Uppförandekod för leverantörer

Vår uppförandekod för leverantörer

Innehåll Bakgrund och syfte ���������������������������������������������������������� 3 Lagkrav och regelefterlevnad ������������������������������������������ 4 Mänskliga rättigheter och sociala villkor ������������������������ 4 Arbetsmiljö och säkerhet ������������������������������������������������ 4 Etik, affärsmässighet och antikorruption ����������������������� 4 Informationssäkerhet och dataskydd ���������������������������� 4 Klimat och miljö ��������������������������������������������������������������� 4 Underleverantörer ����������������������������������������������������������� 4 Transporter ����������������������������������������������������������������������� 4 Uppföljning och rätt till revision ������������������������������������� 5 Rapportering av överträdelser och visselblåsning �������� 5 Avvikelser och åtgärdsplaner ������������������������������������������ 5 Giltighet, tolkning och ändringar ������������������������������������ 5

Bakgrund och syfte Alecta Fastigheter arbetar långsiktigt för att skapa värde för våra intressenter och samhället. För att säkerställa att detta arbete håller en hög etisk, social och miljömässig standard ställer vi krav på alla leverantörer.

Uppförandekoden är baserad på Global Compacts principer om mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och motverkande av korruption. Vi ställer oss bakom dessa principer, tillsammans med Institutet mot mutors (IMM) Kod mot korruption i näringslivet (”Näringslivskoden”).

Denna uppförandekod utgör en bindande del av alla avtal och beskriver vilket ansvar leverantören har för att verksamheten bedrivs på ett lagligt, hållbart och etiskt korrekt sätt. Uppförandekoden gäller samtliga leverantörer och personer som arbetar på uppdrag av leverantören, oavsett anställningsform. Leverantören ska säkerställa att samtliga underleverantörer i hela värdekedjan följer motsvarande krav.

Lagkrav och regelefterlevnad

Arbetsmiljö och säkerhet

Alecta Fastigheters leverantörer ska uppfylla alla lagar, förordningar och föreskrifter inom arbetsmiljö, konkurrens, miljö, datasäkerhet, skatter, korruption samt övriga relevanta regelverk. Leverantören ska kontinuerligt hålla sig uppdaterad om förändringar i lagstiftningen och anpassa sina rutiner därefter. Samtliga nödvändiga tillstånd och licenser ska vara aktuella och tillgängliga vid förfrågan. Arbetsvillkor ska motsvara relevanta kollektivavtal. Allt arbete ska utföras under ingångna avtal som är godkända enligt gällande lag.

Leverantören ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljö­ arbete för att förebygga olyckor och ohälsa, inklusive riskidentifiering, utbildning och tillgång till relevant information på språk som samtliga förstår. Adekvata skydd, säker utrustning, ventilation, belysning, rent dricksvatten, låsbara toaletter, nödutgångar och första hjälpen ska finnas. Brandsäkerhet ska säkerställas genom utrustning, utbildning och övningar. Olycksfallsförsäkring ska omfatta alla verksamma, oavsett anställnings- eller kontraktsform. Olyckor och tillbud under arbete för Alecta Fastigheter ska rapporteras utan dröjsmål. Alkohol- eller drogpåverkan under arbetstid är förbjuden.

Mänskliga rättigheter och sociala villkor Icke-diskriminering och respekt Leverantören ska säkerställa att mänskliga rättigheter respekteras i hela leveransen. All form av diskriminering, trakasserier, repressalier eller orättvis behandling är förbjuden. Arbetsplatser ska vara inkluderande och präglas av respekt. Arbetstagare ska informeras om sina rättigheter och ges möjlighet att uttrycka synpunkter utan risk för negativa konsekvenser. Leverantören ska arbeta aktivt för att skapa ett icke-diskriminerande arbetsklimat och motverka omedveten bias.

Föreningsfrihet Arbetstagare ska ha rätt att organisera sig fackligt och delta i kollektiva förhandlingar utan risk för vedergällning.

Anställningsvillkor Samtliga anställda ska ha skriftliga anställningsavtal på ett språk de förstår och lön, ersättningar och arbetsvillkor minst enligt lag eller branschens kollektivavtal. Disciplinära löneavdrag är inte tillåtna. Likvärdiga villkor ska ges till dem som arbetar under anställningslika förhållanden.

Tvångsarbete och barnarbete Tvångsarbete, skuldarbete eller arbete under hot om bestraffning är förbjudet. Barnarbete får inte förekomma. Om nationell lag saknas är lägsta ålder femton (15) år. Arbetstagare under arton (18) år får inte utföra farligt arbete, nattskift eller uppgifter som skadar hälsa, säkerhet eller moral.

