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Vom Postfach bis zum Papierkorb Modernes Selbstmanagement Praxisorientierte Theorie & Aufgaben

Die Lรถsungen finden Sie unter www.klv.ch beim jeweiligen Produkt.

Bettina Graber Sonja Ritter


Bettina Graber Dipl.-Marketing-Leiterin, Tech. Kauffrau, doziert im deutschsprachigen Raum in der Schweiz an mehreren Schulen Marketing Marktforschung und Selbstmanagement. Beruflich war sie als Produktmanagerin und Marketingleiterin in den Branchen Automobil, Kosmetik, Sicherheitstechnik und dem Verlagswesen tätig. Als engagierte Mutter von vier Kindern setzt sie sich dauernd mit Bildungsthemen ab der Primarschule bis hin zur beruflichen Bildung auseinander.

Sonja Ritter Dipl. Textilkauffrau, Dipl. Mental- und Persönlichkeitstrainerin, seit 2004 Inhaberin der Firma Mentmed Bereich Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung Jobcoaching und HR-Beratung, Bewerbungstraining, Verkaufstraining, Körpersprache, Case Management, Erwachsenenbildnerin, Prüfungsexpertin SVF, Cert. Wing Wave Trainerin, Dozentin in den Bereichen Kommunikation, Selbstmanagement, Präsentationstechnik, Selbsterkenntnis, Konfliktmanagement, Leadership etc. Seminarleiterin in den Bereichen MPA, Wellness, Gesundheit.

© by KLV Verlag AG Alle Rechte vorbehalten Ohne Genehmigung des Herausgebers ist es nicht gestattet, das Buch oder Teile daraus in irgendeiner Form zu reproduzieren. Trotz intensiver Nachforschungen gelang es uns nicht in allen Fällen, die Rechteinhaber zu ermitteln. Wir bitten diese, sich mit dem Verlag in Verbindung zu setzen. Meldung bitte direkt an den Verlag per E-Mail rechte@klv.ch oder telefonisch +41 71 845 20 10. Layout und Cover KLV Verlag AG, Mörschwil 1. Auflage 2017 ISBN 978-3-85612-548-6 KLV Verlag AG | Quellenstrasse 4e | 9402 Mörschwil Telefon +41 71 845 20 10 | Fax +41 71 845 20 91 info@klv.ch | www.klv.ch


Inhaltsverzeichnis Erklärung Icons ...................................................................................................................................... 5 Vorwort ................................................................................................................................................... 6

Teil 1 Selbstmanagement

7

1 Ziele setzen & planen .................................................................................................................. 7 2 Das Pareto-Prinzip ...................................................................................................................... 10 3 Die Alpenmethode ........................................................................................................................ 12 4 Die persönliche Leistungskurve ................................................................................................. 15 5 Die ABC-Analyse .......................................................................................................................... 17 6 Kreativitätstechniken .................................................................................................................. 19 6.1 Sechs Denkhüte ................................................................................................................ 20 6.2 Disney-Methode ............................................................................................................... 21 6.3 Die Kopfstand-Technik ..................................................................................................... 22 7 Das Eisenhower-Prinzip .............................................................................................................. 25 Aufgaben zum Teil 1 Selbstmanagement .............................................................................................. 27

Teil 2 Teamfähigkeit

32

1 Das Johari-Fenster ...................................................................................................................... 32 2 Teamrollen ................................................................................................................................... 34 3 Werte ............................................................................................................................................ 38 4 Wertschätzung in der Kommunikation ....................................................................................... 41 4.1 Einfaches Kommunikationsmodell ................................................................................. 42 4.2 Die fünf Axiome in der Kommunikation .......................................................................... 43 4.3 Die vier Seiten einer Botschaft ........................................................................................ 43 4.4 Die Distanzzonen .............................................................................................................. 44 4.5 Wahrnehmungsfehler ...................................................................................................... 45 5 Teamentwicklung & Teamphasen nach Tuckmann .................................................................... 47 6 Die Erfolgskomponenten einer Präsentation ............................................................................. 49 7 Die Gesprächsführung ................................................................................................................. 52 7.1 Die Vorbereitung .............................................................................................................. 52 7.2 Die Durchführung ............................................................................................................. 53 7.3 Die Nachbearbeitung ....................................................................................................... 54 8 Kommunikationssperren ............................................................................................................. 55 9 Fragetechniken ............................................................................................................................ 57 Aufgaben zum Teil 2 Teamfähigkeit ....................................................................................................... 59


