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Grundz端ge der Organisationslehre F端hrungspraxis 7k\XWkeh]Wd_iWj_ed 7XbWk\#%Fhep[iieh]Wd_iWj_ed Fhe`[ajeh]Wd_iWj_ed

Alphonse Hauser


Inhaltsverzeichnis Vorwort .................................................................................................................9 Der Autor ............................................................................................................10

1

Organisations-Grundlagen

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1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Einführung in die Unternehmensorganisation..........................................12 Begriff und Wesen der Unternehmensorganisation ................................13 Organisationsprinzipien ............................................................................15 Organisatorische Beziehungen – Der Organisationswürfel ....................18 Die Elemente und Dimensionen der Organisation ....................................20 1.5.1 Aufgabe ..........................................................................................20 1.5.2 Aufgabenträger..............................................................................21 1.5.3 Sachmittel ......................................................................................21 1.5.4 Information ....................................................................................21 1.5.5 Dimensionen ..................................................................................22 1.6 Formale Elemente der Gestaltung ............................................................22 1.6.1 Aufgabe ..........................................................................................22 1.6.2 Stelle ..............................................................................................23 1.6.3 Abteilung ........................................................................................24 1.7 Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung – AKV-Regelung......................25 1.8 Verbindungswege zwischen den Stellen ...................................................25 1.9 Besondere Formen der Gestaltung ...........................................................26 1.9.1 Organisation...................................................................................26 1.9.2 Disposition .....................................................................................26 1.9.3 Improvisation .................................................................................26 1.10 Der Problemlösungsprozess der Organisation .........................................27 1.11 Exkurs zum Integralen Management ........................................................30 Repetitionsfragen zu Kapitel 1 ...........................................................................31

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Aufbauorganisation – Basis

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2.1 Der Begriff Aufbauorganisation ................................................................34 2.2 Gestaltung der Aufbauorganisation ..........................................................35 2.2.1 Aufgabenanalyse ...........................................................................36 2.2.2 Aufgabensynthese .........................................................................36 2.3 Organisationsinstrumente ........................................................................37 2.3.1 Organigramm.................................................................................38 2.3.2 Breitengliederung und Tiefengliederung ......................................39 2.3.3 Organisationsstrukturen ...............................................................40 Repetitionsfragen zu Kapitel 2 ...........................................................................41


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Aufbauorganisation – Eindimensionale Organisation

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3.1 3.2 3.3 3.4

Das Prinzip der eindimensionalen Organisation ......................................44 Reine Linienorganisation...........................................................................45 Stab-Linienorganisation ............................................................................46 Gliederungsformen ...................................................................................47 3.4.1 Gliederung nach Funktionen .........................................................48 3.4.2 Gliederung nach Objekten .............................................................48 3.4.3 Gliederung nach Regionen ............................................................49 3.4.4 Kombinationen – Mischformen .....................................................49 Repetitionsfragen zu Kapitel 3 ...........................................................................50

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Aufbauorganisation – Mehrdimensionale Organisation 51 4.1 Mehrlinienorganisation .............................................................................53 4.2 Sparten-Organisation ................................................................................54 4.3 Matrix-Organisation ..................................................................................56 4.3.1 Die Dimensionen der Matrix-Organisation....................................57 4.3.2 Der Aufbau einer Matrix-Organisation ..........................................57 4.3.3 Primärorganisation: Profit Center.................................................59 4.3.4 Sekundärorganisation: Zentrale Funktionen ................................60 4.3.5 Die Kompetenzordnung .................................................................60 4.3.6 Vor- und Nachteile der Matrix-Organisation .................................61 4.4 Produkt-Management ...............................................................................61 Repetitionsfragen zu Kapitel 4 ...........................................................................64

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Funktionsdiagramm und Stellenbeschreibung

