Issuu on Google+

10101001011 0111011000 01110 10011110011

10101001011 0111011000 01110 10011110011 10011110011

Fra papir til digitalisering Flexi Invoice Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s • Stensmosevej 15 2620 Albertslund • 72 21 21 21 • www.konicaminolta.dk


10101001011 10101001011 0111011000 0111011000 01110 01110 Dokumentfangst 10011110011 10011110011 10011110011 10011110011 Dokumentfangst Integration

Digitalisering

Integration

Do

Automatisk

Dig

Digitalisering Database

Fakturaløsning - Flexi Invoice

Automatisk Database

Optimering

Optimering

igen indført manuelt i økonomisystemet til betaling og arkivering, hvilket ofte er en arbejdstung procedure. Denne procedure kan forbedres med en digital arbejdsgang, som giver mulighed for at håndtere og kontrollere hele fakturaforløbet fra scanning til jeres eksisterende økonomisystem. Derved frigøres tid til andre opgaver i virksomheden. Konica Minoltas fakturaløsninger, Flexi Invoice og

Hver eneste dag modtager virksomheder en

Flexi Flow er således udviklet til at strømline din

mængde fakturaer, en del på digital form men

daglige fakturahåndtering. Flexi Invoice be-

stadig også en stor del i traditionel printet form.

nyttes til at læse data fra scannede fakturaer,

Disse fakturaer håndteres normalt manuelt.

og Flexi Flow benyttes til web-baseret kon-

Originalen bliver indtastet manuelt i økonomi-

tering og fakturagodkendelse. Flexi Invoice

systemet og bliver fysisk transporteret rundt til

kan aflevere data til eksisterende økonomisy-

virksomhedens forskellige nøglepersoner for

stemer, hvori kontering og godkendelse kan

kontering og godkendelse. Senere bliver den

foretages.

Væk med den traditionelle papirgang. Flexi Invoice og Flexi Flow klarer din fremtidige fakturahåndtering.

Int

Aut

Da

Opt


Integration Dokumentfangst

10101001011 0111011000 Dokumentfangst Integration Digitalisering 01110 10011110011 Integration Automatisk Digitalisering 100111100

okumentfangstDigitalisering Automatisk Database

tegration

Automatisk

tomatisk

Optimering

gitaliseringDatabase

atabase

timering

Database

Optimering

Optimering

Reducér omkostningerne markant og forøg virksomhedens rentabilitet med Flexi Invoice Reducér den manuelle indtastning af fakturadata, der udføres af veluddannede regnskabsfolk, og lad dem i stedet fokusere på profitmaksimerende opgaver: • Udnyt rabatter ved tidlig betaling, typisk mellem 2 % og 5 % • Undgå strafrenter ved for sen betaling • Opdag faktureringsfejl • Opnå bedre analyse af gældssammensætningen

Digital lagring af fakturadata sikrer øjeblikkelig fremsøgning og dermed øget produktivitet: • Fakturaer lagres sikkert i digitalt format ved modtagelse • Det rette personale har umiddelbar adgang til fakturabilledet og de tilknyttede data • Fakturaer bliver ikke væk, forlagt eller ligger i en personlig postbakke • De arkiverede fakturaer hentes frem på få sekunder • Minimerer risiko for fejlarkivering og dermed problemer ved genfinding • Digital lagring giver mulighed for backup og sikrer, at du hurtig kan genetablere vitale data i tilfælde af brand eller lignende

Flexi Invoice


10101001011 0111011000 01110 10011110011 10011110011

Flexi Invoice i hovedtræk

Flexi Invoice

Flexi Invoice er baseret på den nyeste doku-

es sammen med Flexi Arkiv, som bl.a. gør

mentfangstteknologi, der giver en uovertruffen

det muligt at foretage fritekstsøgning på alle

ydeevne og skalerbarhed.

dokumenter i databasen og dermed hurtigt

Effektiviteten

af

kan finde en faktura ud fra f.eks. leverandør,

leverandørfakturaer gennem integration med

forøges

håndtering

fakturanummer, varenummer, varetekst eller

Flexi Flow og/eller økonomisystemer.

lignende.