Teil 3 Konfliktmanagement

65

1 «Lerne Nein zu sagen, dann wird auch dein Ja respektiert & geschätzt» ............................... 65 2 Stressoren .................................................................................................................................... 68 3 Was ist ein Konflikt? .................................................................................................................... 71 4 Konfliktstile & Konfliktmuster .................................................................................................... 74 5 Mobbing ........................................................................................................................................ 78 6 Konstruktiver Umgang mit verschiedenen Konflikten, um Mobbing zu verhindern ................ 80 7 Resilienz ....................................................................................................................................... 81 Aufgaben zum Teil 3 Konfliktmanagement ........................................................................................... 87

Anhang 90 Glossar .................................................................................................................................................... 90 Stichwortverzeichnis .............................................................................................................................. 93


Vorwort Der heutige Berufsalltag ist in jeder Stellung eine Herausforderung an das Zeit- und Selbstmanagement einer einzelnen Person sowie im Team. Wir leben und arbeiten in einer Struktur in der Ruhe und Erholungszeit bewusst eingesetzt werden müssen. Dieses Spannungsumfeld betrifft nicht nur die Organisation im Alltag, sondern auch das Selbstmanagement wie die Führung der eigenen Person. Denn nur, wenn ich mich selber führen kann, bin ich auch in der Lage andere wie ein Team zu führen. Im Rahmen einer Karriereplanung einer Person und damit zusammenhängend der Berufsalltag, werden viele Anforderungen an eine aufsteigende Persönlichkeit gestellt. Dies stellt an unsere Work-Life-Balance und Resilienz hohe und komplexe Ansprüche. Um die Effizienz in den wichtigen Bereichen zu steigern und Zeitfresser zu erkennen und zu eliminieren, braucht es eine strukturierte Arbeitsweise um die vielen Sitzungen, Termine mit Mitarbeitern und Kunden, Mails und Projekte etc. richtig zu planen und sich Freiräume zu schaffen für kurzfristige und ungeplante Aufgaben. Dieses Lehrmittel gibt eine Übersicht mit welchen Hilfsmitteln ein Arbeitsalltag besser strukturiert und aufgebaut werden kann und hilft somit der Sicherstellung der Karriereplanung und der persönlichen Work-LifeBalance. Die Autoren

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3

Die Alpenmethode

Checkliste – Dieses Kapitel behandelt folgende Anforderungen: Sie … können den Arbeitsalltag effizienter und bewusster planen. kennen die Methoden, um den richtigen Zeiteinsatz im Arbeitstag zu steuern. erkennen Zeitfallen und können das richtige Verhalten zur Einhaltung der Planung einsetzen.

Die Alpenmethode Die Alpenmethode ist eine sequenzielle Abfolge eines Planungsschemas für einen Tag als überblickbare Zeiteinheit. Wer mit der täglichen Planung Schwierigkeiten hat, wird grössere zeitliche Einheiten dann auch nicht erfolgreich planen und einhalten können.