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5.1 Funktionsdiagramm ..................................................................................67 5.1.1 Erarbeitung eines Funktionsdiagramms ......................................68 5.1.2 Funktionsdiagramm in der praktischen Anwendung....................68 5.1.3 Einstufiges Funktionsdiagramm ...................................................70 5.1.4 Mehrstufiges Funktionsdiagramm ................................................71 5.1.5 Erweitertes Funktionsdiagramm ..................................................72 5.1.6 Vorteile und Nachteile des Funktionsdiagramms .........................72 5.2 Stellenbeschreibung..................................................................................73 5.2.1 Aufgaben der Stellenbeschreibung ...............................................73 5.2.2 Aufbau einer Stellenbeschreibung ................................................74 5.2.3 Vorteile und Nachteile der Stellenbeschreibung...........................75 5.3 Praktisches Beispiel einer einfachen Stellenbeschreibung .....................76 Repetitionsfragen zu Kapitel 5 ...........................................................................77


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Prozessorganisation – Basis u. Grundformen der Fertigung 79 6.1 Einführung – Was heisst eigentlich Prozessdenken .................................80 6.1.1 Woher kommt das Prozessdenken? ..............................................80 6.2 Ziele der Prozessorganisation ...................................................................82 6.2.1 Dimensionen der Prozessorganisation .........................................82 6.2.2 Zielkonflikt .....................................................................................83 6.3 Vorgehen bei der Prozessorganisation......................................................84 6.3.1 Arbeitsanalyse und Arbeitssynthese .............................................84 6.3.1.1 Arbeitsanalyse ............................................................... 84 6.3.1.2 Arbeitssynthese ............................................................. 84 6.4 Organisation der Fertigung .......................................................................86 6.4.1 Grundformen der Fertigung ..........................................................86 6.4.1.1 Fliessfertigung .............................................................. 86 6.4.1.2 Werkstattfertigung ........................................................ 87 6.4.1.3 Gruppen- oder Gemischtfertigung ................................ 88 6.4.2 Organisation des Materialflusses ..................................................88 6.4.2.1 Zielsetzung .................................................................... 88 6.4.2.2 Bestimmungsfaktoren des Transportsystems ............. 89 6.4.2.3 Vorteile des starren u. des flexiblen Transportsystems 90 6.4.3 Veränderung durch weiterführende Gestaltungskonzepte...........90 6.4.3.1 Lean Management ......................................................... 90 6.4.3.2 Business Reengineering ............................................... 91 6.4.3.3 Vergleich Kaizen und Business Prozess Reegineering 93 Repetitionsfragen zu Kapitel 6 ...........................................................................94

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Prozessorganisation – Organisation d. Informationsflusses 95 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Elemente und Beziehungen des Informationssystems ............................96 Informationsprozess..................................................................................97 Informations- und Kommunikationssystem .............................................98 Bedeutung der Kommunikation ................................................................98 Modell der Kommunikation .......................................................................99 7.5.1 Syntaktische Störungen...............................................................100 7.5.2 Semantische Störungen ..............................................................100 7.5.3 Psychologische Störungen ..........................................................100 7.6 Massnahmen zur besseren Kommunikation ..........................................101 7.6.1 Rückkoppelung herbeiführen ......................................................101 7.6.2 Anwendung genügender Redundanz ..........................................101 7.6.3 Genügend grosser Vorrat an gemeinsamen Signalen ................101 7.6.4 Mitarbeiter in der Anwendung von Arbeitstechniken schulen ....102 7.6.5 Fördern des richtigen psychologischen Verhaltens ....................102 Repetitionsfragen zu Kapitel 7 .........................................................................103