Informationssäkerhet och dataskydd Information och data som rör Alecta Fastigheter, dess anställda eller kunder får endast användas för avsett ändamål och ska skyddas mot obehörig åtkomst, användning eller spridning. GDPR och övriga tillämpliga dataskyddslagar samt avtalsvillkor ska följas vid all behandling av personuppgifter, inklusive men inte begränsat till insamling, lagring, användning, bearbetning och delning av personuppgifter. Personuppgiftsincidenter ska rapporteras till Alecta Fastigheter utan otillbörligt dröjsmål. Sekretesskrav och dataskydd ska även säkerställas gentemot underleverantörer.

Underleverantörer Leverantören ansvarar fullt ut för efterlevnad av denna uppförandekod hos samtliga underleverantörer, oavsett led. Kraven i uppförandekoden ska införlivas i leverantörens avtal med underleverantörer. Leverantören ska på begäran kunna visa hur efterlevnad säkerställs och följas upp.

Transporter Leverantören ska välja resurseffektiva transportmetoder med hänsyn till klimatpåverkan, tid och kostnad. Vid egen logistik ska utbildning i miljömässig körning säkerställas. Lastbilar ska minst uppfylla miljöklass Euro 6. Diesel bör ersättas med fossilfria drivmedel när det är praktiskt möjligt och i linje med uppdragskrav.

Klimat och miljö Leverantören ska arbeta för att minimera negativ miljö- och klimatpåverkan.

Miljöledning • Identifiera väsentlig miljöpåverkan och sätta mål för minskning (energi, vatten, råvaror).

• Uppfylla tillämpliga miljölagar och relevanta standarder (t.ex. ISO 14001 om tillämpligt).

Resurser, avfall och cirkularitet • •Minimera avfall, prioritera återanvändning och materialåtervinning, undvika deponi och förbränning där alternativ finns.

Kemikalier och farliga ämnen • Säker användning, förvaring, transport och avyttring av kemikalier; giltiga tillstånd ska upprätthållas.

• Samtliga ämnen ska vara märkta med säkerhetsdatablad (MSDS).

• Krav enligt EU-direktiven REACH och RoHS ska respekteras.

Utsläpp och effektivitet • Minska utsläpp till luft, mark och vatten.

• Effektivisera energi-, vatten- och resursanvändning.

Etik, affärsmässighet och antikorruption Antikorruption Korruption, utpressning, maktmissbruk, mutor eller penningtvätt – direkt eller indirekt – är förbjudet. Otillbörliga förmåner får varken erbjudas eller tas emot.

Rättvis konkurrens Leverantören ska följa konkurrenslagstiftning; otillåtna prisuppgörelser, marknadsuppdelning, anbudskarteller eller missbruk av dominerande ställning är förbjudet.

Representation och gåvor Representation och gåvor ska präglas av öppenhet och måttfullhet, med naturligt samband till affärsrelationen, och får aldrig användas för otillbörlig påverkan.

Intressekonflikter Leverantören ska förebygga intressekonflikter. Situationer där Alecta Fastigheters medarbetare eller konsulter kan ha personligt intresse i leverantörens verksamhet ska omedelbart rapporteras till Alecta Fastigheter.

Betalningspraxis Leverantören ska ha rutiner som motverkar sena betalningar, särskilt gentemot småföretag.

Uppföljning och rätt till revision Alecta Fastigheter kan genomföra dialoger, självskattningar, platsbesök eller revisioner (egen personal eller oberoende tredje part) för att verifiera efterlevnad.

Leverantören ska ge skäligt tillträde till relevanta anläggningar, dokumentation och personal.

Rapportering av överträdelser och visselblåsning Leverantören ska utan dröjsmål rapportera överträdelser av lagstiftning och/eller denna uppförandekod till Alecta Fastigheter via ordinarie kontaktvägar (samtal eller e-post) eller via visselblåsartjänsten på alectafastigheter.se. Visselblåsning kan ske anonymt enligt tjänstens villkor.

Avvikelser och åtgärdsplaner Vid avvikelser från denna uppförandekod kan Alecta Fastigheter kräva omedelbara åtgärder och åtgärdsplaner för kritiska och mindre avvikelser. Om förbättringar inte sker inom överenskommen period, eller vid kritiska överträdelser, kan Alecta Fastigheter stoppa arbete eller avsluta samarbetet (häva avtal).

Giltighet, tolkning och ändringar Denna uppförandekod gäller från ikraftträdandedatumet och till dess att den ersätts av ny version. Ändringar kommuniceras och ska accepteras av leverantören. Vid konflikt mellan denna uppförandekod och avtalstexten ska den striktare bestämmelsen gälla om inte annat avtalats. Om det uppstår motstridighet mellan denna uppförandekod och tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter, ska de högre ställda kraven gälla.

Klarabergsviadukten 70 Trapphus B, våning 7 111 64 Stockholm Box 3668 103 59 Stockholm