1. Aufgaben notieren

2. Länge der Arbeiten einschätzen

3. Pufferzeiten einbauen

4. Entscheidungen treffen

© Salome – Fotolia

1. Aufgaben notieren Erstellen Sie eine vollständige To-do-Liste für den nächsten Tag. Diese be­ inhaltet alle fixen Termine inkl. der Orte und Zeitangaben, an denen diese stattfinden sollen. Eventuelle Telefonate, die erledigt werden sollten, werden auch aufgelistet. Unerledigtes vom Vortag wird nochmals gelistet. 2. Länge der Arbeiten einschätzen Jede Aufgabe aus der To-do-Liste wird mit einem Zeitraum, innerhalb dessen diese Tätigkeit zu erledigen ist, versehen. Es ist sicherlich der schwierigste Aspekt dieser Methode, die notwendige Zeit richtig einzuschätzen. Methodisch ist der Mensch aber stark motiviert, sich selbst gesetzte Ziele auch einzuhalten. 3. Pufferzeiten einbauen Ein Arbeitstag bringt täglich diverse Überraschungen und nicht planbare Aktivitäten mit sich, wie überraschende Telefonate, zusätzliche Sitzungen, Probleme im Team, Krankheitsmeldungen und längere Zeiten für geplante Arbeiten. Damit diese nicht unnötigerweise den Arbeitsalltag in die Nacht hinein verlängern oder Ihre Tagesplanung gefährden, plant man ungefähr ein Drittel der Arbeitszeit eines Tages als Pufferzeiten ein. Das hilft konkret, Stress zu vermeiden und die geplanten Arbeiten rechtzeitig zu erledigen.

12 | 3 Die Alpenmethode

5. Nach­ kontrolle


5

Die ABC-Analyse

Checkliste – Dieses Kapitel behandelt folgende Anforderungen: Sie … können Aufgaben nach Wichtigkeiten einteilen. können genaue Ist-Situation bestimmen. können Verbindungen zu anderen Methoden wie Pareto und Eisenhower herstellen.

Die ABC-Analyse Im Gegensatz zum Pareto-Prinzip, das den Perfektionsanspruch einer Aufgabe ins Zentrum stellt, steht die ABC-Analyse für die Bestimmung der Wichtigkeit einer Aufgabe. Die ABC-Analyse ist ein unkompliziertes Instrument, das hilft, den Fokus stark auf die wichtigen Dinge zu legen.

Pareto-Prinzip siehe Seite 10

Nehmen wir als Beispiel ein bestehendes Zeitverwendungsinventar eines Marketingfachmannes an einem bestimmten Tag, das in den Spalten ABC nach folgender Regel eingetragen wurde:

Legende: A für sehr wichtige Aufgaben B für wichtige Aufgaben C für Kleinkram und Routineaufgaben

© Olivier Le Moal – iStock

5  Die ABC-Analyse | 17


Zeitdauer

Tätigkeit

A

B

C

30 Min.

Rechnungen auf Budgetkonformität überprüfen

2 Std.

Werbekonzept für neues Produkt erstellen

x

1 Std.

Termin mit Grafiker

x

30 Std.

Termin mit Aussendienst Fachzeitschrift

x

30 Std.

E-Mail-Verkehr mit diversen Aussendienstpersonen von Zeitschriften

x

30 Min.

Lesen von internen Informations-E-Mails

x

30 Min.

Lesen des zugestellten Newsletters

x

30 Min.

Ablegen von diversen Papieren

x

30 Std.

Offerten für Catering für den Tag der offenen Tür anschauen mit Assistent

x

1 Std.

Sitzung intern bezüglich allgemeiner Informationen

x

30 Min.

Termin mit Fremdgrafiker (stellt seine Firma vor)

x

1 Std.

Sitzung Distributionsteam nur zur Info, keinen direkten Bezug

x

x

Nach diesem ersten Schritt addiert der Marketingfachmann alle Zeiten in einer Kategorie, er erhält folgendes Bild:

–– A-Aufgabe = 3 Std. –– B-Aufgabe = 1 Std. 30 Min. –– C-Aufgabe = 4 Std. 30 Min. Der Marketingfachmann setzt seine Zeit an diesem Arbeitstag wie folgt ein: –– 30 % seiner Zeit für die sehr wichtigen A-Aufgaben, –– 15 % seiner Zeit für wichtige B-Aufgaben, –– 55 % seiner Zeit für C-Aufgaben, Routine und Kleinkram. Für den Erfolg im Berufsalltag ist es ausschlaggebend, dass Sie Ihre Energie in Tätigkeiten einbringen, die sehr wichtig und wichtig sind. Unwichtige Dinge verbrauchen nur Energie und Zeit, beeinflussen aber den Weg zum Ziel nicht. Im Zusammenhang der ABC-Analyse und dem Zeitmanagement sollte der Marketingfachmann jetzt Folgendes ändern: –– Für seine A-Tätigkeiten sollte er mindestens 65 % des Tages einplanen. –– Für seine B-Tätigkeiten sollte er 20 % einplanen. –– Seine C-Tätigkeiten sollte er auf höchstens 15 % beschränken. Eine perfekte Planung würde auch seine persönliche Leistungskurve beinhalten. Das bedeutet, dass die A-Tätigkeiten im Zeitpunkt des Hochs eingeplant würden. Zusätzlich würden auch das Pareto-Prinzip und die Eisenhower-Methode mit integriert. Eine mögliche Darstellungsart dazu wäre: Zeit/Dauer