8

Gestaltungsmittel der Prozessorganisation

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8.1 8.2 8.3 8.4

Prozess definitionen ................................................................................107 Übersicht über die Hauptprozesse in einem Unternehmen ...................109 Grafische Darstellung von Gestaltungsmitteln .......................................110 Aufzeichnung von Prozessen ...................................................................110 8.4.1 Balkendiagramm .........................................................................111 8.4.2 Aufgabenfolgeplan / Flussdiagramm ..........................................112 8.4.2.1 Die Grundformen im Einzelnen ................................... 114 8.4.3 Flow Chart ....................................................................................119 8.4.4 Netzplantechnik...........................................................................120 8.4.4.1 Hauptphasen der Netzplantechnik ............................. 120 8.4.4.2 Einsatz der Netzplantechnik ....................................... 121 8.4.4.3 Strukturanalyse ........................................................... 121 8.4.4.4 Zeitanalyse................................................................... 122 8.4.4.5 Kostenanalyse ............................................................. 123 8.4.4.6 Einsatzmittelanalyse ................................................... 123 Repetitionsfragen zu Kapitel 8 .........................................................................124

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Reorganisation und Organisationsentwicklung

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9.1 Häufige organisatorische Fehler .............................................................127 9.2 Organisation und Marketing ....................................................................128 9.3 Vorgehen bei der Reorganisation ............................................................129 9.3.1 Ist-Zustand...................................................................................129 9.3.2 Ideal-Zustand...............................................................................129 9.3.3 Soll-Zustand ................................................................................130 9.4 Organisationsentwicklung.......................................................................130 9.4.1 St. Galler Managementsystem ....................................................130 9.4.2 Balanced Scorecard .....................................................................133 Repetitionsfragen zu Kapitel 9 .........................................................................137

10 Projektorganisation

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10.1 Abgrenzung Projektmanagement und Projektorganisation ...................140 10.2 Projekt-Aufbauorganisation ....................................................................142 10.2.1 Projektkoordination – Stabsorganisation ....................................143 10.2.2 Reine Projektorganisation ..........................................................144 10.2.3 Matrix-Projektorganisation ........................................................146 10.3 Projekt-Ablauf- / Prozessorganisation ...................................................148 10.3.1 Die Projekt-Phasen......................................................................149 10.3.2 Der Phasenzyklus .......................................................................150


10.3.3 Exkurs Management-Techniken .................................................151 10.3.4 Der Projektablauf in der Übersicht ..............................................152 10.3.5 Projektplanung ............................................................................154 Repetitionsfragen zu Kapitel 10 .......................................................................156

Anhang

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A Die 6-Stufen-Methode – REFA-Standardprogramm...............................158 A.1 Die Stufen im Einzelnen ...........................................................................160 A.1.1 Stufe 1: Ziele setzen .....................................................................160 A.1.2 Stufe 2: Aufgaben abgrenzen .......................................................161 A.1.3 Stufe 3: Ideale Lösungen suchen .................................................161 A.1.4 Stufe 4: Daten sammeln und praktikable Lösungen entwickeln 162 A.1.5 Stufe 5: Optimale Lösung auswählen ..........................................163 A.1.6 Stufe 6: Lösung einführen und Zielerfüllung kontrollieren.........163 B Analyse- und Erhebungstechniken .........................................................164 B.1 Nutzwertanalyse ......................................................................................164 B.2 Erhebungstechniken ...............................................................................166 B.2.1 Interview ......................................................................................166 B.2.2 Fragebogen ..................................................................................166 B.2.3 Beobachtung ................................................................................167 B.2.4 Multimomentstudie .....................................................................167 B.2.5 Zeitaufnahmen.............................................................................168 B.2.6 Dokumentstudium .......................................................................168 B.2.7 Selbstaufschreibung....................................................................169 B.2.8 Laufzettelverfahren .....................................................................169 B.2.9 Schätzungen ................................................................................169 B.2.10 Erhebungs-Mix ............................................................................169 C

Antworten zu den Repetitionsfragen .......................................................170

D

Literaturverzeichnis ................................................................................182

E

Stichwortverzeichnis ...............................................................................184


