INNHOLD 3.2.6 Mottak, journalføring og arkivering av Noark-systemutvekslinger . . . . . . . . 3.2.6.1 Spesielt om KS SvarInn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Saksbehandleres og øvrige ansattes kontrollansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4 Registreringenes betydning for datakvalitet og senere bruk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
288 289 289 290
ka p ittel 4 MOTTAK AV INNGÅENDE PAPIRPOST FOR FULLELEKTRONISK ARKIV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292 4.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 Fysisk, papirbasert postmottak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.1 Grovsortering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.2 Åpning, vurdering og sortering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.3 Mer om journalføringsplikt og arkiveringsplikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.4 Saksbehandleres og øvrige ansattes vurderingsansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Behandling av arkivverdig og journalføringspliktig papirpost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 Journalføringen av papirbasert post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.2 Mer om skanningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.3 Kvalitetskontroll av skanningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.4 Midlertidig oppbevaring av papiroriginal (arkivkopi). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
292 293 293 294 296 298 298 298 299 301 301
ka p ittel 5 BEHANDLING AV UTGÅENDE POST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
303
5.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1 Dokumentproduksjon utenfor sakarkivsystemet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.1 Fangst av utgående papirpost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.2 Fangst av utgående dokumentfiler og skjema-svardata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.3 Fangst av utgående e-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Dokumentproduksjon i sakarkivsystemet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.1 Dokumentproduksjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.2 Registrering, journalføring og arkivering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.3 Ekspedering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3 Generelt om distribusjonsformer og kanalvalg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4 Spesielt om sikre digitale, elektroniske utsendelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.1 Om varslingskravet og klageretten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.2 Om kontakt- og reservasjonsregisteret og reservasjonsretten. . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.3 Om utsending med sikker digital post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.3.1 Spesielt om KS SvarUt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.3.2 Unntaksmessig bruk av e-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.4 Journalføring og arkivering av utgående signert og/eller kryptert post . . . 5.4.4.1 Spesielt om behandlingen av utgående signert post . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.4.2 Spesielt om behandlingen av utgående kryptert post . . . . . . . . . . . . . . 5.4.4.3 Behandlingen av utgående signert og kryptert post – oppsummert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.5 Utsending, journalføring og arkivering av Noark-systemutvekslinger. . . .
303 304 304 305 306 308 308 309 310 312 316 317 319 320 322 323 324 325 328 330 330
9