Tätigkeit A

B

18 | 5 Die ABC-Analyse

Pareto-Prinzip C

80

20

ABC siehe Seite 17

Pareto-Prinzip siehe Seite 10 Eisenhower-Methode siehe Seite 25

Eisenhower wichtig

unwichtig

Delegation


6

Kreativitätstechniken

Checkliste – Dieses Kapitel behandelt folgende Anforderungen: Sie … können Problemstellungen aus diversen Blinkwinkeln betrachten und analysieren. können Ideen und deren Umsetzung bewerten und verbessern. können Spannungen und kalte Konflikte unter den Teilnehmern erkennen und ansprechen. können Lösungsfindungen als Win-win-Situation erarbeiten. können einzelne Rollen akzeptieren und reflektieren. suchen nach neuen Ideen und Lösungen. erkennen die Möglichkeiten und setzen diese um durch Umkehrung der Problemstellung. können die Erweiterung der Möglichkeiten mittels Betrachtung des Konstruktes sehen. können den zweckmässigen Einsatz und die Umsetzung erarbeiten. Der Schlüssel zu innovativen Ideen und kreativen Lösungen.

Ideen te n b ewer nd inden u Ideen f n kel ent wic

Ideen u

m s e t ze n un d te s te n

P rob l e me ve r s te hen

© denisismagilov – fotolia

Kreativität kann erlernt, gefördert und aktiv umgesetzt werden. Sie gibt uns die Möglichkeit, gewohnte Denkwege und Muster neu zu überdenken und unsere Denkhorizonte zu erweitern. Die Techniken sind in allen Lebensbereichen einsetzund anwendbar, denn bei der Lösungsfindung gibt es unterschiedliche Arten: –– Voraussetzung (wer, wie, warum) –– an bereits vorhandenem Wissen anknüpfen und vernetzen –– Sicht- und Perspektivenwechsel (mit anderen Augen sehen, mit anderen Ohren hören, Seitenwechsel) –– Vorstellung/Visualisierung (weg von Problem/Herausforderung – hin zur Lösung)

6 Kreativitätstechniken | 19


6.1

Sechs Denkhüte objektiv, neutral, analytisch

strukturiert

Pessimismus

Subjektivität

Innovation

neutral

kreativ

mit Blinkwinkel auf Thema

Herausforderung

Problem

Eine innovative Problemlösungsmethode, die von dem Kreativitätsforscher Edward De Bono entwickelt wurde. Diese Methode sieht sechs verschiedene Rollen/Ansichten/Meinungen vor, die ihren entsprechenden Farben zugeordnet sind. Die verschiedenen Rollen werden nach seiner Methode durch Hüte repräsentiert, können aber auch durch farbige Blätter, Bänder oder Gegenstände ersetzt werden. Die Bedeutung der Farben ist wie folgt: Weiss Steht für das neutrale, analytische Denken, Sachinformationen, Zahlen, Fakten; es findet keine Bewertung statt und es wird auch keine Meinung gebildet. Rot Steht für subjektives, emotionales Denken, Erfahrungen, Gefühle, Widersprüche; es kann interpretiert und bewertet werden. Schwarz Steht für das pessimistische Denken, Risiken, Bedenken, Zweifel, Einwände, Konzentration auf objektive Argumente; jedoch werden die negativen Aspekte beleuchtet (Kritiker). Gelb Steht für Innovation, Chancen, Stärken, Möglichkeiten, Herausforderungen; objektive Argumente werden als Chancen wahrgenommen – steht im Gegensatz zum Kritiker. Grün Steht für Kreativität, Erneuerung, Vorschläge, Alternativen; Ideen werden ohne Bewertung und Kritik gesammelt. Blau Steht für Ordnung, Durch- und Überblick; Ideen und Gedanken werden neutral zusammengetragen und strukturiert (Vogelperspektive – Meta-Ebene).