1

1 Organisations-Grundlagen 1.1

Einführung in die Unternehmensorganisation

Ein Unternehmen das vor der Herausforderung steht eine Aufgabe zu lösen, stellt sich die Frage: «Wie findet man die optimale Lösung der Organisation für die anfallenden einzelnen Tätigkeiten?» Dabei sind drei Hauptphasen zu beachten: – Planung – Durchführung – Überprüfung

Entscheiden Umsetzen Kontrollieren

Planung Die erste Hauptphase verlangt die gedankliche Vorbereitung. Dabei geht es um die Entscheidung über die Schaffung oder die Veränderung einer organisatorischen Gegebenheit und der definitiven Festlegung der Lösung. Durchführung Dem Planungsprozess folgt als zweite Phase die Umsetzung des geplanten Organisationskonzepts und der organisatorischen Prozesse in die Praxis. Das vollzieht sich mittels mehrerer Teilprozesse: – Vorbereitung: Formulierung der Ziele und Weitergabe der Zielinhalte an die Aufgabenträger. – Beschaffung und Bereitstellung der Produktionsfaktoren: Arbeitskräfte, Betriebsmittel und Werkstoffe/Energie. – Gestaltung der Umgebungseinflüsse: Standort, Raumplanung, Beleuchtung, Klimatisierung etc. – Gestaltung des Arbeitsablaufs: Zeitliche und räumliche Aneinanderreihung von Arbeitsgängen im Prozessmanagement.

Überprüfung resp. Kontrolle Die Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Werten dient zur Feststellung von Abweichungen zwischen den Zielvorgaben und den bereits erreichten Ergebnissen. Dies gilt für jede abgeschlossene Teilphase und nicht nur oder erst am Ende des Projekts.

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1.2

Begriff und Wesen der Unternehmensorganisation

Ein Unternehmen hat das Ziel, seine wirtschaftlichen Tätigkeiten möglichst nach dem ökonomischen Prinzip auszurichten, d. h. mit gegebenen Mitteln eine grösstmögliche Leistung zu erreichen. Das verlangt den optimalen Einsatz der vorhandenen Produktionsfaktoren – Arbeit, Betriebsmittel, Werkstoffe. Dieses Ziel verlangt: – Eine rationale Gestaltung des unternehmerischen Aufbaus und die sinnvolle und möglichst konfliktfreie Koordination der erforderlichen Aufgabenträger. – Eine rationale Regelung der im Unternehmen notwendigen Funktionen, also eine zweckmässige Gestaltung des Arbeitsprozesses. Beide Forderungen verlangen eine planvolle Zuordnung der im Unternehmen miteinander in Beziehung stehenden Aktionsträger in Gestalt der in ihm tätigen Menschen und Maschinen. Diese Zuordnung kennt drei Varianten: – Als rein soziale Zuordnung von Mensch und Mensch. Beispiel: Kooperativer Führungsstil. – Als Zuordnung von Mensch und Maschine. Beispiel: Arbeitszerlegung. – Als rein technische Zuordnung von Maschinen und Maschinen. Beispiel: Vollautomation.

Damit bedeutet Unternehmensorganisation eine sinnvoll koordinierende Tätigkeit, die die Zuordnung von Menschen und Sachmitteln optimal gestalten soll. Unter dem Begriff Organisation versteht man einerseits eine Tätigkeit, anderseits eine Institution oder einen Zustand. Beispiele: Staat, Armee, Kirche, Unternehmung. Die Aufgabe der Organisation ist es, die Beziehungen zwischen den Menschen und den Sachmitteln – Maschinen, Ausstattung etc. – nach organisatorischen Grundsätzen so zu regeln, dass die vorgegebenen Ziele erreicht werden.

Damit ist klar, dass ein Unternehmen nicht allein als rein technologischer Komplex angesehen werden kann, sondern dass auch der soziale Faktor in Gestalt der zwischenmenschlichen Beziehungen – beispielsweise Arbeitszufriedenheit – zu beachten ist.

