når vi benytter de samme værktøjer som resten af organisationen, når der skal træffes kloge, velovervejede beslutninger. Få flere muligheder i spil Kommunikation er i langt de fleste sammenhænge en støttefunktion. Derfor er det et rimeligt krav fra organisationen, at vi er i stand til at sandsynliggøre værdien af en investering i kommunikation – og at det er muligt at vurdere flere scenarier eller vælge mellem forskellige kommunikationsprojekter, før man tager en beslutning om, hvor der skal bruges tid og penge. Hvis du er så heldig, at du allerede arbejder i en organisation, der arbejder med Business Cases, så tag udgangspunkt i den fælles skabelon, og

14

tilpas den til jeres brug. Hvis ikke, så hent inspiration i de mange skabeloner, som man arbejder med andre steder. Der er ikke kun én model, men en række, hvilket betyder, at vi som kommunikatører kan tilpasse modellerne i forhold til, hvad der giver mest mening i forhold til eget brug. Før og efter budget For at kunne udarbejde en Business Case er det nødvendigt– om ikke på kroner, så rimeligt præcist - at kunne anslå såvel det interne som det eksterne ressourceforbrug før og efter projektet (en god grund til at lægge budget for sit arbejde, så det kan omregnes til kroner). Eksempel på en Business Case Et eksempel kan fx være optimering af intranet. I casen vil indgå beskrivelse af problemet, dets omfang, vurdering af mulige løsninger og deres betydning i forhold til at løse problemet. Afsættet kan være gentagne brokkerier over, at det er alt for svært at finde indhold, eller at der mangler videndeling, fordi man gentagne gange oplever, at relevante erfaringer fra tidligere projekter ikke bliver indarbejdet i nye projekter. En mulig løsning på problemet kan være et nyt design, en anden struktur, redigering af indhold eller bedre intern kommunikation om og kurser i videndeling, så det bliver lettere at gennemskue indholdet på de enkelte

dokumenter. Altså find fem mulige løsninger, som enten hver for sig eller i kombination kan afhjælpe problemet. Man kan man fx gennemføre en test med nogle få personer med udkast til nyt design eller ny struktur og/ eller en test med redigering af tekstdokumenter. Testen skal give svar på, hvad ændringerne kan give fx i sparet tid. Det kan også være afdækning af vidensniveau og brug af videndeling. Efter at man har gennemført test og analyse, skulle man gerne komme frem til en anbefaling af, hvad der kan gøres for at løse problemet. I den anbefaling skal man selvfølgelig også være klar i spyttet om, i hvilket omfang de enkelte tiltag vil løse pro­ blemet, fx sparet tid i søgning efter relevant indhold og mere effektiv videndeling. Husk tid og penge Her vil en økonomisk ansvarlig ledelse selvfølgelig spørge: ‘Hvad koster det at gennemføre forbedringerne?‘ Derfor skal denne del naturligvis også indarbejdes i Business Casen. Ved en stikprøve kan man beregne eksisterende tidsforbrug og sætte det i forhold til det fremtidige tidsforbrug baseret på sine testresultater. Det giver en mulighed for at beregne Return Of Investment (ROI), altså hvor hurtigt investeringen i nyt design, struktur, redigering vil være tjent hjem. En beregning af gevinsten ved

Kommunikatøren l Februar 2014

Profile for Dansk Kommunikationsforening

Kommunikatøren nr. 1, 2014  

TEMA: Forretningsforståelse

Kommunikatøren nr. 1, 2014  

TEMA: Forretningsforståelse

Advertisement