20 | 6 Kreativitätstechniken

© AlexAndrews – iStock


Aufgaben zum Teil 1 Selbstmanagement Je Aufgabe: Einzelarbeit/Zeitaufwand 15–30 Minuten/Niveau einfach

Aufgabe 1 Als zukünftige Führungsperson sind Sie nicht nur verantwortlich für Ihre persönlichen Ziele, sondern auch für die Ziele Ihres Teams. Zusätzlich müssen oft Ziele der Geschäftsleitung auf Ihre Abteilung heruntergebrochen werden. a)

Sie sind Abteilungsleiter und entnehmen dem Beschlussprotokoll der Geschäftsleitungssitzung folgenden Absatz für Ihre Abteilung: «Die zwei Produkte mit den kleinsten Renditen werden aus dem Sortiment gestrichen.» Da Sie nun mit SMART vertraut sind, sehen Sie gleich, dass Ihnen elementare Angaben fehlen. Formulieren Sie einen Text an Ihren Vorgesetzten und holen Sie die nötigen Angaben ein.

b)

Sie haben nun die nötigen Angaben erhalten (treffen Sie Annahmen) und müssen diese Ihrem Team weiterleiten. Verfassen Sie einen Text und verpacken Sie darin die SMART-Methode «mundgerecht», damit Ihre Mitarbeiter wissen, was zu tun ist. Worauf legen Sie Ihren Schwerpunkt?

Aufgaben zum Teil 1 Selbstmanagement  | 27


Was

Wie viel

Bis wann

Wo/wem

Wer

c)

Wie überprüfen Sie, ob die Ziele erreicht werden?

d)

Ihr Mitarbeiter Herr Müller reagiert empört über diesen Entschluss und teilt Ihnen mit, dass speziell eines dieser zwei Produkte, die gestrichen werden, eine grosse Zukunft hat. Wie reagieren Sie als Teamleiter?

Aufgabe 2 Leider ist Ihre Firma (anscheinend) komplett überlastet. Sie machen sich Gedanken, wie und wo Zeit gespart werden kann. a)

Leider ist es so, dass die Messwerte für das Pareto-Prinzip nicht immer gleich ausgelegt werden resp. auch falsch interpretiert werden können. Nennen Sie Messwerte, mit denen Sie die 80/20-Regel messen und auch anwenden können, und hinterlegen Sie diese mit einer Begründung.

28 |  Aufgaben zum Teil 1 Selbstmanagement


b)

Sie haben in Ihrer Ausbildung gelernt zu priorisieren, jedoch bedeutet Priorisierung nicht gleich, dass das Pareto-Prinzip auch angewendet werden kann. Ergänzen Sie zwei Sachverhalte, bei denen sich das Pareto-Prinzip und die ABC-Methode widersprechen.

c)

In welchen Abteilungen, Arbeiten oder ganzen Gesellschaften darf das Pareto-Prinzip unter keinen Umständen angewendet werden?

d)

Sie als Vorgesetzter müssen einen Mitarbeiter verwarnen, weil dieser einen Teil seiner Arbeit nicht mehr korrekt oder gar nicht ausführt. Er teilt Ihnen mit, dass er nun mit dem Pareto-Prinzip arbeitet. Was können Sie ihm entgegnen?

Aufgabe 3 Sie sind momentan in der Schule und haben keinen Überblick darüber, wie der morgige Tag aussieht. Ihnen kommt in den Sinn, dass Sie für den Vorgesetzten noch Unterlagen für die Sitzung von übermorgen erstellen müssen. a)

Erstellen Sie einen provisorischen Zeitplan nach der Alpenmethode für den kommenden Tag.

Arbeiten

Benötigte Zeit

Ablauf

Aufgaben zum Teil 1 Selbstmanagement  | 29

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Selbstmanagement - 1. Auflage 2017  

Selbstmanagement - 1. Auflage 2017  

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