Flexi Invoice kan med stor fordel anvend-

Optimering

Flexi Invoice

Optimering


10101001011 0111011000 01110 10011110011 10011110011

Sådan virker Flexi Invoice

1. DIGITALISERING • Papirfakturaer bliver digitaliseret ved hjælp af en scanner (f.eks. en Konica Minolta multifunktionsprinter) til videre håndtering i Flexi Invoice. • Fakturaer i elektronisk format kan også importeres. 2. DATA GENKENDELSE OG UDTRÆK • Flexi Invoice analyserer indkommende fakturaer ved hjælp af effektiv tegngenkendelses-teknologi (OCR/ICR), som har en høj genkendelsesgrad. • Uanset fakturaens layout aflæses den ønskede information, f.eks. fakturanummer, fakturadato, leverandørnavn og samlet beløb med og uden moms. • Udtræk af fakturaposter – med rekvisitions- eller lagerregistreringer. • Opslag på database – en yderst præcis metode til at verificere de aflæste data. 3. VALIDERING • Aflæste fakturadata kan valideres (godkendes/rettes inden de faktisk skal håndteres og godkendes) ved anvendelse af enten valideringsmodul (client-modul) eller ved hjælp af et web-baseret værktøj. (Internet Explorer 7.0 eller nyere eller Firefox 3 eller nyere). 4. RELEASE • Validerede fakturadata og billeder eksporteres til et hvilket som helst økonomisystem. • For at lette brugen har vi standardiserede eksportmoduler til en lang række førende løsninger. 5. SIKKER LAGRING • De færdigbehandlede digitale fakturadata kan arkiveres af økonomisystemet i henhold til virksomhedens og myndighedernes opbevaringsregler. • Konica Minolta kan tilbyde et bredt udvalg af arkivteknologier og kan foreslå den bedste løsning, der passer præcis til dine krav.

Flexi Invoice


10101001011 0111011000 01110 10011110011 10011110011 Flexi Invoice skræddersyet til din virksomhed Flexi Invoice findes nu i 4 forskellige

turaerne bliver scannet ind i systemet, relevant

konfigurationer:

data aflæses automatisk til forskel fra Flexi Invoice

Flexi Invoice Bronze

Bronze løsningen, hvorefter der valideres som før.

Flexi Invoice Sølv

Hvis der på fakturaen er data, som ikke blev fun-

Flexi Invoice Guld og

det automatisk, kan brugeren taste eller markere

Flexi Invoice Platin

disse med mus på fakturabilledet, hvorefter data

Disse konfigurationer er designet med det formål,

indsættes automatisk.

at kunne opfylde de fleste virksomheders behov ved fakturahåndtering. Flexi Invoice Bronze:

Flexi Invoice Guld: Flexi Invoice Guld henvender sig til virksomheder, der har mere end 10.000 fakturasider pr. år. Samme procedure som ved Sølv, dog med muFlexi Invoice Bronze henvender sig til virksomhed-

lighed for optimering af fakturagenkendelse d.v.s.

er, der har mellem 1-10.000 fakturasider pr. år.

til at genkende faktura-indexfelter.

Fakturaerne bliver scannet ind i systemet, hvorefter fakturanummer, fakturadato m.m. indtastes

Flexi Invoice Platin:

manuelt. Dette sker i et valideringsvindue. Når

Flexi Invoice Platin henvender sig til virk-

alt er indtastet af brugeren, bliver fakturabilledet

somheder, der har mere end 10.000 fakturasider

samt indtastede data gemt i en folder på netvær-

pr.

ket. Baseret på de indtastede oplysninger dannes

men også med mulighed for databaseopslag

en data-fil, som muliggør import i virksomhedens

af f.eks. leverandørbetalingsbetingelse. Denne

økonomisystem.

konfiguration kan også udføre varelinjelæsning, som

år.