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Diese zwischenmenschlichen Beziehungen verlaufen nicht oder höchstens unvollkommen nach sachrational festgelegten Regeln, sondern stark nach individuell begründeten Verhaltensweisen. Das Unternehmen kann also nicht nur als technisch-rationales und damit perfekt steuerbares System betrachtet werden. Es muss auch als soziales Gebilde erkannt werden, indem sich sehr viele zwischenmenschliche Beziehungen vollziehen, welche die gesamte Organisation durchsetzen. Unter dem Begriff «sozio-technisches-System» wird die Gesamtheit von Elementen einer Arbeitsaufgabe verstanden, die gemäss ihrer Lösung Menschen, Betriebsmittel, Arbeitsgegenstände und Organisationsgrad sowie Umwelteinflüsse als Eingabe erhält, welche ihrerseits die Arbeitsaufgabe in ein Arbeitsergebnis, beispielsweise ein Produkt umwandeln. Arbeitssysteme dienen zur Erfüllung von Arbeitsaufgaben, wie das die Elemente des sozio-technischen-Systems aufzeigen.

ARBEITSAUFGABE Eingabe

Mensch

Betriebsmittel

Umwelt

Arbeitsgegenstand

Organisationsgrad

Ausgabe Das sozio-technische-System Quelle: Betriebliche Organisationslehre, Friedrich Meyer, Udo Stopp, Taylorix-Verlag, Stuttgart

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1.3

Organisationsprinzipien

Zur Erreichung der gesetzten Organisationsziele sind bestimmte Organisationsprinzipien zu beachten, die in Leitsätzen zusammengefasst sind: Erstens: Die Organisation soll einfach, klar und übersichtlich sowie harmonisch im Zusammenwirken ihrer Teile und auf die gemeinsamen Zwecke und Ziele ausgerichtet sein: – Die Ziele sollen klar und eindeutig formuliert sein. – Die Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Kompetenzen sollen eindeutig festgelegt und allen Beteiligten klar bekannt gegeben werden. – Die Informationswege sind klar zu regeln. – Eine optimale Übereinstimmung zwischen Mensch und Aufgabe, zwischen den Menschen, von Menschen zu Sachmitteln, eine Übereinstimmung der Sachmittel untereinander; aber auch der Teilaufgaben und in Beziehung zur Gesamtaufgabe soll durch Auslese und Anpassung erreicht werden. – Ein eindeutiger Instanzenweg – Hierarchie resp. Verantwortungsbereich – ist zu schaffen. – Die Einordnung der privaten persönlichen Ziele unter das unternehmerische Gesamtziel ist zu sichern. Zweitens: Das Informationsbedürfnis der Organisationsmitglieder ist ausreichend zu befriedigen: – Zu viel Information lässt unter Umständen das Wesentliche in der Fülle des Materials untergehen. – Zu wenig oder qualitativ ungenügende Information können zu Fehlentscheidungen führen infolge mangelnder Sachkenntnis. – Gewähr für richtige Entscheidungen gibt ein methodisch aufgebautes objektives unternehmerisches Berichtswesen, welches organisatorisch gut verankert ist. Drittens: Die AKV-Regelung (Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung) sowie Sachkenntnis und allgemeine Befähigung sollen bei jedem Aufgabenträger im Einklang sein: – Jeder ist nur für Dinge verantwortlich zu machen, die er auch wirksam beeinflussen kann und zu deren Lösung er durch optimale Stellenbesetzung über die fachlichen Voraussetzungen verfügt. – Ein Verstoss gegen diesen Grundsatz bedeutet Schwerfälligkeit und Unsicherheit der Organisation sowie seelische Belastung der Beteiligten, damit Unsicherheit/ Leistungsabfall hinsichtlich der Erreichung der Teil- resp. Gesamtziele.

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Grundzüge der Organisationslehre