Samme

kombineret

procedure

med

som

ved

Guld,

databaseopslag

Flexi Invoice Sølv:

indkøbsordrer, danner grundlag for godkendelse

Flexi Invoice Sølv henvender sig til virksomheder,

af faktura.

der har mellem 1-10.000 fakturasider pr. år. Fak-


10101001011 0111011000 01110 10011110011 10011110011 Flexi Invoice Bronze

Flexi Invoice Sølv

Flexi Invoice Guld

Flexi Invoice Platin

1-10.000 sider

1-10.000 sider

Over 10.000 sider

Over 10.000 sider

Manuelt Automatisk som option

Manuelt Automatisk som option

Antal Indexfelter

7

7

8 (flere kan tilkøbes)

Automatisk dataaflæsning

Virksomhedens behov i fakturasider pr. år Scannede filer bliver importeret automatisk

Manual dataindtastning Understøtter flere sprog

• •

10 (flere kan tilkøbes)

Dansk

Dansk

(Dansk & Engelsk)

Option

Option

Option

Kan bruger optimere fakturagenkendelse?

Kan Konica Minolta optimere fakturagenkendelse?

Release til CSV fil

Release til SQL

Option

Option

Option

Databaseopslag via ODBC

Option

Option

Option

Databaseopslag via tekstfil

• • •

Option

Option

Option

Option

Option

Option

• • • • • •

Webbaseret validering Varelinjer

• = Facilitet ikke tilgængelig i konfigurationen • = Facilitet inkluderet i konfigurationen

En historie fra den virkelige verden Hos HCS anvender vi Flexi Invoice til at behandle vores le-

hos HCS, synes det er smart og nemt at anvende efter et par

verandørfakturaer. Før i tiden håndterede vi dem manuelt.

gange.

Fakturaerne blev bragt fysisk ud i de forskellige afdelinger, der så skulle godkende dem, før vi kunne taste dem i bogholderiet. Med Flexi Invoice er processen vendt. Det er nemmere at

Torben Pedersen, kreditorbogholder hos HCS, Transport & Spedition

få registreret vores leverandørfakturaer med det samme, og de er ikke længere spredt ud over hele virksomheden og skal ikke længere arkiveres. Flexi Invoice har gjort vores hverdag lettere på mange måder. Vi kan altid finde fakturaerne i det elektroniske arkiv, hvis vi skal bruge en kopi. Det er også muligt at behandle fakturaerne hurtigere. Selvfølgelig er der stadig nogen, der skal kontere og tage stilling til fakturaerne, men takket være Flexi Flow forsvinder de ikke i mængden på skrivebordet. Dette fakturahåndteringssystem er utrolig nemt at have med at gøre. De, der har prøvet at anvende systemet

Flexi Invoice


Ring og hør, hvordan Konica Minolta kan hjælpe dig med at optimere dit dokumentflow Solutions er en afdeling i Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s, som arbejder fokuseret med dokument- og workflow-baserede løsninger til professionelle virksomheder. Som supplement til softwareløsninger kan Solutions tilbyde en række ydelser, såsom: • Projektanalyse • Projektledelse • Løsningsimplementering • Løsningstilpasning • Konsulentbistand ved dokumenthåndtering Alle disse kompetencer sikrer jeres virksomhed en effektiv sparringspartner, når I overvejer nye muligheder for jeres digitale arbejdsgange. Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s er certificeret partner hos flere af de markedsledende softwareudviklere.

Din Konica Minolta Business Solutions partner

Konica Minolta Business Solutions Denmark a/s Stensmosevej 15 2620 Albertslund

Hjulmagervej 4B 7100 Vejle

Søren Frichs Vej 40A 8230 Åbyhøj

Gøteborgvej 1 9200 Aalborg SV

www.konicaminolta.dk Tlf. 72 21 21 21


Flexi_invoice_net